Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Gmail基礎教學

2,405 views

Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Gmail基礎教學

  1. 1. 聯合勸募 數 位 應 ⽤用 輔 導 計 畫 數位 應 ⽤用課程 電⼦子 郵件 管理 -以 Gm a il為 例 主辦 單位 :中 華社 會福利聯合勸募協會 執⾏行 單位 :社 團法 ⼈人臺灣數位⽂文化協會
  2. 2. 前言 何謂Gmail? Gmail是Google公司於2007年所推 出之免費電⼦子郵件服務,⺫⽬目前Gmail ⽤用⼾戶可以享有超過7.5GB的儲存空 間,並且以⼤大約每月10MB的速度增 加,Gmail最令⼈人稱道的就是她的使 使⽤用Gmail的期待 ⽤用介⾯面,不但容易使⽤用⽽而且速度快。 學習完本次課程後你(妳)將能夠: 收發多重信箱(Yahoo , Hinet等) 利⽤用會話群組檢視郵件 利⽤用篩選器分類郵件 標記 / 移除標記 垃圾信件 為何要轉換⾄至Gmail ⼀一切只是改變的開始。在不久的未 使⽤用巢狀標籤分類信件 現有通訊錄匯出/匯⼊入 來,打開信箱映⼊入眼簾的只有需要⽴立 設定多重簽名檔 即處理的郵件。出⾨門在外,智慧型⼿手 機同步更新通訊錄,即時通訊。使⽤用 提⽰示休假⾃自動回信 筆記型電腦、平板電腦可以隨時收發 開啟 / 關閉研究室功能 任何消息,更以郵件帳號為基礎進⾏行 開啟並設定多重帳號登⼊入 雲端表單,試算表,⽂文件共⽤用,有效 降低資料彙整時間,提昇⼯工作效率。 -1-
  3. 3. 何謂電子郵件? POP3跟SMTP郵件伺服器 電⼦子郵件的組成 POP3全名是 現今每個⼈人都有⼀一組以上的電⼦子郵 件信箱,為了要有效管理每個信箱, <Post Office Protocol - Version 3> 我們要先來了解電⼦子郵件的組成。了 中⽂文稱作第三代協郵局協定 解組成之後我們將要來利⽤用Gamil信箱 SMTP全名是 代收各種其他不同的信箱。 <Simple Mail Transfer Protocol> Puncar @ adct . org . tw 中⽂文稱作簡單郵件傳輸協定 使⽤用者名稱 ⼩小⽼老⿏鼠 郵件伺服器 顧名思義,我們在收信的時候需要 郵件伺服器各位可以想做是我們的 ⽤用到POP3協定,⽽而寄信的時候會⽤用到 郵局,負責收送各位的電⼦子郵件信 SMTP協定。通常你的電⼦子郵件⼩小⽼老 箱。⼩小⽼老⿏鼠”@”的意思就是”在“,英 ⿏鼠後⾯面的郵件伺服器就會提供以上這 ⽂文唸作”at”。最右邊的郵件伺服器稍 兩種服務,不過既然要特別提出來就 後將獨⽴立介紹。整個位址從左邊念過 因為我們會碰到例外...囧rz。常遇到的 來的意思就是:Puncar這個使⽤用 問題是有些電⼦子郵件服務供應商會為 者”在“ 了讓郵件伺服器更容易被記住,⽽而設 adct.org.tw這個郵件伺服器。 定了轉址。導致E-mail實際上送達的 的POP3伺服器跟各位所認知的E-mail 不同,稍後會為各位準備⼀一張對照 表。 -2-
