Аналитика:Документооборот - решение для автоматизации документооборота предприятий на базе платформы 1С:Предприятие 8. Программа "Аналитика:Документооборот" позволяет быстро и эффективно решить проблему ведения электронного документооборота для небольших и средних по численности предприятий.

1. Аналитика: Документооборот Программный продукт «Аналитика: Документооборот» для платформы «1С:Предприятие 8.1»

4. «Аналитика: Документооборот» работает на самой современной платформе для прикладных решений -«1С:Предприятие 8» Платформа «1С:Предприятие 8» содержит большой набор встроенного функционала Платформа 1С:Предприятие

5. Аналитика: Документооборот позволяет пользователям эффективно управлять различной информацией, документами и бизнес-процессами Платформа 1С:Предприятие На рисунке представлена личная панель пользователя в которую выводится информация о текущем состоянии дел. Доступ ко всей информации можно получить через «Навигатор».

6. Работа с «Навигатором»

7. Основной инструмент пользователя в «Аналитика: Документооборот» – «Навигатор». В Навигаторе можно работать с документами, бизнес-процессами и задачами. В окне Навигатора можно сгруппировать и отфильтровать информацию по разным критериями. Работа с Навигатором

8. В Навигаторе можно выбрать вариант организации закладок: по видам и типам документов, по состоянию документа, по организации. Кроме того существует большой набор фильтров документов. Работа с Навигатором

9. Для удобства доступа к данным в Навигаторе предусмотрены группировки по различным папкам. На данный день доступно восемь вариантов организации папок Выбор нужной папки в левом окне приводит к автоматической фильтрации данных по выбранному значению Работа с Навигатором

11. В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Подразделения Сотрудники Данный вариант группировки позволяет быстро просматривать информацию в базе данных по подразделениями и сотрудникам. Структура папок автоматически строится по элементам справочников Подразделения и Пользователи При выборе подразделения или сотрудника в окне папок в таблице документов устанавливаются фильтры по выбранному значению Работа с Навигатором

12. В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Проекты Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные по выбранному проекту. Структура папок автоматически строится по элементам справочника Проекты При работе с проектами удобно воспользоваться виртуальными каталогами, создав структуру данных проекта по вашему усмотрению Работа с Навигатором

13. В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Контрагенты Договоры Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные по контрагентам и договорам Структура папок автоматически строится по элементам справочников Контрагенты и Договоры При интеграции в типовые конфигурации «1С» структура папок строится по типовыми справочникам конфигурации Работа с Навигатором

14. В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Места хранения Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные местам хранения. Структура места хранения может быть иерархической, включающей в себя как здания, так и комнаты, шкафы и даже полки. Работа с Навигатором

15. В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Рабочие группы Сотрудники Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные по рабочим группам и сотрудникам Рабочие группы создаются в специализированном справочнике и могут включать в себя произвольный набор сотрудников. Работа с Навигатором

18. Работа с документами

19. Основной единицей хранения информации в системе «Аналитика: Документооборот» является документ Работа с документами Документы системы могут содержать текстовую и графическую информацию. Кроме того, каждый документ системы имеет большее количество реквизитов. Кроме точной идентификации документа, его реквизиты описывают его расположение в системе документооборота, а так же принадлежность определенным сотрудникам и группам сотрудников.

20. Экранная форма документа системы содержит различные реквизиты, а так же изображения Работа с документами

21. Созданные в системе документы могут быть преобразованы в стандартные документы MS Word ( а так же MS Excel ) для распечатки или передачи контрагентам. Для использования такого механизма достаточно: 1. Подготовить текст в документе Работа с документами

22. Созданные в системе документы могут быть преобразованы в стандартные документы MS Word ( а так же MS Excel ) для распечатки или передачи контрагентам. Для использования такого механизма достаточно: 2. Указать шаблон для генерации файла MS Word Работа с документами

23. Созданные в системе документы могут быть преобразованы в стандартные документы MS Word ( а так же MS Excel ) для распечатки или передачи контрагентам. Для использования такого механизма достаточно: 3. Нажать кнопку «Открыть» и получить документ MS Office созданный согласно настройкам шаблона Работа с документами Использование такого режима генерации документов «на лету» позволяет хранить в базе данных только значимый текст документа, что значительно уменьшает объем базы данных

24. Наряду с рассмотренными возможностями в «Аналитика: Документооборот» присутствуют встроенные средства для проверки орфографии. Работа с документами

25. Документ системы «Аналитика: Документооборот» содержит набор реквизитов для определения принадлежности документа, а так же его архивного статуса Работа с документами

26. Документ системы «Аналитика: Документооборот» содержит раздел для указания имеющих отношение к этому документу сотрудников. У этих сотрудников документ станет доступным в папках Навигатора Работа с документами

