1. T.C.
BAŞBAKANLIK
DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI
Strateji Geliştirme Daİre Başkanlığı
Hizmet
Uygulama
Proje Planı
Proje Tanımlama Belgesi
PROJE HAZIRLAMA ve YÖNETME REHBERİ
Hasan DEMİRBAĞ
Daire Başkanı
Ekim–2008
1
3. İçindekiler
İçindekiler ................................................................................................................................ 3
SUNUŞ ................................................................................................................................... 9
BİRİNCİ BÖLÜM............................................................................................................... 11
Projenin Tanımı ve Özellikleri 1. Proje nedir? ....................................................................... 11
1. Proje nedir? ........................................................................................................................ 13
2. Projenin özellikleri ............................................................................................................. 13
2.1. Amaç tanımı ................................................................................................................ 13
2.2. Süre ve mekân sınırlılığı .............................................................................................. 13
2.3. Tek tanım .................................................................................................................... 13
2.4. Takım çalışması ........................................................................................................... 13
2.5. Benzersizlik ................................................................................................................ 13
2.6. Değişim ....................................................................................................................... 14
2.7. Siparişe göre olmak ..................................................................................................... 14
2.8. Teklikten çeşitliliğe ..................................................................................................... 14
2.9. Risk ve belirsizlikler.................................................................................................... 14
2.10. Tekrarlanmama ......................................................................................................... 14
2.11. Kaynağa bağlı olması ................................................................................................ 14
2.12. Karmaşıklık .............................................................................................................. 14
2.13. İç çelişkiler ................................................................................................................ 14
2.14. Kamu maliyesi açısından proje.................................................................................. 14
3.Projenin rutin işlerden farkları ........................................................................................... 14
4. Projenin kapsamının belirlenmesine etki yapan faktörler .................................................. 15
İKİNCİ BÖLÜM ................................................................................................................. 17
Proje Yönetiminin Oluşturulması, Görev ve Sorumlulukları ................................................. 17
1. Proje yönetimi nedir? ......................................................................................................... 19
2. Proje yönetiminin faydaları ............................................................................................... 19
3. Proje yöneticisi ve özellikleri.............................................................................................. 20
3.1. Proje yöneticisi ............................................................................................................ 20
3.2. Proje yöneticisinde bulunması gereken özellikler ........................................................ 20
4. Proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları ....................................................................... 21
3
4. 5. Proje yönetim ekibinin oluşturulması ................................................................................ 21
5.1. Proje ekibi nasıl oluşturulmalıdır? .............................................................................. 21
5.2. Proje yönetim ekibi oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar ........................... 21
5.3. Proje ekibine personel seçimi kriterleri ........................................................................ 22
5.3.1. Görev bakımından ................................................................................................ 22
5.3.2. Ekip uyumu bakımından ..................................................................................... 22
6. Proje yönetiminin başarısına etki yapan faktörler............................................................. 23
6.1. Proje amaç ve hedefleri................................................................................................ 23
6.2. Üst yönetimin desteği ................................................................................................. 23
6.3. Proje planlaması .......................................................................................................... 23
6.4. Müşterinin/kullanıcının sürece dâhil edilmesi ............................................................ 24
6.5. Personel ile ilgili konular ............................................................................................ 24
6.6. Teknik konular ............................................................................................................ 24
6.7. Proje kontrolü ............................................................................................................. 24
6.8. İletişim ........................................................................................................................ 24
6.9. Problem giderme .......................................................................................................... 24
7. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri............................................................................ 24
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ............................................................................................................. 27
Proje Yönetiminin Bileşenleri, Kısıtları, Aşamaları ve Süreçleri ........................................... 27
1. Proje yönetiminin bileşenleri .............................................................................................. 29
1.1. Bütünleştirme Yönetimi .............................................................................................. 29
1.2. Zaman Yönetimi ......................................................................................................... 29
1.3. Maliyet Yönetimi ........................................................................................................ 29
1.4. Kalite Yönetimi ........................................................................................................... 29
1.5. İnsan Kaynakları Yönetimi ........................................................................................ 29
1.6. İletişim Yönetimi ........................................................................................................ 29
1.7. Satın Alma Yönetimi .................................................................................................. 29
1.8. Risk Yönetimi ............................................................................................................. 29
1.8.1. Risk yönetimi neden gereklidir? ........................................................................... 29
1.8.3. Risk kategorileri ................................................................................................... 30
1.8.4. Risk Tahmini Örneği ............................................................................................ 30
2. Proje kısıtları ..................................................................................................................... 30
4
5. 2.1. Belli başlı proje kısıtları .............................................................................................. 30
2.2. Kısıtlar arasındaki etkileşimler ................................................................................... 31
2.2.1. Zaman .................................................................................................................. 31
2.2.2. Projenin Maliyeti ................................................................................................. 31
2.2.3. Proje Kapsamı ...................................................................................................... 31
3. Proje yönetiminin ana aşamaları ve döngüsü .................................................................... 31
3.1. Proje fikrinin oluşumu ................................................................................................ 31
3. 2. İnceleme ..................................................................................................................... 31
3.3. Planlama (Tanımlama) ................................................................................................ 31
3.3.1. Proje tanımlama bileşenleri .................................................................................. 32
3.3.2. Planlamanın faydaları ......................................................................................... 32
3.3.3. Genel olarak proje programlama .......................................................................... 32
3.4. Finansman temini ve kaynak planlanması ................................................................. 33
3.4.1. Maliyet Planı ve faydaları ................................................................................... 33
3.4.2. Kaynak ve maliyet planlanırken hangi hususlar dikkate alınmalıdır? ................ 33
3.4.3. Proje bütçesi ......................................................................................................... 33
3.5. Uygulama, kontrol ve izleme ...................................................................................... 34
3.5.1. Kontrol Sistemi kurulması ................................................................................... 34
3.5.2. İzleme................................................................................................................... 35
3.6. Değerlendirme ............................................................................................................. 36
3.6.1. Değerlendirme toplantıları ................................................................................... 37
3.6.2. Raporlama ............................................................................................................ 37
3.6.3. Projenin bitirilmesi ............................................................................................... 38
3.6.4. Proje nihaî değerlendirmesi .................................................................................. 38
4. Proje yönetimi süreçleri ...................................................................................................... 39
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM....................................................................................................... 41
Projenin Mantıksal Çerçevesi ................................................................................................ 41
1. Mantıksal çerçeve nedir? ................................................................................................... 43
2. Projenin mantıksal çerçevesi nasıl kurulur? ...................................................................... 43
BEŞİNCİ BÖLÜM .............................................................................................................. 47
Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri ......................................................................................... 47
1. Proje yönetiminin temel araçları ........................................................................................ 49
5
6. 2. Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor) ................................................................ 49
2.1. TOR nasıl hazırlanır? ................................................................................................. 49
2.1.1. Arka plan (Background) ...................................................................................... 49
2.2. Örnek Proje Temel Çerçevesi (Tor Dökümanı)............................................................. 51
3. TOR’a göre hazırlanan proje fikrinin kabul edilmesi ve Değerlendirme Formu ................ 52
3.1. Tor’a göre proje planının hazırlanması ....................................................................... 53
3.2. TOR proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi ............................................... 54
4. Proje İzleme Matrisi .......................................................................................................... 54
5. Proje Dosyası ..................................................................................................................... 56
6. Gantt Şeması ..................................................................................................................... 57
6.1. Gant şemasının faydaları ............................................................................................ 58
6.2. Gant şemasına işlenecek görev sürelerinin tahmin edilmesi ........................................ 58
7. Ara Hedef (Milestone) çizelgeleri ...................................................................................... 58
8. CPM (CRİTİCAL PATH METHOD-Kritik Yol Metodu-) ............................................. 59
8.1. CPM aşamaları ........................................................................................................... 59
8.1.1. Aktivitelerin belirlenmesi ..................................................................................... 59
8.2. CPM kullanmanın yararları ....................................................................................... 60
9. PERT ( Program Evaluation And Review Technique)...................................................... 60
9.1. Ağ Diyagramı.............................................................................................................. 60
9.2. PERT aşamaları ......................................................................................................... 61
9.2.1. Aktivitelerin belirlenmesi ..................................................................................... 61
9.2.2. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi ................................................................. 61
9.2.3. Ağ Diyagramının çizilmesi................................................................................... 61
9.2.4. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi .................................................... 61
9.2.5. Kritik Yolun belirlenmesi ..................................................................................... 61
9.2.6. Proje ilerleme sürecinde CPM diyagramının güncellenmesi ................................ 61
10. CPM ve PERT’in ortak ve farklı yanları ........................................................................ 62
11. CPM ve PERT’in önemi .................................................................................................. 62
12. Kritik Yol ......................................................................................................................... 62
ALTINCI BÖLÜM .............................................................................................................. 64
Proje Başvurusu, Formatları ve Ekleri.................................................................................. 64
1. Proje başvurusu.................................................................................................................. 65
6
7. 2. Proje Teklif Formatı ve ekleri ............................................................................................ 65
Teklif Formatı Ekleri............................................................................................................. 69
KAYNAKLAR...................................................................................................................... 83
7
9. SUNUŞ
Yönetim ve proje kavramları, çok eskidir. Ancak genelde “Yönetim Bilimi”, özelde de “Proje
Yönetimi”, içinde bulunduğumuz bilgi çağında önemini gittikçe artırmış bulunmaktadır. Bu
gelişmeye paralel olarak, maliyet, kontrol, programlama, kaynak yönetimi, zaman yönetimi
ve risk yönetimi tekniklerinin birlikte uygulanabildiği “Modern Proje Yönetimi” kavramı
ortaya çıkmıştır.
Yönetim alanındaki bu bilimsel gelişme ışığında, hem dünyada hem de ülkemizde özel/resmî
kurum ve kuruluşların, yönetim teknikleri ve çağdaş yönetim metot ve modelleri alanında
kendilerini sürekli olarak geliştirme, yenileme ve güncelleme çabalarına yöneldikleri,
memnuniyetle gözlenmektedir.
Kurumsal çalışma ve gayretlerin planlanan hedefe ve başarıya ulaşmasının; sistematik,
planlı, programlı ve proje bazlı çalışma anlayışının benimsenmesine ve uygulamaya
konulmasına bağlı olduğu, şüphe götürmez. Başarılı bir projenin en temel özelliği ise; iyi bir
planlama sürecinin ardından, zaman kaybetmeden, daha uygun maliyet karşılığında bir icra
ve kontrolle herhangi bir işin sonuçlandırılmasıdır.
Birden çok kurum/kuruluş ve kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde,
Değişik ve birbiriyle ilişkili/etkileşim içinde olan işlerin paylaşımında,
İlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında,
Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde,
proje yönetimi ve tekniklerine daha çok ihtiyaç duyulmaktadır.
Bu bağlamda “Proje Yönetimi”, kritik bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.
