CEDI Rapport præsentation med fokus på at frigøre tid ved at afholde møder lidt smartere.

1. FRIGØR TID – MØD SMARTERE
CEDI mødeanalyse
Maj 2017

2. • Lær af data og intern indsigt
• Vid hvor der skal sættes ind og handel
• Brug eksisterende teknologi til at
skabe forandringer til frigørelse
LÆRING – HANDLING – MØD SMARTERE
LÆRING
HANDLING
MØD
SMARTERE

3. PROCESS
Overblik over møder og mødelængde
Eksterne møder eller interne
Antal mødetimer - fordelt på medarbejdertype
Organisationens antal mødetimer
Mødeantal i forhold til andre organisationer
Ledelsesinformation
Transport
Benchmark dataDatatræk i
Exchange
Berigelse
med
registerdata
Database
Rapport og
særligt
fokus

4. Mellemstor dansk kommune igennem 1 år
98.000 møder
716.000 mødetimer
445 årsværk
Hver femte møde er med ekstern deltagelse (19 pct.)
Mange stormøder (15 pct.)
Meget transporttid
Møder med eksterne tager længere tid
Samlet ressourceforbrug på 240 Mio kr.

5. Eksempel på potentiale
716.000 mødetimer
445 årsværk
5% effektivisering og bedre vidensdeling
Møde-
længde
Møde-
?
Møde-
deltagere
Møde-
afskaffelse
Møde-
digitialisering
Status
Mål
Middel
F.eks 4.7 min
kortere møder
=22 årsværk
0,2 %
færre deltagere
=21 årsværk
25 %
færre stormøder
=23 årsværk
? årsværk10 %
mindre
transporttid
=? årsværk

6. • Nogle møder er mere Skype-egnede end andre
• Omlæg informationsmøder til oplysning fra intranettet
• Frigør plads ved bedre dimensionering og udnyttelse
af mødelokaler
• Hent inspiration til god mødepraksis hos de mest
effektive forvaltninger
• Transport
EKSEMPLER PÅ INDSATSOMRÅDER

7. Eksterne møder der er korte og med få deltagere er
særligt egnede til at omlægge til digitale platforme,
såsom Skype.
SKYPE-EGNEDE MØDER
Et eksempel kunne være en almindelig mellemstor kommune, der
har ca. 20.000 møder med 1 intern og 1 ekstern. Heraf varer ca. 16.000
under 1 time og er derfor særligt Skype-egnede.
Der er en tendens til at eksterne møder tager længere tid (op til 46 pct.
længere) samtidig med, at der kan der spares på transporttid, buffertid og
kilometerpenge.
Hvis man sparer 15 minutter hver gang, er dette alene næsten
2,5 årsværk

8. SKYPE-EGNEDE MØDER
OK
Booking af møde
Overvej at booke dette møde
som et Skypemøde!
X
!
Frigjort tid:
÷ Transporttid
÷ Forkorte alle eksterne møder

9. Der er en risiko for, at møder med mange
deltagere er præget af envejskommunikation og
dermed passivitet hos de øvrige deltagere. Hvis
det enkelte stormøde alene har til formål at
sprede information, kunne dette muligvis være et
område, hvor man kunne inkorporere
teknologiske løsninger. Hvis man fx skiftede
halvdelen af stormøderne ud med
videostreaming, og derved kunne spare en halv
time af mødet for hver deltager, da de ikke skulle
transportere sig frem og tilbage, ville man i en
middelstor kommune kunne sparer mere end
7.000 timer svarende til 3 mio. kroner.
OK
Booking af møde
Du booker nu et langt møde med mange
deltagere. Overvej om du anvender det
korrekte mødeformat.
X
!
OMLÆG INFORMATIONSMØDER

10. GENNEMSNITLIG ANVENDELSE AF MØDELOKALER
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Mødelokale 1
Mødelokale 2
Mødelokale 3
Mødelokale 4
Mødelokale 5
Mødelokale 6
Mødelokale 7
Mødelokale 8
Mødelokale 9
Mødelokale 10
Mødelokale 11
Mødelokale 12
Mødelokale 13
Mødelokale 14
Mødelokale 15
Mødelokale 16
Mødelokale 17
Mødelokale 18
Mødelokale 19
Mødelokale 20
Mødelokale 21
Mødelokale 22
Mødelokale 23
Mødelokale 24
Mødelokale 25
Belægningsprocent og
gennemsnitligt deltagerantal
16,3
5,5
4,7
6,1
4,2
4,1
5,5
6,5
3,5
4,5
6,6
3,2
4,5
Ved at undersøge udnyttelsen af
specifikke mødelokaler kan
kommunens behov bedre blive
imødekommet ved
dimensionering.
• Har vi den rigtige størrelse
mødelokaler?
• Kan vi nedlægge nogen?
• Hvilket service-management
niveau er nødvendigt?
4,5
7,5
11,4
2,8
7,3
3,3
9,1
1,4
8,1
7,2
3,2
5,5

11. DIMENSIONERING AF MØDELOKALER
• Er der mødelokaler som underudnyttes på
grund af deres placering eller størrelse?
Bør mødelokaler reduceres
så der bliver frigivet plads?

12. INSPIRATION FRA EFFEKTIVE FORVALTNINGER
Kan forvaltninger med et forholdsmæssigt stort tidsforbrug per medarbejder
med fordel lade sig inspirere af mere effektive forvaltninger?
Er der nogle forvaltninger, der har en
mere ”effektiv”
mødeindkaldelsespraksis end andre?
0
20
40
60
80
100
120
140
Teknik og
Miljø
Administration Børn og Unge Økonomi IT Sundhed
Gennemsnitlig mødelængde

13. Afholdes der regelmæssigt møder i kommunen, hvor
deltagerne skal bruge tid på transport kan nogle af disse
møder afholdes digitalt og kan disse i givet fald omlægges
til afholdelse på deltagernes lokationer?
TRANSPORT
Så der spares
transporttid!
Område Antal Penge Potentiale
v. 5 pct.
Kilometer 400.000 km 760.000 kr. 40.000 kr.
besparelse
Tid 13.000 timer Ved 422 kr./t.
= 5,5 mio.
kroner
270.000 kr.
besparelse
Buffertid 20.000 møder x
10 min
Ved 422 kr./t.
= 1,4 mio. kr.
70.000 kr.
besparelse
I en mellemstor dansk kommune:

14. AFSLUTNING
Michael Karvø
CEDI
27 11 27 21
mka@cedi.dk
MICHAEL
KARVØ
(Partner)
CEDI
CEDI er et konsulentfirma, der rådgiver om strategi,
effektivisering og digitalisering.
CEDI leverer strategisk rådgivning til myndigheder og offentlige
virksomheder med afsæt i en solid faglig forståelse for
organisation, digitalisering og teknologi kombineret med en
omfattende viden om den offentlige sektors administrative og
ledelsesmæssige processer samt en dyb indsigt i den politiske
dagsorden på området.Kontakt og hør mere:
• Vi bidrager med viden og understøtter strategiudarbejdelsen
baseret på data
• Vores konsulenter har altid hands-on erfaring fra ansættelse i
den offentlige sektor
• Projektet vil fra CEDI være ledet og faciliteret af Michael