Презентацію створено з метою ознайомлення вихованців зі змінами, що відбулися у діловодстві, а саме із запровадженням нового Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", що прийшов на зміну Національного стандарту ДСТУ 4163:2003

3. 1. Сферою застосування ДСТУ 4163:2020, на
відміну від ДСТУ 4163:2003, є
організаційно-розпорядчі документи
незалежно від носія інформації,
тобто стандарт визначає склад і зміст
постійної інформації реквізитів для
організаційно-розпорядчих документів
незалежно від носія інформації (паперовий,
електронний).
ДСТУ 4163:2003 не поширювався на процеси
створення та обігу електронних
організаційно-розпорядчих документів!

4. 2. У ДСТУ 4163:2020 загальна кількість
реквізитів залишилась незмінною – 32
Змінився у ДСТУ 4163:2020 склад
реквізитів документів, а саме:
- відсутність реквізиту «зображення
нагород»;
- зміна нумерації реквізитів;
- поява реквізиту «відмітка про
ознайомлення з документом» під
номером 28.

5. Реквізити ДСТУ 4163:2003
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної
РК
02 - зображення емблеми організації або товарного знака
03 - зображення нагород
04 - код організації
05 - код форми документа
06 - назва організації вищого рівня
07 - назва організації
08 - назва структурного підрозділу організації
09 - довідкові дані про організацію
10 - назва виду документа
11 - дата документа
12 - реєстраційний індекс документа
13 - посилання на вихідний реєстраційний індекс і дату док-та
14 - місце складення або видання документа
15 - гриф обмеження доступу до документа
16 - адресат
17 - гриф затвердження документа
18 - резолюція
19 - заголовок до тексту документа
20 - відмітка про контроль
21 - текст документа
22 - відмітка про наявність додатків
23 - підпис
24 - гриф погодження документа
25 - візи документа
26 - відбиток печатки
27 - відмітка про засвідчення копії
28 - прізвище виконавця і номер його телефону
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до
справи
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі
31 - відмітка про надійдення документа до організації
32 - запис про державну реєстрацію
Реквізити ДСТУ 4163:2020
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної
РК
02 - зображення емблеми організації або товарного знака
03 – найменування юридичної особи вищого рівня
04 – найменування юридичної особи
05 – найменування структурного підрозділу юридичної особи
06 – довідкові дані про юридичну особу
07 – код форми документа
08 – код юридичної особи
09 – назва виду документа
10 – дата документа
11 – реєстраційний індекс документа
12 - посилання на вихідний реєстраційний індекс і дату док-та
13 – місце складення документа
14 – гриф обмеження доступу до документа
15 – адресат
16 – гриф затвердження документа
17 – резолюція
18 – відмітка про контроль
19 – заголовок до тексту документа
20 – текст документа
21 – відмітка про наявність додатків
22 – підпис
23 – відбиток печатки
24 – віза документа
25 – гриф погодження (схвалення) документа
26 – відмітка про засвідчення копії
27 – відомості про виконавця документа
28 – відмітка про ознайомлення з документом
29 - відмітка про виконання документа
30 - відмітка про надходження документа до юридичної особи
31 - запис про державну реєстрацію
32 - відмітка про наявність примірника з паперовим
(електронним) носієм інформації

6. 3. Новим у реквізиті 6 «Довідкові дані про
юридичну особу» є деталізація складу довідкових
даних про особу, а саме деталізація складу
реквізитів поштової адреси – встановлено чітку
послідовність реквізитів: назва вулиці, номер
будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби),
назва населеного пункту, району, області,
поштовий індекс.
ДСТУ 4163:2020 передбачив допустимість
зазначення у довідкових даних двох адрес:
юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для
листування), якщо місцезнаходження юридичної
особи відрізняється від адреси фактичного
здійснення діяльності чи розміщення офісу

7. 4. У реквізиті 10 «Дата документа» у ДСТУ 4163:2020
чітко зазначено, що датуванню підлягають усі службові
відмітки, проставлені на документі, а саме:
- віза;
- резолюція;
- відмітка про засвідчення копії документа;
- відмітка про надходження документа до юридичної
особи;
- відмітка про виконання документа;
- відмітка про ознайомлення з документом.
Дату оформлюють цифровим (01.12.2021) або словесно-
цифровим способом (01 грудня 2021 року чи 01 грудня 2021 р.)
При застосуванні у текстах словесно-цифрового способу
зазначення дат передбачено проставляння нуля в
позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру!

8. 5. У ДСТУ 4163:2020 у реквізиті 11 «Реєстраційний індекс
документа» передбачено склад реєстраційного індексу, спосіб
відокремлення складових частин реєстраційного індексу одна
від одної, наведено наочні приклади
Реєстраційний індекс документа складається з:
- порядкового номера цього документа;
- індексу за номенклатурою справ;
- індексу структурного підрозділу;
- інформації про кореспондентів, посадових осіб, які
розглядають або підписують документ,
- інформації про виконавців, питань діяльності яких стосується
документ
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна
від одної правобічною похилою рискою.
Наприклад:
1) 123/01-10
2) 321/01/01-10
3) 01-10/456

9. 6. У ДСТУ 4163:2020 у реквізиті 13 «Місце
складення документа» закріплюється вимога
щодо відповідності місця складення документа
найменуванню населеного пункту згідно з
Класифікатором об’єктів адміністративно-
територіального устрою України.
Наприклад:
м. Дніпро; смт Гостомель Київської області; с-ще
Степове; Фастівського району Київської області;
с. Березівка Макарівського району Київської області.
Однак у разі зазначення в цьому реквізиті
столиці «Київ» скорочення «м.»
НЕ ЗАСТОСОВУЮТЬ!

