1. Аналитика:
Документооборот
Д у р
Программный продукт «Аналитика: Документооборот»
для платформы «1С:Предприятие 8.1»
2. Программный продукт «Аналитика: Документооборот»
позволяет автоматизировать следующие разделы
учета:
Автоматизация канцелярии
у
учет р
разнообразных видов документов
р д д у
Автоматизация бизнес-процессов
учет и контроль поставленных задач согласование
задач,
документов и другое.
Важно! Программа «Аналитика: Документооборот
Аналитика: Документооборот»
может быть интегрирована в типовые конфигурации
«1С:Предприятие 8»
3. Платформа 1С:Предприятие
Использование платформы «1С:Предприятие 8» в
качестве основы «Аналитика: Документооборот»
позволяет:
1.Быстро освоить систему пользователями, уже
знакомыми с «1С». Знания, приобретенные при работе с
другими продуктами «1С», будут востребованы и здесь
ру р у , у у р
2.Проводить доработку системы с помощью большого
количества специалистов, знакомых с «1С:Предприятие
8» в вашем регионе
3.Провести эффективную интеграцию в типовые
конфигурации «1С»
4.Использовать широкий функционал платформы, в том
числе эргономичный интерфейс пользователя,
й ф й
возможность работать с распределенными базами
7. Работа с Навигатором
Основной инструмент пользователя в «Аналитика: Документооборот» –
ру у р
«Навигатор». В Навигаторе можно работать с документами, бизнес-
процессами и задачами. В окне Навигатора можно сгруппировать и
отфильтровать информацию по разным критериями.
8. Работа с Навигатором
В Навигаторе можно выбрать вариант организации закладок: по
р р р р ц д
видам и типам документов, по состоянию документа, по
организации.
Кроме того существует большой набор фильтров документов.
9. Работа с Навигатором
Д уд
Для удобства доступа к данным в Навигаторе предусмотрены
д у д р р ду р
группировки по различным папкам. На данный день доступно
восемь вариантов организации папок
Выбор нужной папки в левом окне приводит к автоматической
фильтрации данных по выбранному значению
10. Работа с Навигатором
Система поддерживает работу с виртуальными каталогами
хранения информации.
Виртуальные каталоги выделяются
р у
в Навигаторе синим цветом.
Виртуальные каталоги являются
неким аналогом папок в файловой
системе, но:
1. В них можно размещать
документы и задачи системы
документооборота, а не
файлы ф й
ф й файловой системы
й
2. Информация хранится
внутри единого файла базы
данных
11. Работа с Навигатором
В Навигаторе возможна группировка информации по
различным видам папок. На рисунке ниже представлен
вариант группировки Подразделения Сотрудники
Д
Данный вариант группировки
р ру р
позволяет быстро
просматривать информацию
в базе данных по
подразделениями и
сотрудникам.
Структура папок
ру ур
автоматически строится по
элементам справочников
Подразделения и
Пользователи
При выборе подразделения
или сотрудника в окне папок
ру
в таблице документов
устанавливаются фильтры
12. Работа с Навигатором
В Навигаторе возможна группировка информации по
различным видам папок. На рисунке ниже представлен
вариант группировки Проекты
Д
Данный вариант группировки
р ру р
позволяет просматривать
документы системы
отфильтрованные по
выбранному проекту.
проекту
Структура папок
автоматически строится по
р
элементам справочника
Проекты
При работе с проектами
удобно воспользоваться
виртуальными каталогами,
создав структуру данных
ру уру
проекта по вашему
усмотрению
13. Работа с Навигатором
В Навигаторе возможна группировка информации по
различным видам папок. На рисунке ниже представлен
вариант группировки Контрагенты Договоры
Д
Данный вариант группировки
р ру р
позволяет просматривать
документы системы
отфильтрованные по
контрагентам и договорам
Структура папок
автоматически строится по
р
элементам справочников
Контрагенты и Договоры
При интеграции в типовые
конфигурации «1С»
структура папок строится по
типовыми справочникам
р
конфигурации
14. Работа с Навигатором
В Навигаторе возможна группировка информации по
различным видам папок. На рисунке ниже представлен
вариант группировки Места хранения
Данный вариант группировки
Д й
позволяет просматривать
документы системы
отфильтрованные местам
хранения.
