Instrukcja obsługi Systemu Archiwizacji Dokumentów WenderSAD

2. aplikacja
WenderSAD
wdrożenie,
szkolenie
outsourcing
archiwizacji,
przechowywanie
2

3. Twój Dokument w WenderSAD
• dodanie dokumentu
w postaci cyfrowej do
systemu wprost ze
skanera, dysku lub
e-maila
skanowanie
• wypisanie ważnych danych
z dokumentu,
zdefiniowanych na
podstawie wybranego typu
dokumentu,
z przygotowanej wcześniej
bazy szablonów
opis
dokumentu • zapis w katalogu
cyfrowego archiwum,
a w przypadku
dokumentacji papierowej
umieszczenie jej kolejno
w segregatorach
cyfrowe
archiwum
3

4. podział dokumentów
dokument
potrzebny
w użyciu
do
archiwizacji
wersja
papierowa
wersja
cyfrowa
niepotrzebny
do
zniszczenia
SAD lub
SEGREGATOR
Podziel dokumenty według powyższego klucza. Do Twojego cyfrowego archiwum mogą trafić
dokumenty:
• nad którymi już nie pracujesz i zakończyły swój obieg w firmie,
• które mogą być lub będą potrzebne w przyszłości,
• które posiadasz w wersji papierowej lub cyfrowej.
4

5. rejestracja
Jak zarejestrować się do aplikacji WenderSAD?
Za pomocą przeglądarki internetowej, można dokonać rejestracji poprzez stronę www.wendersad.pl. Na
tej stronie należy wybrać opcję Rejestracja. Po dokonaniu prawidłowej Rejestracji poprzez tę stronę należy
logować się do aplikacji.
10

6. rejestracja
W celu rejestracji firmy w aplikacji WenderSAD należy
przejść przez 3 kroki:
1. uzupełnić dane Administratora i firmy,
2. aktywować konto firmy poprzez link z wiadomości
mailowej,
3. zdefiniować hasło dostępu do aplikacji.
Aby przejść proces Rejestracji koniecznym jest
zaakceptowanie Regulaminu umieszczonego na stronie.
W procesie Rejestracji, po uzupełnieniu danych i wybraniu
opcji Rejestruj, kolejno wyświetli się komunikat „Wpisz
otrzymany kod SMS w zaznaczone pole”. Po wykonaniu
polecenia i zatwierdzeniu poprzez „Rejestruj” firma
zostanie zarejestrowana w systemie.
11

7. rejestracja
Zarejestrowałem firmę i co dalej?
Na podany podczas rejestracji adres e-mail zostanie wysłany link aktywacyjny, który
przekieruje Użytkownika na stronę www.wendersad.pl w celu ustalenia hasła do
aplikacji.
12

8. zapomniałem hasła
Jak odzyskać zapomniane hasło?
Procedura zmiany hasła wygląda podobnie do ustanawiania hasła podczas
rejestracji. W oknie logowania SAD pod przyciskiem „Zaloguj” znajduje się polecenia
„Zapomniałem hasła”. Klikając w nie pojawi się okno do wpisania adresu e-mail, na
które zostanie wysłany link do zmiany hasła.
13

9. ustawienia indywidualne
Gdzie można zmienić ustawienia indywidualne?
Zalogowany
Użytkownik
konto firmy
aktywność
dokumentów
14

10. ustawienia indywidualne
Jak zmienić hasło?
W panelu po prawej stronie wybrać Użytkownika, a następnie wybrać „Zmień hasło”. Następnie należy w
oknie wpisać odpowiednio: dotychczasowehasło oraz dwa razy nowe hasło i „Zapisz hasło”.
15

11. ustawienia indywidualne
Jak sprawdzić dokumenty, które w najbliższym czasie stracą swą ważność?
W panelu po prawej stronie należy wybrać Dashboard, gdzie pojawi się okno, w którym możemy wybrać
zakres aktywności dokumentów: 7dni, 14 dni, 30 dni, 90 dni. Po wyborze interesującego nas przedziału
czasowego zostaną wyświetlone w tabeli dokumenty, które w tych ramach czasowych albo stracą swą
aktywność (w przyszłości) lub już straciły aktywność (w przeszłości).
zakres dni
aktywności
dokumentównazwa dokumentu
dokument, którego
aktywność
zakończyła się
16
data
aktywności
dokumentu

12. oczekujące
Oczekujące to miejsce, w którym będą przechowywane pliki, dodane przez
Użytkownika, przed opisaniem (dokumenty, które chcesz zarchiwizować).
Dokumenty trafiają do Oczekujących :
• z dysku (np. komputera),
• ze skanera (np. FTP),
• poprzez e-maila
Wartość wskazuje
na liczbę plików
znajdujących się
w Oczekujących
17

13. dodawanie plików do oczekujących
Jak plik może trafić do systemu?
 z dysku,
Możesz dodać jeden lub więcej plików na raz (poprzez zaznaczenie ilości dokumentów, które chcesz dodać
do Oczekujących).
Możesz użyć:
 przycisku „Dodaj plik”, a następnie wskaż pliki, które chcesz dodać.
 drag’n’drop, czyli przeciągnij i upuść pliki znajdujące się na Twoim dysku do Oczekujących.
18

14. dodawanie pliku
Jak plik może trafić do systemu?
Zaznacz i przeciągnij plik
z folderu do Oczekujących
19

