[9]ix.유엔진 사용자매뉴얼 gw리뉴얼_2차_110819

스마트워크 플레이스구축 시나리오 소개

목차접속방법 -------------------------- 3환경설정 -------------------------- 5 전자결재 -------------------------- 9일정관리 -------------------------- 13공지사항 -------------------------- 17설문조사 -------------------------- 20EDMS------------------------- 24메신저 -------------------------- 29SMS -------------------------- 31전자우편 -------------------------- 33지인관리 -------------------------- 36통합커뮤니케이션 및 통합검색 -- 40모바일 클라이언트 --------------- 43현황 및 차트분석 -------------- 48기능확장 -------------------- ----- 54

1. 접속방법1. 로그인 화면①②* 먼저 웹브라우저(크롬 추천)를 실행한 후http://uengine.dyndns.org:9092/uengine-web주소로 들어가면그림과 같이 코디의메인화면이 나타난다.개인아이디, 비밀번호 입력후‘SIGN IN’ 을 통해 로그인③④①②* 프로세스 코디에 접속하면 다음과 같이 메인 화면이 보인다.네비게이션: 조직의 업무를 Private, Strategy, Organization, Process 네가지 관점 별로 보여줌연락처: 업무에 연관된 참여자 또는 참여 대기자들의 목록을 보여줌업무리스트: 네비게이터의 관점별로 메일, 워크아이템, 채팅 등의 인스턴스 목록을 보여줌워크아이템: 나의 상태, 워크아이템, 채팅 등을 직접 입력하고 내용을 보여주는 영역임

2. 환경설정1. 개인정보 수정①②개인 사용자를 확인하고, My Info를 확인한다.개인정보 수정이 필요한 경우, ‘Edit’를 누르면 편집할 수 있다.

2. 환경설정1. 개인정보 수정③④⑤사용자 사진정보 수정 -사진부분 클릭 -팝업 창에서 파일 선택하여 이미지 업로드사용자 정보 수정 - 암호, 암호 확인 및 전자 우편, Mobile 번호를 수정할 수 있다.메일리스트 연계(사용중인 메일을 연계하고자 하는 경우 사용) - LoggedMailHost메일호스트 접속 정보 (Ex)Gmail의 경우 imap.gmail.com) - LoggedMailid해당 메일 계정 아이디 - LoggedMailPw패스워드 - uxStyle화면스타일 선택

2. 환경설정1. Add Friend②③①자주 컨텍 하는 “친구”를 추가하고자 하는 경우에 연락처 하단버튼을 누르면 사용자 추가 탭이 나타난다. 성명, 아이디, 부서명, 부서코드 중하나를 선택해서 검색하면 하단에 검색된 내용이 나타나고 이 결과들 중 하나를 선택하여 버튼을 누르고 ‘완료처리’를 누르게 되면 연락처 리스트에 추가된다.

3. 전자결재1.내부결재①②③④⑤⑥⑦⑧버튼 – 결재선 지정, 저장, 상신, 결재, 전결 , 반려 등의 버튼이 표시되는 영역결재선 - 자동으로 표시되거나 편집된 부서 결재선을 표시전결사항 - 결재 시 전결권자에게 전달하는 메시지문서번호 - 결재문서 채번을 어떤 부서로 할 것 인지 선택제목 - 내부결재 문서 제목 입력내용 - 내부결재 문서 내용 입력 (Rich Text)첨부파일 - 참고자료 등의 파일 첨부결재의견 - 상신, 결재, 전결, 반려 시 메시지 입력