Структура места хранения
может б
быть иерархической,
й
включающей в себя как
здания, так и комнаты,
шкафы и даже полки.
15. Работа с Навигатором
В Навигаторе возможна группировка информации по
различным видам папок. На рисунке ниже представлен
вариант группировки Рабочие группы Сотрудники
Данный вариант группировки
Д й
позволяет просматривать
документы системы
отфильтрованные по
рабочим группам и
сотрудникам
Рабочие группы создаются в
Р б
специализированном
справочнике и могут
включать в себя
произвольный набор
сотрудников.
16. Работа с Навигатором
Кроме вышеописанных вариантов группировки папок
Навигатора возможны следующие варианты:
Группировка папок по Номенклатуре дел
Группировка папок по Пользователям (в папках
отображаются только те сотрудники, которые могут
входить в 1С)
Группировка папок по Подразделениям
17. Работа с Навигатором
Рабочее окно Навигатора имеет дополнительную
возможность отфильтровать документы по следующим
признакам:
1.
1 Показывать архивные – документы хранящиеся в архиве
будут показаны в общем списке документов
2. Показывать только не зарегистрированные – будут
показаны только документы не имеющие отметки о
регистратора
3. Выделять жирным новые – еще не просмотренные
пользователем документы будут выделены жирным
19. Работа с документами
Основной единицей хранения информации в системе
«Аналитика: Документооборот» является документ
Документы системы могут
содержать текстовую и
графическую информацию.
Кроме того, каждый документ
системы имеет большее
количество реквизитов.
Кроме точной идентификации
д у
документа, его р
, реквизиты
описывают его расположение в
системе документооборота, а так
же принадлежность
р
определенным сотрудникам и
группам сотрудников.
21. Работа с документами
Созданные в системе документы могут быть преобразованы в
стандартные документы MS Word (а так же MS Excel) для
распечатки или передачи контрагентам.
Для использования такого механизма достаточно:
1. Подготовить текст в документе
22. Работа с документами
Созданные в системе документы могут быть преобразованы в
стандартные документы MS Word (а так же MS Excel) для
распечатки или передачи контрагентам.
Для использования такого механизма достаточно:
2. Указать шаблон для генерации файла MS Word
23. Работа с документами
Созданные в системе документы могут быть преобразованы в
стандартные документы MS Word (а так же MS Excel) для
распечатки или передачи контрагентам.
Для использования такого механизма достаточно:
3. Нажать кнопку
«Открыть» и получить
документ MS Office
созданный согласно
настройкам шаблона
Использование такого
режима генерации
документов «на лету»
позволяет хранить в
базе данных только
значимый текст
документа, что
24. Работа с документами
Наряду с рассмотренными
у
возможностями в «Аналитика:
Документооборот» присутствуют
встроенные средства для проверки
орфографии.
25. Работа с документами
Документ системы «Аналитика: Документооборот» содержит
набор реквизитов для определения принадлежности
документа, а так же его архивного статуса
26. Работа с документами
Документ системы «Аналитика: Документооборот» содержит
раздел для указания имеющих отношение к этому документу
сотрудников. У этих сотрудников документ станет доступным в
папках Навигатора
27. Работа с документами
Документы в системе «Аналитика: Документооборот»
разделены на виды.
Набор реквизитов и внешний вид документа каждого вида
может быть настроен пользователем (администратором
системы) не прибегая к помощи программистов
Через элемент
справочника «Вид
документа»
пользователи могут
скрыть или
переименовать
р
реквизиты ф р
формы
документа.
Пользователи так же
могут добавить новые
реквизиты которые
28. Работа с документами
Система Drag&Drop – быстрый перенос файлов из файловой
системы
Для быстрого переноса файлов в «Аналитика:
Документооборот» создан механизм Drag&Drop который
позволяет одним движением мышки создать новый документ
системы на основании любого внешнего файла
29. Работа с документами
Поиск документов в «Аналитика: Документооборот». В системе
существует два вида поиска документов:
1. Поиск по реквизитам. Поиск документов производится по
заданным значениям е о реквизитов
за а з а е его рек з о
30. Работа с документами
Поиск документов в «Аналитика: Документооборот». В системе
существует два вида поиска документов:
2. Полнотекстовый поиск. Данный вид поиска ищет данные по
всей базе данных и выводит с сок сс ок на найденные
сей а о список ссылок а ай е е
объекты.
