Microsoft Office Access 2013

1. MİCROSOFT
ACCESS 2013

2. Veritabanı Özellikleri

3. Son Belgenin Açılması
Access programında önceki sürüme ait veritabanlarını açmak istiyorsak şu adımları
takip edeceğiz:
Dosya menüsünden Aç komutunu verdikten sonra
En son başlığı altındaki en son çalışdığımız belgelerden istediğimizi seçebiliyoruz

4. Dosya Kilidi
 Veritabanı dosyası ilk başta açıldığında güvenlik amaçlı tedbir alınarak “Etkin içerik
devre dışı bırakılır”. Eğer ki, üzerinde değişiklik yapacaksak “İçeriği Etkinleştir” dememiz
gerekli. Fakat eğer bunu dersek, kendiliğinden çalışan program parçacıkları da
çalışacaktır ve güvenlik açığı da oluşturacaktır.

5. Veritabanına Şifre Koymak
• Veritabanının belli kişilerce görülebilmesini, verilerine erişilebilmesini veya
düzenlenebilmesini istiyorsanız veritabanını şifreleyebilirsiniz. Bu şifreleme
işlemi veritabanını istemediğiniz kişilerce görülmesini veya düzenlenmesini
önler.
Veritabanına şifre koymak için Dosya seçeneğini seçtikten sonra Bilgi
menüsünün altında “Parola ve Şifrele” seçeneğini seçiyoruz ve bize
koymak istediğimiz şifreyi soruyor.

6. Şifrele dedikten sonra size şifrenizi ve onaylamanızı
isteyecektir
Daha sonra eğer ki diyelim ki, veritabanını açmak istedik ki, o
zaman bize şifre soracaktır ki.
Karşımıza ki şöyle bir iletişim kutusu gelecektir ki.
Veritabanının şifresini girdikten sonra Tamam’a basaraktan şifre
doğruysa, veritabanına erişip üzerinde değişiklik yapabiliyoruz.

7. ŞIFREYI KALDIRMAK
Koyulan şifreyi kaldırmak için:
İlk başta parolayı kaldırmak için veritabanını özel kullanımda açmak gerekli.
Bunun için Dosya sekmesinin altından Şifreyi Kaldırmak
•Aç düğmesinin yanındaki oka basarak Özel Kullanımda Aç diyoruz.

8. •Karşımıza çıkan ve bize Veritabanı parolasını soran pencereye şifreyi giriyoruz.
1. Dosya sekmesinden Bilgi sekmesinin altında ki Veritabanı Şifresini çöz tuşuna bastıktan sonra

9. Bizden son olarak istenen veritabanı şifresini
tekrar giriyoruz.
Ve böylece veritabanından şifreyi kaldırmış oluyoruz.

10. Veritabanının adını değiştirmek
• Veritabanımızın adını herhangi bir nedenden dolayı değiştirmek
istediğimizde bunuWindows Gezgini üzerinden dosyayı sağ tıklayıp çıkan
menüden yeniden adlandır komutunu seçip değiştirebiliriz.

11. Veritabanı Dosya Biçiminin Belirlenmesi
Bazen eski Access sürümleri ile çalışmamız gerekebilir. Eski Office
sürümünde formatta bir Access ile çalışamazsınız. Ama yeni bir Office
sürümünde eski sürüm bir Access ile çalışabilirsiniz.
Bunu yapmak için Dosya sekmesinden Seçenekler sekmesini seçiyoruz ve
karşımıza aşağıda ki gibi bir ekran çıkıyor.

12. VERITABANI DOKÜMAN ÖZELLIKLERI
Dosya sekmesine bastıktan sonra sağ tarafta Veritabanı Özelliklerini görüntüle ve düzenle seçeneğini seçtikten sonra

13. Karşımıza çıkan ekran, doküman özellikleridir.

14. Veritabanı Oluştururken Dikkat Edilecek hususlar
Veritabanımızı oluştururken, bazı hususlara dikkat etmemiz gerekir. Mesela bu
veritabanını ne için kullanacağız ? Hangi verileri saklayacağız ? Bunların cevabını verdikten
sonra, tablomuzu ve kolonlarımızı daha sistematik bir şekilde oluşturuyoruz.
Bunları basit bir şekilde planlamak için elbette ilk başta veritabanını oluştururken ne
amaçla oluşturuyoruz bunu belirlemek önemli.

