1. PETUNJUK TEKNIS
PENGOPERASIAN APLIKASI SIMDOK
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN )
MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL DAN KEPANITERAAN
MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA
JAKARTA 2008

2. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
PENGANTAR
Dalam rangka mewujudkan layanan arsip secara lengkap, pat, tepat, mudah dan
murah, Mahkamah Konstitusi RI telah membangun aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Disposisi Elektronik (SIMDOK). Aplikasi SIMD K merupakan aplikasi terkait
dengan pelaksanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, p mbuatan disposisi
oleh pejabat yang dituju, temu balik dan pelacakan nas as.
Pada Tahun 2008 ini Mahkamah Konstitusi RI akan menerapkan SIMDOK sebagai
sebagai salah satu penerapan E- Gove rnme n t. Keberhasilan implementasi ditentukan
oleh beberapa faktor, salah satu diantaranya instrumen pendukung pengoperasian
aplikasi. Sehubungan dengan hal tersebut Bagian Tata saha membuat Petunjuk
Pengoperasian Aplikasi agar para user (pengguna) dapat dengan mudah
menggunakan aplikasi ini.
Semoga petunjuk teknis ini bisa bermanfaat bagi pemakai aplikasi maupun pegawai
lainnya yang mempunyai perhatian terhadap pengembangan kearsipan dan teknologi
informasi .
Jakarta, Mei 2008
Kepala Biro Umum
Tito Sujitno
NIP 060034088
Mahkamah Konstitusi i
RI

3. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
DAFTAR ISI
i
PENGANTAR
DAFTAR ISI ii
DAFTAR GAMBAR iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Dasar Hukum 1
C. Maksud dan Tujuan 2
D. Ruang Lingkup 2
BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN (SIMDOK)
A. Gambaran Umum 3
B. Keuntungan Menggunakan SIMDOK 4
C. Menu SIMDOK 4
BAB III PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK ADMINISTRATOR
PENGGUNA
A. Menjalankan Aplikasi 6
B. Registrasi Naskah Dinas Masuk 8
C. Menambahkan Naskah Dinas Digital 13
D. Pencarian Naskah Dinas 16
E. Pelacakan Naskah Dinas 17
BAB IV PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK PENGGUNA UMUM
A. Menjalankan Aplikasi 19
B. Membaca Naskah Dinas dan Membuat Disposisi 19
C. Membaca dan Meneruskan Disposisi 23
D. Pencarian dan Pelacakan Naskah Dinas 26
E. Pencarian dan Pelacakan Disposisi 26
BAB V PENUTUP 28
Mahkamah Konstitusi ii
RI

4. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Alur Umum Pengoperasian SIMDOK 3
Gambar 2 : Ikon Internet Explore pada tampilan Desktop 6
Gambar 3 : Halaman depan portal Mahkamah Konstitusi 7
Gambar 4 : Form untuk log on SIMDOK 7
Gambar 5 : Tampilan portal Mahkamah Konstitusi untuk masuk SIMDOK 8
Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas 8
Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan field Topik Surat 9
Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas 11
Gambar 9 : Tampilan detail surat 12
Gambar 10 : Pilihan Tambah File 13
Gambar 11 : Pilihan Browse File dalam tampilan 14
Gambar 12 : Pilihan File hasil Dokumentasi naskah Dinas 14
Gambar 13 : Pilihan menu Laporan Surat 15
Gambar 14 : Tampilan Laporan Surat Masuk 15
Gambar 15 : Pilihan menu Riwayat Surat 16
Gambar 16 : Tampilan pencarian naskah dinas 16
Gambar 17 : Tampilan hasil pencarian naskah dinas 17
Gambar 18 : Pilihan pelacakan naskah dinas 18
Gambar 19 : Tampilan detail riwayat surat 18
Gambar 20 : Ikon tanda ada surat masuk pada portal MKRI 19
Gambar 21 : Tampilan daftar surat masuk 20
Gambar 22 : Pilihan untuk membaca naskah dinas dan
tampilan ikon disposisi 20
Gambar 23 : Tampilan Isian diposisi 21
Gambar 24 : Pilihan Penerima Diposisi 22
Gambar 25 : Tampilan Konfirmasi Isian Disposisi 22
Gambar 26 : Konfirmasi Disposisi berhasil Dikirimkan 23
Gambar 27 : Ikon Peringatan Ada Disposisi Baru 23
Gambar 28 : Tampilan Daftar Disposisi 24
Gambar 29 : Tampilan detail disposisi 24
Gambar 30 : Detail Arsip yang didisposisikan 25
Gambar 31 : Menu Riwayat Disposisi dan Pencarian Disposisi 26
Gambar 32 : Tampilan Halaman Muka menu Riwayat Disposisi 27
Gambar 33 : Tampilan Detail Riwayat Disposisi 27
Mahkamah Konstitusi iii
RI

5. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di instansi-instansi pemerintahan di Indonesia, termasuk Mahkamah Konstitusi RI,
fungsi manajemen arsip dinamis menyangkut berbagai tugas-tugas yang berkaitan
dengan informasi. Aktivitas dalam pelaksanaan fungsi kearsipan pada umumnya
masih dilakukan dengan sistem manual. Dalam banyak hal memperlihatkan, bahwa
sistem tersebut masih belum dapat memenuhi tuntutan ketersediaan informasi
yang tercipta dewasa ini, terutama dengan makin meningkatnya penggunaan
teknologi modern (baca: komputer) dalam pelaksanaan kerja sehari-hari. Karena
karakateristik-karakteristik yang menonjol seperti fleksibilitas, kec atan dan
keakuratan, kapasitas penyimpanan informasi yang terus dapat diperbesar,
komputer sangat ideal untuk mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan
sistem manual yang diterapkan pada manajemen arsip. Sehubungan dengan hal
tersebut, khususnya dalam rangka mewujudkan layanan ar ip secara lengkap,
cepat, tepat, mudah, dan murah maka Mahkamah Konstitusi RI membangun
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Dokumen (SIMDOK).
Aplikasi SIMDOK merupakan aplikasi terkait dengan pela sanaan registrasi,
pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh pejabat yang dituju,
temu balik dan pelacakan naskah dinas. Dalam pengimplementasiannya
membutuhkan petunjuk teknis pengelolaan SIMDOK agar para user (pengguna)
dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini.
B. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan;
2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2003 tentang Mahkamah Konstitusi;
3. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijaka Dan Strategi
Nasional Pengembangan E-Governme n t;
Mahkamah Konstitusi 1
RI

6. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
4. Keputusan Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Nomor
064.1/KEP/SET.MK/2006 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan
Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia;
5. Keputusan Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Nomor
160/KEP/SET.MK/2007 tentang Pemberlakuan Pedoman Digitalisasi Arsip
Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia.
C. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK dimaksudkan sebag panduan atau
acuan bagi pegawai dan atau pejabat di lingkungan Mahk ah Konstitusi
dalam mengoperasikan aplikasi SIMDOK.
2. Tujuan
Tujuan penyusunan Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK adalah:
a. membantu pengelolaan arsip secara efektif dan efisien;
b. membantu program pemerintah dalam rangka penerapan E-Governme nt .
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam petunjuk teknis ini mencakup petunjuk teknis pengoperasian
SIMDOK untuk adm inistra tor use r (Bagian Tata Usaha) dan user clie nt (pegawai
dan atau pejabat pengguna aplikasi) di lingkungan Mahkamah Konstitusi RI.
Secara garis besar, petunjuk teknis ini berisi Pendahuluan, Gambaran Umum
SIMDOK, Petunjuk Pengoperasian, dan Penutup.
Mahkamah Konstitusi 2
RI

7. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN (SIMDOK)
A. Gambaran Umum
Sistem Informasi Manajemen Dokumen (SIMDOK) adalah pengelolaan dokumen/
arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan prosedural, melainkan juga
menyangkut pengelolaan intelektual dari informasi dalam arsip dengan melibatkan
teknologi informasi (komputer). SIMDOK yang dibangun pada saat ini belum
menyangkut keseluruhan sistem, namun baru terbatas pada pelaksanaan
registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh pejabat,
temu balik dan pelacakan naskah dinas. Berikut ini diperlihatkan proses
pengelolaan dokumen/arsip menggunakan aplikasi SIMDOK:
Gambar 1 : Alur Umum Pengoperasian SIMDOK
Mahkamah Konstitusi 3
RI

8. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
B. Keuntungan Menggunakan SIMDOK
1. Pencarian surat/arsip lebih mudah
SIMDOK dilengkapi dengan fitur-fitur pengolahan data dan komunikasi yang
memungkinkan dilakukan temu balik informasi dan arsip digitalnya secara
cepat dan tepat .
2. Penggunaan pegawai akan lebih efisien
Dengan menggunakan SIMDOK, beberapa tugas yang sifatnya berulang akan
dapat dikurangi, seperti pemberian label nama file dan kartu indeks, sehingga
tenaga pegawai dapat diberdayakan secara lebih baik untuk tugas-tugas
lainnya.
3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan a at.
4. Up datin g indeks dan informasi file dapat berlangsung secara cepat.
Dengan menggunakan SIMDOK, updating terhadap indeks dan informasi arsip
dapat dilakukan secara cepat.
C. Menu SIMDOK
Aplikasi SIMDOK mempunyai beberapa menu, yaitu Tambah at, Surat Masuk,
Disposisi Masuk, Laporan Surat Masuk dan Riwayat Surat.
1. Tambah Surat
Kegiatan mencatat (registrasi) surat yang masuk dari instansi luar ke
Mahkamah Konstitusi melalui Unit Kearsipan ke dalam aplikasi SIMDOK. Menu
ini hanya diperuntukkan adm inistra tor use r (Bagian Tata Usaha)
2. Surat Masuk
Informasi seluruh surat dari luar instansi yang sudah dicatat atau diregistrasi,
serta ditujukan kepada pengguna dan atau unit kerja (u ser clie nt) di
Mahkamah Konstitusi. Menu Surat Masuk ini memiliki fas litas:
a. Melihat Profil (Metadata) Surat/ Naskah Dinas sesuai tanggungjawabnya;
b. Melihat surat dalam format elekronik (hasil alih medi an mencetaknya;
c. Memberikan instruksi atau disposisi kepada pejabat di bawahnya.
Mahkamah Konstitusi 4
RI

9. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
3. Disposisi Masuk
Seluruh disposisi yang diterima oleh pengguna (user clie nt) dari atasan
pengguna. Menu Disposisi Masuk memiliki fasilitas:
a. Pencarian disposisi yang masuk berdasarkan kriteria pencarian:
1) Pengirim surat;
2) Perihal Surat;
3) Isi Ringkas;
4) Tanggal Kirim Disposisi;
5) Isi Disposisi.
b. Melihat Profil (Metadata) Surat/ Naskah Dinas.
c. Melihat surat dalam format elekronik (hasil alih medi an mencetaknya.
d. Memberikan instruksi atau disposisi pejabat di bawahnya.
Pada menu ini tidak ada fasilitas untuk melihat riwayat disposisinya
sebagaimana disposisi manual.
Contoh: Kepala Bagian Kepegawaian hanya dapat melihat disposisi dari
Kepala Biro Umum, sedangkan disposisi dari Sekjen ke Kepala Biro
Umum tidak bisa diketahui.
4. Laporan Surat Masuk
Laporan seluruh surat dari luar instansi yang masuk d n ditujukan kepada
pengguna dan atau unit kerja bersangkutan (user clie n t) di Mahkamah
Konstitusi. Menu Laporan Surat Masuk ini berisi daftar surat seluruh surat
dengan profil data surat (metadata surat). Fungsi menu ini adalah sebagai
laporan surat yang diterima dan untuk pencetakan surat sesuai kriteria yang
diinginkan, seperti mencetak surat per bulan.
5. Riwayat Disposisi
Rekaman atau jejak disposisi yang dibuat oleh pejabat ak surat tersebut
diterima hingga disposisi terakhir.
6. Riwayat Surat
Rekaman atau jejak tindakan terhadap surat yang sudah diregistrasi.
Mahkamah Konstitusi 5
RI

10. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
BAB III
PETUNJUK PENGOPERASIAN
UNTUK ADMINISTRATOR PENGGUNA
A. Menjalankan Aplikasi
1. Aplikasi SIMDOK ini menggunakan fasilitas we b browse r. Untuk menjalankan
we b browser, klik dua kali ikon Internet Explorer pada tampilan desktop di
layar monitor komputer, atau klik ”Start”, dan pilih Interne t Exp lorer .
Klik 2X ikon ini
Gambar 2 : Ikon Inte rne t Explore r pada tampilan De sk to p
2. Berdasarkan langkah tersebut, maka akan muncul halaman de fau lt dari interne t
e xplorer. Ketikkan alamat portal MKRI pada address bar,
http://portal.mahkamahkonstitusi.go.id/portal.
3. Setelah alamat portal MKRI tersebut dimasukkan, maka a an muncul halaman
sebagai berikut:
Mahkamah Konstitusi 6
RI

11. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Gambar 3 : Halaman depan portal Mahkamah Konstitusi RI
Gambar di atas merupakan halaman awal saat pertama kali user mengakses
portal MKRI. Pada sisi atas (he ade r ) terdapat menu HOME, SIMTOR, CMS. Di sisi
sebelah kiri (sideba r) terdapat kelompok menu dari beberapa aplikasi yang
terdapat pada portal.
4. Untuk mengakses aplikasi SIMDOK masukkan ID dan passwod, kemudian klik
tombol .
Masukkan ID
Masukkan Password
Gambar 4 : Form untuk log on SIMDOK
Mahkamah Konstitusi 7
RI

12. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
5. Bila ID dan password anda sesuai, maka akan muncul halaman sebagai berikut:
Klik di sini untuk menjalankan
Aplikasi SIMDOK
Gambar 5 : Tampilan portal Mahkamah Konstitusi untuk masuk SIMDOK
Untuk menjalankan aplikasi simdok, klik SIMDOK yang terdapat pada sisi
sebelah kiri (s ideba r).
B. Registrasi Naskah Dinas Masuk
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh staf Bagian Tata Usaha pada saat
menerima naskah dinas masuk dari luar instansi adalah eregistrasi naskah dinas.
Registrasi merupakan kegiatan pencatatan atau pengidentifikasian naskah dinas
yang telah tercipta dalam sistem. Untuk registrasi naskah dinas, dapat dilakukan
dengan langkah sebagai berikut:
1. Klik menu Tambah Surat yang terdapat pada sisi kiri aplikasi SIMDOK.
Klik di sini untuk registrasi
Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat untuk registrasi naskah dinas
Mahkamah Konstitusi 8
RI

13. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
2. Isikan fie ld-fie ld pada menu tambah surat
a. Tanggal terima, diisikan dengan mengklik ikon untuk memilih tanggal
sesuai dengan tanda terima naskah dinas, selain itu si secara otomatis
akan menampilkan jam terima naskah dinas. Apabila jam erima naskah
dinas perlu perbaikan, maka klik kolom tanggal terima dan ketikkan jam yang
dimaksud.
b. Sifat Informasi , diisikan dengan mengklik pilihan sesuai dengan sifat
naskah dinas yang diterima apakah Biasa, Penting, atau Rahasia.
c. Tanggal Surat, diisikan dengan mengklik ikon , sebagaimana langkah
nomor 1 (satu).
d. Topik Surat , diisikan dengan mengklik tombol , kemudian pada layar
monitor anda akan tampil ‘Pola Klasifikasi Arsip MKRI’. Pilih kode klasifikasi
yang sesuai dengan isi naskah dinas yang bersangkutan an cara klik
tombol , sebagaimana tampilan gambar di bawah ini.
Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan fie ld T opik Surat
e. Indeks Surat , merupakan isian bebas yang disikan dengan indeks yang
sesuai dengan isi naskah dinas.
f. Tipe Surat Masuk, diisi dengan mengklik ikon , secara otomatis akan
terisikan dengan Surat Masuk.
g. Nomor Surat, merupakan isian bebas yang diisikan dengan nomor naskah
dinas yang bersangkutan.
h. Status Surat, diisikan dengan mengklik , di layar monitor anda akan ada
tiga pilihan yaitu Dinamis Aktif, Dinamis Inaktif, dan Statis. Klik salah satu
pilihan yang paling sesuai dengan status surat yang anda tangani.
Mahkamah Konstitusi 9
RI

14. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
i. Perihal, merupakan isian bebas yang diisikan dengan perihal y g tertera di
naskah dinas atau perihal yang mendeskripsikan isi surat yang bersangkutan.
j. Isi Ringkas, merupakan isian bebas yang diisikan dengan isi ringkas yang
mendeskripsikan naskah dinas yang anda tangani. Isi ringkas harus diisi
selengkap mungkin sehingga memudahkan pengguna dalam mencari
informasi surat masuk.
Contoh: Undangan untuk menjadi pembicara pada acara Silaturahmi
Anggota Dewan Pers di Hotel Century Jakarta hari Kamis tanggal 5
Maret 2008 jam 08.00 WIB.
k. Catatan , merupakan isian bebas yang diisikan dengan catatan y dirasa
penting untuk diketahui oleh pengguna. Contoh: Lampira surat berupa
laporan dalam bentuk buku.
l. Pengirim terdiri dari:
1) Asal Surat, diisi dengan mengklik 2 pilihan yaitu: Internal atau Eksternal.
2) Instansi, merupakan isian bebas diisi dengan nama instansi yang
tercantum pada naskah dinas.
3) Nama, merupakan isian bebas diisi dengan nama pengirim, penulisan
nama pengirim untuk kepentingan indeks nama lengkap dulu kemudian
baru gelar, contoh: Syahruddin, Drs. M.Hum.
4) NIP, merupakan isian bebas diisi dengan NIP pengirim naskah dinas.
5) Alamat, merupakan isian bebas diisi dengan alamat lengkap pengirim.
m. Penerima, terdiri dari:
1) Nama, diisi dengan mengklik , kemudian pilih pejabat yang akan
menerima naskah dinas yang dimaksud.
2) NIP, akan diisikan secara otomatis setelah kita menentukan ama
penerima.
3) Unit Pengolah, diisi dengan mengklik , kemudian pilih Unit Pengolah
yang dimaksud.
Mahkamah Konstitusi 10
RI

15. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
n. Tembusan, merupakan isian bebas diisi dengan tembusan yang tercantum
pada naskah dinas.
o. Lampiran, merupakan isian bebas diisi apabila naskah dinas dise
lampiran, contoh: 1 (satu) berkas/eksemplar/bundel.
Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas
Mahkamah Konstitusi 11
RI

16. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
3. Setelah fie ld-file d yang tertera di menu ’Tambah Surat’ terisi, maka langkah
selanjutnya adalah klik tombol yang terdapat pada sisi kanan bawah.
4. Dengan langkah tersebut, tampilan pada layar monitor a an berganti dengan
tampilan ”Konfirmasi Tambah Surat”. Apabila kita sudah yakin dengan isian
tersebut, simpanlah registrasi naskah dinas tersebut d ngan mengklik tombol
. Tampilan yang akan muncul di layar monitor anda akan berganti
dengan tampilan ”Detail Arsip”
Gambar 9 : Tampilan Detail Arsip
Mahkamah Konstitusi 12
RI

17. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
C. Menambahkan Naskah Dinas Digital
Aplikasi Simdok memiliki fasilitas untuk me ng upload dan menampilkan naskah
dinas dalam format digital. Untuk menambahkan isian naskah dinas digital
dalam aplikasi dapat dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Scan (pindai) naskah dinas yang akan dimasukkan dalam apli si SIMDOK
sesuai dengan Pedoman Digitalisasi Arsip MKRI.
2. Simpan naskah dinas hasil s can ning (pemindaian) dalam satu file dengan
format pdf.
3. Klik ikon Tambah File untuk mengu plod file ke dalam aplikasi yang
terdapat pada sisi atas pada tampilan menu Detail Arsip .
Klik di sini untuk menambahkan
file ke dalam aplikasi
Gambar 10 : Pilihan Tambah File
4. Dengan langkah tersebut aplikasi akan memberikan perintah untuk memilih
file yang diinginkan. Tekan tombol browse yang berada pada sisi kanan
pada menu Tambah File untuk memilih file yang sesuai.
Mahkamah Konstitusi 13
RI

18. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Klik di sini untuk mem ilih file
yang akan diuplo ad ke aplik asi
Gambar 11 : Tampilan Pilihan Browse File
5. Klik tombol yang terdapat pada sisi bawah menu ‘tambah File’.
Dengan langkah tersebut, tambah file sudah selesai dilakukan dan file yang
sudah diupload akan tampil dalam fie ld Hasil Dokumentasi Arsip.
6. Klik nama file pada field Hasil Dokumentasi Arsip untuk melihat file yang
telah diupload .
Klik di sini untuk melihat naskah
dinas yang telah diupload
Gambar 12 : Pilihan File Hasil Dokumentasi Arsip
7. Pilih menu ‘Laporan Surat Masuk’ untuk melihat naskah dinas yang sudah
diregistrasi dalam sistem. Dengan langkah tersebut, maka aplikasi akan
menampilkan seluruh naskah dinas yang telah diregistrasi, sebagaimana
gambar di bawah ini.
Mahkamah Konstitusi 14
RI

19. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Klik di sini untuk melihat laporan
naskah din as yang sudah
diregis trasi
Gambar 13 : Pilihan menu dan tampilan muka menu Laporan Surat
Untuk mencari, mengunduh (download), mencetak dan surat masuk dapat
dilakukan dengan cara seperti tampilan sebagai berikut:
Gambar 14 : Pilihan pencarian pada menu Laporan Surat Masuk
Mahkamah Konstitusi 15
RI

20. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
D. Pencarian Naskah Dinas
Bagian Tata Usaha dapat melakukan pencarian naskah dinas yang telah
diregistasi berdasarkan fie ld-fie ld yang diinginkan, seperti: tanggal surat, nomor
surat, isi surat, kode klasifikasi, pengirim, dan tujuan surat. Untuk melakukan
pencarian naskah dinas dapat dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut:
1. Klik menu ‘Riwayat Surat’
Klik di sin i untuk
mencari naskah dinas
Gambar 15 : Pilihan menu Riwayat Surat
Dengan memilih menu tersebut akan muncul tampilan seperti gambar
berikut:
Gambar 16 : Tampilan pencarian naskah dinas
2. Pilih kriteria pencarian naskah dinas berdasarkan fie ld-fie ld yang tersedia
pada kolom di sebelah kiri atas.
Mahkamah Konstitusi 16
RI

21. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
3. Tekan tombol “cari”
Dengan langkah tersebut, aplikasi akan melakukan proses pencarian naskah
dinas dan menampilkan naskah dinas sesuai kriteria pencarian.
Gambar 17 : Tampilan hasil pencarian naskah dinas
E. Pelacakan Naskah Dinas
Aplikasi SIMDOK memiliki fasilitas untuk menelusuri riwayat naskah dinas.
Dengan fasilitas tersebut Bagian Tata Usaha dapat mengetahui proses atau
tindak lanjut naskah dinas yang telah disampaikan. Untuk mengetahui tindak
lanjut naskah dinas dapat dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut:
1. Cari naskah dinas yang diinginkan dan ikuti langkah sebagaimana cara
pencarian arsip (langkah D 1 sampai D 3).
Mahkamah Konstitusi 17
RI

22. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
2. Setelah naskah yang diinginkan ditemukan, klik fie ld tanggal registrasi yang
terdapat pada kolom hasil pencarian arsip.
Klik di sini untuk
melacak naskah dinas
Gambar 18 : Pilihan pelacakan naskah dinas
Dengan langkah tersebut, aplikasi akan menampilkan detail riwayat naskah
dinas tersebut, seperti tampilan gambar di bawah ini:
Status Baca
Status Disposisi
Gambar 19 : Tampilan detail riwayat surat
Mahkamah Konstitusi 18
RI

23. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
BAB IV
PETUNJUK PENGOPERASIAN
UNTUK PENGGUNA UMUM
A. Menjalankan Aplikasi
1. Untuk menjalankan aplikasi SIMDOK, lakukan langkah seperti y g dijelaskan
pada BAB III A pada petunjuk teknis pengoperasian aplikasi SIMDOK ini.
2. Setelah login pada aplikasi portal MKRI, klik SIMDOK untuk masuk ke Aplikasi
SIMDOK. Menu SIMDOK untuk pengguna umum (user) memiliki 5 (lima) menu
yaitu: Surat Masuk, Disposisi Surat, Laporan Surat Masuk, Riwayat Surat, dan
Riwayat Disposisi.
B. Membaca Naskah Dinas dan Membuat Disposisi
1. Setiap ada surat baru yang dikirim oleh adm inistrator user (Bagian Tata
Usaha), maka pada layar monitor user akan terlihat ikon surat berkedip-kedip
yang merupakan petunjuk, bahwa use r menerima naskah dinas/surat baru.
Untuk bisa melihat naskah dinas/surat tersebut, klik ikon Pesan Masuk
pada sisi sebelah kanan halaman portal Mahkamah konstitusi.
Warning : Ada
Surat Masuk
Gambar 20 : Ikon tanda ada surat masuk pada portal MKRI
Mahkamah Konstitusi 19
RI

24. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Dengan langkah tersebut, akan muncul tampilan surat masuk sebagaimana
tampilan pada gambar di bawah ini;
Gambar 21 : Tampilan daftar surat masuk
Naskah dinas baru yang belum dibuka ditandai dengan warna biru, sedangkan
naskah dinas yang sudah dibuka berwarna hitam .
2. Untuk melihat profil naskah dinas tersebut, klik naskah dinas yang dipilih.
Tampilan detail profil naskah dinas dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Klik di sini untuk
membuat disposisi
Klik di sini untuk membaca
naskah dinas
Gambar 22 : Pilihan untuk membaca naskah dinas dan membuat disposisi
Mahkamah Konstitusi 20
RI

25. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
3. Untuk melihat dan membaca naskah dinas yang dikirim, klik nama file dari
tampilan ’Hasil Dokumentasi Arsip ’.
4. Untuk membuat disposisi, klik tombol disposisi yang terdapat di sisi atas
pada tampilan Detail Arsip .
5. Tuliskan fie ld-fie ld pada Isian Disposisi sebagaimana tampilan gambar berikut:
Tuliskan instruksi
di sini
Gambar 23 : Tampilan Isian Disposisi
Keterangan Isian Disposisi:
a. Nomor urut, menunjukkan nomor urut surat masuk yang diregistrasi oleh
Bagian Tata Usaha (otomatis akan muncul pada saat registrasi).
b. Nomor surat, menunjukkan nomor yang tertera pada surat masuk.
c. Indeks surat, menunjukkan kata tangkap dari isi surat.
d. Sifat surat, menunjukan sifat kerahasiaan surat.
e. Isi ringkas, menunjukkan deskripsi surat masuk.
f. Tingkat keamanan surat dapat dipilih dari 3 (tiga) pilihan Rahasia,
Konfidensial, dan Biasa dengan mengklik pilihan anda.
g. Tanggal penyelesaian, diisi dengan mengklik untuk tanggal
penyelesaian yang dimaksud. Tanggal penyelesaian dimaksudkan penerima
surat sebagai pembuat disposisi memberikan batas waktu kepada penerima
disposisi terkait surat masuk yang harus diproses oleh penerima disposisi.
Mahkamah Konstitusi 21
RI

26. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
h. Instruksi,merupakan isian bebas yang diisi dengan instruksi pembuat
disposisi.
6. Setelah penulisan disposisi selesai, klik penerima disposisi pada kotak sebelah
kiri penerima disposisi.
Klik di sin i
untuk
memilih
penerima
disposisi
Gambar 24 : Pilihan Penerima Diposisi
7. Klik tombol yang terdapat pada sebelah bawah penerima disposisi.
Dengan langkah tersebut, aplikasi akan mengkonfirmasi disposisi yang akan
dikirimkan ke penerima disposisi.
Gambar 25 : Tampilan Konfirmasi Isian Disposisi
8. Klik tombol ’ simpan’ untuk memastikan bahwa instruksi yang dibuat dan
penerima disposisi telah sesuai dengan apa yang diharapkan. Namun apabila
disposisi belum sesuai dengan yang dikehendaki, klik tombol ’kembali’ untuk
merubah instruksi atau penerima disposisi.
Mahkamah Konstitusi 22
RI

27. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Dengan menekan tombol Simpan tersebut berarti disposisi telah berhasil
dikirimkan ke penerima disposisi.
Gambar 26 : Konfirmasi Disposisi berhasil dikirimkan
C. Membaca dan Meneruskan Disposisi
1. Penerima Disposisi akan melihat disposisi baru yang dikirimkan oleh pejabat
yang menjadi atasannya. Untuk melihat disposisi tersebut klik ikon ’Pesan
Masuk’ pada login di portal Mahkamah Konstitusi.
Ada Disposisi Baru
Gambar 27 : Ikon peringatan Ada Disposisi Baru
Dengan langkah tersebut aplikasi akan menampilkan daftar disposisi yang masuk
seperti tampilan di bawah ini:
Mahkamah Konstitusi 23
RI

28. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Klik di sin i untuk
melihat detail
disposisi
Gambar 28 : Tampilan Daftar Disposisi
2. Klik salah satu daftar disposisi tersebut untuk melihat detail disposisi yang
masuk, sebagaimana tampilan berikut:
Klik di sini untuk melihat
naskah dinas yang
didisposisikan
Gambar 29 : Tampilan Detail Disposisi
Mahkamah Konstitusi 24
RI

29. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
3. Untuk melihat surat yang dikirim sebagai pelengkap dar disposisi, klik ikon
Melihat Surat sebagaimana gambar di atas. Dengan langkah tersebut,
maka di layar monitor akan muncul tampilan berikut:
Klik di sini untuk
membuat disposisi
Gambar 30 : Detail Arsip yang didisposisikan
4. Untuk melihat detail dari masing-masing arsip klik nama file yang dipilih.
5. Bila penerima disposisi ingin meneruskan disposisi ke pejabat di bawahnya, maka
dapat dilaksanakan sebagaimana langkah poin II. B. 3 s.d. 7 di atas.
Catatan: Disposisi hanya dapat dilakukan dari pejabat ke pejabat di bawahnya,
sedangkan disposisi dari pejabat ke pejabat di atasnya tidak dapat
dilakukan.
Mahkamah Konstitusi 25
RI

30. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
D. Pencarian dan Pelacakan Naskah Dinas
Pengguna dapat mencari dan melacak naskah dinas yang t h masuk dalam
kompartemen pengguna atau naskah dinas yang menjadi ta gungjawabnya.
Untuk mencari dan melacak naskah dinas tersebut dapat dilakukan sebagaimana
langkah pada BAB III D dan III E .
E. Pencarian dan Pelacakan Disposisi
Pengguna dapat melakukan pencarian dan pelacakan dispo isi yang diterima
maupun dibuat. Untuk melakukan pencarian dan pelacakan disposisi
1. Klik Menu Riwayat Disposisi, maka akan muncul tampilan sebagai berikut
Klik dis ini
Gambar 31 : Menu Riwayat Disposisi dan Pencarian Disposisi
2. Pilih kriteria surat yang diinginkan pada ikon dibawah Pencarian Disposisi
untuk mencari disposisi yang diinginkan. Pencarian dapat dilakukan
berdasarkan: pengirim surat, perihal surat, isi ringka anggal kirim disposisi,
pengirim disposisi, dan isi disposisi.
3. Klik disposisi surat yang terpilih untuk melakukan pelacakan disposisi
Mahkamah Konstitusi 26
RI

31. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
Klik disini
Gambar 32 : Tampilan halaman muka menu Riwayat Disposisi
Dengan langkah tersebut akan muncul tampilan gambar sebagai berikut;
Detail Riwayat Disposisi:
INDEKS: Tgl: 2008-04-08 10:20:00.0 Fungsi: Kode:
Kesejahteraan No. Urut: 160 Pembinaan dan KP.05.04
Pengembangan Pegawai
Tanggal: 2008-
No. Surat: 406/Taperum-PNS/III/4/2008
04-07
Dari: Bapertarum-PNS
Dr.Ir. Alisjahbana, MA
Status Baca
Kepada:
Tito Sujitno ... [Sudah dibaca]
Tembusan:
Tidak ada Tembusan
Riwayat
Tanggal
Disposisi Pengirim Penerima Status Baca Isi Disposisi
Baca
Kirim
Agar diumumkan
2008-04- Kepala Bagian
Tito Sujitno Belum dibaca kepada seluruh
10 Kepegawaian
pegawai
Isi Ringkas: Penyelenggaraan Pameran Perumahan Rakyat oleh Bapertar m-PNS pada
tanggal 10-13 April 2008
Pengolah: Biro Umum
Gambar 33 : Tampilan Detail Riwayat Disposisi
Mahkamah Konstitusi 27
RI

32. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK
BAB V
PENUTUP
Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK ini hanyalah merupakan salah satu sarana
bantu di dalam implementasinya. Sebagai sebuah sarana, petunjuk teknis ini
bukanlah sebagai faktor utama keberhasilan suatu sistem. Keberhasilan sistem
sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor pendukung lain ya, seperti kebijakan dan
prosedur, SDM, lingkungan kerja, dan infrastuktur teknologi informasi. Komitmen
yang kuat dari pimpinan akan sangat berpengaruh pada ketersediaan dan kesiapan
faktor pendukung lainnnya. Dalam hal ini haruslah diingat bahwa bagaimanapun
juga teknologi informasi dan komunikasi hanyalah saran ukan tujuan, dan bukan
pula faktor utama.
Hal lain yang harus diperhatikan adalah bahwa implementasi SIMDOK harus tetap
diposisikan sebagai bagian dari program pengelolaan ar p Mahkamah Konstitusi.
Dengan demikian fokus dari pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi
dalam pengelolaan arsip adalah pencapaian tujuan dari ngelolaan arsip pada
umumnya, bukan pada tujuan teknis dari implementasi teknologi itu semata-mata.
Akhirnya, mudah-mudahan petunjuk teknis ini bisa memberikan sedikit manfaat bagi
pegawai atau pejabat yang membacanya.
Mahkamah Konstitusi 28
RI