GDPR en de gevolgen voor recruitment en inhuren extern talent. Slides behorende bij NextConomy webinar over dit onderwerp, ism Federgon, Tapfin en proUnity.

1. GDPR
en de gevolgen voor recruitment
en inhuren extern talent
28/11/2017

2. www.nextconomy.be
Hugo-Jan Ruts
Uitgever NextConomy
Welkom

3. Online
Kennisplatform
Over nieuwe manieren van werken
Voor freelancers - over freelancers
Debat& eigenzinnige meningen
Exploring the future of work
and the freelance economy
www.nextconomy.be

4. Exploring the future of work
and the freelance economy
www.nextconomy.be

5. Agenda
• Natasja Engels (jurist, FEDERGON )
Algemene introductie van GDPR en welke voorbereidingen organisaties en bureaus moeten treffen om
te voldoen aan de nieuwe eisen.
• Pieter Decruynaere (jurist, TAPFIN)
Wat als recruitment is uitbesteed aan een derde partij? Welke rol en positie spelen MSP’s hierin?
• Ruben Roex (jurist van Timelex, namens pro-Unity)
Impact wanneer data van kandidaten (zowel voor vaste functies als freelancers) wordt opgeslagen en bewerkt
in verschillende systemen.
• Q&A

6. # Federgon, de Federatie van de HR-dienstverleners
Natasja Engels, Juridisch Adviseur
GDPR-specialist bij Federgon
Federgon, de federatie van de HR-dienstverleners, vertegenwoordigt:
Uitzendarbeid
Recruitment, Search & Selection
Outplacement
Projectsourcing
Interim Management
Learning & Development
Dienstencheques
7
Wie?

7. # Inhoudstafel
GDPR onder de loep:
Wat is GDPR?
Het doel van GDPR?
Belangrijke verplichtingen?
Het belang van GDPR?
8
Inhoud
GDPR en Recruitment:
Enkele punten uitgelicht
Verschil Controller vs.. Processor
Tips voor de praktijk

8. GDPR ONDER DE LOEP
9
GDPR?

9. Wat is GDPR?
Europese Verordening
General Data Protection Regulation = Algemene Verordening Gegevensbescherming
Direct toepasbaar
D-Day: 25/05/2018
Belgische Privacywet 8 december 1992 verdwijnt
10
GDPR–Wat?

10. Het doel van GDPR?
Uniformisering
Bescherming verhogen
Meer informatie naar betrokkenen
Beginselen GDPR
Hervorming Privacycommissie
11
GDPR–Doel?

11. Belangrijke verplichtingen ivm GDPR
Administratieve verplichtingen
Register
GEB/DPIA
Datalek
Verantwoording (!)
12
Belangrijkeverplichtingen
Technische verplichtingen
Dataprotection "by design & by default"
Beveiliging
Organisatorische verplichtingen
Rechten van betrokkenen
Aanstelling DPO
Keuze verwerker + verwerkingsovereenkomst

12. Het belang van GDPR?
13
BelangvanGDPR
Controlemechanisme wordt ingevoerd
Inspecteurs treden op:
 N.a.v. klacht
 Op eigen initiatief
Administratieve geldboetes naargelang het geval:
 10 000 000 EUR of 2% van totale wereldwijde jaaromzet
 20 000 000 EUR of 4% van totale wereldwijde jaaromzet
Beleid: eerst waarschuwing, daarna boetes!

13. GDPR & RECRUITMENT
14
GDPR&RECRUITMENT

14. Enkele punten uitgelicht
15
Evenonderdeaandacht
• Algemene?
• Bijzondere?
• Strafrechtelijke?
Welke
persoonsgegevens?
• Toestemming? <> ondergeschikte relatie
• Gerechtvaardigd belang?
• Noodzakelijke precontractuele maatregelen op verzoek?
• Noodzakelijk voor sluiten van een overeenkomst?
Legitieme basis
• Rechtstreeks verkregen informatie?
• Onrechtstreeks onrechtstreeks verkregen informatie?
• Hoe organiseren?
Informatieplicht/
transparantie
• Exact cijfer
of
• Noodzakelijk voor het verwezenlijken van het doel
Bewaartermijn

15. Controller vs.. Processor
16
Controllervs..Processor
Controller Verwerkingsovereenkomst Processor
Register (indien nodig) Register (indien nodig)
DPO (indien nodig) DPO (indien nodig)
DPIA (indien nodig) Contract subverwerkers
Beveiliging Beveiliging
Datalek
Rechten betrokkene
Bewaartermijn

16. Controller vs.. Processor
17
Controllervs.Processor

17. Tips voor de praktijk
Maak een overzicht van de gegevensstromen (=register)
Samenzitten met verschillende afdelingen (IT, legal, HR, …)
Samenzitten met de verwerkers
Informeren van personeel (opleiding, infosessies)
Gebruik tools als hulpmiddel
Federgon selfscan
Gedragscodes
Modellen
VERGEET VOORAL NIET TE DOCUMENTEREN !
18
TIPS!!!!!

