Dokumen tersebut membahas tentang perencanaan kerja yang merupakan fungsi manajemen utama bagi supervisor. Dibahas pula jenis-jenis perencanaan seperti rencana strategis, operasional, tetap, dan situasional beserta manfaat dan cara membuatnya. Termasuk contoh rencana pameran motor yang mencakup proyeksi, sasaran, program kerja, jadwal, anggaran, prosedur dan kebijakan. Secara keseluruhan dokumen memberikan panduan lengk

1. Membuat Perencanaan Kerja
(Planning)
Disajikan oleh:
Nur Hasanah, SE, MSc

2. Membuat Perencanaan Kerja
(Planning)
 Perencanaan merupakan fungsi
manajemen utama karena menjadi
dasar bagi semua fungsi lain yang
dilakukan supervisor.
 Ideal apabila supervisor memiliki
perencanaan yang terinci, mudah
dimengerti dan dapat
diimplementasikan sehingga anak
buah paham terhadap perencanaan
tersebut.

3. Pengertian Perencanaan
 Proses yang mendefinisikan sasaran
organisasi, menetapkan strategi
menyeluruh untuk mencapai sasaran
itu, dan menyusun serangkaian
rencana menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan pekerjaan
organisasi (Stephen P. Robbin).

4. Hubungan dengan Kinerja
 Perencanaan berhubungan erat
dengan kinerja organisasi secara
keseluruhan.
 Supervisor yang membuat
perencanaan dengan benar akan lebih
unggul ketimbang supervisor yang
membuat perencanaan asal-asalan.

5. Manfaat Perencanaan
Membantu supervisor melaksanakan lebih banyak dengan
sumber lebih sedikit.
Keterampilan merencana supervisor mempengaruhi
produktivitas orang lain.
Menjadikan supervisor proaktif, tidak sekadar reaktif.
Tidak ada pekerjaan yang gagal.
Untuk melaksanakan tugas yang besar dan penting perlu
dua hal: rencana dan waktu yang hampir tidak mencukupi.

6. Sifat Rencana yang Baik
Rencana itu menyediakan
suatu solusi yang dapat
dilaksanakan
Rencana itu harus cukup
luas untuk dapat
menyelesaikan pekerjaan
dengan benar namun juga
cukup sederhana untuk
dipahami dan dilaksanakan
Rencana itu meminimalkan
terjadinya resiko yang tidak
diinginkan
Rencana itu harus spesifik
dalam pengertian waktu,
biaya, sumber daya
Rencana itu harus fleksibel

7. Rencana itu
dikembangkan dengan
proses logis
Rencana itu
dikomunikasikan
dengan benar kepada
orang-orang yang akan
menggunakan dan
mendukungnya
Rencana itu idealnya
memasukkan gagasan
orang-orang yang akan
melaksanakan dan
menggunakan
Ada ukuran yang jelas
sehingga orang yang
melaksanakan tidak
akan multitafsir
terhadap apa yang akan
dikerjakan

8. Latihan
Mengapa perencanaan penting untuk
pekerjaan anda?
Hal-hal apa yang perlu direncanakan
dalam pekerjaan anda?
Faktor-faktor apa saja yang diperlukan
dalam membuat perencanaan?
Bagaimana cara anda membuat
perencanaan dalam lingkungan yang
cepat berubah?

9. Jenis-jenis Perencanaan
Rencana Strategis
• Rencana pengembangan
bisnis korporasi
• Rencana merger atau
akuisisi
• Rencana komputerisasi
seluruh divisi organisasi
• Rencana pembukaan
kantor cabang di luar
negeri
• Rencana pembuatan
produk baru
Rencana Operasional
• Rencana Tetap: rencana
kunjungan ke gerai,
rencana penjualan,
rencana evaluasi kerja,
rencana pemrosesan
pesanan
• Rencana Situasional
(Sekali Pakai): Anggaran
tahunan, pameran produk
baru, implementasi sistem
reward and punishment,
implementasi sistem
komputer baru

10. Rencana Strategis (Renstra)
 Rencana yang berlaku bagi organisasi
secara keseluruhan dan menjadi
sasaran (tujuan) organisasi
bersangkutan.
 Masa depan organisasi dapat dilihat dari
renstra yang dibuat organisasi
bersangkutan.
 Renstra cenderung berjangkauan
panjang dan melibatkan analisis
lingkungan, masalah ekonomi,
perubahan global, pertumbuhan pasar
dan persaingan yang ada.
 Renstra biasanya dibuat oleh eksekutif

