Tecniche alternative alla metodologia operativa standard: conduzione di audit digitale e remoto

1. #forumpasanita2021
Tecniche di Audit alternative alla metodologia operativa standard:
conduzione di audit digitale e remoto
Negli ultimi decenni abbiamo visto la sorprendente crescita della digitalizzazione nell’ambiente che
ci circonda, che progredisce ad un ritmo incessante. Non vi è alcun dubbio circa la portata della
trasformazione digitale a cui stiamo assistendo: pervasiva, incessante ed estremamente rapida.
L’aumento del flusso dei dati, lo sviluppo dell'intelligenza artificiale, la crescente diffusione dei
dispositivi mobili e l’aumento dell’automazione processuale sono tutti segnali che indicano una
trasformazione senza precedenti. La pubblica amministrazione sta da tempo interfacciandosi con tale
cambiamento; anche per il mondo della sanità la trasformazione digitale si sta rivelando un passaggio
fondamentale per incrementare l’efficienza del sistema e migliorare il livello di cura dei pazienti,
incidendo profondamente sul contenuto e sui modi di concepire e fornire i servizi sociosanitari, sui
modi di interagire con gli stakeholder (pazienti, fornitori, altri enti) e sui processi decisionali del
management sanitario. Il potere del digitale, essendosi esteso con rapidità in campo sanitario, non
può non coinvolgere la funzione dell'audit. La funzione di audit opera tradizionalmente con i concetti
di economicità, efficienza ed efficacia, finalizzata al miglioramento della qualità dell’assistenza
sanitaria e alla valutazione dei processi organizzativi e dei percorsi clinico-assistenziali. Assicura
elevati standard e il soddisfacimento dei bisogni dei pazienti, attuando, se necessario, misure
correttive in grado di rivedere i procedimenti trasversali che supportano la pratica clinico-
assistenziale e la loro appropriatezza. A tal fine, il nostro progetto mette in luce la necessità di
sviluppare e utilizzare quotidianamente strumenti tecnologici d’avanguardia e pratiche alternative
nella funzione dell’audit. L’impiego di metodi innovativi rappresenta un grande investimento in
termini di miglioramento della qualità dei servizi sanitari e sociosanitari.
Gli strumenti pensati per accompagnare la funzione di audit, alternativi rispetto a quanto utilizzato
nella realtà ospedaliera attuale e ritenuti essenziali per garantire una migliore qualità degli output
aziendali, sono basati sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale (AI) e dell’automazione dei processi
(RPA):

2. #forumpasanita2021
Utilizzo di Software multi-device per la pianificazione e la gestione degli audit
La piattaforma software che poggia sul cloud, come ad esempio “Tw Project” in uso nell’Azienda
USL Toscana Nord Ovest, è pensata per semplificare l’intero ciclo di audit. Accessibile in qualunque
momento da qualsiasi dispositivo mobile, permette ottimizzare la gestione degli audit sia interni che
esterni, potendo pianificare e schedulare tramite la piattaforma web tutte le attività.
Il software permette di creare un dossier completo di documentazione, eventuali foto o video e altri
dati utili al fine della raccolta delle evidenze e della conduzione dell’audit e di condividere in tempo
reale tutte le informazioni con i diversi membri del team di audit, come il programma aziendale degli
audit – che contiene gli obiettivi generali che si intendono conseguire, il campo di applicazione, i
criteri adottati, la classificazione delle risultanze, le modalità di verifica e monitoraggio e le azioni
che seguono ai singoli audit. Il punto di forza di questo sistema è quello di avere a disposizione un
unico strumento digitale, attraverso cui tutti i componenti interessati facenti parte della realtà
aziendale sanitaria possano gestire l’intero processo di audit con semplicità e velocità, riducendo la
possibilità di errori e favorendo la collaborazione tra i vari auditor.
Impiego dell’Intelligenza Artificiale (AI) e Automazione dei processi (RPA) negli audit
La combinazione dell’intelligenza artificiale con l’automazione dei processi può essere utile per lo
svolgimento di compiti che richiedono tempo e risorse. Un modo di impiegare l’AI nella funzione di
audit consiste nell’utilizzare algoritmi di apprendimento automatico in grado di eseguire previsioni
ed analisi, o per analizzare e catalogare una grande quantità di dati, utili nelle procedure di conduzione
degli audit e nel processo di valutazione del rischio. Si è pensato anche allo sviluppo di un’assistente
virtuale di AI, in grado di prestare un supporto decisionale interattivo agli auditors nei processi di
recupero di informazioni, di valutazione del rischio, ecc. Utilizzando l’AI e L’RPA, la conduzione
dell’audit stesso può cambiare in modo radicale. Ci riferiamo alla conduzione dell’audit in remoto,
in modo parziale o totale. L’attività di verifica - di siti, processi, professionisti, strutture organizzative,
ecc. - da parte del team audit può svolgersi attraverso l’ausilio di software e hardware di AI,
divenendo digitale e remoto: impiegando droni, vale a dire dispositivi in grado di raccogliere evidenze
senza la presenza necessaria dell’uomo e di condurre interi tour virtuali, in luoghi anche pericolosi o
difficili da raggiungere, o tecnologie Lidar, che misurano la distanza da un oggetto illuminandolo
con una luce laser e che al contempo è in grado di restituire informazioni tridimensionali ad alta
risoluzione sull’ambiente circostante. Questo sistema, che si basa sulla disposizione di un drone