  4. 4. 萬事起頭難,咱們開始”動手”吧! 第⼀一階段⺫⽬目標: 思考哪些信箱要使⽤用Gmail進⾏行代收 ‣組織官⽅方統⼀一信箱千千萬萬不要收到你個⼈人的信箱 設定Gmail代收現有信箱 ‣了解⾃自⼰己的信箱的POP3與SMTP伺服器 ‣根據不同電⼦子郵件信箱設定的POP3伺服器 ‣若必要時要設定SMTP伺服器 -3-
  5. 5. 海納百川,有容乃大 puncar@ms52.hinet.net puncar@pchome.com.tw TP SM TP SM 第三方郵件程式 puncar@yahoo.com.tw P3 PO PO P3 puncar@hotmail.com IMAP Gmail 我們建議透過Gmail作為新的信件中央控管中⼼心,統籌 Hotmail、Hinet、Yahoo等信箱的信件收發,不⽤用拋棄原本 的信箱,⽽而且可以減少檢查多個信箱的時間。 如果原本使⽤用的是Outlook、Outlook Express或Mozilla Thunderbird等的信件收發軟體,則可以利⽤用IMAP協定將已 經收下來在電腦內的信件在與Gmail做同步,網路上有現成 的教學⽂文件如下: http://tinyurl.com/outlookimap2gmail 待設定完IMAP同步後可以⽤用複製的⽅方式將原本的Outlook 郵件存放在Gmail信箱。 -4-
  6. 6. 設定使用Gmail代收其他信箱 登⼊入Gmail信箱後再畫⾯面右上⾓角左鍵點選 「⿒齒輪」圖⽰示,之後選擇「設定」 點選「帳⼾戶和匯⼊入」分⾴頁,幾個重要功能: 匯⼊入郵件及聯絡⼈人:提供信箱搬家服務,將現有聯絡⼈人以及信件⼀一次打包。 以這個地址寄送郵件:僅提供信件代送服務,不包含收信。 從其他帳⼾戶檢查郵件:⽇日後新信件會直接由Gmail統籌管理,並且也可設定 透過該信件名義寄出。 ※千萬記住不要把組織的官⽅方信箱匯⼊入到你個⼈人的信箱。 -5-
  7. 7. 新增您的POP3郵件帳戶 輸⼊入要新增的電⼦子郵件信箱,之後點選「下⼀一步」 註:若這個視窗沒 有出現,請檢查瀏 覽器彈出式視窗設 定,或是換⽤用 Google瀏覽器 -6-
  8. 8. 設定是否用該組信箱傳送信件 點選「下⼀一步」,準備設定使⽤用該組信箱來傳送郵件 輸⼊入「姓名」、設定以這個信箱寄出郵件之寄件⼈人姓名。 點選「下⼀一步」 ※指定不同的「回覆⾄至」可以應⽤用在組織外部信件管理。 -7-
  9. 9. 設定寄送郵件方式 若無特殊需求,建議直接點選「下⼀一步」 ※需要特別設定的情況: 若發現寄信過去給對⽅方卻發現對⽅方常常(每次)都收不到信 的時候,可以合理懷疑對⽅方的信件伺服器跟Google的信件伺服 器可能發⽣生了⼋八字不合的現象。(⽐比如被封鎖或寄很久才到) 點選「傳送驗證」,之後請登⼊入Hotmail的信箱收取認證信 -8-
  10. 10. 回到原本信箱收取確認信 你可以點選「關閉 視窗」,請(最後⼀一 次)「⼿手動」登⼊入你的 Hotmail信箱,收取 確認信。 點選信件中所描述之「認證網址」,Google會⾃自動完成認證 程序。 -9-
  11. 11. 「以一擋五」同時收送五個信箱 確認成功! ※若代收公務信箱,可以考慮勾選,「來⾃自和郵件傳送地址相 同位置回覆」,以避免不⼩小⼼心⽤用錯誤的⾝身分回覆信件。 - 10 -
