Rita Lützhøft om standardisering på det offentlige sags- og dokumentområdeVidenDanmark
VidenDanmark Seminar: Elektronisk Dokumenthåndtering Best Practice 2009, 2.6.2009.
Rita Lützhøft fra IT- og Telestyrelsen fortæller om det igangværende arbejde med standardisering af sags- og dokumentområdet i det offentlige.
Oplægget blev holdt ved InfinIT-arrangementet "Fra arbejdsgange i praksis til smidige, procesorienterede IT-systemer", der blev afholdt den 25. januar 2011. Læs mere om arrangementet her: http://www.infinit.dk/dk/hvad_kan_vi_goere_for_dig/viden/reportager/saet_stroem_til_forvaltningen.htm
Rita Lützhøft om standardisering på det offentlige sags- og dokumentområdeVidenDanmark
VidenDanmark Seminar: Elektronisk Dokumenthåndtering Best Practice 2009, 2.6.2009.
Rita Lützhøft fra IT- og Telestyrelsen fortæller om det igangværende arbejde med standardisering af sags- og dokumentområdet i det offentlige.
Oplægget blev holdt ved InfinIT-arrangementet "Fra arbejdsgange i praksis til smidige, procesorienterede IT-systemer", der blev afholdt den 25. januar 2011. Læs mere om arrangementet her: http://www.infinit.dk/dk/hvad_kan_vi_goere_for_dig/viden/reportager/saet_stroem_til_forvaltningen.htm
Proctive’s Slides: Identifikation af relevante arbejdsscenarier. Vi informerer løbende kommunens forskellige afdelinger om, hvordan nye services og funktioner i Office 365 kan have betydning for deres arbejde og hjælper ledelsen med at afdække og prioritere de konkrete scenarier, hvor en anvendelse vil have størst værdi. F.eks. via en Value Discovery Workshop
VidenDanmark afholdt den 8.10.2009 seminar om Enterprise Search Best Practice 2009. Ved seminaret var der præsentationer fra Findwise, Convergens, Scanjour, Metier, COWI og Creuna. Der blev præsenteret en række søgeteknologier: Fast, Google Search Application, Autonomy, Sharepoint. Seminaret blev understøttet af et seminar 2.0 - system. Se hele dokumentationen på http://videndanmark.dk/8-10-Search-2009.441.0.html.
Gevinstrealisering i praksis / ChangeGroupChangeGroup
Case om gevinstrealisering i praksis
Implementering af Office 365 som samarbejdsplatform i DSB - Hvordan kan man tilrettelægge forandringsstrategien for implementering af en samarbejdsplatform, så man kan realisere det uindløste potentiale i Office 365? Det gav vores tre oplægsholdere svar på i deres faglige oplæg om gevinstrealisering i praksis, som blev afholdt d. 26. februar 2015.
Oplægget blev holdt ved InfinIT-arrangementet "Fra arbejdsgange i praksis til smidige, procesorienterede IT-systemer", der blev afholdt den 25. januar 2011. Læs mere om arrangementet her: http://www.infinit.dk/dk/hvad_kan_vi_goere_for_dig/viden/reportager/saet_stroem_til_forvaltningen.htm
Taxon Classifier er et Open Source system til opmærkning af elektroniske dokumenter med metadata - automatisk.
Når Taxon Classifier opmærker dokumenter med metadata, sker det på baggrund af en taxonomi (taksonomi).
Taxonomien er 'rygraden' i metadata-opmærkningen. Den gør, at vi kan håndtere selv meget svære metadata, giver struktur og kvalitet og er garant for, at opmærkningen altid er ensartet.
Taxonomiopbygning og metadata-opmærkning sker på basis af et udsnit af jeres samlede dokumentmasse. Det giver sikkerhed for at opmærkningen bliver ensartet og passer til jeres behov.
Systemet skal ikke læres op, inden I kan tage det i brug. Det er tidsbesparende, kræver ingen kompetence hos slutbrugeren og giver høj kvalitet - hver gang.