3. #forumpasanita2021
per ciascun presidio ospedaliero e sulla collaborazione del personale già presente nella struttura
all’interno della quale avverranno le ispezioni/verifiche, può essere in grado di ricreare le stesse
azioni che nella normalità verrebbero svolte in presenza e che richiederebbero un grande impiego di
risorse, sia in termini economici, fattore tempo e di forza lavoro. Il metodo che ci appare di più facile
attuazione, considerato anche l’alto grado di complessità dell’azienda sanitaria, è quello della
conduzione di un audit “ibrido”, effettuato parzialmente da remoto, che presenti una combinazione
di strumenti tecnologici che permettano di condurre con facilità l’audit, anche eseguendo una parte
di verifiche da remoto. La conduzione di un audit completamente da remoto è, invece, da suggerire
nei casi in cui si dimostri impossibile effettuare le verifiche in loco, come per finestre di audit molto
brevi dove non vi è il tempo necessario per il controllo di un gran quantitativo di dati, o in situazioni
problematiche, come conflitti, disastri naturali, casi di emergenza sanitaria come il Covid-19.
La gestione e la conduzione di programmi di internal audit all’interno di un’azienda sanitaria che
implichi l’utilizzo di strumenti tecnologici e metodologie diverse dovrebbe presentare una simile
struttura:
Fase/Attività Modalità operative della fase Output
Fase 1. Programmazione degli
audit
- Definizione e
specificazione del Piano
aziendale degli audit
interni, del personale per
l’attuazione
- Documentazione,
pubblicazione e
comunicazione del
programma aziendale
- Conclusioni o risultati
degli audit
Utilizzo della piattaforma software
che poggia sul cloud (es:TW
Project dell’Azienda USL Toscana
Nord Ovest), accessibile in tempo
reale da qualsiasi dispositivo
mobile, condivisibile con tutti gli
utenti interessati. Utile per
ottimizzare la gestione degli audit
pianificando e schedulando tramite
la piattaforma web tutte le attività;
creazione e condivisione di dossier
relativi agli audit
Fase 2. Pianificazione degli audit - Costituzione del team di
verifica

4. #forumpasanita2021
Fase 3. Conduzione dell’audit - Istruttoria
- Campionamento
- Piano di audit
- Audit
- Elaborazione del rapporto
di audit
Identificazione dei documenti e
delle evidenze di riferimento
tramite RPA: utilizzo di algoritmi
in grado di eseguire previsioni, per
analizzare, catalogare e verificare
durante l’audit modelli o una
grande quantità di dati, come ad
esempio norme e procedure di
riferimento;
utile anche per effettuare eventuali
campionamenti e per la
compilazione di checklist;
Utilizzo di Droni per effettuare tour
virtuali o per condurre audit da
remoto parziale/totale
Fase 4. Azioni successive
all’audit
- Follow up
- Elaborazione sintesi audit
per il D.G.
Supporto dell’Assistente virtuale
nel riesamino delle risultanze degli
audit, elaborazione di
raccomandazioni e di misure
applicative

5. #forumpasanita2021
Per quanto riguarda la tempistica, è stata pensata una sperimentazione che prevedesse la realizzazione
del progetto in due tempi, all’interno di due realtà differenti: percorso ambulatoriale e percorso area
di degenza - Medicina Generale dell’AUSL Nord Ovest Toscana:
Analisi SWOT del progetto
Di seguito, un’analisi dei valori economici in gioco:
Tipologia di spesa Costo stimato Risparmio previsto
Acquisto software multi-device Costo licenza: 1.000 euro
Tempo-lavoro
Acquisto drone Costo: 600 euro; abbattibile in
parte in riferimento ad un
eventuale stock
Formazione personale
A carico aziendale (PAF); nessun
costo aggiuntivo (risorsa già in
reparto)