Tiga kalimat ringkasan dokumen: Dokumen tersebut membahas manajemen proyek untuk kontraktor EPC (Engineering-Procurement-Construction) dimana kontraktor EPC bertanggung jawab atas pembuatan desain, pembelian material dan konstruksi fasilitas sampai siap digunakan menurut spesifikasi dan jadwal yang ditetapkan. Dokumen tersebut juga menjelaskan parameter keberhasilan dan situasi kritis yang mungkin terjadi pada setiap tahapan proyek

1. MANAJEMEN PROYEK UNTUK EPC
Sebelum diuraikan lebih lanjut mengenai Manajemen Proyek, perlu kiranya memahami terlebih
dahulu pengertian mengenai PROYEK. Proyek merupakan suatu rangkaian atau kumpulan dari
kegiatan-kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Secara khusus proyek itu dilaksanakan dalam
waktu yang tertentu yang mempunyai awal (yaitu saat rangkaian kegiatan itu dimulai) dan
mempunyai akhir (yaitu saat rangkaian kegiatan itu diakhiri), berbeda dengan jenis rangkaian
kegiatan yang tidak jelas kapan dimulainya dan/atau kapan akan berakhir yang dikenal dengan
istilah kegiatan RUTIN. Hal lain yang cukup penting dari suatu proyek adalah bahwa untuk
dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan diperlukan suatu sumberdaya yang antara lain meliputi
tenaga kerja, perlatan, uang, teknologi, metodologi. Tiga sumberdaya yang pertama sering
dikenal dengan istilah 3M (Man, Machine, Money), sementara dua sumberdaya yang terakhir
baru dikenal belakangan ini karena perkembangannya yang sangat luar biasa dalam era informasi
yang didukung oleh kemajuan teknologi komputer. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih
baik mengenai definisi Proyek dapat merujuk pada Project Management Body of Knowledge
(PMBOK) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) yang berkedudukan di
Amerika Serikat yang dipakai secara luas di dunia.
Dalam prakteknya, Pemilik Proyek bisa saja memulai proyek dengan menunjuk suatu perusahaan
untuk membuat disain dari fasilitas yang akan dibangun. Untuk fasilitas yang berupa gedung,
perusahaan yang diminta membuat disain biasanya adalah perusahaan arsitek. Untuk fasilitas
yang berupa pabrik, perusahaan yang diminta membuat disain biasanya adalah perusahaan
konsultan engineering. Kemudian berdasarkan disain yang ada, Pemilik Proyek bisa saja
langsung menunjuk perusahaan kontraktor untuk membangun atau membeli mesin atau material

2. utama dari fasilitas yang akan dibangun dari pemasok kemudian baru menunjuk kontraktor untuk
melakukan fabrikasi atau instalasi mesin atau perlatan utama tersebut sehingga bisa digunakan
atau dioperasikan. Cara ini sangat umum dilakukan pada masa lalu bahkan masih dilakukan pada
saat ini. Tentu saja pemisahan fungsi perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan proyek
masing-masing untuk disain, pasokan mesin atau material, dan fabrikasi/instalasi dapat
menimbulkan kerumitan tersendiri dalam melakukan integrasi anatar masing-masing produk
setiap perusahaan demikian juga sinkronisasi jadwalnya.
Baik dalam industri bangunan gedung maupun pabrik, beberapa pemilik proyek mulai
menyatukan fungsi disain, pasokan mesin/material, dan fabrikasi/instalasinya oleh satu
perusahaan yang dikenal dengan Design-Build Contractor (untuk gedung) dan EPC Contractor
(untuk pabrik). EPC singkatan dari Engineering-Procurement-Construction. Dalam hal EPC,
perusahaan kontraktor EPC bertanggung jawab atas pembuatan disain (tentu saja berdasarkan
kebutuhan dari Pemilik Proyek), pembelian mesin atau material konstruksi, dan pelaksanaan
fabrikasi dan instalasinya sampai fasilitas tersebut siap digunakan atau dioperasikan. Kegiatan
Engineering dimulai dari survey lapangan dimana fasilitas akan dibangun. Berdasarkan data
yang diperoleh dari kegiatan survey Kontraktor EPC mulai melakukan disain (perhitungan,
pembuatan spesifikasi, dan gambar-gambar konstruksi). Sebelum pekerjaan disain selesai
seluruhnya, Kontraktor EPC mulai mengidentifikasi mesin-mesin atau material-material yang
penyiapannya di pabrik memerlukan waktu yang cukup lama, demikian juga waktu
pengirimannya melalui trasportasi laut yang memerlukan penjadwalan yang ketat. Namun
demikian, order pembelian baru bisa dilaksanakan setelah disain terkait dengan mesin-mesin atau
barang-barang tersebut telah selesai. Barang-barang yang memerlukan waktu lama untuk

