Dezvoltarea prin proiecte “Dezvolta-te la nivel European” Material realizat in cadrul proiectului : 2015 -1- RO01- KA104 - 014746

1. Dezvoltarea prin proiecte
“Dezvolta-te la nivel European”
Material realizat in cadrul proiectului : 2015 -1- RO01- KA104 - 014746
Centre Educationale in Rural - Consortiul CERC

2. DOCUMENTELE CADRU ALE UNEI
FINANŢĂRI
necesare printr-un proiect aplicat
Ghidul programului
Apelul national
Cererea de finantare + anexe
Contractul de finanţare
Cadrul contractual de parteneriat
Cadrul legislativ

3. 1. Contractul de finanţare
Contract: => “legea părţilor”
Contractul de finanţare:
este documentul cadru în care sunt cuprinse
toate cerinţele (obligaţii, termene, proceduri)
impuse de finanţator precum şi condiţiile de
acordare şi menţinere a finanţării.

4. Conţinutul contractului de finanţare
 Condiţii Speciale: Contractul propriu zis intitulat:
CONTRACT DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ
 Anexa I: Descrierea proiectului.
 Anexa II: Condiţii Generale aplicabile Contractelor de finanţare
nerambursabilă din partea Comunităţii Europene
 Anexa III: Bugetul Proiectului
 Anexa IV: Proceduri pentru contractare
 Anexa V: Cererea standard pentru plată şi formularul de identificare
financiară
 Anexa VI: Manualul de Identitate Vizuală pentru contractanţii şi
agenţiile de implementare ce beneficiază de finanţare din
partea Uniunii Europene

5. ANEXE
Alte anexe
-in funcţie de natura şi specificul unui program de
finanţare

6. 2. Cadrul contractual de parteneriat
- Sunt partenerii obligatorii?
- Este acordul de parteneriat suficient?
- Trebuie încheiate contracte de parteneriat?

7. Răspunderea contractuală
-in faţă finanţatorului, aplicantul/ contractantul
este singurul responsabil pentru modul în care
se derulează proiectul.

8. 3. Cadrul legislativ
- Contractul de finanţare.
- Reglementările finaciar fiscale.
- Divergente legislative

9. PLANUL DE ACŢIUNE ŞI
IMPLEMENTARE
Ipoteze

10. Analiza ipotezelor
- Între momentul redactării unei cereri de finanţare şi
acela al semnării contractului, există un interval
- -de la câteva luni până la un an.
În acest interval de timp este foarte posibil ca o parte din
ipotezele avute în vedere la momentul redactării
proiectului să se fi schimbat.
În ceea ce priveşte bugetul proiectului şi activităţile
trebuie avute în vedere eventualele modificări
impuse de Autoritatea Contractantă.

11. Ajustările planului de acţiune

12. Cum procedăm?
Refacerea diagramei Gantt ( activitati/ timp)
Realocarea unor sume în buget
-eventuale amendamente
Necesitatea unor ajustări trebuie analizată pe
toată durata proiectului.

13. PLANUL DE IMPLEMENTARE
Metode folosite pentru planificarea activităţilor.
-planificarea evenimentelor cheie;
-planificarea etapelor succesive;
-planificarea prin diagrame cu bare (diagrama
GANTT);
-Diagrama Pert cu vectori şi module

14. Criterii de ierarhizare
- legături cauză  efect între activităţi
- prioritate  demersurile de continuare a proiectului.
- activităţi complexe - cât mai aproape posibil de data de început
- mărimea cheltuielilor vs. mărimea tranşelor şi resurse proprii
- atenţie la costurile cu caracter permanent (salarii, chirii, utilităţi)
- perioade de aprobare cereri, rapoarte.

15. Completarea echipei

16. Proiect  Echipă
Cauze:
- amploarea,
- complexitatea
- specificul proiectelor
Selecţia unor noi membri:
- o activitate delicată şi importantă
- reuşita unui proiect depinde de calitatea echipei

17. Echipă  Voluntari
- instruire  unitate de viziune şi metodologie
- motivare

18. Elaborarea standardelor
interne

19. Standardele interne
- CE? Proceduri şi documente
-DE CE? Monitorizarea şi controlul proiectului;
asigură calitatea activităţilor proiectului

20. Exemple de standarde interne
-tipul şi formatul rapoartelor interne,
-fişe de post,
-fişele de lucru cu beneficiarii,
-frecvenţa întâlnirilor de echipă,
-registrele de evidenţă a beneficiarilor,
-protocoalele situaţionare şi de abordare
-fişele de monitorizare şi evaluare.

