Casen viser, hvordan samarbejde resulterede i at tre myndigheder og en privat aktør nu arbejder under samme tag i Aalborg Kommunes ejendom. Løsningen blev fundet i dialog med brugerne og med opbakning fra øverste ledelsesniveau hos de fire parter.
Casen viser, hvordan Hjørring Kommune har skabt fremdrift i en organisering, hvor bygningsansvar og vedligehold er decentralt. Det er sket gennem:
Tværgående ledelsesmæssig opbakning til en strategi for ”styr på de kommunale bygninger og deres data” hvor fokus er på tilvejebringelse af valid stamdata
Et fokus på samarbejde ved at etablere et tværgående forum for bygningsansvarlige og ved at den strategiske bygningsenhed er i løbende dialog med de bygningsansvarlige om arealoptimeringsprojekter
Casen viser, hvordan Varde Kommune på baggrund af valide data og opgørelse af kvadratmeterforbruget pr. borger som ”brændende platform” skabte et godt beslutningsgrundlag for en langsigtet strategi og arealoptimering.
Strategien blev udviklet med inddragelse af kommunalbestyrelsen, ledere og medarbejdere.
Efter strategiens vedtagelse er yderligere indsamling af data iværksat, og der er udarbejdet et forslag om en incitamentsmodel, som vil give et incitament til at medvirke til at realisere arealoptimeringsprojekter.
Case ballerup dataunderstoettet_arealoptimering_fm3_juni2018Preben Gramstrup
Ballerup Kommune har gennemført en arealoptimering af dagtilbud, hvor første case er at to tilbud lægges sammen, en SFO flyttes til de frigjorte arealer og et lejemål opsiges. Det har ledt til nye mål for arealoptimering i kommunen.
Arealoptimeringen blev gennemført ved, at Ballerup Kommunes centraliserede ejendomsadministration skabte et overblik over ejendomsporteføljen gennem dataindsamling og anvendelse af en database. Det synliggjorde muligheder på tværs af porteføljen. Arealoptimeringsprojektet blev på den baggrund besluttet med bred politisk og ledelsesmæssig opbakning.
Case Ørsted - Arealoptimering som katalysator for ny firmakulturPreben Gramstrup
En strategisk tilgang med indsamling af data om anvendelse af kontorarbejdspladser kan muliggøre en arealoptimering, hvor flere medarbejdere huses på færre kvadratmeter. Casen handler om hvordan samarbejde og brugerinddragelse i udførelsesfasen muliggør at brugerne får lov at præge indretningen af de nye kontormiljøer.
Modeludvikling for kommunalt ABM samarbejde om lokalhistorieAalborg Stadsarkiv
præsentation af ABM projekt om lokalhistorie se rapport på http://www.aalborgkommune.dk/Borger/Kultur-natur-og-fritid/lokalhistorie/Aalborg-Stadsarkiv/Documents/Modeludvikling-for-kommunalt-ABM-samarbejde-i-Aalborg-Kommune.pdf
Casen viser, hvordan
Den samlede kommunale bygningsmasse inkl. arealer i selvejende institutioner er reduceret med 12,7 pct fra 2014 til 2018.
To skoler med ledig kapacitet benyttes nu også til dagtilbud og den ene af skolerne har også fået bibliotek. De forladte bygninger er solgt eller lejemål er opsagt.
Besparelsen på de løbende driftsudgifter til bygningerne er blevet indenfor fagområderne. Ejendomscenterets budget til bygningsvedligeholdelse er fastholdt, og giver dermed flere midler til de tilbageværende kvadratmeter
Casen viser, hvordan Hjørring Kommune har skabt fremdrift i en organisering, hvor bygningsansvar og vedligehold er decentralt. Det er sket gennem:
Tværgående ledelsesmæssig opbakning til en strategi for ”styr på de kommunale bygninger og deres data” hvor fokus er på tilvejebringelse af valid stamdata
Et fokus på samarbejde ved at etablere et tværgående forum for bygningsansvarlige og ved at den strategiske bygningsenhed er i løbende dialog med de bygningsansvarlige om arealoptimeringsprojekter
Casen viser, hvordan Varde Kommune på baggrund af valide data og opgørelse af kvadratmeterforbruget pr. borger som ”brændende platform” skabte et godt beslutningsgrundlag for en langsigtet strategi og arealoptimering.
Strategien blev udviklet med inddragelse af kommunalbestyrelsen, ledere og medarbejdere.
Efter strategiens vedtagelse er yderligere indsamling af data iværksat, og der er udarbejdet et forslag om en incitamentsmodel, som vil give et incitament til at medvirke til at realisere arealoptimeringsprojekter.
