Iso iec 17025

1. NHẬN BIẾT VÀ TRUY TÌM

2. 1. MỤC ĐÍCH
Quy định nguyên tắc mã hóa cho tất
cả các đối tượng thuộc diện kiểm soát
của Hệ thống quản lý, nhằm đáp ứng
các yêu cầu về quản lý, nhận biết, truy
tìm, sử dụng, tra cứu, bảo quản và bảo
mật.

3. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tất cả các mẫu thử
nghiệm, thiết bị phân tích, hệ thống tài
liệu, các loại hồ sơ có liên quan đến Hệ
thống quản lý của một đơn vị.

4. 3. TRÁCH NHIỆM
 Quản lý chất lượng/kỹ thuật (VD: Ban quản lý
CL-KT; Phụ trách CL-KT của đơn vị…, tùy theo
chức năng nhiệm vụ được qui định tại mỗi đơn vị)
chịu trách nhiệm qui định cách thức mã hóa
cho các đối tượng thuộc diện kiểm soát
(chuyên môn, quản lý) cấp đơn vị.
 Phụ trách các Khoa/Phòng/Trung tâm chịu
trách nhiệm thực hiện mã hóa cho các đối
tượng thuộc diện đơn vị mình được phân công
theo đúng qui định tại mục 4.

5. 4. NỘI DUNG
4.1. Mã hóa mẫu thử nghiệm:
*. Yêu cầu về mã hóa
◦ Phân biệt được các loại mẫu trong cùng
1 năm.
◦ Phân biệt được cùng 1 loại mẫu của năm
nay và các năm khác.
◦ Thuận tiện trong việc quản lý, đáp ứng
yêu cầu bảo mật.

6. 4.1. Mã hóa mẫu thử nghiệm (1)
* . Cách thức mã hóa:
 Đối với phòng thử nghiệm (PTN) có chức
năng quản lý Nhà nước: Các loại mẫu được
kiểm nghiệm thường bao gồm: Mẫu lấy để kiểm
tra chất lượng, mẫu gửi tới của khách hàng, mẫu
nội bộ của PTN, ngoài ra còn có thể có thêm các
loại mẫu khác tùy theo cách phân loại mẫu tại
từng đơn vị, VD: mẫu TCH, mẫu nghiên cứu ….
Có thể mã hóa riêng biệt mẫu nhập vào và mẫu
xuất ra (Trên cùng một mẫu nhưng mã số nhập
vào có thể khác với mã số xuất ra).

7. 4.1. Mã hóa mẫu thử nghiệm (2)
* . Cách thức mã hóa:
 Đối với PTN của doanh nghiệp sản xuất, lưu
thông, phân phối thuốc: Các loại mẫu được
kiểm nghiệm thường bao gồm: Mẫu nguyên liệu,
mẫu tá dược, mẫu bao bì, mẫu bán thành phẩm,
mẫu thành phẩm, mẫu nghiên cứu …, tùy theo
cách phân loại mẫu của từng đơn vị.

8. 4.1.1. Mã hóa mẫu gửi để kiểm nghiệm hoặc phân tích (1):
4.1.1. Mẫu nhập vào:
XX G YY
Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN.
- G: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Gửi”.
- YY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
 Ví dụ mã hóa mẫu tại VKNTTW: 36G 123 là
mẫu gửi tới để kiểm nghiệm có số thứ tự 123,
của năm thứ 36 thành lập Viện (năm 2006).

9. 4.1.1.2. Mẫu xuất ra (số báo cáo):
- Quy định mã số như như mẫu nhập XX G*
YY, trong đó YY là số thứ tự của mẫu trong sổ
xuất.
 Ví dụ mã hóa mẫu tại VKNTTW:
Trên cùng một mẫu năm 2009: có số thứ tự nhập
vào là 39G 12, có số thứ tự xuất ra là 39G 30.
4.1.1. Mã hóa mẫu gửi để kiểm nghiệm hoặc phân tích (2):

10. 4.1.2. Mã hóa mẫu lấy để kiểm tra chất lượng:
4.1.2.1. Mẫu nhập vào:
XX L YY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN.
- L: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Lấy”.
- YY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
Ví dụ mã hóa mẫu tại VKNTTW: 36L 123 là mẫu lấy
để kiểm nghiệm có số thứ tự 123, của năm thứ 36
thành lập Viện (năm 2006).
4.1.2.2. Mẫu xuất ra (số báo cáo):
 Quy định mã số như mẫu nhập XX L YY, trong đó YY
là số thứ tự của mẫu trong sổ xuất.