21. ACTIVITĂŢI CU CARACTER
GENERAL
1. Evaluare şi monitorizare
2. Vizibilitatea finanţatorului
3. Publicitatea proiectului
(promovare, diseminare, valorizare).

22. 1. Monitorizare şi evaluare
Monitorizarea = “supravegherea” în permanenţă
a proiectului în scopul determinării în timp util a
eventualelor blocaje sau devieri de la planul
iniţial.

23. Ce?
- Concordanţa între activităţi şi planul iniţial
- Volumul şi calitatea muncii efectuate
- Cheltuielile făcute în comparaţie cu cele
prevăzute.
- Gradul de implicare şi cooperare între membrii
echipei

24. Rezultatul monitorizării  fişe/rapoarte de
monitorizare care ne dau:
-stadiul proiectului la Ti;
-justificări pentru modificări,
- documentaţia tehnică privind evoluţia
proiectului.

25. Evaluarea
Ce? - estimare, analiză
Cum? - sistematică şi obiectivă
Cui? - proiect, program
Când? Concepţie, implementare, rezultate finale.

26. Scopul evaluării
- compară coerenţa rezultatelor proiectului cu
obiectivele propuse,
- determină eficienţa, eficacitatea, impactul şi
durabilitatea proiectului.
-evaluarea trebuie să furnizeze informaţii
credibile şi utile, permiţând incorporarea de
-“ lecţii învăţate”
- bune-practici în procesul de decizie,

27. Finalitatea
Evaluarea ar trebui să conducă la decizia de:
- a continua,
- a revizui,
- a opri un proiect/program.

28. ACTIVITĂŢI CU CARACTER
SPECIFIC
RESURSE, NECESITĂŢI

29. Caracteristici
Activităţi care dau consistenţa proiectului
- determină apartenenţa la un domeniu,
- dau caracterul unic,
- dau valoarea adăugată.

30. Exemple
- seminarii,
- conferinţe,
- programe de instruire, produse,
- servicii directe, etc.

31. ACTIVITĂŢI CU CARACTER
ADMINISTRATIV
- Corespondenţa cu finanţatorii
- Modificări şi amendamente
- InforEuro
- Cererile de plată
- Recuperarea TVA

32. 1. Corespondenţa cu finanţatorii
- CINE? coord. proiect
- CU CINE? asistenţa tehnică, coord program
-CUM? OBLIGATORIU in scris
- CÂND?

33. 2. Modificări şi amendamente
Amendament:
- Modificările unui contract de finanţare
- Dacă circumstanţele în care este implementat
proiectul se schimbă faţă de momentul semnării
contractului.

34. Situaţii de aplicare
- Schimbarea partenerilor,
- Modificări mari ale activităţilor,
- Modificări a perioadei de contract,
- Variaţii de buget mai mari de 10, 15%.

35. CUM?
- Cerere de amendament/ justificarea necesitatii
de realizare a unei schimbari;
-Anexe: plan de acţiune revizuit, buget modificat,
descrierea partenerului

36. Notificare  Amendament
- schimbarea adresei,
- a contului,
- modificări minore ale activităţilor,
- modificări de buget care presupun variaţii mai mari
de 10 sau 15%
*Există dreptul Autorităţii Contractante de a aproba
sau nu amendamentul

37. Principiile generale ale amendamentului
- argumentare
- suma minima/ maximă admisa
- nedepăşirea termenului impus de programul de
finantare (30 zile inaintea inchiderii proiectului)
- excepţii / administrative

38. 3. InforEuro
- raportări în EURO
- cursul de schimb InforEuro:
http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.
cfm?Language=en

39. 4.Cereri de plată, termene limită şi
raportarea la timp
Plata: avans, intermediară, finală  doar pe baza
cererilor de plată standard.

40. Situaţii de folosire a termenelor limită:
Comunicate de presă, materiale editate din bugetul proiectului
Amendamente
Raport intermediar
Aprobare raport
Plată intermediară
Raport final
Plată finală
Terminarea contractului
Dispute şi rezolvarea lor

41. 6. Recuperarea TVA
TVA reprezintă un cost eligibil/ neeligibil în
contextul finanţărilor nerambursabile
Alternative:
- asumarea acoperirii TVA ;
- recuperarea TVA.

42. TVA
Recuperarea TVA este o constrângere:
- trebuie luată în considerare în implementarea unui
proiect,
- trebuie avută în vedere ca şi criteriu la stabilirea
ierarhiei paşilor de lucru.
- se stabileşte timpul consumat şi perioada optimă de
efectuare a unor cheltuieli.