11. Manfaat Renstra
Menetapkan
sebuah visi
bagi
organisasi
Menentukan
arah
organisasi
secara
keseluruhan
Menyatukan
divisi atau
departemen
di bawah
satu misi
tunggal yang
menyeluruh

12. Rencana Operasional
(Renop)
 Rencana yang memperinci cara mencapai
sasaran menyeluruh dari renstra.
 Rencana operasional cenderung
mencakup periode waktu yang pendek
bulanan, mingguan, harian, bahkan jam.
Bersifat lebih teknis.
 Supervisor bermain pada wilayah
Rencana Operasional. Bersama dengan
manajernya, supervisor membuat Renop
beserta rinciannya.

13. Rencana Tetap
 Suatu rutinitas atau serangkaian kegiatan
yang telah ditetapkan. Paling baik
digunakan untuk tugas yang berulang.
 Manfaat:
1. Sangat menyederhanakan pekerjaan
yang dikerjakan berulang kali
2. Menstandarkan tindakan sehingga setiap
orang yang bertanggung jawab terhadap
pekerjaan tersebut dapat mengerjakan.
3. Memberikan pedoman kepada karyawan

14. Rencana Situasional
 Rencana yang dikembangkan sekali
saja untuk tujuan tertentu. Apabila
rencana tersebut berjalan
sebagaimana mestinya maka
pekerjaan tersebut sudah selesai dan
tidak akan diulang dua kali.
 Paling baik digunakan untuk proyek-
proyek unik.

15. Manfaat Rencana Situasional
Melengkapi
atau
mendukung
rencana tetap
karena ada
perubahan
dalam
pelaksanaan
Menyesuaikan
tindakan agar
cocok bagi
suatu situasi
atau kejadian
tertentu
Menjamin
ketepatan
karena
pengumpulan
data
disesuaikan
dengan
tujuan/sasaran
umum rencana

16. Rencana
Strategis
Rencana tiba di:
harian, mingguan,
bulanan
Rencana Tetap
Rencana
Situasional
(Sekali Pakai)
Makro Mikro

17. Langkah-langkah Membuat
Rencana (Versi Tanri Abeng)
Proyeksi
dan latar
belakang
Sasaran
yang ingin
dicapai
Program
kerja
Jadwal kerja
Anggaran
yang
diperlukan
Prosedur
yang harus
diikuti
Kebijakan
yang perlu
diperhatikan

18. Latihan Membuat
Perencanaan
 Bambang Hidayat adalah Supervisor
Penjualan Sepeda Motor yang
bertanggung jawab terhadap
penjualan sepeda motor di wilayah
Kabupaten Sleman, Yogyakarta.
Sebagai supervisor, Bambang
memiliki sepuluh anak buah di mana
delapan anak buah tersebut adalah
sales person dan dua orang lagi
sebagai back office.

19.  Untuk mengenalkan produk motor
terbaru ke calon konsumennya,
Bambang diberi tugas oleh Kepala
Cabangnya mengadakan pameran di
Ambarukmo Mall. Waktu pameran
dibatasi seminggu dalam bulan
Desember. Bagaimana cara Bambang
membuat perencanaan tersebut?

20. Rencana Pameran Motor
17-24 Desember, Ambarukmo Mall,
Yogyakarta
1. Proyeksi dan Latar Belakang
(Antisipasi, ramalan dan prakiraan
kondisi ke depan serta latar
belakang terhadap kegiatan masa
lalu yang pernah dilakukan. Oleh
karena jenis dari rencana ini
operasional, maka proyeksi dan
latar belakang cukup sederhana dan
tidak harus komprehensif)

21. a. Memperkenalkan produk baru
sepeda motor ke masyarakat
b. Melakukan antisipasi terhadap
agresivitas pesaing dalam
memasarkan sepeda motor mereka
c. Melanjutkan program-program
promosi sekaligus mengakhiri
promosi akhir tahun.
d. Pameran sepeda motor dengan
meriah pada tanggal 17-24
Desember.