15. dodawanie pliku
Jak plik może trafić do systemu?
 ze skanera
Zawartość Oczekujących odświeżana jest co maksymalnie 5 minut. Po tym czasie, w przypadku
skanowania nowych dokumentów, w aplikacji wyświetli się komunikat o ilości zaimportowanych plików
oraz zapytanie o odświeżeniu w celu ich dodania do Oczekujących.
FTP
20

16. dodawanie pliku
Jak plik może trafić do systemu?
 e-mail.
Plik można wysłać w załączniku wiadomości e-mail skierowanej do: oczekujace@wendersad.pl Wymagane
by temat zawierał adres e-mail użytkownika (właściciela Oczekujących, dokładnie na jaki ma zarejestrowane
konto aplikacji), NIP firmy, np. uzytkownik@domena.pl8982069999.
Mail powinien być bez treści. Jeśli będzie posiadał plik graficzny w stopce, warto usunąć, ponieważ inaczej
pojawi się także w Oczekujących. Po imporcie przesłanego dokumentu przez Użytkownika, do którego był
ten dokument wysyłany, nadawca maila zostanie poinformowany mailem systemowym.
Pozwala to na bezpośrednie wysłanie dokumentu do Oczekujących, bez konieczności zapisywania go na
dysku.
21

17. dodawanie dokumentu innemu
użytkownikowi
Jeśli chcesz dodać dokument innemu użytkownikowi albo sprawdzić zawartość jego Oczekujących.
Istnieje możliwość przełączania się między udostępnionymi dokumentami oczekującymi innych
Użytkowników,zachowując pełnię funkcjonalnościdla tego elementu aplikacji.
Wystarczy wybrać z listy, znajdującej się w prawym górnym rogu, na szarym pasku, Użytkownika, którego
Oczekujące są udostępnione. Będąc gościem innego Użytkownika możemy dodawać mu dokumenty
i korzystać funkcjonalnościOczekującychna bazie Twoich uprawnień.
WybórUżytkownika,
któregoOczekujące
są nam udostępnione
24

18. przekazywanie dokumentu
Jeśli w swoich dokumentach oczekujących masz dokumenty, którymi powinien zająć się inny użytkownik.
Jeśli wśród swoich dokumentów znajdujesz takie, których sam nie dodawałeś do systemu.
Dokument może trafić do oczekującychod innego Użytkownika. Wystarczy użyć funkcji Przekaż.
Po zaznaczeniu dokumentu(ów) wystarczy użyć przycisku Przekaż i wybrać innego Użytkownika.
Zatwierdzenie wyboru spowoduje przeniesienie elementów do Oczekujących wskazanego Użytkownika.
Zaznacz
dokument/dokumenty do
przekazania
Z paska przycisków
wybierz „Przekaż”
Rozwijając listę
użytkowników wybierz
tego, któremu
przekazujeszdokumenty
25

19. dokument oczekujący
Co znaczą informacje przy dokumencie oczekującym?
liczba stron
w dokumencie
źródło:
HDD - dysk
komputera
FTP - z urządzenia
EML - e-mail
informacja, jeśli
inny użytkownik
przekazał ten
dokument
miniaturka
dokumentu
nazwa dokumentu
ze źródła
27

20. opisywanie dokumentu
Kluczem sprawnego zarządzania swoją dokumentacją jest dobry opis każdego dokumentu.
Wszystkie dokumenty, które posiadasz w swoim biurze mają określony typ, do którego można
przypisać charakterystyczne dane wynikające z jego treści.
By dokument z Oczekujących mógł trafić do Archiwum, musi zostać opisany. Dla Twojej wygody
stworzyliśmy bazę typów dokumentów. Możesz z nich korzystać lub stworzyć własne (administracja
- typy). Typ to pewnego rodzaju szablon nakładany na każdy dokument, dzięki któremu każdy
dokument będzie nazywany w analogiczny sposób i łatwy do wyszukania.
Po wyborze typu należy uzupełnić wymagane dane zdefiniowane dla wybranego typu. Ustal czy
dokument jest jedynie w wersji cyfrowej czy też posiada nalepkę i wersja papierowa jest już
w segregatorze. Możesz dopisać notatkę i ustawić daty aktywności dla archiwizowanegodokumentu.
Ostatnim krokiem jest zapis dokumentu we właściwym dla niego miejscu cyfrowego archiwum. Jeżeli
skan dodawanego dokumentu zawiera jeszcze inne dokumenty, użyj zapisz i wykorzystaj. Powrócisz
wtedy do okna opisywania i będziesz mógł zająć się kolejnym dokumentem. Jeżeli był to pojedynczy
dokument, wybierz zapisz.
28

21. opisywanie dokumentu
przeglądanie
strony
zaznaczenie
obszaru jeśli
widocznych jest
więcej
dokumentów*
Jak wygląda okno, w którym można
opisać dokument?
Po lewej stronie zawsze będziesz
widział swój dokument.
powiększenie
całego dokumentu
- szybki podgląd
lub spacja
29

22. opisywanie dokumentu
obracanie całego
dokumentu
rozciąganie okna
podglądu
obracanie
konkretnej strony
Powiększenie/pom
niejszenie
miejscowe - lupa
przeglądanie stron
dokumentu w
pełnym dostępnym
zakresie
określenie numeru
strony do
podglądu
skok do ostatniej
strony
30
Jak mogę zmienić podgląd dokumentu podczas opisu?