11. 4.1.3. Mã hóa mẫu nội bộ:
* (Mẫu nội bộ của Viện bao gồm: Mẫu cần kiểm tra chất lượng để
thiết lập chất chuẩn hoặc phục vụ nghiên cứu khoa học, mẫu
nước cất của Viện …).
4.1.3.1. Mẫu nhập vào:
XX N YY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN.
- N: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Nội bộ”.
- YY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
 Ví dụ mã hóa mẫu tại VKNTTW: 36N 12 là mẫu nội bộ của
Viện có số thứ tự 12, của năm thứ 36 thành lập Viện (năm
2006).
4.1.3.2. Mẫu xuất ra (số báo cáo):
 Quy định mã số như mẫu nhập XX N YY, trong đó YY là số thứ
tự của mẫu trong sổ xuất.

12. 4.1.4. Mã hóa mẫu gửi để thẩm định tiêu chuẩn chất lượng
tại VKNTTW:
4.1.4.1. Mẫu nhập vào:
XX TCH YY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN.
- TCH: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Tiêu chuẩn hóa”.
- YY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
Ví dụ: 36TCH 35 là mẫu thẩm định tiêu chuẩn có số
thứ tự 35, của năm thứ 36 thành lập Viện (năm 2006).
4.1.4.2. Mẫu xuất ra (số báo cáo):
 Quy định mã số như mẫu nhập XX TCH YY, trong đó
YY là số thứ tự của mẫu trong sổ xuất.

13. 4.1.5. Mã hóa mẫu nguyên liệu:
XX NL YYY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN (VD: Số năm thành lập công
ty).
- NL: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Nguyên liệu”.
- YYY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
 Ví dụ: 05 NL 012 là mẫu nguyên liệu số thứ tự 12 của năm thứ 5 thành
lập Công ty.
4.1.6. Mã hóa mẫu tá dược:
XX TD YYY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN (VD: Số năm thành lập công
ty).
- TD: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Tá dược”.
- YYY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
 Ví dụ: 05 TD 012 mẫu tá dược số thứ tự 12 của năm thứ 5 thành lập
Công ty.

14. 4.1.7. Mã hóa mẫu bao bì:
XX BB YYY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN (VD: Số năm thành lập công
ty).
- BB: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Bao bì”.
- YYY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
 Ví dụ: 05 BB 012 mẫu bao bì số thứ tự 12 của năm thứ 5 thành lập Công
ty.
4.1.8. Mã hóa mẫu bán thành phẩm:
XX BTP YYY
 Trong đó:
- XX: Thể hiện thời gian nhập mẫu để KN (VD: Số năm thành lập công
ty).
- BTP: Ký hiệu viết tắt của mẫu “Bán thành phẩm”.
- YYY: Số tứ tự của mẫu trong sổ nhập.
 Ví dụ: 05 BTP 0123 mẫu bán thành phẩm số thứ tự 123 của năm thứ 5
thành lập Công ty.

15. 4.2. Mã hóa tài liệu và biểu mẫu tại VKNTTW:
4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (1):
4.2.1.1. Qui định chung về trình bày:
 Phông chữ Time New Roman cỡ 12 in hoa đậm
của bộ gõ Unicode.
 Vị trí ký hiệu :
◦ STCL, TT, HD, TQKT (Tài liệu cấp 1 và 2
trong HTQL): Góc trên bên phải cho tất cả các
trang.
◦ Biểu mẫu (Tài liệu cấp 3 trong HTQL): Góc
dưới bên trái cho tất cả các trang.

16. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (2):

17. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (3):
4.2.1.2. Qui định cách mã hóa:
4.2.1.2.1. Các chương trong Sổ tay chất lượng
(STCL):
VKN/STCL/XX
Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- STCL: Ký hiệu viết tắt của Sổ tay chất lượng.
- XX: Số tứ tự của các chương.
Ví dụ: VKN/STCL/15 là chương số 15 "Đánh
giá nội bộ" trong STCL.

18. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (4):
4.2.1.2.2. Thủ tục (TT) và biểu mẫu (BM):
 Mã số của TT luôn thể hiện tính kết nối với từng chương
tương ứng trong STCL
 Một TT có thể liên quan đến một hoặc nhiều chương của
STCL, trong mã số chỉ thể hiện tính kết nối với chương
chính trong STCL
 Thủ tục:
VKN/TT/xx.YY
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- TT: Ký hiệu viết tắt của Thủ tục.
- xx: Số chương liên quan trong STCL.
- YY: Số thứ tự của thủ tục.

19. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (5):
 Ví dụ: VKN/TT/15.10 là thủ tục số 10 “Đánh giá nội
bộ”, nối với chương số 15 “Đánh giá nội bộ” trong
STCL.
 Biểu mẫu của thủ tục:
VKN/BM/YY.zz
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- BM: Ký hiệu viết tắt của Biểu mẫu.
- YY: Số ký hiệu (thứ tự) của thủ tục.
- zz: Số thứ tự của biểu mẫu.
Ví dụ: VKN/BM/10.3 là biểu mẫu số 03 “Biên bản
ĐGNB” của Thủ tục số 10 ĐGNB.

20. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (6):
4.2.1.2.3. Hướng dẫn chung (HD):
 Mã số của HD luôn thể hiện tính kết nối với từng chương tương
ứng trong STCL.
 Một HD có thể liên quan đến một hoặc vài chương của STCL,
trong mã số chỉ thể hiện tính kết nối với chương chính của
STCL.
VKN/HD/xx.YY
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- HD: Ký hiệu viết tắt của Hướng dẫn.
- xx: Số chương liên quan trong STCL.
- YY: Số thứ tự của hướng dẫn.
 Ví dụ: VKN/HD/23.01 là Hướng dẫn số 01 “Đường đi của mẫu
thử nghiệm”, được nối với chương số 23 “Quản lý mẫu thử
nghiệm” trong STCL.

21. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (7):
4.2.1.2.4. Hướng dẫn hiệu chuẩn thiết bị (HDHC) và Biểu mẫu
(BM):
 Mã số của hướng dẫn luôn thể hiện tính kết nối với từng
chương tương ứng trong STCL
 Hướng dẫn hiệu chuẩn:
VKN/HDHC/xx.YY
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- HDHC: Ký hiệu viết tắt của Hướng dẫn hiệu chuẩn.
- xx: Số chương liên quan trong STCL.
- YY: Số thứ tự của hướng dẫn hiệu chuẩn.
 Ví dụ: VKN/HDHC/20.02 là HD số 02 “Hiệu chuẩn cân và quả
cân”, được nối với chương số 20 “Thiết bị, vật tư thử nghiệm”
trong STCL.

22. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (8):
 Biểu mẫu của HDHC:
 Mã số của BM luôn thể hiện tính kết nối với HDHC tương
ứng.
 Mỗi HDHC có thể có một hoặc nhiều BM để thực hiện.
VKN/BM/HDHC/YY.ZZ
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- BM: Ký hiệu viết tắt của Biểu mẫu.
- HDHC: Ký hiệu viết tắt của Hướng dẫn hiệu chuẩn.
- YY: Số ký hiệu (thứ tự) của Hướng dẫn.
- ZZ: Số thứ tự của biểu mẫu.
 Ví dụ: VKN/BM/HDHC/02.01 là biểu mẫu số 01 (Báo
cáo kết quả hiệu chuẩn cân phân tích) của HD số 02.

23. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (9):
4.2.1.2.5. Thường qui kỹ thuật (TQKT) và biểu mẫu (BM):
 Thường qui kỹ thuật :
VKN/TQKT-YY/ZZ
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- TQKT: Ký hiệu viết tắt của Thường qui kỹ thuật.
- YY: Ký hiệu viết tắt của Thường qui kỹ thuật.
- ZZ: Số thứ tự TQKT của khoa/phòng xây dựng.
 Ví dụ: VKN/TQKT-TCKT/01 là TQKT số 01 Qui chế
chi tiêu nội bộ của phòng TCKT.

