FGroup guide file

1. Fgroup Holding
Người soạn:……………
FGroup Holding 1

2. Mục lục:
FGroup Holding
A. Hướng dẫn nhân viên mới
B. Hướng dẫn tạo chữ ký Email font mặc định
C. Hướng dẫn kết nối VPN
D. Giới thiệu về BASE
E. Hướng dẫn sử dụng phòng họp
F. Hướng dẫn sử dụng điện thoại bàn GRANDSTREAM GRP2601
G. Hướng dẫn sử dụng máy in RICOH AFICIO-MP3352
2

3. FGroup Holding 3
A. HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN MỚI
**Chào mừng bạn đến với đại gia đình FGROUP**

4. FGroup Holding 4
1. Đăng nhập máy tính
Bước 1: Sau khi khởi động máy tính được công ty cấp sử dụng, đăng
nhập vào máy tính theo thông tin sau:
Username Password
Tài khoản đăng nhập máy tính FGC.ITD01 12345678
Sau khi đăng nhập, hệ thống sẽ yêu cầu đổi mật khẩu, chọn Ok để tiến
hành đặt mật khẩu mới (độ dài mật khẩu tối thiểu 8 kí tự).
Sau khi đặt mật khẩu, bấm phím Enter để đăng nhập vào máy tính.
Lưu ý: tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn nhân viên mới được lưu tại màn hình
máy tính
Trong máy tính của mỗi nhân viên sẽ có 4 ổ dữ liệu được kết nối từ server.
• DATA FOR FGC – tenphongban: lưu trữ dữ liệu riêng của phòng ban.
• UPLOAD DATA BASE: lưu các tài liệu liên quan đến hệ thống Base của
công ty.
• DATA FOR PUBLIC: lưu các dữ liệu được phép public của toàn công ty.
• DATA FOR COMPANY: lưu các quy định, biểu mẫu của công ty.
HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN MỚI

5. FGroup Holding 5
2. Email & Base
1. Hướng dẫn sử dụng Email
Bước 1: Tại màn hình Desktop, mở phần mềm mail Outlook
Tại hộp thư Inbox, bạn sẽ nhận được mail Base Platfrom mời tham gia vào Base – hệ thống làm việc nội bộ.
Click vào đường link được đánh dấu ở hình bên dưới và sử dụng mật khẩu tạm thời để đăng nhập vào Base, sau khi đăng nhập vui lòng
điền thông tin cá nhân và đổi mật khẩu Base.
Lưu ý: Email đã được IT cài đặt sẵn vào trong Outlook.
HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN MỚI

6. FGroup Holding 6
2. Email & Base
2. Hướng dẫn sử dụng Base
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công vào Base, bạn chọn Đổi mật
khẩu để thay đổi mật khẩu cho tài khoản của mình.
Sau khi đổi mật khẩu, bạn truy cập đường link: https://home.base.vn/
để vào trang Home của Base như hình bên dưới.
Tại trang Home, có 4 mục chính cần chú ý là Base Wework, Request
và Inside, Message, Drive.
Base Wework: Là ứng dụng quản lý công việc của phòng ban hoặc của dự án
bất kỳ, được giao việc từ cấp trên xuống và mình có thể tự tạo công việc cho
chính mình để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc – Videos hướng dẫn cơ
bản về base: https://wework.base.vn/videos
Base Request: Là ứng dụng quản lý các đề xuất dựa trên các biểu mẫu có sẵn
hay các đề xuất phát sinh tại một thời điềm cần cấp trên phê duyệt.
Để tạo đề xuất, vui lòng chọn biểu mẫu ở mục 1, sau đó bấm TẠO ĐỀ XUẤT
MỚI ở mục 2 như hình bên dưới
Base Inside: Mạng xã hội nội bộ của công ty.
Base Message: Ứng dụng chat trao đổi công việc nội bộ
Base Drive: Ứng dụng lưu trữ dữ liệu trên base: Không giới hạn dung lượng
nhưng mỗi lượt up load dữ liệu nhỏ hơn 25mb
Tài liệu tham khảo:
Link tài liệu Base trên Server
Link khóa học Base
HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN MỚI

7. FGroup Holding 7
B. HƯỚNG DẪN TẠO CHỮ KÝ
ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ OUTLOOK

8. FGroup Holding 8
1. Tạo chữ ký Email
Bước 1: Click Home trên thanh công cụ.
Bước 2: Click New Email ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
Bước 3: Hộp thư mới xuất hiện, chọn hộp Signature trên thanh
Include, Chọn vào biểu tượng Signatures
Bước 4: Ở Email signature, click New.
Bước 5: Ở phần New signature, điền tên của chữ ký.
Bước 6: Ấn OK
TẠO CHỮ KÝ & ĐỊNH DẠNG FONT OUTLOOK