23. opisywanie dokumentu
.Okno podglądu dokumentu jest stale widoczne. Z prawej strony natomiast będziesz miał możliwość
przechodzenia przez kolejne kroki. Prawa strona okna będzie zależała od bieżącego kroku archiwizacji.
Między krokami możesz przechodzić wybierając przycisk wstecz/dalej lub też klikając na nazwę kroku.
Anulowanie przerywa pracę.
31

24. opisywanie dokumentu – Typ
Jak oznaczony jest typ dokumentu?
Typ dokumentu jest przypisany do nadrzędnego folderu rodzaju. Dodatkowo każdy typ posiada
następujące elementy:
• nazwa typu - zwyklepokrywa się z tytułem dokumentu,
• opis typu - pole zawierające informacje dotyczące zapisu danego typu dokumentu, definicję typu,
wszelkie wskazówki, będące przydatne podczas archiwizacji,
• współrzędna - dane zawarte w nawiasie po nazwie typu, automatycznie nadawana i stała dla
danego typu,
• tagi - słowa kluczowe, skróty, znaczniki, jednym słowem wszystko to, co w jakiś sposób kojarzy
nam się z danym typem
Lista typów widoczna w trakcie opisywania dokumentów jest analogiczna do wyglądu drzewa
w Archiwum. Foldery rodzajów odzwierciedlają foldery struktury cyfrowego archiwum.
Co oznacza rodzaj bez kategorii?
Bywa, że typ jest na tyle uniwersalny, że może zostać przypisany do wielu folderów (np. potwierdzenie
operacji bankowej może dotyczyć przelewu dokonanego przez klienta, jak i przelewu dokonanego na
rzecz opłat urzędowych). W tym przypadku typ dokumentu powinien zostać przypisany do rodzaju
dokumentów uniwersalnych - bez kategorii.
32

25. opisywanie dokumentu – Typ
Jak wybrać typ dokumentu?
W pasku wyszukiwania należy wpisać:
• dowolną frazę, która kojarzy Ci się z danym typem dokumentu,
• współrzędną (oznaczenie w nawiasie),
• nazwę typu.
Pasek wyszukuje po wszystkich polach, które posiada typ.
33
po wciśnięciu „i”
rozwijana jest
informacja
odnośnie danego
typu dokumentu

26. opisywanie dokumentu – Opis
Dlaczego pola podświetlają się na różne kolory?
W zależności od akcji i treści w polu opisu, kolor pola jest:
• czerwony - kiedy pole obowiązkowe(oznaczone* przy nazwie pola) nie zostało wypełnione bądź
zostało wypełnione błędnie (np. zły format daty)
• pomarańczowy - kiedy pole nieobowiązkowezostało pominięte w opisywaniu bądź gdy pole jest
powiązane ze słownikiem (np. kontrahentów), a wprowadzonewartości w nim nie występują
• zielone - pole wypełnione poprawnie
34

27. opisywanie dokumentu – Opis
Jak określić okres ważności obowiązywania dokumentu?
Niektóre dokumenty posiadają daty swojej aktywności, np. umowa obowiązuje do konkretnego dnia. Taka
informacja może być cenna dla użytkowników, zatem w celu określenia zakresu ważności dokumentu
należy wpisać w polach Aktywność datę od lub/i datę do, jako daty obowiązywania dokumentu. Pole
przyjmuje jedynie datę dzienną.
Zwykle pola aktywności dokumentów są zdefiniowane w strukturze danego typu dokumentu. Aplikacja
„przepisuje” taką datę z pól wypełnianych podczas opisywania dokumentu do pola daty aktywności. Jeśli
nie jest to data właściwa, można ja zmienić ręcznie.
Aktywność będzie widoczna w Archiwum. Dodatkowo w Dashboardzie aplikacja informuje
o nadchodzących i minionych aktywnościach dokumentów.
35

28. opisywanie dokumentu – Opis
Co oznaczają ikony przy polu wpisywania?
dodanie kolejnej wartości dotyczącej danego pola (np. zakres obowiązków w umowie zleceniu)
blokada wartości pola (przydatna podczas wprowadzania wielu dokumentów o podobnych
parametrach, np. bilingi usług telekomunikacyjnychdotyczących jednej faktury vat)
kalendarz
Gdzie widzę nazwę archiwizowanego dokumentu?
Nazwa dokumentu tworzona jest w szarym pasku u góry, sukcesywniewraz z uzupełnianymi polami z
opisem dokumentu.
36

29. opisywanie dokumentu – Parametry
Jak określić zakres stron dokumentu?
W polu „Zakres stron” wpisujemy zakres stron, który nas interesuje, na których zawarty jest dany dokument.
Jak określić czy dokument jest w wersji papierowej?
Dokumenty, które zostają w wersji papierowej, mają przypisany indywidualny numer SAD (nalepka z tym
numerem oraz serią będzie znajdować się na skanie dokumentu, który opisujesz) bądź też oznaczenie
segregatora (nalepka z nazwą segregatora).
Zaznaczając w systemie, że dokument posiada nr SAD lub SEGREGATOR, określamy również, czy dokument
pozostający w wersji papierowej jest oryginałem czy kopią.
Czy do dokumentacji można załączyć inne pliki?
Istnieje możliwość dodania plików źródłowych do dokumentu. Plikiem źródłowym może być dowolny plik,
o dowolnym formacie.
Czym jest lista innych dokumentów utworzonych na podstawie tego PDF-a?
W przypadku kontenera dokumentów, gdzie wykorzystywany jest zapis „Zapisz i wykorzystaj ponownie”,
podczas opisu dokumentu w Oczekujących, w Archiwum oraz w Weryfikacji, widoczna jest również lista
dokumentów utworzonych na podstawie tego PDF-a.
37

