1. 聯 合勸 募
數位 應⽤用 輔 導 計 畫
數 位應⽤用 課 程
!
電 ⼦子 試 算表 函式 應⽤用
與 V B A 函式識 讀
主 辦 單 位： 中華社 會 福利聯 合 勸募協會
執 ⾏行 單 位： 社團法 ⼈人 臺灣數 位 ⽂文化協會

2. 前言
個案資料表基本操作
⽤用總表概念製作Word表格
期待透過建置個案記錄總表，減低
社⼯工反覆更新許多不同word檔案的⼯工
VBA程式的要求與限制
修改下拉式選單
作壓⼒力，整合所有個案資料，並且當
點選「密件」按鈕時，運⽤用VBA的程
圍觀單選與複選的函式差異
Excel⼯工作表架構：
式將預存在photo資料夾內檔案名稱
對應個案編號的家系圖檔案叫出，資
料的更改請直接在總表內修正，
列印⽤用資料表：分⾴頁Page1~3
「總表」：存訪所有個案資料
Page1、Page2、Page3等三個⼯工作
「參照」：存放總表內下拉選
表作為列印之⽤用，只需在page1內填
單的參照資料
⼊入案號即可⽴立即調出所有資料。
課程⺫⽬目標：
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3. 如何使用
3.點選「密件」按鈕，從photo資
準備⼯工作
1.在總表輸⼊入個案資料
料夾中調出「該案號.jpg」之家系圖
2.將個案家系圖檔名命名為「個案
已知問題：
編號.jpg」放在photo資料夾內，
1.個案家系圖在顯⽰示後，需⼿手動清
photo資料夾位置要跟Excel檔案相同
除，更改顯⽰示其他個案的時候若圖⽚片
⼤大⼩小不同會發⽣生有多張圖⽚片重疊的現
基本操作
1.待資料在總表內建檔完成後，即
象。
2.家系圖⻑⾧長寬⽐比例不是橫的⻑⾧長⽅方形
可在Page1的案號打⼊入。
時因為顯⽰示⽐比例的問題可能會被縮太
2.更改列印⽤用資料表Page1的「案
號」，Page2跟Page3的所有欄位會
⾃自動從總表內讀出並且顯⽰示對應資
料。
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⼩小。

4. 大量清除個案家系圖檔案
2. 當滑⿏鼠游標成功變為游標狀態，
選取物件
再使⽤用拖曳的⽅方式將所有圖⽚片⼀一次選
1.成功的話滑⿏鼠游標就會從
起來後按Delete進⾏行刪除
變成
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5. 函式常見問題
!
資料錯位的原因：不要隨意的刪除或者插⼊入欄位、不要隨意的剪下貼上欄
位
若要插⼊入欄位：先複製要插⼊入欄位以下所有欄位，到下⼀一⾏行貼上，在將原
本多餘的那個欄位資料清空。
資料要打在總表還是打在每⾴頁顯⽰示表？
資料顯⽰示為######時，即為資料過⻑⾧長，儲存格無法顯⽰示，可能需要調整欄
位寬度，但在調整的時候還要注意是否可以列印在⼀一張A4紙內。
資料若出現很多的「N/A」則可能是個案未在總表內建檔，請檢查總表資
料
若出現⼀一兩個「N/A」，可能是資料錯位導致讀不到資料，可檢查該儲存
格函式內是否有出現「NA()」字樣，發⽣生的原因通常為錯誤的剪下貼上或者插
⼊入刪除欄位。
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6. 函式應用識讀
單選：
!
•COLUMN(總表!E:E)=5
•VLOOKUP(要查的個案編號,總表A2到AE500,從A欄往右數5欄)
•ISNA(VLOOKUP(找不到呈現n/a的時候))=true
•OR(判斷式1是true,或判斷式2是true,或其他判斷式是true)的時候為true
•IF(若查表查不到該個案編號 或 查到之後往右數5欄的欄位裡⾯面是空的,若找不
到或為空則顯⽰示「□男□⼥女」,這邊是查到之後裡⾯面不是空然後做第⼆二次判斷)
•第⼆二次判斷：IF(查表後往右數5欄裡⾯面是「男」,顯⽰示 「█男□⼥女」,若不是男
則顯⽰示 「□男█⼥女」
!
巢狀架構概念：
1.請參考後⾯面的單選：
1.1.IF(判斷是否為空,若為空回傳空的結果,若不為空判斷是否為不
識字,若為不識字則回傳不識字的結果,判斷是否為⼩小學以下,若為⼩小學
以下則回傳⼩小學以下的結果,判斷是否為初中…...blahblah...⼀一路判斷
到研究所….
!
!
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7. 函式應用識讀
複選：
!
•其實複選⽐比單選簡單，原因是單選要處理各種選項出現的可能性，複選只要
判斷那個欄位是否有值：「Vlookup的結果不等於空⽩白」 VLOOKUP的結果<>””
•我們試著視覺化個案資料查找⽅方式：
!
起點
顯⽰示
「□肝炎篩檢 / 肝炎治療 / 衛教」
ｙ
ｎ
是否找不到
或錯誤
找到之後那個格⼦子要是有寫
任何字（不等於空⽩白）
顯⽰示
「▇肝炎篩檢 / 肝炎治療 / 衛教」
找到⼈人但是他 是否「查無
說沒有資料
此⼈人」
顯⽰示
「□肝炎篩檢 / 肝炎治療 / 衛教」
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8. 什麼是巨集(Macro)
維基百科說：
!
簡單來說就是嘗試運⽤用程式處理重複⽽而數量龐⼤大的⼯工作，以我們的範例來說
就是將市⺠民學苑學員姓名對應的照⽚片圖檔放⼊入試算表中對應的位置。
冷知識：
•Visual Basic跟Visual Basic for Application的差異
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9. 在按鈕上按右鍵，選擇「指定巨集」。
選擇「巨集」後點選「編輯」（⼀一份Excel可以有很多個巨集）
!
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10. 巨集程式視讀
Sub 按鈕1_Click()
!
On Error Resume Next
Dim Target As Range, FilPath As String
With ActiveSheet
FilPath = ThisWorkbook.Path & "photo" & .Cells(2, 4) & ".jpg"
.Pictures.Insert(FilPath).Select
'MsgBox (FilPath)
Set Target = .Cells(17, 9)
With Selection
.Top = Target.Top + 1
.Left = Target.Left + 1
.Width = Target.Width - 1
.Height = Target.Height - 1
End With
End With
End Sub
觀賞重點：
•FilPath：家系圖所在位置
•ThisWorkbook.Path：現在這個Excel檔所在位置
•cells(2,4)：個案編號
•.jpg：圖檔只能⽤用.jpg，不能⽤用.png或.bmp之類的
!
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