9. FGroup Holding 9
1. Tạo chữ ký Email
Bước 7: Copy chữ ký đã chỉnh sửa thông tin dán vào mục Edit
Signature.
Bước 8: Chọn chữ ký cho New messages và replies/ Forwards
Bước 9: Bấm OK.
Bước 10: Kiểm tra chữ ký, Ta trở lại bước 1 và bước 2 bấm vào New Email chữ ký
sẽ xuất hiện như hình bên dưới
TẠO CHỮ KÝ & ĐỊNH DẠNG FONT OUTLOOK

10. FGroup Holding 10
2. Định dạng Font chữ Outlook
Bước 1: Bấm vào menu File Bước 2: Chọn Option
Bước 3: 1 Chọn và biểu tượng Mail, 2 chọn nút Stationery and
Fonts… bên phải
Bước 4: Mở Stationery and Fonts trong phần chứa font muốn thay đổi theo quy
định của công ty như sau:
- Font chữ sử dụng trong E-mail: Times New Roman, kích thước cỡ chữ 12.
- Màu chữ sử dụng trong New Mail là màu đen; đối với nội dung các E-mail
reply/forward, …. sử dụng chữ màu xanh (Dark Blue – Text 2).
Bước 5: Chọn OK khi hoàn thành, rồi nhấn OK hai lần nữa để đóng
cửa sổ Signatures and Stationery và tùy chọn trong Outlook
TẠO CHỮ KÝ & ĐỊNH DẠNG FONT OUTLOOK

11. FGroup Holding 11
2. Định dạng Font chữ Outlook
Chữ Ký Mẫu: FGROUP
Chữ Ký Mẫu: Hòa Long Cơ Khí
Trần Duy Nguyên
Kỹ thuật công trình
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT CƠ KHÍ HÒA LONG
Head office: 280A17 Lương Định Của , Phường An Phú, Tp. Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh
Add: 192 Nguyễn Văn Tuôi, thị trấn Bến Lức, huyện Bến Lức, tỉnh Long An
Phone: 0949.721.966
Email: nguyentranhlm@hoalongcorp.com
Web: www.hoalongcorp.com-www.hoalongrack.com
NGUYỄN VĂN NGOAN
Chuyên Viên IT
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HÒA LONG
Head office: 280A17 Lương Định Của , Phường An Phú, Tp. Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh
Tel: 028 710 88 660 - Ext: 0
Phone: 0941 429 906
Email: ngoannguyenfgc@fgroup.com.vn
Hoàng Thị Bích Lê
Chuyên viên cung ứng
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG KIM LONG
Add: 280A17 Luong Dinh Cua , Ward An Phu, Thu Duc City, Ho Chi Minh City
Tel: 028 710 88 660 - Ext:
Phone: 0968817417
Email: lehoang@klg.com.vn
Chữ Ký Mẫu: Hòa Long Đầu Tư
Chữ Ký Mẫu: Kim Long
Nguyễn Thị Thu Nhuận
Chuyên viên thiết kế
0949 770 786
nhuannguyenfgc@fgroup.com.vn
TẠO CHỮ KÝ & ĐỊNH DẠNG FONT OUTLOOK

12. FGroup Holding 12
C. HƯỚNG DẪN KẾT NỐI VPN
Lưu ý: Phần mềm Kerio Control VPN Clinet sẽ do bộ phận công nghệ thông tin cài
đặt theo chỉ đạo của Tổng Giám Đốc.

13. FGroup Holding 13
Kết nối VPN
Bước 1: Tại màn hình Desktop, mở phần mềm Kerio Control VPN
Client
Bước 2: Sau khi mở phần mềm, nhập thông tin như sau:
Connection: FGROUP ( Đặt tên gợi nhớ)
Server: 118.69.69.191 hoặc 14.161.0.94 (nhập 1 trong 2 địa chỉ IP)
Username & password: Tài khoản đăng nhập domain trên máy tính.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bấm vào nút Connect.
Tiếp tục chọn Yes khi hiện bảng thông báo.
Sau khi chọn Yes, trang web sẽ mở lên và tiếp tục chọn như hình bên dưới:
Bấm vào Configure. Hệ thống chuyển qua giao duyệt xác thực 2 lớp.
Tiếp theo ta tiến hành cài đặt App xác thực Authenticator trên điện thoại ở
bước 3 bên dưới.
KẾT NỐI VPN

14. FGroup Holding 14
Kết nối VPN
Bước 3: Trên điện thoại, mở Apple Store/CH Play, tìm kiếm và cài đặt
ứng dụng Google Authenticator cài đặt về điện thoại.
Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng Google Authenticator trên điện
thoại và chọn Quét mã QR
Bước 4: Sau khi hoàn thành Bước 2, trang web của bạn sẽ ở giao diện này.
Mở ứng dụng Google Authenticator vừa cài đặt và Quét mã QR trên trang
web.
Sau khi quét mã QR, trên ứng dụng sẽ có mã Kerio Control, nhập lại mã vừa
nhận vào ô Verification code trên web, và chọn Verify.
Thông báo thành công.
KẾT NỐI VPN