30. opisywanie dokumentu – Parametry
dodawanie
nowychplików
źródłowych
określenie
zakresustron
archiwizowanego
dokumentu
numeri seria
dokumentu
w wersji
papierowej
oryginał, na podstawie
którego tworzony jest
dokument w
cyfrowym archiwum
Nazwasegregatora,
w którym
umieszczonyjest
dokument
Jak oznaczyć dokument, który pozostaje w wersji papierowej?
Dokument w wersji papierowej zostaje oznaczony współrzędną (naklejką SAD)
bądź oznacza się tylko nazwę segregatora, w którym dany dokument zostaje
umieszczony.
38

31. opisywanie dokumentu – Drzewo
Gdzie trafia opisywany dokument?
Końcowym etapem opisywania dokumentu jest
określenie folderu zapisu. Z lewej strony
znajduje się lista folderów głównych w
archiwum, które mogą zawierać podfoldery
(np. zarządzanie pracownikami zawiera foldery
konkretnych pracowników). Określając folder
zapisu podświetla się on i możemy dokonać
Zapisu lub wybrać opcję Zapisz i wykorzystaj
ponownie (zaznaczamy przycisk recyklingu,
kiedy jest podświetlony wybieramy Zapisz).
Wskazówki dotyczące folderu zapisu mogą być
umieszczone w opisie typu a sama aplikacja
podpowiada rodzaj w archiwum, które zostało
przypisane do danego typu dokumentu.
Miejsce to może oczywiście ulec zmianie.
Jeśli folder, w którym chcę umieścić dokument nie istnieje?
Jest możliwość dodania folderu podczas opisywania go w Oczekujących. Dodatkowo struktura zostanie
opisana Archiwum.
39

32. opisywanie dokumentu – Drzewo
dodanie nowego
folderu w cyfrowym
archiwum
wyszukiwanie
docelowego folderu
zapisu wprowadzanego
dokumentu
opcje zapisu
40

33. opisywanie dokumentu – Zapis
Kiedy użyć zapisz i wykorzystaj ponownie?
W przypadku kiedy opisywany przez nas plik zawiera więcej niż jeden dokument (np. kilka bilingów
telefonicznych, kilka paragonów zeskanowanych na jednej stronie, faktura razem z potwierdzeniem
przelewu, itp.), a chcemy zapisać je jako oddzielne dokumenty - w kroku 4 przed wciśnięciem przycisku
„Zapisz” zaznaczamy przycisk „recyklingu”, który w momencie zapisu sprawia, że możemy ponownie
wykorzystać dany plik z dokumentami. Sprawia to, że opisany we wcześniejszych krokach dokument został
zapisany w archiwum, a plik z dokumentem jest nadal w „Oczekujących”, aplikacja wraca do kroku 2 w celu
opisania kolejnego dokumentu.
Jeśli zostało przerwane opisywanie dokumentu po wybraniu „Zapisz i wykorzystaj ponownie”.
Po skorzystaniu z opcji zapisz i wykorzystaj automatycznie przechodzi do kroku 2 opisu dokumentu.
W przypadku anulowania opisu, dokument ten znajduje się nadal w Oczekujących.
Wskazówka
W przypadku błędnego wybrania w kroku 4 „Zapisz”' podczas wprowadzania kontenera dokumentów,
dokument trafia do archiwum. Nie ma możliwości wykorzystania go ponownie w celu opisania pozostałych
dokumentów z kontenera, które zostały pominięte.
41

34. słowniki danych
Jakie dane znajdują się w słownikach?
Słowniki w aplikacji SAD dotyczą:
• Kontrahentów
• Pracowników
• Pojazdów
• Rachunków bankowych
• Telefonów i Internetu
• Nieruchomości
W jakim celu powstały słowniki?
Każda zakładka ww. słownika stanowi zbiór danych
w nim zawartych (np. tyczących się kontrahentów,
pracowników, itd.) wykorzystywany do funkcjonowania
bazy danych. Słowniki w bazie danych stanowią
podstawę do użytkowania zmiennej słownika, przy
tworzeniu typów dokumentów oraz do analizy
dokumentów, powiązanych z danym słownikiem. Nie
pozwala to na dowolne nazewnictwo.
42

35. słowniki danych
Jak dodać nową pozycję w słowniku?
Wybierając interesujący nas słownik, np.
kontrahentów. Następnie w prawym górnym rogu
mamy zielony przycisk z dodawania, wybierając go
rozwijają się pola do uzupełnienia w celu
wprowadzenia nowego kontrahenta do słownika.
Analogicznie jest w przypadku reszty słowników.
Dodanie
nowego
kontrahenta
43

36. słowniki danych
Co można zrobić w z danymi wprowadzonymi do słownika?
Edycja
istniejącej
pozycji w
słowniku
Wyszukiwanie
pozycji w
słowniku
Widoczna lista
wszystkich
pozycji w
słowniku
Usunięcie
pozycji
znajdującej się
w słowniku
44

