Genel yönetim makaleleri

__________________________________________________________________________________________
www.eraksoyconsulting.com 1 22.07.2017
HUKUK BÜROSU GENEL YÖNETİM
MAKALELERİ
Reşat Eraksoy
Yönetim Danışmanı
e-mail: resat.eraksoy@eraksoyconsulting.com
Web: www.eraksoyconsulting.com

__________________________________________________________________________________________
İÇİNDEKİLER
1. AVUKATLIK MESLEĞİNİN GELECEĞİNE DAİR DÜŞÜNCELER.......................................... 3
2. AVUKATLIK ORTAKLIĞI- GENEL BİLGİLER .................................................................... 5
3. BİLGİ YÖNETİMİ ve MODERN HUKUK BİLGİ SİSTEMLERİ............................................ 10
4. BÜRONUZUN İŞLERİNİ GELİŞTİRMEK İÇİN “LEGAL DIRECTORY” başvuruları............... 13
5. DOSYALAMA SİSTEMİ.............................................................................................. 19
6. HUKUK HİZMETİNE GÖRE SEÇİLEBİLECEK STRATEJİLER ............................................. 25
7. MÜVEKKİL YÖNETİMİ SÜRECİ................................................................................... 28
8. STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİNİN ADIMLARI........................................................... 34
9. ŞİRKET İÇİ HUKUK DEPARTMANI YÖNETİMİ ............................................................. 37
10. İŞ GELİŞTİRME ÇALIŞMALARI İÇİN SEKTÖREL ANALİZ ................................................ 43
11. PROJE YÖNETİMİ İLKELERİNİN HUKUK BÜROSU İŞLERİNDE KULLANIMI..................... 48

__________________________________________________________________________________________
1. AVUKATLIK MESLEĞİNİN GELECEĞİNE DAİR DÜŞÜNCELER
Altman Weil danışmanlık şirketinin ABD’de küçük, orta ve büyük ölçekli 304 hukuk
bürosuna her yıl düzenlediği anket sonuçlarından 2014 yılı raporunun önemli noktaları
özetlenerek aktarılmıştır. ABD ekonomisi ve hukuk danışmanlığı sektörü ülkemize göre
haliyle farklı olmasına rağmen trendleri incelemek açısından bizlere de ışık tutabilir.
Avukatlık Mesleğinin Geleceği
• Teknolojik çözümlere daha çok başvurulacak ve bu çözümler yeni teknolojik
gelişmelerle daha sık değiştirilecek.
• Fiyatlandırma modelleri üretim ortamının fiyatlandırmasına benzeyecek. Standart
ücretlendirme, aktivitelere dayalı maliyetlendirme,vb.
• Daha az sayıda yüksek kazançlı avukat ve daha çok sayıda orta düzeyde kazançlı avukat
olacak. Standartlaştırılmış işleri yapan avukatlar orta düzeyde kazançlı avukatlar
olacaklar. Yüksek önemdeki müvekkillerin daha çok uzmanlık gerektiren işlerini yapan
avukatlar yüksek kazançlı avukatlar olacaklar.
• Avukatların lokasyonları ve ofisin adresinin müvekkiller gözünde daha az önemi olacak.
Müvekkiller için büronun ünü ve avukatların müvekkilin sektörü hakkında ve spesifik
konulardaki uzmanlığı daha önemli olacak.
• Teknoloji yeni nesil avukatlar tarafından daha iyi kullanılacak.
• Hukuk hizmetleri verilirken proje yönetimi tabanlı, işin değerine bağlı alternatif
fiyatlandırma modelleri daha çok kullanılacak. Çoğu iş yine de sabit ücretli fiyat
modelinde ücretlendirilecek.
• Daha az sayıda destek kadro. İdari hizmetlerin büyük kısmı dış tedarik yoluyla
karşılanacak. Uyuşmazlık alanında ve proje yönetimi alanında hukukçu olmayan
profesyoneller daha çok yer alacak.
• Hukuk büroları arasındaki birleşmeler artacak. Eğer kanunlar izin verirse hukuk büroları
danışmanlık ve mali yönetim/muhasebe firmaları ile birleşecekler.
• Avukat olmayan destek kadro sayısının büyük kısmı teknoloji sayesinde azalacak.
• Bürolarda daha az sayıda hissedar ortak ve avukat olacak. Hukuk ve teknoloji bilgisi
yüksek üstün nitelikli paralegal sayısı artacak. Teknolojik araçlara, bilgi yönetimine ve
proje yönetimine daha çok önem verilecek. Ofislerde avukat başına düşen metrekare
azalacak.
• İhtiyaç halinde çalışan ve tam zamanlı olmayan avukatlarla çalışma yaygınlaşacak. Proje
bazlı çalışan avukatlar, yüksek nitelikli avukatlar gibi farklı karakteristikteki çalışanları
yönetmek için gelişmiş bir İnsan Kaynakları Sistemi ve yetenek yönetimi gerekecek.

__________________________________________________________________________________________
Çalışan Kadro Yapısı: Avukatlar- Profesyoneller
• Daha az sayıda hissedar ortak ve hissedar ortak olma yolunda olan avukat. Daha çok
sayıda kıdemli avukat kadrosu olacak. Kadrolu avukat, paralegal’lar, patent vekilleri,
sözleşmeli çalışılan avukatlar ve diğer daha az geleneksel çalışan kadrosu müvekkillerin
ihtiyaçlarını karşılayacak. Yönetim kadrolarında hukukçu olmayan profesyonellerin
sayısı artacak.
• Bilgi Yönetiminden sorumlu ortak, proje yönetiminden sorumlu ortak, teknolojiden
sorumlu ortak gibi yeni tam zamanlı hukukçu pozisyonları olacak.
• Hukuk bürosu yönetimi avukatların hizmeti verme şekline daha çok dahil olacak. Hukuk
bürosu süreçlerini ve kârlılığı yöneten daha çok sayıda destek kadro olacak.
HUKUK HİZMETLERİ SUNUMUNUN ETKİNLİĞİ
• Hizmet sunma modelleri değişecek. Standartlaşmış hukuk hizmetlerini veren düşük
maliyetli alternatif ofisler, alternatif fiyatlandırma modellerinin etkinliğini artırmak için
geliştirilmiş veri yönetimi, özel nitelikli işlerde daha çok yarı zamanlı ve esnek çalışma
modelleri yer alacak.
• Geçmiş iş tecrübeleri ve maliyetlerimize ait daha çok veri elimizde olacak. Hukuk
bürosu bütçeleri daha iyi yönetilecek. Hukuk bürosu kadrosu müvekkil ihtiyaçlarını
karşılama açısından daha iyi oluşturulacak.
• Daha az sayıda hukuk asistanı daha çok sayıda avukatın işlerini görecek. Ofis
metrekaresi daha etkin kullanılacak. Etkinlik için teknolojiden daha fazla yararlanılacak.
• Hukukçu olmayan profesyoneller daha çok sayıda hukuk hizmetini etkin olarak
verecek.
HUKUK MESLEĞİ BİR İŞLETMEYE DAHA ÇOK BENZEYECEK
• Hukuk büroları bir işletmeye daha çok benzedikçe eski yöntemler ve meslektaşlık
duygusu azalacak fakat piyasa bu değişimi zorunlu kılacak.
• Departmanlardan oluşan anonim şirket modeli en azından büyük avukatlık büroları için
örnek alınacak model olacak.
• Hukuk bürosu yönetimi daha merkezi hale gelecek.
Kârlılık
• Hukuk hizmetlerinin ücretlerini azaltmaya yönelik baskı yüzünden maliyetler
düşürülecek.
• Büyüme hızı son 10 yılın da altına düşecek. Kârlılığı koruma ve ortak başına düşen
kârlılık korunmaya çalışılacak. Bu amaçla kararlar daha hızlı verilecek.

__________________________________________________________________________________________
2. AVUKATLIK ORTAKLIĞI- GENEL BİLGİLER
Giriş
Ülkemizde kurucu ortakların dışında diğer avukatların da stajyer avukatlıktan
başlayarak belli bir kıdeme eriştikten sonra hukuk bürosunda ortak olma modeli yeni
yaygınlaşmaya başlamıştır. Hukuk bürolarında avukatların da ortak yapılması genel olarak
uzmanlaşmış bilginin önemli olduğu profesyonel hizmetler sektöründe daha çok görülür.
Üretim yapan bir fabrikada sermayeyi ve üretim araçlarını elinde bulunduran ve hisse sahibi
işletmecinin başarılı çalışanlarını ortak etmesi nadir görülen bir durumdur. Bu tip işletmelerde
müşteriye sunulan hizmetin en önemli parçası o hizmeti doğrudan veren kişinin hizmet
ürününe katkısı değildir. Yüzlerce üretim sürecinden geçen bitmiş üründe tek bir çalışanın
katkısının değeri olmasına rağmen tek bir kişi bu ürün veya hizmetin sağlanmasında küçük bir
pay sahibidir. Tasarım şirketleri, yönetim danışmanlığı şirketleri mali denetim şirketlerinde ve
yurtdışındaki bir çok hukuk bürosunda ortaklık yönetim modeli uygulanır. Bunun sebebi ise bu
tip işletmelerde bilginin önemi, verilen hizmette uzman bilgisinin işletme sermayesinden daha
fazla paya sahip olmasıdır. Bu firmaların sahipleri kendi firmalarını büyütmek ve kendilerinden
bağımsız olarak firmalarının geleceğini güvence altına almak için başarılı profesyonelleri sıkı
bir değerlendirme sistemi sonucunda önce maaşlı ortak daha sonra da hissedar ortak yaparlar.

__________________________________________________________________________________________
Ortaklık yapısı bir hukuk bürosunda hissedarlar, avukatlar ve müvekkiller için en etkin
yönetim biçimidir. Avukatları motive eder, iyi avukatlar ortak olmak istedikleri için büroda
kalacaklarından müvekkiller için uzun dönemde en iyi hizmeti alacaklarının garantisi olur ve
hissedar avukatların iyi avukatlar ile daha fazla gelir elde etmesini güvence altına almış olur.
Müvekkiller açısından da ortak avukatların tüm sorumluluğu üzerlerine almaları avukatların
profesyonel olarak en yüksek kalitede iş üreteceklerinin teminatı sayılır. Bir hukuk bürosunun
başarısı anahtar önemdeki avukatların teknik bilgisine ve müvekkil ilişkileri yönetimine
bağlıdır. Hukuk bürosu gibi bilgi yoğun işletmelerde işletmenin en önemli varlıklarının
sahibinin kim olduğu belirsizdir. Eğer hissedar avukatlar büronun varlıklarına tam sahip
değillerse bu durumda bu varlıklara ortak sahip olan diğer avukatların çıkarlarının gözetilmesi
gerekir. Hissedar avukatların çıkarları, avukatların çıkarları ile uyumlu olduğunda hissedar
avukatların menfaatleri korunmuş olur. Bu durumda da hissedar avukatların ortaklık modeli
ile avukatlardan başarılı olanları ortak yapma kararı kişiye bağlı büro varlıklarını büro içinde
tutmaya yarar. Bilgi yoğun işletmelerde genel kanının aksine hissedar başına düşen değeri
artırmaktansa kurum (hukuk bürolarında kurum büronun kendisidir) değerini artırmaya
çalışmak daha doğru bir stratejidir.

__________________________________________________________________________________________
Müvekkil ilişkileri ve teknik uzmanlıktan oluşan anahtar önemdeki varlıklara sahip
avukatlar müvekkillere özel hizmet verebilmek için özerklik isterler. Hissedar ortakların hisse
değerlerini artırma hedefi müvekkil ve avukatları yabancılaştırabilir. Ortaklık yapısında
ortaklar kilit önemdeki yönetim kararlarında oy hakkına ve aralarından bazı ortaklara yönetim
görevi verme hakkına sahiptirler. Hukuk bürolarında genellikle kıdem sistemi avukatlara
uygulandığı gibi ortaklara da uygulanabilir. Çok kullanılan bir kıdem sistemi ise performans
kriterleri karşılandıktan sonra ortakların her yıl kıdem almasıdır. Bu kıdem sayesinde yeni ortak
olmuş avukatların hisse oranları artarken daha çok hissesi olan kurucu ortakların hissesi azalır.
Kurucu hissedar ortakların buna katlanmasının sebebi ise başka avukatları ortak yaparak
toplam gelirlerinin artma potansiyelini kullanmak istemeleridir. Ortaklık yapısına geçen hukuk
büroları bir şirkete benzemeye başlar. Yönetim yapıları resmileşir, mali kontrol ve insan
kaynakları yönetimi için idari birimler kurulur.
Ortaklık yapısında önemli yönetim prensipleri
Yönetim yetkisi kısıtlanmıştır
Genellikle ortaklık yapılarında en çok hissesi olan ortakların veya kurucu ortakların yönetimde
ağırlığı vardır. Ortak sayısı arttıkça ve hisse oranları yıllar içinde eşitlenmeye başlayınca eski
yönetim usüllerinin yerine ikna ederek ve uzlaşma yöntemi ile yönetim şekline geçilir. Yönetim
için seçilen ortaklar dönemsel olarak görev yaparlar ve dönemleri bittikten sonra başka
ortaklar görevlendirilirler. Yönetimin otoritesi resmi yönetim rollerinden ziyade ortaklığın
desteğini almalarına bağlıdır. Kendi çalışma gruplarını yönetme yetkisi sorumlu ortaklara
verilir. Ortaklar arasından seçilen yönetim organları ise büronun stratejisine karar verirler ve
büroyu tümden ilgilendiren finans, insan kaynakları, bilgi işlem ve diğer operasyonel işleri
yönetirler.