Günümüzde proje yönetimi, artık uzmanlık ve bu alanda ilmî birikim gerektiren bir disiplin
olmuştur. Bu bakımdan projenin tanımı, içeriği, özellikleri, üretilmesi, hazırlanması,
maliyetlendirilmesi, kaynağının temini, yönetilmesi ve raporlanması gibi konularda bilimsel
tekniklerin öğrenilmesi ve öğretilmesi önem arz etmektedir.
İşte bu nedenle, Başkanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinin istifade edebilmeleri
amacıyla, Dairemizce “Proje Hazırlama ve Yönetme Rehberi” adıyla böyle bir çalışmanın
yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.
İlk sürümünü sunduğumuz bu Rehberde: projenin tanımı, kapsamı, çeşitleri, planlanması,
hazırlanması, programlanması, yönetilmesi, temel çerçevesi, süreci, kontrolü, izlenmesi,
değerlendirilmesi, raporlanması ve bu alandaki diğer teknik konular, en temel hatlarıyla ele
alınmaya çalışılmıştır.
Bu çalışmada bizden teknik desteğini esirgemeyen alanın uzmanları Zühtü KAYALI ve A.
Nusret GÜÇLÜ’ye, imla ve tashihteki katkıları nedeni ile Dairemiz şube müdürleri ve
uzmanlarına teşekkür ediyor; Rehberin Kurumumuz çalışanlarına yararlı olmasını, olumlu
katkılar sağlamasını, Başkanlığımıza yeni ufuklar açacak ve vizyonumuza giden yolda yeni
ve mükemmel projelerin doğmasına vesile olmasını diliyorum.
Hasan DEMİRBAĞ
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
9
13. 1. Proje nedir?
Proje kavramının çeşitli tanımları vardır. Bunlardan bir kaçı aşağıda sunulmuştur:
Proje;
Yeni bir ürün, yeni bir bina veya tesis, yeni bir sistem veya
spesifik bazı sonuçların elde edilmesi için ortaya konan geçici
işler bütünü, gerçekleştirilmesi gereken toplam süreçtir.
Belirli bir ekip tarafından, belirli bir amacı gerçekleştirmek
için, belirli bir başlangıç ve bitiş süresinde, belirlenmiş hedefler
doğrultusunda, belirli kaynak kullanılarak, gerçekleştirilen
faaliyetler bütünüdür.
Sonuçları ve çıktıları net olarak belirlenmiş tek seferlik faaliyetler dizisidir.
Karmaşık, rutin olmayan, bir defaya mahsus, belirli zaman, bütçe, kaynak ve performans
ile sınırlı, belirli ihtiyaçları karşılamaya yönelik çabalardır.
2. Projenin özellikleri
Büyük ya da küçük çaplı olsun, bütün projeler bazı ortak özelliklere sahiptirler. Her şeyden
önce proje bir yaşam döngüsüdür. Bir projede belli başlı şu özelliklerin bulunması gerekir:
2.1. Amaç tanımı
Proje bir iş talebinden doğar. Proje faaliyetlerinin, maliyet, kalite/performans ve süre
cinsinden tanımlanabilir bir amacı/amaçları, sonu, çıktısı ya da ürünü vardır. Bir projeye
başlamaktaki ana neden, bu amaca/amaçlara ulaşmaktır. Bu amaçlara ulaşıldığı zaman
proje tamamlanır.
2.2. Süre ve mekân sınırlılığı
Hiçbir proje, sonsuza kadar devam edemez. Planlama,
başlama, uygulama, kontrol ve bitme süreçlerinden
geçer. Bir fikrin doğması ile başlar, amaçlara ulaşmak
için gerekli adımların tamamlanması ile ya da
amaçlarına ulaşamayacağı kesin olarak belirlenip
bırakıldığında sona erer. Aynı şekilde, proje genelde
belirli bir mekân bütünlüğü içinde gerçekleştirilir.
2.3. Tek tanım
Proje içeriğinin tek bir tanımı vardır. Genellikle bir proje yöneticisi yönetiminde yürütülür.
Ancak projenin içinde çeşitlilik bulunur, çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar.
2.4. Takım çalışması
Bir projenin yürütülmesi; genellikle içinde çok değişik disiplinlerden, organizasyonlardan vb.
gelen kişilerden oluşan takım çalışması sayesinde olur, başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı
gerektirir.
2.5. Benzersizlik
Her proje özgün bir ürün ve hizmet üretmek için oluşturulduğundan, hiçbir proje başka bir
projeye tamamıyla benzemez. Bu nedenle, her projenin kendine has şekilde planlanması ve
kontrol edilmesi gerekir.
13
14. 2.6. Değişim
Bir proje, icra edildiği süre boyunca önemli/önemsiz çok sayıda değişime uğrar.
2.7. Siparişe göre olmak
Bir proje, genellikle bir kişinin ya da kuruluşun talebine göre oluşur. Bu kişi ya da kuruluş
projenin özellikleri hakkında belirli sınırlamalar getirebilir.
2.8. Teklikten çeşitliliğe
Bir projenin içinde binlerce çeşitlilik bulunabilir. Bu çeşitliliğin içinde insan, kültür, makine,
malzeme vb. sayılabilir.
2.9. Risk ve belirsizlikler
Bütün projelerde belirsizlik ve risk bulunur. Önemli olan riskleri olabildiğince öngörüp
baştan gerekli tedbirleri alabilmek veya kaçınılmaz riskler gerçekleşmesi durumlarında da
gerekli davranışları sergileyebilmektir.
2.10. Tekrarlanmama
Çoğunlukla bir proje bütün olarak tekrar edilemez. Yinelenen projeler bile ayırt edici
farklılıklara ve özelliklere sahiptir.
2.11. Kaynağa bağlı olması
Her proje; sınırlı kaynaklara bağımlıdır, kaynak temin edilmeden yürütülemez. Proje, belli
girdileri/kaynakları tüketerek, mal veya hizmet şeklinde çıktılar üretir. Genelde aynı kaynak
için farklı proje düşünceleri çarpışır. Bir proje alternatif projelerin kullanabileceği
kaynakları tüketir.
2.12. Karmaşıklık
Proje amaçlarına ulaşabilmek için birçok farklı faaliyetin tamamlanması gerekir. Bu
faaliyetler arasındaki ilişkiler, özellikle de projede faaliyet sayısı fazla olduğunda karmaşık
olabilir.
2.13. İç çelişkiler
Proje içinde kalite, kapsam, zaman ve maliyet genelde birbiriyle çelişen kavramlardır ve iş
ihtiyacına en uygun orta noktada birleştirilerek yönetilmeleri gerekir. Örneğin eğitimlerin
düzenleneceği fiziksel ortamın rahatsızlık vermeyecek düzeyde temiz ve kullanışlı olması
yeterlidir, ancak sunulacak dinî bilginin kalitesini garanti etmek amacıyla daha çok zaman
kullanılabilir. Bu durumda kalite talebimiz arttıkça, daha kısa sürede çözme talebimizden
fedakârlık etmemiz gerekecektir. Aynı şekilde, genelde projelerde farklı kullanıcılara bağlı
olarak farklı ihtiyaçlar ve hatta çelişkili beklentiler olabilir. Zaten proje yönetimi aynı
zamanda bu çelişkileri de yönetebilme sanatıdır.
2.14. Kamu maliyesi açısından proje
Kamu maliyesi açısından bakıldığında, proje, temel olarak bir yatırım önerisidir. Proje,
ekonomik ve teknik yapılabilirliğe sahip minimum yatırımdır; yatırıma yönelik her hangi bir
tasarının analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük birimidir. Proje, başlıbaşına
değerlendirilebilen her hangi bir yatırım unsurudur.
3.Projenin rutin işlerden farkları
Organizasyonlarca gerçekleştirilen çalışmalar, rutin faaliyetleri ve projeleri birlikte
kapsayabilmektedir. Bu faaliyetler ve projelerin birçok ortak yönleri bulunmaktadır. Meselâ;
her ikisi de “planlama-gerçekleştirme-kontrol” aşamalarından meydana gelirler. Projeler,
14
15. bünyelerinde tekrarlanan rutin faaliyetler içerseler de, genel olarak rutin faaliyetlerden
farklılık gösterirler. Projelerin rutin işlerden bazı farkları şunlardır:
Projeler tekrarlanan olaylar olmadığından, problem ve çözümleri de rutin değildir.
Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan farklıdır. Kurumların/kuruluşların işlerinden
farklı oldukları için yönetimleri ve yöntemleri de farklıdır. Hâlbuki rutin faaliyetler hep
aynı kişi ve ekiplerce yürütülebilir.
Projeler rutin işlerden farklı olarak bilgi toplama, programlama, uygulama, izleme ve
başka departmanlarla birlikte çalışmayı gerektirir.
Rutin işler süregelen ve tekrar eden işler iken, projeler geçici ve eşi olmayan işlerdir.
Rutin işlerin planlanması, programlanması bir kaç gün veya bir hafta öncesinde
yapılabilirken, projede planlama ve organizasyon aylarca devam edebilir.
Projenin amaçları, sınırları ve kapsamı vardır, rutinde sınır ve kapsam yoktur.
Proje, bir ürün ya da hizmet üretir. Rutin, projenin dağıtımıdır. Mesela; bir Kur’ân kursu
yapımı proje, burada öğrenci okutulması rutindir. Çünkü Kur’ân kursu inşası, eşsiz bir
proje olup, başlangıç şartları, ortamı, kapsamı ve nihaî hedefleri yalnızca ona göre
belirlenmiştir.
Projeler; orijinaldir, kendine özgüdür, kuruma/kuruluşa farklılık, yeni vizyon, ufuk ve
farklılık kazandırabilir, mevcut uygulamalarını, ürünlerini ya da hizmetlerini
değiştirebilir. Rutin kuruma/kuruluşa artı değer kazandırır ama değişim ve farklılık
meydana getirmez.
Projeler, dinamik süreçlerdir.
4. Projenin kapsamının belirlenmesine etki yapan faktörler
Proje kapsamının belirlenmesinde;
Daha önce benzer konularda gerçekleştirilmiş projelerin adedi,
Proje hedefine ulaşmayı engelleyecek risklerin oransal değeri,
Zamana bağlı olarak kaynak miktarlarındaki değişimler,
Projeyi ortak yürüten kuruluş sayısı,
Proje faaliyetleri arasındaki bağımlılık derecesi,
gibi faktörler rol oynayabilir.
15
19. 1. Proje yönetimi nedir?
Proje yönetimi; projelerin hedeflerine ulaşması için proje faaliyetlerinin tanımlanması,
planlanması, kategorize edilmesi, mali kaynak temini, programlanması, kontrol edilmesi,
bitirilmesi ve değerlendirilmesi gibi projenin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik çalışmalar
bütünüdür. Bir başka ifadeyle, proje yönetimi, “tanımlanan işi, optimum sürede, optimum
maliyetle, hedeflenen kalitede yapmak, planlamak, uygulamak ve kontrol etmek” demektir.