37. słownik – Kontrahenci 1/4
W jakim celu powstał słownik kontrahentów?
Zakładka „kontrahenci” stanowi zbiór danych kontrahentów wykorzystywany do funkcjonowania bazy
danych. Kontrahenci pełnią, w bazie danych, rolę słownika, stanowiącego podstawę do użytkowania
zmiennej kontrahent, przy tworzeniu typów dokumentów, oraz do analizy dokumentów, powiązanych
z danym kontrahentem.
45

38. słownik – Kontrahenci 2/4
Jak dodać nowego kontrahenta?
Należy z panelu po prawej stronie rozwinąć zakładkę kontrahenci, a następnie wybrać
plusik oznaczający dodanie nowego Kontrahenta. Rozwiną się pola opisu danego
kontrahenta, które należy uzupełnić według następujących reguł:
1. dodawanie kontrahenta/nazwa kontrahenta/skróty spółek
a. sp. z o.o. spółka z ograniczona odpowiedzialnością
b. s.c. spółka cywilna
c. sp.j. spółka jawna
d. sp.k. spółka komandytowa
e. S.K.A. spółka komandytowo– akcyjna
f. S.A. spółka akcyjna
46

39. słownik – Kontrahenci 3/4
2. dodawanie kontrahenta/nazwa kontrahenta/ pełna nazwa kontrahenta
• spółka cywilna – wymagane imiona i nazwiska wspólników
Dolnośląskie Biuro Jakości Krzysztof Kołata Piotr Wrzesińskis.c.
• działalność jednoosobowa - wymagane imię i nazwisko właściciela
WenderIT Szymon Wolender
• pełna nazwa kontrahenta – jeżeli kontrahent podsiada nazwę zwyczajową, należy ją wpisać
po pełnej nazwie kontrahenta w nawiasach
• SuperhobbyMarket Budowlany sp.z o.o. (OBI)
• Firma Handlowa TM Tomasz Filipiak (militaria.pl)
• skrócona nazwa kontrahenta – wyłącznie jeśli kontrahent posiada skrótowiec
• PapieskiWydział Teologiczny we Wrocławiu – PWT we Wrocławiu
• Uniwersytet Wrocławski– UWr
47

40. słownik – Kontrahenci 4/4
3. dodawanie kontrahenta/NIP lub KRS
• https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/
• https://ems.ms.gov.pl/start
• NIP - poprawność numeru sprawdzana jest w przypadku wskazania Polski w polu kraj,
• KRS - dotyczy: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawne, spółki akcyjne, spółki
komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki partnerskie, spółdzielnie, spółdzielnie
europejskie, oddziały przedsiębiorców zagranicznych, przedsiębiorstwa zagraniczne, instytuty
badawcze, jednostki badawczo-rozwojowe, przedsiębiorstwa państwowe, instytucje gospodarki
budżetowej, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, a także inne osoby prawne jeżeli prowadzą
one działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowiwpisu do rejestru stowarzyszeń
Jeśli w systemie istnieje kontrahent o identycznej pełnej nazwie – użytkownik będzie musiał uzupełnić pole
z numerem identyfikacyjnym NIP/PESEL/INNY
Istnieje również możliwość dodania pól niestandardowych, w tym celu należy kliknąć znajdujące się nad
przyciskami 'anuluj' i 'dodaj' pole 'dodaj niestandardowe pole. Pojawia się dodatkowe pole opisu, które
z rozwijanej listy będzie zawierać informację o : adresie, kodzie pocztowym, mieście, telefonie lub kraju.
Zatwierdzenie wprowadzonego kontrahenta klikając 'dodaj' jest równoznaczne z utworzeniem podfolderu
nazwą wprowadzonegokontrahent.
48

41. weryfikacja
Czym jest Weryfikacja w systemie?
Weryfikacja jest to proces kontroli dokumentów po opisaniu i zapisaniu w archiwum. Pozwala na
sprawdzenie poprawności wpisanych danych przez osoby do tego uprawnione - weryfikatorów.
Weryfikatorem staje się Użytkownik, któremu Administrator nadał uprawnienia weryfikacji oraz
przypisał innych Użytkowników, którychdokumenty będą weryfikowane.
Funkcjonalność ta jest opcjonalna, jednak dająca większą pewność nad poprawnością
wprowadzonychdokumentów.
Jak odznaczają się dokumenty zweryfikowane/niezweryfikowane w archiwum?
Każdy wprowadzony do archiwum dokument jest w nim widoczny wraz z oznaczeniem czy jest to
dokument zweryfikowany czy też nie. Dokumenty niezweryfikowane są oznaczone żółtą kropką przy
nazwie oraz komentarzem.
49

42. weryfikacja
Opcje
sortowania
wyszukiwanych
dokumentów
Wyszukiwanie
dokumentu
Nazwa
dokumentu
Liczba
dokumentów
do weryfikacji
Widok
dokumentu w
weryfikacji
Opcje
wyszukiwania
zaawansowanego
50