__________________________________________________________________________________________
Ortak Avukatlar mesleki gelişimleri ve hedefleri için yetki sahibidirler
Ortak düzeyine gelen avukatlar mesleki açıdan kendi gelişimleri için diledikleri kararları
verebilmelidirler. Hedefler büro genelinde ve tüm ortakların onayıyla verilmesine rağmen
hedeflerde ortak avukatların da onayı alınmalıdır.
Büro kısa dönemli kâr üretmek yerine uzun dönemli değer kazandıracak şekilde
yönetilmelidir
Ortak avukatların yönetim şekli tüm avukatların büronun bilgi birikimine katkıda bulunacak
şekilde çalışmasını sağlarsa büronun kurumsallaşması ve geleceğine yatırım yapması sağlanır.
Avukatlık Ortaklıklarındaki Genel eğilimler
Kurucu ortak olarak değil de bir avukat olarak büroda çalışmaya başlayıp ortak olan
avukatlar istisnai durumlar dışında ortak olarak kalırlar. Genellikle kurucu ortaklar büronun
finansal göstergeleri iyi durumda olduğu sürece aralarına yeni ortak kabul ederler. Bir büroda
uzun süre çalışıp ortak olmak istemeyen veya ortaklığa uygun görülmeyen avukatlar çok büyük
olasılıkla bürodan ayrılırlar. Üst kademelere doğru gidildikçe “ya yukarı ya dışarı” (kıdem
basamaklarında yükselmek veya bürodan ayrılmak) olarak da adlandırılan kural işlemeye
başlar. Hukuk bürolarının genel çalışma prensipleri ve avukatların beklentileri birlikte
düşünüldüğünde bu sistem her iki tarafın yararına işleyebilir. Uzun süre bir büroda çalışıp ortak
olamayan avukat kendi bürosunu kurarak veya başka bir büroya ortak olarak katılarak kendi
kariyer yolunu çizebilir.
Hukuk bürosu da kendi performans kriterlerine ve kültürüne uygun avukatları bünyesine ortak
olarak almış olur. Yine de “ya yukarı ya dışarı” sisteminin zorlukları ve maliyetleri vardır.

__________________________________________________________________________________________
Ortak olmasa da bir çok avukat yıllar içinde biriktirdikleri mesleki deneyimleriyle bürolara
faydalı olmaya devam edebilirler. Aşağıda bu sisteme ilişkin saptamalar listelenmiştir:
Hissedar ortak olmasa da yetenekli bir çok avukatın büro tarafından kaybedilme durumu:
Bürolar bu yetenekli avukatlarını bünyelerinde tutabilecek bir yol bulma ihtiyacını hisseder.
Müvekkillerin gitgide daha uzman avukatlarla çalışma isteği: Hissedar avukat olamasalar da
uzmanlaşmış avukatların büroların mali durumlarına katkıda bulundukları anlaşılmaya
başlanmıştır.
İş geliştirme ve tanıtımın giderek artan önemi: Rekabet arttıkça iş geliştirmede aktif rol
oynayan ortakların iş geliştirmeye az zaman ayıran ortaklara göre daha büyük katkıda
bulundukları görüldü.
“Ya yukarı ya dışarı” sistemi: Bu sistemin teknik uzmanlığa sahip ama iş geliştirme özelliği
olmayan çok sayıda avukatı hissedar avukat yaptığı anlaşıldı. Bu tip bir sistemin sonucu çok
sayıda hissedar avukatın az sayıda iş geliştirme yapan avukatın sağladığı gelir olanaklarını
kullanmasıdır.
Avukatların tercihi: Her avukat bir büroya ortak olarak mali yükümlülükleri taşımak
istemeyebilir: Bu tip durumlarda büro da bu avukatların teknik uzmanlığına değer veriyorsa bu
avukatların kariyerleri daha kolaylıkla değerlendirilebilir.
Hissedar ortak adedinin büro karlılık ve maliyetlerine etkisi: Hissedar ortak sayısı az olursa
ortak başına düşen kar düşmeyecektir. Bu durum gözönüne alındığında bürolar bir avukatı
ortak yapmadan önce dikkatli davranırlar. Ortak adayının gelir getirme kapasitesi ile büro
ortaklarının karının düşmesi arasında bir karşılaştırma yapılır. Eğer ortak avukat büronun
gelirini artıracak niteliklere sahipse olumlu karar verilir. Bazı durumlarda ortaklık statüsü
hissedar ortaklık ve gelir ortaklığı olarak kademelendirilir. Bu durumda gelir ortakları kardan
pay alırlar fakat hisseleri ve oy hakları yoktur.

__________________________________________________________________________________________
3. BİLGİ YÖNETİMİ ve MODERN HUKUK BİLGİ SİSTEMLERİ
Bilgi Yönetimi
Gelişmiş ülkelerde 1980’lerin sonlarına doğru işletmelerin çoğunun bilgi tabanlı
örgütlere dönüşeceği öngörüldü. Üretim odaklı işletmelere göre hizmet odaklı işletmelerin
artması (finansal hizmetler, hukuk hizmetleri, tasarım/mimarlık, yazılım, yayıncılık vb.)
genellikle beyaz yakalı çalışanlardan oluşan bu şirketlerde verimliliğin nasıl artırılacağı
sorusunun cevabının aranmasına sebep oldu. Öğrenen organizasyon, bilgi tabanlı
organizasyon veya ağ (network) modeline göre çalışan organizasyon kavramları üzerinde bu
dönemde daha çok araştırma yapıldı. Doğrudan üretim faaliyetinde bulunmayan ve
oluşturduğu hizmet, uzman insan gücüne bağlı işletmelerde hizmetin sürekliliği, geliştirilmesi
ve kullanımı için uzman bilgisinin sisteme aktarılması gereği doğdu. Bir bilginin veya belgenin
ne olduğunu, nasıl oluştuğunu ve neden kullanıldığını bilmek bu bilgiyi üretmek kadar önemli
hale geldi. Farklı bilgi kaynaklarının aralarında anlamlı bağlantılar kurmak, çapraz bağlantılarla
sadece bilgi yığını değil birbiriyle bağıntılı ve ilişkilendirilmiş verileri kullanabilmek önemli hale
geldi. Hukuk büroları da bilgi üreten işletmeler olarak düşünüldüğünde avukatlar açısından
Bilgi Yönetiminin önemi daha açık ortaya çıkar.
Bilgi Yönetimi ile Hukuk Bürosunda amaçlananlar
• Avukatlar müvekkillere hizmet üretirken gerekli olan hukuki kaynakların zamanında,
doğru, kolay anlaşılır, güncel, aralarında bağlantıları kurulmuş olarak avukatlara temini,
• Avukatların eğitim ihtiyaçları veya uzmanlıklarını artırmak için ihtiyaç duyacakları bilgi
kaynaklarını düzenleyecek, güncelleyecek, kategorize edecek, geliştirecek ve
ihtiyaçlara göre tekrar elden geçirip düzenleyecek sürekli çalışan bir yapı kurulması
• Uzmanlık bilgisinin tüm sisteme daha hızlı yayılabilmesi
Hukuk Büroları Bilgi Yönetiminde Modern Hukuk Bilgi Sistemlerinden nasıl faydalanır?
Avukatların yaptığı temel işlerin başında bilgi yönetimi ve üretimi gelir. Bilgi
Yönetiminde amaç standart dokümanlar yaratıp bunları farklı hukuki olaylar için çok az
değiştirip uyarlamak değil farklı hukuki olaylarda iyi düzenlenmiş bilgi kaynaklarından
yararlanarak doğru bilgiyi istenilen hukuki amaç için kullanabilecek sistemi oluşturmaktır.

__________________________________________________________________________________________
Avukatlar özellikle bir davaya hazırlık yaparlarken iş yükleri yüzünden sık kullandıkları
benzer dilekçeleri, yazı örneklerini veya sözleşmeleri az değişikliklerle kullanmaktadırlar. Yeni
belge üretmenin zaman maliyeti yüksektir. Fakat her hukuki olay bir diğerinden farklı
olduğundan benzer belgeler ancak ciddi bir uyarlama ve yeni bir dava stratejisinin
oluşturulmasıyla kullanılabilir.
Zaman baskısı nedeni ile kısa sürede hukuki belge üretmenin bedeli çoğunlukla
avukatların savlarını güçlendirecek görüş, karşı görüş ve dava stratejilerini ayrıntılandırmaya
ve strateji oluşturmaya zaman ayıramamaları olmaktadır. Bu durumun sebeplerinden birisi de
mevcut Yargıtay kararları, referans kitaplar ve mevzuat araştırmalarının ve eski/yeni kararların
karşılaştırmalı metinlerinin kolay erişilebilir, anlaşılabilir ve ulaşılabilir olarak bilgisayar veya
akıllı cihaz,telefonlarında bulunmasında ve kullanılmasındaki güçlük ve zorluklardır. Modern
Hukuk bilgi sistemleri avukatların bu zahmetli işlerini kolaylaştıran en önemli araçlardandır.
Çoğu hukuk bürosunda hukuki kaynaklar için 2 temel yöntem ve bir de yardımcı araç
olarak internet kullanılmaktadır. Birinci yöntem yeni yayınlarla güncellenmeye çalışılan bir
kütüphanedir. Çok sayıda kaynağa aynı anda erişerek hukuki belge üretmeye çalışan avukat
sadece kütüphanedeki ciltler dolusu kitap, dergi ve resmi gazetelerden bir ölçüde
yararlanabilmektedir. Fiziksel hacimleri nedeniyle yararlanılabilecek kaynaklar sınırlı
olmaktadır. İkinci yöntem ise statik bilgi sistemlerinden kanun, içtihat ve mevzuatlara
erişmektir. Bu yöntemle çok sayıda hukuki kaynağa erişme problemi çözülür ama aşağıda
açıklayacağımız gibi görüş, karşı görüş ve strateji oluştururken avukata yardımcı olabilecek
diğer yardımcı unsurlardan yoksun olduğundan bu yöntem de eksik kalır.
Arama özelliğinin gelişmiş olması, eski ve yeni mevzuat hükümlerini aynı ekran
üzerinden karşılaştırmalı görmek imkanı, mevzuatın tüm geçirdiği değişikliklerin tümüne ilişkin
bilgileri ve kronolojisini görebilmek, mevzuat, içtihat ve doktrin kaynakları gibi belgeler
arasındaki ilişkileri gösteren bağlantılarla, birbiriyle alakalı belgelere hızlı bir biçimde
erişebilmek, madde ayrımında ilgili kanun maddesinde meydana gelen değişiklikleri
görebilmek avukata yeni bir hukuki belge üretirken büyük kolaylık sağlar. Avukatın özellikle
kendi savını güçlendirecek Yargıtay kararını araştırırken karşı tarafın da kendi savı için ortaya
koyabileceği kararı araştırmaları ve buna uygun strateji geliştirmeleri çok güçlü bir dava
argümanı oluşturmalarını sağlar. Tüm bunları yapabilmek istenilen amaca uygun ilgili
kararlara kolaylıkla ve birbirleriyle bağlantılı olarak ulaşabilmekle mümkün olur. Doğru, tutarlı,
amaca uygun ve gerektiği kadar Yargıtay kararlarıyla güçlendirilmiş bir hukuki görüş
avukatların ve hukuk bürolarının hizmet kalitesini artırır. Günlük alışkanlıklar nedeniyle
farkında olmaksızın harcanan fazladan zamanın tasarruf edilmesiyle, hem işin esasına ayrılan
zamanın artması hem de esasa girmeden önce mevzuatın ve içtihatın durumunun
saptanmasına harcanan eforun azalması sayesinde hizmet kalitesinin artması bir hukuk
bürosuna kısa zamanda hukuki belge üretebilmekten daha fazla yarar getirir.

__________________________________________________________________________________________
Örnek Dava Yönetim/Hukuki Görüş Sürecinde hukuki bilgi üretirken dikkat edilecek
hususlara dair prosedür
Modern hukuk bilgi sistemi kullanan bürolar her hukuki olay için farklılaştırılmış bir
hukuki belgeyi hızlı ve doğru üretebileceği için ayrıca hukuki belge üretme sürecini de
standartlaştırma imkanına kavuşur. Böylece kaliteli hukuki hizmet üretme sürecini de
güvenceye almış olur. Aşağıda dava sürecinde ve hukuki görüş hazırlarken bilgi yönetimi
açısından dikkat edilecek kritik hususlar bir prosedüre benzer şekilde listelenmiştir. Her
çalışmada bu prosedürdeki hususlara dikkat eden hukuk bürosu hizmet kalitesini artıracaktır.
1. Davalara hazırlanırken, hukuki görüş sunarken veya bir sözleşme hazırlarken
önce konuya ilişkin mevzuat, kanun saptanır.
2. Konuya ilişkin güncel emsal Yargıtay karar taraması yapılır. Kanun şerhlerinden;
kitap atıflarından; Yargıtay Kararları Dergisi ve Danıştay Kararları Dergileri ve
kitaplarından konuya ilişkin mahkeme kararları aranır.
3. İlgili mahkeme kararlarından sözkonusu mevzuatın nasıl yorumlandığı
araştırılır.
4 Gerekirse konuya ilişkin varsa makale ve bilimsel çalışmaları bulunur.
5. Üzerinde çalışılan konu ile ilgili olarak Hukuk Bürosu’nda daha önce aynı
konuda üretilmiş çalışmalar incelenir.
6. Gerek dava gerekse cevap dilekçelerinde ileri sürülen iddia ve savunma savları
yazılı deliller, ilgili kanun ve mevzuat hükümleri ve Yargıtay ve/veya Danıştay
içtihatları, emsal yerel mahkeme kararları ve bilirkişi raporları ile desteklenir,
tüm delil ve dayanaklar dilekçeye sıra numarası altında eklenir.
7. Üretilen hukuki çalışma belirtilen kayıt yöntemi ve isimlendirme esasları
çerçevesinde isimlendirilir ve Bürodaki sisteme kayıt edilir.
8. Avukat, “Hukuki Görüş” verdiği durumlarda önce ilgili mevzuatı kısaca
belirtmeli, mevzuatın ilgili bölümlerini kısaca özetlemeli ve eğer söz konusu
mevzuatta muğlak ve belirsiz noktalar var ise bunları da muhataba çekinceli
olarak bildirmelidir. Ancak, bu kısa özet ve açıklamalardan sonra, gerektiğinde
ilgili karşı görüşlere de yer verilerek yapılan değerlendirme ve yorum
açıklanmalıdır.

