Jumbo Case Study

1. JJuummbboo AAEEΕΕ :: ΡΡοοήή ΕΕρργγαασσιιώώνν &&
ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΕΕγγγγρράάφφωωνν
Case Study

2. ΠΠεερριιεεχχόόμμεενναα
 Στρατηγική
 Ανάγκες
 Στόχοι του έργου
 Η Λύση
 Αποτελέσματα
Jumbo ΑΕ

3. ΣΣττρρααττηηγγιικκήή
 Αυτοματοποίηση – Τυποποίηση
 Αύξηση παραγωγικότητας
 Κεντρικοποιημένη πληροφορία
 Ταχύτερη διεκπεραίωση διαδικασιών
 Paperless Office Περιβάλλον
 Μείωση κόστους εργασιών

4. ΑΑρρχχιικκήή ΚΚααττάάσστταασσηη
Ανάγκες & Στόχοι Έργου

5. ΑΑρρχχιικκήή ΚΚααττάάσστταασσηη
 Δυσχερής Φυσική Διαχείριση & Διακίνηση εγγράφων
 Διάσπαρτη, πολλαπλή & μη αξιοποιήσιμη επιχειρησιακή
πληροφορία σε:
Emails, Φυσικά Έγγραφα, Εκτυπώσεις,Τοπικά Αρχεία κ.α.
 Σημαντική ανθρώπινη παρέμβαση για την συλλογή,
καταχώρηση & έλεγχο επιχειρησιακών Δεδομένων
 Χειροκίνητη Παραγωγή εταιρικών εντύπων

6. ΑΑρρχχιικκήή ΚΚααττάάσστταασσηη
 Δυσκολία στην παρακολούθηση της πορείας των
Εισαγωγών
 Αναζήτηση εγγράφων & φακέλων εισαγωγών στο
φυσικό αρχείο
 Υψηλός ρυθμός εμφάνισης λαθών
 Έλλειψη Τυποποίησης Διαδικασιών μεταξύ ιδίων
Οργανωτικών Μονάδων
 Έλλειψη Διασύνδεσης Συστημάτων (Web Services)

7. ΣΣττόόχχοοιι ττοουυ ΈΈρργγοουυ
 Paperless office σε όλο το φάσμα Επιχειρησιακής
Λειτουργίας των Εισαγωγών Jumbo
o 12 Εμπλεκόμενα Τμήματα (Τμ. Αγοραστών, Τμ. Κωδικοποίησης, Τμ. Εισαγωγών,
Τμ. Λογιστηρίου, Τμ. Αποθήκης, Εκτελωνιστές κτλ)
o Πάνω από 100 Διαφορετικά Document Types
o Περισσότερα απο 12 Φυσικά Αρχεία Εγγράφων προς κατάργηση
 Ψηφιοποίηση, Αναγνώριση & Διαχείριση Εισερχόμενων
Παραστατικών Jumbo
o 80.000 + Εισερχόμενα Παραστατικά / Έτος
o 200.000 + Χειροκίνητες Λογιστικές Εγγραφές / Έτος
 Enterprise Document & Workflow Management
o Κάλυψη οριζόντιων αναγκών Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιών
o Archiving & Backup
• System Integration
o Πάπυρος Millennium III – IBM AS400 i-series Integration
o Web Services Layer

8. ΗΗ ΛΛύύσσηη
Προσέγγιση, Τεχνολογίες, Αρχιτεκτονική

9. ΠΠρροοσσέέγγγγιισσηη

10. ΤΤεεχχννοολλοογγίίεεςς
Η λύση βασίσθηκε στην χρήση των ακόλουθων τεχνολογιών:
Πάπυρος Millennium III R6 - Τεχνολογική Πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων
& Επιχειρησιακών Ροών Εργασίας
IBM i-Series AS400
Microsoft SQL Server 2012
ABBYY FlexiCapture 10
Fujitsu Scanning API
XUL framework
Jasper i-Reports 5.0