VidenDanmark seminar: Digitalisering og procesoptimering 25.1.2012. Mads Cars...VidenDanmark
Mads Carstensen fra DJØF holder oplæg om Findes det ? findes det her? - om optimering af medlemsservice og arbejdsgange i Djøf, ved VidenDanmarks seminar den 25.1.2012.
Case Ørsted - Arealoptimering som katalysator for ny firmakulturPreben Gramstrup
En strategisk tilgang med indsamling af data om anvendelse af kontorarbejdspladser kan muliggøre en arealoptimering, hvor flere medarbejdere huses på færre kvadratmeter. Casen handler om hvordan samarbejde og brugerinddragelse i udførelsesfasen muliggør at brugerne får lov at præge indretningen af de nye kontormiljøer.
Casen viser, hvordan
Den samlede kommunale bygningsmasse inkl. arealer i selvejende institutioner er reduceret med 12,7 pct fra 2014 til 2018.
To skoler med ledig kapacitet benyttes nu også til dagtilbud og den ene af skolerne har også fået bibliotek. De forladte bygninger er solgt eller lejemål er opsagt.
Besparelsen på de løbende driftsudgifter til bygningerne er blevet indenfor fagområderne. Ejendomscenterets budget til bygningsvedligeholdelse er fastholdt, og giver dermed flere midler til de tilbageværende kvadratmeter
Casen viser, hvordan Varde Kommune på baggrund af valide data og opgørelse af kvadratmeterforbruget pr. borger som ”brændende platform” skabte et godt beslutningsgrundlag for en langsigtet strategi og arealoptimering.
Strategien blev udviklet med inddragelse af kommunalbestyrelsen, ledere og medarbejdere.
Efter strategiens vedtagelse er yderligere indsamling af data iværksat, og der er udarbejdet et forslag om en incitamentsmodel, som vil give et incitament til at medvirke til at realisere arealoptimeringsprojekter.
Casen viser, hvordan Hjørring Kommune har skabt fremdrift i en organisering, hvor bygningsansvar og vedligehold er decentralt. Det er sket gennem:
Tværgående ledelsesmæssig opbakning til en strategi for ”styr på de kommunale bygninger og deres data” hvor fokus er på tilvejebringelse af valid stamdata
Et fokus på samarbejde ved at etablere et tværgående forum for bygningsansvarlige og ved at den strategiske bygningsenhed er i løbende dialog med de bygningsansvarlige om arealoptimeringsprojekter
Casen viser, hvordan samarbejde resulterede i at tre myndigheder og en privat aktør nu arbejder under samme tag i Aalborg Kommunes ejendom. Løsningen blev fundet i dialog med brugerne og med opbakning fra øverste ledelsesniveau hos de fire parter.
KL´s foranalyse i 2017-2018 af kommunernes behov for og ønsker til data, metode og procesunderstøttelse af den kommunale ejendomsadministration i projektet Kloge kommunale kvadratmeter (KKM2). fm3 og Valcon 17marts2018
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Case ballerup dataunderstoettet_arealoptimering_fm3_juni2018Preben Gramstrup
Ballerup Kommune har gennemført en arealoptimering af dagtilbud, hvor første case er at to tilbud lægges sammen, en SFO flyttes til de frigjorte arealer og et lejemål opsiges. Det har ledt til nye mål for arealoptimering i kommunen.
Arealoptimeringen blev gennemført ved, at Ballerup Kommunes centraliserede ejendomsadministration skabte et overblik over ejendomsporteføljen gennem dataindsamling og anvendelse af en database. Det synliggjorde muligheder på tværs af porteføljen. Arealoptimeringsprojektet blev på den baggrund besluttet med bred politisk og ledelsesmæssig opbakning.
Favrskov Kommune gennemførte arealoptimeringsprojekter i to lokalsamfund på grundlag af data om arealanvendelse.