3. 전자결재1.내부결재①②⑤③④⑥⑦검색 - 입력된 조건으로 검색하여 결과를 3.검색결과 필드에 출력한다.- 검색조건으로는 “전체검색”, “부서검색”, “이름검색”이 있다.- 검색조건을 입력 후 검색버튼 을 클릭하여 검색.결재선지정, 취소 – “확인”, “취소”버튼을 클릭하여 결재선 지정, 결재선 지정 취소- 결재선 편집 완료 후 확인버튼을 클릭하여 결재선 지정- 취소버튼을 클릭하여 결재선 지정 취소검색 결과 – 검색결과를 출력한다. (다중 선택 가능)- 검색결과를 두 번 클릭하여 5. 결재선 편집 영역에 결재로 추가한다. 검색결과를 선택하여 4. 결재선 추가 버튼을 클릭하여 추가한다. 결재선 추가 - “결재” 버튼 클릭 시 결재로 최종결재자의 앞에 추가된다.- “협조” 버튼 클릭 시 협조로 기안자의 앞에 추가된다.“감사” 버튼 클릭 시 감사로 최종결재자의 앞에 추가된다.결재선 편집 – 지정된 결재선을 편집할 수 있는 영역- 타입 항목은 “결재”,”전결”,”협조”,”감사”를 나타낸다. - “결재” 타입은 “전결”을 선택하여 전결권한을 지정할 수 있다. “이동” 버튼을 Drag & Drop 순서편집, “삭제” 버튼을 클릭하여 삭제

* 모든 결재선을 삭제 시 결재가 진행이 되지 않을 수 있으니 주의부서 Tree View – 부서를 Tree형태로 탐색 할 수 있다.개인 결재선 - 5. 결재선 편집 필드를 저장하거나 불러올 수 있다.*협조: 부서결재 이전, 업무 관계자에게 협조를 요청하는 것.*기본적 사용흐름: 1. 검색 > 3. 검색결과 > 4. 결재선 추가 > 5.결재선 편집 > 2. 결재선 지정, 취소

3. 전자결재2. 상신상신 의견 - 상신의견을 입력 할 수 있는 필드.- 상위 결재자의 8. 결재의견 영역에 표시된다.①확인, 취소- “취소”버튼을 클릭하여 상신을 취소. - “확인”버튼을 클릭하여 상신의견과 함께 상신 ②결재 의견 - 결재의견을 입력 할 수 있는 필드.- 8. 결재의견 영역에 표시된다.①확인, 취소- “취소”버튼을 클릭하여 결재를 취소. - “확인”버튼을 클릭하여 결재의견과 함께 결재②기안이 끝난 후 “상신” 버튼 또는 “상신+의견” 버튼을 클릭하여 상신할 수 있다.- “상신+의견” 버튼을 클릭 시 상신의견을 입력 가능하다.3. 반려반려 의견 - 반려의견을 입력 할 수 있는 필드.- 상신자의 “결재반려함”에 버튼을 클릭하면 표시되는 반려의견에 출력된다.①확인, 취소- “취소”버튼을 클릭하여 반려를 취소. - “확인”버튼을 클릭하여 반려의견과 함께 반려 ②"반려” 버튼을 클릭 시 반려의견을 입력 후 반려를 처리한다.

4. 일정관리1. 개인 일정 관리 및 공유공유하기①③②등록링크동영상문서일정일정 등록은 새로 시작하기에서 “공유하기” 버튼으로 문서, 마인드맵과 같은 방식으로 하나의 공유대상으로 바라보며 일관성 있게 등록함.일정 탭 선택정의하고자 하는 날짜 선택장소, 설명 등 세팅

4. 일정관리필터링 범위 설정일정 선택 시 관련 상세 내용 및 관련 대화 연결2. 캘린더 모드 업무리스트③①②일정을 TO-DO 리스트, 캘린더, 간트 차트 형식으로 볼 수 있음 캘린더 방식은 TO-DO 리스트와 같은 방식으로 좌측 네비게이션 필터에 의해 내 일정, 모든 일정, 부서별, 타인일정, 프로세스 별 일정을 필터링해서 볼 수 있음등록된 일정을 클릭하면 관련한 상세 대화가 우측에 연결됨 조직도에서 보고자 하는 부서 선택상세 내용 보고자 하는 일정 선택상세 내용 확인

4. 일정관리2. 캘린더 모드 업무리스트①②이슈 트래킹등 프로세스 기반 업무 부여 중에서 업무 일정을 선택할 때 에는 기본 달력과 함께 대화 참여자의 모든 일정을 보여줌으로써 회의 일시, 워크숍 일시 등을 정할 때 타 참여자의 업무 로드와 일정을 미리 확인해볼 수 있도록 확장 캘린더가 연결됨업무화면 내 캘린더 선택확장 캘린더 연계