10. 7. Суттєвими стали і зміни у складі реквізиту 22
«Підпис».
ДСТУ 4163:2020 встановив, що підпис має містити:
- найменування посади особи, яка підписує документ;
-особистий підпис (окрім електронних документів);
- власне ім’я і прізвище.
Крім того, прізвище (у складі будь-якого
реквізиту) друкується великими літерами, наприклад:
Директор закладу особистий підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар особистий підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Ініціали особи, використання яких передбачалось в
ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються!
Особистий підпис у всіх реквізитах електронного
документа, до складу яких він входить, замінюють
електронним підписом

11. 6. У ДСТУ 4163:2020 до реквізиту 25 «Гриф погодження
документа» додали іменник «схвалення». Цим грифом
оформлюють зовнішнє погодження або схвалення
документів.
Слова погоджено, схвалено пишуть великими буквами
без лапок!
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
експертно-перевірної
комісії ЦДАВО України
Дата №
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
експертно-перевірної
комісії ЦДАВО України
Дата №

12. 6. У ДСТУ 4163:2020 з’явився реквізит 28 «Відмітка про
ознайомлення з документом», що свідчить про факт
ознайомлення працівника(-ів) зі змістом управлінської(-их) дії(-
й) стосовно нього (них) та складається з таких елементів:
-слів «З документом ознайомлений(-а, -і):» (без лапок) - замість
слова «документ» може бути зазначено його конкретний вид
(наказ, розпорядження, інструкція, акт тощо)
-особистого(-их) підпису(-ів);
-власного(-их) імені(імен);
-дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час
ознайомлення
Наприклад:
З наказом ознайомлена:
особистий підпис Марія ПЕТРОВА
дата
Відмітку про ознайомлення з документом розміщують нижче
реквізиту «Підпис» або «Віза документа»!

13. 6. Згідно з ДСТУ 4163:2020 у реквізиті 32 «Відмітка про наявність
примірника з паперовим (електронним) носієм інформації» (у разі
створення електронного примірника документа) на паперовому
носієві проставляють штрих-код або QR-код (розміром 21 × 21 мм),
що містить:
- скорочене найменування юридичної особи;
- дату реєстрації;
- реєстраційний індекс.
QR-код також має містити відомості про підписування
електронного документа або накладання електронної печатки, а саме:
-прізвище, ім’я, по батькові підписування або найменування юридичної
особи (для електронної печатки),
-номер сертифіката і строк його дії.
Окрім того, QR-код додатково мас містити дати накладання
кваліфікованих електронних підписів і печаток на електронний документ,
що беруть із кваліфікованих електронних позначок часу.
Таку відмітку проставляють у центрі нижнього поля першого
аркуша електронного документа, наприклад:
Примірників електронного документа з паперовим носієм інформації 2.

14. Важливими є положення ДСТУ 4163:2020, що пов’язані
із забезпеченням функціонування української мови як державної.
Стандарт 2020 року встановлює, що документи складають державною
мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в
Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише
українською мовою.
Окрім зазначеного, вагомими змінами ДСТУ 4163:2020 стали
вимоги до виготовлення документів, а саме вимоги щодо використання
шрифтів розмірами: 8-12 (для друкування реквізитів «Довідкові дані
про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про
виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих
елементів тексту документа), 12-14 та 14-16 (для друкування
реквізиту «Назва виду документа»), використання міжрядкових
інтервалів (1-1,5 – для аркушів паперу формату А4, а формату А5 —1
міжрядковий інтервал) та дотримуватися відповідних відступів від
межі лівого поля документа: 10 мм (було 12,5 мм) – для абзаців у тексті;
90 мм (було 92 мм) – для реквізиту «Адресат», 100 мм (було 104 мм) – для
реквізитів «Гриф затвердження документа», «Гриф обмеження доступу до
документа», 125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

15. Реквізити «Найменування юридичної особи
вищого рівня», «Найменування юридичної особи»,
«Назва виду документа» друкують великими
літерами.
Новими у ДСТУ 4163:2020 є і вимоги
щодо способу друкування документів:
- тексти документів постійного та тривалого (понад 10
років) зберігання друкують на одному боці аркуша.
- документи тимчасового строку (до 10 років
включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і
зворотному боці аркуша.

16. 1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів»//
https://buhgalter.com.ua/upload/news/2021/9/DSTU_4163.pdf
2. Зображення на слайді 1 // HTTPS://ADVOKATPOST.COM/WP-
CONTENT/UPLOADS/2021/09/DOKUMENTY.JPG
3. ПРІЗВИЩЕ У СКЛАДІ БУДЬ-ЯКОГО РЕКВІЗИТУ ДРУКУЄТЬСЯ ВЕЛИКИМИ
ЛІТЕРАМИ: 10 НОВЕЛ ДСТУ 4163:2020//
HTTPS://ADVOKATPOST.COM/PRIZVYSHCHE-U-SKLADI-BUD-
IAKOHO-REKVIZYTU-DRUKUIETSIA-VELYKYMY-LITERAMY-10-
NOVEL-DSTU-4163-2020/
4. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003//
https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03#Text