Proje Yönetimi; en genel tanımıyla; bilgi, beceri, araç ve tekniklerin ihtiyacı karşılamak
üzere proje aktivitelerine uygulanmasıdır. Proje aktiviteleri, bütünleşik bir süreci
tanımlayan,
Başlatma
Planlama
Uygulama
İzleme ve kontrol ile
Kapanış’tır.
Proje yönetimi;
Modern bir iş yapma biçimi, yeni bir disiplindir.
Hedef ve değişim merkezlidir.
Proje sürecinin tümünde etkinlik sağlamak amacına yönelik bir yöntem ve kurallar
sistemidir.
Uluslararası işlerde ortak bir dildir.
Başarıya ulaşmak için çok yönlü becerileri bünyesinde toplar.
Disiplinli bir şekilde uygulandığı zaman başarının garantisidir.
Projede görev alan herkesin aktif katılımını gerekli kılan bir ekip işidir.
Ekibin bilgi, yetenek ve tecrübelerini en iyi şekilde kullanmasını zorunlu kılan; insan,
bütçe ve zaman arasında uyum ve işbirliğini gerektiren bir organizasyon sanatıdır.
İletişim ve en başta insan olmak üzere kaynak yönetim becerisidir.
Çelişkili talepleri dengeleme ve amaca ulaşmak için ihtiyaçları yönetme sanatıdır.
2. Proje yönetiminin faydaları
Proje yönetiminin oluşturulması;
Amaç ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler.
Proje çerçevesinde yapılması gereken işlerin düzenli akışını, ahengini, kontrol sisteminin
kurulmasını, sağlıklı takibini ve böylece öngörülen sürede sonuçlanmasını sağlar.
Proje maliyetinin önceden belirlenmesini ve yapılmak istenenlerin bütçeye uygun olarak
gerçekleştirilmesini sağlar.
Projede görev alanların kendilerine güven duymalarını sağlar. Projenin başarısızlığa
uğrayacağı duygusunu ve stresini azaltır.
Projede görev alan ekip üyelerinin proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin
gelişmesini sağlar.
Sürekli raporlama ihtiyacını minimize eder.
19
20. Etkin ve başarılı projeler gerçekleştirebilmek için geçmiş tecrübelerden iyi dersler
çıkarabilmeyi sağlayacak uygun ortamı sunar, oluşan bilgi birikimi ile sonraki çalışmalarda
daha doğru kararlar alınmasına katkı sağlar.
Benzeri işler daha sonraları tekrar tekrar yapılmaz, böylece zaman ve maliyet tasarrufu
sağlanmış olur.
Riskleri asgariye ve yönetilebilir seviyeye indirir.
3. Proje yöneticisi ve özellikleri
3.1. Proje yöneticisi
Proje yöneticisi, bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi mümkün olan en
yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu tutulan kişidir.
3.2. Proje yöneticisinde bulunması gereken özellikler
Bir projenin başarısı, proje yöneticisi ve proje ekibindeki personelin yetenekleri ve
gösterecekleri performansla doğru orantılıdır. Bu itibarla, proje yöneticisi bir projede hayatî
öneme sahiptir. Çünkü projenin oluşmasından sonlandırılmasına kadar tüm aşamalarında en
başta yer alan ve projeyi birebir yürüten kişidir, proje yöneticisi.
Proje yönetmek zor bir iştir. Bir proje yöneticisi, proje ile ilgili teknik alanlarda uzmanlaşmış
olsa da, eğer gerekli yönetim ve liderlik fonksiyonlarına sahip değilse, yöneteceği proje
başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu nedenle, proje yöneticisinin seçimine büyük önem verilmeli,
onda belirli özellik ve yetenekler mutlaka aranmalıdır.
Konunun uzmanlarınca; özgün projeleri yönetecek kişilerde aranacak özel şartların yanında,
bir proje yöneticisinde genel olarak şu özelliklerin ve yeteneklerin olması gerektiği ifade
edilmektedir:
Liderlik ve yönetme özelliği,
Planlama ve organize yeteneği,
Birleştiricilik ve motivasyon özelliği,
Müzakere, etkileme ve ikna yeteneği,
Beşeri ilişki kurma ve sürdürme becerisi,
İletişim becerisi,
Koordinasyon becerisi,
Disiplin ve problem çözme yeteneği,
Karar verme yeteneği,
Gerekli düzeyde detay planlama becerisi,
Özellikle proje yönetim metodolojisi ile ilgili ayrıca tercihan faaliyet alanı konu uzmanlığı
bazında teknik bilgi ve yetenek,
Risk farkındalığı,
Panik durum yönetme becerisi,
Görev takibi ve hesap sorma kapasitesi,
Temel malî beceriler,
Yeniliklere açık olma özelliği.
20
21. 4. Proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları
Proje yöneticisi;
Proje faaliyetlerini planlamak, programlamak ve kontrol etmekten,
Kapsam yönetmekten,
Proje ekibini kurmak ve yönetmekten, liderlik etmekten,
Projenin ihtiyaç duyacağı fizikî mekân, araba, bilgisayar, vb. diğer maddî kaynakları
belirlemek ve yönetmekten,
Ekip personelinin görevlerini ve sorumluluklarını belirleyip bildirmekten,
Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamaktan,
Ekibin koordineli çalışmasından ve proje ile ilgili görevlerini yerine getirmesini
sağlamaktan,
Gerekli seviyede detay planlamadan,
İşin planlanan zamanda tahsis edilen bütçe ile ve üzerinde anlaşılan kalite ve süre
şartlarına göre teslim edilmesini sağlamaktan,
Projeyi yönetirken karşılaşılabilecek bazı sorunları ve riskleri öngörerek projenin
başarısını etkileyecek olumsuzlukları önlemek için gerekli tedbirleri almaktan,
olumsuzluklar gerçekleştiğinde gerekli müdahalelerde bulunmaktan,
Temel paydaşları düzenli bilgilendirmekten,
İnsan ilişkilerin yönetiminden,
sorumlu ve görevlidir.
Bu itibarla, proje yöneticisinin sorumluluğu oranında yetkisi de olmalıdır.
5. Proje yönetim ekibinin oluşturulması
5.1. Proje ekibi nasıl oluşturulmalıdır?
Bir projeye başlanabilmesi ve başarıya ulaşılabilmesi için, öncelikle üst yönetim buna
gerek görmeli, önemsemeli, benimsemeli ve desteklemelidir. Ancak bu sağlandıktan sonra
işgücü teminine gidilebilir, proje yönetim ekibi oluşturulabilir ve proje kaynak tahsisi
gerçekleştirilebilir.
Proje yönetim ekibi; proje yöneticisi ile proje süresince tam gün kısmî zamanlı ve
gerektiğinde zaman zaman projeye destek sağlamakla görevlendirilen kişilerden
oluşturulur.
Proje yönetim ekibi oluşturmada en uygun metot, önce proje yöneticisinin
görevlendirilmesi, müteakiben proje yöneticisinin proje planlamasını yapıp projenin
ihtiyaçlarını tespit ettikten sonra, istenilen tecrübe ve bilgi birikimine sahip bireyler
arasından ekibini seçmesidir. Ancak çoğu zaman üst yönetim kurulmuş olan bir takımı
yönetmesi için bir proje yöneticisi görevlendirmektedir. Bu durum; proje yöneticisini
zorlamakta, eldeki imkânlarla ve mevcut ekiple projeyi yürütebilmek ve sağlıklı
sonuçlandırılabilmek, proje yöneticisinin kabiliyetine kalmaktadır.
5.2. Proje yönetim ekibi oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar
Plânlama ve uygulama için ne kadar gelişmiş araçlar ve teknikler kullanılırsa kullanılsın,
projeyi gerçekleştiren ve o araçları kullanan insanlardır. Onların uzmanlıkları ve iyi niyetleri
olmazsa, proje yürüyemez veya argo tabirle kör topal yürür.
21
22. Eğer bir projede teknik problemler olursa, çözüm yolları bulunabilir. Ancak insan
problemlerinin çözümü zordur. Bu nedenle, proje yönetim ekibi oluşturuluken, oldukça
dikkatli ve titiz davranmak gerekmektedir. Bu konuda aşağıdaki hususların göz önünde
bulundurulması önerilebilir:
Ekip oluşturma işlemine başlamadan önce, proje planı oluşturulmalı, projenin teknik içeriği
ve nitelikleri belirlenmelidir.
Projenin varsayımları, kısıtları, girdileri, çıktıları ve hedefleri açık bir şekilde
tanımlanmalıdır.
Proje gözden geçirme metotları ve projenin gerçekleştirilmesi aşamalarında kritik tarihler
belirlendikten sonra görevler listelenmelidir.
Listelenen her görev için gerekli nitelikler tespit edilip, bunlara uygun personel ve projeyle
uzun süre ilgilenecek çekirdek takım elemanları belirlenmelidir.
Proje ekibi elemanları ortak bir amacı hedefleyen, birbirlerinin beceri ve bilgilerini paylaşan
ve yardımlaşan insanlardan seçilmelidir.
Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada gerek görülmesi halinde
değiştirilmelidir.
Ekip üyeleri gerekli yetenekleri haiz değillerse, yeteneklerinin geliştirilmesi için proje
sürerken eğitimlerin verilmesi sağlanmalıdır. Ancak bu durum projenin uygulama safhasını
etkileyecekse, yeniden görevlendirme yapılmalı, gerekirse organizasyon dışından da
elemanlar seçilmelidir.
Proje yöneticisi, takımı kurarken adaylar hakkında araştırma yapmalı, kendileriyle
görüşmeli ve onların onayını mutlaka almalıdır.
5.3. Proje ekibine personel seçimi kriterleri
Proje ekibine alınacak adayların ekip çalışmasına yatkın olup olmaması, teknik bilgi
birikimi, daha önceki tecrübeleri, yönetme kabiliyeti gibi bazı kriterler baz alınmalıdır. Bu
konuda aşağıdakine benzer seçim kriterleri oluşturabilir. Ekibe alınması düşünülen personel;
5.3.1. Görev bakımından
Teknik olarak yetenekli mi?
Güncel bilgi ve beceriye sahip mi?
Bilgi ve becerileri diğer takım elemanlarını tamamlıyor mu?
Yeterli proje yönetimi bilgisine sahip mi?
5.3.2. Ekip uyumu bakımından
Ekip elemanlarıyla uyumlu çalışabilecek mi?
İyi bir iletişimci ve dinleyici mi?
Hedeflere ulaşmak için fazladan çalışma arzusu var mı?
Ekipte farklı görevlere uyum sağlayabilecek esnekliği var mı?
Yeni fikirlere açık mı?
Başkalarının fikrini kabul ediyor mu?
5.3.3. Birey bakımdan
Hoşgörülü mü?
Daha fazla başarı için istekli mi?
22
23. Tek başına yapamayacaklarının bilincinde mi?
Dürüst mü?
Güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi şekilde ortaya koyabiliyor mu?
