1. Draaiboek

2. Even Koffie is een idee van Mariska de Graaf, Leroy Souhuwat, Paula Vermeulen en Kimberley
Wieland, in opdracht van M&C Hogeschool Utrecht en bedacht in het kader van Nieuwe Dingen
Doen CMD leerjaar 4. Tijdens dit project zijn wij begeleid door Heleen Blokland.
Dit draaiboek is ook te downloaden via http://bit.ly/SMizCW. De bijbehorende website
http://www.kimberleywieland.nl/wordpress/ zal vier weken na de oplevering offline gaan.

3. Inhoudsopgave
03 Inhoudsopgave
05 Inleiding
06 Debriefing & Onderzoek
07 Concept
09 Even Koffie online
12 Even Koffie offline
03

4. 04

5. Inleiding
Wij zijn projectgroep Cappuccino. Deze groep bestaat uit Mariska de Graaf, Leroy Souhuwat,
Paula Vermeulen en Kimberley Wieland, 4e jaars studenten Communicatie & Media Design.
Binnen ons team zijn alle specialisaties, Visual Design, Concept Design, Content en User
Experience vertegenwoordigd. Hierdoor zijn wij een zeer compleet team dat van alle
markten thuis is.
Vol enthousiasme hebben wij ons dit blok bezig gehouden met het project voor een
nieuw digitaal medewerkersmagazine voor de Hogeschool Utrecht. In dit draaiboek leggen
wij uit wat ons concept is en waarom we dit idee bedacht hebben. Mochten er onverhoopt
toch nog vragen zijn dan kan er gemaild worden naar één van de onderstaande personen.
Mariska de Graaf: mariska.degraaf@student.hu.nl
Leroy Souhuwat: leroy.souhuwat@student.hu.nl
Paula Vermeulen: paula.vermeulen@student.hu.nl
Kimberley Wieland: kimberley.wieland@student.hu.nl
05

6. Debriefing & Onderzoek
De volgende punten vielen ons het meeste op uit de briefing:
• Medewerkers verbinden.
• Dialoog.
• Interactie.
• Het huidige HU Magazine wordt niet gemist.
Naast de bestaande onderzoeken hebben wij zelf ook een klein onderzoek uitgevoerd
onder 56 medewerkers van verschillende faculteiten. Het doel van dit onderzoek was om
terug te gaan naar de wens van de medewerkers, omdat zij centraal moeten staan.
Uit ons onderzoek kwamen de volgende feiten naar voren:
• 6 op de 10 medewerkers is bekend met het HU Magazine en heeft het ook gelezen.
• De momenten waarop zij dat lazen waren op school tijdens pauze of tussendoor,
thuis of onderweg.
• De medewerkers gaven aan weinig tijd te hebben om het magazine te lezen.
• 1 op de 10 HU medewerkers beschikt niet over een tablet.
06

7. Concept
Na de uitkomst van ons onderzoek zijn wij verder gaan kijken dan alleen een
e-magazine. Alleen een magazine zal de medewerkers niet met elkaar verbinden, noch de
dialoog op gang brengen. Daarom zijn mij van mening dat er verder gekeken moet worden.
Er moet een beleving aanzitten.
Hoe gaan we dat doen?
De plek waar medewerkers elkaar spreken is bij de koffieautomaat. Hier staan ze elke
dag meerdere keren in de rij voor een heerlijke kop koffie. Tijdens het wachten worden
gedachten gewisseld, afspraken gemaakt en wordt er ook gelachen. Koffie is een belangrijk
aspect in de werkdag van de medewerker. Je kunt dus zeggen dat koffie de medewerkers
dichter bij elkaar brengt.
Daarom hebben wij, met het oog op het verbinden van medewerkers en de dialoog
een overkoepelende concept bedacht:
07