27. Документы в системе «Аналитика: Документооборот» разделены на виды. Набор реквизитов и внешний вид документа каждого вида может быть настроен пользователем (администратором системы) не прибегая к помощи программистов Работа с документами Через элемент справочника «Вид документа» пользователи могут скрыть или переименовать реквизиты формы документа. Пользователи так же могут добавить новые реквизиты которые станут доступны в форме документа соответствующего вида

28. Система Drag&Drop – быстрый перенос файлов из файловой системы Для быстрого переноса файлов в «Аналитика: Документооборот» создан механизм Drag&Drop который позволяет одним движением мышки создать новый документ системы на основании любого внешнего файла Работа с документами

30. Поиск документов в «Аналитика: Документооборот». В системе существует два вида поиска документов: Работа с документами 2. Полнотекстовый поиск. Данный вид поиска ищет данные по всей базе данных и выводит список ссылок на найденные объекты. Полнотекстовый поиск применим не только к документам, но и к задачам и к элементам всех справочников

31. Управление версиями документов. В системе реализован учет версий документов Работа с документами Управление версиями документов доступно из нижней панели инструментов документа. В форме выбора версий пользователь может создать новую версию, нажав кнопку «Создать новую версию» или выбрать существующую версию в форму документа.

32. Управление версиями документов Работа с документами В форме элемента версии можно изменить её номер, добавить примечание. Нажатие на кнопку «Открыть версию» формы версии приводит к открытию версии документа.

33. Управление подписями. В системе реализовано управление подписями документов Работа с документами Подпись документов сотрудниками позволяет зафиксировать факт утверждения и подписи документа ответственными лицами. Подпись документа так же защищает документ от дальнейших изменений.

35. Управление подписями Работа с документами В «Навигаторе» подписанные документы отображаются с пиктограммой подписи Аналогичная пиктограмма показывается в личной панели пользователя, а так же в списке версий (если версия документа подписана)

36. Работа с бизнес-процессами и задачами

37. В программе «Аналитика: Документооборот» поддерживается работа с бизнес-процессами Бизнес-процессы позволяют организовать деятельность сотрудников, нацелив их на выполнение ряда последовательных или параллельных задач и достижение поставленной цели Задачи пользователям генерируются автоматически в ходе выполнения процесса согласно заданной карте процесса. Каждый бизнес-процесс имеет точку старта, набор действий, выполняемых сотрудниками и точку завершения. Работа с бизнес-процессами На рисунке приведен пример простейшего бизнес-процесса

38. Встроенный бизнес-процесс «Поручение» Одним из встроенных бизнес-процессов «Аналитика: Документооборот» является «Поручение» Поручение сотруднику может быть выдано как из документа так и произвольно , из соответствующего раздела Навигатора. Работа с бизнес-процессами

39. Встроенный бизнес-процесс «Поручение» После выдачи поручения сотрудникам в системе будет создан бизнес-процесс «Поручение» Работа с бизнес-процессами На рисунке приведен пример запущенного бизнес-процесса «Поручение». Красны пунктиром обведена текущая точка на маршруте исполнения (Сотрудник Задорожная О.М.)

40. Встроенный бизнес-процесс «Поручение» Задача, порожденная бизнес-процессом, становится доступной соответствующему сотруднику. В Навигаторе, в режиме просмотра задач бизнес-процессов , мы можем увидеть нашу новую задачу у ответственного сотрудника Работа с бизнес-процессами

41. Встроенный бизнес-процесс «Поручение» Поручение может быть перепоручено другому сотруднику. При этом перепоручивший сотрудник становится контролером выполнения поручения для нового сотрудника Работа с бизнес-процессами

42. Встроенный бизнес-процесс «Поручение» Задача поручения содержит набор различных реквизитов на нескольких закладках Работа с бизнес-процессами

43. Встроенный бизнес-процесс «Поручение» В текст поручений могут быть добавлены гиперссылки на документы базы данных. Для добавления гиперссылки нажмите правую кнопку мышки и выберите пункт «Вставить ссылку в документ». Работа с бизнес-процессами

44. Встроенный бизнес-процесс «Согласование» Одним из встроенных бизнес-процессов «Аналитика: Документооборот» является « Согласование ». Бизнес-процесс предназначен для группового согласования документа и может быть запущен непосредственно из формы документа Работа с бизнес-процессами

46. Встроенный бизнес-процесс «Согласование» Общая схема бизнес-процесса «Согласование» Работа с бизнес-процессами Далее мы рассмотрим оба варианта проведения согласования

47. Встроенный бизнес-процесс «Согласование» Для составления рецензии на согласуемый документ каждому участвующему в согласовании сотруднику выдается поручение на согласование (запускается отдельный бизнес-процесс «Поручение»). Задачи согласования поступают в папки задач сотрудника в Навигаторе Работа с бизнес-процессами

54. Параллельное согласование документов Работа с бизнес-процессами В случае выбора варианта «Продолжить согласование» начинается повторный цикл согласования. В форме бизнес-процесса возможно отображение только текущего цикла согласования или всех циклов сразу. Так же возможна распечатка как одного, так и всех циклов согласования