Полнотекстовый поиск
применим не только к
документам, но и к задачам
и к элементам всех
справочников
31. Работа с документами
Управление версиями документов. В системе реализован учет
версий документов
Управление версиями документов доступно из нижней панели инструментов
документа.
В форме выбора версий пользователь может создать новую версию, нажав
кнопку «Создать новую версию» или выбрать существующую версию в форму
документа.
32. Работа с документами
Управление версиями документов
В форме элемента версии можно изменить её номер, добавить
примечание.
Нажатие на кнопку «Открыть версию» формы версии приводит к
открытию версии документа.
33. Работа с документами
Управление подписями. В системе реализовано управление
подписями документов
Подпись документов сотрудниками позволяет зафиксировать факт
утверждения и подписи документа ответственными лицами. Подпись
документа так же защищает документ от дальнейших изменений.
34. Работа с документами
Управление подписями
Управление подписями возможно с помощью специального документа
"Подпись документов". Документ "Подпись документов" предназначен для
выполнения двух действий:
• Подпись документов – производится установка подписи в выбранных
П б
документах. Данная операция производит добавление подписи в
список подписей документов, рассмотренных выше.
• Отзыв подписи документов – производится удаление (
О (отзыв) подписи
)
сотрудника из документа.
В документе есть
возможность работать
со списком документов.
37. Работа с бизнес-процессами
В программе «Аналитика: Документооборот» поддерживается
работа с бизнес-процессами
Бизнес-процессы позволяют организовать деятельность
сотрудников, нацелив их на выполнение ряда
последовательных или параллельных задач и достижение
поставленной цели
Задачи пользователям генерируются автоматически в ходе
выполнения процесса согласно заданной карте процесса.
Каждый бизнес-процесс имеет точку старта, набор действий,
выполняемых сотрудниками и точку завершения.
На рисунке
приведен пример
простейшего
бизнес-процесса
38. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Поручение»
Одним из встроенных бизнес-процессов «Аналитика:
Документооборот» является «Поручение»
Поручение сотруднику может быть выдано как из документа
так и произвольно, из соответствующего раздела Навигатора.
39. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Поручение»
После выдачи поручения сотрудникам в системе будет создан
бизнес-процесс «Поручение»
На рисунке приведен
пример запущенного
бизнес процесса
бизнес-процесса
«Поручение».
Красны пунктиром
обведена текущая точка
на маршруте исполнения
(Сотрудник Задорожная
О.М.)
40. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Поручение»
Задача, порожденная бизнес-процессом, становится доступной
соответствующему сотруднику.
В Навигаторе, в режиме просмотра задач бизнес-процессов,
мы можем увидеть нашу новую задачу у ответственного
сотрудника
41. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Поручение»
Поручение может быть перепоручено другому сотруднику. При
этом перепоручивший сотрудник становится контролером
выполнения поручения для нового сотрудника
43. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Поручение»
В текст поручений могут быть добавлены гиперссылки на документы
базы данных. Для добавления гиперссылки нажмите правую кнопку
мышки и выберите пункт «Вставить ссылку в документ»
документ».
44. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Согласование»
Одним из встроенных бизнес-процессов «Аналитика:
Документооборот» является «Согласование». Бизнес-
процесс предназначен для группового согласования
документа и может быть запущен непосредственно из
формы документа
45. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Согласование»
Бизнес-процесс «Согласование» имеет две ветви и может
выполняться по двум вариантам:
1. Последовательное согласование. Согласование
происходит по списку сотрудников последовательно,
т.е. пока документ не согласует один сотрудник,
второму он не поступает. Согласование может
завершиться после первого отклонения документа
1. Параллельное согласование. Всем сотрудникам,
участвующим в согласовании, одновременно
поступают задачи на рецензирование документа.