__________________________________________________________________________________________
4. BÜRONUZUN İŞLERİNİ GELİŞTİRMEK İÇİN “LEGAL DIRECTORY” başvuruları
LEGAL DIRECTORY nedir?
Türkiye’de Hukuk Bürolarının dönem içinde yaptıkları çalışmaları tanıtmalarının önünde
birçok engel var. Hangi müvekkile ne tip hukuk hizmeti verildiği ve bu hizmetin müvekkile
hangi faydaları sağladığı bilgisine bürolar mevcut düzenlemelere göre web sitelerinde veya
tanıtım dokümanlarında yer veremiyorlar. İş hacmini ve gelirini artırmak isteyen bürolarımızın
yaptıkları işleri tanıtmaları için yine de bazı fırsatlar var. Bunlardan en önemlilerinden birisi de
özellikle yurtdışından Türkiye’de hukuk hizmeti almak isteyen müvekkillerin sıkça kullandığı
“online legal directory and ranking web sites”. (internet’de hukuk bürolarını listeleyen ve
sıralayan web siteleri) Bu web siteleri büroların ülkelerine göre ayrımını yaptıktan sonra temel
sektör ve hukuk alanlarında büroları derecelendiriyor ve listeliyor. Makalemizde bu web
sitelerini kısaca “directory” olarak adlandıracağız.
Legal Directory’lere temel olarak ne sunuluyor?
Her hukuk bürosu müvekkillerine çeşitli hukuki hizmetler veriyor. Bu müvekkilerin içinde gerek
ve tüzel kişiler de oluyor. İş dünyasına yönelik hukuki çözüm arayışında olan işletmeler kendi
ülkeleri dışında başka bir ülkede hukuki hizmet almak istediklerinde genellikle işletme
yönetimine yakın danışmanlık veya uyuşmazlık çözümleri sunan büroları arıyorlar. Ticaret ve
Şirketler Hukuku, Rekabet Hukuku, İş hukuku, Enerji sektörü, Bilgi İşlem ve Telekomünikasyon
sektörü, Fikri Mülkiyet Hakları, Proje Finansmanı, Gayrimenkul sektörü, Vergi gibi alanlarda
danışmanlık ve ticari uyuşmazlık çözümleri genellikle directory’lere sunulabilecek konuları
oluşturuyor.
Türkiye’deki bürolara faydaları nelerdir?
Bir ülkeyi ve hukuk sektörünü ve ülkede faaliyet gösteren büroları, yurtdışında olduğu için iyi
tanımayan bir yabancı müvekkil adayı sıklıkla bu web sitelerine başvurup ihtiyacı olduğu
alanda hizmet veren büroları daha kolay seçebiliyor. Web sitelerine ihtiyacı olmadan da kendi
network’ü ve o ülkeyi tanıyan avukat veya şirketlere sorarak da bu bilgiyi edinebilecek olan
müvekkil adayı bilmediği bir bölge ve hukuk dünyası olduğunda, tarafsız olduğuna ve ayrıntılı
bir araştırma sonucunda sonuçları raporladığına inandıkları directory’lere başvuruyor. İş
hacmini geliştirmek isteyen, yabancı gerçek ve tüzel kişilere hizmet verme yeteneği olan
bürolar için bu directory’ler bir fırsat yaratıyor. Ayrıca Türkiye’de iş yapan müvekkillerine büro
öneren yabancı hukuk büroları yatırım danışmanlık şirketleri de directory’lerde yer alan
büroları müvekkillerine tavsiye edebiliyorlar.

__________________________________________________________________________________________
Eskiden yerel büyük büroları ve uluslararası büroları derecelendirmelerde kayırdığı iddia
edilen bu tip directory’ler artık yerel çalışan daha küçük ölçekli büroları da hakkıyla
değerlendirmeye başladılar. Bu açıdan baştan zaten sıralamaya giremeyiz diye düşünmeden
başvuru sürecine girmek faydalı.
Ne tip hukuki işler directory’lere gönderiliyor?
Directory’lerin hemen hepsinde tamamlanmış ve proje tarzı işler değerlendiriliyor. Projeler
başlangıcı ve bitişi belli olan ve bir kerede yapılan hukuk işleri olarak tanımlanabilir. Örneğin
bir şirket satın alma işinde alıcı tarafa hedef şirketle ilgili hukuki inceleme yapıp hukuki görüş
verdiyseniz ya da bir altyapı projesinde yatırımcının proje finansmanı için finansal kurumlarla
yaptığı görüşmelerde kredi sözleşmelerine yorum yapıp müvekkilinizle birlikte müzakerelere
katıldıysanız, gayrimenkul yatırımı yapan bir yatırımcıya alım ve yapım aşamasında hukuki
destek verdiyseniz ya da bir müvekkilinizin patentini aldığı ürününün izinsiz taklit edildiği
durumda müvekkiliniz adına bu durumu yargıya taşıyıp davasını takip ettiğinizde tüm bunları
directory’lere iletebiliyorsunuz. Bu tip işler proje olarak niteleniyor. Bir müvekkile sürekli
verilen çok sayıda hukuki alanı kapsayan genel hukuki danışmanlık hizmeti ise proje olarak
tanımlanamayacağı, süregelen bir hukuk hizmetine ait olduğu için directory’lere bu tip hukuki
hizmetlere dair bilgi sunulmuyor.
Akla gelen ilk sorular bahsedilen bu directory’ler neler, hangi tip hukuki işler sonucunda
bürolar derecelendirilip listeleniyor ve başvuru için neler yapılmalı? Bu yazımızda tüm bu
sorulara yanıt vereceğiz. Başvuruların İngilizce hazırlanıp gönderilmesi gerekiyor. Bu konuda
özet proje bilgilerini İngilizce olarak hazırlamak gerekli.
Öncelikle çok sayıda directory olduğunu ve yurtdışında ayrı bir sektör olarak geliştiğini
belirtmek lazım. Çok sayıda olmasına rağmen diğerlerine göre öne çıkan ve daha çok
başvurulan 3 directory var. Bunlar Chambers & Partners, Legal 500, ve IFLR 1000. Bu
directory’lere bir hukuk bürosunun başvurusu ve değerlendirme süreci ücretsiz. Yazımızda 3
adet directory için nasıl başvuru yapılıyor ve başvuru sürecinde dikkat edileceklere dair bilgi
vereceğiz.
Chambers & Partners – Genel Bilgi
Web sitesine www.chambersandpartners.com adresinden Türkiye kısmına ise web sitesinde
“Europe” bölümündeki ülkelerden “Turkey” seçerek ulaşabilirsiniz. Türkiye’deki hukuk
büroları aşağıdaki alanlarda yaptıkları projelere dair tamamlanmış hukuk işlerini
gönderebilirler.
1. Banka ve Finans
2. Sermaye Piyasaları
3. Rekabet
4. Şirketler Hukuku/Şirket satınalma ve birleşmeleri
5. Uyuşmazlık
6. İş Hukuku
7. Fikri Mülkiyet Hakları
8. Altyapı Projeleri ve Enerji

__________________________________________________________________________________________
9. Gayrimenkul
10. Teknoloji Medya ve Telekomünikasyon (TMT)
Chambers & Partners (kısaca Chambers) bu alanlardaki büroları Band1, Band2, Band3
derecelerine ayırıp sıralıyor. Band1’deki bürolar diğer bürolara göre nispeten daha büyük
boyutlu ve karmaşık işleri yapan konularında daha deneyimli bürolar olarak belirtiliyor.
Yurtdışındaki iş dünyası açısından da üst bantta olan bürolar ilgili hukuk alanında görece
önemli ve büyük işleri yapan uzman büro olarak değerlendiriliyor. Bu alanlarda Chambers &
Partners’ın derecelendirdiği hukuk işlerinin bir kısmını aşağıda bulabilirsiniz.
1. Banka ve Finans
Petrol depolama yatırımından dolayı iki bankaya borcu olan bir şirketin borçlarının
yenilenmesi hususunda bankalara hukuki danışmanlık verilmesi
Gayrimenkul yatırmı yapan bir şirketin halka arzında hukuki danışmanlık verilmesi
3. Rekabet
Bir otomotiv üreticisinin satış/dağıtım anlaşması yaptığı bir firma ile imzaladığı anlaşmanın
Rekabet Kurumu tarafından bireysel istisna sayılması için yaptığı başvurusunda hukuki
danışmanlık verilmesi
4. Şirketler Hukuk/Şirket Satınalma ve Birleşmeleri
Elektrik ekipmanları üreten bir şirketin hisselerinin çoğunluğunun uluslararası bir
elektrik/elektronik şirketine satışı
5. Uyuşmazlık
Uyuşmazlıktan ötürü ICC tahkimine giden Marmaray Projesinde T.C. Ulaştırma, Denizcilik ve
Haberleşme Bakanlığının temsil edilmesi
6. İş Hukuku
Toplu işten çıkarma vb. durumlarda açılan davalara karşı müvekkillerin temsil edilmesi
İlaç şirketlerinin patent davaları, TMT sektöründeki şirketlerin fikri mülkiyet hakkı davalarının
görülmesi
8. Altyapı Projeleri ve Enerji
Uluslararası bir petrol ve doğalgaz şirketine elektrik enejisi satış anlaşmasında hukuki
danışmanlık verilmesi
9. Gayrimenkul
Uluslararası bir havacılık şirketinin merkez ofis binasının kiralama anlaşmasının yapılması ve
öncesinde ilgili devlet kurumlarından izin alınma sürecinin yürütülmesi

__________________________________________________________________________________________
10. Teknoloji Medya ve Telekomünükasyon (TMT)
Türkiye’deki yerel bir kanalın yayın yapma lisansının uluslararası bir televizyon kanalı
tarafından satın alınması sürecinde hukuki danışmanlık verilmesi
Chambers & Partners – Başvurular
Başvuru tarihleri 2016 yılı için henüz açıklanmamış olsa da genellikle çoğu hukuk alanı için son
başvuru tarihi Şubat ayının son haftası oluyor. Bu durumda son 1 yıl içinde tamamlanmış veya
devam eden işler değerlendirmeye alındığından son 1 yılın hukuk işlerinin başvurusu
yapılabiliyor. Sonuçlar ise genellikle Nisan ayının son haftasında duyuruluyor.
Öncelikle başvuru formunun doldurulması gerekiyor. Chambers & Partners’ın kendilerinin
açıkladığı üzere başarılı bir başvuru için sihirli bir formül yok. Bürolar yaptıkları işlere dair
istenilen bilgileri açık ve tam olarak değerlendirmeyi yapan Chambers’a aktarıyorlar.
İncelemek ve daha sonrasından doldurmak için form örneğine
http://www.chambersandpartners.com/submissions linkinden erişebilirsiniz. Formda
öncelikle büroya dair genel bilgiler, başvuru sürecinde Chambers ile irtibatta olacak kontak
kişiler, başvuruda bulunulan hukuk alanında kaç avukat ve ortak avukat çalıştığı, başvuru
gönderilen hukuk alanında büronun uzmanlığını gösteren kısa bir tanıtım yazısı,
yayımlanmasında sakınca olmayan izni alınmış müvekkil listesi gibi ayrıntılar yer alıyor.
Başvuru formunda bahsedilen hukuk işlerinde öncelikle işin gizli olup olmadığı, müvekkilin adı,
yapılan işin özeti, bu işte büronun ve ilgili hukuk alanında çalışmış departmanın yaptığı işlerin
kısa anlatımı, yapılan hukuk işinin neden önemli olduğunun açıklanması kısa bir paragrafta
anlatılıyor. Hukuki işin parasal değeri, sınırlar ötesi bir iş olup olmadığı, bu işi yöneten büro
ortağının adı, projede çalışan diğer avukatların adı, hukuki işte çalışan diğer şirket ve bürolar,
işin tamamlanma tarihi veya devam ediyorsa durumu belirtiliyor.
Başvuru formunda ise başvuruda bulununla her hukuk alanında en fazla 15 proje sunulabiliyor.
Hukuk bürosunun müvekkilleri arasından müvekkiller için referans olabilecek bir hukuk alanı
için en fazla 10 adet referee (hakem) olarak tanımlanan müvekkillerin erişim bilgilerini,
müvekkil şirketlerinin sektörünü ve büro ile hangi hukuk alanında çalıştığını ayrı bir Excel
dokümanında bildirmek gerekiyor.
Chambers başvuruları sürecinde hakem müvekkillere e-mail ile ulaşıp hizmet aldıkları büronun
hizmetinin kalitesini değerlendirmesini istiyorlar. Büroları derecelendirirken müvekkillerden
alınan bilgiler, diğer büroların sundukları projelerle başvuruda bulunan büronun projelerinin
karşılaştırılması birlikte dikkate alınıyor.

__________________________________________________________________________________________
Başvuru formlarının tamamlandıktan sonra Chambers web sitesinde sistemlerine “upload”
edilmesi gerekiyor. Önceden alınan kullanıcı adı ve şifre ile aşağıdaki linkten sisteme girilip
başvuru dokümanı kolaylıka yüklenebiliyor.
http://myaccount.chambersandpartners.com/log-in
Legal 500 – Genel Bilgi
Web sitesine www.legal500.com adresinden Türkiye kısmına ise web sitesinde ülkelerden
“Turkey” seçerek ulaşabilirsiniz. Türkiye’deki hukuk büroları aşağıdaki alanlarda yaptıkları
projelere dair tamamlanmış hukuk işlerini gönderebilirler.
1. Banka &Finans ve Sermaye Piyasaları
2. Rekabet
3. Şirketler Hukuku/Şirket Satınalma ve Birleşmeleri
4. Uyuşmazlık
5. İş Hukuku
6. Enerji
7. Bilgi İşlem ve Telekom
9. Medya ve Eğlence sektörü
10. Proje Finansmanı ve Projeler
11. Gayrimenkul ve İnşaat
12. Vergi hukuku
13. Ulaşım
Bu alanlarda yapılan örnek işler Chambers’daki gibidir. Büroların hemen hepsi dönem içindeki
aynı projelerin bilgilerini bu directory’lere gönderirler. Bu sebeple genellikle aynı projeler bu
3 directory tarafından değerlendirilir. Legal 500, büroları genellikle 4 bantta değerlendirir.
Büroların yanısıra öne çıkan büro avukatlarına da ayrıca yer verir.
Legal 500 – Başvurular
İlk defa başvuruda bulunan bürolar 1 yıl önceden tamamlanan eski projelerin bilgilerini de
sunabiliyorlar. Legal 500 için başvurulan her hukuk alanında 5 proje sunulabiliyor. Diğer
başvuru detayları Chambers ile hemen hemen aynıdır.
Legal 500 ayrıca başvuruyu yapan hukuk büroları ile başvurularındaki projelere dair bir
telekonferans görüşmesi yapıyor. Bu göüşmenin tarihleri Legal 500 araştırmacıları tarafından
bürolara bildiriliyor.