3. penyiapan sampai bisa terkirim di lapangan disebut sebagai Long Lead Item (LLI). Kontraktor
juga sudah bisa memulai pekerjaan persiapan tanah atau pondasi lebih awal sebelum seluruh
disain selesai, yang penting disain yang terkait dengan pekerjaan tersebut telah selesai. Setiap
pekerjaan dari Engineering, Procurement, sampai Construction dilakukan dengan prosedur yang
telah ditetapkan dan disepakati antara Pemilik Proyek dan Kontraktor, hal ini diperlukan untuk
tujuan pengawasan pelaksanaan pekerjaan oleh Pemilik Proyek (dilakukan sendiri atau menunjuk
perusahaan pengawas konstruksi. Pada saat semua pekerjaan telah selesai dilaksanakan, maka
diadakan serah terima pekerjaan dari Kontraktor ke Pemilik Proyek. Untuk menjamin bahwa
fasilitas yang dibangun sesuai kebutuhan Pemilik Proyek, biasanya Pemilik Proyek menetapkan
adanya masa pemeliharaan yang berlaku sejak fasilitas tersebut diserahterimakan dari Kontraktor
ke Pemilik Proyek. Pada saat serah terima pekerjaan, biasanya Pemilik Proyek melibatkan calon
pemakai fasilitas untuk memastikan bahwa fasilitas yang dibangundapat dioperasikan dan
dilakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan. Apabila selama masa pemeliharaan tersebut,
ditemukan ketidak sesuaian antara kebutuhan Pemilik dengan bangunan yang dibuat oleh
Kontraktor atau terdapat kerusakan, maka Kontraktor wajib melakukan pernyesuaian dan
perbaikan tanpa meminta tambahan biaya.
1. PARAMETER KEBERHASILAN
1.1 Kegiatan engineering dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:
 Safe & Environmental Friendly: kegiatan survey harus dapat dilakukan secara aman
dan tidak menimbulkan gangguan/kerusakan lingkungan, demikian juga fasilitas yang

4. didisain telah memenuhi persyaratan keamanan dan lingkungan yang ditetapkan
berdasarkan standar internasional dan peraturan pemerintah yang berlaku.
 Availability of Material: fasilitas yang didisain harus mempertimbangkan ketersediaan
material baik secara kualitas maupun kuantitas.
 Constructable: fasilitas yang didisain harus dapat dibangun di lokasi yang dipersiapkan
dengan menggunakan tenaga kerja, peralatan, teknologi dan metodologi yang ada.
 Specification and drawing are defined: disain harus dituangkan dalam bentuk
spesifikasi dan gambar yang lengkap dan jelas.
 Testable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan pengujian
sehingga dapat diukur kualitasnya pada saat sudah terpasang sebelum dioperasikan.
 Maintainable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan
pemeliharaan dan perawatan sesuai kebutuhannya sehingga mempunyai umur ekonomi
sesuai yang diharapkan. Beberapa bagian bisa saja tidak memerlukan perawatan (free
maintenance) karena suatu alasan tertentu.
 Expandable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan dimasa yang akan dating yang belum dapat ditetapkan sekarang.
 On Schedule: disain harus dikerjakan sesuai jadwal yang ditetapkan sehingga tidak
mempengaruhi target penyelesaian proyek secara keseluruhan.
 On Budget: fasilitas yang didisain harus memenuhi batasan anggaran yang tersedia.
1.2 Kegiatan procurement dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

