Nana Friis Madsen forklarer forskellen mellem budget og regnskab, når man laver projekter

1. Økonomi & Styring
Projektpionerne – 2. modul – 1. februar

2. Indhold & Fokus
• Budget & regnskab i fondsfinansierede
projekter
• Sammenhæng ml. projektbeskrivelse og
Budget
• Styring af økonomi
• Sammenhæng ml. regnskab og
afrapportering

3. Fondsfinansieret Økonomi
• Ingen penge er gratis!
• Fonde vil have valuta for pengene
• Fondsmidler er givet med et formål og specifikke krav
• Fondsansøgning & budget er en kontrakt ml. dig og fonden
• Regnskab skal overholde deres krav – ikke dine!

4. Ansøgning & Budget
• Budgettet er projektet beskrevet med tal
• Projektets størrelse og økonomi skal være realistisk
• Aktiviteter skal kunne aflæses i budgettet
• Indtægter & udgifter i forbindelse med aktiviteter skal fremgå

5. Budget
• Et så kvalificeret gæt som muligt
• Et værktøj til at styre en ukendt økonomi
• Et værktøj til at få overblik over nødvendige indtægter & udgifter
Udarbejd flere budgetter
• Himmelen – Hvis I selv kunne bestemme
• Helvede – Alt skåret ind til benet
• Virkeligheden – Det der reelt er kommet ind

6. Budget puslespillet
Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance Helvede
Duf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0
Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500
Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0
Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0
Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500
Bar 40000 -40.000 -10.000 10000
entre 6000 -6.000 -3.000 3000
I alt 96.000 -68.000 28.000 8.500 19.500
Udgifter Drøm Virkelighed Helvede
PR 15.000 1500
dj & bands 21000 5000
transport 5000 500
lyd & Lys 15000 5000
Security 10000 0
oppyntning 10000 1000
lokation 10000 5000
forplejning til frivillige & bands 10000 1500
I alt 96.000 0 19500
Mere/mindreforbrug 28.000

7. Budget puslespilletfortsat…
Indtægter Drøm Balance
Virkeligh
ed Balance
Helved
e
Duf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0
Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500
Carlsbergs Grønne
fond 10000 0 10000 10.000 0
Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0
Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500
Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000
entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000
I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500
Udgifter Drøm
Virkelighe
d Helvede
PR 15.000 1500
dj & bands 21000 5000
transport 5000 500
lyd & Lys 15000 5000
Security 10000 0
oppyntning 10000 1000
lokation 10000 5000
forplejning til frivillige &
bands 10000 1500
I alt 96.000 0 19500
Mere/mindreforbrug 53.000
I har kun fået mindre end halvdelen
af de forventede fondsindtægter og
har skruet lidt ned forventningerne
til billet- og bar salg.
Det betyder I har langt mindre end I
drømte om og langt mere end I ville
kunne gennemføre det for på et
absolut skrabet budget?
Opgave:
Hvordan vil I fordele de
budgetterede indtægter på
udgiftsbudgettet og hvorfor?

8. Budget puslespilletfortsat…
I fik lige læst
fondsbevillingerne igennem
igen….
-Og UPS! Der er
begrænsninger på hvad
pengene skal bruges på….
Påvirker det jeres
”Virkelighedsbudget”?
Hvis det gør hvad gør I?
Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance Helvede
Duf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0
Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500
Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0
Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0
Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500
Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000
entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000
I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500
Udgifter Drøm Virkelighed Helvede
PR 15.000kan ikke skrues på 15000 1500
dj & bands 21000 5000
transport 5000kan ikke skrues på 5000 500
lyd & Lys 15000kan ikke skrues på 15000 5000
Security 10000 0
oppyntning 10000 1000
lokation 10000 5000
forplejning til frivillige & bands 10000 1500
I alt 96.000 35000 19500
Mere/mindreforbrug 18.000

9. Budget puslespilletfortsat…
Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance Helvede
Duf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0
Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500
Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0
Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0
Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500
Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000
entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000
I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500
Udgifter Drøm Virkelighed Helvede
PR 15.000kan ikke skrues på 15000 1500
dj & bands 21000 10000 5000
transport 5000kan ikke skrues på 5000 500
lyd & Lys 15000kan ikke skrues på 15000 5000
Security 10000 0 0
oppyntning 10000 3000 1000
lokation 10000 3000 5000
forplejning til frivillige &
bands 10000 2000 1500
I alt 96.000 53000 19500
Mere/mindreforbrug 0
Fondsansøgning og budget
er en Kontrakt mellem jer
og fondene.
Overvej om
virkelighedsbudgettet er
ændret i en grad, der gør I
skal kontakte fonde for at
høre om det er ok
Kan I opfylde det I har lovet
i fondsansøgningen på det
noget lavere budget?

10. Budget & Styring
Udgifter Virkelighed Reelt forbug Aconto/bestilt Rest
PR 10.000 7.000 2000 1.000
dj & bands 15000 12.000 3.000
transport 5000 5.000
lyd & Lys 10000 10.000
Security 0 0
oppyntning 5000 5.000
lokation 5000 5.000 0
forplejning til frivillige & bands 3000 200 2.800
I alt 53000 12.200 14.000 26.800
• Husk Kvitteringer!
• Udbetalt kun a conto med underskrift og cpr-nummer
• Før regnskab løbende – Husk at udligne Aconto/bestilt

11. Budget & Detailstyring
Pr dj & band transport lys & lys security oppyntning lokation forplejning
Budget 10000 15000 5000 10000 0 5000 5000 3000
Rest 3000 15000 5000 10000 0 5000 0 2800
forbrug 7000 0 0 0 0 0 5000 200
Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr.
2 525 3 5000 1 200
4 6075
5 400
• Tag kun imod kvitteringer, når du ved du får lagt dem på plads
• Helt praktisk: Køb mappe – chatek – pengekasse
• Noter bilagsnummer på kvittering
•Hvad gør I, hvis folk ikke afleverer kvitteringer?
•Hvad gør I, hvis folk har brugt flere penge end aftalt?
•Hvad gør I, hvis folk mister pengene?

12. Regnskab
• Regnskabet er projektet, som det blev, beskrevet med tal
• De reelle & kendte indtægter og udgifter
• Afrapportering og regnskab skal hænge sammen
• Husk at have styr på krav fra fonde & hvad pengene kan bruges til
ikke bruges til

13. Hvad nu hvis…..
• Hvad gør I, hvis fondene ikke udbetaler pengene på forhånd?
• Hvad gør I, hvis I går ud med et underskud?
• Hvad gør I, hvis en fond ikke godkender regnskab og derfor ikke udbetaler pengene?
Der er ingen nem løsning! Det bedste råd er:
Lav en Skriftlig aftale med hinanden, inden I går i gang med projektet

14. Held og Lykke
Nana Friis Madsen
Projektleder - Projektspace
nana@kraftwerket.dk