__________________________________________________________________________________________
IFLR1000 – Genel Bilgi
International Financial Law Review ya da kısaca IFLR her ülkenin önde gelen hukuk bürosunu
IFLR1000 web sitesinde yayımlıyor. www.iflr1000.com. Türkiye’deki büroları görebilmek için
http://www.iflr1000.com/Jurisdiction/Turkey/Rankings/201#rankings linki incelenebilir.
Türkiye’deki hukuk büroları aşağıdaki alanlarda yaptıkları projelere dair tamamlanmış hukuk
işlerini gönderebilirler.
1. Banka & Finans
3. Rekabet
4. Şirketler Hukuku/ Şirket Satınalma ve Birleşmeleri
5. Enerji ve Altyapı
IFLR büroları Tier1 (1.sıra) , Tier 2 ve Tier 3 olarak derecelendiriyor. İlk 3 tier’a girmeyen
büroları da Other Notable (diğer dikkati çeken bürolar) kategorisine alıyor. Chambers ve Legal
500’dan ayrı olarak IFLR bahsi geçen hukuki alanlarda yapılan başvurularda yenilikçi hukuki
yaklaşımın da olmasına önem veriyor.
Başvurular genellikle Şubat-Nisan arasında yapılıyor Ekim ayının başlarında da sonuçlar
açıklanıyor Yine son 1 yıldaki projeler değerlendirmeye alınıyor. Başvurularda Legal500 ve
Chambers’da olduğu gibi bir referee list hazırlanıp gönderiliyor.
Sonuç
Yukarıda gösterildiği gibi 3 directory başvuru süreci birbirine benziyor. Hemen hemen aynı
konulardaki proje bilgileri hazırlanıp farklı dönemlerde gönderilebiliyor. Ek’te gösterilen form
örneğini her önemli proje sonunda doldurmak sonrasında bu bilgilerin daha hızlı
gönderilebilmesini sağlıyor. Başvuru sürecini yürütmek ve İngilizce başvuru formlarını
hazırlamak, telekonferansları yapmak için büro içinde İngilizcesi iyi olan avukatlardan veya
büro dışından bu konuda yardımcı olabilecek profesyonellerden destek alınması faydalı
olacaktır.

__________________________________________________________________________________________
5. DOSYALAMA SİSTEMİ
Hukuk büroları sürekli olarak kağıt ortamında oluşturulan veya elektronik ortamda tutulan
dosyalarla çalışır. Müvekkil dosyalarının organize edilmesi, bu dosyaların kullanımda iken
nerede olduğunun tespiti ve dosyalanması her zaman belirlenen büro standartlarına göre
yapılmalıdır. Müvekkil dosyaları kaybolursa sonuçları büro ve müvekkil için çok ağır olabilir.
Bilginin kolayca bulunabilir ve kullanılabilir şekilde dosyalanması gerekir. Dosya tutma
sorumluluğu esas olarak avukatlarda olmasına rağmen özellikle sekreterler ve iş takip
çalışanları da dosyalamadan sorumludurlar. Bir çok büroda artık elektronik dosyalama
sistemine geçilmiştir. Bununla birlikte kağıt ortamında kullanılan dosyalar da arşivde
tutulmaktadır.
Dosyalama hukuk bürosu genel işleyişinin önmeli kısımlarından biridir. Bununla birlikte genel
işleyişte standartların belirlenmesi de özelikle temel iş faaliyetleri olarak tanımlanan
faaliyetlerin belirlenmiş büro kurallarına uygun yapılmasını ve müvekkillere taahhüt edilen
kalitenin güvence altına alınmasını sağlar.
Dosya Yönetimine Giriş
Yürütülen işlerin ne kadar özen ile yürütüldüğü ve başarıyla sonuçlanıp
sonuçlanmayacağı tutulan dosyalardan anlaşılabilir. Bir büro tarafından yürütülen çoğu hukuki
işin sonucu toplanan bilgilere, yazışmalara, notlara, konu özetlerine ve tüm bu bilgilerin
dosyayı eline alan bir kişinin başka birisinin anlatmasına gerek kalmadan dosyayı anlatmasına
bağlıdır. Dosyadaki bilgiler organize edilmediği sürece kullanıcı için çok anlamlı değildir. Küçük
boyutlu bir hukuki proje bile olsa dosyalama önemli bir iştir. Aşağıda iyi bir dosya sisteminin
özelliklerini bulabilirsiniz.
Tam olma: Elektronik ve kağıt ortamındaki dosyalar tamdır ve projeye dair tüm bilgiyi içerirler.
Bilgiler doğru ve güvenilir tutulur. Bir dosyanın kopyaları veya versiyonları varsa hangi
nüshanın orjinal veya onaylı olduğu belirtilir.
Dosya tutma süresi: Elektronik ortamdaki bilgiler elektronik arşivleme yöntemiyle süresiz
olarak tutulabilirler. Kağıt ortamındaki dosyalar ise en az 3 yıl süre ile tutulurlar. Çoğu büro bu
süreden daha uzun bir süre (5-7 yıl) dosyaları saklarlar.
Kullanım Kolaylığı: Dosya yapısı ve dosyalara erişim için kullanılan arşiv sistemleri gibi yardımcı
araçlar dosyalara kolay ve çabuk erişilmesini sağlar.
Güvenlik: Yetkilendirilmiş avukat ve idari görevliler dosyalara erişebilirler. Dosya hareketleri
kaydedilir.
Öğrenme Kolaylığı: Dosya sistemi kolayca öğrenilebilecek bir yapıdadır.
Uyarlanabilme: Dosya sistemi yapısal ve işlevsel değişikliklere uyarlanabilir.

__________________________________________________________________________________________
Eğer aşağıdaki sorunlar varsa dosya sistemi iyi işlemiyor demektir:
Elektronik ve kağıt dosyalar kayboluyor ve bulunamıyor.
Dosyalar düzensiz
Ofis çalışanları dosyalama sistemini çok iyi bilmiyor.
Avukatlar dosya sistemine çok güvenmiyorlar ve kendi dosyalarını tutuyorlar ya da
büro dosyalarını kendi odalarında tutuyorlar.
Dosya ve bilgileri bulmak için çok zaman harcanıyor.
Düşük kalitede dosyalama sistemi yüzünden müvekkillere düşük kalitede hukuk
hizmeti veriliyor.
Dosyalama Yöntem ve Teknikleri
Dosyalama yöntemleri her hukuk bürosunun ihtiyacına göre değişir. Büroda çalışan
avukat sayısı, takip edilen projelerin adedi, dosyalama için bilgisayar sistemi olup olmadığı,
projelerde ne kadar süre ile çalışıldığı, ayda ne kadar proje kapatıldığı ve arşivlendiği, tipik bir
projenin bilgi üretme açısından boyut ve büyüklüğü, dosyaların tutulacağı yerin uygunluğu,
bölümler ve avukatların kendi dosyalarını tutup tutmadığı gibi faktörler dosyalama sistemini
belirler.
Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın her proje/iş (dava, danışmanlık hizmeti,vb.)
dosyası bir diğerinden ayrı tutulur. Bir müvekkilin birden fazla projesi olsa bile her projeye ayrı
bir numara verilir. Bu şekilde bir sistem kullanılmazsa dosyaların ve dokümanların birbirine
karışma ihtimali vardır.
Projeler eğer karışırsa bunun etkileri büronun diğer sistemlerinde de görülür. Çıkar
çatışması kontrolü, davaların ayrı ayrı takibi ve faturalamanın ayrı projeler için
oluşturulmasında sorunlar çıkar. Davalar için takip süreleri karışır. Bu yüzden dosya
numaralamasını tüm bu olumsuzluklar olmayacak şekilde düzenlemek önemlidir.
Dosya Numaralama Yöntemleri
Dosyalar numaralandırılırken genellikle sayısal veya sayısal ve alfabetik karakterler
verilir. Örneğin bir proje 350555 ile numaralandırılırken bir sonra açılan proje (hangi hukuk
alanı veya müvekkil ile ilgili olursa olsun) 350556 ile numaralandırılır. Başka bir
numaralandırma sisteminde dosyalar hukuk alanına göre kendi içlerinde numaralandırılır.
Örneğin bir dava işi görülecekse numaralama sistemi DAVA-0001 olabilir.
Müvekkiller için de kodlama yapılması istendiğinde bu durumda her müvekkile bir
müvekkil numarası verilir. Örneğin ABC şirketinin müvekkil numarası 55 olsun. Bu durumda
DAVA55-0001 bu müvekkilin bir davası olabilir. Bu sistemi bir de yıl için geliştirirsek 2014’de
açılan bir dosya için ABC-DAVA55-2014-0001 numaralandırması kullanılabilir.

__________________________________________________________________________________________
Başka bir sistemde ise sayı aralıkları belli tip işler için kullanılır. Örneğin 0000-9999 arası
işler vergi için, 10.000-19.999 arası miras işleri için kullanılabilir. Dosya numaralama sistemi
karmaşıklaştıkça hata yapma ihtimali artar. Kısa numaralar daha kolay hatırlanır. En kolay
yöntem her projeye ardaşık numaralar vermektir. Bu durumun da sakıncası sadece numaradan
oluşan bir kodun müvekkil, proje veya işin başka unsuru ile çağrışım yapmayacağı için bu
numaraları saklayan bir sisteme bakmadan numaranın hangi dosyaya ilişkin olduğunu
hatırlamanın zor olmasıdır.
Dosya Açma Formu
Büroya yeni kazandırılan bir müvekkilin veya mevcut bir müvekkilin yeni işine
başlandığında hemen bir dosya açılır. Dosya açma sürecinin standart bir işlem olması,
işle/projeyle ilgili bazı bilgilerin önden bilinmesi ve sisteme girişinin yapılması gerekir. Dosya
veya proje açma formu olarak da adlandırılan bir form elektronik veya kağıt ortamında
oluşturulur. Yeni iş/proje formu; potansiyel çıkar çatışmalarının sorgulanabilmesi, işe/projeye
yeni bir numara ve projeye avukatlardan oluşan proje takımının atanması, takip edilecek
projenin hangi hukuk alanına girdiği, müvekkille yapılan fiyatlandırmanın koşulları, zaman
girdileri sistemine belirlenen proje kodu ile avukatların işlerinin süreleri ile birlikte
girilebilmesi, müvekkilin büroya hangi referansla geldiğinin belirlenmesi amacıyla da
kullanılabilir. Genellikle projeler için form oluşturulduktan sonra onaylanması amacıyla
çalışma grubunun başındaki ortaklara veya yönetici ortaklara bu bilgi gönderilir.

__________________________________________________________________________________________
Aşağıda örnek bir iş açma/dosya açma formu (yeni iş/proje talep formu) gösterilmiştir.
Yeni Dosya
1. İş/Proje Numarası
2. İş/Projenin açıldığı tarih
3. Müvekkil Bilgileri 3.1 Müvekkil Adı
3.2 Müvekkil Adresi
3.3 Müvekkilin Kontak Kişisi
3.4 Müvekkilin sektörü
4.Karşı Taraf Bilgileri (eğer dava
işi ise karşı taraf bilgileri
4.1 Karşı Taraf Adı
4.2 Karşı Taraf Adresi
5. Referans Bilgileri 5.1 Referans veren kişi/kurum adı
5.2 Müvekkilin büro’yu bulduğu kaynak (web sitesi,
sıralama yapan uluslararası yayınlar,vb.)
6. Çalışma alanı (İş büroda hangi
çalışma alanına giriyor?)
6.1 Enerji
6.2 Proje Finansmanı
6.3 Genel Şirketler Hukuku
6.4 Gayrimenkul grubu
6.5 Şirket Satınalma ve birleşmeleri
6.6 Uyuşmazlık ve tahkim grubu
7. Hukuk alanı 7.1 Çevre Hukuku
8. Alt hukuk alanı 8.1 Karbon ticareti
9. Proje Takımı Avukat 1; Avukat 2 ; Avukat 3; Ortak-1
10. Finansal Koşullar. 100 saatlik çalışmaya kadar 20.000 TL. 100 saat üzerindeki
çalışmalar 150 TL saatlik ücret üzerinden faturalanacak
11. Hizmet sözleşmesi
tarihi
Müvekkille yapılan proje kapsamı ve fiyatı anlaşması imza
tarihi
12. Çıkar Çatışması Sonucu Olumlu. Çıkar çatışması yok.
13. Proje bilgileri büronun
tanıtım dokümanlarında
müvekkil iznine bağlı olarak
kullanılabilir mi?
Evet
Tablo: Yeni İş için form
Dosyalama için genel kuralların açıkladığı örnek bir sistem
Bir hukuk bürosunda dosyalama için genel bir sistem oluşturulması her müvekkil işi
için dosyaların aynı standartta tutulmasını sağlar ve dosyaların gerektiğinde arşivden
bulunmasını kolaylaştırır. Aşağıda böyle bir sistemin genel kuralları açıklanmıştır.
1. Dosyalama Kurallarının Genel Amacı:
Müvekkil işlerinin düzenli yürümesi
Büronun dağınık görünüme sahip olmaması
Avukatlık Kanunu’nda yer alan avukatın dosya tutma, belge saklama ve gizlilik
yükümlülüklerinin yerine getirilmesini amaçlamaktadır.