5.  Fit to Spec/Drawing: Mesin atau material yang dibeli harus sesuai dengan spesifikasi
dan gambar disain.
 Inspection and Test are defined: harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap
mesin atau material yang dibeli.
 Documentation is detailed: dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci
mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga
dengan tatacara (manual) pengoperasiannya.
 Traceable: semua proses dalam pembuatan mesin atau material sampai terkirim di
lapangan harus dapat dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu
pernah mengalami perbaikan selama pembuatan atau pengiriman.
 Ease or Safe for delivery: mesin atau material hendaknya dikemas dengan ukuran dan
kemasan yang aman dan mudah untuk pengiriman.
 On schedule: mesin atau material agar dapat dikirim ke lapangan sesuai jadwal yang
ditetapkan.
1.3 Kegiatan construction dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:
 Safe & Environmental Friendly: pekerjaan di lapangan harus dilaksanakan dengan
aman tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan
kerja perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian

6. juga agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengganggu atau merusak lingkungan sesuai
ketentuan pemerintah yang berlaku.
 Fit to Spec/Drawing: Mesin atau material yang dipasang harus sesuai dengan spesifikasi
dan gambar disain.
 Work Plan and Schedule are clear: harus dibuat work plan yang jelas merinci setiap
pekerjaan dan dijadwalkan sesuai target yang ditetapka oleh pemilik proyek.
 Inspection and Test are defined: harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap
mesin atau material yang dipasang di lapangan.
 Documentation is detailed: dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci
mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga
dengan tatacara (manual) pengoperasiannya. Untuk pekerjaan dilapangan harus mencatat
tenaga kerja, peralatan yang dipakai, kondisi cuaca setiap hari, dan segala macam
kejadian yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.
 Traceable: semua proses pemasangan mesin atau material di lapangan harus dapat
dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu pernah mengalami
perbaikan selama.
 On schedule: mesin atau material agar dapat dipasang di lapangan sesuai jadwal yang
ditetapkan.
 Within Budget: pelaksanaan pekerjaan harus dijaga tidak menimbulkan biaya-biaya
tambahan yang tidak seharusnya diperlukan.

7. 1.4 Kegiatan start up and commissioning dianggap berhasil apabila beberapa parameter
dibawah ini dipenuhi:
 Safe & Environmental Friendly: pekerjaan start-up and commissioning di lapangan
harus dilaksanakan oleh orang yang berpengalaman dalam mengoperasikannya dengan
aman tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan
kerja perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian
juga agar pelaksanaan pekerjaan start-up and commissioning tidak mengganggu atau
merusak lingkungan sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku.
 Produce suitable product: start up and commissioning untuk memastikan bahwa
fasilitas yang terpasang sesuai dengan yang diharapkan.
 Operable and Maintainable: start-up and commissioning harus memastikan bahwa
fasilitas yang terpasang dapat dioperasikan dengan baik dan memungkinkan untuk
melakukan perawatan atau perbaikan pada saat pengoperasiannya.
 On schedule: start-up and commissioning agar dapat dilakukan sesuai jadwal yang
ditetapkan dan dapat diintegrasikan dengan fasilitas lain yang terkait.
 Handover document is defined: dokumen yang diserahterimakan sebelum start-up and
commissioning lengkap sehingga memudahkan untuk mengambil tindakan selama proses
commissioning.
2. SITUASI KRITIS:

8. 2.1 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan engineering
yang perlu diantisipasi:
 Incomplete Soil Investigation Data: Seringkali data tanah tidak lengkap sehingga
menyulitkan dalam menilai daya dukung tanah untuk penetapan struktur bangunan
(pondasi, rangka bangunan)
 Engineered Equipment: seringkali fasilitas yang akan dibangun memerlukan mesin-
mesin atau peralatan yang harus didisain secara khusus karena tidak tersedia di pasaran.
 Deliverables approval: harus ada kesepakatan yang jelas mengenai proses persetujuan
dokumen antara konyraktor dan pemilik proyek, sehingga tidak terjadi keterlambatan
pekerjaan karena terhambatanya persetujuan dokumen.
2.2 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan procurement
yang perlu diantisipasi:
 Long Lead Items: ada beberapa mesin atau material yang memelukan waktu yang cukup
panjang untuk pembuatannya di pabrik dan proses pengirimannya sampai di lapangan.
Barang-barang ini harus segera dipesan tanpa menunggu semua pekerjaan engineering
selesai.

9.  Letter of Credit: untuk barang-barang yang perlu pembuatan di pabrik dan/atau perlu
pengiriman melalui laut biasanya meminta pembayaran dalam bentuk letter of credit.
Barang tidak akan dikirim sebelum pabrik menerima letter of credit.
 Inspection/Certification: Barang yang diproduksi di pabrik biasanya memerlukan
inspeksi dari pejabat pemerintah yang terkait atau memerlukan sertifikasi dari lembaga
tertentu.
 Import: Perlu penanganan custom clearance di pelabuhan penerima yang terkait dengan
ketentuan bea masuk.
 Material traceability: Untuk barang-barang yang di produksi di pabrik kemudian
memerlukan pengiriman melalui laut dan pengiriman lewat darat memerlukan traceability
untuk memastikan apakah barang yang diterima di lapangan adalah benar barang yang
diproduksi di pabrik.
 Vendor Documents TBA and PO: Seringkali kontraktor harus memilih salah satu
vendor dari beberapa vendor sejenis yang akan memasok suatu barang tertentu. Technical
Bid Analysis dibuat untuk mengevaluasi apakah vendor telah memenuhi persyaratan
yang ditetapkan dalam proyek ini. Keterlambatan pembuatan PO biasanya disebabkan
oleh keterlambatan pengambilan keputusan penetapan vendor terpilih.
2.3 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan construction
yang perlu diantisipasi:

10.  Accessibility to Site: Menjadi sangat penting untuk mengetahui dengan baik kemudahan
untuk mencapai lapangan tempat dilakukannya pekerjaan baik terkait dengan lokasi
gudang atau lahan tempat penampungan sementara barang-barang atau peralatan kerja
maupun lokasi tempat fasilitas akan dibangun. Apakah tersedia jalan masuk yang
memadai dari jalan umum ke lokasi proyek (penampungan sementara atau tempat
fasilitas), sehingga memungkinkan orang, kendaraan, barang-barang, mesin, alat berat
dan lain-lain terkait dengan pembangunan fasilitas dapat dibawa masuk atau keluar dari
lokasi proyek. Jalan masuk sementara biasanya dibangun untuk kebutuhan ini. Kualitas
jalan masuk ini harus disesuaikan dengan beban angkut proyek yang ada.
 Change in Subsurface Condition: Keadaan dibawah permukaan lokasi pembangunan
fasilitas biasanya telah disediakan informasi oleh pemilik proyek dengan kuantitas dan
kualitas yang bervariasi. Pelaksana pekerjaan biasanya menunjuk orang yang sangat
berpengalaman dalam mengenali kondisi bawah permukaan lokasi proyek untuk
memeriksa kehandalan data yang diberikan oleh pemilik proyek dan melakukan
penelitian lebih mendalam mengenai keadaan bawah permukaan tanah tersebut untuk
mengantisipasi kemungkinan masalah yang akan dihadapi pada saat pelaksanaan
pekerjaan tersebut. Informasi ini akan menjadi pertimbangan pada saat penetapan biaya
pelaksanaan proyek sebelum ditandatanganinya kontrak pekerjaan, dan juga akan dipakai
sebagai pertimbangan untuk melakukan klaim pada saat pelaksanaan pekerjaan apabila
dijumpai hal-hal yang mengganggu pelakasanaan pekerjaan yang mempengaruhi biaya,
waktu dan kualitas pekerjaan.
 Change in Season Condition: Perubahan cuaca dilokasi proyek biasanya sering terjadi
dan mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Pelaksana pekerjaan harus selalu mencatat