Case ballerup dataunderstoettet_arealoptimering_fm3_juni2018Preben Gramstrup
Ballerup Kommune har gennemført en arealoptimering af dagtilbud, hvor første case er at to tilbud lægges sammen, en SFO flyttes til de frigjorte arealer og et lejemål opsiges. Det har ledt til nye mål for arealoptimering i kommunen.
Arealoptimeringen blev gennemført ved, at Ballerup Kommunes centraliserede ejendomsadministration skabte et overblik over ejendomsporteføljen gennem dataindsamling og anvendelse af en database. Det synliggjorde muligheder på tværs af porteføljen. Arealoptimeringsprojektet blev på den baggrund besluttet med bred politisk og ledelsesmæssig opbakning.
Case Ørsted - Arealoptimering som katalysator for ny firmakulturPreben Gramstrup
En strategisk tilgang med indsamling af data om anvendelse af kontorarbejdspladser kan muliggøre en arealoptimering, hvor flere medarbejdere huses på færre kvadratmeter. Casen handler om hvordan samarbejde og brugerinddragelse i udførelsesfasen muliggør at brugerne får lov at præge indretningen af de nye kontormiljøer.
Modeludvikling for kommunalt ABM samarbejde om lokalhistorieAalborg Stadsarkiv
præsentation af ABM projekt om lokalhistorie se rapport på http://www.aalborgkommune.dk/Borger/Kultur-natur-og-fritid/lokalhistorie/Aalborg-Stadsarkiv/Documents/Modeludvikling-for-kommunalt-ABM-samarbejde-i-Aalborg-Kommune.pdf
Casen viser, hvordan
Den samlede kommunale bygningsmasse inkl. arealer i selvejende institutioner er reduceret med 12,7 pct fra 2014 til 2018.
To skoler med ledig kapacitet benyttes nu også til dagtilbud og den ene af skolerne har også fået bibliotek. De forladte bygninger er solgt eller lejemål er opsagt.
Besparelsen på de løbende driftsudgifter til bygningerne er blevet indenfor fagområderne. Ejendomscenterets budget til bygningsvedligeholdelse er fastholdt, og giver dermed flere midler til de tilbageværende kvadratmeter
KL´s foranalyse i 2017-2018 af kommunernes behov for og ønsker til data, metode og procesunderstøttelse af den kommunale ejendomsadministration i projektet Kloge kommunale kvadratmeter (KKM2). fm3 og Valcon 17marts2018
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Favrskov Kommune gennemførte arealoptimeringsprojekter i to lokalsamfund på grundlag af data om arealanvendelse.
Data viste, at der var faldende børnetal og forskellig udvikling i kommunen afhængigt af afstanden til det østjyske vækstområde. Datagrundlaget sikrede den politiske og administrative ledelses opbakning til konkrete arealoptimeringsprojekter, som kunne sikre en bedre sammenhæng i kommunen.
Samarbejde og brugerinddragelse bidrog til den konkrete udmøntning af projekterne.
FM2015 Survey. Fokus på strategi forbedrer resultaterne FM2015 survey viser, at Facilities Management har bevæget sig op i den strategiske ‘helikopter’ og at hele organisationen vinder, når FM forøger sit fokus på strategi.
Erfaringspunkter fra tre forskellige cases præsenteres. Procestrin for Right-Sourcing, metoder til værdiskabelse og opstart af partnerskaber. Erfaringspunkterne sættes i perspektiv i hele forløbet både før, under og efter aftalens indgåelse.
Styrket ud af krisen
FM2011 Survey er en spørgeskemaundersøgelse blandt aktivt udøvende inden for Facilities Management. Facilities Management har bidt sig fast trods nedskæringer og har i 2010 bevist sit værd. FM vil også i 2011 være med til at skabe vækst, trivsel og produktivitet
"FM2010 Survey" er en spørgeskemaundersøgelse blandt aktive udøvende inden for Facilities Management.
Undersøgelsen tegnet et billede af FM'ernes aktiviteter i 2009 og forventninger til 2010.
Ca. 60 % af besvarelserne er private, mens 40 % er offentlige organisationer.
KL´s foranalyse i 2017-2018 af kommunernes behov for og ønsker til data, metode og procesunderstøttelse af den kommunale ejendomsadministration i projektet Kloge kommunale kvadratmeter (KKM2). fm3 og Valcon 17marts2018
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Køge Kommune fik overblik over ejendomsporteføljen og skabt grundlag for prioritering og arealoptimering.