__________________________________________________________________________________________
2. Dosya tutulma şekli:
Müvekkil dosyaları klasörler içinde tutulur.
Birden fazla ve birbirinden farklı çalışmayı barındıran her bir klasörün sırtına gerekli kod ya da
referans yazılır.
3. Dava/İş/Proje kodu:
Yeni bir müvekkil veya yeni bir proje için çalışmalara başlandığında, grup sorumlusu avukat ya
da ortak, ilgili müvekkil/proje için yeni bir "proje kodu" verilmesini talep eder.
Talep Formundaki alanların eksiksiz doldurulması gerekir. Talep formu kod vermeden önce
sorumlulara iletilir.
Bu talepler grup sorumlusu avukat ya da ortaktan gelmiyorsa mutlaka formda belirtilen ilgili
ortağın onayı alınır.
Bu onay sürecinden sonra bu talepler işlerin dağıtımını yapacak ortağa gönderilir. Varsa gelen
değişiklik istekleri onayı talep eden avukat ya da ortağın bilgisi doğrultusunda forma işlenir.
Kod vermekten sorumlu kişiler, verdiği müvekkil kodunu tüm büro çalışanlarına e-posta
yoluyla ilan eder.
Verilen kodun tüm ilgili programlara tanıtılması bu kodun ilanından sonra bu programları
güncellemekten sorumlu kişilere aittir.
Müvekkil ile ilgili bütün yazışmaların ilgi kısımlarında Büro Proje No bulunmalıdır. Bu kural
bütün yazışmaların yanı sıra e-posta’lar için de geçerlidir. Dosyalamanın ve doküman
bulmanın kolaylaşması için bu kurala uyulması şarttır.
4. Dosya sıralama şekilleri:
Kural olarak, bütün müvekkil dosyaları sadece kronolojik sıra ile tutulur. Bunun ilke ve
istisnaları şu şekildedir:
Aynı anda yürüyen birden çok ve çeşitli iş ve projeleri olan müvekkiller için 'iş' ya da
'proje' bazında dosya tutulur.
Yapılan işin çok belirli olduğu dosyalarda (örneğin sözleşme incelemesi ve hukuki
mütalaa verilmesinden ibaret işler) ya da şirket satınalma ve birleşmeleri veya halka
arz gibi işlerde, şirketten alınan belgeler ya da hukuki mütalaaya dayanak teşkil eden
belgeler ayrı doküman dosyalarında tutulur.
Büyük projelerde, tali nitelikli şirket kurulması gibi işlemler gündeme geldiğinde, ana
dosyaya bağlı ayrı dosyalar açılabilir.
Dosya sorumluluğu:
Müvekkil dosyalarının tutulmasından ve güncelleştirilmesinden genellikle stajyer avukatlar
sorumlu tutulur.
Projede sorumlu olan avukat(lar), ilgili stajyerin dahil olmadığı yazışmaları stajyere
ulaştırarak, stajyerin dosyayı güncel tutmasında yardımcı olur.
5. Referans dosyaları:
Çeşitli çalışma alanı konularına ilişkin olarak derlenen mevzuat, makale, araştırma metinleri
vb.'nin tutulması için kullanılır ve sırtında sadece konu adı yazılır. Bu dosyaların yerleri,
içindekiler listeleri ve güncelleştirilmesinden sorumlu avukatların kayıtları Arşiv Sorumlusu'
na bildirilir.

__________________________________________________________________________________________
Dosyalarda yazışma kontrolü
1. Dosya sorumlusu çalışma şekli:
Her müvekkil işinde dosya tutulmasından sorumlu bir kıdemli olmayan genç avukat (stajyer
veya grupta stajyer olmaması durumunda en genç avukat) belirlenir. Söz konusu genç avukat
ilgili müvekkil işinin yürütülmesinde doğrudan çalışıyor olmasa dahi proje takımına mutlaka
eklenir. Genç bir avukatın dosyalamadan sorumlu tutulması, dosyalama yolu ile de tecrübe
kazanılması ve dosyalamanın öğretilmesi gereğidir.
Çalışma gruplarında yer alan tüm avukatlar yaptıkları tüm yazışmaları mutlaka e-posta yoluyla
dosyanın tutulmasından sorumlu bu avukata gönderir. Dosyanın tutulmasından sorumlu genç
avukat kural olarak bu yazışmaların en geç bir gün içerisinde dosyaya girmesini sağlar.
2. Dosyaya konulacaklar:
Müvekkil ile yapılan toplantılar ve telefon görüşmeleri ilgili avukatlar tarafından kural olarak
aynı gün içinde bir nota dönüştürülür. Bu not ilgili müvekkil işinde çalışan tüm avukatlara
dağıtılır ve dosyanın tutulmasından sorumlu avukata dosyalaması için verilir.
Ayrıca müvekkil işiyle ilgili olarak yapılan büro içi yazışmalar da aynı şekilde dosyaya konur.
Dosyayı Tamamlamak amaçlı Notlar
1. Telefon görüşme notları:
Telefon görüşmelerinin özetleri dosyalanır. Bu özetler, Dosyalanacak Yazışma şeklinde,
konuşanları, görüşme tarihini, görüşülen konuların özetini ve yazan kişinin isim veya isim baş
harflerini içerecek şekilde yazılır.
2. Toplantı notları:
Ayrıca, toplantı notları da dosyalanır. Bu notlar, yine Toplantı Notları şeklinde, toplantının
konusu, yeri, tarihi ve saatini; toplantıya katılanların isim ve temsil ettikleri şirketlerin
isimlerini; görüşülen konuların özetini; ve yazan kişinin isim veya isim baş harflerini içerecek
şekilde yazılır.
3. Diğer notlar:
Müvekkil dosyasıyla ilgili tüm diğer notlar da dosyalanır. Bu notlar da, Dosyalanacak Yazışma
şeklinde, konu, tarih, ve yazan kişinin isim veya isim baş harflerini içerecek şekilde yazılır.

__________________________________________________________________________________________
6. HUKUK HİZMETİNE GÖRE SEÇİLEBİLECEK STRATEJİLER
Bir hukuk bürosu verdiği hukuk hizmetlerine göre farklı stratejiler uygulayabilir. Bazı
hukuk büroları seçtikleri alanlarda odaklanarak uzmanlaşmayı seçerken bazı bürolar ise her
alanda hizmet vererek öne çıkmak isterler. Aşağıda temel olarak seçilebilecek 3 strateji için
açıklamalar yer almaktadır.
1. Bir hukuk alanına/sektöre odaklanmış bürolar:
Odaklanmış bir büro belirgin bir hukuk alanına işlerini yoğunlaştırmayı bilinçli olarak seçmiş
demektir. Odaklanılan alan bir hukuk uzmanlığı olabileceği gibi bir endüstri sektörü de olabilir.
Örneğin bir büro sadece vergi hukuku konusunda diğer bir büro ise ceza hukuku konusunda
uzmanlaşabilir.
Bir sektörde uzmanlaşmayı seçen bir büro ise kendisine odaklanılacak alan olarak örneğin
taşıma sektörünü ve gayrimenkul sektörünü seçebilir. Böyle bir seçim yapıldığında hukuk
bürosu müvekkillerinin sektörlerine ilişkin derinlemesine hukuk hizmeti vermelidir. Genellikle
sektör ve hukuk hizmetleri kesişerek bürolara sektörde uzmanlaşma imkanı sunar. Örneğin
bankacılık, telekomünikasyon, denizcilik ve sigortacılık hem sektör hem de hukuk alanıdır.
Bürolar bu alanlardaki hukuk bilgilerini sektör firmalarının hukuk hizmetine ihtiyaç
duyduklarında sektöre özel uygulamalarda kullanma becerilerini gösterebilirlerse firmalar için
vazgeçilmez iş ortağı olurlar.
Kesin bir tanım olmamakla birlikte gelirinin neredeyse%50’sini tek bir alandan veya %75’ini 2
alandan elde edilen bürolar odaklanmış büro sayılabilirler.
2. Kısıtlı alanda faaliyet gösteren bürolar:
Kısıtlı alanda faaliyet gösteren bürolar odaklanmış bürolara benzer şekilde az sayıda alanda
faaliyet gösterirler. Gelirlerinin yaklaşık %80’ini en fazla 4 alandan elde eden bürolar kısıtlı
alanda faaliyet gösteren bürolara örnek gösterilebilirler. Bu 4 alan sektör olabileceği gibi hukuk
uzmanlık alanı olabilir.
3. Genel hukuk hizmetlerinin tümünü veren büro
Genel hizmetleri sunan büro odaklanmış veya kısıtlı alanda faaliyet gösteren bürolara göre
daha geniş alanda hizmet verir. Genel hukuk hizmeti sunan bürolar akla gelebilecek her alanda
hizmet vermeseler de odaklanmış bürolara göre farkları kendilerini az sayıda alanda
uzmanlaşmış büro olarak tanımlamamalarıdır.

__________________________________________________________________________________________
Algılanan Katma Değere göre seçilebilecek stratejiler
Bir büro’nun müvekkiller tarafından algılanan pazar konumu aşağıdaki unsurlardan
oluşur.
a. Büro’nun hizmetlerinin, hedef müvekkillerinin birleşimi
b. Büro’nun bu birleşimi sunmaktaki yetkinliği
c. Müvekkil tarafından değerlendirildiği kadarıyla alınan hizmetin önemi ve değeri.
Büroların pazardaki konumları büyük ölçüde müvekkilin ödemeye hazır olduğu avukatlık
ücretini belirler. Aşağıda müvekkiller tarafından büroları belli bir pazar konumuna yerleştiren
ayrıştırılabilir pazar konumları yer almaktadır. Ağırlıklı olarak bu pazar konumlarından birinde
yer alan bürolar bu konuma uygun fiyatlandırma, müvekkil bulma stratejilerini
geliştireceklerdir. Genel olarak müvekkiller hukuki hizmet almalarını gerektiren işe önem
atfederlerse ve hukuk hizmetine konu iş olumlu sonuçları olan bir işse daha yüksek ücret
ödemeye hazırdırlar.
1. Yüksek Değer: Vergi planlaması, şirket satın alma birleşmeleri benzeri işler. Bu tip işlerde
müvekkilin işe bakışı olumludur. Yapacağı işin sonucunda fayda sağlayacağı için hukuk
hizmetlerine ödeyeceği bedeli kendince haklı çıkarır.
2. Pahalı Hukuk Hizmetleri: Uyuşmazlık konulu hukuk hizmetleri benzeri işler. Dış olaylar
yüzünden müvekkilin sürüklendiği zorunlu bir durum. Müvekkilin işi üzerinde önemli bir etkisi
olduğundan hukuk hizmetlerine ödenecek bedel haklı çıkarılır.
3. Rutin hukuk hizmetleri: Ticari anlaşmalar, iş hukuku kaynaklı hukuk hizmetleri,vb. Bu
hizmetler iş hayatının vazgeçilmez operasyonel gereklilikleri olarak görülür.
4. Uygunluk için gerekli hukuk hizmetleri: Müvekkil tarafından çok katma değer kattığı algısı
olmayan ama kural ve mevzuata uyum için gerekli hukuk hizmetleri.
5. Düşük ücretli olması düşünülen hukuk hizmetleri: Şirket kuruluşu veya icra işlemleri gibi
standartlaşmış hukuk hizmetleri. Bu tip işlemler çok standartlaştığı için müvekkiller tarafından
bu hizmetlere düşük ücret verilmesi gereği kanısı vardır.
Rekabetçi avantajın özellikleri
Bir strateji büro’nun seçtiği hukuk piyasasında nasıl başarılı bir şekilde rekabet
edeceğinin ifadesidir. Başarıyla rekabet edebilmek için rekabetçi üstünlüğe ulaşmak gerekir.
Rekabetçi avantaj için 3 unsur önemli olur.
1. Farklılaşma:
Bir büro diğerlerinin yaptığından daha farklı şeyler yapmalıdır. Burada farklılığın tanımı
büronun diğerlerinin sağlayamadığı bir özelliği hukuk piyasasına sunmasıdır. Farklılık aynı
zamanda bir özeliğin diğer bürolara göre daha iyi olmasından da oluşabilir. Örneğin daha ucuz
hizmet verebilme yeteneği veya daha iyi kalitede hizmet verebilme yeteneği. Bir büro belli bir
endüstriye, pazara veya müvekkile diğer bürolar hizmet vermediği halde hukuk hizmeti
sağlıyorsa diğerlerine göre fark yaratmış demektir. Bir büro diğer rakiplerinin sahip olmadığı
en az 2 faktöre sahiptir. Bir tanesi müvekkilleri diğeri de çalışanlarıdır.

__________________________________________________________________________________________
Bu durumda büronun stratejisini oluşturan avukatlar müvekkillerinin kimler olduğunu, hangi
konularda hukuki hizmet aldıklarını ve daha hangi alanda hizmet alabileceklerini
sorgulayabilirler. Bir diğer sorgulama da avukatların yetkinlikleri, yeterlilikleri ve
uzmanlıklarıdır. Bu iki hususu doğru analiz eden bürolar nerelerde farklılaştıklarını ve olumlu
yöndeki bu farklılaşmaları geliştirebilirler.
2. Ekonomik değer:
Bir farklılık yaratacaksa bile bu farklılık büroya veya müvekkillere ekonomik bir değer
katmazsa çok anlamlı olmayacaktır. Müvekkiller için ekonomik değer hukuk hizmetleri için
ödenen tutar ile alınan faydanın karşılaştırılmasıdır. Müvekkilin ödediği tutar satın alınan
hukuk hizmetinin değerine bağlıdır. Müvekkil bu hizmeti yüksek değer olarak algılarsa daha
yüksek tutar ödeyebilir. Düşük değer olarak algılarsa hukuk hizmetinin fiyatına daha duyarlı
olacaktır.
3.Sürdürülebilirlik:
Farklılık yaratma ve büroya ekonomik değer katmak sürdürülebilir olmalıdır. Bunu sağlamanın
en emin yollarından birisi de mevcut müvekkillerin başka bürolara gitmesini engellemektir.
Sürekli müvekkillere daha iyi finansal koşullarda hizmet vermek, teknolojiyi müvekkillerin
hizmetine sunmak ve müvekkillerle yakın iş ilişkileri kurmak rekabetçi üstünlüğün sürmesini
sağlayabilir.