56. Последовательное согласование документов 2. Нажав кнопку «ОК» в форме бизнес-процесса инициатор запускает процесс согласования. Процесс согласования выдает поручение на согласование первому рецензенту из списка Рецензент получает задачу на согласование, а процесс согласования приостанавливается до момента выполнения задачи согласования рецензентом Работа с бизнес-процессами Примечание. На карте бизнес-процесса (закладка «Карта процесса») всегда можно узнать ход согласования, там же указывается текущий согласующий сотрудник

57. Последовательное согласование документов 3. Рецензент получает задачу на последовательное согласование в свою папку задач Навигатора. Рецензент может сразу принять решение о согласовании (или не согласовании) документа либо поставить частичное выполнение (как и в любой другой задаче) указав процент выполнения в диапазоне от 1 до 99% Работа с бизнес-процессами

58. Последовательное согласование документов 4. В случае, если при последовательном процессе согласования, согласующий рецензент согласовал документ, то поручение на согласование выдается следующему по списку рецензентов сотруднику После успешного прохода по всему списку рецензентов инициатору согласования создается поручение на обработку рецензий (аналогично рассмотренному ранее параллельному варианту согласования) Работа с бизнес-процессами Если очередной рецензент не согласовал документ, то инициатору согласования сразу же выдается поручение на обработку рецензий, где он должен принять решение о дальнейшем ходе согласования

59. Последовательное согласование документов В ходе согласования, в табличной части «Согласование» бизнес-процесса показывается текущее согласование документа. В графе «Ссылка на рецензию» размещается ссылка на задания непосредственно поступающие рецензентам Работа с бизнес-процессами

60. Последовательное согласование документов 5. При обработке всех рецензий инициатор может принять согласование со статусом «Согласован», «Не согласован» или повторить согласование (аналогично параллельному согласованию) Работа с бизнес-процессами Инициатор так же может изменить состав согласующих лиц и вариант согласования

61. Отчет по процессами, задачам и исполнителям Программа содержит отчет «Состояние задач» который формируется по задачам бизнес-процессов. Отчет может быть отфильтрован и перегруппирован согласно настройкам Работа с бизнес-процессами

62. Дополнительные возможности Подписка на события

64. Каждый вид подписок имеет большой набор фильтров и настроек Подписки на события

65. Пользователь может оформить на себя произвольное количество подписок. После выполнения в системе действия, попадающего под критерий вида подписки происходит высылка уведомления на указанный у пользователя адрес Подписки на события

66. Дополнительные возможности Сервисные документы и отчеты

67. Дополнительные возможности Документ «Формирование описи» Документ предназначен для формирования и распечатки описи документов документооборота

68. Дополнительные возможности Документ «Операция с архивом» Документ предназначен для передачи или изъятия из архива документов

69. Дополнительные возможности Документ «Уничтожение документов» Документ предназначен для удаления (пометки на удаление) из системы документов с истекшим сроком хранения. Срок хранения устанавливается в документе документооборота

70. Дополнительные возможности Отчеты о документообороте Система «Аналитика: Документооборот» содержит несколько отчетов показывающих статистику по документообороту предприятия

71. Дополнительные возможности Права доступа

73. Права доступа 1. Ограничения на уровне бизнес - логики В конфигурации реализован механизм контроля доступа к документам и задачам пользователей на уровне бизнес – логики запрограммированной на внутреннем языке «1С» В конфигурации можно установить различные права доступа для ролей пользователей. Роли могу содержать произвольный список пользователей.

74. Права доступа 1. Ограничения на уровне бизнес - логики Программа «Аналитика: Документооборот» содержит средства для установки прав доступа на различные объекты. Права могут быть установлены как на определенный документ, так и на каталог любого вида

75. Права доступа 1. Ограничения на уровне бизнес - логики При доступе к различным объектам системы происходит анализ доступных пользователю ролей и автоматический расчет консолидированных прав доступа к объекту или к списку документов выбранного каталога

76. Права доступа 2. Ограничения на уровне платформы «1С:Предприятие» Платформа «1С:Предприятие» поддерживает настройку пользовательских прав с помощью механизма ролей. В режиме конфигурирования программы каждому пользователю может быть назначена одна или несколько ролей.

77. Права доступа 2. Ограничения на уровне платформы «1С:Предприятие» Для каждого вида объектов программы могут быть назначены широкие права доступа для каждой имеющейся роли

78. Открытый код программы! В отличие от большинства программ документооборота «Аналитика: Документооборот» имеет полностью открытый программный код! Изменения в программу могут быть внесены любым программистом, знакомым с программами «1С»!

79. Заказать программу и получить дополнительную информацию можно: по телефону: 8 (044) 200-02-20 эл. почте [email_address]

80. И ещё…

81. Не забудьте выписать счет!