Over 3-4 måneder blev valide data om ejendommenes tekniske stand indsamlet ved en enkel metode og indtastet i et IT-værktøj med mulighed for visualisering.
Det skabte politisk fokus og opbakning på området. Der blev gennemført et arealoptimeringsprojekt, hvor lokaler til danskundervisning /integration blev placeret i ledige lokaler på et bibliotek.
Favrskov Kommune gennemførte arealoptimeringsprojekter i to lokalsamfund på grundlag af data om arealanvendelse.
Data viste, at der var faldende børnetal og forskellig udvikling i kommunen afhængigt af afstanden til det østjyske vækstområde. Datagrundlaget sikrede den politiske og administrative ledelses opbakning til konkrete arealoptimeringsprojekter, som kunne sikre en bedre sammenhæng i kommunen.
Samarbejde og brugerinddragelse bidrog til den konkrete udmøntning af projekterne.
FM2015 Survey. Fokus på strategi forbedrer resultaterne FM2015 survey viser, at Facilities Management har bevæget sig op i den strategiske ‘helikopter’ og at hele organisationen vinder, når FM forøger sit fokus på strategi.
Erfaringspunkter fra tre forskellige cases præsenteres. Procestrin for Right-Sourcing, metoder til værdiskabelse og opstart af partnerskaber. Erfaringspunkterne sættes i perspektiv i hele forløbet både før, under og efter aftalens indgåelse.
Styrket ud af krisen
FM2011 Survey er en spørgeskemaundersøgelse blandt aktivt udøvende inden for Facilities Management. Facilities Management har bidt sig fast trods nedskæringer og har i 2010 bevist sit værd. FM vil også i 2011 være med til at skabe vækst, trivsel og produktivitet
"FM2010 Survey" er en spørgeskemaundersøgelse blandt aktive udøvende inden for Facilities Management.
Undersøgelsen tegnet et billede af FM'ernes aktiviteter i 2009 og forventninger til 2010.
Ca. 60 % af besvarelserne er private, mens 40 % er offentlige organisationer.
1. brugerind-
dragelse
Opbakning
Samar-
bejde
Centralise-
ring
Casen viser, hvordan…
Samarbejde resulterede i at tre myndigheder og en privat aktør nu
arbejder under samme tag i Aalborg Kommunes ejendom.
Løsningen blev fundet i dialog med brugerne og med opbakning fra
øverste ledelsesniveau hos de fire parter. Aalborg Kommune har afholdt
en investering på 6,4 mio. kr. der tilbagebetales via en husleje på 0,8
mio. kr.
En central ejendomsfunktion var afgørende for dels at finde den rigtige
ejendom, dels udarbejde business casen og dels styre og koordinere
implementeringen.
Resultater og mål:
I den aktuelle case er der opnået:
• Hurtigere responstid, bedre koordinering af indsatsen på tværs af
fagområder og mulighed for nye samarbejder.
• Bedre arbejdsmiljø og medarbejdertilfredshed
Lær noget om:
Kommunefakta
Antal indbyggere (1K2018): 213.558
Ændring i indbyggertal siden 2013: + 5,0 %
Kommunens areal: 1.137,4 km²
Kommunale ejendomme: 1.400.000 m²
Aalborg
Samarbejde på tværs af sektorer og myndigheder
2. Aalborg: Samarbejde på tværs af sektorer og myndigheder
Samarbejde om et fælles mål
Aalborg Kommune har gennem en længere periode placeret den kommunale plejevagt sammen med det kommunale
beredskab. Igennem en årrække indgik kommunen i dialog med Region Nord og Falck om at samle forskellige
vagtfunktioner under samme tag for at udnytte potentialer for synergi mellem de forskellige aktører. Dialogen blev
aktualiseret med udskillelsen af det kommunale beredskab i det nye Nordjysk Beredskab fra 2016. På det tidspunkt
havde det nye beredskab behov for en samlet vagtcentral. Falck var på udkig efter placering af landsdækkende
brandvagtfunktioner og kommunale vagttjenester. Region Midt var interesseret i at flytte den regionale ambulancevagt
fra en nedslidt facilitet som var under afvikling, og endelig var Aalborg kommune interesseret i fortsat at placere den
kommunale plejevagt sammen med beredskabet. Kommunen så endvidere perspektiver i at samle funktioner under
samme tag i en ny vagtcentral med sigte på at øge antallet af arbejdspladser i området.