43. weryfikacja
Jak poprawić dokument jeśli widzę błąd?
Wybierając dokument skorzystaj z opcji Weryfikuj. Okno weryfikacji zawiera po lewej stronie podglądu
dokumentu, po prawej stronie natomiast wszystkie dane wprowadzone przez Użytkownika w trakcie
archiwizacji dokumentu. Jeśli tylko zauważysz błąd, wybierz opcję Edytuj. Wyświetli się okno Edytora,
które pozwoli Ci nanieść poprawki i zapisać ponownie dokument. Jeszcze raz możesz przeglądnąć się
danym i jeśli wszystko się zgadza, zatwierdzić dokument.
Jak weryfikować wiele dokumentów?
Nie musisz zaznaczać dokumentów pojedynczo. Tak jak w Oczekujących możesz zaznaczyć ich więcej.
W tym przypadku będziesz możliwość płynnego przechodzenia między zaznaczonymi dokumentami
korzystając z opcji poprzedniego lub kolejnego dokumentu. Każdy z nich może zostać zatwierdzony
lub poprawiony. Możesz również pominąć dokument, jeśli nie chcesz decydować o którymś z nich.
51

44. archiwum
Archiwum to miejsce, w którym użytkownik może
wyszukiwać, przeglądać oraz zarządzać swoimi
cyfrowymi dokumentami. Po uruchomieniu zakładki
Archiwum zostaje wyświetlone okno, z widocznymi
folderami głównymi jakie znajdują się w archiwum.
Z poziomu Archiwum mamy dostęp do wszystkich
folderów i dokumentów na poziomie uprawnień, które
zostały nadane przez administratora.
52

45. archiwum - struktura
Co znajduje się w archiwum?
Po lewej stronie okna aplikacji widoczna jest lista folderów znajdujących się w cyfrowym archiwum,
z której możemy wybrać pozycję docelową. Po prawej stronie okna widoczne są foldery, które
zostały/został wybrane z listy po lewej stronie okna, bądź też bezpośrednio otwierane z prawej strony okna
aplikacji. Ścieżka dostępu do folderu, czy też konkretnego dokumentu widoczna jest w pasku tuż nad listą
folderów w archiwum.
Lista
folderów
Widok
folderów
53

46. archiwum – struktura: folder
Jak można dodać nowy folder?
Bezpośrednio w archiwum mamy możliwość utworzenia nowego folderu, wybierając z paska u góry „Dodaj
folder”, a następnie nadajemy mu nową nazwę.
Co można zrobić z folderem znajdującym się w archiwum?
Po wybraniu interesującego nas folderu mamy możliwość: zmiany nazwy, przeniesienia, pobrania folderu
wraz z zawartością (w formacie .zip) oraz usunięcia.
Podczas gdy liczba dokumentów tego samego typu w jednym folderze przekracza 3 powstaje tak zwany
„magiczny folder”. Jest to rozwijana lista (o nazwie typu dokumentu) zawierająca dokumenty tego typu.
Wskazówka
Nie można usunąć folderów systemowych oraz powiązanych z elementami słownikowymi. Nie można
usunąć folderu rodzaju, jeśli są z nim powiązanetypy dokumentów.
54

47. archiwum – struktura: dokument 1/2
Jak widoczne są dokumenty w archiwum?
Dokumenty znajdujące się w archiwum umieszczone są w folderach i podfolderach w formacie .pdf. Ich
nazwa tworzona jest podczas opisywania każdego z dokumentów z pozycji Oczekujących. Pod nazwą
dokumentu widoczna jest informacja odnośnie ilości stron, stanu weryfikacji, notatki, załączników oraz czy
posiadasz oryginał czy kopię w archiwum papierowym. Dokumenty, które znajdują się również w archiwum
papierowym na końcu nazwy dokumentu mają również podane współrzędne tego dokumentu (nr SAD).
Ścieżka dostępu do danego dokumentu umieszczona pod paskiem wyszukiwania.
Dlaczego niektóre dokumenty mają szarą ikonkę formatu pliku a inne kolorowe?
Dokumenty‚ których aktywność (ważność) minęła oznaczane są w systemie na kolor szary.
55

48. archiwum – struktura: dokument 2/2
Co mogę zrobić z dokumentem znajdującym się w Archiwum?
• Otworzyć podgląd dokumentu wraz z pełnym jego opisem (otwierając ten dokument)
• Pobrać
• Edytować – wszelkie pola jak podczas opisu dokumentu w Oczekujących
• Przenieść
• Usunąć
56

49. archiwum - wyszukiwanie
W jaki sposób wyszukać dokument znajdujący się w Archiwum?
Poprzez wejście w zakładkę Archiwum, a następnie w polu wyszukiwania wpisanie frazy (nazwy dokumentu
lub jego części), która jest obiektem zainteresowania.
Wyszukiwanie zaawansowane:
Klikając „Zaawansowane” na końcu paska wyszukiwania rozwija się okno wyszukiwania zaawansowanego.
Rozwija listę
wyszukiwania
zaawansowanego
pole do wpisania
frazy określającej
poszukiwany
dokument
Dodatkowe
pola filtrujące
Dodatkowe
pola filtrujące
57

50. administracja
Administracja jest częścią w aplikacji, do której uprawnienia
ma Administrator oraz Użytkownicy, którym uprawnienia do
tego modułu nadał Administrator.
W Administracji zarządza się modułami, którymi są:
• Użytkownicy
• Typy
• Kosz
• Ustawienia firmy
• Płatności
• Raporty
59