15. Veritabanının Amacını Belirlemek
 Veritabanı tasarlamada ilk adım, veri tabanının kullanım amacının ve ne
için kullanılması gerektiğini belirlemektir.
 Öncelikle veri tabanını hazırlayacağınız konuda bilgi düzeyinizin yeterli olup
olmadığını kontrol edin. Bilginiz yeterli değilse mutlaka konu hakkında bilgisi
olan kişilerden bilgi alın. Örneğin bir bilgi işlem elemanının amortisman
konusunda bilgisi olma ihtimali düşüktür. Ancak muhasebe servisinden
amortisman konusunda bilgi alarak veri tabanının tasarımını
gerçekleştirebilir.
 İlişki kurulacak tabloları belirleyin. Eksik veya yanlış kurulan ilişkiler veri
tabanınızda önemli zorluklara veya hatalara neden olacaktır.
 Oluşturacağınız sorguları önceden tasarlayın. Hazırlayacağınız sorguları
kullanabilir ve en anlaşılır şekilde tasarlamak işleri kolaylaştıracaktır.
 Kullanacağınız formları işe başlamadan önce tasarlayın. İyi tasarlanmış
formlar veri girişlerini ve verileri görüntülemede önemli kolaylıklar
sağlayacaktır.
 Veritabanı tasarımını belirledikten sonra veritabanında yer alacak bilgilerin
listesini oluşturun. Birbirine bağlı olan verileri belirleyin. Bu aşamada ufak
tefek eksiklikler olabilir, daha sonrada eksiklikleri giderebilirsiniz.

16. VERITABANINDA GEREKLI OLAN TABLOLARI
BELIRLEMEK
Her tablo bir konu hakkında bilgi içermelidir. Birden çok bilgi içeren tablolar kullanım
açısından elverişli olmaz. Sade ve kullanılabilir tablolar bir konu hakkında bilgi içeren
tablolardır. Alan listeniz, gerekli olan tablolar hakkında yeterli bilgiyi size vermelidir.
Örneğin, bir Hizmet Yılı alanınız varsa, bu alanın konusu bir çalışandır ve bu nedenle de
Çalışanlar tablosuna aittir. Müşteriler için bir tablonuz, Ürünler için bir tablonuz,
Siparişler için bir tablonuz ve iade Ürünler için bir tablonuz olabilir.

17. Hangi Alanın Hangi Tabloda Yer Alacağını
Belirlemek
 Her alanın hangi tabloya ait olacağına karar verirken şu tasarım ilkelerini göz
önünde bulundurun.
 Alanı bir tabloda oluşturun. Aynı alanı çok geremedikçe birden çok tabloda
kullanmayın.
 Tabloya girilen birçok kayıtta aynı bilgi kullanılacaksa bu alanı tek tabloya
eklemeyin. Tablodaki bir alanın çok miktarda yinelenen bilgi içereceğini
belirlerseniz, o alanın yanlış tabloda olma olasılığı vardır. Örneğin Siparişler
tablosuna adres alanını koyarsanız adresi birçok kayıtta yinelemeniz
gerekecektir.

18. Alanı Her Kayıttaki Benzersiz Değerlerde
Tanımlamak
• Access, tablolar arasında ilişki kurmaya olanak sağlar. Farklı tablolarda saklı
bilgileri bağlamak için, örneğin, tüm müşteri siparişleriyle müşterileri
bağlamak için veritabanınızdaki her tablo veya tablodaki her ayrı kaydı
benzersiz olarak tanımlayan bir alan veya alanlar kümesi içermelidir. Bu tür
bir alana veya alanlar kümesi birincil anahtar olarak adlandırılır. Birincil
anahtarı belirlemeyi ilerde göreceksiniz.Tabloları ilişkilendirmek için birincil
anahtar çok önemlidir.

