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Google表單與試算表-守護天使
- 1. 聯合勸募 數 位 應⽤用 輔 導 計 畫 數 位應 ⽤用課程 Go o g le⽂文 件 進階應⽤用 表 單 與試 算表操作 主 辦 單 位 ： 中 華社 會福利聯合勸募協會 執 ⾏行 單 位 ： 社 團法 ⼈人臺灣數位⽂文化協會
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- 8. 進入雲端硬碟 2 1 3 進⼊入雲端硬碟之⽅方式 1.檢查右上⾓角顯⽰示帳號姓名，則表⽰示已經完成登⼊入。 2.選擇「更多」裡⾯面的「雲端硬碟」 3. 更多裡⾯面的選項排序以及顯⽰示項⺫⽬目可能因為時間的推移有所異動，如果找 不到可以進⼊入「更多」裡⾯面的「更多」來尋找。 4. 開啟瀏覽器後輸⼊入https://drive.google.com 也可以直接進⼊入雲端硬碟⾴頁⾯面 -3-
- 9. 雲端硬碟主畫面 雲端硬碟的主畫⾯面介紹 1.「建⽴立」按鈕：建⽴立⽂文件、簡報、試算表、表單、繪圖等等⽂文件 2.「上載」按鈕：上傳現有之Word、Excel、Power point等格式交由Google 代為轉檔成線上⽂文件，但表格，排版可能會有許多誤差。 3. 搜尋列：搜尋功能，Google三本柱（我亂講的，其他兩個我覺得是Gmail 跟Adsense）之⼀一，好好運⽤用，事半功倍，沒在⽤用.....我也不能強迫你⽤用XD 4.「排序依據」按鈕：根據「上次修改時間」來檢視所有與我分享及⾃自⼰己擁 有的⽂文件列表。 5. 「設定」按鈕：調整「顯⽰示密度」到⾃自⼰己喜歡的設定。 6.星號標記：標記常⽤用⽂文件或者當做備忘錄使⽤用。 7.本⼈人擁有：完全掌握⽂文件權限控管。 8.所有項⺫⽬目：亂七⼋八糟的⽂文件。 9.⽂文件集（資料夾）：職務交接時的好幫⼿手，快速修改⼤大量⽂文件權限。 10.與我共⽤用的⽂文件集：不在⾃自⼰己掌控的⽂文件集，但可以檢視或修改⽂文件集內 的所有⽂文件。 -4-
- 10. 建立表單 線上試算表的主畫⾯面介紹 1. 建⽴立表單：點選「建⽴立」後將會出現所有可 以建⽴立的⽂文件類型。 2. 點選「表單」：始進⼊入表單設計畫⾯面。 1 3.點選「無標題表單」更改表單名稱 2 4. 新增「題⺫⽬目」：題⺫⽬目依照「作答⽅方式」不 同，分為「單⾏行⽂文字」、「多⾏行⽂文字」、「單 選按鈕」、「核取⽅方塊」、「下拉式選單」、 「以數字表⽰示程度」、「隔狀顯⽰示」、「⽇日 期」、「時間」等。 3 4 -5-
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- 15. 線上試算表編輯畫面 線上試算表的主畫⾯面介紹 1. 標題：點選標題可以修改標題，標題的命名⽅方式值得單位內部討論。 2. 選單列：標準的「檔案」、「編輯」等選單裡⾯面藏了所有功能。 3.快捷按鈕：控制字體⼤大⼩小、框線、合併儲存格、⾃自動換列等等。 4. 線上檢視者列表及聊天室：不同的顏⾊色顯⽰示⺫⽬目前線上有誰跟你共同編輯⽂文 件，點選檢視者會出現⼩小型聊天室，可以即時討論。 5. 共⽤用設定：下⼀一⾴頁我們討論分享試算表將會仔細描述各式共⽤用⽅方式。 6. 凍結標題列：持續檢視重要欄位。 7. 列印：如何印的漂亮考驗著⼤大家的智慧。 - 10 -