24. 4.2.1. Các tài liệu cấp Viện (10):
 Biểu mẫu của TQKT:
 BM luôn thể hiện tính kết nối với TQKT tương ứng
BM/TQKT-YY/ZZ.x
 Trong đó:
- BM: Ký hiệu viết tắt của Biểu mẫu.
- TQKT: Ký hiệu viết tắt của Thường qui kỹ thuật.
- YY: Ký hiệu viết tắt tên phòng xây dựng TQKT.
- ZZ: Số thứ tự của TQKT của từng khoa/phòng.
- x: Số thứ tự của biểu mẫu.
 Ví dụ: BM/TQKT-QT/01.01 là biểu mẫu số 01 (Sổ theo
dõi vận hành hệ thống điện) thuộc TQKT số 01 của Bộ
phận Quản trị (TQKT Vận hành hệ thống điện).

25. 4.2.2. Cấp tài liệu cấp khoa/phòng/trung tâm tại
VKNTTW (1):
4.2.2.1. Qui định chung về trình bày:
 Phông chữ Time New Roman cỡ 12 in hoa đậm của bộ gõ
Unicode.
 Vị trí ký hiệu :
◦ SOP: Góc trên bên phải cho tất cả các trang.
◦ Biểu mẫu: Góc dưới bên trái cho tất cả các trang.
4.2.2.2. Qui định cách mã hóa:
Quy trình thao tác chuẩn SOP:
KTN/SOP/xx
 Trong đó:
- KTN: Ký hiệu viết tắt tên khoa/phòng xây dựng SOP.
- SOP: Ký hiệu viết tắt của quy trình thao tác chuẩn.
- xx: Số thứ tự của SOP.
 Ví dụ: MP/SOP/15 là SOP số 15 của Khoa Kiểm nghiệm MP.

26. 4.2.2. Cấp tài liệu cấp khoa/phòng/trung tâm tại
VKNTTW (2):
Biểu mẫu của SOP:
KTN/BM/xx.yy
 Trong đó:
 KTN: Ký hiệu viết tắt tên khoa/phòng xây dựng SOP.
 BM: Ký hiệu viết tắt của biểu mẫu.
 xx: Số ký hiệu của SOP.
 yy: Số thứ tự của biểu mẫu.
 Ví dụ: MP/SOP/15.03 là biểu mẫu số 03 của SOP số 15 của Khoa
Kiểm nghiệm Mỹ phẩm.
Mã hóa hướng dẫn sử dụng (HDSD) giống như mã hóa SOP:
KTN/HDSD/xx
 Trong đó:
- KTN: Ký hiệu viết tắt tên khoa/phòng xây dựng SOP.
- HDSD: Ký hiệu viết tắt của hướng dẫn sử dụng.
- xx: Số thứ tự của HDSD.

27. 4.3. Mã hóa các loại Hồ sơ tại VKNTTW (1):
4.3.1. Hồ sơ cấp Viện:
 Mỗi loại hồ sơ thuộc diện kiểm soát của Viện đều phải được mã
hóa.
 Danh mục các loại hồ sơ, mã số, nơi lưu trữ, thời gian lưu được
qui định trong thủ tục Kiểm soát hồ sơ VKN/TT/14.09
 Qui định chung: Phông chữ Time New Roman cỡ 12 in hoa đậm
thuộc bộ gõ Unicode
VKN/HS/XX.Y
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- HS: Ký hiệu viết tắt của hồ sơ.
- XX: Ký hiệu viết tắt của tên hồ sơ.
- Y: Ký hiệu chỉ thể loại hồ sơ (nếu có).
 Ví dụ: VKN/HS/ĐT là hồ sơ đào tạo.
VKN/HS/KN.G là hồ sơ kiểm nghiệm mẫu gửi.