6. Proje yönetiminin başarısına etki yapan faktörler
Proje yönetiminin başarısı;
• İyi bir planlamaya,
• Proje yönetim süreçlerinin titizlikle uygulanmasına,
• Bu süreçleri uygulayacak beceriye sahip, uyumlu ve heyecanlı bir proje yöneticisi ve
ekibine,
• Proje yönetimi yaklaşımına ve yeterli bir organizasyonel yapıya,
• Proje paydaşlarının taahhüt edilen işbirliğine sadık kalmasına,
• Projenin gerçek ihtiyaçlara cevap verip vermemesine,
• Projenin kurum içinde üst düzey yönetim kademesinde sahibinin olup olmadığına,
doğrudan bağlıdır.
Konunun uzmanlarınca belirlenen ve projenin başarısına olumlu veya olumsuz en fazla etki
yapan faktörler, dokuz başlık altında toplanmış olup, aşağıda sunulmuştur:
6.1. Proje amaç ve hedefleri
Projenin amaç ve hedeflerinin iyi tanımlanmış olması, planlama ve uygulamanın temelini
oluşturur.
Birçok projenin bitmemesinin veya bitirilememesinin ana sebebi, projeyi
neyin sonlandıracağının açık olarak tanımlanmamış olmasıdır. Bu
yüzden projenin başarıyla tamamlanabilmesi için, ulaşılmak istenen
hedefler ve misyon projenin erken safhalarında iyi tanımlanmalı; bunlar
proje yönetim ekibi üyelerine, uygulayıcılara ve diğer ilgili ve yetkililere
iyi anlatılmalıdır.
Projenin başarı kriterleri taraflar arasında açık ve net bilinmeli, ölçülebilir olmalı ve
yönetimsel değerlerle dile getirilmelidir.
6.2. Üst yönetimin desteği
Üst yönetimin projeye katılımı, projenin amaç ve öneminin anlaşılmasına yardımcı olur. Bu
farkındalık, eğer desteğe dönüştürülebilirse, çok yararlı ve değerli olabilir. Bu yüzden, proje
yönetimi ve üst yönetim arasındaki devamlı ve sıkı iletişimin mevcudiyeti, projenin başarısı
için şarttır.
6.3. Proje planlaması
Projenin bütün yönlerini kapsayan ayrıntılı bir plan, projenin uygulanmasının temelidir.
Planlamanın mükemmeliyeti ve yetersizliği, proje başarısını ve başarısızlığını doğrudan
etkiler.
Planlama; icra sürecinin başlamasıyla son bulmaz, değişen hedefleri ve performansı
sonuçlarla ilişkilendiren dinamik ve devamlı bir süreçtir. Uygulama sırasında meydana
gelebilecek sapmalar, yeniden planlamayı ve güncelleştirmeyi gerekli kılabilir. Bu nedenle,
23
24. proje planlaması proje icra edilirken de zaman zaman gözden geçirilmeli, ihtiyaca göre gerek
duyulan değişiklikler yapılmalı ve güncellenmelidir.
6.4. Müşterinin/kullanıcının sürece dâhil edilmesi
Projenin son kullanıcısı, o projenin başarısının gerçek yargıcıdır. Bu nedenle, daha projenin
kavramsal planlamasının yapıldığı safhada, amacı belirlemek ve hedefleri tespit etmek için
kullanıcının istekleri temel alınmalıdır. Daha sonraki safhalarda da muhatap kitleye
danışmak, hatta doğrudan sürece dâhil etmek, proje sürecinde yapılacak hataları azaltmada
önemli bir faktör olacaktır.
6.5. Personel ile ilgili konular
İyi motive ve organize olmuş, projeyi gönülden özümsemiş ve benimsemiş ekip üyeleri ile
müşteri ve kurumun/kuruluşun diğer çalışanları arasında iyi ve güçlü ilişkiler kurulması,
proje başarısının anahtarlarındandır. Eğer bu ilişkiler sağlıklı ve güçlü değilse, projenin arzu
edilen başarıya ulaşması zorlaşır.
6.6. Teknik konular
Uygun olmayan teknolojiler, kaynak yetersizlikleri vb. teknik sorunlar, gerçekleşen
performansı ve projenin genel gidişatını olumsuz etkileyebilir.
6.7. Proje kontrolü
İyi işleyen proje kontrol ve denetim mekanizmasının teşkili, projenin seyrine olumlu etki
yapar. Bu sayede, hedef ve programdaki sapmalar net olarak belirlenebilir, problemler
önceden tespit edilebilir, düzeltici tedbirler ve eylemler ortaya konulabilir.
6.8. İletişim
Projenin organizasyonel yapısı, iletişim kanallarını ve kimin kime bilgi aktarmakla yükümlü
olduğunu iyi belirlemelidir. Ayrıca bu bilgilerin ne sıklıkla üretileceği ve aktarılacağı da
gösterilmelidir. Sağlıklı işleyen iletişim kanallarının kurulması, projenin başarısına olumlu
katkı yapar.
6.9. Problem giderme
İyi bir risk yönetiminin oluşturulması, problemlerin çözümü için önceden hazırlanmış
planların ve prosedürlerin bulunması, problemler ortaya çıktığında çözümü gerçekten
kolaylaştırır. Kurumların, kuruluşların, proje yöneticilerinin başarıları, problemleri
oluşmadan önleyebilme yetenekleri ile doğrudan ilişkilidir. Problemler, oluşmadan önce çok
daha erken aşamalarda öngörülmeli ve önlem alınmalıdır.
7. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri
Proje yönetiminde belli başlı başarısızlık nedenleri şunlardır:
• Standart süreçlere dayanan bir proje yönetim metodolojisinin uygulanmayışı,
• Mevcut durumun yetersiz analizi,
• Projenin hedef gruplarla ilgili olmaması ve bu nedenle benimsenmemesi,
• Proje sahibi kurumun/kuruluşun konuya ilgisinin zayıflığı,
• Üst yönetimin ilgi ve desteğinin olmaması,
• Yöneticilerin ortaya konmuş hedefleri paylaşmaması,
• Ortaya çıkacak ürün veya hizmetin gerçek anlamda müşterisinin olmaması,
• Teknik yöneticilerin sistem için gerekli iş nedenlerini algılayamaması,
24
25. • Kısa vadeli bakış açısı,
• Kötü tanımlanan veya net tanımlanmamış hedefler ve ihtiyaçlar,
• Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması,
• Müşteri/kullanıcı katılımındaki eksiklikler,
• Yetersiz ve etkisiz planlama ve kontrol,
• Risk yönetimi olmaması ya da eksikliği,
• Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/yöneticisi, proje ekip elemanlarının herbirinin
ayrıca yönetici olmaya çalışması,
• Doğru kararların doğru zamanda verilmemesi,
• Teknik bilgi eksikliği,
• Uygunsuz teknoloji ve altyapı kullanımı,
• Ekipte motivasyon ve disiplinin yeterli düzeyde olmayışı,
• Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları,
• Yetersiz proje dokümanları.
25
29. 1. Proje yönetiminin bileşenleri
Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetiminin çeşitli yönetim sistem ve
tekniklerini devreye sokması, önem arz etmektedir. Bu yönetim sistem ve teknikleri
şunlardır:
1.1. Bütünleştirme Yönetimi
Bu yöntemle, proje öğelerinin koordinasyonunu sağlayan süreçler tanımlanır. Proje
planlama, planın yürütülmesi, izlenmesi, kontrolü ve değişim denetimi yöntemleri uygulanır.
1.2. Zaman Yönetimi
Bu yöntemle, projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin
tanımı; süre tahminleri, gannt şeması vb. zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden
oluşur.
1.3. Maliyet Yönetimi
Bu yöntemle, projenin onaylanma bütçesi ile bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır.
Maliyet ve iş programı performanslarının planlandığı gibi yürüyüp yürümediği belirlenir.
1.4. Kalite Yönetimi
Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama,
kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır.
1.5. İnsan Kaynakları Yönetimi
Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel
planlama, kadro kurma ve takım oluşturma yöntemleri uygulanır.
1.6. İletişim Yönetimi
Bu yöntemle proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi,
dağıtılması, saklanması ve düzenlenmesi süreçleri tanımlanır. İletişim, planlama, bilgi
dağıtımı ve performans raporlama yöntemleri uygulanır.
1.7. Satın Alma Yönetimi
Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın
almanın planlanması; talep planlama, firma seçimi ve sözleşmenin imzalanmasından oluşur.
1.8. Risk Yönetimi
Proje risklerini tanımlamak, analiz etmek ve önlem almak için uygulanan yöntemler
bütünüdür. Olumlu olayların ortaya çıkma ihtimalini arttırmak ve olumsuz olayların ortaya
çıkma ihtimalini azaltmak, risk yönetimi kapsamındadır.
Rekabetçi ortamda ayakta kalabilmek ve lider olabilmek, yüksek risk almayı zorunlu kılar.
Bu nedenle, risklerden kaçınılmamalı ama iyi yönetilmelidir.
1.8.1. Risk yönetimi neden gereklidir?
• Problemlerin oluşmadan önlenmesi ile performans, maliyet ve iş programında belirlenen
hedeflere,
• Büyük risklerin temel nedenlerinin belirlenerek, önleme çalışmaları ile atılım niteliğinde
kazançlara,
ulaşmakİçin risk yönetimi gereklidir.
1.8.2. Riskler ortaya çıktığında neler yapılabilir?
Riskler genellikle projelerin sınırlı kaynaklarla gerçekleştirilmeye çalışılmasında ortaya
çıkarlar. Bu nedenle;
29
30. Riskler fark edildiğinde, projeyi ertelememesi için gerekli aktiviteler programa
eklenebilir.
Riskli aktivitelerin zaman tahminleri artırılabilir. Bunun bir kuralı olmamakla beraber
riskin olasılığına ve etki derecesine göre değişir.
Programa yüzdesel zaman çarpanı konarak, yeni teknolojinin beklenmeyen etkileri
yansıtılmaya çalışılır ya da iyimser tahminler düzenlenebilir.
Proje yönetiminde en büyük problemlerden biri, risk kaynağı olarak yüksek miktarlarda
belirsizliğin mevcut olmasıdır. Risk bütün projelerde mevcuttur. Fazla karamsarlığa da
düşmeden yanlış gidebilecek her şeyin yanlış gideceğini varsaymak akıllıca olur.
1.8.3. Risk kategorileri
Kestirilemeyen haricî riskler (Örnek: Yönetmelik değişmesi),
Kestirilebilen haricî riskler (Örnek: Döviz kurlarının yükselmesi ile proje maliyetinin
yükselmesi),
Teknik olmayan dâhilî riskler (Örnek: Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği),
Teknik dâhilî riskler (Örnek: Tasarım veya teknik şartname kaynaklı riskler),
Yasal riskler (Sözleşme ve diğer yasal uygulamalardan kayanaklanan riskler).