документа
Согласование завершается после получения
рецензий от всех сотрудников
В ходе согласования, у инициатора согласования существует
возможность изменить вариант проведения согласования, а так
47. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Согласование»
Для составления рецензии на согласуемый документ каждому
участвующему в согласовании сотруднику выдается поручение
на согласование (запускается отдельный бизнес-процесс
«Поручение»). Задачи согласования поступают в папки задач
сотрудника в Навигаторе
48. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Согласование»
Рассмотрим более детально проведение параллельного
согласования документа
1. Инициатор согласования запускает процесс
согласования из документа выбрав пункт командной
панели «Бизнес-процессы Н
Б Начать согласование
документа» (показано на рисунке) или создав новое
согласование из журнала согласований
49. Работа с бизнес-процессами
Параллельное согласование документов
2. Открывается форма нового согласования. В случае,
если согласование создается из документа, то
табличная часть «Рецензенты» заполняются списком
сотрудников из раздела «Исполнители»
Инициатору согласования
необходимо:
1) Выбрать вариант
проведения
согласования
2) Уточнить список
рецензентов
3) При необходимости
указать пояснение и
примечание для
рецензентов
4) Нажать кнопку «ОК»
для запуска бизнес
бизнес-
процесса
согласования
50. Работа с бизнес-процессами
Параллельное согласование документов
3. После нажатия кнопки «ОК» происходит запуск процесса
и все указанные рецензенты одновременно получают
задание на согласование (рассматриваем
параллельный вариант согласования)
4. Пользователи получают и выполняют поручения на
согласования в своих личных папках Н
Навигатора
51. Работа с бизнес-процессами
Параллельное согласование документов
Сотруднику, получившему задание на согласование,
необходимо указать результат согласования:
«Согласовано» или «Не согласовано»
При необходимости заполнить поле «Замечания и
комментарии
комментарии» (заполнение этого поля возможно по
готовым шаблонам нажатием кнопки «Шаблоны»)
52. Работа с бизнес-процессами
Параллельное согласование документов
5. После выполнения рецензентами поручений на
согласование, инициатору автоматически формируется
поручение на обработку результатов согласования.
согласования
Результаты проведения согласования отображаются
зеленым или красным цветом, в зависимости от
решения рецензента
Задача на обработку
согласования поступает,
как и обычная задача в
задача,
папку задач Навигатора
инициатора согласования
53. Работа с бизнес-процессами
Параллельное согласование документов
6. Инициатор согласования на данном этапе может
принять одно из трех решений:
А.
А Повторить согласование
П
Б. Принять результаты согласования со статусом
«Согласован»
Согласован
В. Принять результат согласования со статусом
«Не согласован»
В случае, если документ согласован, то ему автоматически
присваивается статус «Согласован»
54. Работа с бизнес-процессами
Параллельное согласование документов
В случае выбора варианта «Продолжить согласование»
начинается повторный цикл согласования. В форме бизнес-
процесса возможно отображение только текущего цикла
согласования или всех циклов сразу. Так же возможна
распечатка как одного, так и всех циклов согласования
55. Работа с бизнес-процессами
Встроенный бизнес-процесс «Согласование»
Рассмотрим более детально проведение последовательного
согласования документа
1. Запуск нового процесса согласования происходит
аналогично рассмотренному выше параллельному
согласованию ((непосредственно из документа или из
журнала согласований)
В форме согласования необходимо указать
последовательный вариант согласования
Рядом с каждым
рецензентом
инициатор может
указать для него
индивидуальное
примечание
(например, для
обращения внимания
56. Работа с бизнес-процессами
Последовательное согласование документов
2. Нажав кнопку «ОК» в форме бизнес-процесса
инициатор запускает процесс согласования. Процесс
согласования выдает поручение на согласование
первому рецензенту из списка
Рецензент получает задачу на согласование, а процесс
согласование
согласования приостанавливается до момента
выполнения задачи согласования рецензентом
Примечание. На карте
бизнес-процесса
(закладка «Карта
процесса»)
процесса ) всегда
можно узнать ход
согласования, там же
указывается текущий
согласующий
у щ
сотрудник
57. Работа с бизнес-процессами
Последовательное согласование документов
3. Рецензент получает задачу на последовательное
