La fase TO-BE che non, è come pensano molti, la più critica.

1. BPM - Fondamentale 5 di 6
La fase TO-BE
(che non è, come molti pensano, la fase più critica)
Claudio Rondelli BPM - Fondamentali C.R.E. Microsistemi Srl

2. Ribadisco un concetto espresso più volte in precedenza, perché è
all’origine di molte incomprensioni:
La fase TO-BE è l’ossessione di molti durante la Fase AS-IS,
preoccupati anzitempo di tutti gli automatismi che sarebbe bello
introdurre per velocizzare i processi . . . prima ancora di definirli.
E’ un errore procedurale che crea perdite di tempo (= maggiori
costi) e confusione nei partecipanti non tecnici alle riunioni per la
definizione iniziale del workflow così com’è ora.
La Fase TO-BE è in effetti la più normale: i problemi tecnici, salvo
richieste strampalate, si risolvono sempre (per quelli non
standard risolti ad hoc è solo una questione di rapporto costo
/benefici) e hanno il vantaggio di essere meno ambigui di quelli
prettamente umani e caratteriali della fase AS-IS.
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3. La fase TO-BE comprende grosso modo tre tipi di attività, anche
sovrapponibili:
1. Ottimizzazione del processo AS-IS con suddivisione di task
complessi in vari task elementari o, al contrario,
accorpamento di più task elementari in un unico task
complesso (o in un sotto-processo indipendente);
inserimento di fasi di controllo degli imprevisti, razionalizza-
zione dei percorsi di collegamento delle fasi; inserimento di
fasi automatiche al verificarsi di certe condizioni etc.,
2. Attuazione degli automatismi di snellimento dei compiti
assegnati agli attori nei vari task: invio automatico di email
con documenti allegati convertiti in formato pdf e testo fisso
o variabile in base al contesto; esecuzione automatica di
software dedicati (comandi) come ad es. i connettori
menzionati nel Fondamentale 2. E molto altro.
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4. 3. Definizione delle KPI (Key Performance Indicator) per lo specifico
processo. Appena implementata la BPM App possono risultare
peggiorative rispetto alla precedente gestione «manuale». Normale, è
un momento di rodaggio, con frequenti messe a punto, come accade per
un software gestionale appena rilasciato. E’ l’ultimo appiglio per i gufi.
La valutazione corretta del salto di performance si ottiene per confronto
tra i valori delle KPI precedenti l’introduzione della BPM APP e quelli
rilevati a processo ragionevolmente assestato. In seguito le KPI si
assesteranno su un valore di saturazione con un miglioramento in
genere non inferiore al 30% rispetto a quelle del processo «manuale». Si
possono raggiungere performances anche molto più elevate a seconda
del tipo di processo e degli automatismi introdotti sia nella fase TO-BE
che successivamente all’IMPLEMENTAZIONE.
A prescindere dalle KPI, è importante la percezione positiva, da parte
degli attori, dei tempi di risposta dell’azienda alle sollecitazioni e della
maggiore serenità e fluidità decisionale introdotti con la BPM App.
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