19. Tablolar Arasında Kurulacak İlişkileri Belirlemek
• Dikkat etmişseniz bir iş ile ilgili birden çok tablo oluşturmanız lazım. Örneğin
Müşteri adresleri, Ürünler ve Siparişler tabloları oluşturmanız gerekir. Bu
tablolar müşterileriniz ile sizin aranızdaki ticari işlemlerinizin bölümünü
oluşturur. Bu bütünün bölünmüş hali tablolarınızdır. Bilgilerinizi tablolara
böldünüz ve birincil alanları tanıttınız, artık Access’e ilgili bilgileri yeniden
anlamlı biçimde bir araya getirmesini söylemek için bir yola gereksinimimiz
var. Bunu yapmak için, tablolar arasında ilişkiler tanımlarsınız.

20. TASARIMI GÖZDEN GEÇIRMEK
• Tasarım hakkında önemli yol aldınız. Sıra tablolar ve alanlarda oluşabilecek
hataları kontrol etmeye geldi. Veritabanında değişiklik yapmak verileri
girmeden önce yapılmalıdır. Verileri girdikten sonra yapılacak değişiklikler
önemli soruna ve karışıklıklara yol açacaktır. Tasarımınıza yeterli miktarda
kayıt girip işlerin yolunda gidip gitmediğini kontrol edin. Daha sonra gerekli
bulduğunuz tasarım değişikliklerini yapın. Sorgu ve formlarınızı tasarlayın.

21. TABLO OLUŞTURMAK
Tablo öznitelikleri

22. Tablo OluşturmaYöntemleri
• Tablo oluşturmak için aşağıdaki iki yöntemden birini kullanabilirsiniz.
• Tasarım görünümünde tablo oluşturmak.
• Veriler girerek tablo oluşturmak.
• Dışarıdan veri alarak da tablo oluşturabilirsiniz. Ancak bu işlem tablo
oluşturmaktan ziyade hazır bir tabloyu transfer etmektir. Bu işlemi dışarıdan
veri transferini konusuna gelince anlatacağım.

23. Tasarım GörünümündeTablo Oluşturmak
Müşterilerimizin isimlerini, soyisimlerini, numarlarını
tutacağımız bir veritabanı oluşturalım. Bu
veritabanının adı bilgiler ki tablo adı musteri olsun.
Musteri tablomuzun içine adı soyadı veTelno
kolonlarımızı içersin.

24. Veritabanı dokümanı oluşturulunca veri
girerek oluşturulacak şekilde ilk tablo
karşınıza gelir. Pencerenin sol tarafında yer
alan Tüm Access Nesneleri bölmesindeki
Tablo1 üzerinde fare sağ tuşuna tıklatıp
Tasarım Görünümü seçeneğini tıklatın.

25. Tabloya ad vermeniz istenecektir. Müşteriler adını verin
. Tasarım görünümünde aşağıdaki gibi tablo karşınıza gelecektir.
Tabloya ad verdikten sonra istenilen kolonları oluşturalım.

26. Şimdi verilerimizi oluşturduğumuz tabloya giriyoruz
Ardından tablomuz hazır hale geliyor.
Bunların dışında tabloda kolonlarımızı (adı, soyadı, telno) oluştururken dikkat edersiniz metin veya
sayı türünü içeren bir seçenek gelecektir.
Bu kısımda eğer ki metin seçeneğini seçersek bu alana neredeyse her karakteri girebiliriz. Eğer ki
sayı türünü seçersek, sadece sayı türü içeren yazıları yazabiliriz.
Burada aslında telno kolonunun olması gereken sayıdır. Ama metin seçmemizin nedeni başkadır.
Kimlik yazan kolon ise benzersiz bir değer almasını ve her kaydın bir benzersiz değerle
tanımlanmasını sağlar. Mesela “5” numaralı Kimliki sadece bir tane kayıt alabilir. Buna da biz
benzersiz olan birincil anahtar diyoruz.

27. Birincil Anahtarı Değiştirmek
Birincil Anahtar, kayda benzersiz bir kimlik kazandırır
Birincil Anahtar, kayda benzersiz bir kimlik kazandırır. Birincil anahtar kullanmak
veritabanına esneklik kazandırır,
yanlış kayıtlar üzerinde işlemler yapılmasını önler. Eğer istiyorsak birincil anahtarı kaldırabiliriz.
Bunun yapmak için tablomuzda kimlik yazan kolonun üzerine sağ tıklayıp birincil anahtar
simgesi olan yere tıklamamız yeterlidir.