__________________________________________________________________________________________
7. MÜVEKKİL YÖNETİMİ SÜRECİ
Müvekkilin işini anlamak
Müvekkilin yaptığı işleri bilmek, verilen hukuk hizmetleriyle ilişkisini kurmak,
müvekkilin içinde bulunduğu sektörü genel olarak tanımak, müvekkilin sektördeki yerini
bilmek, sektöre genel olarak etki edebilecek hukuki gelişmelerden haberdar olmak, yeni
düzenlemeleri bilmek, müvekkil ile kurulacak ilişkinin uzun dönemli olmasını sağlar. Bu bilgileri
edinmek için araştırmaya zaman ayırmak gerekir. Ancak böyle bir araştırma sonucunda
büronun nerelerde katma değer sağlayabileceği ortaya çıkarılabilir.
Aşağıdaki kategorilerde müvekkile dair bilgi edinilebilir. Bu konularda ne kadar çok bilgi
edinilebilirse büronun karşılaştırmalı rekabet avantajı da o kadar artacaktır.
Müvekkilin faaliyet gösterdiği Pazar:
- Müvekkil mevcut durumda hangi pazarda faaliyet göstermektedir? Gelecekte
hangi pazarda faaliyetlerini sürdürecektir?
- Pazarın büyüklüğü nedir? Uluslararası özellik taşımakta mıdır?
- Doymuş bir pazar mı büyüyen bir pazar mıdır?
- Pazardaki diğer büyük oyuncular kimlerdir? Müvekkilin diğer rakiplerine göre
konumu nasıldır?
- Pazar nasıl yapılandırılmıştır? Tedarik kanalları nelerdir?
- Müvekkil, pazarda istediklerini gerçekleştirmede hangi zorluklarla
karşılaşmaktadır?
- Müvekkil piyasada kullanıcılar, müşteriler veya rakipler tarafından nasıl
değerlendirilmektedir?

__________________________________________________________________________________________
Müvekkilin finansal durumu:
- Müvekkil büyümekte midir? Ne kadar hızlı ve hangi alanlarda büyümektedir?
- Müvekkilin gelirleri hangi müşterilerinden sağlanmaktadır?
Gelirleri güvencede midir?
- Müvekkil ödeme güçlüğü çekmekte midir? Piyasaya açık bir şirket ise finansal
tabloları sağlıklı bir yapıyı göstermekte midir?
Müvekkilin operasyonları:
- Müvekkil nasıl organize olmuştur? Organizasyon şeması ve bu şemada kişilerin
görev ve sorumlulukları nelerdir?
- Organizasyon nasıl yapılandırılmıştır? Bölümler halinde mi çalışmaktadır?
Ürün, endüstri veya coğrafi bölgeye göre mi ayrımı yapılmıştır?
- Müvekkilin müşterileri kimlerdir? Tedarikçileri kimlerdir?
- Önümüzdeki 2-5 yıl arasında müvekkil pazara yeni ürün veya hizmet sunacak
mıdır?
- Müvekkil işini yaparken teknolojiyi ne yoğunlukta kullanmaktadır?
Hukuki çevre
- Hukuk ve şirketi ilgilendiren hukuki düzenlemelere dair müvekkilin genel bilgi
düzeyi nasıldır?
- Hukuk departmanının büyüklüğü ne kadardır? Nasıl organize olmuştur?
Anahtar kişiler kimlerdir?
- Anahtar kişilerin yetkileri nelerdir?
- Müvekkilin mevcut ve gelecekteki hukuki ihtiyaçları nelerdir? Müvekkil dış
avukatları kullanarak hukuki ihtiyaçlarını karşılama konusunda ne
düşünmektedir?
- Hukuk hizmetleri için ayrılan yıllık bütçe ne kadardır?
- Müvekkil, hukuk bürolarını seçerken nasıl bir kriter kullanmaktadır? Müvekkil
hizmet düzeyi anlaşmaları kullanmakta mıdır?
- Müvekkilin büro hakkındaki algısı nasıldır?
- Müvekkilin büro ile tecrübesi nasıldır?
- Rakip bürolar müvekkil tarafından nasıl değerlendirilmektedir?

__________________________________________________________________________________________
Müvekkil ile gözden geçirme toplantıları
Bu tip toplantılar hem işle ilgili hem de ilişkileri güçlendirmek adına yapılırsa faydalı olmaktadır.
Toplantıların sıklığı müvekkil ile ilişkilerin derinliğine ve müvekkilin tercihlerine bağlıdır. Yine
de en azından her 3 ayda bir müvekkil toplantısı yapmak yararlı olur. Ancak bu tip toplantılarda
verilen hukuki hizmetin değeri müvekkile aktarılabilir. Bu sayede iş ilişkileri genişletilebilir ve
fiyatlar daha rahat müzakere edilebilir. İlişkilere gereken önem verilmezse büronun sadece bir
maliyet merkezi olarak görülme tehlikesi vardır. Bu toplantılar ayrıca büro açısından olabilecek
problemleri önceden görüp hazırlık yapma, fırsatları öğrenebilmek ve müvekkile iletmek
istenilen mesajları aktarmak açısından önemlidir.
Bu tip bir toplantıda nasıl bir Gündem hazırlanabileceği aşağıda örnek olarak verilmiştir:
Müvekkil toplantısı gündemi:
- Müvekkil için yapılan işe dair müvekkile güncel bilgi verme
- Son yapılan işlerde büronun performansı
- Müvekkilin önemli projeleri, planları, geliştirme çalışmaları hakkında güncel bilgi
- Büronun müvekkil için çalışan proje takımında müvekkile bildirilmesi gereken
değişiklikler
- Müvekkile verilebilecek eğitimler, düzenlenebilecek seminerler
- Bürodaki genel değişikliklere (yeni ortak olanlar, reorganizasyon, alınan
ödüller, yeni ofis yeri, büyük işler) dair müvekkili bilgilendirme

__________________________________________________________________________________________
Toplantı öncesi aşağıdaki soruların cevapları büro tarafından verilebilirse kritik konularda
hazırlık yapılmış olacaktır.
- Eğer büro belirli bir görüşü vermeseydi müvekkilin işi olumsuz
etkilenirmiydi?
- Büro’nun verdiği görüş müvekkilin tasarruf yapmasını sağladı mı?
- Büro’nun verdiği görüş müvekkilin önemli bir müşterisi veya tedarikçisiyle
bozulabilecek bir ilişkiyi düzeltti mi?
- Büro, müvekkilin riskini azaltmasına yardımcı oldu mu?
- Kısa bir sürede hazırlanması gereken önemli bir hukuki hizmet müvekkile verildi mi?
- Müvekkil büro sayesinde ne faydalar elde etti?
Toplantıda görüşülebilecek konular ve müvekkile iletilebilecek bilgiler açısından da
aşağıdakilerin bilinmesinde fayda vardır.
- Müvekkil işleri nasıl seyretmektedir? (alınan ücretler, alacaklar,vb.)
- Müvekkilin bürodaki kontağı nasıl performans göstermektedir?
- Eğer bir eğitim verildiyse veya seminer düzenlendiyse müvekkilin bu
aktiviteye katılıp katılmadığının öğrenilmesi
- Endüstrideki ve müvekkilin işindeki son haberlere dair bilgili olmak
Toplantı sonrasında yapılacaklar için hemen harekete geçmek ve müvekkilin görmek isteyeceği
hizmet iyileştirmelerini hemen yürürlüğe koymak gerekir.
Ayrıca Büro müvekkil görüşmesinden sonra fırsatları gözlemlediyse bunları işe dönüştürmek
için de çabuk hareket etmelidir. Toplantıya katılmayan avukatlara da bu bilgileri hemen
iletmek gerekir ki çalışmalarını bu yönde sürdürsünler.
Müvekkil aksiyon Planı için bir örnek
Müvekkillerin büyüklüğü ve yapılan işlerin karmaşıklığına göre değişebilmekle birlikte
aşağıda örnek bir müvekkil aksiyon planı hazırlanmıştır:
1. İş ilişkisinin ve gelir potansiyelinin gözden geçirilmesi
Güçlü Yönler İş ilişkisindeki zayıflıklar
Genel değerlendirme Rekabet/Diğer tehditler/Çıkar çatışması
2. Anahtar müvekkil kontakları
3. Büro müvekkil kontakları

__________________________________________________________________________________________
4. İş Fırsatlarının değerlendirilmesi
İş Fırsatı Yapılacaklar Son Tarih Beklenenler Fırsat için Büro
neden seçilebilir?
5. Planlanan aktiviteler
Kısa dönem (1-6 ay) Büro Katılımcısı Tarih
Şirket avukatı ile tanışma
Şirket içindeki hukuk
grubuna, rekabet
hukukunun sektörde
uygulamalarına dair
seminer verilecek
Orta dönem (6-12 ay) Büro Katılımcısı Tarih
İlgili departmanların
yöneticileri ile tedarikçi
sözleşmeleri ve iş hukuku
konusunda toplantı yap
Önerilenlerin yapıldığını
denetle
Uzun dönem (12-24 ay) Büro Katılımcısı Tarih
Şirketin 1 yıl sonra
planladığı yenilenebilir
enerji yatırımına dair hukuki
çalışmaları şimdiden
organize et ve planla
6. Önceki dönemden tamamlanmamış aktiviteler
Kısa dönem (1-6 ay) Orta dönem (6-12 ay) Uzun dönem (12-24 ay)
7. Müvekkile dair genel bilgi
Sektörde müvekkil şirketin sıralaması, büyüklüğü:
Pazardaki konumu:
Çalışan kişi sayısı: (Mavi yaka/Beyaz yaka)
Geliri:
Büyüme hedefleri:

__________________________________________________________________________________________
8. Müvekkil ile çalışan Rakip Bürolar
Rakip Büro Müvekkil ile ilişkisi Yaptıkları işin niteliği Notlar
9. Müvekkilin proje takımı ve anahtar kontaklarla ilişkiler
Ad Ünvan Büro’da kimin
tarafından bilindiği
İş ilişkisinin gücü
10. Müvekkilden elde edilmesi planlanan Gelir Hedeflerinin gruplara dağılımı
Çalışma Grubu-1 Çalışma Grubu-2 Çalışma Grubu-3
2015
2016
11. Müvekkil toplantıları/seminerler
Tarih Katılımcılar Notlar
12. Müvekkil ile yapılan işlerin özeti

__________________________________________________________________________________________
8. STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİNİN ADIMLARI
Strateji çalışmasına başlarken bir hukuk bürosunun çeşitli hukuk alanlarındaki hizmetini
değerlendirmesi gerekir. Bir müvekkilin bakış açısından bir hukuk bürosu çalışma alanını
değerlendirmenin çeşitli unsurları vardır. Haliyle farklı alanlar bir diğerine göre farklı
değerlendirilecektir.
Örneğin bir hukuk çalışma alanı aşağıdaki ölçütlerde değerlendirilebilir:
Hizmet Kapsamı:
İlgili hukuk alanınının tüm yönlerine ilişkin hizmet verilip verilmediği. Örneğin Gayrimenkul
hukukuna dair bir hizmet veriliyorsa Gayrimenkul Hukuku’nun tüm yönlerinde müvekkile
hizmet verilip verilmediği saptanmalıdır.
Teknik Uzmanlık:
Hukuk alanındaki teknik uzmanlık düzeyi. Bu düzeyde ne kadar avukat olduğu. Bu alanda
uzman olarak ne kadar ünlü olunduğu
Hizmeti Ulaştırma Yeteneği:
Teknolojiden de yararlanarak müvekkillere bu hizmetin hangi kanallarla ulaştırıldığı (extranet:
müvekkile özel hazırlanmış web sayfaları, web,vb.)
Müvekkil İlişkileri:
Müvekkillerle ilişkileri güçlü ve çevresi olan ve bu çevreden iş yaratabilecek avukatların olup
olmadığı?
Sektör Tecrübesi:
Düzenlemelerin yoğun olduğu ve bu sebeple hukuki hizmete ihtiyaç duyabilecek sektörlerde
(sağlık hizmetleri, telekom, enerji, bankacılık,vb.) avukatların olup olmadığı?
Lokasyon:
İş merkezine yakın bir yerde ofisin olup olmadığı? Böyle bir lokasyon iş adamlarının ulaşımını
kolaylaştıracaktır.
Ücret Hassasiyeti:
Müvekkillerin tamamı veya bir kısmı ancak düşük ücretlerle mi çalışıyor? Müvekkillerin bir
kısmı kendileri için yüksek değerde gördükleri işler için daha yüksek ücret ödüyorlar mı?
Bir büronun katma değerli hukuk hizmetinin müvekkiller tarafından nasıl algılandığı
stratejik olarak önemlidir. Maalesef büronun bilinen en az katma değerli hizmeti müvekkiller
tarafından büronun tümüne atfedilir ve büro bu şekilde bilinir. Katma değerli hizmet
müvekkillere göre değişen göreli bir kavramdır ve hukuk hizmetinin değerinin az olduğu
anlamına gelmez. Sadece ekonomik olarak bir müvekkilin başka bir hukuk işine göre daha fazla
bedel ödemeye hazır olduğu işler salt finansal anlamda yüksek katma değerli işlerdir. Bu açıdan
değerlendirildiğinde işlerinin mali büyüklüğünün çoğunun veya bilinen işlerinin çoğunun
müvekkiller tarafından düşük katma değerli olduğu algılanan bir büro tüm hizmetleriyle bu
şekilde algılanacaktır. Büro bazı alanlarda müvekkillere göre yüksek katma değerli hukuk
hizmeti üretse de bu hizmetler için de oluşmuş algı yüksek katma değerli hizmetlerin
ücretlerinin indirilmesi için de bir baskı yaratacaktır.