28. 4.3. Mã hóa các loại Hồ sơ tại VKNTTW (2):
4.3.2. Hồ sơ cấp khoa/phòng:
 Mỗi loại hồ sơ thuộc diện kiểm soát của khoa/phòng đều
phải được mã hóa.
 Danh mục các loại hồ sơ, mã số, nơi lưu trữ, thời gian
lưu được qui định trong thủ tục Kiểm soát hồ sơ
(VKN/TT/14.09).
 Qui định chung: Phông chữ Time New Roman cỡ 12 in
hoa đậm thuộc bộ gõ Unicode
KTN/HS/XX
 Trong đó:
- KTN: Từ viết tắt tên khoa/phòng.
- HS: Ký hiệu viết tắt của hồ sơ.
- XX: Ký hiệu viết tắt của tên hồ sơ do khoa/phòng quy
định.

29. 4.4. Mã hóa thiết bị phân tích và hồ sơ quản lý
thiết bị tại VKNTTW (1):
4.4.1. Mã hóa thiết bị phân tích:
 Mỗi thiết bị phân tích đều có mã số riêng (số ký
hiệu) được qui định tại Phụ lục 5. “Danh mục
thiết bị cần kiểm soát”.
 Tên thiết bị và mã thiết bị phải được ghi đúng
qui định theo thủ tục “Quản lý thiết bị thử
nghiệm” và được dán trên từng thiết bị.
 Qui định chung: Phông chữ Time New Roman
cỡ 12 in hoa đậm thuộc bộ gõ Unicode.

30. 4.4. Mã hóa thiết bị phân tích và hồ sơ quản lý
thiết bị tại VKNTTW (2):
Mã hóa TB: VKN/XX/YY.ZZ
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- XX: Tên viết tắt của phòng có thiết bị.
- YY: Số ký hiệu của từng loại thiết bị (mã số).
- ZZ: Số thứ tự của cùng loại thiết bị.
 Ví dụ: VKN/MP/01.09: 01 là mã số của cân phân tích,
09 là cân phân tích thứ 9 của Viện đặt tại khoa Mỹ phẩm.
VKN/HLI//06.03: 06 là mã số máy HPLC; 03 là
máy HPLC thứ 3 của Viện đặt tại khoa Kiểm nghiệm
nguyên liệu (HLI = hóa lý 1 là tiền thân của khoa kiểm
nghiệm nguyên liệu).

31. 4.4. Mã hóa thiết bị phân tích và hồ sơ quản lý
thiết bị tại VKNTTW (3):
4.4.2. Mã hóa hồ sơ quản lý thiết bị:
 Qui định chung: Phông chữ Time New Roman cỡ 12 in
hoa đậm thuộc bộ gõ Unicode
VKN/HS/TB.XX.YY
 Trong đó:
- VKN: Từ viết tắt tên Viện KNTTW.
- HS: Ký hiệu viết tắt của hồ sơ.
- TB: Từ viết tắt của thiết bị.
- XX: Mã số từng loại thiết bị.
- YY: Số thứ tự của cùng loại thiết bị.
 Ví dụ: VKN/HS/TB.02.10 là cặp hồ sơ của cân kỹ thuật
thứ 10 (cân kỹ thuật có mã số 02).

32. 4.5. Truy tìm:
* Căn cứ vào hệ thống mã hóa cho các đối
tượng thuộc diện kiểm soát, các qui định về
quản lý hồ sơ lưu trữ; việc truy tìm thông
tin hoặc tài liệu trong Hệ thống quản lý
được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và
đảm bảo chính xác.

33. 5. Tài liệu viện dẫn:
 STCL - Chương 3: Hệ thống quản lý VKN/STCL/03
 STCL - Chương 4: Kiểm soát tài liệu VKN/STCL/04
 Phụ lục 5: Danh mục thiết bị cần kiểm soát (nằm trong
tài liệu cấp II của Hệ thống quản lý)
 Thủ tục Kiểm soát tài liệu VKN/TT/04.02
 Thủ tục Kiểm soát hồ sơ VKN/TT/14.09
 Thủ tục Quản lý thiết bị thử nghiệm VKN/TT/20.19
 Thủ tục Quản lý mẫu thử nghiệm và lưu mẫu
VKN/TT/23.23
 Hướng dẫn đường đi của mẫu thử nghiệm
VKN/HD/23.01