5. 공지사항1. 공지사항 등록①②③프로세스코디의 업무리스트에 ‘New’를 클릭하면 좌측에 녹색의 박스가 나타납니다.박스 내에 버튼을 클릭하면 하기와 같이 텍스트 탭이 나타납니다.공지사항에 해당하는 내용을 기재하고 ‘확인’을 선택하면 해당업무리스트에 새로운 업무가 나타납니다

5. 공지사항2. 공지사항 확인④받은 함 리스트에서 선택하면 우측에 공지사항 내용 확인

6. 설문조사1. 설문 등록①설문 등록②③새로운 설문을 등록 할 경우 ‘New’ 선택하여 ‘설문조사’ 를 선택한다.기본 설정으로 설문명, 내용, 설문완료일을 입력한다. 설문 문항을 설정하는데 문항을 입력하고보기를 입력할 때 더 추가를 하고 싶은 경우‘추가’ 버튼을 선택하여 문항을 늘릴 수 있다. 작성이 끝나면 완료처리 한다.

6. 설문조사2. 설문 작성①설문 작성②개인 업무리스트에 설문을 하나 선택하여설문을 작성한 후 ‘완료버튼’을 누른다. 이렇게 여러명이 한 것은 데이터가 축적된다

6. 설문조사3. 설문 결과②①설문 결과기간이 종료된 설문을 선택하면기간 내 축적된 데이터를 바탕으로 각 보기별 통계치를 차트로 화면에 보여준다.

7. EDMS1. 지식모드에서 문서등록①② * 첨부 문서의 분류체계를 가진 상태로 등록하기 위하여 마인드맵 형태인 지식모드에서 등록 한다. 지식모드를 선택하면 마인드맵 모드로 전환이 된다.파일을 첨부하고자 하는 지식노드 에서 우클릭 하여 ‘새 문서’를 선택하면 문서를 업로드 할 수 있는 창이 우측에 나타난다.

7. EDMS1. 지식모드에서 문서등록①②③④⑤첨부 하고자 하는 파일에 대한 설명을 간략히 적고, 파일을 선택하여 첨부를 한 뒤 ‘확인’ 버튼을선택하면마인드맵에 자동으로 방금 작성한 ‘첨부파일 설명 글’ 의 노드가 추가된다.추가된 노드의 우측 빨간 화살표를 누르면등록된 문서를 확인 할 수 있다.

7. EDMS2. 문서 수정①②④③첨부된 파일을 수정 하고자 할 경우 등록된 화면에서 ‘download for edit’를 클릭한다.로딩되는 화면이 나오고, 처음 실행 할 때는 ‘응용프로그램 실행여부’를 묻는 팝업이 뜨는데‘실행’을 선택하면등록된 문서 파일이 열린다. 여기서 수정을 하고 저장 한 뒤 닫으면 다음에 열 때는 내용이 변경된 상태로 열리게 된다.

7. EDMS3. 문서 보안①보안설정④③보안설정②참여자에게만 공개상위 노드 전략 상속v⑤설정추가된 문서에 대하여 보안 설정을 변경 하고 싶은 경우 등록된 화면에서 ‘보안설정’ 탭을 선택하면보안 설정 모드로 화면이 전환된다. 이때 기본으로 ‘상위 노드 전략 상속’은 체크가 되어 있다. 만약 ‘참여자에게만 공개’를 하고자 한다면 해당 체크 박스를 선택하고,공유하고자 하는 사용자를 추가 하기 위해 화면 상단 ‘ + ‘ 버튼을 클릭하면 친구리스트가 로드 된다.친구리스트에서 추가 하고자 하는 친구를 선택하면 ‘ + ‘ 왼쪽에 하나씩 추가가 된다. 친구의 형태는 사람뿐만 아니라, 그룹, 롤 형태도 가능하다.설정이 다 되었으면 ‘설정’버튼을 눌러 반영하면 수정된 보안이 적용 된다.

