efactureren

1. 30-11-15
Bart Moerman
Projectleider eFacturatie
Gemeente Rotterdam
#Trotsop_project eFacturatieRegiobijeenkomst
eFactureren
Utrecht

2. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie2
eFacturatie…
§ …waarom zijn we er in 2013 mee gestart?
§ …wat hebben we gerealiseerd?
§ …hoe hebben we dat gedaan?
§ #Trotsop, omdat…

3. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie3
…waarom zijn we er in 2013 mee gestart?
Aanleidingen:
§ Efficiëntere en effectievere afhandeling.
§ Sturing vanuit Rijksoverheid op e-Facturatie.
§ Aansluiten bij en mee groeien met de markt.
§ Momentum in de organisatie.

4. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie4
Momentum in de organisatie
4 Breakfast Meeting – Gemeente Rotterdam
RSO
Finance
één concernadministratie
21 Diensten
RSO
HR IT
Elke dienst heeft een eigen
administratie, consolidatie tot
één concernverantwoording
via….
21 x HR
21 x IT
21 x Finance
HR IT
7 Clusters
DV MO SB
SO W&I RSO
BSD
7 Clusters
DV MO SB
SO W&I RSO
BSD
Finance Finance Finance Finance
Finance Finance Finance

5. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie5
…wat hebben we gerealiseerd?

6. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie6
…wat hebben we gerealiseerd?
Leveranciers
Portal
Validatie met
verplichtingenadministratie

7. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie7
§ Technische oplossing in korte tijd gerealiseerd, met
steeds meer aansloten leveranciers en opgeleide collega’s
bij Crediteuren
§ Effectievere en efficiëntere factuurafhandeling
§ Kortere doorlooptijden
§ Minder handmatige handelingen
§ Betaaltermijn verkort
…wat hebben we gerealiseerd?

8. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie8
§ Uitgangspunten van het project:
§ Ketendenken en ook doen!
§ Eerst kwaliteit, dan kwantiteit
§ Automatische, succesvolle match: inkooporder <-> factuur
§ Werken met bestaande standaarden
§ Alle disciplines betrokken:
§ Financiën, Inkoop, ICT, leveranciers technische oplossing,
launching partners
§ Vooraf weten wat je wilt:
§ Aanbesteding op basis van Programma van Eisen
§ Goede contractafspraken met ruimte voor doorontwikkelen
…hoe hebben we dat gedaan?

9. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie9
We zijn #Trotsop…
§ De oplossing an sich (proces, systeem en organisatie).
§ Bottom-up benadering en gewerkt i.p.v. gepraat: mede daardoor
snelle live-gang.
§ Kwaliteitsniveau vanuit kleinschalige start, zodat we
successievelijk kunnen groeien en opschalen.
§ De integrale ketenaanpak.
§ Vanaf het begin alle disciplines betrokken in het project
(business & ICT, intern & extern).
§ Betrokken launching partners en early adopters.
§ Groei in marktkennis: ontwikkelingen, verwachtingen,
adoptievermogen.

10. 30-11-15 #Trotsop! eFacturatie10
Heeft u vragen of tips?