About MAIA Intelligence Company ProfileSanjay Mehta
Business intelligence (BI) is a broad category of applications and technologies for gathering, storing, analyzing, and providing access to data to help enterprise users make better business decisions. BI technologies turn raw data into useful information that can help managers and executives at all levels of a company make strategic, tactical, and operational decisions. Ready-made BI solutions from 1KEY are available to suit different business needs like project management, sales and customer management, marketing management, and more. 1KEY offers advantages over traditional reporting methods like ERP systems or spreadsheets by reducing reporting time by 50-90% and allowing users to access and analyze integrated data from multiple sources.
Cloud computing a services business application challengesEditor Jacotech
This document discusses challenges related to adopting Software as a Service (SaaS) business applications. It reviews literature that has identified key challenges such as data security, customization, and scalability. The document provides background on cloud computing models including Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS), and Infrastructure as a Service (IaaS). It also discusses characteristics of the SaaS cloud computing model and the business value it provides.
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.ArxiudeTerrassa12
Presentació realitzada al Congrés de Govern Digital celebrat a Barcelona els dies 21 i 22 de gener de 2015. Preservació digital dels documents electrònics produïts per les nostres societats.
About MAIA Intelligence Company ProfileSanjay Mehta
Business intelligence (BI) is a broad category of applications and technologies for gathering, storing, analyzing, and providing access to data to help enterprise users make better business decisions. BI technologies turn raw data into useful information that can help managers and executives at all levels of a company make strategic, tactical, and operational decisions. Ready-made BI solutions from 1KEY are available to suit different business needs like project management, sales and customer management, marketing management, and more. 1KEY offers advantages over traditional reporting methods like ERP systems or spreadsheets by reducing reporting time by 50-90% and allowing users to access and analyze integrated data from multiple sources.
Cloud computing a services business application challengesEditor Jacotech
This document discusses challenges related to adopting Software as a Service (SaaS) business applications. It reviews literature that has identified key challenges such as data security, customization, and scalability. The document provides background on cloud computing models including Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS), and Infrastructure as a Service (IaaS). It also discusses characteristics of the SaaS cloud computing model and the business value it provides.
Terrassa Arxiu Digital (T_ARX): Autèntics per sempre.ArxiudeTerrassa12
Presentació realitzada al Congrés de Govern Digital celebrat a Barcelona els dies 21 i 22 de gener de 2015. Preservació digital dels documents electrònics produïts per les nostres societats.
Presentació del nou programari desenvolupat per la Biblioteca de Catalunya per a la petició de documents, en el marc de les 12 Jornades Catalanes d'Informació i Documentació de l'any 2010
Presentació del nou programari desenvolupat per la Biblioteca de Catalunya per a la petició de documents, en el marc de les 12 Jornades Catalanes d'Informació i Documentació de l'any 2010
Este documento presenta las ventajas de utilizar formatos electrónicos como PDF y PDF/A en lugar de documentos de papel para archivar documentos a largo plazo. Explica cómo PDF/A permite preservar la fidelidad y presentación de los documentos de forma independiente del dispositivo y las plataformas. También describe las características de seguridad de PDF como cifrado, firmas digitales y gestión de derechos que permiten proteger la información confidencial en los documentos electrónicos.
Este documento describe la implementación de la gestión documental, firma electrónica y factura electrónica en la gestión económica de una entidad. Se detallan los objetivos de sustituir los procesos basados en papel por sistemas digitales para reducir costes y mejorar la eficiencia. También se explican las normativas aplicables y las diferentes modalidades para incorporar facturas electrónicas en el backoffice contable, incluyendo la validación de firmas y el almacenamiento seguro de documentos. Finalmente, se resumen las fases de la gestión
Estos documentos presentan varios casos de éxito de clientes de Adobe LiveCycle en España. Los clientes incluyen empresas de telecomunicaciones, editoriales legales, gobiernos regionales y locales, y más. Las soluciones de Adobe LiveCycle ayudaron a estos clientes a automatizar procesos, integrar sistemas, mejorar la seguridad, reducir costos y ofrecer mejores servicios a los ciudadanos.
Sadiel es una compañía de consultoría y servicios tecnológicos que ofrece una solución de administración electrónica llamada Sadiel Administración Local (SAL) para entidades locales. SAL incluye un catálogo de 50 procedimientos reutilizables que cubren la cadena de valor de una entidad local. La solución se ha desplegado en varios municipios y diputaciones de España y ofrece beneficios como un rápido despliegue de la administración electrónica y bajos costos de mantenimiento.