__________________________________________________________________________________________
Müvekkillerin daha fazla ücret ödemeye hazır oldukları işler için altyapıya daha çok para
harcamak gerekir. Bu tip işlerde çalışabilecek hukuki uzmanlığı yüksek olan avukatların
maaşları yüksek olur. Yüksek ücret alan avukatlar ve bu tip hizmetlere ihtiyacı olan
müvekkillerin talep ettiği düzeyde teknolojinin kullanımı, yüksek katma değerli işlerin
maliyetini yükseltir. Müvekkillerin daha düşük ücret ödediği hukuki hizmetler ise daha farklı
bir ekonomik modeli ile yönetilirler. Maliyetler düşürülüp verimli çalışılırsa bu tip işler hukuk
bürosuna getiri sağlayacaktır.
Büro, stratejisini uygulamak için Kritik Başarı Faktörlerini belirlemelidir. Kritik Başarı Faktörleri
bir büro’nun başarılı olması için gereken unsurlardır. Örneğin finansal kârlılık, müvekkillere üst
düzeyde kaliteli hukuk hizmeti verilmesi gibi.
Eğer istenen büronun stratejisini daha yüksek katma değerli hizmetlere genişletmekse
aşağıdaki faaliyetler gerçekleştirilebilir.
- Müvekkil tabanını geliştirmek ve genişletmek için yapılacak çalışmalar
- Hukuki uzmanlık alanını o alanda uzman avukatlarla zenginleştirmek
- Katma değeri yüksek çalışma grubu alanının yönetimini geliştirmek için
yapılacaklar
Başarılı bir strateji oluşturmanın ilkeleri
Herhangi bir işte başarılı bir strateji oluşturmak sürdürülebilir rekabetçi üstünlük
sağlamak demektir. Hukuk mesleğinde ise bir büronun diğer bürolardan ayırtedilebilmelerini
sağlayan farklılaşmış konumudur. Etkin bir strateji büro ortakları tarafından anlaşılmalı, kabul
edilmeli ve büronun elde ettiği rekabetçi avantajı sağlamasına yardımcı olmalıdır. Bu bağlamda
strateji oluşturmak ve bu stratejiyi uygulamaya almak büronun yaptığı işlere bakışında ve
avukatlarının müvekkillerine davranışlarında değişiklikler yaratılmasını gerektirebilir. Büro
ortaklarının ve stratejiyi oluşturmada, desteklemede önemli olabilecek tüm çalışanların
desteğini almak stratejinin uygulanmasında başarıyı getirecektir.
Bir Stratejik Plan oluştururken kullanılacak veriler
Mevcut Durum Analizi: En önemli hedef önümüzdeki birkaç yılda büronun daha iyi bir yere
gelmesiyse bu durumda bugünün ne durumda olduğunun iyice anlaşılması gerekir. Büronun
hukuk piyasasında nerede konumlandığı, büronun çekirdek faaliyetleri, hangi faaliyetlerden
gelir elde ettiği, nasıl işlediğine odaklanılıp istenilen duruma ulaşmak için ne yapılması
gerektiği planlanmalıdır. Bu değerlendirme kurum kültürünü, yönetimi ve diğer anahtar
önemdeki hukuki ve idari alanları da kapsar. Bu analiz aynı zamanda büronun stratejik
amaçlarına ulaşması için gereken davranışsal değişikliklerin yapılması için altyapıyı hazırlar.
Mevcut durum analizi ayrıntılı bir finansal çalışmayı da içermelidir. Büronun genel gelir, gider,
kâr durumuna bakılmalı ayrıca ayrı hukuk alanlarından oluşan bölümler varsa genel giderler bu
bölümlere paylaştırılarak bölümlerin de kârlılığı ölçümlenmelidir. Gider ve gelir dağıtım
yöntemlerini geliştirip müvekkil ve iş ayrımında gelir, gider ve kârlılık ölçümlenmelidir.

__________________________________________________________________________________________
Mevcut Müvekkillerin analizi: Müvekkiller strateji oluşturmanın temelini oluşturacaklarından
son 2-3 yıldaki müvekkil verilerinin incelenmesi gerekir. Az sayıda müvekkil, gelirlerin büyük
bir bölümünü meydana getirebilir. En büyük müvekkillerin gelirden ne kadar pay aldıkları,
müvekkillere hangi hukuk hizmetlerinin verildiği, mevcut müvekkillerin ne kadarının yeni
müvekkil (ilgili yılda çalışılmaya ilk defa başlanan müvekkiller) ne kadarının eski müvekkil
olduğu analiz edilmelidir. Verilen hizmetlerin kârlılığı, avukat başına düşen iş yükü
değerlendirilmelidir.
Mevcut Hukuk Hizmetlerinin analizi: Verilen hukuk hizmetlerinin geliştirilip geliştirilmeyeceği
stratejik planın önemli unsurlarındandır. Ek bir hizmet alanı ile daha çok sayıda müvekkile
hizmet vermek veya mevcut müvekkillere halihazırda verilen hizmetleri çeşitlendirmek,
mevcut hukuk alanlarını geliştirmek için avukat kadrosunun eğitimlerini planlamak, gerekirse
dışarıdan bir uzman ile kadroyu takviye etmek bu planın parçaları olabilir.
Bütün bu analizleri yaptıktan sonra oluşacak stratejik plan aşağıdaki sorulara yanıt vermelidir.
- Hangi müvekkil tabanı hukuk hizmetlerimin alıcısı olacaktır? Büyük şirketlere mi,
bireysel başvurulara mı, orta ölçekli şirketlere hitap edecek şekilde mi kendi
büromuzu konumlamalıyız?
- Hangi hukuk alanları esas faaliyetleri mizi oluşturacaklardır? Bunlara ekleme
yapılacak mı?
- Rekabetimizin esas kaynağı ne olacaktır?
- Büro yönetimimiz ve organizasyon yapımız ne şekilde değişmelidir?
Dış Çevre Analizi: Hukuk bürosunun içinde bulunduğu hukuk piyasasının genel durumu,
hukuk hizmeti verilmesini etkileyen unsurlar değerlendirilmelidir.
Fırsatlar/Tehditler: Büro’yu etkileyebilecek fırsat ve tehditler gözönüne alınmalıdır. Bir tehdit
çok sayıda aynı alanda iş yapan büroların artması ve fiyatları düşürmeleri olabilir. Fırsat ise
kanun değişiklikleri sebebiyle şirketlerin sözleşmelerinin yeniden düzenlenme gereği ve
bununla bağlantılı potansiyel hizmet talebi olabilir.

__________________________________________________________________________________________
9. ŞİRKET İÇİ HUKUK DEPARTMANI YÖNETİMİ
Hukuk Departmanı Performans Ölçüm Kriterlerinin Tanımlanması
Şirket avukatlarının iş idaresi, stratejik amaçlar, rekabetçi engeller gibi yönetim
bileşenlerinden hangilerini daha iyi anlamalarını veya hangilerine duyarlı olmaları gerektiğini
şirketlerin yöneticilerine sorduğumuzda genellikle aşağıdaki sözleri duyarız:
• Avukatlarımız ihtiyaçlarımızı karşılamaya çalışıyorlar ama “size nasıl yardımcı
olabiliriz” gibi bir tutum sergilemeleri daha faydalı olur.
• İşleri yapmada çok daha hızlı olmalıdırlar. Bir işin ne zaman yapılması gerektiğine dair
belirlenmiş bir standardımız yok.
• Hukuk departmanımız çıkıp da bizlere iş akışları nasıl ve kendileri nasıl daha etkin
çalışabilirler diye bir sunum yapsalar mükemmel olacak.
• Hukuk departmanından hiç kimse bizi ziyaret etmedi.
• Hukuk departmanından bizim yaptığımız işi daha iyi anlamalarını bekliyoruz. Nasıl
yardımcı olabilirler, nasıl daha iyi entegre olabilirler ve gerektiğinde bize nasıl daha
hızlı görüş bildirebilirler.
• Hukuk departmanı işimizi ve karşılıklı iş ilişkilerini çok iyi anlamış gibi görünmüyor.
• Bazı anahtar önemdeki tedarikçilerimizden bizimle sözleşmeye dayalı bir ilişkiye
girmeleri beklendiğinde hukuk departmanınn yaklaşımı sebebiyle korkuyorlar.
• Çok fazla sayıda bir şeyi neden yapamayacağımıza dair bilgi var ama bunu nasıl
yapabiliriz veya gerçekleştirebiliriz sözünü az duyuyoruz.
• Hukuk departmanımız kendisini tekrar eden işlerde daha fazla verimlilik analizi
yapmalı ve daha sonra verimliliği nasıl artırabileceğini göstermeli
Yapılan bir araştırmada her bir hukuk fonksiyonunun organizasyon açısından önemi daha
sonra da hukuk departmanının bu fonksiyonları ne etkinlikle yerine getirdiği sorulduğunda
avukatların iyi yapıldığını düşündükleriyle yöneticilerin algıladıkları arasında bir uyumsuzluk
olduğunu gözlemlenmiş.
Önemli olduğu düşünülmesine rağmen aşağıdaki fonksiyonlar yöneticiler tarafından hukuk
departmanı etkinlik ölçeğinde düşük puan almış.
• Son tarihlere uyum
• Çözüm odaklı olma
• İş stratejisi hakkında bilgi sahibi olma
• İş operasyonları hakkında bilgi sahibi olma
• Yüksek değerli işler üzerinde odaklanma
• Önleyici/proaktif görüş bildirme
• Geribildirimlere açık olmak
• Risk toleransının olması

__________________________________________________________________________________________
Hukuk departmanları beğense de beğenmese de performansları müşterileri (şirket içinde
kendilerinden hizmet talep eden diğer departmanlar;iç müşteriler) tarafından ölçümlenir.
Eğer edilgen bir yaklaşımı benimserlerse neye göre ölçüleceklerini tamamen müşterileri
belirlemiş olur. Alternatif olarak, ölçüm kriterini yaratmada ve şekillendirmede hukuk
departmanları yardımcı olabilir.
Aynı durum yöneticileriyle iş ilişkisinde olan Baş Hukuk Müşavirleri için de geçerlidir. Eğer
hukuk müşavirleri anlamlı ölçüm kriterlerini geliştirmenin önemini anlamazlarsa kendi
departmanlarının katkısını göstermede büyük bir fırsatı kaçırmış olurlar. Daha fazla kaynak
talebinde bulunurken ya da daha yüksek ücret isterken bu talep nasıl gerekçelendirilebilir?
Tek yolu hukuk departmanının gerçekte şirkete ne katkıda bulunduğunun belgelenmesini
sağlayacak bir süreç oluşturulmasıdır.
Yönetim kademesindeki birçok kişinin hukuk departmanlarının gerçekte ne yaptığını
anlamadığı doğrudur. Yöneticiler, İnsan Kaynakları departmanlarının da ne yaptıklarını
anlamayabilirler. Fakat İnsan Kaynakları departmanları hukuk departmanları gibi yöneticilerin
gözünü korkutmaz. Bu yüzden hukuk departmanları kendilerinden çekinildiği durumda bile
proaktif davranarak hangi kriterlerde şirkete katkı sağladıklarını ölçmelidirler.
Aşağıda açıklandığı gibi hukuk departmanının etkinliğini göstermek için kullanılabilecek farklı
ölçüm kriterleri bulunmaktadır.
FİNANSAL ÖLÇÜM KRİTERLERİ:
Bütçe Performansı: Hukuk departmanının tahmini bütçeyi aşıp aşmadığı (aylık, çeyrek
dönemlik ve yıllık bazda). Bütçenin aşıldığı dönemlerde neden aşıldığının açıklaması
Toplam hukuk departmanı harcamasının gelire oranı: Hukuk departmanı harcamalarının
eğilimini incelemenin en çok kabul edilen standartlarından biridir. Bu kriter yıllar içinde
departman giderlerinin karşılaştırılması sonucunda harcamaların gelire oranının yükselip
yükselmediğini gösterir.
Çalışan başına düşen avukat sayısı: Hukuk departmanı büyüme oranının diğer bölümlere göre
ne düzeyde gerçekleştiğini kontrol etmenin araçlarından biridir.
Üzerinde çalışılan proje adedi: Bu bilgi departmanın hangi hukuk alanlarında kaç dosya
üzerinde çalıştığını gösterir. Bir alanda çok sayıda dosya üzerinde çalışılıyorsa böylece
kaynakların hangi alanlara yönlendirilmesi gerektiği belirlenebilir.

__________________________________________________________________________________________
Dış Avukatlık Bürosuna Gönderilen Yeni Dosya sayısı: Bu bilgi dış avukatlık bürosuna kaç adet
yeni dosya gönderildiğini ve neden gönderildiklerini ortaya koyar. Ayrıca hukukun hangi
alanlarında dış avukatlık bürolarının uzmanlık bilgilerinden faydalanıldığını ve en çok hangi dış
avukatların kullanıldığını ortaya koyar.
Dış ve İç Maliyet Karşılaştırması: Hukuk departmanı avukatının ortalama saatlik maliyeti ile
kullanılan dış avukatlık bürosu avukatlarının ortalama saatlik ücretleri karşılaştırılır. Bu sayede
departmanda avukatlar tarafından yapılabilecek işlerin ne kadar maliyet tasarrufu sağladığı
raporlanabilir.
Dava Başarısı: Davaya konu bir dosyanın şirketinize sağladığı tasarruf tahmin edilerek
raporlanabilir.
FİNANSAL OLMAYAN ÖLÇÜM KRİTERLERİ:
Düzenli Müşteri Toplantıları: Şirketin hukuki ihtiyaçlarının hukuk departmanının yaptığı işlere
uyarlanması iki yönlü iletişimi gerektirir. Kıdemli şirket yöneticisi ile hangi hukuki konuların
önemli olduğu ve gündemdeki hukuki konulara dair bilgi paylaşımı bu toplantıların gündemini
oluşturur.
Aylık Raporlama: Şirket yöneticilerinin hukuk departmanının yaptığı işlere dair tam bir bilgisi
olmadığını varsayarak raporun aşağıdaki bilgileri içermesi beklenir:
(1) Önemli hukuki konuların üst düzey özeti ( şirketi ilgilendiren yeni düzenleme veya kanun
değişiklikleri, önemi dava sonuçları)
(2) Alınan önleyici önlemlerin özeti (oluşturulan politika ve prosedürler, verilen eğitimler)
(3) Hukuk alanı ayrımında açılan yeni dosya adetleri ve özet dosya konusu bilgisi
(4) Kapatılan önemli dosyalara dair bilgilendirme (tamamlanan işler, kapanan davalar)
(5) İleriye yönelik işler için öneriler
Beklentileri Yönetmek: Şirket içinde önemli müşteri olarak addedilebilecek departmanlarla
Hizmet Düzeyi Anlaşmaları geliştirmek. Bu anlaşmalarda yüksek değerli işleri neyin
oluşturduğu, hukuk departmanından hangi tip işlerin dış avukatlık bürolarına verilebileceği,
departmanlar tarafından talep edilen işlerin ne zaman tamamlanabileceği, iç müşterilerin
hukuk departmanından ne gibi proaktif bilgi alabileceği yer alabilir. Son olarak söylenebilecek
ise hukuk departmanına özgü ölçüm kriterlerini geliştirmek için şirket departmanlarının
yöneticileri ile birlikte çalışma gereğidir. Böylece iç müşterilerinizi hedeflerinizi belirleme
konusunda birlikte çalışmaya sevk edersiniz ve bu görüşmede kendilerinden önemli
geribildirimler alırsınız.