Data viste, at der var faldende børnetal og forskellig udvikling i kommunen afhængigt af afstanden til det østjyske vækstområde. Datagrundlaget sikrede den politiske og administrative ledelses opbakning til konkrete arealoptimeringsprojekter, som kunne sikre en bedre sammenhæng i kommunen.
Samarbejde og brugerinddragelse bidrog til den konkrete udmøntning af projekterne.
FM2015 Survey. Fokus på strategi forbedrer resultaterne FM2015 survey viser, at Facilities Management har bevæget sig op i den strategiske ‘helikopter’ og at hele organisationen vinder, når FM forøger sit fokus på strategi.
Erfaringspunkter fra tre forskellige cases præsenteres. Procestrin for Right-Sourcing, metoder til værdiskabelse og opstart af partnerskaber. Erfaringspunkterne sættes i perspektiv i hele forløbet både før, under og efter aftalens indgåelse.
Proctive’s Slides: Identifikation af relevante arbejdsscenarier. Vi informerer løbende kommunens forskellige afdelinger om, hvordan nye services og funktioner i Office 365 kan have betydning for deres arbejde og hjælper ledelsen med at afdække og prioritere de konkrete scenarier, hvor en anvendelse vil have størst værdi. F.eks. via en Value Discovery Workshop
VidenDanmark afholdt den 8.10.2009 seminar om Enterprise Search Best Practice 2009. Ved seminaret var der præsentationer fra Findwise, Convergens, Scanjour, Metier, COWI og Creuna. Der blev præsenteret en række søgeteknologier: Fast, Google Search Application, Autonomy, Sharepoint. Seminaret blev understøttet af et seminar 2.0 - system. Se hele dokumentationen på http://videndanmark.dk/8-10-Search-2009.441.0.html.
Gevinstrealisering i praksis / ChangeGroupChangeGroup
Case om gevinstrealisering i praksis
Implementering af Office 365 som samarbejdsplatform i DSB - Hvordan kan man tilrettelægge forandringsstrategien for implementering af en samarbejdsplatform, så man kan realisere det uindløste potentiale i Office 365? Det gav vores tre oplægsholdere svar på i deres faglige oplæg om gevinstrealisering i praksis, som blev afholdt d. 26. februar 2015.
Oplægget blev holdt ved InfinIT-arrangementet "Fra arbejdsgange i praksis til smidige, procesorienterede IT-systemer", der blev afholdt den 25. januar 2011. Læs mere om arrangementet her: http://www.infinit.dk/dk/hvad_kan_vi_goere_for_dig/viden/reportager/saet_stroem_til_forvaltningen.htm
Taxon Classifier er et Open Source system til opmærkning af elektroniske dokumenter med metadata - automatisk.
Når Taxon Classifier opmærker dokumenter med metadata, sker det på baggrund af en taxonomi (taksonomi).
Taxonomien er 'rygraden' i metadata-opmærkningen. Den gør, at vi kan håndtere selv meget svære metadata, giver struktur og kvalitet og er garant for, at opmærkningen altid er ensartet.
Taxonomiopbygning og metadata-opmærkning sker på basis af et udsnit af jeres samlede dokumentmasse. Det giver sikkerhed for at opmærkningen bliver ensartet og passer til jeres behov.
Systemet skal ikke læres op, inden I kan tage det i brug. Det er tidsbesparende, kræver ingen kompetence hos slutbrugeren og giver høj kvalitet - hver gang.
VidenDanmark seminar: Digitalisering og procesoptimering 25.1.2012. Mads Cars...VidenDanmark
Mads Carstensen fra DJØF holder oplæg om Findes det ? findes det her? - om optimering af medlemsservice og arbejdsgange i Djøf, ved VidenDanmarks seminar den 25.1.2012.
Case Ørsted - Arealoptimering som katalysator for ny firmakulturPreben Gramstrup
En strategisk tilgang med indsamling af data om anvendelse af kontorarbejdspladser kan muliggøre en arealoptimering, hvor flere medarbejdere huses på færre kvadratmeter. Casen handler om hvordan samarbejde og brugerinddragelse i udførelsesfasen muliggør at brugerne får lov at præge indretningen af de nye kontormiljøer.
