Presentatie KNB Congres 'Digitale Toekomst Notariaat' Utrecht d.d 19 nov 2010 door Jean-Paul (Notaris) bij Hermans & Schuttevaer te Utrecht. Inhoud: implementatie IT traject als onderdeel van Het Nieuwe Werken door Hermans & Schuttevaer Notarissen. Door Jean Paul Bolhaar, notaris.

1. Hermans & Schuttevaer
Notarissen
19 november 2010
Jean-Paul Bolhaar
www.herschut.nl

2. Agenda
• Waarom anders werken (2007)?
• Pilaren ‘Anders werken’
• Uitgelicht: Pilaar IT
• De IT reis in 2007
• Behaalde Successen/Aandachtspunten
• Tips
• Flexibel Werken
• Lessons Learned

3. Waarom anders werken (2007)?

4. Pilaren ‘anders werken’
Informatie &
Technologie
Informatie &
Technologie
Mens &
Organisatie
Mens &
Organisatie
Werkplek &
Omgeving
Werkplek &
Omgeving

5. Uitgelicht: Pilaar IT

6. De IT reis | 2007
1. Audit/Intern Onderzoek
2. TNO onderzoek
3. Pitch en Keuze
4. ‘Het voelt niet goed’ Time-Out

7. De IT reis | 2007
Time-out
• (Re-)Validatie toekomstplannen
• Aantrekken onafhankelijke
regisseurs
• Financiële Businesscase
opgesteldopgesteld
• Balans zoeken tussen
flexibiliteit, functionaliteit en
kosten

8. De IT reis | 2007
Plannen gereed voor:
- Flexibele IT omgeving
- Toekomstgerichte IT omgeving
- Implementatie innovatieve oplossingen
In combinatie met:
- Transparante, budgetteerbare kosten
- Directe kostenverlaging
- Introductie nieuwe tools (chat en intranet 2.0)

9. Behaalde Successen (2008)…
• Branche applicatie Live
• Nieuwe standaard kantoor omgeving
• Via Citrix
• MS Office2007 (ipv MS Office97)
• M2 en hardware
• 3 FTE naar 0,8 FTE (beheer)• 3 FTE naar 0,8 FTE (beheer)
• Kosten stroomverbruik
• Verzekeringspremie voor hardware
• Prijs/maand/gebruiker (incl. telefonie)
• 1 Leverancier branche applicaties
• 1 Leverancier standaard kantoor omgeving

10. Behaalde Successen (2009)…
‘Ons managementinformatiesysteem heeft
ons tijdens de crisis de mogelijkheid
gegeven om direct en accuraat te
anticiperen op de markt’anticiperen op de markt’

11. …En nieuwe aandachtspunten
• Meerdere leveranciers met eigen expertise
• Proactieve houding leveranciers
• Geen noodzaak hoofd IT meer maar wel
het behoud van innovatiemogelijkheden
Medewerkersbetrokkenheid bij• Medewerkersbetrokkenheid bij
verandering

12. Tips | IT omgeving
Zorg voor:
• Flexibele IT omgeving
• Prioriteitstelling bij leverancier
• Flexibele leverancierscontracten
• Integreren van cloud-diensten
• Snelle integratiemogelijkheden voor
nieuwe (externe) functionaliteiten
(innovatie)

13. Flexibel werken | voordelen
Tijd- en plaats onafhankelijk werken
(kantoor, thuis, cliënten, etc)
Voordelen:
• Werkzaamheden 24x7 en overal uitvoerbaar
• Aantrekkelijkheid nieuwe generaties• Aantrekkelijkheid nieuwe generaties
• Minder e-mails (chat en blogs)
• Hogere productiviteit
• Balans werk/privé
• Hogere medewerkerstevredenheid
• Minder m2 kantoor
• Informatie veilig (security tokens)

14. Flexibel werken | aandachtspunten
Aandachtspunten:
• Balans werk/privé
• Transparantie
• Aanwezigheid collega’s (sociale cohesie)

15. Toekomst
• IT ‘klaar’ voor het nieuwe werken
• Visie creëren herinrichting organisatie &
kantoor
• Extern digitaal samenwerken met cliënten
en leveranciersen leveranciers
• digitale cliënten dossier
• meerdere communicatiekanalen (portal, social
media)
• delen van kennis

16. Leasons Learned
• Kies standaard oplossingen
• Werk met onafhankelijke begeleider
• Verander stap-voor-stap
als regisseur voor het nieuwe werken
• Verander stap-voor-stap
• Educatie
• Medewerkersbetrokkenheid

17. Hermans & Schuttevaer
Notarissen
19 november 2010
Jean-Paul Bolhaar
www.herschut.nl