Wereldwijde communicatievisie ondersteund van Informa ondersteund door SharePoint en Lync - CaesarGroep

1. SharePoint Server 2010
Klantreferentie
Combinatie SharePoint en Lync ondersteunt
wereldwijde communicatievisie Informa
Overzicht “Indigo op basis van SharePoint en Lync is onze
Land: Nederland
Branche: Media nieuwe langetermijnvisie voor geïntegreerde
communicatie, waarbij bedrijven in alle landen
Klantprofiel
Informa is een wereldwijd mediaconcern informatie delen en samenwerken.”
dat kennis, informatie en specialistische
deskundigheid en diensten levert aan Isobel Peck, Group Chief Marketing Officer
verschillende sectoren. Informa heeft
ongeveer 8.000 medewerkers en is actief
vanuit meer dan 150 kantoren in ruim 40
landen.
Mediaconcern Informa zocht een oplossing om de
Situatie communicatie en de samenwerking tussen de verschillende
Behoefte aan efficiëntere en effectievere
communicatie en samenwerking tussen divisies en klanten in diverse landen te verbeteren. Doel van
de verschillende divisies en landen met de operatie was om meer omzet en meer verkoopkansen te
als doel meer omzet en meer
verkoopkansen. creëren. Na een marktverkenning bleek Microsoft
SharePoint Server in combinatie met Lync de beste
Oplossing
Informa koos voor SharePoint Server oplossing. Een korte uitrol volgde en het bedrijf ervaart
2010 en Lync. inmiddels hoe de combinatie van SharePoint en Lync de
Voordelen cross-marketing en samenwerking bij productlanceringen
 cross-marketing verbeteren en evenementen verbetert. Informa is er ervan overtuigd
 gemakkelijk samenwerken bij
productlanceringen en evenementen dat het door Indigo meer inkomsten zal genereren, bij
 meerwaarde voor klanten bestaande én nieuwe klanten.
 meer omzet
 nieuwe omzetkansen
 grote gebruiksvriendelijkheid
 toekomstvast

2. Situatie voor de organisatie. Acht weken later
Hoewel verscheidenheid een kernwaarde stond Isobel met Indigo als prototype
is binnen Informa, ontstond de behoefte voor de Raad en liet zien hoe de
aan efficiëntere en effectievere corporate en organisatiehomepages
communicatie en samenwerking tussen werkten, de personeelsvinder, de
de verschillende divisies en landen met marketingkalender en hoe gemakkelijk je
als doel meer omzet en meer informatie vindt. Isobel Peck, Group Chief
verkoopkansen. Informa ontwikkelde Marketing Officer: “Zelfs de meest
samen met Caesar Experts ‘Indigo’: een sceptische commissarissen waren
nieuw intranet gebaseerd op SharePoint enthousiast. Het resultaat? Een unaniem
en Lync. ‘ja’ voor Indigo.”
Uitrol
Oplossing Vanaf het begin stond de ontwerpfase
Nadat CEO Peter Rigby de beslissing los van de ontwikkelfase. Een Londens
voor een geïntegreerd communicatie- bureau ontwierp de gebruikersinterface
”We staan aan het platform had genomen, startte Jan van vanuit de beste gebruikerservaringen
Deenen, CTO Group Marketing, met zijn voor intranet. Helaas sloten de originele
begin van een Nederlandse team het project. Jan: “We ontwerpen niet naadloos aan op het
nieuwe manier van hebben verschillende intranetpakketten technisch ontwerp. Isobel: “Een
met de gangbare functionaliteit bekeken. tegenvaller, maar Caesar Experts wist de
communiceren, ontwerpen zonder vertraging te
Maar wij wilden meer. Wij wilden een
maar voor mij is het platform dat we konden aanpassen aan bewerken tot geschikte templates.” De
onze eisen voor 'usability', het vinden van deadline voor het project was vier
project nu al 100% maanden. Jan vervolgt: “Nadat we
informatie, huisstijl en merkbewustheid.
succesvol.” Indigo hadden gepresenteerd tijdens een
enthousiaste, internationale CIO-
Isobel Peck, Group Chief In onze zoektocht naar een
toekomstvaste oplossing liet Caesar vergadering, gingen we geheel volgens
Marketing Officer
Experts – met wie we al jaren schema live met 5.000 medewerkers bij
twee grote bedrijfsonderdelen: Informa
samenwerken – ons de mogelijkheden
Business Information (IBI) en Taylor &
van SharePoint Server zien. Veel van onze
collega’s raadden SharePoint af: te groot Francis, academische uitgevers. Een
en inflexibel. Toch besloten we in overleg uitdagende pilot, maar iedereen
met onze CIO Jonathan Earp dat omarmde Indigo direct en prees het
SharePoint in combinatie met Lync de gebruiksgemak.”
beste optie was binnen ons Microsoft-
landschap.” Voordelen
“We staan aan het begin van een nieuwe
Proof of Concept manier van communiceren, maar voor mij
Het project was ambitieus in scope, is het project nu al 100% succesvol,” zegt
budget en tijd. Caesar Experts Isobel. “Indigo is ons nieuwe
ontwikkelde eerst een ‘Proof of Concept’ geïntegreerde communicatieplatform op
om zeker te zijn dat SharePoint aan de basis van de combinatie SharePoint en
eisen zou voldoen en om goedkeuring Lync. Daarmee kunnen we onze cross-
van de Raad van Bestuur te krijgen. Een marketing verbeteren en samenwerken
derde van hen vond een nieuw intranet bij productlanceringen en evenementen.
niet de allerbeste investering in een We zijn ervan overtuigd dat we door
stagnerende economie. De ‘Proof of Indigo meer inkomsten gaan genereren,
Concept’ richtte zich vooral op bij bestaande én nieuwe klanten, en dat
gebruikerservaring en de waarde daarvan het onze klanten meerwaarde geeft.”