8. 메신저1. 메신저 Chat 기능③①②좌측 연락처에 있는 담당자와 Chat이 필요할 경우 담당자 중 한명을 클릭하고, Friend Info에서 ‘Chat’ 버튼을 누르면 오른쪽에 채팅영역 담당자가 추가되어 채팅을 진행할 수 있다.

9. SMS1. SMS 발송*업무가 전달될 때마다 담당자에게 업무 알림을 통해 자동으로 SMS가 전달된다.①②③추가로 문자 메시지를 보내고자 하는 경우새로 시작하기에서 SMS발송 선택메시지 내용 입력‘찾기’ 버튼을 클릭하면, 친구 리스트가 뜨고 그 중 보내고자 하는 사람을 선택 후 ‘완료 처리’ 버튼 클릭* 친구를 추가는 ‘2 환경설정’에 ‘add Friend’ 참고

10. 전자우편1. 전자우편 확인/ 답장/ 업무연계⑤①④②③환경설정에 메일연계 정보가 등록되어 있으면 자동으로 메일이 연계되어 리스트에 올라온다. *2 환경 설정 참조Inbox – 읽지 않은 메일과 받은 업무,채팅 리스트가 보여진다.All – 모든 메일과 모든 업무, 채팅리스트가 보여진다.메일 확인리스트에서 보고자 하는 메일 선택하면 우측에 메일 내용이 보여진다.메일 내용 상단 메일 버튼을 선택하면 보낸 사람에게 메일을 다시 보낼 수 있다.메일에서 업무 연계 -> 메일과 업무의 연계가 가능하다.받은 메일에서 ‘toProcess’ 버튼을 선택하면 실행 가능한 업무리스트가 나와서 업무를 시작할 수 있다.

10. 전자우편1. 전자우편 확인/ 답장/ 업무연계⑥메일에서 시작된 업무는 업무 화면 상단에 메일 내용이 연결되어 있다.

11. 지인관리1. 지인정보 등록①②새 업무 시작에서 ‘지인등록’ 선택지인 정보 입력 후 ‘완료 처리’ 선택

11. 지인관리2. 지인검색 – 키워드 검색홍길동①홍길동②검색 창에서 찾고자 하는 지인의 정보를 입력하면 그 결과가 리스트로 나오고 선택하면 우측 화면에 상세 내용이 나온다.

11. 지인관리2. 지인검색 – 지인전체 조회④②③①등록된 지인 리스트를 모두 보고자 하는 경우 프로세스 중심_지인관리를 선택하면등록된 모든 지인리스트가 보여진다.등록된 지인 중 상세 내용을 보고자 하는 경우 해당 리스트를 선택하면 우측에 상세 내용이 보여진다.

12 통합커뮤니케이션 및 통합검색

12. 통합커뮤니케이션 및 통합검색1. 통합커뮤니케이션①③②업무 아이템, 이메일, 채팅, SNS대화 모든 내용이 하나의 리스트로들어온다.받은 이메일, 채팅 내용을 첨부하여 바로 프로세스에 걸기 기능동적인 업무 참여자 추가 (소셜 친구도 추가)모든 내용은 통합실시간 검색으로 지식관리 되어 이후 모든 단어 입력 시실시간으로 추천됨 (리얼타임 코칭)

12. 통합커뮤니케이션 및 통합검색2. 통합검색②①모든 내용은 통합실시간 검색으로 지식관리 되어 이후 모든 단어 입력 시실시간으로 추천됨 (리얼타임 코칭)여러 개의 검색된 리스트중 선택된 것은 위쪽 으로 이동되어 선택 시 언제든지 내용을 볼 수 있다.

13. 모바일 클라이언트1. 회의 기능회의관리를 모바일 환경으로 진행하여 회의 시 가장 활용 성이 높은 모바일 단말(아이폰, 안드로이드 폰 등)을 활용하여 참여할 참석자를 선택하고 및 회의 내용을 기록함③①②회의관리 버튼을 클릭하여 회의 준비를 한다.‘회의 참여자’ 버튼을 누르면, 위치를 인식하여 자동으로 회의 모드에 참여 하게 한다. 여러 사람이 참여 할 경우 ‘회의 참여자’로 선택하고 대기하고 있으면 회의진행자는 자신의 단말기로 회의관리에 들어와‘회의 진행자’를 선택하여 회의 세팅을 시작한다.