11. ΑΑρρχχιιττεεκκττοοννιικκήή

12. Βασικά ΧΧααρραακκττηηρριισσττιικκάά ΣΣυυσσττήήμμααττοοςς

13. Βασικά ΧΧααρραακκττηηρριισσττιικκάά ΣΣυυσσττήήμμααττοοςς

14. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΦΦαακκέέλλωωνν ΕΕιισσααγγωωγγώώνν
Χαρακτηριστικά Υλοποίησης

15. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΦΦαακκέέλλωωνν ΕΕιισσααγγωωγγώώνν
#001 – Μετάβαση στην Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων
Καθολική διαχείριση φυσικού χαρτιού με
εκτύπωση του συνόλου των εγγράφων
που λαμβάνονται ή παράγονται καθώς
και ένταξή τους σε φυσικούς Φακέλους
Εισαγωγών.
o 3.000+ Φάκελοι / Έτος
o 20 + Έγγραφα / Φάκελο
o 12 + Φυσικά Αρχεία Εγγράφων
o Πολλαπλά Αντίγραφα & Εκτυπώσεις
Παραδείγματα: Proforma Invoices,
Παραστατικά, Παραλαβητήρια,
Αιτήσεις Πληρωμών, Εξοδολόγια,
Κοστολόγια κτλ
Σχεδίαση & Yλοποίηση Ηλεκτρονικού
Φακέλου Εισαγωγής
Παραμετροποίηση Εφαρμογής
Ψηφιοποίησης & Αναγνώρισης Δεδομένων
Σχεδίαση & Ανάπτυξη Εφαρμογής
Thunderbird Add-on για την διαχείριση
emails & εισαγωγή τους στο σύστημα
Μηχανισμός Αυτοματοποιημένης
παραγωγή εντύπων :
Αίτηση Τραπεζικού Διακανονισμού,
Promissory Letter, Bank Details, Στοιχεία
Προμηθευτή, Debit Note, Αίτηση
Εγγυητικής Επιστολής, Αίτηση Πίστωσης
κ.α

16. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΦΦαακκέέλλωωνν ΕΕιισσααγγωωγγώώνν
Αρχική Οθόνη

17. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΦΦαακκέέλλωωνν ΕΕιισσααγγωωγγώώνν
Μοντελοποίηση & Υλοποίηση Βασικών
Ροών Εργασίας όπως:
1. Φάκελος Εισαγωγής
2. Παραλαβητήριο
3. Φόρτωση
4. Τραπεζική Πληρωμή
5. Νέος Προμηθευτής
Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων
διαμέσω του συστήματος
Σχεδίαση & Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών
Φορμών Αρχειοθέτησης & Αναζήτησης
Παροχή εξουσιοδοτημένης πρόσβασης
σε συνεργάτες
Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Διεπαφών
(Web Services – File Transfer Module)
#002 – Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων
Φυσική διακίνηση εγγράφων ανάμεσα σε
τμήματα & καταστήματα της εταιρείας,
καθώς & εξωτερικούς συνεργάτες
(π.χ. Τράπεζες, Μεταφορικές Εταιρείες,
Εκτελωνιστές, Κεντρικές Αποθήκες κ.α.)
o Έξοδα Courier
o Έξοδα Data Entry
o Υψηλό κόστος συντονισμού & ελέγχου
της ροής εγγράφων
Παραδείγματα: Προφόρμες, Παραστατικά,
Παραλαβητήρια, Αιτήσεις Τραπεζικών
Πληρωμών, Εσωτερικές Αιτήσεις κ.α.

18. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΦΦαακκέέλλωωνν ΕΕιισσααγγωωγγώώνν
#003 – Τυποποίηση Διαδικασιών Συλλογής & Καταχώρησης Δεδομένων
Τα κρίσιμα επιχειρησιακά δεδομένα
συλλέγονται διαμέσω υποβολής εγγράφων
σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή από τους
εξωτερικούς φορείς προς στην εταιρεία
Αυτό οδηγεί σε:
o Έξοδα Φυσικής Διαχείρισης
o Υψηλό κόστος Καταχώρησης &
Διαχείρισης Δεδομένων
o Μεγάλο πλήθος ανθρώπινων
λαθών
Παραδείγματα: Παραστατικά, Στοιχεία
Αφίξεων Πλοίων, Τιμοκατάλογοι
Προμηθευτών κ.α.
Αυτοματοποιημένη δημιουργία αιτημάτων
(προς Προμηθευτές, Συνεργάτες, Μεταφορείς
κτλ)
Αυτοματοποιημένη Αποστολή emails
Σχεδίαση & Υλοποίηση External Web sites
για την συλλογή δεδομένων & Εγγράφων
Ενοποιημένη διαχείριση των αιτημάτων με τα
εσωτερικά workflows των χρηστών του back
office
Αυτοματοποιημένη δημιουργία οντοτήτων
στο ERP σύστημα
(π.χ . Νέος Προμηθευτής)
Μαζική Διαχείριση & Εισαγωγή Δεδομένων
διαμέσω του Import Data Module (π.χ
Ενημέρωση Παραλαβών)
Χρήση Web Services

19. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΦΦαακκέέλλωωνν ΕΕιισσααγγωωγγώώνν
#004 – Τυποποίηση Διαδικασιών Εξαγωγής & Αποστολής Δεδομένων
Επιχειρησιακά δεδομένα εξάγονται από
το ERP σύστημα, καταχωρούνται σε
ηλεκτρονικά documents & προωθούνται
στους τελικούς αποδέκτες σε φυσική ή
ηλεκτρονική μορφή
Αυτό οδηγεί σε:
o Πολλαπλές Επαναληπτικές
Χειροκίνητες Διαδικασίες
o Υψηλό κόστος Επεξεργασίας
Δεδομένων
-Αυτοματοποιημένη παραγωγή εντύπων με
αξιοποίηση των δεδομένων του ERP (rtf, csv,
pdf κ.α.)
-Παροχή περιβάλλοντος σχεδίασης &
διαχείρισης προσχεδίων Emails & Εγγράφων
-Αυτοματοποιημένη σύνθεση emails μέσω
προσχεδίων
-Ενοποίηση & διασύνδεση του μηχανισμού
Παραγωγής Εντύπων με τον Μηχανισμό
Αυτοματοποιημένης Σύνθεσης emails

20. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΕΕιισσααγγωωγγήήςς ΠΠααρραασσττααττιικκώώνν
Χαρακτηριστικά Υλοποίησης

21. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΕΕιισσ.. ΠΠααρραασσττααττιικκώώνν
#001 – Ηλεκτρονική Διαχείριση Παραστατικών
Φυσική Διαχείριση & Αρχειοθέτηση
Παραστατικών η οποία επιφέρει:
-Υψηλό Κόστος Καταχώρησης Δεδομένων
-Υψηλό Κόστος Τήρησης & Ανάκτησης
Παραστατικών από το Φυσικό Αρχείο
-Υψηλό δείκτη εμφάνισης σφαλμάτων
Αριθμητικά Στοιχεία:
o 80.000 + Εισερχόμενα Παραστατικά /
Έτος
o 200.000 + Χειροκίνητες Λογιστικές
Εγγραφές / Έτος
- Πρωτοκόλληση Παραστατικών
- Παραγωγή Barcodes
- Ψηφιοποίηση & Αναγνώριση
Παραστατικών
- Αυτοματοποίηση Χρεωπίστωσης
Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής (ERP
Integration)
- Παραμετροποίηση Ροής Εργασίας
- Διασύνδεση με το Φυσικό Αρχείο
- Διασύνδεση Συνοδευτικών Εγγράφων
- Εκδόσεις Παραστατικών
- Διαχείριση Εκρεμμοτήτων

22. ΔΔιιααχχεείίρριισσηη ΕΕιισσ.. ΠΠααρραασσττααττιικκώώνν
Ροή Εργασίας: Εισερχόμενα Παραστατικά Jumbo