3. Jan van Deenen, CTO Group Marketing, hun marktkennis kennen ze de laatste
voegt daar aan toe: ”Medewerkers ontwikkelingen."
pakken Indigo gemakkelijk op. Ze
kunnen nu informatie delen en
samenwerken. We horen dat de site
eenvoudig werkt, nuttige informatie
bevat en een mooie vormgeving heeft.
We hebben Indigo ontwikkeld vanuit de
gebruikerservaring en dat lijkt aardig
gelukt.”
Gevraagd naar de rol van Caesar Experts
in het succes van Indigo, antwoordt Jan
beslist: “Caesar Experts staat open voor
wensen van de klant. Informa is een
ambitieuze organisatie. Bij Informa zijn
we heel wendbaar en werken we met
korte oplevercycli. Dat vraagt veel
energie van alle betrokkenen, maar zorgt
wel dat we sneller en goedkoper werken.
Caesar Experts heeft deze methodiek
opgepakt en heeft een team gevormd
naar onze werkwijze. Zo hebben ze laten
zien dat hun ‘agile’ ontwikkelmethode
werkt voor veeleisende projecten als het
onze.”
Over Caesar Experts
Caesar Experts helpt organisaties om
Isobel voegt daaraan toe: “Caesar Experts
met krachtige IT-oplossingen hun
heeft zich onze complexe organisatie en
bedrijfsdoelstellingen te behalen.
manier van werken heel snel eigen
Caesar Experts stuurt daarbij op
gemaakt. Zij hebben echt bijgedragen
ultieme klanttevredenheid, wat uniek
aan het succes van het project.”
is in de markt. Klanten zijn tevreden
als zij door middel van IT kunnen
excelleren. Concreet betekent dit dat
Toekomst zij meer omzet behalen, efficiënter
Indigo is Informa’s nieuwe
werken, effectiever werken of betere
langetermijnvisie voor geïntegreerde
stuurinformatie hebben. Daarvoor
communicatie, waarbij bedrijven in alle
gebruikt Caesar Experts zijn
landen informatie delen en
jarenlange expertise in Microsoft en
samenwerken. In de eerste fase raakt de
uitgebreide marktkennis op het
organisatie vertrouwd met het delen van
gebied van Business Process Mana-
informatie. Dit moet zowel vanuit IT als
gement, Enterprise Content Manage-
vanuit de organisatie een stevige basis
ment, Het Nieuwe Werken en
krijgen. In fase twee komt de
Business Intelligence. Caesar Experts
teamfunctionaliteit erbij, zodat divisies
is een innovatie van de Caesar
echt kunnen samenwerken.
Groep, waartoe ook Garansys en
Caesar Tenders behoren. De Caesar
Jan: “Ik vertrouw erop dat Caesar Experts
Groep is opgericht in 1993 en heeft
ons bij die overgang helpt. Door hun
ongeveer 250 medewerkers.
nauwe samenwerking met Microsoft en

4. Meer informatie SharePoint Server
Microsoft SharePoint vergemakkelijkt de
Microsoft samenwerking tussen mensen. Met
www.microsoft.nl SharePoint kunnen medewerkers
websites opzetten waar ze informatie
Informa delen met anderen, documenten van
Isobel Peck, Group Chief Marketing begin tot eind beheren en rapporten
Officer publiceren waardoor iedereen betere
Jan van Deenen, CTO Group Marketing, beslissingen kan nemen.
www.informa.com De functies van SharePoint zijn op elkaar
afgestemd zodat uw organisatie snel kan
inspelen op veranderende
Caesar Experts bedrijfsbehoeften. Met SharePoint
www.caesar.nl kunnen uw werknemers ideeën en
expertise delen, oplossingen op maat
bieden voor specifieke behoeften en de
juiste bedrijfsinformatie vinden om
betere beslissingen te kunnen nemen. IT-
afdelingen kunnen met SharePoint de
kosten voor training en onderhoud
verlagen, tijd en energie besparen en zich
richten op hogere bedrijfsprioriteiten.
Software & Services
SharePoint Server 2010
Microsoft Lync 2010
Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve
doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch
expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst.
Eerste publicatie: november 2012