11. cuaca harian selama pekerjaan berlangsung. Karena cuaca bisa saja setiap saat berubah
tergantung dari perubahan aktifitas kehidupan manusia disekitarnya, maka pelaksana
proyek harus mempersiapkan berbagai cara untuk mengantisipasi terjadinya perubahan
cuaca dalam batasan kewajaran diwilayah tersebut. Pelaksana harus menyisihkan
cadangan biaya dan bahan untuk kondisi-kondisi darurat untuk meminimalkan kerugian
yang akan timbul akibat perubahan cuaca ini yang umumnya tidak bisa diklaim ke
pemilik proyek, kecuali hal-hal yang melebihi kondisi normal yang dapat dikelompokkan
ke tingkat bencana alam (yang diumumkan oleh pemerintah setempat).
 Material traceability: pencatatan barang-barang yang dipakai di lokasi proyek harus
dilakukan dengan tatacara yang baik yang kita kenal dengan traceability System yang
mencatat asal-usul barang dibuktikan dengan dokumen-dokumen barang yang sah seperti
sertifikat atau hasil pengujian, dokumen pengiriman dan penyimpanan barang, dan
dokumen-dokumenterkait lainnya. Demikian juga harus dipastikan setiap barang yang
dikirim sedapat mungkin diberikan identifikasi (nomer dank ode yang unik) sehingga
memudahkan dalam pelacakannya. Catatan ini masih harus disimpan terus sampai masa
operasi nantinya. Beberapa perusahaan sudah mempunyai tatacara pelacakan barang ini
dengan sistim kmomputer yang baik sehingga pelacakan dapat dilakukan dengan cepat
dan akurat.
 Environmental Impact: Pemilik proyek biasanya sudah memberikan analisa mengenai
dampak lingkungan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. Pelaksana proyek harus
melakukan pengelolaan dan pemantauan mengenai dampak lingkungan dan melaporkan
kepada pemilik proyek maupun ke instansi pemerintah yang ditunjuk. Didalam dokumen
Analisa mengenai dampak lingkungan biasanya menjelaskan secara rinci kondisi

12. lingkungan, ketentuan mengenai kondisi lingkungan, tata cara kerja pelaksanaan proyek
yang diijinkan untuk setiap kondisi lingkungan. Setiap orang yang bekerja didalam
proyek khususnya para pemimpin proyek harus mengetahui dengan baik dan dapat
melaksanakan ketentuan mengenai lingkungan ini dengan sebaik-baiknya dalam
pelaksanaan proyek.
 Interfacing with Other facilities: Fasilitas yang akan dibangun di lokasi proyek ini
seringkali terkait dengan fasilitas lain terutama yang ada didalam dan disekitar lokasi
proyek seperti fasilitas yang sudah ada di lokasi proyek, jalan masuk, sambungan listrik,
sambungan air, sambungan telepon, dan sambungan-sambungan lainnya. Posisi fasilitas
yang akan dipasang harus sesuai dengan posisi fasilitas yang sudah ada sehingga dapat
dilakukan penyambungan dengan baik. Waktu pemasangan fasilitas juga harus
disinkronisasikan dengan kesiapan fasilitas lainnya yang akan disambung.
 Field Changes: Waktu pelaksanaan pekerjaan biasanya berbeda terlalu jauh dengan saat
perancangan sehingga kondisi lapangan bisa saja sudah tidak lagi sesuai dengan hasil
survey pada saat perancangan. Sehingga diperlukan penyesuaian barang-barang maupun
pemasangannya untuk menyesuaikan dengan kondisi lapangan pada saat dilaksanakan
pekerjaan tersebut. Perubahan-perubahan ini dituangkan dalam nota perubahan yang
disepakati oleh pelaksana pekerjaan dan pemilik proyek. Apabila terdapat implikasi
biaya, waktu dan kualitas pekerjaan atau barang, maka perubahan tersebut harus
dituangkan dalam perjanjian kontrak (amandemen).
 Inspection & Certification: Beberapa fasilitas yang dibangun memerlukan pengawasan
dan sertifikasi dari lembaga pemerintah yang ditunjuk untuk itu, yang menyebabkan