43. Vizitele de monitorizare

44. Monitorizarea externă
Acţiunea pe care o întreprinde Autoritatea
Contractantă sau Autoritatea de Implementare.
Tehnici:
- vizite: anunţate, neanunţate, la birou, la locul
acţiunii, cu ocazia evenimentelor.
- discuţii telefonice.

45. Ce se urmăreşte
- stadiul în atingerea obiectivelor;
- stadiul derulării activităţilor;
- contactul cu beneficiarii;
- contactul cu echipa de proiect;
- relaţiile cu presa (vizibilitatea şi publicitatea);
- relaţiile cu autorităţile locale;
- relaţiile cu partenerii de proiect;

46. Ce se urmăreşte
- eventualele dificultăţi înregistrate;
- respectarea procedurilor impuse prin contractul
de finantare;
- verificarea documentelor financiare;
- verificarea achiziţiilor;
- planurile de acţiune viitoare;
- documentele standard interne legate de proiect;
- pregătirea pentru raportarea intermediară/ finala

47. Recomandări
Formulaţi întrebări evaluatorului
Pregătiţi toate documentele necesare vizitei

48. G. RAPORTUL INTERMEDIAR

49. Când?
Raportul intermediar se realizează cu
aproximaţie, la jumătatea perioadei de
implementare sau în momentul cheltuirii a
minim 70% din prima tranşă acordată conform
Contractului de Finanţare

50. Conţinutul unui raport intermediar
Raport narativ /tehnic
Raport financiar
Anexe

51. Tipuri de documente solicitate
pe linii de buget

52. I. Resurse Umane
Costurile de personal
-- liste de plată;
-- ordine de plată pentru taxe şi impozite.
Costurile de subzistenţă
- liste cu semnături,
- ordine de deplasare.

53. II. Transport
- bilete de avion,
- bilete de tren,
- bilete de autobus,
- bonuri de benzină / ordine de deplasare / foi de parcurs

54. III. Echipamente şi bunuri
Facturi şi documente de plată (chitanţe sau
ordine de plată).
Documentele de licitaţie/achiziţie, contractele de
furnizare.

55. IV. Sediu local – costuri aferente
proiectului
Facturi şi documente de plată
(chitanţe sau ordine de plată).
Atentie la plata utilitatilor procentual cu spatial folosit

56. V. Alte costuri, servicii
- facturi şi documentele de plată +documentele de
licitaţie/achiziţie (dacă a fost cazul), contractele de
furnizare.
- costurile bancare - extrase de cont.

57. VI. Costuri indirecte
În funcţie de Autoritatea Contractantă costurile
din acest capitol se justifică sau nu cu
documente.
În caz că se justifică se vor folosi ca documente
facturi şi documente de plată (chitanţe sau ordine de
plată).
Înainte de raportare agreaţi cu Autoritatea
Contractantă tipurile de costuri care se pot
include în acest capitol.

58. PLATA FINALĂ ŞI ARHIVAREA
Aprobarea raportului final  suma finală şi plata
sau rambursarea
Arhivarea documentelor - 7 ani.

59. Evaluarea finală internă/externă
TERMENII DE REFERINŢĂ
METODOLGIE

60. Termeni de referinţă
a.Introducere
- titlu proiectului / programului de evaluat
- contextul – ţară, sector etc.
- nivelul – proiect, program, strategie
- tipul – investiţie, reformă instituţională, servicii, program
educational
- momentul evaluării
- calendarul şi bugetul
- documentele de referinţă.
- expertiza evaluatorului.

61. Metodologia evaluarii
Obiectivele evaluării
Cadrul general
Aspectele relevante
Criterii
Tehnici
Rezultate
Concluzie

62. Tipuri de evaluare
Intermediară
Finală
Ex-post
Formativă - pentru “implementatori”; internă.
Sumativă - pentru “acţionarii” externi.

63. Criteriile de evaluare
1. Relevanţa
legată de design, indică măsura în care obiectivele
formulate se adresează în mod corect problemei sau
nevoii identificate în mod real.

64. 2. Eficienţa
felul în care activităţile transformă resursele în
rezultate

65. 3. Eficacitatea
cât de mult au fost utilizate rezultatele sau în ce
măsură au generat beneficii.

66. 4. Impact
în ce măsură scopul proiectului a fost atins şi cât
de mult s-a datorat asta proiectului

67. 5. Sustenabilitatea
continuare
a. financiară
b. instituţională
c. transpunere în politici, bune practici, coduri de
conduită.

68. "The European Commission support for the production of this publication does not constitute
an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the
Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the
information contained therein."