1.8.4. Risk Tahmini Örneği
Süre Tahmini Belirlenen süre gerçekçi değilse
İş, göründüğünden büyükse
İstenen sonuç elde edilemiyorsa
Çizelgeleme Öncül-ardçıl ilişkiler doğru değilse
Öncül gecikirse, ardçıl başlamazsa
Proje Organizasyonu Kilit personel ayrılırsa
Proje sayısı artarsa
Müşteri istenileni yapmazsa
Kaynaklar Kaynaklar sağlanmazsa
Gecikirse, bulunamazsa
Proje Tanımı Proje tanımı yanlışsa
Yöntemler yanlışsa
Bütçe gerçekçi değilse
Dış Etkenler Ekonomik kriz olursa
Savaş olursa
2. Proje kısıtları
2.1. Belli başlı proje kısıtları
Belli başlı proje kısıtları şunlardır:
Zaman,
Bütçe,
Kalite,
Kaynak kısıtları,
30
31. Teknolojik kısıtlar,
Yönetim talimatları.
2.2. Kısıtlar arasındaki etkileşimler
2.2.1. Zaman
Zaman, bir proje için birincil kısıtlamadır. Projelerde proje bütçesinin ya da kapsamının ne
olduğu bilinmeyebilir. Ancak, bitiş tarihi mutlaka bilinmelidir.
Bir ürün/hizmet üreten ya da olayla sonuçlanan birçok proje için zaman, yönetilmesi
gereken en önemli kısıtlamadır. Zamanın iyi yönetilememesi, kesinlikle proje maliyetini
etkiler.
2.2.2. Projenin Maliyeti
Projeyi yürütmek için gereken tüm kaynaklardır. Maliyet; projede işi yapan insan ve
donanım, onların kullandıkları malzemeler, para ya da herhangi birinin ilgisini gerektiren
tüm olay ve öğeleri içerir. Projenin bütçesi azaltılırsa, zamana ihtiyaç duyulabilir. Zaman
azaltılırsa, maliyet yükselebilir ve proje kapsamının daraltılması gerekebilir.
2.2.3. Proje Kapsamı
Proje kapsamı, projeyi sürdürecek kişilerle, ürünün/hizmetlerin ortaya çıkış süreçleri ile
ilgilenir, proje kapsamı “görevler” ve “evreler” ile ölçülür. Proje kapsamı artarsa, daha çok
zamana ve maliyete ihtiyaç duyulur. Bu durumda kapsam sarkması yaşanır.
3. Proje yönetiminin ana aşamaları ve
döngüsü
Proje yönetimi, aşağıdaki şekilde belirtilen
temel aşamalardan ve döngüden
oluşmaktadır.
3.1. Proje fikrinin oluşumu
Projeler ihtiyaçlardan kaynaklanır ve
zihinsel değerlendirmelerle gelişir. Hedef ve
kapsamların belirlenmesi, proje tekliflerinin
değerlendirilmesi bu aşamada yapıldığından,
projenin başarısı için hayatî öneme sahip
olmaktadır.
3. 2. İnceleme
Bu aşamada mevcut durum, paydaş, sorun,
hedef ve strateji analizleri yapılır ve proje
amaçları belirlenir.
3.3. Planlama (Tanımlama)
Proje yönetiminde en çok üzerinde durulan konuların başında
planlama aşaması gelmektedir. Bu aşamada;
• Proje örgütlenmesinin yapılması,
• Proje planlama tekniklerinden faydalanılarak proje planının oluşturulması,
• Girdilerin sağlanması,
• Gerektiğinde uygulanacak alternatif plan değişiklerinin belirlenmesi,
31
32. Gerekmektedir.
Planlama aşamasında projenin,
• Doğruluk,
• Sadelik,
• Uygunluk,
• Gerçekleştirilebilirlik,
• Ekonomiklik,
• Tutarlılık,
• Duyarlılık,
• Katılımcılık,
• Sahiplenme,
• Sürdürülebilirlik,
Gibi kalite ölçütlerine uygun olmasına özen gösterilmelidir.
3.3.1. Proje tanımlama bileşenleri
Proje tanımlama bileşenleri aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.
Proje tanımlama bileşenleri
Müşteri
Sponsor
İç İlgililer Proje Tanımlama Proje Ekibi
Aşaması
Dış İlgililer
3.3.2. Planlamanın faydaları
İyi bir planlama sayesinde;
• Projenin bütünü hakkında açık fikir edinilebilir.
• Kaynakların ne zaman ve nasıl harcanması gerektiği bilinir.
• İşlerin birbirine bağlılığı, darboğazlar ve çözüm yollarının bulunması imkânı bulunur.
• Planlananlar ile gerçekleştirilenler arasında karşılaştırma yapma ve düzeltme fırsatı
bulunur.
3.3.3. Genel olarak proje programlama
Program aşamasında;
32
33. • Gantt şemaları, CPM (Critical Path Method) ve PERT (Program Evaluation and Review
Technique) gibi proje yönetim teknikleri kullanılır.
• Bu teknikler yardımı ile projeyi oluşturan faaliyetler arasındaki ilişkiler kurularak öncelik
sıraları belirlenir, faaliyet sürelerinin tahminleri yapılır, projenin başlangıç ve bitiş
zamanları bulunur.
• Son olarak programlanmış faaliyetler için ayrıntılı bir bütçe hazırlanır ve gerekli personelin
görevlendirmeleri gerçekleştirilir.
• Sonuç olarak proje programı elde edilir, yönetim planı ortaya çıkar. Yönetim planına bağlı
olarak kaynak ihtiyaçlarının karşılanması sağlanır.
3.4. Finansman temini ve kaynak planlanması
Hazırlanan projeleri yürütmek amacıyla, varlığı önceden bilinen kaynakların tahsis
edilebilmesi için yapılan işlemlerdir. Projenin başlangıç aşamasında; kaynak ihtiyaçlarının
belirlenerek, maliyetlerin tahminlenmesi ve ön bütçenin belirlenmesi büyük önem taşır.
3.4.1. Maliyet Planı ve faydaları
Maliyet planı, kullanılan kaynakların maliyetleri yanında işler için yapılacak tüm
harcamaları kapsar.
Kaynak ve maliyetlerin önceden planlanması;
• Proje planlamasının amaç odaklı olmasını sağlar.
• Toplam proje kaynak ihtiyacı ve dağılımını ortaya çıkarır.
• Sonuca dayalı bütçelemeyi ve maliyet etkinliğinin izlenmesini kolaylaştırır.
• Kaynakların planlı olarak harekete geçirilmesi için temel teşkil eder.
• Kaynakların dengelenmesi ve doğru dağılımını sağlar.
3.4.2. Kaynak ve maliyet planlanırken hangi hususlar dikkate alınmalıdır?
Kaynak ve maliyet planlanırken,
• Her bir iş için kimin ya da kimlerin ne kadar çalışacağı tespit edilir.
• Alınması gereken malzemenin ve hizmetlerin bir listesi yapılır.
• Bu malzemelerin tahmini bedelleri araştırılır ve sonra hepsi toplanır.
• Ek kaynaklara ihtiyaç duyulup duyulmayacağı değerlendirilir.
• Takibi kolaylaştırmak üzere maliyet hesap planları kullanılabilir.
3.4.3. Proje bütçesi
Proje bütçesinin hazırlanması ile ilgili birkaç örnek aşağıda sunulmuştur.
33
34. Proje Tahmini Bütçesi
Beklenen Dış Proje Sunan
Bütçe Kalemleri Mali Destekler Kurumun Toplam (TL.)
(TL.) Katkısı (TL.)
1. Proje elemanaları 4,800 4,800
2. Danışman kişi ve kurumlar 2,000 2,000
3. Saha çalışmaları 2,850 2,850
4. Şehirlerarası seyahat 1,800 1,800
5. Eğitim malzemeleri 6,100 6,100
6. Eğitim ve toplantı 3,275 3,275
7. Ekipman 4,700 12,500 18,600
8. Ofis giderleri ,700 ,350 1,050
Proje tanıtımı ve kapasite
9 1,500 1,500
geliştirme
10. Beklenmeyen giderler ,500 ,500
11. Toplam 28,225 12,850 41,075
3.5. Uygulama, kontrol ve izleme
Bu aşamada önceden belirlenen performans kriterlerine göre projenin uygulaması ve kontrolü
yapılacaktır.
Hedef kitlenin, yalnızca planlama aşamasında değil, aynı zamanda uygulama aşamasında
da söz sahibi olması ve aktif rol alması gerekir. Bu nedenle uygulama süresince ihtiyaç
duyuldukça zaman zaman hedef kitle ile ilgili araştırma ve analizler yapılmalıdır.
Proje hedeflerinden sapmalarla karşılaşıldığında, düzeltici faaliyetlerin planlanması
gerekebilir.
3.5.1. Kontrol Sistemi kurulması
Proje yönetiminde iyi bir proje kontrol sistemi kurulması, son derece önemlidir.
Bunun gerçekleştirilmesi;
• Performansı/ilerlemeyi objektif bir şekilde değerlendirir.
• Planları ve geri bildirimi yapılandırarak gerektiği şekilde ayrıntılı analizler sağlar.
• Eğilimleri erken teşhis ederek, düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlar.
• Performans göstergelerini kullanarak işin nihaî tamamlanmasındaki maliyetler ve
zaman cetvelleri konusunda tahminler yapar.
• Verileri güvenilir, çabuk ve düzenli bir şekilde işler ve bu bilgilerin proje takımından
kullanıcılara çabuk ve sağlıklı bir şekilde geri bildirilmesini sağlar.
• En alt seviyeden başlayarak, sistemin her yerinde sorumluluk duygusu oluşturur.
34
35. Örnek Bir Kontrol Döngüsü
Hedefleri koy,
planları hazırla
Faaliyetleri yap
Düzeltici
tedbirleri al Performansı izle
3.5.2. İzleme
• İzleme; proje yürütme sürecinde, hedeflenen sonuçlara ulaşılma derecesinin göstergelerle
değerlendirilmesi işlemidir.
• Bu aşamada, projenin devam edip etmeyeceğine, nelerin gözden geçirileceğine veya ek
önlemler alınıp alınmayacağına karar verilir.
35
36. Örnek Proje İzleme Formu
Değerlendirme
1 2 3 4
1. Fayda Sağlayan Gruplar
• Fayda sağlayan grupların ihtiyaçlarına ne oranda cevap verildi?
• Proje amacı hangi düzeyde başarıldı?
2. Projeler Yürütme
• Proje zamanına uyum
• Sözleşme ve ödemelerde çabukluk
3. Sürdürülebilirlik
• Devlet politikasının uyumlu hale getirilmesi için alınan önlemler
• Kurumsal kapasitenin derecesi
• Çevre koruma
• Etik değerlere uygunluk
• Uygun teknolojilerin kullanımı
• Sosyokültürel faktörler-kadınların katılımı
4. Finansal Sürdürülebilirlik
• Fayda sağlayan gruplarla yapılan anlaşmalara uyum
• Fon kaynağı sağlayan kurum ve diğer yürütücü kurumlarla yapılan
anlaşmalara uyum
• Mevcut finansal varsayımların geçerliliği
5. İzleme ve Değerlendirme
• İzleme ve değerlendirme planlarıyla uyum
• Proje çıktılarıyla ilgili göstergelerin kayıt edilmesi
6. Var olan problemler ve alınması gereken önlemler, çözümler
Proje Performansının Genel Değerlendirmesi
3.6. Değerlendirme
Değerlendirme, yapılan plan çerçevesinde projenin fiziksel olarak hayata geçirilmesi, kalite,
maliyet, süre ve amaçlar açısından çıktılarının değerlendirilmesi aşamasıdır. Değerlendirme,
projenin belirli aşamalarında yapılır.