13. p=fasilitas tersebut baru boleh digunakan setelah dilakukan pemeriksaan dan sertifikasi
oleh instansi yang berwenang.
2.4 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan Star-up &
Commissioning yang perlu diantisipasi:
 Completeness of Documents: Start-up dari suatu peralatan biasanya dilakukan oleh
calon pemakai fasilitas tersebut karena merekalah yang tahu apa yang mereka perlukan
dan bagaimana cara menggunakan, melakukan perbaikan dan/atau perawatan. Untuk itu
diperlukan dokumen yang lengkap terkait dengan pengoperasian dan perawatan untuk
memudahkan mengatasi maslah yang akan timbul. Dokumen-dokumen itu disamping
harus lengkap juga harus mudah didapatkan.
 Availability input material: Untuk melakukan pengoperasian fasilitas yang memerlukan
input material harus dipastikan matrial input tersebut sudah tersedia dan siap dipakai pada
saat start-up.
 Readiness of users: Kesiapan pemakai fasilitas harus dipastikan jadwalnya yang meliputi
kelengkapan organisasi, pelatihan, dan prosedur pengoperasian dan perawatan.
 Commisioning: Pada saat pelaksanaan penyerahan pekerjaan dari pelaksana proyek ke
pengguna pfasilitas, maka pimpinan pengoperasian adalah pengguna fasilitas, sementara
itu pelaksana proyek harus ada di lokasi proyek lengkap dengan berbagai peralatan dan

14. barang yang diperlukan untuk pengoperasian fasilitas dan membantu pengguna fasilitas
dalam pengoperasian fasilitas.
 Certification: Pastikan bahwa sertifikat pengopersian telah diperoleh dari instansi yang
berwenang sebelum pelaksanaan start-up dan commissioning. Biasanya akan dikeluarkan
sertifikat pengoperasian sementara sampai waktu yang diperlukan untuk commissioning
dipenuhi sesuai spesifikasi fasilitas.
3. SOLUSI (INISIATIF PROSPEKTIF):
 Coordination: Adanya berbagai pihak yang terkait dengan pembanguna proyek ini
(stakeholders) dengan masing-masing mempunyai kepentingan yang berbeda, maka perlu
dilakukan koordinasi dalam bentuk rapat-rapat (pembukaan proyek, harian, mingguan,
bulanan, adhoc, dan penutupan proyek). Pada saat pembuakaan proyek, hendaknya
dilakukan rapat yang melibatkan seluruh pihak terkait terutama pemilik dan pelaksana
proyek untuk membahas rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan perjanjian yang
disepakati yang meliputi organisasi, prosedur proyek, jadwal pelaksanaan, rencana
pembayaran dan sistim koordinasi.
 Document Control: Selain dokumen yang telah ada sebelum pelaksanaan proyek akan
ada banyak sekali dokumen yang dibuat maupun diterbitkan selama pelaksanaan proyek
seperti: surat-menyurat, notulen rapat, laporan-laporan, gambar pelaksanaan, spesifikasi
pekerjaan dan peralatan, hitungan-hitungan, rincian kuantitas barang dan harga, hasil

