The "Common Services Centers" of the Italian Ministry of Foreign Affairs are a new model for public procurement, providing facilities for multiple ministerial branches located in a single geographical area. The first CSC has been created in Brussels, Belgium, in 2014.

1. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni"
Call for solution di FORUM PA
I Centri interservizi
del Ministero degli
Affari Esteri
Revisione della spesa pubblica
Strumenti di procurement innovativo
Ministero degli Affari Esteri – Centro interservizi amministrativi di Bruxelles

2. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Il Ministero degli affari esteri (MAE) in cifre[*]:
- 313 Sedi all’estero: Ambasciate, Rappresentanze permanenti,
Delegazioni diplomatiche speciali, Uffici consolari e Istituti italiani di
cultura;
- il 54% del personale in servizio è impiegato all’estero (2.230
dipendenti su 4.103) e il 46% in Italia; 2.534 impiegati a contratto
operano presso la rete diplomatico-consolare e le UTL;
- il bilancio di previsione 2014 del MAE, al netto dell’Aiuto Pubblico
allo Sviluppo, rappresenta lo 0,20% del bilancio dello Stato.
La sfida del MAE è conciliare una Rete diplomatico-consolare
funzionale alle priorità geopolitiche italiane con le esigenze di
razionalizzazione amministrativa e contenimento dei costi, nella
contemporanea finalità di continuare a garantire assistenza e
servizi ai cittadini e alle imprese.
[*] fonte: MAE, Annuario statistico 2014.
I numeri del Ministero degli affari esteri

3. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
La soluzione prescelta è quella dei “Centri interservizi amministrativi”
(CIA), strutture deputate al coordinamento gestionale delle Sedi
poste all’interno di un’area omogenea e determinata.
Tali strutture si pongono dunque a un livello intermedio tra gli Uffici
all’estero e la Farnesina, espletando una continua opera di
raccordo che favorisce il superamento dei problemi e rafforza lo
scambio informativo. In questo senso, essi rappresentano un
nuovo punto di equilibrio nella dialettica fra autonomia e centralità.
Il CIA presiede al procurement per l’area di competenza, coordina la
gestione amministrativo-contabile delle Sedi e il personale ad essa
preposto, affronta ogni tematica comune erogando attività di
consulenza, supporto, analisi.
Il Centro interservizi è altresì chiamato a definire procedure uniformi e
a rafforzare l’applicazione della normativa in materia di
amministrazione digitale, contrasto alla corruzione, trasparenza.
Si è in presenza di un modello organizzativo modulare, flessibile,
adattabile alle diverse realtà politiche e geografiche.
I Centri interservizi amministrativi

4. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Il primo Centro interservizi è stato istituito nel gennaio 2014 a Bruxelles ed è
dedicato alle dieci Sedi presenti in Belgio, Olanda e Lussemburgo:
- 3 Ambasciate (Bruxelles, L’Aia e Lussemburgo);
- 2 Rappresentanze permanenti, presso l’Unione europea e la NATO, entrambe
a Bruxelles;
- 2 Consolati generali (Amsterdam e Charleroi);
- 3 Istituti di cultura (Amsterdam, Bruxelles e Lussemburgo).
Il Centro è chiamato a negoziare convenzioni e contratti quadro per la
prestazione di servizi e la fornitura di beni aventi caratteri comuni, operando alla
stregua di una vera e propria centrale di committenza. A tal fine, esso trae
preziose indicazioni dall’analisi e dal monitoraggio delle scritture contabili delle
Sedi interessate, sviluppando soluzioni attagliate al caso concreto e alle
dinamiche di mercato dell’area di competenza.
Tra gli elementi più innovativi del procurement adottato vi è quello della
transnazionalità, ovvero dell’estensione del mercato di approvvigionamento a
un perimetro esteso oltre I confini statali, che favorisce la concorrenza e
l’affermarsi di forniture ottimali.
Il Centro interservizi di Bruxelles

5. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
La soluzione è suscettibile di trovare numerose ricadute concrete, potendosi
applicare a tutte quelle situazioni in cui vi è compresenza di uffici
amministrativi all’interno di un perimetro geografico ben definito.
A tal fine, può evidenziarsi come il modello del CIA abbia già trovato
apprezzamento da parte del Servizio europeo di azione esterna (il c.d.
“Ministero degli esteri dell’Unione europea”), che lo ha inserito in un panel
di proposte operative intese alla riforma della propria struttura
organizzativa.
Come detto, peraltro, la soluzione in discorso non è ristretta alla sola
dimensione internazionale, potendo facilmente esssere trasposta anche
all’interno dell’organizzazione statale, regionale e locale. I “centri
interservizi”, o per “servizi comuni”, sono d’altronde auspicati già dal
d.P.C.M. 13/4/2007 al fine di “razionalizzare e ottimizzare l’organizzazione
delle spese e dei costi di funzionamento”.
I potenziali della soluzione

6. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
A livello apicale, non può sottacersi il ruolo dei Capi missione (Ambasciatori,
Rappresentanti permanenti, Consoli, Direttori degli Istituti di cultura) nella
condivisione dell’obiettivo di fondo.
Direttamente coinvolti dal nuovo modulo organizzativo sono naturalmente i
funzionari addetti agli uffici amministrativi, chiamati a collaborare “in rete”
alla realizzazione di un obiettivo comune, che trascende i tradizionali
compiti della singola Sede.
Sul versante esterno, a essere coinvolti sono le aziende fornitrici di beni e
servizi, che devono adattarsi a un modello di procurement finora inusuale,
basato su:
- albo dei fornitori comune;
- capitolati più articolati e destinati a soddisfare esigenze più complesse;
- selezione dell’offerta su base sovranazionale…
I soggetti coinvolti nell’organizzazione

7. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Nella composizione del rapporto costi/benefici occorre tenere conto dei seguenti fattori:
• i costi di implementazione sono tendenzialmente assenti, in quanto il principale
vantaggio dei CIA è quello di sviluppare un modello organizzativo efficace muovendo
dalle risorse – umane e strumentali – già presenti nell’area. Non vi è quindi alcun
onere aggiuntivo a carico del bilancio dell’Ente.
• i tempi di implementazione della soluzione sono di circa tre anni, avendo come
parametro di riferimento il periodo minimo per l’apprestamento di un sistema di
procurement completo (rilevazione dei bisogni, aggregazione della domanda, avvio
delle procedure di gara, selezione del fornitore, stipula di un contratto quadro). Vale
comunque la pena di aggiungere che I benefici sono tangibili già nel breve periodo e
crescono di pari passo con il progressivo affermarsi del sistema, fino alla sua
definitiva messa a regime.
• gli indicatori di misurazione dei benefici sono molteplici e oggettivi:
- risparmi di spesa;
- riduzione delle operazioni contabili;
- diminuzione delle duplicazioni di attività;
- semplificazione organizzativa…
Il rapporto costi/benefici

8. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
L’Ambasciata d’Italia a Bruxelles, sede del primo Centro interservizi
amministrativi del Ministero degli affari esteri

9. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
- d.lgs. 15/12/2006, n. 307, recante “riassetto
normativo in materia di gestione amministrativa
e contabile degli Uffici all’estero del Ministero
degli affari esteri”.
- d.P.R. 1/2/2010, n. 54, “Regolamento recante
norme in materia di autonomia gestionale e
finanziaria delle rappresentanze diplomatiche e
degli uffici consolari”
* * *
Il Centro interservizi amministrativi di Bruxelles è
stato istituito con d.m. 17/1/2014.
Per ulteriori approfondimenti

10. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Francesco Lazzaro
Dirigente del
Centro interservizi amministrativi di Bruxelles
francesco.lazzaro@esteri.it