28. TabloyaVeri Girmek
• Tablomuza kayıt girmek işlemi Access’de basittir. İlk
başta sol tarafta gezinti bölümünde yer alan tablomuz
çift tıklanır.
Çift tıkladıktan sonra sağ bölümde karşımıza tablonun iç kısmı
açılacaktır.

29. VeriTürleri ve Alan Özellikleri
Tablo oluşturma yöntemlerini öğrendik. Ancak veri türlerini çok az,
alan özelliklerini ise hiç öğrenmedik.Veri türlerinin doğru belirlenmesi ve
alan özelliklerinin düzgün ayarlanması birçok kolaylık sağlaması yanı sıra veritabanı
dosyasının kullanımını hızlandırır.
Şimdi veri türlerini ve alan özelliklerini ayrıntıları ile öğrenelim.

30. Alan Adı
Alan adı, tanıtıcı bir isimdir. Örneğin adı,soyadı,alacak,borç vb. Alan adı verirken
en fazla 64 karakter kullanabilirsiniz. Tabi ki boşluk karakterini de
kullanabilirsiniz.
Alan adı verirken aşağıdaki yasaklamalara dikkat etmelisiniz.
•Bir tabloda aynı alan adını birden fazla kullanamazsınız.
•Alan adında nokta(.),ünlem(!), noktalı virgül(;),tırnak(‘) ve köşeli parantez([]) kullanılmaz.

31. VeriTürleri
Kısa Metin: Sadece metinleri içeren, sayısal işleme tabi tutulmayacak
rakamları içeren ,(telefon,fax numarası vb.) ve kısa metin ile birlikte sayı içeren
(123 Cadde vb.) veriler metin türü verilerdir

32. Alan Özelliklerini Belirlemek
Alan özellikleri belirlenirken yapılması gereken hafızada en az yer kaplayacak
ve depolamayı riske atmayacak, rahatça işlem yapılabilecek bir şekilde
hazırlanması.

33. • Bayt: 0 ile 255 arasındaki tam sayılar için. Depolama gereksinimi tek bayttır.
• Tamsayı: -32.768 ile +32.767 arasındaki tamsayılar için depolama gereksinimi iki
bayttır.
• UzunTamsayı: -2.147.483.648 ile +2.147.483.647 arasındaki tam sayılar için.
Depolama gereksinimi 4 bayttır.
• Tek: -3,4 x1038 ile +3,4x1038 arasında kalan ve en çok yedi anlamlı basamağı olan
sayısal kayan nokta değerleri için. Depolama gereksinimi 4bayttır.
• Çift: -1.797 x10308 ile +3.4x1038 arasında kalan ve en çok 15 anlamlı basamağı olan
sayısal kayan nokta değerleri için depolama gereksinimi 8 bayttır.
• Yineleme Kimliği:Yineleme işleminde gereken genel benzersiz tanımlayıcıyı
depolamak için. Depolama gereksinimi 16 bayttır.Yinelemenin “.accdb” dosya
biçimi kullanıldığında desteklenmediğini unutmayın.
• Ondalık: -9.999 …x1027 ile+9.999…x1027 arasındaki sayısal değerler için.
Depolama gereksinimi 12 bayttır.

34. Otomatik Sayı türünün özellik ayarları
• UzunTamsayı: yeni değerler alan özelliği artan olarak ayarlandığında 1 ile
+2.147.483.648 arasındaki veYeni değerler alan özelliği rasgele olarak da -
2.147.483.648 ile +2.147.483.647
• Arasındaki benzersiz, sayısal değerler için depolama gereksinimi 4 bayttır.

35. Tarih/Saat türünün özellik ayarları
Genel Tarih: Değeri Kısa Tarih ve Uzun Saat ayarlarının bir
bileşimini kullanarak görüntüler.
Uzun Tarih: Değeri Denetim Masası'ndaki Bölge