15. pemeriksaan pekerjaan, sertifikat-sertifikat, berita acara – berita acara, perubahan
kontrak, gambar as-built, dan dokumen serah terima pekerjaan sebagian ataun
seluruhnya. Dokumen-dokumen ini harus dicatat disimpan dan didistribusikan dengan
tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan memakainya.
 Traceabilty: Semua barang dan pekerjaan yang melekat dalam fasilitas yang dibangun
harus didukung dengan dokumen pelengkap yang mendukung (asal-usul bahan baku,
hasil pemeriksaan pembuatan, hasil pengujian, sertifikat pabrik, dokumen pengiriman
darat dan laut, dokumen penerimaan barang di gudang, dokumen pengambilan dari
gudang, dokumen pemasangan di lapangan, dokumen pengujian hasil pemasangan,
sertifikat dari instansi terkait. Dokumen-dokumen ini harus dicatat disimpan dan
didistribusikan dengan tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan
memakainya.
 Expediting: Khususnya untuk barang-barang yang dibuat di pabrik maka harus dibuat
jadwal yang rinci mulai dari persiapan produksi, kegiatan produksi, pengujian,
pengiriman dengan perjalanan darat atau laut (rencana keberangkatan/kedatangan, actual
keberangkatan/kedatangan). Hal ini diperlukan karena dalam proses ini terkait dengan
berbagai pihak antara lain: pabrik, jasa pengujian, jasa pengiriman barang, jasa
pengurusan dokumen pengapalan, asuransi pengangkutan, pengurusan pajak-pajak impor
dan lain-lain. Ketidaksiapan dokumen formalities di pelabuhan akan menyebabkan
tertahannya kapal di pelabuhan yang akan menimbulkan denda (demurrage) yang sangat
mahal.
 Project Control (Schedule/Cost): Dalam rangka menjaga pelaksanaan pekerjaan sesuai
jadwal dan biaya yang telah ditetapkan, maka perlu ditunjuk seorang project controller

16. yang bersama-sama pemilik (untuk melakukan pemeriksaan dan pengawasan) dan
pelaksana (mengatur sumberdaya manusia, barang-barang dan peralatan) proyek
membuat rencana pelaksanaan pekerjaan. Rincian pekerjaan dibuat dari tingkat yang
paling ringkas sampai sangat detil yang memungkinkan bagi pemilik maupun pelaksana
untuk mengawasi dan mengendalikan (small manageable unit). Jadwal biasanya dibuat
dalam bentuk CPM dan Barchart (atau timeline diagram), sementara biaya biasanya
dibuat dalam bentuk progress measurement rule dan progress interim calculation yang
memasukkan bobot pekerjaan. Project Controller biasanya akan berhubungan dengan
semua pihak didalam proyek untuk mendapatkan informasi terakhir dari setiap unit
pekerjaan dan melaporkan kepada pimpinan proyek untuk memberikan bahan-bahan
penting dari suatu kemajuan pekerjaan yang memerlukan pengambilan keputusan dari
pimpinan proyek.
 Quality Assurance & Quality Control: khusus untuk pengendalian kualitas proyek,
biasanya proyek membentuk tim khusus yang harus bekerja sejak awal proyek
(engineering), saat pelaksanaan (procurement & construction) dan pada saat serah terima
pekrjaan (start-up & commissioning). Pelaksana biasanya telah menyiapkan rencana
pemeriksaan dan pengujian barang dan pekerjaan (Inspection and Test Plan) yang akan
dijadikan pedoman oleh setiap pihak (pemilik, pelaksana, instansi terkait) untuk
melakukan pengendalian kualitas.
 Quantity Surveyor: Untuk menghitung kuantitas barang-barang atau pekerjaan biasanya
diperlukan timkhusus untuk melakukan pengukuran dan evaluasi disamping untuk tujuan
pengendalian juga untuk keperluan penyelesaian klaim antara pihak.