- 16. 分享試算表 1.每份⽂文件右上⾓角⼜又⼀一個 鎖頭的圖⽰示，旁邊寫著「共 ⽤用」，點選可以設定該份⽂文 件的權限 1 2.利⽤用具有google帳號功 能之信箱進⾏行權限控管，共 分為三種： 「可以編輯」、「可以查 看」與「是擁有者」，其 中，只能有⼀一位擁有者，擁 有者可以在「變更」調整裡 ⾯面 調 整該 份 ⽂文 件 的 共 ⽤用 設 定。 2 共⽤用設定內的權限分為： 1. 公開在網路上：完全開放，將 可以透過搜尋引擎找到該⽂文件， 並可開啟匿名編輯（允許所有⼈人 編輯），⼀一般來說單位內部⽂文件 不建議使⽤用。 2. 擁有連結的使⽤用者：半公開式 分享，使⽤用者不需擁有Gmail帳號 即可查閱，無法管控⽂文件閱覽⼈人 的⾝身分，並可選擇是否提供匿名 編輯修改權限，除⾮非有特殊需要，⼀一般來說也不常使⽤用。 3. 私⼈人：只有信箱經賦予權限者才可以查閱或編輯，所有內部⽂文件建議 使⽤用此種共⽤用設定。 - 11 -
- 17. tinyurl.com 縮短網址 1 2 3 1. 縮短網址網站：http://tinyurl.com/ 2. 將需要縮短的網址輸⼊入 「Make TinyUrl按鈕」旁輸⼊入框。 3. 依照需求選擇性⾃自訂網址：可不輸⼊入。 - 12 -
- 18. 二維條碼製作 1 5 2 3 1. ⼆二維條碼製作網站： http://qr.calm9.com/tw/ 2.將google表單的「前台」⻑⾧長網址貼到「網址」欄位內。 3. 選擇圖檔⼤大⼩小：依照需求，建議是越⼤大越好。 4.產⽣生條碼：確認設定皆無問題後點選「產⽣生條碼」。 5. 複製產製條碼：右鍵另存。 - 13 -
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- 20. Mail Merge HD信件批次發送程式 2 1.開啟網址http://tinyurl.com/puncarmailmerge 或 http://www.labnol.org/internet/personalized-mail-merge-in-gmail/20981/ 2. 點選「this spreadsheet」 - 15 -
- 21. 建立「副本」與「授權存取」 1.點 選 上⼀一 ⾴頁 的 This spreadsheet 後，點選「是，建 ⽴立副本」 2.點 選 「 M a i l M e r g e 」 內 的 「Start Mail 1 Merge」 2 3 4 3. 點選「確定」 4. 點選「授與存取權」 - 16 -
- 22. 在Gmail中建構寄送郵件樣本 1 2 1. 進⼊入Gmail主畫⾯面，點選「撰寫」 2. 在郵件內⽂文或者標題中運⽤用$%First Name% 作為控制碼，將樣本信件準 備好，包含放⼊入附件檔案等 3.「不要」按傳送，就這樣把信件儲存在草稿夾內。 - 17 -
- 23. 正式使用Start Mail Merge 2 1 1.預設有三欄可以⽤用作取代之⽤用： FirstName、Executive Name以及Meeting Date，為了避免出問題，我不建 議更改這些預設的名稱，就在寫mail的時候使⽤用控制碼$%First Name%、 $%Execute Name%、 $%Meeting Date%撰寫即可在後續的郵件中⾃自動代換。 另外Email Address則需填⼊入收件者的信箱，另外Mail Merge Status則是會顯⽰示 3 寄送狀況。 2.輸⼊入完相關資料也準備 好寄件樣本後，即可按下 Start Mail Merge。 3.在寄送前我們需選擇使 ⽤用的信件樣本，另外可以⾃自 定寄件者姓名，另外最下⾯面 則是勾選是否寄送密件副本 給⾃自⼰己備份。 - 18 -