iaz2017

1. De Universal Procedure for Library Assessment,
de visie: Eva Wuyts - Vlaamse Erfgoedbibliotheek
de praktijk: Johan Eeckeloo - Koninklijk Conservatorium Brussel, Erasmushogeschool
Informatie aan Zee – Oostende – 15 september 2017
Hopla! Daar is UPLA!

2. Vrij naar Bert Smets

3. AANLEIDING
 Bevraging bij 25
erfgoedbibliotheken
 Grote achterstanden
 Weinig middelen
 Weinig expertise
 Gevoel van gelatenheid

4. STRATEGISCHE AANPAK
 Initiatieven op 3 terreinen:
 Overheid: Harde feiten en beleidsaanbevelingen
via onderzoeksrapport ‘De Wet….’
 Publiek: Sensibilisering en crowdfunding
via Boekensteun
 Sector: Schaderegistratie en kennisverhoging
met UPLA

5. UNIVERSAL PROCEDURE FOR LIBRARY ASSESSMENT
 Gebaseerd op UPAA (Nationaal Archief Nederland)
 Statistische steekproefmethode
 Extrapoleren resultaten van 300 items
 Pragmatisch
 Snel en efficiënt
 Eenvoudig
 Uniform

6.  zelfstandig (en/of onder professionele begeleiding)
schadebeeld van de collectie vast kunnen stellen
 zo in huis expertise op bouwen rond
preservering/conservering
 inzicht krijgen in de conserveringsachterstanden en
werkvoorraden
 met de resultaten/adviezen bibliotheken en hun besturen
sensibiliseren én actie ondernemen
 op Vlaams niveau overzicht krijgen van de staat van
collecties
> beleidsvoering + middelen vrijmaken
DOELSTELLINGEN

7. ONDERDELEN
 Een handleiding: voor uitvoeren van de UPLA-screening
 De Schadeatlas bibliotheken: als hulpmiddel bij het
beoordelen van schadebeelden
 Een set formulieren: om alle gegevens mee te verzamelen
 Een databank in Excel: voor dataverwerking en rapportering
 Een sjabloon in Word: voor opmaak van een eindrapport
 Een koffer: met de nodige hulpmiddelen om een onderzoek
uit te voeren
+
 Een fototentoonstelling ‘Boeken met een hoek af’: voor
externe communicatie

8. UITVOERING
 Werknemers:
 Bij voorkeur 2 vaste personeelsleden
 Geen specifieke voorkennis vereist
 Best UPLA-vorming gevolgd hebben
 Gewenst profiel:
 Affiniteit met behoud en beheer
 Routinematig en nauwkeurig werken
 Fit !

9. UITVOERING
 Meerwaarde?
 Hernieuwde kennismaking met de eigen collectie en
magazijnen  een andere blik
 Expertise verhoogt én blijft in huis
 Sensibilisering van eigen medewerkers
 Kostenbesparend
 Teambuilding
 Eventueel bijgestaan door UPLA-deskundige

10. UITVOERING
 Zelfstandige UPLA-deskundige:
 Pool van 5 opgeleide deskundigen
 Bibliotheek kiest zelf en maakt zelf afspraken over de
rol die deze speelt
 Volledige uitbesteding
 Advies / begeleiding
 Opmaak rapport
 Meerwaarde?
 Ervaring met uitzetten steekproeven
 Hulplijn en steun tijdens het traject
 Uniformiteit

11. AFSPRAKEN
 Vóór de start van een UPLA-traject: afsprakennota met de
betrokken partijen
 Deontologie, aanlevering data, respect methodologie, …
Vlaamse
Erfgoedbibliotheek
vzw
Bibliotheek UPLA-deskundige
optioneel

12. TRAJECTVERLOOP
 UPLA-traject: 1 à 2 weken
 Ervoor: enkele maanden voorbereiden
 Middelen (geld en personeel) vrijmaken
 Afsprakennota ondertekenen met Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Eventueel: aanstellen UPLA-deskundige
 Deelname aan vorming bibliotheekmedewerkers
 Erna: nazorg en actie
 Korte termijn: dringende ingrepen
 Langere termijn: uitstippelen / bijstellen conserveringsbeleid
 Communicatie?

13. COLLECTIE
 Omvang of ouderdom speelt geen rol
 Gehele collectie of deelcollectie
 Inhoud: typerende bibliotheekmaterialen
 Boeken
 Banden
 Eenbladdrukken
 Periodieken

14. VERLOOP VAN EEN UPLA-SCREENING
 Drie fasen:
 Uitzetten steekproef
 Beoordelen van de schade
 Verwerking van de gegevens

15. 2014-07-01 15
UPLA / Universal Procedure for Library Assessment
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

16. FASE 1: DE STEEKPROEF
 Aselecte steekproef
 300 items per collectie
 Betrouwbaarheid van 95%
 Meten van totale planklengte (gevuld met boeken)
 Bepalen van het gemiddelde aantal boeken per plank
 Rekenen
 Uitzetten en markeren