Este documento discute las políticas de firma electrónica en el contexto de la administración pública española. Explica que una política de firma es un documento legal que establece normas para la firma electrónica y cómo reforzar la confianza en las transacciones electrónicas. También describe la legislación relevante como el Esquema Nacional de Interoperabilidad y los estándares técnicos adoptados. Finalmente, resume la política de firma de la Administración General del Estado española y la necesidad de alinear las políticas para lograr la interoper
El documento describe los servicios de autenticación y firma móvil en la nube de Telefónica. Incluye una solución que permite la autenticación y firma desde dispositivos móviles mediante el uso de certificados digitales y una plataforma en la nube que valida los certificados y realiza funciones como sellado de tiempo. La solución ofrece ventajas como la movilidad, acceso universal y seguridad para procesos internos, externos y con ciudadanos.
Este documento discute los servicios criptográficos en la nube, incluyendo diferencias entre servicios criptográficos básicos, infraestructura en la nube, plataforma en la nube y SaaS. También describe CoSignCloud como un ejemplo de referencia, y analiza las connotaciones legales de la firma digital en la nube. Finalmente, resume el proyecto PEPPOL sobre la armonización de legislaciones para garantizar la seguridad jurídica transfronteriza en la facturación electrónica.
3. Índex
1. Les fases de l’administració electrònica (eAdministració)
2. La situació actual de l’eAdministració
3. El document electrònic
4. L’expedient electrònic
5. El camí per desfer-nos del paper
5. 1. Fases de l’eAdministració
Fase 1
Iniciem l’AE quan els gestors públics comencen a
generar documents electrònics mitjançant aplicacions
informàtiques (editors de text i registres d’expedients
senzills).
Fase 2
Amb el desenvolupament de les comunicacions i
d’Internet, l’AE permet que la ciutadania es comuniqui
amb l’administració i realitzi tràmits per Internet.
6. 1. Fases de l’eAdministració
Fase 3
L’AE fa que no calgui emmagatzemar els documents en
format paper i per tant l’Administració pugui “desfer-se
del paper”
8. 2. Situació actual
No hem arribat al ple desenvolupament i operativitat
de la signatura electrònica
La preservació digital ha quedat disgregada entre les
normes del procediment administratiu, la regulació de
les relacions telemàtiques entre administració i
ciutadania, i una normativa arxivística i de protecció
del patrimoni documental pensada per la conservació
en suport paper
Falta d’aposta institucional, a escala estatal, dirigida a
recolzar projectes de preservació digital
9. 2. Situació actual
No hem completat la digitalització dels tràmits i dels
procediments administratius
En la digitalització de tràmits i procediments no hem
tingut en compte els requeriments dels documents
electrònics per tal que arribin correctament a l’arxiu
electrònic i, si cal, es conservin a llarg termini
Estem iniciant projectes de digitalització massiva
d’expedients integrats per documents en format
paper
11. Document electrònic (segons la Llei 11/2007, de 22
de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics)
• Informació de qualsevol naturalesa en forma
electrònica, segons un format determinat i
susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
• Té validesa jurídica només mentre és electrònic.
Document administratiu electrònic o
d’arxiu
Document electrònic que té valor probatori per l’entitat
de la realització d’una activitat o fet.
3. Document electrònic
Definicions
12. 3. Document electrònic
Requeriments
Integritat (que no s’alteri i estigui complet) – hash
o signatura
Autenticitat (que sigui vàlid) – signatura
electrònica
Disponibilitat (que pugui recuperar-se quan
calgui) - metadades
Confidencialitat (que s’impedeixin els accessos
no autoritzats) – control d’accés
Conservació (que sigui accessible durant el
13. 3. Document electrònic
Característiques principals
Usuaris
Documents
electrònics
Interficíe tecnològica
L’eDocument no és directament
accessible per l’usuari
Necessitem d’una interfície
tecnològica que pugui reproduir-
lo per fer possible la seva lectura
Tot document té una estructura,
un contingut i un context
El format no és el més important
No cal signar-los perquè siguin
vàlids
15. 3. Document electrònic
Fases
Activa i semi-activa
Els documents són importants pel seu valor probatori
Inactiva
Els documents són importants pel seu valor històric
17. 4. Expedient electrònic
Definició
Conjunt de documents electrònics corresponents a un
procediment administratiu sigui quin sigui el tipus
d’informació que continguin.
Un expedient electrònic pot contenir també referències
a altres expedients.