8. Even Koffie is een online platform voor en door medewerkers. Het moet niet alleen
informatie verschaffen, maar ook de mogelijkheid geven tot conversatie. Het is snel, luchtig
en uitdagend. Even Koffie is toegankelijk via pc, tablet en mobiel. Maar Even Koffie is ook
offline aanwezig, natuurlijk in de koffiekamer! Tijdens het wachten in de rij is niet altijd
iedereen online, daarom willen wij de highlights van een nummer uitlichten op de televisie.
De televisie wordt op het moment niet gebruikt en dat is natuurlijk zonde.
Even Koffie is opgebouwd uit 5 verschillende rubrieken:
• Even Lezen
Onder deze rubriek wordt belangrijk en kort nieuws geplaatst. Niet alleen HU
gebonden nieuws, maar ook actueel nieuws waarover je leest in de media.
• Even Bijpraten
Onder deze rubriek zullen voor en door medewerkers artikelen geplaatst worden.
Hierbij kan gedacht worden aan stellingen, korte interviews en dergelijke.
• Even Zakelijk
Onder deze rubriek zullen nieuws item geplaatst worden betreft zakelijk nieuws en
bottum-down nieuws.
• Even Ontspannen
Dit is een rubriek dat je kunt vergelijken met lifestyle, hierin zullen items komen die
te maken hebben met hobby’s, cultuur, sport, gadgets etc.
• Even kijken
Deze rubriek zal dienen als een agenda waarin je leuke evenementen en dingen
om te doen in en rondom Utrecht terug kunt vinden.
08

9. Even Koffie online
Zoals al beschreven in het concept is Even Koffie een online platform. Voor de uitvoering van
dit platform hebben wij gekozen voor een Wordpress website. Dit is namelijk een makkelijk
CMS (content management systeem), wat door iedereen bijgehouden kan worden. Als de
site eenmaal is opgezet hoeven er alleen nog maar berichten toegevoegd te worden. Door
deze manier van werken kan er snel nieuwe content geplaatst worden waardoor er meer tijd
over blijft voor de inhoud van het magazine.
Wij realiseren ons dat de HU graag in edities werkt, omdat er simpelweg op dit
moment niet genoeg tijd is om dagelijks nieuwe content te plaatsten. Ook dit is de reden
dat wij voor deze uitwerking hebben gekozen. Voor nu kan er gewoon elke vier weken een
nieuwe editie geplaatst worden, maar als er in de toekomst behoefte is aan meer edities
dan kan ook dit gerealiseerd worden. Het medium Wordpress speelt naar onze mening dus
goed in op de wensen van de HU.
Een ander groot voordeel van Wordpress is dat het gratis is. Dat wil zeggen dat
er alleen een domein nodig is. Echter zijn de gratis thema’s van Wordpress wat beperkter
in het kunnen aanpassen van kleuren, achtergrond etc. Maar als zou worden besloten om
Wordpress te gaan gebruiken is het raadzaam om eenmalig te investeren in een op maat
gemaakt Wordpressthema. Een voorbeeld van een op maat gemaakt Wordpress is die van
de NOS www.nos.nl/op3.
De conversie kan online plaatsvinden, omdat medewerkers de mogelijkheid hebben
onder elk artikel een reactie achter te laten. Zo kunnen zij direct hun mening geven en zal
er dialoog ontstaan.
Op de volgende pagina zijn screenshots te vinden van het digitale magazine. De
styleguide van Even koffie kan gedownload worden op http://bitly.com/VqYkz8.
09

10. Even Koffie: Homepage
*Dit digitale magazine is compatible met pc, tablet en mobiel
10

11. Even Koffie: Even Kijken
*Dit digitale magazine is compatible met pc, tablet en mobiel
11

12. Even Koffie offline
Belangrijk is dat er ook offline aandacht wordt besteed aan het nieuwe magazine. Ondanks
dat er gekozen is voor een online omgeving moeten medewerkers hier wel naartoe worden
getrokken. Zij zullen, zeker niet aan het begin, zelfstandig het nieuwe magazine online
bezoeken.
Wij adviseren voor de lancering van het nieuwe magazine, gebruik maken van de
koffiekamer en een koffiekar. Hieronder leggen wij uit hoe de aandacht van de medewerkers
getrokken kan worden door gebruik van de koffiekamer en de koffiekar.
12