13. 모바일 클라이언트1. 회의 기능①②④⑤⑥③회의 시간 설정(정해진 시간 동안 회의 진행) 후 대기 리스트에 있는 사람들 중 해당 회의 참여자를 설정한 후회의 시작 버튼을 눌러 회의를 시작한다.회의 중 중요한 음성 내용이 있으면 ‘녹음시작’을 눌러 녹음을 한다.또한 회의에 나온 내용을 칠판 등에 있는 것을 ‘사진촬영’을 이용 하여 자료를 남긴다.회의가 마치면 ‘회의 종료’ 버튼을 누른다.

13. 모바일 클라이언트2. 회의와 업무의 연계* 회의 내용에 따른 후속 업무와의 연계를 시스템으로 지원하는 솔루션으로 회의 후 사장되기 쉬운 업무 할당을 즉시적으로 지원한다.⑦⑧회의후속 업무 연계 – 실행할 업무를 선택하고 언제까지 완료 할지 듀데이트를세팅하며, 필요에 따라 적절한 코멘트를 입력하여 업무전달을 한다.해당담당자는 모바일로 업무 전달 알림 SMS를 받고 ‘모비’의 ‘업무관리’에 접속 하여

13. 모바일 클라이언트3. 업무 확인⑩⑨자신의 업무 박스에 inbox를 선택하여 새로 부여된 업무를 확인 한다. 리스트 내용을 누르면 자신의 업무 내용을 확인 할 수 있고 프로세스 탭을 눌러 프로세스 진행현황을 모니터링 할 수 있다.

14. 현황 및 분석1. Cube 시작하기* 만약 로그인 캐쉬가 없는 경우(최초 접속 시 등) 아래와 로그인 접속 화면으로 이동②①http://uengine.dyndns.org:8080/uengine-web/activeMonitor/cube.jsp 접속로보 기본 계정 [robo/test]으로 로그인.다시 위 주소(http://uengine.dyndns.org:8080/uengine-web/activeMonitor/cube.jsp )로 접속

14. 현황 및 분석2. Cube 동작메뉴를 이용하는 방법①Menu선택(전) 화면②2Menu선택(후) 화면위 그림과 같이 MENU를 선택하면 큐브MENU가 나오게 되며 모니터링하고 싶은 메뉴를 클릭하면 해당 화면으로 이동함 선택을 이용하는 방법③좌->우 이동화면③우->좌 이동 화면위 그림과 같이 좌->우 or 우->좌로 선택하여도 화면이 이동함

현황 및 분석3. 현황 보기구성원 개인에게 부여된 업무가완료목표일까지 처리되지 못한 사항 리스트당일까지 처리해야 할 단위업무 리스트

현황 및 분석3. 현황 보기최근 순으로 발생된 업무 리스트

현황 및 분석4. 분석 보기현재일로부터 3개월까지의 업무의 완료목표일 내 처리 업무 비율 차트, 좌측에 상위 5명까지, 우측에 하위 5명까지 표시

15. 기능확장1. 신규 기능 추가①②③프로세스코디에 로그인 후 좌측 상단의 ‘Admin Mode’를 클릭하면 Admin Mode에서 프로세스 정의목록 리스트들을 볼 수 있다. *관리자 계정에서 동작 가능함상단의 프로세스정의목록을 클릭하고 우측 클릭하면 나타나는 메뉴 창에서맨 아래 ‘들여오기/내보내기’의 하위인 ‘가져오기’ 를 클릭하면 원하는 프로세스를 가져 올 수 있다.

15. 기능확장1. 신규 기능 추가①②③가져오기 선택 시 기능을 추가 할 수 있는 팝업이 뜨고, 구입한 패키지 중 원하는 것을 파일 선택 하고‘완료처리’를 선택하면 추가 될 기능의 구성요소들이 보여지고 ‘Submit’ 버튼을 선택하면 확장 기능 추가가 완료된다.

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