Opbakning og inddragelse af brugerne
Der opstod mulighed for at anvende en konkret ejendom. Der blev nedsat en styregruppe med kommunaldirektøren,
formanden for bestyrelsen i beredskabet og direktører fra henholdsvis regionen og Falck. Der blev endvidere nedsat
projektgruppe og brugerudvalg efter beslutning ved de respektive aktører (herunder Aalborg Byråd). Aalborg Kommunes
kommunaldirektør var formand for styregruppen og bygningschefen for Aalborg Bygninger deltog i styregruppen. Ledere
og medarbejdere fra de respektive aktører blev involveret i beslutningerne omkring indretning af faciliteterne.
Synergi under samme tag med central koordination
Vagtcentralen er nu etableret i ejendommen. Aalborg Kommune ejer bygning og står som udlejer til de øvrige aktører.
Den kommunale investering i ombygningen på ca. 6,4 mio. kr. samt værdien af ejendommen finansieres via en årlig
husleje på ca. 0,8 mio. kr. De forskellige aktører har selv finansieret ekstraordinære vagt- og sikringsudstyr for yderligere
ca. 4,6 mio. kr., som er placeret i bygningen. Samlingen af de forskellige vagtfunktioner er gennemført med sigte på at
opnå synergier og bedre samarbejdsmuligheder mellem de respektive aktører. Aalborg Kommune kan konstatere, at de
øvrige aktører på nuværende tidspunkt har forøget arbejdsstyrken med 11 arbejdspladser, og kommunen forventer at
der vil følge yderligere forøgelser i antallet af arbejdspladser. Aalborgs centrale ejendomsfunktion ”Aalborg Bygninger”
fandt den rigtige ejendom, udarbejdede business casen og styrer og koordiner stadig implementeringen.
En god start med tilfredse brugere
På baggrund af de første seks måneders drifts i bygningen giver de respektive brugere udtryk for stor tilfredshed med
den fælles vagtcentral, som har vist gode synergimuligheder og ideer til fremtidige samarbejds- og udviklingstiltag.
Tre myndigheder og en privat
aktør arbejder nu under
samme tag i Aalborg
Kommunes ejendom
Investeringen på 6,4 mio. kr.
tilbagebetales via en husleje
på 0,8 mio. kr.
De forskellige vagtfunktioner
har fordel af at være placeret
under samme tag både ift. at
optimere anvendelsen af
specialiserede bygnings-
funktioner og ved synergier i
den daglige drift
I den aktuelle case er der
opnået hurtigere responstid,
bedre koordinering af
indsatsen på tværs af
fagområder og mulighed for
nye samarbejder.
TAL OG FAKTA
3. ① Identifikation af funktionsmæssige fordele
hjælper på viljen til et samarbejde
② Udarbejd centralt styret business case.
Forventningsafstem at der skal en investering
til fra starten, så kommer gevinsterne over tid.
Det giver opbakning.
③ Gå efter at samarbejde på tværs for at opnå
synergieffekter. Et tværgående mindset gør
det muligt at opnå en række funktionelle
fordele.
④
Det er vigtigt at inddrage brugerne – og
dermed skabe en fælles kultur
DREJEBOG a la Aalborg
Step 1
Ved at sammenkæde ønsker om forbedret fagligt
samarbejde med ønsker til de fysiske rammer blev
vejen banet for en tværgående styregruppe, der fik til
opgave at samarbejde om at udarbejde
beslutningsoplæg
Step 2
Ved at involvere den centrale ejendomsenhed
”Aalborg Bygninger” blev processen centralt styret og
projektering og udbudsmateriale udarbejdet med
deltagelse af ledere og medarbejdere fra de
respektive aktører
Step 3
Ved gennem møder at inddrage brugerne i
indretningen af faciliteterne opnås medspil og
gensidig opbakning til business casen og tilhørende
anlægsbevillinger og økonomiske aftaler
Step 4
Ved at give plads til at de fire aktører kunne tilpasse
indretningen til egne behov blev projektet
gennemført og den 1. oktober 2017 blev den fælles
vagtcentral taget i anvendelse
Aalborg: Samarbejde på tværs af sektorer og myndigheder
Ansvarlig for indsamling:
Ejendomscenteret
Klar/forventet klar:
Data indsamles løbende
IT-understøttelse:
Database og enkeltstående
værtøjer
Vurdering af omfang:
Basisdata og data om
vedligeholdelses for de fleste
bygninger
Skønnet nøjagtighedsgrad:
Middel nøjagtighedsgrad af
basisdata og middel
nøjagtighedsgrad om stand for de
vigtigste bygninger.
DATAGRUNDLAG FIRE GODE RÅD
brugerind-
dragelse
Opbakning
Samar-
bejde
Centralise-
ring