EOIF - Gigacon - Efektywna poczta e-mail

EFEKTYWNAPOCZTAE-MAIL?
E O I F | G I G A C O N | 2 5 . 0 1 . 2 0 1 7
P I O T R
N A B I E L E C

EOIF|EFEKTYWNAPOCZTAE-MAIL
Nowa era

„Pracownikwiedzy”
• Spędza 25% swojego czasu na zadaniachzwiązanych z
obsługą e-maila.
• Przetwarza średnio 190 wiadomości dziennie.
• 1/3 wolałaby umyć toaletę niż posprzątać skrzynkę
odbiorczą!

„Pracownikwiedzy”
• Przeciętnie spędza 15 do 35% czasu wyszukując informacje.
• 21% ludzi znajduje potrzebne informacje „w większości przypadków”.
• Skąd wziął się sukceswyszukiwarki Google?

Operatory logiczne
AND
(I)
OR
(LUB)
NOT
(NIE)
Pisane wielkimiliterami
operator domyślny

Operatory logiczne
AND
(I)
OR
(LUB)
NOT
(NIE)
Oba warunki
muszą być
spełnione
Przynajmniejjeden
warunek
musi być
spełniony
Warunek
nie możebyć
spełniony
Nadawca
Odbiorca
Temat
Treść
Załączniki
Pola dodatkowe

Operatory
AND
(I)
OR
(LUB)
NOT
(NIE)
Nadawca
Odbiorca
Temat
Treść
Załączniki
Pola dodatkowe
od: do: temat: mazałączniki: odebrano:
from: to: subject: received:hasattachment:

Foldery
• Po co nam foldery?
• Ile masz folderów?
• Ile czasu spędzasz przenosząc wiadomości do odpowiednich folderów?
• 5 sekund x 50 wiadomosci dziennie x 250 dni pracujących w roku = 17h rocznie

Foldery– kiedy warto?
Nie tworzę folderu.
Używamwyszukiwania.
Tworzę folder.
TAK NIE
Każdawiadomość może należeć tylko dojednego
folderu.
Jeśli tak nie jest –trzeba je przeorganizować.
Czyda się znaleźć wiadomości wyrażeniem
wyszukiwania?

• E-maile to nie książki na półce.
• Dziesiątki folderów dają tylko pozory zorganizowania.
• Istnieje efektywny mechanizm wyszukiwania e-maili, warto go używać.
• Folderwarto założyć, gdywiadomości nie da się
szybko znaleźć wyrażeniem wyszukiwania.
• Jeden e-mail możenależeć tylko do jednego folderu.
Podsumowanie

Skuteczność
3.5
3.7
3.9
4.1
4.3
4.5
4.7
4.9
W trakcie Miesiąc po
Oceny przydatności (1-5)
Wyszukiwanie
Inboxzero

Inbox Zero uproszczone
Jeślicoś nie wymaga
działania zmojej strony,
to nie może być
w skrzynce odbiorczej

Rezultaty
• 15-30 wiadomości w 90 sekund
• 1500 maili x 4.5 sekundy/mail = niecałe dwie godziny
• Czyszczenie 5 minut dziennie –w miesiąc

Delegowanie
NIE TAK
Przenoszędo oddzielnego
folderu.
Dodajęsiebiedo adresatów.
Oznaczamflagą.
Tworzę„przypominajkę”.
Oznaczam wiadomość.Nic nie muszę robić.
Wysyłając
„Czyoczekuję odpowiedzi na tego maila i czy
jest mi ona potrzebna?”

Rozproszenia
• Przeciętnie potrzebujemy paru do parunastuminut, by uzyskać pełną
koncentrację.
• Pierwsze minuty sąnajtrudniejsze.
• Nasza kulturapełna jest „rozpraszaczy”.
• Przeciętny człowiek w trakcie pracy w biurze rozprasza się co
maksymalnie 3-6 minut.

SPOSÓB #1
Wyłącz “wyskakujące” okienko
z nowąpocztą

SPOSÓB #2
Sprawdzajpocztę tylko
o określonychgodzinach

Sprawdzanie poczty o określonych godzinach
• Niektórzy otrzymują mnóstwo wiadomości e-mail,
ale skrzynkę sprawdzają trzy razydziennie.
• Przykładowe „sesje ze skrzynką”: 10:00, 14:00, 17:00.
• W czasiesesji nie rozpraszają się,nie czytają najnowszych wiadomości.
• Pilne sprawy niesą załatwiane przeze-mail.

SPOSÓB #3
Określ czas pracy
bez rozproszeń

SPOSÓB #4
Dzwoń, spotykaj się, używaj videokonferencji

SPOSÓB #5
Zainstalujprogramy
wspomagająceskupienie

Podsumowanie
• Żyjemy w świecie ciągłych rozproszeń.
• Ciągłe rozpraszanie się:
– zmniejsza naszązdolność do koncentracji
– okrada nas z poczucia satysfakcji
• Istniejątechnikii narzędzia, by
poradzić sobie z tym problemem

AUTOMATYCZNE KOLOROWANIE E-
MAILI

PIOTR NABIELEC
produktywni.pl/blog
produktywni.pl/newsletter
facebook.com/produktywni

EOIF - Gigacon - Efektywna poczta e-mail

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

EOIF - Gigacon - Efektywna poczta e-mail

Editor's Notes