  12. 12. 常用POP3/SMTP郵件伺服器對照表 @電⼦子郵件伺服器 POP3伺服器 smtp伺服器 電腦家庭@pchome.com.tw pop3.pchome.com.tw smtp.pchome.com.tw 義守@isu.edu.tw mail.isu.edu.tw smtpgw.isu.edu.tw 第⼀一@ccms.nkfust.edu.tw ccms.nkfust.edu.tw 無 中華電信@msxx.hinet.net msxx.hinet.net msxx.hinet.net 遠傳/資策會@seed.net.tw seed.net.tw seed.net.tw Hotmail@livemail.tw pop3.live.com smtp.live.com Hotmail@hotmail.com pop3.live.com smtp.live.com 美和@meiho.edu.tw mail.meiho.edu.tw mail.meiho.edu.tw ⼤大仁@stmail.tajen.edu.tw stmail.tajen.edu.tw stmail.tajen.edu.tw ⾼高雄⼤大學@mail.nuk.edu.tw mail.nuk.edu.tw mail.nuk.edu.tw ※如果你在設定信件收發沒有發⽣生問題,那這⾴頁完全不⽤用看! Gmail通常可以⾃自動設定收發信件的伺服器,如果無法成功設 定,通常問題出在信箱提供者可能與信箱位址使⽤用不同的POP3及 SMTP伺服器,如上⽅方的Pchome跟義守⼤大學,第⼀一科⼤大甚⾄至沒有 提供寄信的伺服器。 當你不知道你的信箱的POP3伺服器設定的時候,問問Google⼤大 神吧! - 11 -
  13. 13. 自動化與分類標籤 第⼆二階段⺫⽬目標: 利⽤用標籤將所有的信件分⾨門別類 ⼀一封郵件可以擁有很多標籤 Step 1: 利⽤用下⼀一⾴頁的表格規劃信件標籤分類。 Step 2: 根據⾃自⼰己的標籤分類設定巢狀標籤 Step 3: 使⽤用搜尋框建⽴立篩選器 Step 4: 分類標記信件並且淨空收件匣 - 12 -
  14. 14. 利用巢狀標籤分類信件 ⺟母標 籤 ⼦子標籤 特定寄件者 特定收件者 聯合新聞網 電⼦子 報 內⽂文包含關 鍵字 聯合新聞網 IKEA 中華電信 特定主旨 IKEA 中華電信 聯合勸募 公務 信 聯合勸募 胖卡志⼯工營 志⼯工營 andyjuang @adct.org. ADCT.org.t w tw 捐⾎血中⼼心 Facebook Facebook 通知 信 ⾏行事曆通知 “暫時接受” “更新的邀 請” Yahoo 幫忙轉寄 Hotmail 幫忙轉寄 外部 信 - 13 - 不包含關鍵 字
  15. 15. 利用巢狀標籤分類信件 ⺟母標 籤 ⼦子標籤 特定寄件 者 特定收件 者 - 14 - 特定主旨 內⽂文包含 關鍵字 不包含關 鍵字
  16. 16. 建立標籤及巢狀標籤 • 點選「建⽴立新標籤」後依照剛剛各位規劃的標籤內容依序 建⽴立⺟母標籤,例如:電⼦子報。 • 所有⺟母標籤建⽴立完成後接下來建⽴立⼦子標籤。 建⽴立⼦子標籤實際得要勾選「於下⽅方標籤底下建⽴立巢狀標籤」 並且選擇昱下屬之⺟母標籤。 以這張圖為例,我建⽴立了⼀一個IKEA⼦子標籤隸屬於電⼦子報。 - 15 -