36
37. 3.6.1. Değerlendirme toplantıları
Proje seyrini gözden geçirmek ve proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler
almak amacıyla değerlendirme toplantıları yapılır. Bu toplantılarda;
Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir.
Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır.
Projede değişiklik yapılması ya da yaptırımlar uygulanması yönünde kararlar alınır.
Toplantı özetleri, alınan kararlar, sorunlar, çözüm önerilerinin bulunduğu toplantı
tutanakları tanzim edilir. Bu tutanaklar, proje yönetiminde bir bakıma başvuru kaynağı
olurlar.
3.6.2. Raporlama
Projeyi değerlendirmek amacıyla kullanılan metotlardan biri de raporlamadır. Raporlama,
proje sürecinin her aşamasını kayda geçirmek ve belgelendirmektir.
Proje yönetimi/uygulayıcı organları; uygulamayı desteklemek için finansal kaynak sağlayan
taraflara, projenin sorumlusu olan makamlara, gerektiğinde denetim/teftiş birimlerine
verilmek üzere, fiziksel ve finansal ilerlemeyle ilgili raporlar vermelidirler.
Raporlarda öncelikle planlanmış olana karşılık gerçekleşmiş olan ilerleme değerlendirilmeli
(performans) ve bilgiler az ve öz bir şekilde sunulmalıdır.
Raporlama;
Temel bir yönetim aracı işlevi görür.
Uygulamanın izlenmesine ve denetlenmesine yardımcı olur.
Proje geliştirilirken önceden öngörülmesi mümkün olmayan şartların ortaya çıkıp
çıkmadığının belirlenmesini sağlar.
Proje yönetiminde kullanılan raporlar aşağıda belirtilmiştir:
3.6.2.1. Başlangıç raporu
İlk iş planını içeren bu rapor; aşağıda tanımlanacak olan “Proje Temel Çerçevesi” (TOR)
dokümanı olup, projenin amaçlarını, kaynaklarını, kapsamını ve diğer analizleri içerir.
Projenin tarafları, sahibi ve sınırları bu raporda yer alır.
3.6.2.2. Durum raporu
Proje planına göre belirli bir aşamanın tamamlanmasından sonra hazırlanır. Projenin güncel
durumu hakkında detaylı bilgi sağlar.
3.6.2.3. İlerleme raporları
Bunlar; projenin gelişimine, karşılaştığı sorunlara ve çözümlerine yönelik ayrıntılı
bilgilendirme raporlarıdır. Projenin yakından izlenmesini sağlarlar. Sık aralıklarla ve
düzenli hazırlanırlar. İstenilen peryodlarda proje temel çizgilerine göre gelişmeleri,
maliyetleri ve kritik yol analizlerini içerirler. Plana göre projenin ilerleyip ilerlemediğini
gösterirler.
İlerleme raporları, aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanabilir:
• Proje uygulamalarına dair geçmişin özeti,
• Değişen koşullar ve anahtar özelliğe sahip değerlerin açıklanması,
• Hedeflerin gerçekleştirilmesine dair ilerlemeler,
• Finansal gerçekleşmeler,
37
38. • Devam eden işler ve bunlara dair gereklilikler,
• Sonraki aşamalarda işlerin istenilen kısıtları sağlamak üzere kullanılabilecek kısa
yollar ve diğer işlemler.
3.6.2.4. Özel amaçlı raporlar
Belirli bir soruna ya da konuya dikkat çekmek için hazırlanırlar. Biçimi, raporun
hazırlanışına göre değişir.
3.6.2.5. Sonuç/Kapanış raporları
Projenin bitirilmesi ve kabulü sonunda hazırlanır. Projenin genel olarak, baştanbaşa gözden
geçirilmesi, resmi bir değerlendirmeye tabi tutulması, muhtemel kaçırılmış fırsatların
irdelenmesi, elde edilen avantajların sürdürülmesi, gerekli aydınlatıcı derslerin öğrenilmesi ve
etkinliklerin yeniden yorumlanması açısından hazırlanır.
3.6.3. Projenin bitirilmesi
Projeler;
• Amaçlarına ulaşıldığında ve başarılı olarak tamamlandığında,
• Durdurulması gerektiğinde,
• Amaçlarına ulaşılamadığı ve başarısız olunduğunda,
Sona erdirilir.
Kullanıcı kabulünden sonraki adım, projenin resmen bitirilmesidir. Bu amaçla, Resmi
bitirme belgesi olacak “Proje Bitirme Raporu”nun hazırlanması gerekir. Bu rapor, proje
dosyasının son belgesidir. Taraflarca imzalanır ve onaylanır.
3.6.4. Proje nihaî değerlendirmesi
Bu aşamada;
• Proje sonucunda elde edilen sonuçların değerlendirilmesi yapılır.
38
39. • Geriye dönülerek, yapılanlar gözden geçirilir ve bir sonraki proje için tecrübeler tespit
edilir.
• Proje sonuçları ilgili birimlerle yorumlanır ve gerek duyulması halinde kamuoyuna
açıklanır.
• Planlanan proje çıktılarının elde edilip edilemediği, elde edilememiş ise nedenleri ve
sonuçları, yeni projelerin belirlenmesinde ve geliştirilmesinde bu projeden nasıl ders
alınabileceği değerlendirilir.
• Proje çıktılarından en verimli biçimde yararlanmayı sağlayıcı ve müteakip projelerde
ortaya çıkacak sorunlara ilişkin önlemler tespit edilir.
4. Proje yönetimi süreçleri
Bir kurumda/kuruluşta projenin hazırlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve kabulü için proje
yönetimince aşağıdaki süreçler izlenebilir:
• “Proje Temel Çerçevesi” (Term of Reference–ToR-) dokümanının hazırlanması,
• Proje Temel Çerçevesine bağlı olarak proje fikrinin kabul edilmesi,
• Proje tanımlandıktan sonra üst yönetimden onay alınması,
• Proje yöneticisinin görevlendirilmesi,
• Proje yönetim ekibinin oluşturulması,
• TOR’a göre proje planının hazırlanması (Planlama sürecinde CPM, PERT, GANTT ve
Milestone çizelgeleri gibi araç ve teknikler kullanılır.),
• Proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi,
• Yürütülen projenin plana göre kontrol edilmesi, izlenmesi, kararların alınması, gerekli
zaman, kaynak, kapsam düzeltmelerinin yapılması,
39
40. • Projenin raporlanması, hedeflediği ürün/hizmetin gerçekleştirilmesi,
• Ürün/hizmetin ToR ve diğer kabul kriterlerine göre kabul edilmesi.
40
43. 1. Mantıksal çerçeve nedir?
Mantıksal Çerçeve;
• 1960’ların sonunda ABD Uluslar Arası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve
değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir.
• Birçok çok taraflı veya ikili kalkınma ajansları tarafından proje planlama ve
yönetme aracı olarak kullanılmaktadır.
• Avrupa Komisyonu, 1993’den beri bu yaklaşımı proje yönetim sisteminin bir parçası
olarak kullanmaktadır.
• Mantıksal çerçeve yaklaşımı ilkelerinin bilinmesi, Avrupa Komisyonu fonlarından
yararlanmada ve projelerin tasarlanmasında önemli bir paya sahiptir.
• Proje planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve
araçlar dizisidir.
• Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine imkân sağlar.
• Farklı seviyeler arasında doğal ilişkileri belirler, bu hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını
test etmek için göstergeler verir ve projenin dış etkilerden etkilenip etkilenmeyeceğini
tespit eder.
2. Projenin mantıksal çerçevesi nasıl kurulur?
Bir projenin mantıksal çerçevesini kurmak demek, projenin;
• Amacını,
• Uygulama adımlarını,
• Kaynaklarını,
• Risklerini,
• Çıktılarını,
Birbiri ile ilişkilendirerek yapılabilir, izlenebilir, hedef kitlelerin yararlanabildiği ve bittikten sonra
da sürdürülebilir bir proje önerisi hazırlamak demektir.
Mantıksal çerçeve proje önerisi ile şekillenir.