17. 20/09/2017 17

18. FASE 2: BEOORDELING IN TWEE STAPPEN
 Schade matig / ernstig
 Raadpleegbaar / niet raadpleegbaar

19. SCHADEATLAS BIBLIOTHEKEN
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

20. RESULTATENFORMULIER
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

21. FASE 3: ANALYSE
 Betrouwbare analyse van de staat van de collectie
 Aanduiding van de problemen en pijnpunten
 Algemene adviezen die een eerste stap zijn naar
een beter conserveringsbeleid
> Beleidsinstrument
“Een UPLA-onderzoek is een
enorme meerwaarde en vormt
de sleutel tot inzicht op de lange
termijn”
Erna Van Looveren
Bibliothecaris van het Ruusbroecgenootschap

22. WAT IS UPLA NIET?
 Conserveringsadvies per boek
 Gedetailleerde kostenraming
 Statisch document
 Praktisch conserveringsplan
> vanaf 2019: traject vanuit de Vlaamse
Erfgoedbibliotheek

23. DE PRAKTIJK
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

24. DE OPLEIDING

25. 20/09/2017 25

26. DE OPLEIDING
 Streven naar een zo objectief mogelijke
schadebeschrijving door
- gebruik van een standaard schadeformulier
- de schadeatlas
- duidelijke richtlijnen
bijv. meer dan 5 p. aangetast = ernstige schade

27. 20/09/2017 27
Identificatie en
beknopte fysieke
beschrijving van het
boek.

28. 20/09/2017 28

29. 20/09/2017 29

30. DE VOORBEREIDING
 Financiering i.s.m.
 Gevolg: minder tijdsbelastend voor de bib

31. 20/09/2017 31

32. DE SELECTIE

33. DE SELECTIE
 Plattegrond nodig voor uitzetten van de proef
 Documenteren van de selectie
- reden: boeken kunnen verplaatst worden
Niet opgenomen:
- Aanwinsten nog te catalogiseren
- Koor- en orkestmateriaal
- Iconografie
- Niet-papier (audio, microfilms)
- Braillecollectie
- Tijdschriften
- Stukken in depot
To do:
300 stukken te selecteren uit
de resterende 1933 meter

34. SAMENSTELLING VAN DE 300
50 %
20 %

35. VERKLARING
Historische boekbanden zijn
gemiddeld dikker dan de stukken
van na 1850.

36. HET UITTEKENEN VAN DE SELECTIE
Roze UPLA-kaart: begin en einde
van een geselecteerde meter.
Gele UPLA-kaart: het
geselecteerde boek.

37. DE SCHADEBESCHRIJVING

38. HET EINDRAPPORT

39. DUUR VAN HET PROJECT
 Opleiding 2 dagen
 Selectie en uitzetten selectieproef 1
 Ophalen boeken 1/2
 Schadebeschrijving en rapport 6
 Terugplaatsen boeken 1/2
 Totaal 10 dagen

40. RESULTATEN
Aantal objecten Percentage
Geen schade 59 19,8 %
Matige schade, gebruik geen probleem 124 41,6 %
Matige schade, gebruik verergert de schade 18 6,0 %
Ernstige schade, gebruik geen probleem 51 17,1 %
Ernstige schade, gebruik verergert de schade 46 15,4 %

41. RESULTATEN

42. 20/09/2017 42

43. ADVIEZEN
 Heel kort samengevat:

44. DOELSTELLINGEN BEHAALD?
 Schadebeeld van de collectie
 In huis expertise inzake preservering/conservering
 Inzicht krijgen in de conserveringsachterstanden
 Met de resultaten/adviezen bibliotheken en hun besturen
sensibiliseren en actie ondernemen
 Op Vlaams niveau overzicht krijgen van de staat van
collecties

45. TUSSENTIJDSE RESULTATEN
 10 organisaties:
 Conservatorium Antwerpen (eigen deskundige)
 Conservatorium Brussel (met UPLA-deskundige)
 Cultuurbibliotheek Brugge (zonder UPLA-deskundige)
 KADOC
 Koninklijke Bibliotheek
 KMSKA
 Openbare Bibliotheek Brugge
 Plantentuin Meise
 Ruusbroecgenootschap
 Stadsarchief Sint-Truiden

46. TUSSENTIJDSE RESULTATEN
 Conclusies bij 6 organisaties:
 In alle 6 de bibliotheken is tenminste 75% van de collectie door
tenminste één vorm van schade getroffen.
 In 4 van de 6 bibliotheken is 35% of meer van de collectie ernstig
beschadigd, wat wil zeggen dat de objecten grotendeels of
volledig zijn aangetast door één of meerdere schadevormen.
 In 4 van de 6 bibliotheken is 10% tot 20% van de collectie niet
meer raadpleegbaar. De minste manipulatie van deze objecten
zorgt ervoor dat de schade verergert.
 In 4 van de 6 bibliotheken zijn collecties voor meer dan de helft
aangetast door autonoom verval zoals de verzuring van papier.

47. TOEKOMSTPLANNEN
 Beleidsplan 2019-2023 (onder voorbehoud)
 UPLA verder operationaliseren (o.a. infofiches)
 Begeleiden/uitvoeren van UPLA-trajecten
 Alle data in één register samenbrengen & analyseren
 Traject opmaak conserveringsbeleidsplannen
 Schadeatlas (2018)
 Engelse vertaling
 Herdruk Nederlandse editie

48. Contactgegevens
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
eva@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be
www.upla-model.be
Bibliotheek Koninklijk Conservatorium Brussel
School of Arts, Erasmushogeschool
johan.eeckeloo@ehb.be