1. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
ПРОЕКТ “ДІАЛОГ ДЛЯ РЕФОРМ”
Грантовий проект Світового банку, який здійснюється
Міністерством економіки та з питань європейської інтеграції України
www.dialog.me.gov.ua
тел. (044) 253 6136
Звіт про проведене дослідження
Оцінка спроможності структурних
підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та
інших центральних органів виконавчої
влади, виконувати свої функції на
належному рівні
жовтень, 2003

2. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
Над дослідженням працювала Ірина Негрєєва у співпраці з координаторами проекту
Вікторією Гуменюк, Ярославом Демченковим, консультантами проекту Віктором Скрябіним
та Анною Бєдновою.
Ми вдячні Першому віце-прем’єр міністру України Миколі Азарову та Міністру Кабінету
Міністрів України Анатолію Толстоухову за надану підтримку під час проведення цього
дослідження.
Будь- які організації, зокрема Світовий банк та Міністерство економіки та з питань
європейської інтеграції України, не несуть відповідальності за оцінки та погляди,
висловлені у цьому виданні.

3. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
3
ГОЛОВНЕ......................................................................................................................................4
РЕСПОНДЕНТИ ............................................................................................................... 6
1.1. ВИЗНАЧЕННЯ РОЛІ ПІДРОЗДІЛІВ ................................................................................... 7
1.2. НАПРЯМИ ДІЯЛЬНОСТІ ............................................................................................... 8
1.3. ВИДИ ДІЯЛЬНОСТІ ..................................................................................................... 9
1.4. АНАЛІЗ ФУНКЦІЇ КОНСУЛЬТУВАННЯ З ГРОМАДСЬКІСТЮ ................................................... 13
2. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ОСОБЛИВОСТІ.........................................................................................14
2.1. ПІДПОРЯДКОВАНІСТЬ ПІДРОЗДІЛУ .............................................................................. 14
2.2. ДУБЛЮВАННЯ ФУНКЦІЙ ІНШИХ ПІДРОЗДІЛІВ УСТАНОВИ.................................................. 15
2.3. ПЛАНУВАННЯ ......................................................................................................... 16
2.4. ПРОЦЕДУРИ........................................................................................................... 18
2.4.1. Процедура підготовки інформації для зовнішнього подання.......................... 18
2.4.2. Процедури підготовки інформації для різних цільових аудиторій................... 20
2.4.3. Оцінка роботи підрозділу.............................................................................. 21
2.4.4. Оцінка роботи персоналу ............................................................................. 22
2.4.5. Відбір працівників......................................................................................... 23
3. ХАРАКТЕРИСТИКА ПЕРСОНАЛУ........................................................................................24
3.1. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ...................................................................................... 25
3.2. ІСТОРІЯ ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ ПРАЦІВНИКІВ, ЩО ЗДІЙСНЮЮТЬ ЗВ’ЯЗКИ З ГРОМАДСЬКІСТЮ ТА
ЗМІ............................................................................................................................ 26
3.3. ТРЕНІНГИ, ЩО ПРОХОДИЛИ ОСТАННІМ ЧАСОМ.............................................................. 28
3.4. МОТИВАЦІЯ ПЕРСОНАЛУ .......................................................................................... 28
4.РЕСУРСИ .................................................................................................................................30
4.1. ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ........................................................................................... 30
4.2. ТЕХНІЧНІ РЕСУРСИ.................................................................................................. 31
5. ПРОБЛЕМИ І ПОТРЕБИ........................................................................................................33
5.1. ГОТОВНІСТЬ ГРОМАДСЬКОСТІ СПІВПРАЦЮВАТИ З УСТАНОВОЮ........................................ 33
5.2. ЧИННИКИ ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДОВІРИ ДО УСТАНОВИ З БОКУ ГРОМАДСЬКОСТІ (У ВІДСОТКАХ):33
5.3. ЗАХОДИ З РОЗ’ЯСНЕННЯ ФУНКЦІЙ ПІДРОЗДІЛУ ІНШИМ УПРАВЛІННЯМ УСТАНОВИ ................. 34
5.4. ПОТРЕБА В КООРДИНАЦІЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДРОЗДІЛІВ З ПИТАНЬ ВЗАЄМОДІЇ З ЗМІ ТА ЗВ’ЯЗКІВ З
ГРОМАДСЬКІСТЮ........................................................................................................... 35
5.5. ПОТРЕБИ У ТРЕНІНГАХ ДЛЯ ПЕРСОНАЛУ...................................................................... 36
5.5.1.Знання та навички персоналу, які важливі для забезпечення ефективного
діалогу з громадськістю......................................................................................... 38
5.6. ПЕРЕШКОДИ НАЛАГОДЖЕННЯ ВЗАЄМОДІЇ З ГРОМАДСЬКІСТЮ........................................... 39
5.7. ПРОБЛЕМИ В РОБОТІ ПІДРОЗДІЛІВ, ЩО ЗАЙМАЮТЬСЯ ЗВ’ЯЗКАМИ З ГРОМАДСЬКІСТЮ ТА ЗМІ
(ВИЗНАЧЕНІ РЕСПОНДЕНТАМИ)........................................................................................ 40
5.8. ПОТРЕБИ В ТЕХНІЧНИХ РЕСУРСАХ.............................................................................. 42
НЕСТАЧА ІНШИХ РЕСУРСІВ.............................................................................................. 42
6. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ПОКРАЩАННЯ ВЗАЄМОДІЇ ВЛАДИ З ГРОМАДСЬКІСТЮ ВІД
РЕСПОНДЕНТІВ.........................................................................................................................43
7. РЕКОМЕНДОВАНІ НАПРЯМКИ СПІВПРАЦІ ТА ДОПОМОГИ З БОКУ ДОНОРІВ ТА
НАДАВАЧІВ ТЕХНІЧНОЇ ДОПОМОГИ.....................................................................................45
8. ОСНОВНІ ВИСНОВКИ..........................................................................................................46
8.1. РОЗУМІННЯ ОСНОВНОЇ РОЛІ...................................................................................... 46
8.2. ПИТАННЯ ПІДПОРЯДКУВАННЯ.................................................................................... 46
8.3. ПРОЦЕС ПЛАНУВАННЯ ............................................................................................. 46
8.4. ПРОЦЕС ОЦІНЮВАННЯ............................................................................................. 47
8.5. СТАНДАРТИ ТА ПРОЦЕДУРИ ПІДГОТОВКИ ІНФОРМАЦІЇ..................................................... 47
8.6. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ...................................................................................... 47
8.7. РЕСУРСИ ПІДРОЗДІЛІВ ............................................................................................. 47
8.8. ОСНОВНІ ПЕРЕШКОДИ ДЛЯ ЕФЕКТИВНОГО ДІАЛОГУ ВЛАДИ ТА ГРОМАДСЬКОСТІ ................... 47

4. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
4
Головне
Політика Уряду та його рішення не варті нічого, якщо їх приймати без
урахування інтересів громадян і тих верств населення, яких ці рішення
безпосередньо та/або опосередковано стосуються. Уряд не може і не має
права розраховувати на ефективність своєї політики та на її підтримку з
боку громадськості, якщо не інформує та не залучає її до вироблення
державної політики. Успішне формування та втілення державної політики
безпосередньо залежить від уміння Уряду ефективно спілкуватися з
громадськістю, обговорювати альтернативні варіанти політики та
використовувати громадські пропозиції, щоб поліпшити якість політики.
Зусилля та пріоритетні напрями роботи Уряду повинні визначатися у
співпраці з громадськістю. Щоб отримати користь від діалогу з
громадськістю, влада повинна бути спроможною такий діалог
забезпечувати.
Взаємодія Уряду з громадськістю повинна здійснюватися на стратегічній
основі з чітко визначеними і зрозумілими цілями, принципами та
цінностями, позитивним ставленням і розумінням цільових аудиторій, на які
спрямовані дії кожного з органів виконавчої влади. Така взаємодія повинна
забезпечувати двосторонній обмін інформацією між урядом і
представниками громадянського суспільства задля створення програм і
проектів Уряду, що дійсно відповідають потребам суспільства. Окрім того,
таке спілкування повинно відбуватися на регулярній основі й мати під
собою виважене, систематичне методичне підґрунтя.
Мета дослідження
Метою цього дослідження було оцінити спроможність структурних
підрозділів з питань взаємодії зі ЗМІ та зв’язків з громадськістю міністерств
та інших центральних органів виконавчої влади виконувати функції та
завдання згідно з вимогами доручень Президента України.
У результаті дослідження було здійснено оцінку спроможності управлінь
(відділів) з питань взаємодії зі ЗМІ та зв’язків з громадськістю працювати
відповідно до вимог вироблення публічної політики в демократичних
країнах.
Загалом спроможність підрозділів центральних органів виконавчої влади,
що забезпечують зв’язки з громадськістю та ЗМІ, оцінюється як недостатня.
Основним напрямком роботи з громадськістю залишається інформування
про діяльність і рішення органів виконавчої влади. Отримання зворотного
зв’язку та залучення громадськості до процесу прийняття рішень практично
відсутні або існують у початковому, нерозвиненому стані.
Види діяльності, що здійснюються підрозділами, не суперечать Указу
Президента України від 17 травня 2001 р. № 325 “Про підготовку
пропозицій щодо забезпечення гласності та відкритості діяльності
органів державної влади”, Указу Президента України від 1 серпня 2002 р.
№ 683 “Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності
...взаємодія повинна
забезпечувати двосторонній
обмін інформацією між урядом
і представниками
громадянського суспільства...
...залучення громадськості до
процесу прийняття рішень
практично відсутні ...

5. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
5
органів державної влади”, положенням Постанови Кабінету Міністрів
України від 29 серпня 2002 р. № 1302 “Про заходи щодо подальшого
забезпечення відкритості у діяльності органів виконавчої влади”, але не
забезпечують повноцінного виконання цих документів.
Згідно з дорученням Президента України від 21 серпня 2002 року
№1-1/1086 у складі апаратів центральних і місцевих органів виконавчої
влади належало створити структурні підрозділі, які відповідатимуть за
взаємодією з громадськістю та засобами масової інформації. За даними
аналізу, більшість (82%) органів виконавчої влади створили структури з
питань взаємодії зі ЗМІ та зв’язків з громадськістю. Решта мають у своїй
структурі підрозділи з іншими назвами і завданнями, на які покладено
функції зв’язків з громадськістю.
Варто додати, що структури зв’язків з громадськістю за походженням можна
поділити на дві групи: ті, що виникли з колишніх прес-служб, і ті, що
утворились від аналітично-інформаційних (або аналогічних) підрозділів. В
обох випадках до наявних положень додали функції зв’язків з
громадськістю.
Відповідно до походження існують певні тенденції розвитку діяльності,
пріоритетності напрямів та видів діяльності. Новостворених структур для
забезпечення взаємодії з громадськістю практично немає.
Методичні рекомендації щодо положень про управління (відділи) з питань
взаємодії зі ЗМІ та зв’язків з громадськістю, які за дорученням Кабінету
Міністрів України розроблено та затверджено Державним Комітетом
телебачення і радіомовлення разом із Міністерством юстиції, було
надіслано центральним і місцевим органам виконавчої влади наприкінці
квітня 2003 року для використання при розробці відповідних положень на
місцях. Результати дослідження засвідчили, що 74% згаданих структур
розробили та затвердили нові положення, до яких включили функції зв’язків
з громадськістю, 11% не розробили положення і працюють без нього (або за
положеннями структур, з яких вони утворились), а ще у 14% структур
положення у стані розробки та затвердження (як нової структури або у
зв’язку з структурними змінами в установі).
АНАЛІЗ ПОЛОЖЕНЬ
Із наданих 16 положень (що становить 37% всіх респондентів) акцент,
переважно, зроблено на роботі зі ЗМІ - інформуванні, проведенні заходів із
залученням ЗМІ, оновленні Інтернет-сторінок тощо. Тобто робота з
громадськістю представляється однобічно: інформація з установи
потрапляє до громадськості.
Половина (50%) не врахувала методичних рекомендацій Державного
Комітету з питань телебачення і радіомовлення під час розробки положень
власних структурних підрозділів. Частково врахували рекомендації й
адаптували їх до реального стану речей в установі – 25%. Такі положення
виглядають досить однотипними і зрозумілими. Решта 25% врахували
майже повністю, тобто просто зробили копію і, практично, уніфікували
власні положення. Проте варто підкреслити, що у методичних
...новостворених структур
для забезпечення взаємодії
з громадськістю практично
немає...
...ставиться акцент на
роботі із ЗМІ - інформуванні

6. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
6
рекомендаціях не прописана функція забезпечення зворотного зв’язку та
отримання альтернативних варіантів політики.
Дуже характерним і зрозумілим є проект положення Міністерства екології та
природних ресурсів (нині – Міністерство охорони навколишнього
природного середовища), в якому частина роботи з громадськістю
відокремлена від роботи зі ЗМІ, а також добре розвинена ідея отримання
зворотного зв’язку. В положенні Міністерства надзвичайних ситуацій добре
виписана частина правової освіти й запобігання від нещасних випадків. В
новому положенні відділу взаємодії із ЗМІ та громадськістю Міністерства
праці та соціальної політики – у кожному параграфі – відділ називається
прес-службою, відповідно ж виписані завдання і функції цього підрозділу.
Різниця лише в назві документу.
Дати створення підрозділів дуже різняться - з травня 1992 року до вересня
2003 року. Дати створення підрозділів до вересня 2002 року зустрічаються в
міністерствах (комітетах), підрозділи яких були створені до виходу згаданих
указів Президента України і постанов Кабінету Міністрів України. Їхня
діяльність із дня заснування не відрізнялась від сьогоденної або її просто
доповнили у світлі виданих указів і постанов. Так, наприклад, сталося у
Центрі громадських зв’язків Міністерства внутрішніх справ, який було
засновано в травні 1992 року.
Дати створення до серпня 2002 року є також датами створення підрозділів,
на які покладено функцію взаємодії з громадськістю. Наприклад, сектор
статистичної інформації Державного комітету статистики, прес-служба
Антимонопольного комітету та Державного департаменту з питань
виконання покарань, департамент по зв’язках з Верховною Радою України
та організаційної роботи Міністерства аграрної політики, відділ науково-
технічного забезпечення Державного комітету у справах релігій, відділ
нормативно-правового та аналітичного забезпечення Державного комітету з
питань фізкультури та спорту тощо. Винятком є Міністерство економіки та з
питань європейської інтеграції України, Державна митна служба, Державна
податкова адміністрація в яких підрозділи взаємодії з громадськістю та ЗМІ
було створено в січні 2002 року з власної ініціативи цих відомств.
Респонденти
Під час проведення дослідження відвідані 42 установи і проведені 44
інтерв’ю (по одному відповідно у кожному міністерстві або відомстві, за
винятком Міністерства аграрної політики та Міністерства оборони, де було
проведено по 2 бесіди відповідно – з працівниками прес-служби та
управління, що здійснює зв’язки з громадськістю).
Дати створення підрозділів
дуже різняться...

7. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
7
1. Функціональний аналіз
1.1. Визначення ролі підрозділів
95% респондентів повністю поділяють думку про необхідність інформування
громадськості та залучення її до формування політики установи. 5%
висловили невпевненість у тому, що такий напрям вважає необхідним
керівництво установи.
Основна роль, визначена респондентами, – поширення інформації про
діяльність міністерства (комітету) – 57% відповідей.
Вважають, що відіграють роль групового фасилітатора 9,5% і роль збирача
(узагальнювача) інформації (тобто роль інформаційного ресурсу для
міністерства) - 7,1% підрозділів.
Діаграма 1.1: Роль, яку відіграє підрозділ в установі.
14,3% респондентів під „іншими” найчастіше розуміють комплексну роль
(розповсюдження, збирання, технічного ресурсу, речника).
Цікавими є й такі формулювання ролі підрозділу, як "Іміджмейкер" - всі види діяльності,
що впливають на громадську думку; „інформаційний шлюз”; „голос установи”. Також
деякі респонденти вважають себе систематизаторами, аналітиками, ланцюжком, що
поєднує міністерство з суспільством.
Деякі респонденти (2,4%) визначили роль підрозділу в межах міністерства
як такого, що приймає рішення. Це може свідчити про відсутність дійсного
розуміння своєї ролі в міністерстві.
Роль, яку відіграє підрозділ в установі
(у відсотках)
14,3
2,4
9,5
4,8
2,4
2,4
7,1
57,1
0 10 20 30 40 60
Інша
Усі ролі разом
Групового фасилітатора
Речника, посередника
Той, який приймає рішення
Технічного ресурсу
Той, який збирає інформацію
Той, який поширює
інформацію
%

8. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
8
Об’єктивним чинником такої ситуації є відсутність відповідних знань та
досвіду, нерозуміння основної місії підрозділу та його завдань, звичка
працювати за дорученнями та короткостроковими планами та одночасно
бажання відчувати себе впливовими особами в установі.
1.2. Напрями діяльності
У такій ситуації досить передбачуваними є відповіді на запитання про
найважливіші дії для забезпечення відкритості влади.
Важливість кожного із запропонованих напрямів діяльності респонденти
визначали згідно зі шкалою:
Найвищий пріоритет
Важливо
Якщо є час
Не дуже важливо
Взагалі не важливо
Діаграма „Визначення найважливіших напрямів діяльності” відображає
відсоток респондентів, які визначили найважливішими запропоновані
напрями. Діаграма підтверджує, що керівники підрозділів впевнені у тому,
що найбільше пріоритетними напрямками діяльності є інформування ЗМІ
про діяльність установи та її керівництва - 76%, інформування
громадськості про прийняті рішення – 57%, забезпечення позитивного
іміджу інституції та її керівництва задля підвищення рівня довіри
громадськості – 55%.
Діаграма 1.2: Визначення найважливіших напрямів діяльності.
Визначення найважливіших напрямів діяльності
76
57
40
33
14
55
7
12
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Інформування
ЗМІ про
діяльність
установи та її
керівництва
Інформування
громадськості
про прийняті
рішення
Роз'яснення
громадськості
прийнятих
рішень та планів
діяльності
Залучення
громадськості
для обговорення
наявних
проблем та
аналізу
альтернативних
рішень
Вивчення
громадської
думки аби
адекватно
розробити
статегії
представлення
рішень інституції
Забезпечення
позитивного
іміджу інституції
та її керівництва
Проведення
консультацій
незалежних
експертів та
неурядових
організацій з
визначених
питань
Організація і
проведення
консультацій з
громадськістю
%

9. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
9
Найменш пріоритетними вважаються такі напрями діяльності, як: вивчення
громадської думки, адекватна розробка стратегії представлення рішень
інституції – 14%, організація проведення консультацій з громадськістю –
12%, організація та проведення консультацій з незалежними експертами та
представниками неурядових організацій з певних питань – 7%.
Серед пріоритетних та важливих напрямів діяльності також було названо такі:
взаємодія з регіонами задля отримання інформації про діяльність органів влади
вивчення громадської думки з наступним урахуванням її в проектах рішень
вплив через громадськість та ЗМІ на прийняття законів і нормативно –
правових актів у ВР;
забезпечення внутрішніх комунікацій
залучення громадськості до практичних заходів установи
налагодження добрих стосунків з мас-медіа
інформування широких верств населення про існування таких проблем, з якими
пов’язана діяльність установи
реагування на критичні публікації та виступи у ЗМІ
робота зі зверненнями громадян
розвиток правової свідомості громадськості з питань роботи установи
розробка програми поліпшення іміджу установи на 5 років
узгодження з центральними органами влади загальнонаціональної політики та
напрямів діяльності щодо співпраці з громадськістю
участь у розробці та реалізації національних програм (наприклад, вступ до ЄС)
Додаткові напрями роботи щодо взаємодії з громадськістю, окрім простого
інформування, такі:
Системні консультації з громадськістю
Коригування політики відповідно до громадської думки
Регулярне проведення спільних публічних заходів з НУО
Робота з громадськістю на одному рівні - синтез напрямів
Створення налагодженого інформаційного каналу та механізму
отримання зворотного зв’язку
Щоправда, була й одна видатна відповідь: „Для чого проводити опитування населення?
Що це дасть?”. На щастя, таких спеціалістів було не багато.
1.3. Види діяльності
Розмаїття основних видів діяльності щодо взаємодії з громадськістю
поділено на 25 груп (дивись таблицю 1). За частотою згадування в ході
інтерв’ю види діяльності підрозділів розташувались відповідно до
визначених у попередньому пункті пріоритетних напрямків. Основний
акцент в діяльності підрозділів зі зв’язків з громадськістю та ЗМІ зроблено
на інформуванні громадськості.
Найменш пріоритетними
вважаються ... організація та
проведення консультацій з
незалежними експертами та
представниками НУО ...

10. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
10
Таблиця 1.1: Види діяльності
ВИД ДІЯЛЬНОСТІ
% установ, які мають
вид діяльності
1 Підтримка та оновлення Web-site 68%
2 Розсилка новин, прес-релізів, анонсів ЗМІ, інформаційним агенціям 63%
3 Проведення прес-конференцій та брифінгів з керівництвом 61%
4 Звітування керівництву, КМУ, АП, Держкомінформ 61%
5 Моніторинг ЗМІ – інформаційний 51%
6
Забезпечення доступу журналістів до керівництва, інтерв’ю, забезпечення виступів керівництва на
телебаченні та радіо 51%
7
Підготовка публікацій (статті, огляди, коментарі) для друку в невідомчих ЗМІ (центральних та
регіональних) 49%
8
Розсилка новин, прес-релізів, анонсів різним організаціям (окрім ЗМІ), в тому числі регіональним
представництвам, підрозділам установи 44%
9
Сприяння випуску відомчих ЗМІ, бюлетенів, вісників, тощо; наповнення профільних ЗМІ
матеріалами 42%
10 Підготовка до проведення гарячих лінії КМУ і міністерських 42%
11 Робота за дорученнями керівництва, КМУ, АП, Держкомінформ 37%
12
Проведення освітніх заходів (семінарів, тренінгів, тощо, в тому числі з регіональними
представниками, журналістами, представниками громадськості) 37%
13 Робота з запитами громадян та організацій 35%
14 Випуск відомчих ЗМІ, бюлетенів, вісників, довідників тощо 35%
15
Проведення громадських слухань, круглих столів, обговорень, відкритих засідань колегій, інших
заходів за участю громадськості 33%
16
Організація та проведення масових заходів за участі громадськості задля підвищення іміджу
інституції (виставки, акції, конференції) 33%
17
Участь у публічних заходах інших організацій (НУО, освітні установи, міжнародні організації,
виставки) 28%
18 Проведення досліджень громадської думки, опитувань (в тому числі - через веб-сайт) 28%
19 Інформаційно-аналітична робота – підготовка оглядів, звітів, робота з даними 28%
20 Випуск власних теле-, радіо- освітніх програм (правова освіта) 28%
21 Розробка рекламної роздаткової продукції установи (буклети, CD, брошури) 26%
22 Моніторинг ЗМІ аналітичний 26%
23 Підготовка виступів керівництва 23%
24
Розробка власних програм (планів) щодо підвищення іміджу установи, включно з нормативно-
правовою базою 21%
25
Робота з підприємствами галузі, координація роботи їхніх інформаційно-аналітичних (юридичних)
відділів 12%

11. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
11
Діаграма 1.3: Види діяльності, які рідко виконуються підрозділами органів
виконавчої влади, що здійснюють зв’язки з громадськістю та ЗМІ.
Види діяльності, які рідко виконуються підрозділами органів
виконавчої влади, що здійснюють зв'язки з громадськістю та ЗМІ
28%
28%
28%
28%
26%
26%
23%
21%
12%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
Участь в публічних заходах інших організацій (НУО, освітні
установи, міжнародні організації, виставки)
Проведення досліджень громадської думки, опитувань (в тому
числі через веб-сайт)
Інформаційно-аналітична робота – підготовка оглядів, звітів,
робота з даними
Випуск власних теле, радіо освітніх програм (правова освіта)
Розробка рекламної роздаткової продукції установи (буклети, CD,
брошури)
Моніторинг ЗМІ аналітичний
Підготовка виступів керівництва
Розробка власних програм (планів) щодо поліпшення іміджу
установи, включно з нормативно-правовою
базою
Робота з підприємствами галузі, координація роботи їх
інформаційно-аналітичних (юридичних) відділів
З Таблиці 1.1: „Види діяльності” та діаграм 1.3 - 1.4 загальна картина
виглядає таким чином:
найменшу увагу підрозділи приділяють роботі з підприємствами
галузі, розробці власних довгострокових програм щодо поліпшення
іміджу установи, аналітичному моніторингу, розробці рекламної
продукції, участі в публічних заходах інших організацій (НУО,
освітніх установ, міжнародних організаційних виставках); а також
проведенню досліджень громадської думки, опитувань (в тому числі
через веб-сайт), інформаційно-аналітичній роботі – підготовці
оглядів, звітів, роботі з даними; випуску власних теле-, радіо
освітніх програм (правовій освіті), розробці рекламної роздаткової
продукції установи (буклети, CD, брошури). Відсутність більшості з
них можна пояснити відсутністю фінансових і висококваліфікованих
людських ресурсів (див. розділ „Ресурси”).
основними видами діяльності є підтримка та оновлення Інтернет-
сторінок, розсилка новин, прес-релізів, анонсів ЗМІ, інформаційним
агенціям, проведення прес-конференцій та брифінгів з
керівництвом, звітування керівництву, Кабінету Міністрів,
Адміністрації Президента, Держкомтелерадіо, моніторинг ЗМІ –
перелік публікацій, забезпечення доступу журналістів до
керівництва, інтерв’ю, забезпечення виступів керівництва на
телебаченні та радіо, підготовка публікацій (статті, огляди,
коментарі) для друку в невідомчих ЗМІ (центральних та
регіональних), розсилка новин, прес-релізів, анонсів різним
… найменшу увагу підрозділи
приділяють … розробці
власних довгострокових
програм
… основними видами діяльності
є підтримка та оновлення
Інтернет-сторінок, розсилка
новин, прес-релізів, анонсів
ЗМІ…

12. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
12
організаціям (окрім ЗМІ), в тому числі регіональним
представництвам, підрозділам установи.
Щодо роботи зі зверненнями громадян – підрозділи зі зв’язків з
громадськістю та ЗМІ виконують посередницьку функцію. Вони
відслідковують надані спеціалістами відповіді і забезпечують публікацію
відповідей в ЗМІ та відомчих публікаціях.
Діаграма 1.4: Види діяльності, найчастіше виконувані підрозділами, що
здійснюють зв’язки з громадськістю та ЗМІ.
Серед видів діяльності, що не увійшли до типології, були названі такі:
висвітлення діяльності партнерських НУО за своїми каналами,
проведення інтернет-конференцій,
контроль за виконанням обіцянок керівництва під час гарячих ліній та
зустрічей з громадськістю,
координація надання грантів під програми НУО,
навчання спеціалістів підрозділу й інших управлінь,
наповнення веб-сайту регіональних представництв,
обслуговування технічного архіву, діловодство,
проведення журналістських (службових) розслідувань з приводу публікацій у ЗМІ,
робота служби пошуку дітей,
поширення доповідей та звітів серед міжнародних установ,
розробка спільного з Європейською комісією проекту, посібники для навчання
держслужбовців,
сприяння у вирішенні соціальних проблем (житло, лікування, матеріальна
допомога, тощо),
телефони довіри,
участь в акціях і заходах міжнародних організацій,
участь у роботі комітетів ВР,
участь у розробці нормативно-правових документів (доповнень, змін, тощо).
Види діяльності, найчастіше виконувані підрозділами, що
здійснюють зв'язки з громадськістю
68%
63%
61%
61%
51%
51%
49%
0% 30% 60% 90%
Підтримка та оновлення Web-site
Розсилка новин, прес-релізів, анонсів ЗМІ, інформаційним агенціям
Проведення прес-конференцій та брифінгів з керівництвом
Звітування керівництву, КМУ, АП, Держкомінформ
Моніторинг ЗМІ (перелік публікацій)
Забезпечення доступу журналістів до керівництва, організація інтерв’ю,
забезпечення виступів керівництва на телебаченні та радіо
Підготовка публікаіцій (статті, аналітичні обзори) для друку в ЗМІ
(центральних та регіональних)

13. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
13
1.4. Аналіз функції консультування з громадськістю
Хочеться зазначити, що поняття „консультування з громадськістю”
викликало неоднозначну реакцію. Респонденти часто уточнювали, що
мається на увазі під цим запитанням, невпевнено відповідали про своє
розуміння нового для них поняття. Більш-менш коректне визначення дали
42%, інші ж або утримались від надання визначення, або мали на увазі
консультування громадськості у прямому смислі (тобто надання конкретних
відповідей (порад, роз’яснень тощо) на запити “представників громадян”).
Найцікавішими є такі відповіді про розуміння "консультування з громадськістю":
переговорний процес, який має на меті узгодження дій або проектів -
узгодження позицій
залучення представників громадськості як експертів для вивірення кроків;
громадськість є "мірилом" успіху діяльності, порівняння теорії та практики
(Державний комітет з питань регуляторної політики та підприємництва)
практика "зеленої книги" (публікація проекту закону в ЗМІ і збирання відгуків,
після чого формулюється кінцевий варіант проекту - "біла книга" і виноситься
на голосування, прийняття, підписання (Державна митна служба)
консультації з лідерами громадської думки у галузі роботи установи
Типи консультування з громадськістю, які використовують
сьогодні органи виконавчої влади:
1. аналіз звернень громадян (усних та письмових),
2. анкетування, цільові опитування, відео репортажі (опитування на
вулицях міст),
3. гарячі лінії,
4. круглі столи за участі НУО,
5. моніторинги ЗМІ – аналіз представлених позицій,
6. опитування через веб-сайт, розміщення на веб-сайті проектів
документів для обговорення,
7. проведення зустрічі з фахівцями з окремих проблем,
консультування з фахівцями профільних ВНЗ з усіх законодавчих
ініціатив.
8. публікація у ЗМІ проектів нормативно-правових документів - для
отримання коментарів,
9. робота громадських колегій і громадських рад в регіонах,
10. робота громадських приймалень,
11. семінари за участі представників громадськості,
12. участь у заходах інших організацій (конференції, семінари,
виставки тощо)
У випадках наявності функції консультування з громадськістю підрозділи зі
зв’язків з громадськістю та ЗМІ, в основному, здійснюють координацію такої
роботи. Більшість з них вважають, що таку роботу повинні проводити
профільні управління або юристи – кожний зі свого кола питань.
Консультування з громадськістю, на думку респондентів, не є функцією
підрозділу зв’язків з громадськістю та ЗМІ.
поняття „консультування з
громадськістю” викликало у
респондентів неоднозначну
реакцію...
Консультування з
громадськістю, на думку
респондентів, не є функцією
підрозділу зв’язків з
громадськістю та ЗМІ.

14. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
14
Також чверть керівників підрозділів зв’язків з громадськістю та ЗМІ
вважають, що консультування з громадськістю не є обов’язковим для
роботи установи.
Воно корисне і допомагає вирішити багато питань, як наприклад, розробка
митного кодексу, проекту Закону про обов’язкове пенсійне страхування,
введення нових форм звітності Державного комітету стандартизування,
розробка економічної стратегії збалансованого розвитку України, проекту
Концепції корпоративного управління, проекту Державної програми
приватизації тощо після попереднього обговорення з громадськістю.
Але, на їхню думку, без консультування з громадськістю можна
обійтись.
2. Організаційні особливості
2.1. Підпорядкованість підрозділу
Діаграма 2.1: Підпорядкованість підрозділів зі зв’язків з громадськістю та
ЗМІ.
Підпорядкованість підрозділів зі зв’язків з громадськістю та ЗМІ
Міністру, Голові
14%
Заступнику Міністра,
Заступнику Голови
26%
Начальнику
управління, що якого
входить підрозділ
37%
Начальнику
департаменту, до
якого належить
підрозділ
14%
інше
9%
Частіше підпорядкованість підрозділу не задовольняє керівників відділів, які
входять до управлінь аналітичної, інформаційної, організаційної роботи або
міжнародних зв’язків (тобто не за профілем роботи підрозділу зв’язків з
громадськістю). Вони змушені вирішувати питання через своїх
... без консультування з
громадськістю можна
обійтись!
… ефективніше було б
спілкуватись з першими
посадовими особами
установи…

15. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
15
безпосередніх керівників, в той час коли ефективніше було б спілкуватись з
першими посадовими особами установи.
Всі підрозділи, що знаходяться у підпорядкуванні міністру або заступникам
міністра задоволені своїми стосунками з керівництвом.
Треба додати, що близько 25% установ нині переживають процес
структурної реорганізації, тож визначення нового статусу підрозділів з
питань зв’язків з громадськістю та ЗМІ може змінити їхнє положення в
установі на краще.
Коментарі:
Ми є голосом міністерства, краще б ми підпорядковувались одному із
заступників міністра
Підпорядкованість дуже не задовольняє! Входимо до управління міжнародного
співробітництва та протоколу. Вже втомились пояснювати, що повинні бути
окремою структурою під Міністром; дуже важко узгоджувати інформацію,
виконувати доручення; розписують на нас такий жах - наприклад, вступ
України до НАТО... Це не наше коло питань
Не дуже ефективно... Краще напряму – Голові
Керівнику служби міністра - директору адміністративного департаменту,
заступнику міністра - міністру. Дуже довгий ланцюжок... Хотілось би напряму –
міністру.
2.2. Дублювання функцій інших підрозділів установи
Щодо дублювання функцій прес-служб ситуація виглядає таким чином:
33% надалі вважають себе прес-службами і виконують практично
всі їхні функції;
у 21% опитаних установ прес-служба відсутня в структурі;
у 14% в результаті структурних змін прес-служби увійшли до складу
управлінь та відділів, тому це не дублювання, а частина роботи
підрозділу;
5% респондентів вважають, що дублюють функції прес-служби за
деякими напрямками
26% вважають, що зовсім не перетинаються з прес-службою
установи.
Прес-служби, в основному, є патронатними, тобто їхні зусилля спрямовані
на висвітлення роботи міністра або голови. Завдання підрозділів з питань
зв’язків з громадськістю та ЗМІ є ширшими, і виступають вони від імені
всього відомства і його підрозділів.
З іншими відділами та управліннями дублювання функцій відбувається
дуже рідко (у 10% випадків) і по таких напрямках:
переробляємо за оргвідділ - наприклад, підготовка і розсилка
привітань зі святами всім партнерам відомства (більше 200)
(підготовка списків, друк, розсилка);
подвійний контроль за роботою із запитами та зверненнями
громадян;
33% респондентів надалі
вважають себе прес-
службами і виконують
практично всі їхні
функції…

16. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
16
також виконуємо функції аналітичного відділу - тому що його наразі
не включили до нової структури комітету (Державний комітет у
справах національностей і міграції).
Цікаві зауваження щодо дублювання функцій:
використовують послуги прес-секретаря НУО "Спілка ветеранів
Афганістану" - Голова комітету очолює спілку (Держкомітет у
справах ветеранів);
співпрацюємо з Асоціацією журналістів - президент асоціації
виступає іноді як прес-аташе комітету на громадських засадах
(Держкомспорт);
якщо ми перетинаємось - то це нормально;
існує прес-секретар - ми з нею не перетинаємось, вона працює
лише на міністра;
не дублюємо... інші підрозділи просто не розуміють, чим ми
займаємось;
прес-секретар, працює виключно на міністра. Нам не відомо, чи він
займається…
2.3. Планування
Згідно з відповідями респондентів планування є досить звичайною
процедурою, до якої звикли, і планують свою діяльність на регулярній
основі за вимогами керівництва:
• наявність річного плану – 83%,
• наявність квартального плану – 61%,
• наявність місячного плану – 76%,
• наявність тижневого плану – 76%.
Але треба детальніше пояснити, що мають на увазі під плануванням
респонденти.
Річні плани складаються в рамках загального плану відомства і містять
досить формальний перелік завдань, що відповідає положенню про
відділ/ управління (наприклад, проведення як мінімум щокварталу прес-
конференції, висвітлення рішень в ЗМІ – щотижня, участь у святкуванні
професійних свят в галузі тощо). Часто річні плани слугують основою для
розрахунку необхідного річного бюджету для роботи установи. Річні, піврічні
та квартальні плани мають мало спільного з реальною діяльністю
підрозділу через велику кількість постанов і доручень, які вони одержують і
виконують щодня, і які неможливо завчасно спланувати. Незапланована
діяльність становить близько 100% понад заплановану.
Окрім того, плани не враховують наявність ресурсів (ані людських,
технічних, фінансових, ані часових рамок на підготовку і проведення) для
виконання планів. У планах лише зазначені терміни виконання. Зважаючи
на це, періоди надмірної завантаженості на роботі змінюються “повним
штилем” – відсутністю роботи.
Найбільш реальними респонденти називають тижневі плани, які
обговорюються на тижневих нарадах керівників управлінь і відділів.
… Річні плани містять досить
формальний перелік завдань, що
відповідає положенню про відділ/
управління...

17. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
17
У структурах виконавчої влади, що взаємодіють з громадськістю і ЗМІ, не
існує стратегічного планування. Таке поняття просто відсутнє в
підрозділах з питань взаємодії із ЗМІ та зв’язків з громадськістю органів
виконавчої влади.
Винятком є Центр громадських зв’язків МВС, в якому розроблено 5-річну комплексну
програму підвищення іміджу міліціонера та ніші програми. Програма враховує всі види
взаємодії з громадськістю, від впливу на громадськість через ЗМІ, книжки (художню
літературу та публіцистику), фільми, і до роботи зі школярами, студентами та
навчальними закладами МВС з відбору майбутніх працівників МВС. Робота програми
поширюється також на регіони.
Пропозиції щодо проведення тренінгів з планування не викликали
зацікавленості, респонденти не вважають їх корисними у своїх робочих
ситуаціях. Реально підрозділи працюють не за планом, а спонтанно,
хаотично, виконують термінові завдання керівництва відомства,
Адміністрації Президента і Кабінету Міністрів, а також намагаються швидко
реагувати на запити журналістів, громадян, важливі події у суспільстві.
Коментарі до системи планування:
• річний план виглядає як перелік заходів (складається з основних заходів,
поточна робота не планується)
• план розробляється, а потім змінюється на рівні виконання доручень та
поточних завдань
• 7-8% запланованих завдань можуть бути зняті з контролю як ті, що втратили
актуальність
• запланована робота - заходи на виконання держбюджету
• написання планів забирає багато часу, і вони не потрібні; ми працюємо як
пожежна команда, паралельно існує формальний план діяльності; план не
можна реалізувати через обмеженість технічних можливостей та постійне
виникнення подій, які відрізняються від плану; через відсутність орієнтовного
плану КМУ із ЗГ більшість заходів планується і виконується по факту (за
дорученнями)
• існує лише тижневе планування
• складаємо медіа плани на 2 тижні (висвітлення кожного заходу); дуже важко
планувати, особливо з телебаченням - плани розвалюються незалежно від
нас, часто плани відомства руйнує відсутність відеокамери у телебачення
(Міністерство праці і соціальної політики)
• планування – є дуже корисним, воно полегшує оперативне вирішення
стратегічних та поточних питань діяльності комітету (Держкомітет у справах
релігій),
• план повинен визначати основні напрямки роботи, план дозволяє діяти
цілеспрямовано, а також додати до календарного плану фінансування заходів
(Державна туристична адміністрація)
• завдяки плануванню процес взаємодії з громадськістю відбувається
ефективніше та більш якісно (Державний департамент з питань виконання
покарань)
Плани роботи складаються співробітниками і затверджуються керівниками
підрозділів у 50% випадках. Плани складаються безпосередньо керівниками
підрозділів у 43% установ.
… поняття стратегічне
планування” просто відсутнє в
підрозділах по зв’язках з
громадськістю органів
виконавчої влади

18. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
18
2.4. Процедури
Під процедурою в цьому дослідженні розуміють визначену традиційну
послідовність дій задля отримання результату (протокол). В роботі
намагаються дослідити існування процедур підготовки інформації для
зовнішнього подання, для різних цільових аудиторій, процедури та критерії
оцінки роботи підрозділів, оцінки роботи персоналу, процедури відбору
працівників до роботи зі взаємодії з громадськістю.
2.4.1. Процедура підготовки інформації для зовнішнього подання
Результати дослідження показали, що 69% керівників підрозділів з питань
зв’язків з громадськістю та ЗМІ вважають, що в установі існують процедури
підготовки інформації для зовнішнього подання. У 24% респондентів така
процедура інституційно незакріплена та жодним чином не зафіксована. 7%
вважають, що їх такі процедури не стосуються (це обов’язки інших
управлінь та служб, наприклад прес-служби, або того управління, що
ініціювало подання інформації).
Під „процедурою” більшість розуміє ланцюг погоджень, який повинна пройти
інформація перед тим, як побачить світ. Це зумовлено необхідністю
запобігати передачі секретної або стратегічної інформації за межі
міністерств. Процес погодження з керівництвом відомства можна також
розглядати як данину традиціям радянських часів, коли кожний папірець не
міг виходити назовні без відповідної резолюції керівництва.
Доходить смішного: іноді, щоб надіслати факс з новинами, співробітник (навіть на рівні
керівника підрозділу з питань зв’язків з громадськістю та ЗМІ) повинен витратити
півдня на отримання погодження – очікування під дверима або виловлювання
керівництва, причому керівник може навіть не прочитати повідомлення.
Також термін “процедура” розуміють як нормативне обґрунтування виходу
інформації (Постанова КМУ щодо наповнення єдиного веб-порталу,
Постанова про порядок оприлюднення інформації органами виконавчої
влади, Закон України про інформацію тощо) та використання спеціальних
форм, які розроблені Кабінетом Міністрів та Адміністрацією Президента
згідно відповідних доручень.
Деякі установи мають внутрішні документи, які регулюють підготовку
інформації до зовнішнього подання, створені з власної ініціативи, поза
дорученнями Кабінету Міністрів та керівництва:
інструкція щодо взаємодії з НУО, ЗМІ, які виписує всі процедури та
вимоги до доповіді - затверджені керівництвом (Державний комітет
ядерного регулювання); розробили методичку (Державна митна
служба)
перед подачею інформації на семінарах - консультування з
експертами, спеціальною літературою (Міністерство економіки та з
питань європейської інтеграції )
Термін “процедура”
трактується респондентами
як низка погоджень
Також термін “процедура”
розуміють як нормативне
обґрунтування виходу
інформації

19. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
19
дотримання певного формату - обов’язково вказані дата, назва,
мета заходу, організатори та виконавці, контактна інформація
(Міністерство культури та мистецтв)
виключно журналістська обробка матеріалів, узгодження з
керівництвом (Міністерство юстиції)
визначили, що цікавить інформаційні агенції (читай – клієнтів),
розробили форми, також існує форма відповідей на запити
громадян (Державне казначейство)
існують критерії роботи з інформацією для ЗМІ - в інтересах
слідства не називається прізвище потерпілих або затриманих,
мінімальне використання цифр, контактної інформації (Центр
громадських зв’язків МВС)
для надання платних послуг, а також на виписки розроблені форми,
затверджені Мін’юстом (Держкомстат)
існує експертна комісія, згідно реєстру відкритої (дозволеної до
опублікування) інформації приймається рішення щодо можливості
друкувати у такому вигляді (Міністерство праці та соціальної
політики)
інформація про подію обробляється з урахуванням попередніх
подій, порівнюється, враховується точка зору міністерства (МНС)
жорсткий контроль у тих управліннях, звідки інформація потрапляє;
перед розміщенням на веб-сайт інформацію перевіряє
інформаційно-аналітичний центр (Державний департамент з питань
виконання покарань)
Щодо процедур підготовки інформації Кабінету Міністрів України
посилається на Тимчасовий регламент діяльності Кабінету Міністрів
України, затверджений у червні 2000 року, і рекомендований до
використання всіма органами виконавчої влади. В регламенті виписані
процедури підготовки інформації, наданий перелік нормативних документів,
які є досить лаконічними і добре структурованими. На жаль, жоден з
респондентів не згадав про існування такого документу. Тому вважаємо, що
й не повністю використовує його в своїй діяльності.
Таким чином зрозуміло, що існує велика кількість підходів і методологій у
підготовці інформації для зовнішнього подання в органах виконавчої влади.
Різноманіття методів і процедур, які накладаються одна на іншу, ускладнює
роботу підрозділів. Уніфікованих правил і процедур не існує. Бажано
розробити типові процедури, які полегшать процес проходження інформації
з нетрів установ до громадськості, і головне, відмінять (замінять) всі
попередні вимоги й процедури. Або хоча б донести до працівників
підрозділів із зв’язків зі ЗМІ та громадськістю існування Тимчасового
регламенту, на який посилається Секретаріат Кабінету Міністрів України.
Задля кращої координації роботи підрозділів, що здійснюють взаємодію з
громадськістю та ЗМІ, бажано створити сучасний довідник щодо наявної
нормативно-правової і регуляторної бази, яку рекомендовано для
використання підрозділами.
Представники підрозділів з питань взаємодії зі ЗМІ та зв’язків з
громадськістю скаржились на великий обсяг звітної інформації про
проведену роботу. Так, підрозділ регулярно звітується керівництву
Тимчасовий регламент не є
документом, яким
користуються при підготовці
інформації
Уніфікованих правил і
процедур не існує…

20. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
20
відомства, Секретаріату Кабінету Міністрів та Адміністрації Президента.
Однак, процедуру звітування ускладнюють різні вимоги утримувачів звітів
до форм звітів та інформації, що повинна міститись у цих звітах.
2.4.2. Процедури підготовки інформації для різних цільових аудиторій
Щодо існування різних методологій подання інформації для різних цільових
аудиторій – їх немає. Такі процедури існують, але у більшості не виписані,
тож адаптація матеріалу відбувається, що називається, „на око”, інтуїтивно.
53% вважають, що мають таку систему адаптації, 30% відверто кажуть „ні”.
Найкраще термінологією цільових аудиторій і розумінням, в чому полягає
адаптація матеріалу, володіють керівники - колишні журналісти. Вони з
легкістю визначають, на які верстви населення розраховані різні матеріали,
розповідають, як повинна відбуватися адаптація. Надані коментарі
показують, що існує загальне розуміння цільових аудиторій, але дуже
мала кількість має процедури адаптації матеріалу під різні аудиторії.
різна інформація в різні ЗМІ - електронні ЗМІ- короткі повідомлення,
преса - газети та журнали - більше аналітики, розширена
інформація, НУО - відповідно до видів діяльності... Ми все це
називаємо паперовою демократією (Міністерство транспорту
України)
для широкої громадськості - одна, для спеціалістів - детальна
інформація, закони, постанови, тексти рішень
до інформаційних агенцій - загальну інформацію, ЗМІ самі
адаптують матеріал. Статті в газети “Урядовий кур’єр” та “Голос
України” пишемо самі.
існують методології подання інформації для крупних сегментів:
керівництво, Кабінет Міністрів, Адміністрація Президента, НУО,
звернення до місцевих рад, апарату Верховної Ради ... внутрішня
регуляція – підсвідома.
існує адаптація під кожну аудиторію: спеціалісти для виконання
робіт, ті, хто навчаються, журналісти, іноземні організації
розрізняються аудиторії: депутати, комітети Верховної Ради; преса
(загальнодержавна, галузева); передплатники; працівники об’єктів
приватизації, місцеві жителі об’єктів приватизації
Міністерства та відомства - детальна (цифрова) інформація для
компетентних спеціалістів, в ЗМІ - інформація загального плану
розрізняємо ділові видання - інформація, журнал - дослідницька та
аналітична інформація; фахівцям, державним службовцям,
підприємцям - конкретні рекомендації, статистика...
Цільові аудиторії різні - робітники, ради директорів, колона
страйкарів, учені. Відповідно існують різні формати (мови аудиторій)
розрізняємо інформацію для громадських організацій та КМУ
в основі кожного матеріалу - орієнтація на конкретного читача
(наприклад, школярі, або працівники інших міністерств)
Винятком є Центр громадських ініціатив МВС, у якому розроблені методичні
рекомендації роботи зі ЗМІ (ТБ, радіо, преса), а також, зустрічі в трудовому
колективі, взаємодія з центральними ЗМІ, міськими адміністраціями тощо
(по кожній цільовій аудиторії).
існує загальне розуміння
цільових аудиторій, але дуже
мала кількість мають
процедури адаптації
матеріалу під різні аудиторії

21. Звіт дослідження „Оцінка спроможності структурних підрозділів з питань взаємодії з ЗМІ та
зв’язків з громадськістю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконувати
свої функції на належному рівні”
21
В основному, інформація з прес-служб та відділів зв’язків зі ЗМІ
розсилається у стандартному вигляді в агенції та ЗМІ й адаптується
журналістами ЗМІ під аудиторію видання. Або представники громадськості
та ЗМІ самі звертаються, отримують на запит потрібну інформацію і
розбираються в загальному обсязі інформації самі (наприклад, в добірках
відомчих видань, моніторингах).
Деякі керівники підрозділів хотіли б адаптувати інформацію, але їм не
вистачає людських ресурсів. На думку представників Міністерства
промислової політики, адаптування матеріалів є „рафінованою” роботою, в
управлінні повинен працювати окремий спеціаліст, який би займався
виключно адаптацією матеріалу під кожну цільову аудиторію (для хіміків,
суднобудівників, бабусь і школярів тощо). Сьогодні відділ не має змоги
запросити такого спеціаліста, а наявні працівники перевантажені поточною
роботою.
Складається враження, що до рутинної, базової роботи, яка є основою
роботи з громадськістю - руки завжди не доходять. Але це вже інше
управлінське питання - виставлення пріоритетів і розподілу ресурсів.
Іноді можна почути і таке: „навпаки... Ми обираємо аудиторію під вже готову
інформацію”.
2.4.3. Оцінка роботи підрозділу
У більшості опитаних установ відсутні чіткі критерії оцінки роботи
підрозділу. Називався перелік вимог, який існує підсвідомо і розуміється
кожним працівником. На прохання показати виписані критерії оцінки, які
застосовуються до підрозділу, виявлялось, що такі документи відсутні.
Типові критерії
Кількісні:
кількість матеріалів та публікацій, кількість помилок на сайті,
кількість листів подяки від громадськості,
кількість розроблених нормативних документів і конкретних заходів,
кількість відповідей на запити, проведених прес-конференцій,
виступів на ТВ, радіо тощо,
кількість скарг,
вчасність виконання, повнота виконання (згідно з переліком вимог),
оперативність реагування на скарги, звернення, некоректне
оприлюднення інформації,
збільшення добровільно сплачених податків, кількість поданих
річних декларацій (ДПА),
оцінка підрозділу як сумарна оцінка роботи всіх працівників.
Якісні:
відповідність посадовим інструкціям, виконання трудової
дисципліни,
виконання планів роботи, виконання Закону України „Про державну
службу”, виконання доручень КМУ, ВР, АПУ, керівництва,
навантаження робітників підрозділу,
рівень налагоджених зв’язків з НУО,
В основному, інформація з прес-
служб та відділів по зв’язках з ЗМІ
розсилається у стандартному
вигляді в агенції та ЗМІ і
адаптується журналістами ЗМІ
під аудиторію видання
Документи, що містять
критерії оцінки роботи
підрозділу, просто відсутні