51. administracja - użytkownicy
W tym miejscu aplikacji widnieje lista Użytkowników, z możliwością dodania nowego Użytkownika,
zarządzania każdym Użytkownikiem z osobna, nadawania mu uprawnień, definiowania jego weryfikatorów
oraz udostępniania Oczekujących.
Lista Użytkowników
będących
weryfikatorami
danego Użytkownika
Lista Użytkowników,
którym dany Użytkownik
może udostępnić swoje
Oczekujące
Ustawienia uprawnień
danego Użytkownika do
aplikacji oraz folderów
60

52. administracja - użytkownicy
Dla każdego Użytkownika są zestawione dane dotyczące jego:
• uprawnień do aplikacji (grupowe lub indywidualne),
• uprawnień do dokumentów (grupowe lub indywidualne),
• ustawień konta FTP,
• innych Użytkowników, którzy go weryfikują,
• innych Użytkowników, którzy mogą korzystać z zasobów Oczekujących.
Jak mogę ograniczyć dostęp Użytkownika do aplikacji?
Z tego poziomu możesz odebrać lub nadać uprawnienia wybierając opcje Edytuj.
Jeśli chcesz by Twój były pracownik nie miał w ogóle dostępu do aplikacji WenderSAD Twojej firmy -
zablokuj go, korzystając z opcji górnego menu.
61

53. administracja –
uprawnienia do aplikacji
Grupy dostępu do aplikacji – lista grup o zdefiniowanychuprawnieniach wynikającychz funkcjonowania
aplikacji. Jedyną grupą, której nie można usunąć oraz posiadającą wszelkie uprawnienia do aplikacji są
Administratorzy.
Nadawać i odbierać uprawnienia możesz poprzez kliknięcie na daną funkcjonalność w module. Zielony
kolor oznacza dostęp, czerwony brak dostępu do danej funkcjonalności i modułu.
62
grupy dostępu do
aplikacji, którym
można nadać odrębne
uprawnienia kolor zielony oznacza
dostęp do danej
funkcjonalności, kolor
czerwony brak dostępu

54. administracja – użytkownicy:
uprawnienia do dokumentów
Grupa uprawnień do dokumentów pozwala w łatwy sposób umożliwić dostęp lub też zablokować go
Użytkownikom. Można przypisać kryterium uprawnień dla folderów dokumentów.
63
grupy dostępu do
konkretnych folderów
zawierających dane
dokumenty

55. administracja – użytkownicy:
uprawnienia do dokumentów
Co oznaczają kolorowe podpisy pod folderami?
Wybierz:
• pełne- jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy widzieli wszystkie dokumenty w tym
folderze,
• +nowe - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy widzieli wszystkie dokumenty od momentu
włączenia tego kryterium danym folderze,
• -nowe - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy widzieli wszystkie dokumenty do momentu
włączenia tego kryterium danym folderze, a nowychjuż nie,
• brak - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy nie widzieli tego folderu wraz z zawartością.
Dzięki temu możesz dowolnie ograniczać widoczność struktury drzewa Archiwum i mieć pewność, że
osoby niepowołane nie dostaną się np. do Twoichdokumentów prywatnych.
64

56. administracja – typy dokumentów
Główną przewagą aplikacji SAD nad innymi rozwiązaniami na rynku są predefiniowane rodzaje i typy
dokumentów. Baza szablonów ustanawiana jest specjalistów firmy WenderDIGITAL i jest dostępna dla
każdego Użytkownika aplikacji. Podczas opisywania dokumentu, użytkownik ma możliwość skorzystania z
gotowychtypów dokumentów, które są podzielone na rodzaje.
Baza rodzajów i typów dokumentów będzie aktualizowana wraz z rozwojem aplikacji jak również wraz
z zapotrzebowaniem.
65

57. administracja – typy dokumentów
Czy mogę stworzyć własny typ dokumentu?
W szarym pasku u góry jest przycisk „Utwórz typ”. Następnie w trzech krokach można zdefiniować nowy
Typ, jeśli takiego nie ma w globalnej bazie.
Krok 1: Nazwa i opis definiują nazwę typu widoczną podczas opisu dokumentów w Oczekujących,
Tagi czyli zestaw wyrazów/fraz bliskoznacznych lub powszechnie używanych zamiennie do utworzonego
typu dokumentu oraz daje możliwość przedstawienia najważniejszych informacji dotyczących danego typu,
z punktu widzenia Administratora i Użytkowników.
66
nazwa typu
dokumentu
Pole opisu
dodatkowych
informacjina
temat danego
typu

58. administracja – typy dokumentów
Krok 2: Pola to budowanie nazwy i szablonu informacji, które będą wypisywane z dokumentów. Jest to
zestawienie danych, które według osoby tworzącej typ w SAD będą najistotniejsze w późniejszym
wyszukiwaniu dokumentu w cyfrowym archiwum. Im więcej pól zostanie zdefiniowanych, tym łatwiejsze
jest później wyszukaniedanego dokumentu.
67
rodzaje pól
do wyboru
pole i jegonazwa
oraz określenie czy
jesttopole
obowiązkowe
(czerwony) czy
nieobowiązkowy
(szary)
dodanie
informacji do
danegopola
tworzenie nazwy
dokumentu(na
podstawie opisanych
pól oraz sufiksów i
prefiksów donich)