43
44. Proje Fikri, Ön Araştırmalar, Mevcut Durum Analizi
Göstergeler,
Araçlar, kaynaklar,
varsayımlar
Projenin Genel ve Özel
Hedefleri ve Amaçları PROJE ÖNERİSİNİ
HAZIRLAMA VE
PAYDAŞLAR, BAŞVURU
PROJE ORTAKLARI
PROJE HAZIRLAMA, İZLEME, ONAY VE FİNANSMAN
DEĞERLENDİRME VE DENETİM
PROJENİN YÜRÜTÜLMESİ
DEĞERLENDİRME
(Uygulama Adımları)
ARA VE SON RAPORLAR
MANTIKSAL ÇERÇEVE VE PROJE DÖNGÜSÜ3
Mantıksal Çerçeve Matrisi
Müdahale Mantığı‐ Objektif Olarak Doğrulama Dışsal Koşullar/
Projenin Kapsamı Doğrulanabilir Kaynakları Varsayımlar
Göstergeler
GENEL HEDEF: Projenin Genel hedefin gerçekleşip Göstergeleri değerlendirme
çözümlenmesine katkıda gerçekleşmediği ölçmede sırasında kullanılacak
bulunacağı uzun dönemli ana kullanılan nicel değerler kaynaklar
hedef
PROJE AMACI: Proje ile Proje amacının gerçekleşip Göstergeleri değerlendirme Proje amacının genel
edinilen kazanç, proje alanı gerçekleşmediğini ölçmek sırasında kullanılacak hedefe katkıda bulunması
veya hedef grubu üzerindeki için kullanılan nicel ve nitel kaynaklar için gerekli olan dışsal
etki ya da değişiklik değerler etmenler
SONUÇLAR/ÇIKTILAR: Proje Sonuçlara ulaşılmasını Göstergeleri değerlendirme Proje amacının genel hedefe
amacının gerçekleşmesinde sağlayacak çıktıların nicelik, sırasında kullanılacak katkıda bulunması için
katkıda bulunacak ara nitelik ve zamanlama kaynaklar gerekli olan dışsal etmenler
hedeflerin elde edilmesi için açısından tanımlanması
faaliyetleri yürütülmesi sağlayan ölçüler
FAALİYETLER: Projenin ARAÇLAR/GİRDİLER: MALİYET/BÜTÇE Planlanmış faaliyetlerin
amacına ulaşmasını Faaliyetlerin gerçekleşmesi ulaşması gereken sonuçları
sağlayacak ölçülebilir için gerekli olan teknik ve (Zorunlu değil) üretebilmesi için gerekli olan
sonuçları elde etmek için insan kaynağının nicelik ve dışsal etmenler
planlanmış tüm işler zaman açısından
tanımlanması (Zorunlu Değil)
ÖN KOŞULLAR
44
45. Örnek Mantıksal Çerçeve Tablosu
Objektif Şekilde Doğrulanabilir Doğrulama Kaynak ve
Müdahale Mantığı
Başarı Göstergeleri
Varsayımlar
Araçları
Genel - İstanbul Deprem Mastır Planı - Hedef grupların becerilerinin - ZPP ve İstanbul Deprem - Belediler tarafından özellikle
Amaçlar ve ZPP doğrultunda artması, Mastır Planı çerçevesinde deprem riski nedeni ile mahalle
hazırlanan stratejilerin yerel - Yerel bazlı proje geliştirme yapılan öneriler, yenileme projelerinin gündeme
halk ile paylaşılması, kapasitesi, - İstanbul Büyükşehir alınması,
- Ulusal düzeyde kendimize - Yerel bazlı geliştirilen projelerde, Belediyesinin Mahalle Yenileşme - Mahalle Yenileşme kavramının
özgü uygulanabilir ve yere halkın istihdam edilme Stratejisi ve Yaklaşımları, gerek medyada gerekse kamu
yaygınlaşabilir katılımcı bir oranı, - Proje ortaklarının izleme ve yöneticilerinin gündeminde
yerel ağın yaratılması, - Geliştirilen projelerde kamu, değerlendirme kayıtları, öncelikli yer alması,
- Yerel bazlı örgütlenme anlayışı yerel halk, sivil örgüt ve özel - Medya ve sivil örgütlerin projeye
çerçevesinde, hedef gruplarının sektör işbirliğinin gerçekleşme olan ilgilerinin artması,
kendi gelirlerini ve bunun yanı oranı,
sıra yerel düzeyde sosyal
çevrelerinin gelirlerini
arttırmalarını sağlayacak bir
modelin yaratılması ve
uygulanması,
Özel Amaç - Z-MİB kurulması ve - Z-MİB’una gelen ziyaretçi - Z-MİB’unda yapılan - Yerel ölçekte ilgisizlik,
işletilmesi, sayısı, toplantılar ve sonuçlarının - Hedef grupların eğitim sonrası
- Eğitim programlarının - Eğitilenlerin 13 adet MİB’unda değerlendirilmesi, yeterince proje üretememeleri,
planlanması, istihdam edilme sayısı, - Proje çalışmalarının iç ve dış - Yeterince MİB kurulamaması,
- Yerel bazlı proje ve program - MİB’larında yerel ölçekli proje denetime açık olması, - Yerel halkın merkezlere olan
üretilmesi için veri tabanı geliştirme kapasitesi, - Proje dokümanları ve veri katılımının yeterince
hazırlanması, - Web üzerinden veri tabanına tabanının hazırlanması, sağlanamaması,
- Proje ve önceliklerin tespiti için ulaşma yoğunluğu, - MİB’larının kurulması ve - Hedef grupların üretecekleri
13 mahallede MİB’larının üretilecek proje sayısı, projelerde çalışma isteklerinin
kurulması, olmaması ya da yeterli ilgiyi
sağlayamamaları,
45
46. Beklenen - Bir adet Z-MİB kuruldu, - Z-MİB’una yerel halkın ilgisi, - Toplantı notları ve raporlar, - Medyanın ilgisi,
Sonuçlar - 5 ana konu üzerinde eğitim - 13 adet MİB’unun kurulması ve - Eğitmenlerin raporları, - Siyasetçilerin desteği ve ilgisi,
verildi, eğitim alanların istihdam - 13 adet MİB2u için öneriler, - Üniversitelerin ve
- 60 hedef grup eğitildi, edilmeleri, - Eğitim doğrultusunda araştırmacıların projeye ilgisinin
- Veri tabanı oluşturuldu, - MİB’larında geliştirilen hazırlanan proje ve programlar, sağlanması,
- Sempozyum düzenlendi, projelerin uygulanma şansı, - Sempozyum Düzenlenmesi, - Yabancı fonlara ulaşabilirlik
- Projenin diğer belediyeler ve için uluslararası tanıtım,
mahalleler için örnek
gösterilmesi,
Faaliyet - Proje ekibinin kurulması ve Araçlar: - Proje raporları, - Projenin yerel halka anlatılması,
Bileşenleri çalışması, - Z-MİB için bina, eğitim - Geliştirilen proje sayısı, - Ortaklar arasında işbirliği
- Z-MİB’unun kurulması ve malzemeleri, ofis donanımları, - Yazılı ve görsel dokümanlar, protokolunun yapılması,
çalışması, - Proje yönetim kadrosu ve yerli - Veri tabanı, - Yeterli hedef kitlenin bulunması,
- Eğitim kursları, yabancı eğitmenler, - Mahalle yenileşme projelerinin
- Web tasarımı ve dokümanların - Gönüllü uzmanlar, Maliyetler: kamuoyu gündemine gelmesi,
hazırlanması, - Yerel halkla ilişkilerin iyi - Yeterli talep,
kurulması için toplantı ve broşür Bkz: Faaliyet Bütçesi - Katılım ve proje geliştirme
dağıtılması, bilincinin anlatılması,
- Mahallenin gereksinmelerine
uygun projelerin geliştirilmesi,
- Sempozyum düzenlenmesi,
46
49. 1. Proje yönetiminin temel araçları
Proje yönetiminde kullanılan temel araçlar şunlardır:
• Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor),
• Değerlendirme Formu
• Proje İzleme Matrisi,
• Proje Dosyası,
• Gant Şeması,
• Ara Hedef (Milestone) Çizelgeleri,
• CPM,
• PERT.
Bunların tanım ve mahiyetlerine aşağıda yeri geldikçe değinilecektir.
2. Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor)
“Proje Temel Çerçevesi” (TOR), bir projenin dokümante edilmesi ve kontrolü için gerekli olan,
projeye en iyi başlangıç aracıdır. İdeal kurallar çerçevesinde yazılı hale getirilmiş TOR, proje
sürecinde hem planlayanlara hem de uygulayanlara önemli derecede yardımcı olabilir.
Projenin uygulama bölümünde yaşanabilecek çatışmaları en aza indirebilmek, proje
ekiplerinin projeye dair belirsizlikleri yönetebilmesini sağlayabilmek ve projeyi doğru
hedeflere yönlendirebilmek için, projenin başlangıcında tüm tarafların mutabık kalabileceği
TOR dokümanını hazırlamak, projenin başarısını olumlu yönde etkileyecektir.
TOR sayesinde;
• Proje hedefleri, kısıtları, riskleri ve diğer hususlar tanımlanabilecektir.
• Projenin sunulacağı ve kabul edileceği makamlar, TOR’a göre projeye resmiyet
kazandıracaklar, ilgili kaynakların yetki ve sorumluluklarını belirleyebilecekler ve tüm
kuruma açıklayabileceklerdir.
2.1. TOR nasıl hazırlanır?
TOR’da bulunması gereken bölümler ve bunları doldurmadaki genel usûl ve esaslar aşağıda
özet olarak sunulmuştur:
2.1.1. Arka plan (Background)
Bu bölümde projenin tarihçesi ile ilgili bilgiler yer alır. Projenin neden başlatıldığının
açıklandığı ve başlamasına sebep olan faktörlerin tanıtıldığı bölümdür.
2.1.2. Amaçlar (Objectives)
Projenin sonunda ulaşılmak istenen ürünlerin/hizmetlerin açık olarak belirtildiği bölümdür.
Projenin başarısını daha iyi analiz edebilmek amacıyla, amaçlar ayrıntılandırılmak suretiyle
ölçülebilir hedefler konmalıdır. Böylece projenin belirli aşamalarındaki maliyet, efor ve süre
hedefleri belirlenerek projenin işleyişi kontrol altında tutulmaya çalışılabilir.
Bir projede yalnızca yukarıdaki üç faktörün hedef olarak belirlenmesi yeterli olmayabilir. Bu
nedenle, amaçların SMART prensibine uygun belirlenmesi tercih edilmelidir.
Smart, İngilizce 5 kelimenin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Bir projede bulunması
gereken temel esasları ifade eden bu kelimeler şunlardır:
Spesific –Belirgin,
Measurable –Ölçülebilir,
49
50. Achievible –Ulaşılabilir,
Realistik –Gerçekçi,
Time Bounded -Zaman Sınırlı.
2.1.3. Kapsam (Scope)
Kapsam bölümünde, projenin sınırları belirlenmektedir. Böylece hangi aşamaların projeye
dâhil edildiği ve hangi aşamaların projenin dışında kalmış olduğu belirlenmiş olur.
Kapsam başlığı altında projenin sınırları, bitiminde karşılaması gereken temel beklentilerin
tanımlanması gerekmektedir.
2.1.4. Kısıtlar (Constraints)
Bu bölümde, projenin tamamlanması sırasında zaman, bütçe, kaynak ve kapsam açısından
ortaya çıkabilecek kısıtlar belirtilir.
2.1.5. Kabuller, varsayımlar (Assumptions)
Kabuller, varsayımlar; bazı parametrelerin geleceğe yönelik ne tip değişikliklere uğrayacağını
gösteren tahminlerdir. Rakip sayısı, hedef kitlenin beklentileri, teknolojik gelişmeler, makro
ekonomik göstergeler, genel bütçedeki değişiklikler, yönetim değişiklikleri, altyapı
değişiklikleri gibi hususlar birer parametre olarak görülebilir.
Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması
yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu nedenle, bu bölüm doldurulurken, bu husus
dikkat nazarlarından uzak tutulmamalıdır.
2.1.6. Kaynaklar (Resources)
Bu bölümde; projenin yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulan personel, nakit, departman,
araç ve gereçlerin, tedarikçi kaynaklarının değerlendirilmesi gerekmektedir.
2.1.7. Riskler
Projenin yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek tehditler ve bunların etkilerinin
tanımlanması gerekmektedir. [Risk = Tehdit x etki x Oluşma sıklığı]
2.1.8. Başarı göstergeleri
Bu bölüme, tanımlanan kısıtlar ve varsayımlar altında projenin belirlenen hedeflere
ulaşmadaki toleranslarının neler olacağına dair açıklamalar yazılmalıdır.
2.1.9. Raporlama
Projenin kontrol sürecini tanımlamak için hazırlanması gereken bölümdür. Kontrol edilmek
istenen kriterler belirlenmeli ve yapılacak kontrol sonucunda ortaya çıkacak verilerin
kimlere, ne sıklıkla ve hangi formatlarda verileceği raporlarda tanımlanmalıdır. Ayrıca etki-
tepki-kontrol aracı, bu bölümde tanımlanabilir.
Etki-Tepki-Kontrol Aracı, projedeki sapmaların miktarlarına göre, haberdar edilecek proje
taraflarının tanımlanmasını içerir.