__________________________________________________________________________________________
Hukuk departmanını yönetmede en çok karşılaşılan güçlük organizasyona nasıl değer
kattığınızı ve organizasyonun stratejik amaçlarına ulaşmasında nasıl yardımcı olduğunuzu
göstermektir. Yukarıda anlatılan çalışmaların bu güçlüğü aşmada hukuk departmanında
çalışan hukuk müşavirlerine yardımcı olacağını umarız.
Belli başlı 4 ölçüm kategorisi verimliliği ve etkinliği saptamada şirket içi hukuk müşavirlerine
yön gösterir. Aşağıda belirtildiği gibi bu ölçüm kriterleri: karşılaştırmalar (benchmarking),
hizmet alınan hukuk bürolarına ödenen tutarlar, müşteri memnuniyet ölçümleri ve şirket içi
avukatların avukatlık işleri için harcadıkları zamanı kaydettikleri saat girişleri sisteminden
alınan verilerdir.
Benchmark Karşılaştırmaları
Hukuk departmanını kısıtlı sayıda anahtar benchmark göstergesine göre karşılaştırdığınızda
yönetimde odaklanacağınız alanları saptayabilirsiniz. Başka şirketlerin hukuk departmanlarına
ait verileri elde etmek zor olduğundan yıllara göre kendi şirketinizde ölçüm sonuçlarının artış
veya azalışlarını incelemek yararlı olacaktır. En önemli ölçüm kriterleri; gelirin yüzdesi olarak
toplam hukuk işlerine yapılan harcamalar ve örneğin 1 Milyon TL gelire karşılık gelen avukat
adedidir.
Şirket gelirinin belli bir yüzdesi olarak toplam hukuki harcama tutarı, şirket tarafından hukuk
departmanına harcanan her harcama kalemini dikkate almalıdır. Dahili maliyetler; ücretler ve
yerleşime dair maliyetler (kira, ofis maliyetleri,vb.) olarak düşünülebilir. Dış maliyetler ise; dış
hukuk bürolarına ve hizmet sağlayıcılarına verilen tutarlardır. Bu rakamlar uzlaşma ücretleri,
cezalar haricinde hesaplanır.
Objektif ve tutarlı olmak için hukuk departmanının farklı nitelikteki maliyetleri hesaplamaya
dahil edilmelidir. Örneğin hukuk departmanına çalışan sayısına veya kullanılan alana orantılı
bir kira gideri tahsis edilir. Dış kaynaklı maliyetler ise genellikle dış hukuk bürolarına verilen
avukatlık ücretleri ve ilintili maliyetleridir.
Avukat ölçümlerine ilişkin olarak (çalışan başı hesaplamalarında kullanmak üzere) bazı
kurumlar departmandaki tüm çalışanların sayısını oranlamada hesaba katarlar. Bunun
sebeplerinden birisi avukat dışında paralegal ve hukuk profesyoneli çalıştıran, yani daha az
maliyetli çalışanları istihdam eden departmanların maliyetlerinin sadece avukat çalıştıran bir
hukuk departmanına göre daha iyi (daha düşük) görünmesidir. Sadece avukat çalıştıran hukuk
departmanında avukatların da şirkette çalışan diğer profesyonel ekipten destek aldığını
varsayarak her bir avukat için avukat olmayan bir çalışanın maliyeti de departman maliyetine
eklenebilir.

__________________________________________________________________________________________
Yıllar içinde izlenecek oranlara örnek olarak toplam gelire oranla ne kadar avukat çalıştırıldığı
hesaplanabilir. Gelirin düştüğü yıllarda hukuk departmanı avukat sayısını artırırsa bu durum
şirket yönetiminin dikkatini çekecektir. Yıllara göre ortalama değerler çok fark göstermiyorsa
yönetim bundan memnuniyet duyabilir. Ortalamalardan sapılıyorsa bu durumda yönetimin
dikkati bu alana çevrilmeli ve sebepleri incelemelidir.
Hukuk Bürolarının Maliyetleri
Önemli bir ölçüm kriteri de dış avukatlık bürolarına harcanan tutarlardır. Eğer hukuk
departmanında hukuk yönetim yazılımı kullanılıyorsa, bu sayede dış avukat maliyetleri
raporlanabilir ve kayıt altına alınabilir. Hukuk yönetim yazılımı olmayan departmanlar ise
hukuk harcamalarını finansal yönetim ve muhasebe yazılımları ile takip ederler.
Hukuk yönetim yazılımı kullanmanın faydalarından birisi departmanda işleyişin takip edilmesi,
harcamaların ve iş yükünün tahmini ile bütçeyi yönetmektir. Hukuk yönetimi yazılımının
değerini; bu yazılımın iyi düzeyde, hızlı, anlaşılır ve grafikli harcama raporlarını dış avukatlık
bürolarına, iş tiplerine ve ücret tiplerine göre hazırlayıp hazırlamadığı belirler. Ayrıca bu
raporların daha iyi yönetim kararlarının alınmasında ne kadar yardımcı olduğu da önemlidir.
Müşterilerin Memnuniyet Düzeyleri
Müşteri memnuniyet anketleri hukuk departmanlarının müşterilere ne kadar iyi hizmet
verdiğini algılamasını anlamasını sağlar. Müşteriler genenlikle aynı şirkette hukuk
departmanından iş bekleyen diğer yönetim departmanlarıdır. Hukuk hizmetinin özellikleri
olan zamanında hizmet verme, şeffaflık, yaratıcılık ve departmanda şirketin ihtiyacı olan hukuk
uzmanlık bilgisinin geliştiriliyor olması müşteri memnuniyeti ölçüm kriterlerinde
birleştirilebilir. Hukuk departmanları genellikle bu bilgileri online anketlerle toplarlar. Bu
sayede nasıl performans göstediklerinin algılanmasına dair daha iyi bir veri ellerinde olur. Tipik
olarak bir hukuk bürosu, iç müşterilerine bu müşterilerin farklı özelliklere dair anket soruları
sorar.
Hukuk departmanı bu anket sonucunda görece daha zayıf olan hizmet verme özellikleri
üzerine yoğunlaşıp düzeltme yoluna gidebilir. Daha da iyisi hukuk departmanı yöneticileri bu
özelliklerin hangilerinin daha önemli olduğunu müşterilerine sorabilirler. Bir hukuk
departmanı kendi performansını sayısallaştırabilirse daha odaklı olarak hangi alanları
geliştireceğini kestirebilir. Bu anket yılda bir defa yapılsa bile sayılar karşılaştırmalı bilgi verir.
Yıllar içinde ardarda toplanan sayısallaştırılmış performans verileri hukuk departmanı için daha
da önemli veri teşkil eder.

__________________________________________________________________________________________
Hukuk Departmanındaki avukatların görevleri
Hukuk departmanlarının küçük bir kısmı avukatlarının sürelerini projelere tahsis ederler. Çoğu
departman bunu yapmak istemez. Bunun yerine baş hukuk müşaviri avukatların zamanlarının
yüzde kaçını hangi işe ayırdıklarını yılda bir defa da olsa tahmin etmelerini isteyebilir. Bu
tahmini yaparken de önceden belirlenmiş standart iş tiplerine göre sürelerin nasıl tahsis
edildiği de öğrenilmek istenebilir. Bir iş listesinde genel iş ifadeleri bulunur. Örneğin; doküman
düzenleme ve gözden geçirme, toplantılara katılım, dış avukatlık bürosu yönetimi ve diğer
kategoriler. Eğer bu kategorilerden sadece 10 adedi işaretlenebiliyorsa bu durumda
avukatların zamanlarını tahsis etmeleri zor veya zaman alıcı bir işlem değildir.
Hukuk yönetim yazılımı avukatların üzerinde çalıştıkları projelerin hangileri olduğunu, ne kadar
süredir aktif olduğunu, hangi müvekkil grupları için çalışıldığını, projelerin tiplerini ve
avukatların projelerde hangi işlerde ne kadar süre geçirdiklerini raporlayabilir. Bir doküman
yönetim sistemi dokümanları müvekkil ve projelerle ilişkilendirirse avukatların zamanlarını
nasıl geçirdiklerine dair daha fazla ipucu verebilir.
Böyle bir yazılım olmadığı durumda departmanın sunucusunda yeralan üretilmiş
dokümanlardan yola çıkılarak departmanın avukatlarının uğraştığı işler ortaya konulabilir.
Avukatlar dönemsel olarak üzerinde çalıştıkları önemli projeleri raporlarlar. Zamana dayalı
olarak analiz edilen bu raporlar avukatların hukuk işleri için harcadıkları zamanı proje ve
müvekkil ayrımında nasıl kullandıklarını ve hangi tip dokümanları ne sıklıkta ürettiklerini
gösterir.
Yöntem ne olursa olsun avukatların zamanlarını nasıl kullandıkları üretkenlik ve kaynakların
nereye yönlendirilmesi gereği konusunda hukuk departmanı yöneticilerine ve baş hukuk
müşavirine bilgi verir.
Bahsedilen bu dört önemli performans ölçüm kriteri yönetimin harekete geçmesi için geçerli
sebepleri sunar. Eğer benchmark kriterleri olumlu değilse bu durumda baş hukuk müşaviri
önlem alabilir. Eğer iç müşteriler daha fazla eğitim istediklerini iletirlerse hukuk departmanı bu
eğitimleri düzenler. Eğer sadece belli bir uzmanlık alanındaki işler dış avukatlık bürosuna
gönderiliyorsa ve departmanda bu konuda uzmanlığı olan bir avukatı çalıştırmak önemli bir
maliyet tasarrufunu sağlayacaksa böyle bir avukatı bünyede çalıştırmak mantıklı olabilir.
Eğer toplantılarda ve sözleşme incelemelerinde çok fazla zaman harcanıyorsa bu durumun
sebepleri araştırılarak daha verimli toplantı yapma yöntemleri, sözleşmelerin daha kısa sürede
incelenebilmesi için standart sözleşme ve sözleşme inceleme yönergeleri oluşturulabilir.
Deneyimle harmanlanmış ve akıllı bir yönetim tarafından kullanıma alınmış, bilgi veren ölçüm
kriterleri hukuk departmanlarının etkinliklerinin artırılmasını sağlar.

__________________________________________________________________________________________
10. İŞ GELİŞTİRME ÇALIŞMALARI İÇİN SEKTÖREL ANALİZ
Giriş
• İş Geliştirme aktiviteleri rekabetin arttığı ve pazarın hızlı büyümediği endüstrilerde her
zaman önemlidir. Özellikle bir endüstrinin hızlı büyüme dönemlerinde her firma için
yeterli iş varken şirketlerin iş geliştirme için çok çaba göstermesi gerekli değildir. İş
talebi yeterli olduğundan müvekkiller herhangi bir ek çaba göstermenize gerek
kalmadan kapınızı çalacaklardır. Durgunluk dönemlerinde veya rekabetin arttığı
dönemlerde ise iş geliştirme çabaları önem kazanır. Daha az sayıdaki işe talip olan çok
sayıdaki Büro arasından sıyrılabilmek gerekir. Bu sebeple iş planları ve iş geliştirme için
detalı analiz ve raporlamalara başvurulması olağandır.
İş Geliştirme Çalışmalarının Gerekçeleri
• 2008 yılında Dünya’yı etkileyen ekonomik durgunluktan sonra doğru fiyatlandırma çok
önem kazandı. Müvekkiller hukuki harcamalarını kısmak zorunda kaldılar. Bu durum da
Hukuk Bürolarının gelirlerini olumsuz yönde etkiledi. Eskiye göre çok değişmiş bir iş
ortamıyla karşı karşıya kalan Bürolar hem iş süreçlerini daha verimli çalıştırıp maliyet
tasarrufu yapmaya hem de iş geliştirme çalışmalarına ağırlık vermeye karar verdiler.
• Eskiye göre işlerin azalması ve daha karlı çalışma gereği hukuki hizmetlerin hangi
sektörlere verildiğinin araştırılmasını zorunlu kıldı. Durgunluk bazı sektörleri az bazı
sektörleri ise çok derinden etkilemişti. Sektörlere yönelik bir çalışma en azından hangi
sektörlere ağırlık verilerek tanıtım çalışmalarının yapılabileceğini gösterebilirdi. Ayrıca
hedef sektör olarak seçilen sektörlere yönelik derinlemesine hukuki bilginin
kazanılması ve bu bilginin müvekkillerin iş ihtiyaçlarını nasıl çözebileceğinin de analiz
edilmesi rekabette avantaj sağlayacaktı.
Geliştirme Çalışması
• Bir sektör analizi çalışmasında ilk adım Türkiye’deki önde gelen sektörlerin hangileri
olduğunu bulmak olabilir. Daha sonra Hukuk Bürosu’nun hangi sektörlere hizmet
verdiğinin araştırılması ile analize devam edilebilir. Bu çalışmaların sonuçları ortaya
çıktıktan sonra da Hukuk Bürosu’nun en fazla hizmet verdiği sektörler ile Türkiye’nin
önde gelen sektörleri karşılaştırılabilir. Bu karşılaştırma sonucunda Büro’nun odak
noktası bazı sektörlere ağırlık verecek şekilde değiştirilebilir. Karar verilecek unsurlar
hedef olarak tanımlanan sektöre yönelik hukuki bilgi ve tecrübe, bu sektörün hukuki
hizmetlere ihtiyacının tespiti ve bu sektörün Hukuk Bürosu için finansal açıdan
çekiciliğidir. Bazı sektörler şimdi finansal büyüklük olarak çok büyük değilken büyük
gelecek vaad edebilirler (Yenilenebilir enerji, sürdürülebilir üretim ve çevre
çözümleri,vb.) Sektörlerin ekonomik gelişmesi hukuki ihtiyaçları da beraberinde
getireceğinden böyle bir çalışma geleceği yönelik öngörü açısından da faydalı olacaktır.

Genel yönetim makaleleri

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

Genel yönetim makaleleri