18. 4. Expedient electrònic
Fases
Inici (sol·licitud, aportació de documentació, …)
• Creació de la carpeta de l’expedient assignant-li la sèrie
documental que determinarà el cicle de vida de tots els seus
documents – creació de la carpeta al gestor documental
Instrucció (estudi, resolució, notificació,…)
• Generació i captura de documents (assignació de metadades)
• Signatura electrònica de documents , creació de còpies
autèntiques amb codi segur de validació, …
• Possible canvi de la sèrie documental de l’expedient,que
comporta canvi de carpeta al gestor documental i assignació
de noves metadades d’expedient i document
19. Tancament
• Foliat de l’expedient : creació de l’índex de documents que
conté l’expedient i signatura electrònica d’aquest
Disposició
• Destrucció dels documents que no cal conservar
• Trasllat dels documents a conservar
4. Expedient electrònic
Fases
21. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Sistemes d’informació necessaris
22. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Sistemes de Gestió de Documents
Electrònics
• Generació de documents electrònics
• Captura de documents electrònics
• Captura de documents en format paper (generació de còpies
autèntiques de documents - compulsa electrònica)
• Signatura electrònica
• Validació de signatures
• Generació de còpies autèntiques dels documents amb codi
segur de validació (csv)
• Validació de documents
• Assignació de metadades descriptives i administratives
23. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Sistema de Gestió documental i de l’Arxiu
Electrònic
• Repositori segur de documents electrònics
• Definició del quadre de classificació de l’entitat
• Definició i assignació de les metadades de preservació
• Definició i aplicació de les regles que defineixen els cicles
de vida dels documents
• Destrucció segura de documents
• Trasllat segur de documents a una plataforma de custodia
i preservació
Plataforma de custodia i preservació a llarg
termini
Magatzem de documents electrònics que garanteix la integritat,
24. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Confeccionar el Quadre de classificació de
documents (QdC)
• Estructura jeràrquica i lògica que reflecteixi totes les
funcions i activitats d’entitat.
• Recull totes les sèries documentals dels fons documentals
de l’entitat
Definir els Cicles de vida dels documents
• Conjunt de calendaris i regles sobre els documents que
determinen els seus terminis i les condiciones de
conservació
25. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Metadades dels document
S’han de definir totes les metadades dels documents i expedients
electrònics.
Es diferencien els següents tipus de metadades:
• Descriptives
• Administratives
• de Preservació
26. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Pre-classificació dels documents
Pre-classifiquem els documents que formaran part d’un
expedient, assignant a cada procediment administratiu les
sèries documentals corresponents a les activitats/funcions per
les que s’ha definit el procediment
Procediment Quadre de classificació
Sèries
documentals
assignades
Expedient
Expedient
Expedient
Sèrie documental predeterminada
pels expedients
27. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Exemple de assignació de sèries documentals als procediments
28. 5. El camí per desfer-nos del paper
Incoació de l’expedient
A l’incoar l’expedient li assignem
una sèrie documental, aquesta
Indicará “la carpeta” del gestor
documental on quedaran
emmagatzemats els seus
documents i definirá
quin serà el seu cicle de vida.
Expedient 2010/77 Procediment
Sèrie documental
N147
Classificació semi-automàtica dels documents
N147
Sol·licitud
Informe jurídic
Resolució d’alcaldia
Notificació resolució
2010/77
29. 5. El camí per desfer-nos del paper
Tancament de l’expedient
Al tancar l’expedient es realitzen les següent
actuacions
• Creació de l’índex de documents de l’expedient
• Signatura de l’índex de documents de l’expedient
• Actualització de les metadades de l’expedient al
gestor documental
30. 5. El camí per desfer-nos del paper
Aplicació del cicle de vida
L’aplicació del cicle de vida del documents de
l’expedient comportarà la:
• Destrucció definitiva d’alguns dels documents
• Custodia d’alguns documents durant un termini
determinat (fase semi-activa)
• Trasllat d’alguns documents a una plataforma de
custodia (fase històrica)
L’article 45 de la llei 30/1992 equipara el valor legal dels documents electrònics amb el dels documents en paper
ISO 15489
Moreq y Moreq2
Planificación: estado previo en el que se establece y cataloga que un documento es necesario para la realización de un trámite administrativo.
Creación: en el que de manera efectiva se añaden documentos al repositorio de documentos electrónicos, teniendo en cuenta su procedencia.
Utilización: correspondiente al periodo durante el cual se va a utilizar el documento, que se corresponde con el de la vida activa del expediente administrativo asociado y es cuando el documento tiene valor de gestión.
Disposición: una vez finalizada la tramitación del expediente asociado, conviene determinar qué se hará con los diferentes documentos del expediente en función de su valoración documental. Habrá algunos que se tengan que eliminar y otros que haya que conservar.