22. 2. Sasaran yang ingin dicapai
(menentukan sasaran yang hendak
dicapai secara terukur, jelas dan
prioritaskan pada kegiatan yang
dilakukan. Ukuran kuantitatif
didahulukan dibanding ukuran kualitatif)
a. Penjualan sepeda motor produk baru
sebanyak minimal 20 buah per hari,
atau 140 buah seminggu selama
pameran.
b. Memperkuat posisi merek di benak
konsumen seperti selama ini telah
terjadi.
c. Memperluas pangsa pasar di

23. 3. Program kerja
(langkah-langkah strategis yang akan
dijalankan untuk mencapai sasaran dan
penentuan siapa melakukan apa)
1) Penanggung jawab pameran:
Ketua : Bambang Hidayat (supervisor)
Bendahara : Fransiska Tan (back office)
Sekretaris: Dinta Nur (back office)
Seksi acara : Supriyadi dan Teuku Ramli
Seksi tempat: Bonar Sijabat dan Ujang Jaya
Seksi perlengkapan: Made Adi dan Victor
Dompas
Seksi promosi: Taufik Hadi dan Alex

24. 2) Program kerja
a. Penyebaran brosur, pamflet,
spanduk
b. Pemasangan iklan di media massa
(koran dan radio) lokal
c. Parade band pada saat pameran
d. Undian door prize
e. Uji coba motor di lapangan parkir
Ambarukmo Mall
f. Service gratis lima orang setiap hari
kepada pengunjung

25. 4. Jadwal kerja
(batasan-batasan waktu
pelaksanaan sesuatu prioritas)
Ingat: mulailah membuat jadwal dari
yang paling akhir! Tujuan dari jadwal
paling akhir ini agar mudah
mengalokasikan kegiatan lain
sehingga ketika di ujung pokok acara
tidak kehabisan waktu/tanggal.

27. 5. Anggaran yang diperlukan
(pengalokasian dana dan sumber daya lain secara efektif
dan efisien)
 Sewa lokasi pameran Rp 20 jt
 Brosur, pamflet, spanduk:
• Pembuatan brosur, pamflet, spanduk Rp 3 jt
• Penyebaran brosur, pamflet, spanduk Rp 2 jt
 Pemasangan iklan di media massa (koran) lokal
• Iklan koran daerah 1 kali tayang Rp 10 jt
• Iklan 3 radio Rp 10 jt
 Parade band pada saat pameran
• 5 band@ Rp 2 jt = Rp 10 jt
 Undian door prize
• Hadiah utama Rp 2 jt
• Hadiah tambahan Rp 1 jt
 Biaya service gratis Rp 5 jt
 Lain-lain untuk mendukung acara Rp 5 jt
Total Rp 68 jt

28. 6. Prosedur yang harus diikuti
(aturan dan metode yang disusun untuk
mempermudah operasional lapangan)
a. Setiap pengeluaran uang harus
sepengetahuan dan ditandatangani ketua serta
bendahara
b. Penjualan sepeda motor, baik tunai maupun
kredit tetap mengikuti aturan (SOP) seperti
selama in berjalan
c. Penerima service gratis lima orang per hari
hanya berlaku selama pameran berlangsung
dan atas nama sama tidak boleh melakukan
service dua kali
d. Motor yang di-service tidak boleh lebih berumur
tiga tahun ditarik dari tanggal pameran
berlangsung
e. Undian door prize akan dilakukan pada tanggal
24 Desember jam 19.00 sampai selesai

29. 7. Kebijakan yang perlu diperhatikan
(merupakan kebijakan yang dilakukan
apabila terjadi hal-hal di luar prosedur)
a. Apabila salah satu PIC (Ketua atau
Bendahara) berhalangan dan pengeluaran
uang harus terjadi, maka boleh
sepengetahuan dan tanda tangan satu
pihak saja
b. Masa berlaku door prize selama satu
minggu setelah diumumkan dan
diberitahukan kepada pemenang. Jika lebih
dari satu minggu door prize tidak diambil
akan diberikan kepada yayasan sosial
c. Door prize tidak berlaku kepada karyawan
maupun orang-orang yang berhubungan
keluarga dengan karyawan (orang tua,
saudara kandung, pasangan hidup, anak)

30. Latihan Individu
 Berdasar pembahasan tersebut
dengan dasarnya teori perencanaan
Tanri Abeng, tugas anda sekarang
membuat rencana kerja dari divisi
anda yang sebentar lagi benar-benar
akan dijalankan.

31. Referensi
 Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat
Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta:
PT. Elex Media Komputindo.