23. ΣΣύύννοοψψηη
Δείκτες & Συμπεράσματα

24. ΔΔεείίκκττεεςς -- ΣΣυυμμππεερράάσσμμαατταα
Αντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας Νέο Μοντέλο Εργασίας
Εκτυπώσεις Εγγράφων
Εισαγωγών
Μ.Ο. 20 Έγγραφα / Φάκελο Εισαγωγής ~
60 Σελίδες 0 Σελίδες
Χρόνος Διαβίβασης Φακέλων &
Εγγράφων Εισαγωγών
Μ.Ο 4 Μετακινήσεις Ανάμεσα σε Τμήματα
- 2 min/ Μετακίνηση 1 sec
Χρόνος Ανάκτησης Φακέλων
Εισαγωγών
Από 1 min + για το Τρέχων Αρχείο Έως 1
Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός
Εταιρείας)
1 sec
Χρόνος Ανάκτησης Εγγράφων
Εισαγωγών
Από 2 min+ για το Τρέχων Αρχείο Έως 1
Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός
Εταιρείας)
1 sec
Συντήρηση Φυσ. Αρχείων
Εγγράφων για παρακολούθηση
του Status Εισαγωγής
~ 7 Αρχεία Φυσικών Εγγράφων 0 Αρχεία Φυσικών Εγγράφων
Πλήθος συντηρούμενων Excel
Αρχείων για την παρακολούθηση
της πορείας κάθε Φακέλου
~ 4 Αρχεία συνολικά για όλα τα τμήματα
(Τμ. Αγοραστών, Τμ Κωδικοποίησης, Τμ.
Εισαγωγών )
0 Αρχεία
Χρόνος Καταχώρησης Εγγράφων
Τραπεζικής Πληρωμής
M.O 3 Έγγραφα / Τράπεζα
Συνολικά ~ 15 min 9 sec
Συνολικός Χρόνος Διαχείρισης
Νέου Προμηθευτή ~ 20 min 10 sec

25. ΔΔεείίκκττεεςς -- ΣΣυυμμππεερράάσσμμαατταα
Αντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας Νέο Μοντέλο
Εργασίας
Χρόνος Καταχώρησης &
Διαχείρισης Εισ. Παραστατικού ~ 1 min
20 sec
(Συνυπολογισμός:
Χρόνου Scanning &
Capturing)
Χρόνος Ανάκτησης Παραστατικού Από 3 min + για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα
για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός Εταιρείας) 1 sec
Χρόνος Ελέγχου & Επαλήθευσης
Τιμολογήσεων Προμηθευτών ~ 5 Ώρες ανά Αρχείο Μαζίκής Τιμολόγησης 3 sec ανά Αρχείο
Μαζίκής Τιμολόγησης
Χρόνος Αναζήτησης Φακέλων
Εισαγωγής προς Consolidation Από 5 min έως 30 min 2 sec
Συνολικός Χρόνος Εσωτερικής
Διεκπεραίωσης Παραλαβητηρίου Μ.Ο. 15 min 1 min
Χρόνος Ενημέρωσης Στοιχείων
Άφιξης Παραλαβητηρίου 1 min / Container 0,01 sec / Container

26. Η Jumbo πλέον, με την παραγωγική χρήση του συστήματος
“Πάπυρος Millennium III“, έχει επιτύχει σημαντική βελτίωση
του χρόνου εκτέλεσης των επιχειρησιακών της διαδικασιών,
μείωση/κατάργηση των εκτυπώσεων, αξιόλογη μείωση του
ρυθμού εμφάνισης λαθών κατά την παραγωγή και
αρχειοθέτηση εγγράφων, αυτοματοποίηση των λειτουργιών
συλλογής, καταχώρησης & ελέγχου των δεδομένων της,
τυποποίηση των διαδικασιών μεταξύ ιδίων οργανωτικών
μονάδων, αξιοποίηση της εταιρικής πληροφορίας.
www.jumbo.gr www.modus.gr