17.  Variation: untuk jenis kontrak lumpsum ataupun harga satuan bisa saja terjadi perubahan
kuantitas dan harga yang akan mempengaruhi nilai kontrak. Setiap pihak harus
mendokumentasikan setiap perubahan yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan untuk
menetapkan apakah ada perubahan kuantitas dan harga atau tidak.
 Contract Administration: dalam rangka pengendalian kontrak perlu dilakukan kegiatan
administrasi kontrak oleh seseorang yang memahami kontrak secara hukum dan secara
aplikasi. Semua pelaksanaan ketentuan-ketentuan yang didalam perjanjian harus dicatat
dan dievaluasi apakah sudah dijalankan sesuai kontrak atau ada penyimpangan dalam
pelaksanaannya. Penyimpangan pelaksanaan ketentuan kontrak biasanya akan
menimbulkan klaim dari salah satu pihak kepada pihak yang lain. Tidak semua ketentuan
di dalam kontrak akan digunakan didalam pelaksanaan kontrak karena itu hanya diatur
didalam kontrak untuk tujuan mengantisipasi apabila terjadi suatu keadaan tertentu,
seperti misalnya: force majeure, termination, penalty dll. Seseorang yang telah
mengalami bekerja pada proyek dengan mengalami kejadian-kejadian tertentu yang harus
menggunakan ketentuan-ketentuan dalam kontrak tersebut mempunyai kelebihan
dibandingkan orang-orang yang tidaka mengalami langsung. Orang tersebut diharapkan
dapat memberikan rekomendasi yang terbaik kepada pimpinan proyek untuk mengambil
keputusan atau penyelesaian masalah yang terbaik pula.
 Verification Invoice: salah fungsi penting didalam pelaksanaan kontrak adalah
melakukan tagihan atas pekerjaan yang sudah dilaksanakan sesuai ketentuan kontrak.
Pemilik perlu melakukan pemeriksaan terhadap tagihan yang diajukan oleh pelaksana
pekerjaan untuk memastikan bahwa tagihan yang diajukan sesuai ketentuan dalam
kontrak dan dilengkapi dengan berita acara kemajuan pekerjaan dan bukti pendukung

18. yang memadai dan sah. Keterlambatan dalam melakukan verifikasi ini akan
menyebabkan realisasi pembayaran ke pelaksana yang lebih lanjut akan mengganggu
aliran kas pelaksana yang secara langsung akan mengganggu operasional pekerjaan di
lapangan.
 Settlement of Claims: Setiap saat dalam proses pelaksanaan pekerjaan bisa saja timbul
berbagai klaim ke pemilik baik yang dating dari pelaksana maupun dari pihak lain yang
terganggu atau dirugikan oleh pelaksanaan pekerjaan. Klaim dari pihak pelaksana yang
terkait langsung dengan fasilitas yang sedang dibangun biasanya lebih mudah
mengevaluasi dan memutuskannya, tetapi klaim yang bersalah dari pihak ketiga sering
kali sulit diselesaikan karena biasanya tidak bisa didefinisikan secara tegas didalam
kontrak. Resiko-resiko seprti ini biasanya dikumpulkan dan pindahkan ke pihak lain
seperti asuransi atau pihak penjamin lainnya. Untuk bisa menyelesaikan klaim diperlukan
dokumentasi yang baik dan lengkap (laporan-laporan dan berita acara kejadian).
 Close-out Report: Salah satu cara mendokumentasikan pengalaman selama pelaksanaan
pekerjaan sampai terselesaikannya pembangunan fasilitas tersebut adalah melalui
penyusunan Colse-out Report yang berisi semua kejadian-kejadian penting dan cara
menyelesaikannya (lesson learned) yang dapat dijasikan acuan untuk pelaksanaan
pekerjaan dimasa yang akan datang. Umumnya, sebuah close-out report berisi semua
dokumentasi proyek yang disusun secara sistematis sehingga mudah untuk mempelajari
dan menggunakannya. Yang paling simple dari sebuah close-out report berisi semua
dokumen yang akan diserahterimakan dari pelaksana ke pemilik yang minimal berisi as-
built drawing dan berbagai manual pengoperasiaon dan perawatan.

19. Dalam sebuah organisasi proyek EPC dimana ada pemilik dan pelaksana, inisiatif prospektif
(solusi) atas situasi kritis untuk menjaga reputasi organisasi agar proyek berjalan sesuai harapan
semua pihak (stakeholder) biasanya dilakukan oleh sebuah konsultan manajemen proyek yang
memahami sifat-sifat proyek yang dilaksanakan secara integral sejak kegiatan engineering,
procurement, construction, dan sampai start-up & commissioning.