Casen viser, hvordan
Den samlede kommunale bygningsmasse inkl. arealer i selvejende institutioner er reduceret med 12,7 pct fra 2014 til 2018.
To skoler med ledig kapacitet benyttes nu også til dagtilbud og den ene af skolerne har også fået bibliotek. De forladte bygninger er solgt eller lejemål er opsagt.
Besparelsen på de løbende driftsudgifter til bygningerne er blevet indenfor fagområderne. Ejendomscenterets budget til bygningsvedligeholdelse er fastholdt, og giver dermed flere midler til de tilbageværende kvadratmeter
Casen viser, hvordan Varde Kommune på baggrund af valide data og opgørelse af kvadratmeterforbruget pr. borger som ”brændende platform” skabte et godt beslutningsgrundlag for en langsigtet strategi og arealoptimering.
Strategien blev udviklet med inddragelse af kommunalbestyrelsen, ledere og medarbejdere.
Efter strategiens vedtagelse er yderligere indsamling af data iværksat, og der er udarbejdet et forslag om en incitamentsmodel, som vil give et incitament til at medvirke til at realisere arealoptimeringsprojekter.
Casen viser, hvordan Hjørring Kommune har skabt fremdrift i en organisering, hvor bygningsansvar og vedligehold er decentralt. Det er sket gennem:
Tværgående ledelsesmæssig opbakning til en strategi for ”styr på de kommunale bygninger og deres data” hvor fokus er på tilvejebringelse af valid stamdata
Et fokus på samarbejde ved at etablere et tværgående forum for bygningsansvarlige og ved at den strategiske bygningsenhed er i løbende dialog med de bygningsansvarlige om arealoptimeringsprojekter
Casen viser, hvordan samarbejde resulterede i at tre myndigheder og en privat aktør nu arbejder under samme tag i Aalborg Kommunes ejendom. Løsningen blev fundet i dialog med brugerne og med opbakning fra øverste ledelsesniveau hos de fire parter.
KL´s foranalyse i 2017-2018 af kommunernes behov for og ønsker til data, metode og procesunderstøttelse af den kommunale ejendomsadministration i projektet Kloge kommunale kvadratmeter (KKM2). fm3 og Valcon 17marts2018
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Case ballerup dataunderstoettet_arealoptimering_fm3_juni2018Preben Gramstrup
Ballerup Kommune har gennemført en arealoptimering af dagtilbud, hvor første case er at to tilbud lægges sammen, en SFO flyttes til de frigjorte arealer og et lejemål opsiges. Det har ledt til nye mål for arealoptimering i kommunen.
Arealoptimeringen blev gennemført ved, at Ballerup Kommunes centraliserede ejendomsadministration skabte et overblik over ejendomsporteføljen gennem dataindsamling og anvendelse af en database. Det synliggjorde muligheder på tværs af porteføljen. Arealoptimeringsprojektet blev på den baggrund besluttet med bred politisk og ledelsesmæssig opbakning.
Favrskov Kommune gennemførte arealoptimeringsprojekter i to lokalsamfund på grundlag af data om arealanvendelse.
Data viste, at der var faldende børnetal og forskellig udvikling i kommunen afhængigt af afstanden til det østjyske vækstområde. Datagrundlaget sikrede den politiske og administrative ledelses opbakning til konkrete arealoptimeringsprojekter, som kunne sikre en bedre sammenhæng i kommunen.
Samarbejde og brugerinddragelse bidrog til den konkrete udmøntning af projekterne.
FM2015 Survey. Fokus på strategi forbedrer resultaterne FM2015 survey viser, at Facilities Management har bevæget sig op i den strategiske ‘helikopter’ og at hele organisationen vinder, når FM forøger sit fokus på strategi.
Erfaringspunkter fra tre forskellige cases præsenteres. Procestrin for Right-Sourcing, metoder til værdiskabelse og opstart af partnerskaber. Erfaringspunkterne sættes i perspektiv i hele forløbet både før, under og efter aftalens indgåelse.