15. D. GIỚI THIỆU VỀ BASE

16. FGroup Holding 16
1. Base Message:
Phần mềm giao tiếp nội bộ công ty/doanh nghiệp Giao diện hiển thị của Base Message
- Thanh Menu (1)
- Danh sách hội thoại (2)
- Nội dung cuộc hội thoại (3)
- Thông tin chung của cuộc hội thoại (4)
BASE

17. FGroup Holding 17
1. Tạo cuộc hội thoại mới:
1. Base Message:
Tại thanh Menu (1), chọn mục để thêm hội thoại mới hoặc thêm
nhóm chat mới
2. Tìm kiếm hội thoại:
Chọn mục Quick Search để tìm kiếm hội thoại theo tên người nhận
BASE

18. FGroup Holding 18
2. Base Wework
Là ứng dụng quản lý công việc của phòng ban hoặc của dự án bất kỳ, được giao việc từ cấp trên xuống và mình có thể tự tạo công việc cho chính mình để
theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc.
Base Wework được chia làm 5 tầng:
 (1) Department: Phân nhóm các dự án và phòng ban trong công ty
 (2) Dự án, phòng ban: Là các môi trường làm việc riêng của các phòng ban trong hệ thống
 (3) Nhóm công việc: Phân nhóm các công việc trong phòng ban, dự án
 (4) Công việc (Task): Là các công việc được giao và nhận trong phòng ban (Một Task chỉ giao được cho một người)
 (5) Công việc con (Subtask): Là các công việc con trong một công việc (Task)
BASE

19. FGroup Holding 19
2. Base Wework
(1) Department
(2) Dự án, phòng ban
BASE

20. FGroup Holding 20
2. Base Wework
4 loại hiển thị chính để quản lý công việc trong phòng ban
- Dạng Stream: Công việc có cập nhật mới nhất sẽ hiển thị trên cùng.
- Dạng Period: Hiển thị công việc theo chu kì tuần hoặc tháng.
- Dạng bảng: Hiển thị công việc theo cột, từng nhóm công việc trong phòng ban.
- Dạng lịch biểu: Hiển thị công việc theo dạng lịch, thường sử dụng khi theo dõi công việc của 1 tháng.
BASE

21. FGroup Holding 21
2. Base Wework
1. Tạo và quản lý nhóm công việc:
 Bước 1: Vào Phòng ban/dự án mà bạn tham gia
 Bước 2: Chọn dạng hiển thị công việc theo Dạng Stream
hoặc Period, sau đó chọn “Tạo nhóm công việc”
 Bước 3: Điền thông tin và ấn “Tạo nhóm công việc”.
2. Tạo và quản lý một công việc/công việc con:
a) Công việc (Task) là công việc cần thực hiện trong một dự án/phòng ban.
Một công việc chỉ giao được cho một người thực hiện.
Thông tin cần được điền vào form:
- Tên công việc & mô tả về yêu cầu của
công việc
- Người được giao việc => Tag @username
(tên người dùng) để giao việc
- Deadline: Thời hạn hoàn thành của công
việc
- Chọn + Attachment để đính kèm file - tài
liệu liên quan về công việc
- Thêm người theo dõi trong + Followers
Ngoài ra nếu muốn tạo cùng một công việc
để giao cho nhiều người, chúng ta sẽ Tag
nhiều @username vào để giao công việc.
BASE

22. FGroup Holding 22
2. Base Wework
b) Khi thiết lập một công việc và giao cho người phụ trách, trong quá
trình thực hiện có thể phát sinh các công việc nhỏ hơn thuộc công việc
đó thì có thể tạo thêm các công việc con (Subtasks).
Để tạo một công việc con thì sẽ thao tác như sau:
- Vào công việc cần tạo Công việc con.
- Thiết lập tên Công việc con, Deadline, Tag người được giao việc.
c) Nhân bản công việc: Trong trường hợp muốn giao các công việc giống nhau cho
các thành viên, bạn có thể nhân bản công việc lên để giao cho những thành viên
khác, thao tác như sau:
BASE

23. FGroup Holding 23
3. Base Request
Là ứng dụng tạo và quản lý các loại đề xuất công việc trong doanh
nghiệp như đề xuất nghỉ phép, đề xuất tuyển dụng…
1. Tạo đề xuất: Tại màn hình chính của Base Request click “Tạo đề
xuất mới” lựa chọn loại đề xuất, điền thông tin theo form Click “Gửi
đề xuất"
2. Tìm kiếm đề xuất: Có 2 cách tìm kiếm đề xuất
- Tìm kiếm nhanh đề xuất: Gõ tên đề xuất hoặc mã đề xuất
- Tìm kiếm chi tiết đề xuất: Tại màn hình chính Click vào hình kính lúp
Bạn có thể tìm kiếm đề xuất theo trạng thái, theo nhóm đề xuất, theo thời gian
tạo, theo người tạo, người phê duyệt.
BASE