согласование в свою папку задач Навигатора. Рецензент
может сразу принять решение о согласовании (или не
согласовании) документа либо поставить частичное
выполнение (как и в любой другой задаче) указав
процент выполнения в диапазоне от 1 до 99%
58. Работа с бизнес-процессами
Последовательное согласование документов
4. В случае, если при последовательном процессе
согласования, согласующий рецензент согласовал
документ, то поручение на согласование выдается
следующему по списку рецензентов сотруднику
После успешного прохода по всему списку
рецензентов инициатору согласования создается
поручение на обработку рецензий (аналогично
рассмотренному ранее параллельному варианту
согласования)
Если очередной рецензент не согласовал документ, то
59. Работа с бизнес-процессами
Последовательное согласование документов
В ходе согласования, в табличной части «Согласование»
бизнес-процесса показывается текущее согласование
документа. В графе «Ссылка на рецензию» размещается
ссылка на задания непосредственно поступающие
рецензентам
60. Работа с бизнес-процессами
Последовательное согласование документов
5. При обработке всех рецензий инициатор может принять
согласование со статусом «Согласован», «Не
согласован» или повторить согласование
(аналогично параллельному согласованию)
61. Работа с бизнес-процессами
Отчет по процессами, задачам и исполнителям
Программа содержит отчет «Состояние задач» который
формируется по задачам бизнес-процессов. Отчет может быть
отфильтрован и перегруппирован согласно настройкам
63. Подписки на события
Одной из важных дополнительных возможностей является
подписка на события документооборота.
Пользователи могут подписаться на следующие уведомления:
1. Постановка задачи
2. Выполнение задачи
3.
3 Создание документа
4. Изменение документа
5. Создание элемента справочника
6. Изменение элемента справочника
Уведомления приходят подписчикам
по электронной почте
При наличие дополнительного
программного обеспечения возможно
65. Подписки на события
Пользователь может оформить на себя произвольное
количество подписок.
После выполнения в системе действия, попадающего под
критерий вида подписки происходит высылка уведомления на
указанный у пользователя адрес
69. Дополнительные возможности
Документ «Уничтожение документов»
Документ предназначен для удаления (пометки на удаление) из
системы документов с истекшим сроком хранения. Срок
хранения устанавливается в документе документооборота
70. Дополнительные возможности
Отчеты о документообороте
Система «Аналитика: Документооборот» содержит несколько
отчетов показывающих статистику по документообороту
предприятия
72. Права доступа
Права доступа
В системе «Аналитика: Документооборот» существует два
механизма проверки прав доступа пользователей к объектам
системы.
1. Ограничение на уровне бизнес-логики программы
2. Ограничение на уровне прав и ролей, задаваемых на
уровне платформы «1С:Предприятие 8»
73. Права доступа
1. Ограничения на уровне бизнес - логики
В конфигурации реализован механизм контроля доступа к
документам и задачам пользователей на уровне бизнес –
логики запрограммированной на внутреннем языке «1С»
В конфигурации можно установить различные права доступа
для ролей пользователей Роли могу содержать произвольный
пользователей.
список пользователей.
74. Права доступа
1. Ограничения на уровне бизнес - логики
Программа «Аналитика: Документооборот» содержит средства
для установки прав доступа на различные объекты. Права
могут быть установлены как на определенный документ так и
документ,
на каталог любого вида
75. Права доступа
1. Ограничения на уровне бизнес - логики
При доступе к различным объектам системы происходит
анализ доступных пользователю ролей и автоматический
расчет консолидированных прав доступа к объекту или к
списку документов выбранного каталога
76. Права доступа
2. Ограничения на уровне платформы «1С:Предприятие»
Платформа «1С:Предприятие» поддерживает настройку
пользовательских прав с помощью механизма ролей.
В режиме конфигурирования программы каждому
пользователю может быть назначена одна или несколько
ролей.
ролей
77. Права доступа
2. Ограничения на уровне платформы «1С:Предприятие»
Для каждого вида объектов программы могут быть назначены
широкие права доступа для каждой имеющейся роли
78. Открытый код программы!
р д р р
В отличие от большинства программ документооборота «Аналитика:
Документооборот» имеет полностью открытый программный код!
79. Заказать программу и получить дополнительную
информацию можно:
по телефону: 8 (044) 200-02-20
200 02 20
эл. почте kiev@1cbit.ru
