Ervaringen met agile scrum in projecten Presentatie en deel 2 van de SAP Lean Ronde Tafel van 2 oktober 2014

1. AGILE / SCRUM
Ervaringen project Maximo-SAP met SCRUM methodiek bij NedTrain
SAP Lean Ronde Tafel, Utrecht, 2 oktober 2014

2. •Project Maximo-SAP bij NedTrain
•Aanpak met SCRUM
•Toepassing van SCRUM
•Lessons Learned
Agenda
2

3. •Met Maximo-SAP implementeert NedTrain een modern, betrouwbaar systeem.
•Maximo voor onderhoud- en service processen, SAP voor Inkoop en Logistieke processen.
•De twee systemen helpen NedTrain om aantoonbaar veilig én op een efficiënte en doelmatige wijze te kunnen werken.
•Looptijd project: 2012 – Q1 2014
Project Maximo-SAP in het kort
3

4. •Op onderdelen verschil in aanpak:
•SAP, procesgerichte teams:
•Inkoop
•Logistiek
•Inkoopplanning (Integratie)
•Maximo, oplossing georiënteerde teams:
•Datamigratie
•Interfaces
•Configuratie
Deelprojecten Maximo en SAP
4

5. SCRUM Methodiek
5

6. •Zuiver toegepast:
•15 Minuten voor de stand-up meeting
•Autonome, zelf-sturende SCRUM teams
•Vaste sprint backlog
•Grootte SCRUM team:
7 personen +/- 2
•Van requirements naar demo in een sprint
•Sprint hartslag van 2 weken
SCRUM aanpak bij NedTrain
6
•NedTrain aanpassingen:
•Alleen realisatie met SCRUM
•Backbone team gedurende realisatie
•Backlog Manager
•Backlog gebaseerd op procesdecompositie
•Mix Business en IT in sprint
•Definition of Done inclusief documentatie

7. •Nooit gekomen tot complete backlog (Maximo)
•Sprints per proces opgepakt en daarbinnen per thema (Maximo)
•Sprints al gestart terwijl procesworshops nog liepen (Maximo)
•Backlog bestond uit processtappen en maatwerkcomponenten (SAP)
•Vaak geplande aantal punten niet gehaald in sprint, met name op gebied data en interfaces
•Halen punten vraagt commitment van team.
Toepassing Backlog
7

8. •Zaken die een n-op-n relatie hebben met het business proces worden geregeld in het backbone team:
•Project manager
•Proceseigenaar
•Backlog manager
•Solution architect
•SCRUM Masters
Toepassing Backbone Team
8

9. •Ervaring Maximo Team
•Via requirements pokeren niet effectief
•Kost veel tijd
•Verschil in belangen; veel discussie
•Afgestapt van deze werkwijze
•Oplossingen met experts gepokerd, dus met kleiner team
•Ervaring SAP Team
•Informatie-uitwisseling tijdens pokeren draagt veel bij aan de learning curve van:
•Externen: Begrip van NedTrain werkwijze en organisatie
•NedTrainer: Begrip van mogelijkheden SAP
Toepassing Pokeren
9

10. •Burndown chart toegepast tot aan go live, issuesolving niet meer via burndown gemonitord, maar via issue rapportage tool (Elementool)
•De zaagtand toont aan dat je vooraf niet de gehele workload inzichtelijk hebt maar een leerproces doormaakt
Toepassing Backbone Team
10
•Veel sprints achter elkaar. Geen rustmoment om achterstand uit eerdere sprints in te lopen

11. •Moeite om tot definitie van DoR / DoD te komen
•Constant dezelfde inhoud
•Minder krachtig instrument
•Door druk op demo komen testen en documentatie onder druk te staan
•Acceptatie belangrijker en daardoor onvoldoende oog voor conversie en werkinstructies
Toepassing DoR en DoD
11

12. •Voorbereiding en Baseline
•Planning poker punten op complexiteit conform DoD
•Afweging maken complexiteit business proces vs complexiteit realisatie
•Baseline moet gereed zijn
•Requirements moeten gereed zijn, zo veel mogelijk SMART
•Backlog items zo goed mogelijk laten aansluiten op requirements
•Functie-taken matrix en conversie specificaties opleveren in baseline fase
•Infrastructuur
•Development systeem moet gereed zijn
•Denk ook aan scanners, (label-)printers
•Methoden, standaards, tools en templates moeten gereed en helder zijn
•Maak voorbeelden, deel en evalueer deze
Lessons learned (1 / 6)
12

13. •Backbone Team
•Backlog Manager cruciaal voor bewaken backlog items en samenhang met requirements
•Ontlast sprint team van administratieve taken
•Scrum Team
•Mandaat van Product Owner is cruciaal voor voortgang in de sprint
•Beschikbaarheid business afdwingen
•Parttime deelname nauwelijks mogelijk, geen last hebben van productieproblemen
•Duidelijkheid scheppen over rol en taakverdeling
•Gebruik maken van sterke punten teamleden
•De beste medewerkers laten meedoen in de sprints (gelukkig ook toegepast)
Lessons learned (2 / 6)
13

14. •Sprint
•Sprint hartslag van 2 weken is krap als er requirements aangescherpt moeten worden, of oplossingen onderzocht moeten worden
•Overwegen om aanscherpen/onderzoeken wel of niet in een sprint te doen
•Daily stand-up meeting gebruiken om elkaar te informeren, niet om oplossingen uit te werken
•Backlog items sequentieel afhandelen, niet parallel
•Voorkomen dat alle items pas de laatste dag de status done krijgen
•Backlog items niet uitwisselbaar
•Items vaak maar aan 1 expert toe te wijzen
•Bij korte afwezigheid/ziekte, wordt beoogd resultaat niet behaald.
Lessons learned (3 / 6)
14

15. •Review Meeting
•Juiste balans vinden tussen
•Verantwoording afleggen over het sprint resultaat
•Demonstratie van gerealiseerde functionaliteit
•Geen Poolse landdagen
•Geen opmaat voor training
•Review meeting is geen road show
•Kennis en kunde uitstralen, product owners en procesdeskundigen (business) zo veel mogelijk zelf laten demonstreren
•Voortdurend Maximo/SAP jargon vertalen naar business jargon
Lessons learned (4 / 6)
15

16. •Werken in een sprint
•Samenwerking tussen de diverse scrumteams is aandachtspunt
•Dicht bij elkaar zitten heel belangrijk
•Constant onder druk door tempo sprint: risico voor kwaliteit
•Lang sprinten vraagt veel van team (gemiddeld hogere inspanning)
•Oplevering uit sprints
•Documentatie heeft n-op-n relatie met configuratie en met proces waardoor deze niet consistent wordt opgeleverd
•Consolidatie sprints inlassen of na het sprinten tijd inruimen
Lessons learned (5 / 6)
16

17. 1. Ownership Business
•Betrekken van de business en beheer tijdens hele project
•Snel kunnen schakelen met business
•Demo’s door product owners Kwaliteit: regelmatige check of nog juiste wordt ontwikkeld
•Aanpak bood management mogelijkheid te sturen in voortgang door verkregen inzicht
•Beheerste learning curve van product owners
2. Scrumbord: inzicht voor hele team, maar ook voor buitenstaanders
3. Dagelijks Stand-up werkt!
•Dagelijkse kennis uitwisseling in het team
•Geen “zwevende” problemen
4. Evaluatie aan eind van de sprint:
•Meteen samen leren en bijsturen
Lessons learned (6 / 6)
17