50
51. 2.2. Örnek Proje Temel Çerçevesi (Tor Dökümanı)
Projenin Sahibi / Birimi / Bölümü Projenin Sahibi
Projenin Kısa Adı Projenin Kısa Adı
Projenin Başlangıç Tarihi Salı, Ocak 01, 2008
Projenin Bitiş Tarihi Çarşamba, Aralık 31, 2008
Projenin Bütçesi 1,000.00 YTL
Projenin Yürütücüsü Muhammed İkbal DERİN
Diyanet İşleri Başkanlığı Sürekli Kurumsal
Projenin Tam Adı
Gelişim Projesi
Projeyi hazırlayanların isimleri görevleri ve
Projeyi Hazırlayanlar
deparmanları bu bölüme yazılacaktır.
Projenin hazırlanmasına esas oluşturan görev /
Proje Dayanağı
kadro / yetki / iş tanımı
Devam eden veya önceden tamamlanmış
İlişkili Proje(ler) projelerle ilişkisi varsa o projelerin adları ve
durumları yazılacaktır.
Belgenin En Son Teslim Tarihi
Arka Plan
Projeyle ortaya çıkarılmak istenen ürünü/ hizmeti tanıtınız.
Projenin ortaya çıkış nedenlerini yazınız.
Projenin ortaya çıkışında etkin rol oynayan kaynaklar kimlerdir/nelerdir? Tanımlayın.
Amaçlar
Projenin öngörülen başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyiniz.
Proje için öngörülen parasal kaynağı (bütçeyi) belirleyiniz.
Bu projeyle ulaşmak istenen başka hedefler varsa tanımlayınız.
Projenin Ana Aşamaları/Projenin Kapsamı
Proje hangi ana aşamalardan oluşmaktadır?
Hangi aşamalar, hangi görevlerden oluşmaktadır?
Görevler ve aşamalar hangi sıra ile yapılacaktır?
Kısıtlar
Bütçe kısıtı,
Proje süresi kısıtı,
Aşamalara ait zaman kısıtı,
Tedarikçi kısıtları,
Üretim/hizmet kapasitesi kısıtları,
Politik kısıtlar (devlet vs.).
51
52. Varsayımlar/Kabuller
Proje süresinde gerçekleşmesi beklenen değişkenler ve bu değişkenlerin değerlerine ait
varsayımları belirleyiniz.
Maliyet artış dönemlerine ve oranlarına ait tahminler,
Teknolojik gelişmelere ait tahminler,
Hedef kitleye ait tahminler,
Makro ekonomik göstergelerin tahminleri.
Başarı kriterleri
Hedef süreden sapma toleransı,
Hedef bütçeden sapma toleransı,
Diğer hedeflerden sapma toleransı,
Ürünün/hizmetin işlevinde kabul edilir değişiklikler,
Planların hedeflenen revizyon sayısı.
Kaynaklar
Projenin aşamalarında kullanılacak kaynaklar veya departmanlar için görevlendirme
matrisi var mı?
Gerekli/mevcut/yedek tedarikçileri tanımlanmış mıdır?
Riskler
Proje sürecinde karşılaşabilecek riskler nelerdir?
Risklerin etkilenebileceği faaliyetler nedir?
Riskleri önleme planları nedir?
Raporlar
Hazırlanması gereken raporların, analizlerin, laboratuar sonuçlarının v.b. sıklığı ve
içeriği nedir ve kimlere iletilecektir?
Projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için gereken izinler ve onaylar nelerdir?
3. TOR’a göre hazırlanan proje fikrinin kabul edilmesi ve Değerlendirme Formu
TOR dokümanına göre hazırlanan proje fikri, proje yönetimi kavramları ve kuralları
çerçevesinde değerlendirilerek ve ilgili komisyonlar tarafından incelenerek üst yönetim
tarafından onaylanır. Onaylanmaması durumunda, kabul edilmeme gerekçeleri, düzeltme,
düzenleme, gözden geçirme istekleri taraflara bildirilir.
Proje fikrinin kabul edilmesi için aşağıdaki forma benzer bir değerlendirme formu
hazırlanabilir:
52
53. Değerlendirme Tablosu*
KABUL RED
1. ADIM: AÇILIŞ OTURUMU VE İDARİ DENETİM 2 0
1. TOR dokümanının tesliminde son teslim tarihine uyulmuştur. 1 0
2. TOR dokümanı gerekli, biçimsel koşulları sağlamaktadır. 1 0
İdarî teyidi gerçekleştire: ………………………….
Tarih:…../……./……..
2. ADIM: UYGUNLUK KONTROLÜ 8 0
1. Proje Başvuru Rehberinde istenen belgelere göre sunulmuştur. 3 0
a. Projenin bütçesi vardır. 1 0
b. Projenin ihtiyaç duyacağı kaynak listesi vardır. 1 0
c. Proje planı vardır. 1 0
2. Proje fikri 5 0
a. Proje kurallarına uygundur. 2 0
b. İçeriği uygundur. 1 0
c. Önceden yapılmış benzer bir proje ile örtüşmemektedir. 2 0
Uygunluk değerlendirmesini yapan kişi: ………………………
Tarih: …../…../………
KARAR
Komisyon, Proje Hazırlama Rehberi’nde belirtilen kriterlere göre 10 0
uygunluğunun teyidini yaptıktan sonra projeyi seçmiştir.
*Proje kabul makamı tarafından kullanılacaktır.
3.1. Tor’a göre proje planının hazırlanması
Projenin süresi, 12 ayı geçmemelidir. 12 aydan fazla sürmesi düşünülen projeler, bölünerek
diğer yıllara dağıtılmalıdır. Proje planı; uygulamanın başlaması için kesin bir tarih
öngörmemeli, belirli tarihlere veya aylara atıfta bulunmamalı, “1. ay”, “2. ay” vb. şeklinde
basitçe gösterilmelidir. Her bir faaliyet ve toplam proje süresi için mümkün olan en kısa
süreyi değil, uygulama takvimini etkileyebilecek bütün ilgili etkenler dikkate alınarak, en
muhtemel sürenin temel alınması tavsiye edilmektedir.
Proje planında belirtilen faaliyetler, bu bölümde ayrıntılı olarak anlatılan faaliyetlerle
uyumlu olmalıdır. Uygulama birimi, başvuru sahibi veya yüklenici olabilir. Herhangi bir
faaliyetin olmayacağı aylar veya ara dönemler de faaliyet planına eklenmeli ve projenin
toplam tahmini süresinin hesaplanmasına dâhil edilmelidir.
Proje planı aşağıdaki format kullanılarak hazırlanmalıdır:
53
54. Uygulama
Faaliyet 1. Ay 2. Ay 3.Ay 4. Ay 5. Ay 6. Ay
Birimi
Örnek Örnek Örnek
Hazırlık Faaliyeti 1
Kaynak
(Başlık)
Uygulama Faaliyeti
Kaynak
1 (Başlık)
Hazırlık Faaliyeti 2
Kaynak
(Başlık)
…
3.2. TOR proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi
TOR çerçevesinde hazırlanan projenin kabul edilmesinden sonra, kesin Proje Planı, Ms
Project, Gantt Project, Open Workbench, Primavera gibi proje yönetim araçlarının birisi ile
ayrıntılı olarak hazırlanıp projeden sorumlu makama teslim edilmelidir.
Proje, bu plana göre ve ilgili programlardan biri ile yürütülmelidir. İlgili programlardan
Gant Project ve Open Workbench serbest dağıtımlı programlar olup, kuruma yönelik bir
lisanslama zorunluluğu doğurmamaktadır.
Projenin gerçekleşmeleri, gelişim durumları, kritik yolu, zaman, kapsam ve bütçe kısıtları
programa işlenmeli ve öngörülen raporlamalar, bu veriler ışığında hazırlanıp ilgili taraflara
sunulmalıdır.
4. Proje İzleme Matrisi
Birer yönetim fonksiyonu olarak izleme ve denetim, etkin ve etkili proje yönetimi için
vazgeçilmezdir. İzleme sorun bulma, takip ise sonuçların değerlendirilmesi ve analizidir.
İzleme ve takip aktivitelerinin yapılma sıklığı projenin bileşenlerine, istenen ayrıntı
düzeyine ve gözden geçirme süreçlerinin değişkenliğine bağlıdır.
Örnek bir “Proje İzleme Matris”i aşağıdadır. İzlenen bileşenler, istenen sıklık,
kullanılabilecek otomatik araçlar, izleme notlarıdır. Matrisin doğru kullanımı net bir
iletişim ve izleme sağlar.
54
55. Proje İzleme Matrisi
İzlenecek Aktivite İstenen sıklık Otomatik Uyarılar
Araçlar
Güncellenmiş Proje • Aylık MS Project • GANTT tablosu tercihtir
Kilometre Taşı Programı • 3 aylık, kilometre taşı, Timline • Önceki ayın tablosunun
Aşama tamamlanma FastTrack kopyası saklanmalı (baseline)
gözden geçirmeleri, • Görev tamamlanma
tarihlerini kapsamalı
Güncellenmiş ürün / hizmet • Aylık Otomatik Veri tabanı sorumlusu ilgili
tanımlanması • 3 aylık, kilometre taşı, proje veri güncellemeleri yapmalı
aşama tamamlanma tabanı
gözden geçirmeleri
• Teslimat tarih
değişiklikleri
Güncellenmiş bitimde Durum raporları için MS Project • Liderler alt görevlerin
beklenen istendiğinde programın Excel maliyetlerini hesaplasın
ilerisine ya da gerisine • Bugüne kadar ki proje
doğru maliyetlerini içersin
Güncellenmiş ayrıntılı • En az 3 aylık Otomatik Ücretler
finansal durum • İstendiğinde proje veri
programın ilerisine ya tabanı
da gerisine doğru Muhasebe
kayıtları
Güncellenmiş planlanmış ve • Durum raporları için Excel Üst yönetim görüntüsü
gerçekleşmiş tasarruf profili haftalık
Güncellenmiş Personel • Aylık MS Project İstenmeyen pikler ve vadiler
Profili • 3 aylık, kilometre taşı, var mı?
aşama tamamlanma
gözden geçirmeleri
• Ürün teslimat tarih
değişiklikleri
Güncellenmiş kaynaklar •Aylık Excel Kaynak ihtiyaçları
•3 aylık, kilometre taşı,
aşama tamamlanma
gözden geçirmeleri
• Teslimat tarih
değişiklikleri
Güncellenmiş risk tanımlama • İstendiğinde MS Word • Risk matrisi güncelleme
• Risk yönetiminin Otomatik • Risk düşürme gerekiyor
parçası olarak en az3 proje veri mu?
tabanı
aylık • Risk gerçeklendi mi?
Güncellenmiş iş paketleri • İstenirse iş paketi MS Word • Gereksinimler değiştiğinde
bittiğinde, değiştiğinde, Otomatik • Detaylar için değişim
yeniden proje veri kontrol listesi
programlandığında tabanı
Güncellenmiş proje • Gereksinimler değişim MS Word • Sözleşme uyarlama
gereksinimleri onayı aldığında Otomatik • Ayrıntılar için değişim
istenebilir proje kontrol listesi
55