18. 19
Contact
Natasja Engels
Legal Department Federgon
Tour & Taxis
Havenlaan / Avenue du Port 86c, bus/bte 302
1000 Brussel / Bruxelles
 legal@federgon.be
 0032 (0)2/203 38 03
 0032 (0)2/203 42 68
 www.federgon.be
https://twitter.com/federgon
http://www.linkedin.com/company/100889
Juridisch Adviseur

19. Webinar Nextconomy-28 november 2018 GDPR

20. SPREKERS
EllenSaeys
HeadofTAPFINBeLux
Pieter Decruynaere
CompanyLawyer ManpowerGroup
Ellen Saeys
HEAD of TAPFIN BELUX
+32499 801 185
Ellen.Saeys@tapfin.be
WWW.TAPFIN.be

21. INHOUD
I. De Managed Service Provider
II. Algemene aandachtspunten voor Klanten
III. De rol van de Managed Service Provider in het kader van GDPR

22. I. DE MANAGED SERVICE PROVIDER - MSP

23. II. ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN VOOR KLANTEN
Inzicht & bewust zijn in het gegevens landschap
1. Ten gronde geïnformeerd zijn van de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) die van
kracht gaat op 28 mei 2018
2. Uitwerken Stappenplan - op maat van de onderneming - in lijn met GDPR
3. Communicatieplan t.o.v. alle medewerkers van de do’s en don’ts onder de GDPR regelgeving
4. Opmaak van een interne manual
5. Structurele opvolging van de adviezen en publicaties van de Privacy commissie (www,privacycommission.be)
Data Inventariseren
1. Inventariseer binnen de onderneming welke ‘data flows’ er momenteel plaatsvinden. Op welke manier
worden er gegevens verwerkt binnen de onderneming ? Vb.
 Organiseer algemene rondvraag doorheen alle departementen om de ‘data flows’ in kaart te
brengen.
 Zijn er bijzondere categorieën van persoonsgegevens?
2. Opmaak van een ‘data register’ (zie voorbeeld Privacy commissie)

24. II. ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN VOOR KLANTEN
Data beveiligen en dataflow aanpassen
1. Inventarisatie ‘beveiligingen’ binnen de onderneming & departementen (wachtwoorden, firewall, badges,…)
2. Implementatie van ‘versleuteling en pseudonimisering’ van gegevens
3. Opmaak van een procesplan ingeval van ‘data breach’ in samenspraak met het IT departement of externe IT
partner
4. Evaluatie van de genomen technische maatregelen op geregelde tijdstippen
5. Opleggen van minimale beveiligingsmaatregelen aan leveranciers, onderaannemers, zelfstandingen en
mogelijke andere betrokken partijen.
Integreer beleid met technologie
1. Minimale gegevensverwerking
2. Automatisch verzoek tot (expliciete) toestemming van ‘Data Subjects’
waar nodig

25. II. ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN VOOR KLANTEN
Proces opzetten en beheren
1. Is er ten aanzien van de leveranciers een Data Processing Agreement opgemaakt?
2. Kan mijn onderneming beroep doen op een gewettigde reden (toestemming, overeenkomst, …) om de
persoonsgegevens te verwerken? Zo neen, hoe kan dit worden gefaciliteerd.
3. Procesplan uitwerken ingeval van data breach
4. Dit is mogelijk in samenspraak met een MSP Provider

26. III. MANAGED SERVICE PROVIDER IN HET KADER VAN DE GDPR
1. MSP dient ervoor te zorgen dat hij bij de uitoefening van zijn activiteiten (data
controller/data processor) GDPR compliant is.
2. Concrete afspraken tussen Klant en MSP in het kader van de GDPR
3. MSP DPO
4. Klant blijft rechtstreekse contractspartij van de Vendors. Werken met
MSP betekent geen algemene GDPR vrijstelling
Hoe kan een MSP zijn klanten ondersteunen in het GDRP-proces?

27. 30b Cours Saint Michel, 1040 Etterbeek www.pro-unity.com sales@proUnity.com
We connect contingent workers
and projects for great work
The allround firm
for the information society
Presented by:
David Muyldermans – CEO proUnity
Ruben Roex - Advocaat

28. Based in Brussels,
Active on the Be.
market since 2015
Team of 17 experts
Awarded as HR
start up in Lux.
Shareholders :
BruStart, SeederFund,
Securex, Privat
Funding of 1.000 K€ in
2017
Enable companies to
Hire & manage their
contingent workers in
a cost efficient way
Sectors :
IT/Digital, HR,
Mar/Com, Media, Legal,
Engineering,…
+ 10K freelancers &
+250 service providers
registered
Company brief

29. We enable companies to hire & manage their contingent workers
in a more cost-efficient way by offering them the right tools:
++
Our mission
GDPR focus of today

30. Some proUnity believers

31. VMS: verwerker … of toch verantwoordelijk?
Platform
Matching
Improvements

32. Registerplicht

33. Informatieveiligheid
Passende
maatregelen
State-
of-the-
art
Risk
based
Cost
effective
Pseudonymiszation
& encryption
Testing,
assessing
and
updating
CIA &
resilience
Incident
management
& business
contintuity
Outsource VMS

34. Hugo-Jan Ruts
Uitgever NextConomy
Q&A
Natasja Engels
Juriste Federgon
Ruben Roex
Advocaat Timelex
David Muyldermans
CEO pro-Unity

35. GDPR
en de gevolgen voor recruitment
en inhuren extern talent
28/11/2017
www.nextconomy.be