59. administracja – typy dokumentów
Z górnej belki elementów należy wybrać te, które będą przydatne do budowania typu. Zgodnie z nazwą
pole:
• data - przyjmuje jedynie datę, w formacie RRRR-MM-DD, RRRR-MM, RRRR,
• czas - zapis czasu w formacie HH:MM,
• kwota - dotyczy zapisu kwoty wraz z walutą,
• liczba - wartość liczbowa, czyli pole przyjmuje tylko cyfry,
• tekst - dowolna wartość tekstowa,
• lista - opcja wpisania wielu treści do wyboru, oddzielonych średnikami, widocznych w trakcie
opisywania jako rozwijalna lista możliwości
• elementy słownikowe - rekordy, które występują w słownikach: kontrahenci, pracownicy, pojazdy,
nieruchomości, rachunki bankowe, telefony i Internet, dzięki czemu w trakcie opisywania użytkownik
zawszebędzie mógł wybrać istniejący już w bazie element
68

60. administracja – typy dokumentów
Czy wszystkie pola muszą być uzupełniane w trakcie opisu?
Budując typ możesz ustawić pola obowiązkowouzupełniane w trakcie archiwizacji (czerwone pole z
gwiazdką). Jeśli nie zostaną uzupełnione, dokument nie zostanie zapisany.
Czy mogę podpowiedzieć coś osobie wprowadzającej dokumenty?
Jeśli chcesz, by użytkownikzwrócił uwagę przy którymś z pól, wpisz to w polu po wybraniu niebieskiego
guzika „i” , oznaczającego uwagę informacyjną. Jeśli cos jest szczególnie ważne dołacz jeszcze znak
ostrzegawczy.
Co z ergonomią pracy?
By usprawnić pracę możesz ułożyć wszystkieelementy względem siebie pod kątem dostępności danych na
dokumencie. Jeśli data podpisania dokumentu jest widoczna na ostatniej stronie, możesz ten element
pozostawić na końcu listy.
By uzyskać wygodną nazwę zarchiwizowanego dokumentu wykorzystajto, że nie wszystkiepola muszą być
widoczne w nazwie. Będzie możliwe wyszukaniepo tym polu, mimo że nie będzie on widoczny w nazwie.
By tworzona nazwa była czytelna dla użytkowników dodaj prefiksy (pfx) i sufiksy (sfx), czyli treści wpisane
bezpośrednio przy elemencie składowym budującym nazwę - w kolorowychpolach. Na górnym szarym
pasku możesz sprawdzać bieżąca przykładową nazwę dokumentu. Dodatkowo pola możesz przesuwać
między sobą by uzyskać najlepszą nazwę.
69

61. administracja – typy dokumentów
Krok 3: Folder istnieje możliwość zdefiniowania folderu w cyfrowym archiwum, do którego dany
dokument powinien trafić.
Rodzaj bez kategorii?
Wybierz ten rodzaj jeśli typ jest na tyle uniwersalny, że może zostać przypisany do wielu folderów.
Podczas zapisu dokumentu, aplikacja nie będzie podpowiadała Użytkownikowi folderu zapisu.
70

62. administracja – kosz
W koszu znajdują się usunięte dokumenty oraz foldery. Z pozycji kosza istnieje możliwość usunięcia
wszystkich elementów w nim się znajdujących używając do tego przycisku „Opróżnij kosz”, jak również
przywrócenie wszystkich elementów „przywróć wszystko”. Wybierając konkretny plik/folder i stosując
„Przywróć” można przywrócić lub usunąć pojedynczy element. W przypadku przywracania pliku/folderu,
którego nazwa powiela się z nazwą pliku/folderu znajdującego się w archiwum, przywracany element będzie
miał w nazwie przyrostek „(przywrócony)”.
71

63. administracja – ustawienia firmy
Ustawienia firmy to przede wszystkim dane firmy. Istnieje możliwość edycji danych firmy z wyłączeniem NIPu.
Funkcjonalność poszerzona jest o możliwość włączenia bezpiecznego logowania oraz włączenia weryfikacji
dokumentów.
Dane firmy oraz dane do
korespondencji (jeśli inne
niż dane firmy)
Możliwość włączenia lub
wyłączenia modułu
Weryfikacja w aplikacji
Możliwość
włączenia lub
wyłączenia opcji
logowania
dwuetapowego
72

64. administracja – płatności
Jak dokonać płatności za korzystanie z aplikacji?
Służy do tego moduł Płatności znajdujący się w Administracji. W module tym znajduje się dzienne rozliczeni
punktów, rozliczenie płatności, a także podsumowaniestanu konta w aplikacji i możliwość jego doładowania.
73
pole doładowania
kontafirmyw
WenderSAD

65. administracja – raporty
Wiemy jak niezwykle ważne jest raportowanie działań w przypadku aplikacji takiej jak
WenderSAD. Do Twojej dyspozycji oddajemy raport:
• akcji mających miejsce w aplikacji,
• ogólny stanowiący globalną informację o aplikacji w Twojej firmie,
• użytkowników zestawiający liczby dokumentów,
• użytkowników zestawiający czasy pracy w cyfrowym archiwum,
• aktywności dokumentów, dający obraz bieżącego stanu ważności lub nieważności
dokumentów,
• numerów SAD, który przedstawia serie dokumentów pokazując stan weryfikacji
i ewentualne luki w numeracji.
74