24. FGroup Holding 24
3. Base Workflow
Là nên tảng quản lý và tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp
- Nhiệm vụ của tôi (1): Tổng hợp các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn
thành tại tất các các luồng công việc.
- Công việc của tôi (2): Tổng hợp các việc cần làm của bạn tại tất
cả các nhiệm vụ.
- Workflow (3): Tổng hợp các luồng công việc bạn tham gia
Màn hình nhiệm vụ của một nhiệm vụ trong quy trình
1) Người thực hiện nhiệm vụ
2) Phím chuyển tiếp sang Stage mới hoặc đánh dấu thất bại cho nhiệm vụ
3) Các thông tin của trường dữ liệu tuỳ chỉnh đã điền trong nhiệm vụ
4) Các Stage nhiệm vụ đã đi qua và stage hiện tại
5) Thông tin deadline của Stage hiện tại
6) Các thông tin chung của nhiệm vụ
7) Người theo dõi của nhiệm vụ, những người sẽ nhìn được nhiệm vụ đó dù không
phải người tạo nhiệm vụ và người thực hiện nhiệm vụ
8) Các công việc cần hoàn thành để chuyển sang được stage mới.
BASE

25. E. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
THIẾT BỊ PHÒNG HỌP
WIFI: FGROUP – GUEST
PASSWORD: Thankyou

26. FGroup Holding 26
1. Máy tính trình chiếu
Bước 1: Sử dụng remote để mở Tivi và khởi động máy tính bằng cách
ấn nút nguồn
Bước 2: Kiểm tra kết nối bàn phím chuột không dây đến PC, nếu bàn
USB bàn phím chưa cắm vào máy tính thì vui lòng cắm vào máy tính
Bước 3: Đăng nhập tài khoản vào máy tính.
Sau khi khởi động, chọn Other user để đăng nhập tài khoản máy tính của bạn.
Đăng nhập username và password login máy tính hàng ngày
Bước 4: Vào mục This PC, truy cập vào ổ chung của phòng ban để lấy file trình
chiếu.
SỬ DỤNG PHÒNG HỌP

27. FGroup Holding 27
2. Bút chiếu Logitech
Cắm kết nối USB vào máy tính
Lưu ý: Tắt thiết bị khi hết sử dụng.
SỬ DỤNG PHÒNG HỌP

28. FGroup Holding 28
G. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ĐIỆN
THOẠI GRANDSTREAM GRP2601

29. 1. Chuyển tiếp cuộc gọi
2. Sử dụng chế độ tai
3. Phím Menu/OK
4. Thực hiện cuộc gọi ngay sau khi bấm số
5. Báo tin nhắn chờ
6. Tắt âm cuộc gọi
7. Phím điều hướng
8. Phát loa ngoài
9. Tăng/giảm âm
FGroup Holding 29
Sử dụng điện thoại bàn
Bấm trực tiếp số cần gọi hoặc số nội bộ để gọi, không cần bấm kèm
đầu số nào khác
ĐIỆN THOẠI GRANDSTREAM

30. FGroup Holding 30
F. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY IN
RICOH AFICIO-MP3352

31. FGroup Holding 31
1. Copy tài liệu
Bước 1: Để tài liệu cần copy vào khay như hình.
Bước 2: Nhập mã số nhân viên (MSNV) và chọn Ok để sử dụng
- Chọn chức năng Copy
- Nhập MSNV
- Chọn Ok để truy cập tính năng Copy trên máy in
Bước 3: Sau khi nhập MSNV, giao diện sẽ hiển thị như hình bên dưới
- Chọn khổ giấy bạn muốn copy
- Copy 2 trang thành 1 trang 2 mặt
- Tự động sắp file theo bộ nếu copy nhiều bản
- Start để bắt đầu scan
Lưu ý: Có thể bỏ qua 1-2-3 để Start ngay sau khi bỏ giấy vào khay scan (B1) nếu
không cần các tùy chỉnh trên.
MÁY IN RICOH

32. FGroup Holding 32
2. Scan tài liệu
Bước 1: Để tài liệu cần scan vào khay như hình.
Bước 2:
- Chọn chức năng để Scan trên máy in
- Hiển thị danh sách folder để trả file về sau khi scan
- Chọn folder scan của phòng ban hoặc Scan F2 (ổ đĩa Public) để lưu file
- Bấm Start để bắt đầu scan file
MÁY IN RICOH