Většina menších a středních firem v současnosti používá tři nástroje na správu dokumentů: přijatou poštu, sdílený disk a sekretářku. Tyto “systémy” dokáží sice dokument nalézt, ale současně i ztratit. Navíc nejsou schopny garantovat, že se jedná o aktuální verzi a při potřebě nad informacemi spolupracovat vzniká chaos a systémy bolí nohy. Kamil Sýkora ze společnosti DigiPaper představil, jak snadno lze uložit informace na jedno místo a zároveň kdekoli jednoduše najít co potřebujete, spolupracovat nad aktuální verzí a už nikdy o žádnou informaci nepřijít.

1. +
DMS
Dokumenty – chaos?
Co čekat od DMS.

2. +
Dokumenty = chaos?
 Kdo má daný papír na stole? Už ho schválil? Komu ho předal?
 Která verze z mailu je poslední?
 Dokument dodělal Miloš a poslal ho Adrejovi. Andrej je na Bahamách
má ho v mailu. Nedostanu se k němu.
 Dokument jsem viděl, existuje, ale kde je uložený netuším.
 Pracoval na tom kolega, měl to v mailu, bohužel už u nás nepracuje.
 Prošvihli jsme termín ze smlouvy, nikdo to nehlídá.
 Volal zákazník, poslal fotky k reklamaci, spěchá na to. Asistentka to
někam uložila, bohužel asi špatně.
 „Zmizela“ mi nabídka na serveru, za hodinu musí odejít.
 Kolega bohužel použil starý vzor smlouvy, omlouvám se.
 …

3. +
DMS – co to je?
 DMS = Document Management System
 Informační systém, který pomáhá organizacím zjednodušit a zefektivnit proces správy
dokumentů.
 Odpověď na CHAOS.
 Řeší:
 Skenování
 Bezpečné ukládání
 Přístup
 Sdílení a spolupráci
 Oběh a jeho sledování
 Historii změn
 Distribuci
 Využívá k tomu informace a data, které jsou již v dokumentech uloženy.

4. +
Proč šetří peníze?
• Snadno dostupné dokumenty a informace v nich obsažené
• Jednoduché vyhledávání informací
• Kontrolovaná distribuce dokumentů
Centrální zdroj informací
• Kontrola přístupu k datům
• Disaster recovery
• Ochrana duševního vlastnictví
Bezpečnost
• Snížení nebo odstranění nákladů na uskladnění
• Zlepšení cash-flow
Řízení nákladů
• Zlepšení vnitřních procesů a zjednodušení komunikace
• Snadná správa informací a dat
Workflow
• Snadnější a rychlejší přístup ke klientským datům
• Rychlejší a efektivnější řešení klientských požadavků
Maximalizace spokojenosti zákazníků

5. +
Centrální zdroj informací
 Snadná dostupnost
 Dokumenty je možno získat kdykoliv, odkudkoliv a v požadovaném
formátu.
 Vyhledávání
 Kritéria vyhledávání je možno měnit podle aktuálních potřeb.
 Vyhledávání dle názvu, autorů, klíčových slov, metadat nebo
obsaženého textu.
 Distribuce dokumentů
 Díky napojení na další firemní systémy je možno dokumenty
automatizovaně distribuovat pomocí emailu nebo dalších běžných
nástrojů. Včetně zpřístupnění zákazníkům.

6. +
Zabezpečení
 Řízení přístupů
 Přístup pouze pro přihlášené uživatele
 Každý přístup k dokumentům a informačním může být
řízen, sledován, evidován a hodnocen (audit).
 Bezpečné úložiště pro citlivé údaje.
 GDPR
 Disaster recovery
 Všechny dokumenty mohou být skenovány, uloženy a
zálohovány v elektronické kopii. Jsou tím chráněny před
fyzickým poškozením.

7. +
Úspora nákladů
 Snížení nákladů na ukládání dokumentů
 Dokumenty jsou ukládány v elektronické podobě.
 Odstranění nákladů na fyzickou archivaci.
 Zlepšení cash-flow
 Efektivnější zpracování dokumentů (faktury, upomínky)
má přímé dopady na cash-flow.

8. +
Procesy a spolupráce
 Zlepšení vnitřní komunikace
 Zpřístupněním informací z dokumentů v rámci firmy usnadníte vnitřní
komunikaci a odstraníte bariéry dané jejich nedostupností.
 Podpoříte vnitřní sdílení informací. Zaměstnanci budou participovat sami na
doplňování informací v DMS.
 Verzování
 Snadno identifikovatelná poslední verze.
 Kompletní historie dokumentu a jeho změn.
 Snadná správa a dostupnost informací
 Dostupnost informací uložených v různých dokumentech zvýší plynulost
odbavení pracovních úkolů.
 Duševní vlastnictví
 Dokumenty obsahují znalosti a zkušenosti. Jejich snadná dostupnost a sdílení
umožní předávání zkušeností.

9. +
Spokojenost zákazníků
 Přístup k informacím o zákaznících
 Všechny informace a dokumenty jsou uloženy centrálně,
jsou snadno dostupné.
 Zákaznické podpora může pracovat rychleji a výrazně
efektivněji.
 Efektivní podpora zákazníků
 Ve vybraných segmentech je zákaznické podpora
založena na vyplňování a zpracování formulářů a žádostí.
Snadná dostupnost klíčových dokumentů urychlí procesy
zákaznické podpory a zvýší spokojenost.

10. +
Kdo vydělá?
 Organizace
 Musí ukládat klíčové dokumenty o své činnosti.
 Musí plnit legislativní požadavky a požadavky norem.
 Musí ukládat dokumentaci svých procesů, výrobků a
služeb.
 Musí ukládat data o svých zákaznících (GDPR).
 Musí být konkurenceschopná a efektivní.

11. +
Který papír hledáte dnes?
Kamil Sýkora, sykora@digipaper.cz