13. De koffiekamer
De koffiekamer speelt een belangrijke rol bij het offline concept van Even Koffie. Tijdens
onze eerst test hebben wij namelijk de koffiekamer aangekleed met een leuk kleedje,
bloemen, kussentjes, koekjes en dit zorgde direct voor enthousiaste reacties en conversatie
tussen medewerkers. Het wekte nieuwsgierigheid op.
Er gebeurde iets de koffiekamer en dat viel iedereen op. Hier ontmoet de medewerker
elkaar en begint de conversatie, de verbinding.
Tijdens de lancering van de eerste editie van het magazine kan de koffiekamer
opnieuw worden aangekleed. Deze verandering zal de medewerker meteen nieuwsgierig
maken, daarnaast krijgen ze het gevoel dat er wat voor ze gedaan wordt.
Daarnaast kan er gebruik worden gemaakt van de televisie die in de koffiekamer.
Hier kan het nieuwe magazine op getoond worden. Naast de televisie moet de medewerker
ook de kans krijgen direct door het magazine te bladeren. Door een aantal ipads in de
koffiekamer te leggen kan er meteen even gekeken worden. Deze middelen blijven natuurlijk
in de koffiekamer, maar het is ook de bedoeling dat de het magazine ‘meegenomen’ wordt
en verder gelezen. Daarvoor zijn er koffiebekers ontworpen met het logo van het nieuwe
magazine en de link naar het magazine. Aan de koekjes kan een briefje hebben met dezelfde
informatie. Zo wordt het magazine ‘meegenomen’ buiten de koffiekamer.
De Hogeschool Utrecht is bezig met het plannen van een huisvesting van alle
faculteiten van de HU. Met betrekking tot het nieuwe magazine voor medewerkers en het
bij behorende concept vinden wij het belangrijk dat binnen de nieuwe plannen voor de
huisvesting gedacht wordt aan de medewerkers.
13

14. Wij hebben een idee ontwikkeld voor nieuwe koffiekamers binnen de nieuwe plannen.
Deze koffiekamers zijn voorzien van het logo van Even Koffie en dienen een gezellige sfeer
uit te stralen. Een plek waar de medewerker graag komt en misschien niet alleen voor een
snelle kop koffie, maar waar ze op den duur ook even tijd kunnen spenderen.
Hieronder en op de volgende pagina’s staat een impressie van de koffiekamer,
voorbeelden van koffiebekers en koffiekoekjes.
Even Koffie: Koffiekamer 1
14

15. Even Koffie: Koffiekamer 2
15

16. Even Koffie: Koffiebekers
16

17. Even Koffie: Koffiekoekjes
17

18. De koffiekar
De koffiekar is een fiets of een omgebouwde Fiat met espressomachine die overal inzetbaar
is. De Fiat is ook nog eens duurzaam door het gebruik van accu’s in plaats van generators.
Tijdens de lancering kan deze koffiekar rondrijden op de Uithof en medewerkers
voorzien van een verse bak koffie. Het voordeel van de koffiekar is dat deze mobiel is en
dus kan pendelen tussen de faculteiten. Zo hoeven de medewerkers niet naar een andere
faculteit om goede koffie te krijgen. Ook deze koffiekar is uitgerust met de Even Koffie-
koffiebekers en de koekjes. Indien mogelijk kunnen er ook ipads aanwezig zijn om ‘even’ in
het nieuwe magazine te bladeren.
De koffiekar zou ingezet kunnen worden tijdens de lancering van elke editie of er zou
gedacht kunnen worden aan het realiseren van een mobiele koffiebar die pendelt tussen de
faculteiten.
Op de volgende pagina vindt u een afbeelding van de koffiekar. Dit is de duurzame
koffiekar van www.dekoffiekar.nl zoals beschreven in het concept hierboven.
18

19. Even Koffie: Koffiekar
19