2. Formål og viden
• Den studerende kan planlægge og gennemføre behandling af
konkrete sager i det offentlige og private (Sofie)
• Kan anvende relevante beslutningssystemer ved
planlægning, gennemførelse og evaluering af administrative
opgaver (Arne)
• Den studerende opnår viden om tilrettelæggelsen af
sagsbehandlingen i den offentlige og private sektor med
inddragelse af juridiske, politiske og kulturelle aspekter.
3. De fleste har prøvet at få
behandlet en sag…
Brug 5 minutter på at komme i tanke om en sag du har fået
behandlet i din kommune
Lav en evaluering af forløbet. Hvad kunne gøres bedre? Hvad var
rigtigt godt? Blev du overrasket over noget i forbindelse med
sagsbehandlingen?
Kom med effektiviseringsforslag, der ville være hensigtsmæssige
at bruge i kommunen
4. Hvad er en sag?
• Det er vigtigt for kommuner at skelne mellem sager og ”ikke-
sager”
• I den administrative lovgivning defineres der ikke hvad en sag
er. Forvaltningsloven §2: Loven gælder for behandling af sager,
hvori der ellers vil blive truffet afgørelse af en
forvaltningsmyndighed.
5. Hvad er en sag?
• Figur:
Ind (post/breve, Telefonisk, personligt, elektronisk)
Sortering:
Materiale eller
Sager
• Vigtigt at definere hvad der ikke er en sag:
• Hvilke henvendelser har kommunen intet ansvar for at
behandle / besvare
• Hvilke henvendelser skal kommunen foretage sig noget i?
6. Materialeliste
• Flere kommuner udarbejder materialelister, der definerer
hvad man gør i forskellige med forskellige henvendelser: om
det skal i cirkulation, på hylde, hvem det skal afleveres
til, hvem der skal have en kopi, om det skal smides ud
• Findes der ikke en materialeliste er det en god idé at
udarbejde en sådan
• Materialer er således eksempler på ”ikke-sager”
7. Hvad er en sag forts.
• En sag kan således defineres som: En sag er en samling af
informationer der ligger til grund for en beslutning – forstås
som sammenhængende administrativt begivenhedsforløb
bestående af fx modtagelse, behandling, afgørelse
Eller
• Systematisk indhentning, undersøgelse og bearbejdning af
relevante informationer med henblik på at skabe grundlag for
en korrekt og begrundet beslutning
8. Når sagen skal oprettes
• Når der er grundlag for en formel oprettelse af en sag sker det
i en eller anden form for journalisering
• Journal=dagbog
• En bog hvor daglige optegnelser over ting sker
• Man skal finde ud af hvilke principper skal ligge bag
journaliseringen – altså hvilke oplysninger man vil registrere,
og hvor meget man vil registrere
• Er der overhovedet behov for registrering eller er det blot
opbevaring/arkivering der er behov for?
• Hvad er forskellen mellem registrering og arkivering?
9. Når sagen skal oprettes forts.
• Ofte er der udelukkende behov for arkivering
• Tendensen peget dog på et større og større behov for højere
grad af dokumentation for forløb og indhold.
- Decentralisering
- Oprettelse af bestyrleser
- Teknologi – man vil kunne se og søge viden hos hinanden
(institutionerne og rådhusene)
10. Formål med at journalisere
• Genfinding: sager genoptages, danner præcedens eller
aktindsigt
• Styring: Sagerne skal styres ift. bestemte tidsfrister
(lovgivning) eller ift. servicemål (alle henvendelser skal være
besvaret inden for 14 dage.
• Fastlagt struktur: journalisering sikrer at sager placeres i en
eller anden form for struktur. Sager der handler om
nogenlunde det samme, bruger samme stuktur – sikrer
sammenhæng og bedst udnyttelse af ressourcer
11. Hvad skal journaliseres?
• Forskelligt fra sted til sted
• Bør opfylde journaliseringens formål: genfinding,
dokumentation og styring.
Sagens stamoplysninger
• Sagens afsender
• Sagens emne: hvad er problemstillingen
• Journalnummer
• Dato for oprettelse
• Sagsbehandlerens navn
• Evt. tidsfrister i forløbet
• Det første dokument i sagen der er anledning til oprettelse
12. Opgave
Find 3 kommuner og hvad de skriver om sagsbehandling på deres
hjemmeside.
• Hvad er karakteristisk for løfterne til borgerne fra kommune til
kommune?
• Kan borgerne bruge løfterne til noget?
• Hvorfor er der behov for at eksplicitere overfor kommunens borgere
hvad de kan forvente af sagsbehandlingen?
Find gerne andre links end disse
• http://www.ltk.dk/composite(599).htm (lyngby-Taarbæk)
• http://www.ishoj.dk/Default.aspx?ID=906 (Ishøj)
• http://www.sonderborgkommune.dk/DinKommune/Sagsbehandling.asp
x (Sønderborg)
• http://www.herning.dk/Ret%20og%20Pligt/Generelle%20regler%20for
%20sagsbehandling.aspx (Herning)