  17. 17. 通訊錄管理 在Gmail主畫⾯面切換到「通訊錄」,管理 畫⾯面,在這裡可以簡單新增刪除聯絡⼈人, 在此不多提,我們要使⽤用的是匯⼊入通訊錄 功能。 通訊錄的匯出匯⼊入通常使⽤用的格式為 CSV,各位可以從⾃自⼰己的各種線上信箱, 電⼦子郵件軟體,進⾏行匯出。 ⾄至於如何匯出?由於各種各樣軟體、網站介⾯面皆不相同,我 們只能⾒見招拆招,最簡單的⽅方式 當然就是詢問Google⼤大神! 待各位取得CSV檔案 之後接下來就只要將 檔案上傳並且匯⼊入就 可以了。 - 16 -
  18. 18. 建立篩選器 在郵件主畫⾯面 點選「建⽴立篩 選器」 參考上⼀一⾴頁各位完成的標籤分類表,配合另⼀一項⼯工具 「我們的⼤大腦」,交叉使⽤用各種關鍵字進⾏行「測試搜 尋」,待搜尋到適合的郵件後點選「下⼀一步」。 以下是幾個搜尋的⼩小技巧: •利⽤用 OR 來增加搜尋⺫⽬目標種類,如:hotmail OR flickr •利⽤用雙引號 ”” 來指定完全符合的字組 •利⽤用減號 - 來過濾特定關鍵字 - 17 -
  19. 19. 建立篩選器 • 勾選「略過收件匣」,這樣同類型的新郵件就不會出現在 收件匣中。 • • 勾選「套⽤用標籤」,選擇標籤,完成分類動作 勾選「同時套⽤用篩選器到以下 xx 個會話群組」,會將郵 件從收件匣中移出。 • 完畢後點選「建⽴立篩選器」 請努⼒力認真、奮⾾鬥不懈、⼀一⿎鼓作氣、再接再厲的把所有郵件利 ⽤用篩選器過濾並且分類到各個標籤,淨空郵件匣,只留下需要 處理的信件。 - 18 -
  20. 20. 開啟多重帳號功能 (1) 我們設定完⾃自⼰己的信箱之 後若有許多Gmail信箱要管 理,⽐比如說組織的官⽅方統⼀一 信箱,我們可以啟⽤用 Google提供的多重帳⼾戶功 能,⾸首先點選畫⾯面右上⾓角的 「倒三⾓角形」符號,選擇 「帳⼾戶設定」 (2)在帳⼾戶設定⾴頁⾯面點選 「多重帳⼾戶登⼊入」後⾯面的 「編輯」 (3)點選「開啟」之後勾選 下列四個核取⽅方塊最後按 儲存。 (4)之後回到第⼀一步,點 選「切換帳⼾戶」就可以設 定多重帳⼾戶同時登⼊入,我 們可以利⽤用此⼀一⽅方法收發 組織官⽅方信箱代表帳號。 (需使⽤用Gmail) - 19 -
  21. 21. 其他設定 點選畫⾯面右上⾓角左鍵點選「⿒齒輪」圖⽰示, 之後選擇「郵件設定」 調整「⾴頁⾯面⼤大⼩小上限」 設定⼀一律使⽤用「HTTPS」加密連線 - 20 -
  22. 22. 其他設定 依個⼈人需求調整「⾃自動新增其他聯絡⼈人」功能。 依不同帳⼾戶需求設計簽名檔。 - 21 -
  23. 23. 其他設定 依個⼈人需求調整「休假回覆」以及「進階附件」功能。 設定完畢後記得要點選「儲存變更」 - 22 -
  24. 24. 標籤設定 標籤整理完畢後,我們希望進⼀一步調整標籤顯⽰示的時機, 請依照⾃自⼰己的喜好設定各個標籤的顯⽰示時機, 勾選「有未讀郵件時顯⽰示標籤」,可以進⼀一步讓畫⾯面更加乾 淨清爽。 - 23 -
  25. 25. 其他研究室功能 標籤整理完畢後,我們希望進⼀一步讓我們的信箱更好⽤用, 研究室中有提供更多功能讓我們⽤用起來更順⼿手,更便利。 - 24 -
  26. 26. 試著寄一封信出去吧! 建⽴立新郵件時可⼿手動選擇寄件⾝身分,並且⾃自動調整簽名檔。 電⼦子郵件會依照通訊錄內容⾃自動跳出候選資料。 依照收件者的類型⾃自動建議其他收件者。 拖曳上傳附件功能....這就要提到Google瀏覽器了... - 25 -

×