Styrket ud af krisen
FM2011 Survey er en spørgeskemaundersøgelse blandt aktivt udøvende inden for Facilities Management. Facilities Management har bidt sig fast trods nedskæringer og har i 2010 bevist sit værd. FM vil også i 2011 være med til at skabe vækst, trivsel og produktivitet
"FM2010 Survey" er en spørgeskemaundersøgelse blandt aktive udøvende inden for Facilities Management.
Undersøgelsen tegnet et billede af FM'ernes aktiviteter i 2009 og forventninger til 2010.
Ca. 60 % af besvarelserne er private, mens 40 % er offentlige organisationer.
1. Skab merværdi med fysiske rammer Arealer anvendes ofte ineffektivt, og understøtter ikke de værdiskabende aktiviteter. Benyt derfor arealerne mere optimalt. Opdel storrumskontorer i aktivitetszoner og etabler faciliteter, der understøtter, at arbejde er en aktivitet og ikke et sted.
2.
3.
4.
5.
6. M 2 -behov, faktorer Medarbejder antal og profil Udnyttelsesgrad Behov for fællesfaciliteter Bygningens effektivitet Antal arbejdspladser pr. m 2 Reduktion / Vækst Arealanvendelse og fordeling primære og sekundære arealer Færre/Flere mødelokaler, projektrum etc.
7. Delepladser for mobile 7.5 15 22.5 10 17.5 12.5 20 Touchdown (f.eks. Salg) Call centers Mix celle og storrum Hovedsaglig Celle Ca. brutto m 2 pr. person Storrums kontorer 25 30 27.5 M 2 -behov
8. Case D3 A2 A1 A B D3 830 m² A2 900 m² A1 500 m² A 370 m² B 800 m² 3.400 m²
9. 3 scenarier 2 1 3 m² / medarb. 90 100 110 1 Alle arealer 3.400 37,8 34,0 30,9 2 Uden D3 2.570 28,6 25,7 23,4 3 Uden D3 og del af A2 2.220 24,7 22,2 20,2
10.
11.
12.
13. Arbejde er en aktivitet, ikke et sted Kantine Møderum K1 Café Auditorium Kontor Video- konference Gang Reception Hjemme Hjemme Hos Leverandør Hos Kunde
17. Behov/krav til ændringer: - Hvad fungerer ? - Hvad skal fungere bedre ? Fra ensartede storrum til differentierede netværksorienterede arbejdszoner Kultur Processer Adfærd - og hvordan kan lokalerne understøtte dette bedre ? Projekt- pladser Løse pladser Stille område Projekt-pladser Projekt-ledelse Bibliotek
18.
19.
20. 3 typiske arbejdsprofiler Bordet i brug, forskellige aktiviteter 1: Statisk Størstedelen af arbejdstiden anvendt ved skrivebord eller andet sted i bygningen til f.eks. møde. 2: Rimelig statisk Noget af arbejdstiden anvendt ved skrivebord og andet sted i bygningen til f.eks. møde. Nogen ekstern tid til møder/rejser. 3: Mobil Mobil både eksternt og internt med møder/rejser. Mindre tid ved skrivebordet og mindre tid andre steder i bygningen. Arbejdsprofiler og fordelinger fastlægges ved feltstudie/optælling Ubrugt bord Bordet i brug, men ubesat
21.
22. Design principper – ’Brikkerne’ Nuværende arbejdsprofiler Fremtidige arbejdsprofiler
23. Design principper – ’Brikkerne’ Fra Mit eget kontor En arbejdsform Meget personlig arkiv plads Et bestemt arbejdssted Faste afdelingsgrænser One size fits all Mit og dit Lukkede områder Til Min egen arbejdsplads sammen med andre Forskellige aktivitetszoner Mindre individuel arkiv, fælles arkiv og IT Arbejde er en aktivitet Flydende afdelingsgrænser Variabel plads til såvel individ som team Vores Transparente zoner