Sm@rtC6® per gestire al meglio la comunicazione con i dipendenti ASL Roma 1 ha scelto di digitalizzare i processi e utilizzare la multicanalità per permettere all’ufficio del personale e ai dipendenti di interagire in modo semplice e veloce. In collaborazione con I-Tel, la Asl ha introdotto un ecosistema digitale multicanale a supporto dei processi amministrativi, di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Il progetto mette a disposizione delle persone strumenti che consentono di usufruire di alcune attività in ottica self-service, sia da web che da app, velocizzando, efficientando e rendendo più trasparenti i processi.

1. Aprile 2022
Osservatorio
HR Innovation Practice
Con il progetto “People” ASL Roma 1 digitalizza i
processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria
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Business Case
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Osservatorio HR Innovation Practice
Con il progetto “People” ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria
AZIENDA
ASL Roma 1
ESIGENZA
L’esigenza primaria alla base del progetto
era quella di mettere a disposizione delle
persone strumenti che permettessero loro
di usufruire di alcune attività HR in ottica
“self-service”, velocizzando, efficientando e
rendendo più trasparenti i processi. Inoltre,
la forte necessità di introdurre un nuovo
sistema di verifica degli accessi alle strut-
ture dell’Ente e di controllo del Green Pass
dei collaboratori.
PROGETTO
ASL Roma 1 ha dato il via al progetto
“People” e all’introduzione di un ecosiste-
ma digitale e multicanale a supporto di
diverse attività raggruppabili in tre grandi
macro-aree: i processi amministrativi,
i processi di sorveglianza sanitaria e di
comunicazione interna. Per fare ciò, ha
introdotto una piattaforma digitale e un
app mobile accessibili da tutti i propri
collaboratori.
RISULTATI
• l’efficientamento dei processi, traccian-
done il flusso dei dati, automatizzando
le attività più routinarie e riducendo il
rischio di errore umano;
• l’emersione del potenziale “nascosto”
delle persone prima coinvolte nelle atti-
vità a poco valore aggiunto;
• coinvolgimento diretto delle persone nei
processi, con l’aumento del loro ingag-
gio e della loro responsabilizzazione.
AZIENDA
La ASL Roma 1 è un soggetto giuridico pubblico, nato il 1° gennaio 2016 a seguito della
fusione tra la ASL Roma A (che si occupava del Municipio I, II, III e IV) e la ASL Roma E (che
si occupava del Distretto I, II e III), che dal 1° gennaio 2015 aveva già incorporato l’Azienda
Ospedaliera San Filippo Neri. La ASL ha come scopo la promozione e la tutela della salute,
sia individuale che collettiva, della popolazione residente e comunque presente a qualsi-
asi titolo nel proprio ambito territoriale, per consentire la migliore qualità di vita possibi-
le, garantendo i livelli essenziali di assistenza, definiti dal Servizio Sanitario Nazionale e
Regionale. Nello specifico, la ASL Roma 1 organizza e gestisce i servizi e le prestazioni di
prevenzione, di cura e riabilitative, prodotte ed erogate nel rispetto dei principi di equità,
appropriatezza e sulla base delle più moderne conoscenze tecnico-scientifiche. L’Azienda
concorre, inoltre, alla realizzazione della più vasta missione del Servizio Sanitario della
Regione Lazio, anche integrando i servizi sociali e socio-assistenziali del Comune di Roma
e dei Municipi di riferimento, per quanto espressamente previsto o delegato.
L’ESIGENZA
A seguito della pandemia, ASL Roma 1 ha iniziato ad affrontare un momento di grande
trasformazione in cui la leva del digitale si è dimostrata vincente per raggiungere effi-
cacemente il bacino dei suoi utenti con nuovi servizi avanzati e multicanale. Da qui la
consapevolezza da parte della Direzione che il digitale avrebbe potuto rappresentare un
mezzo per raggiungere più facilmente anche i propri collaboratori interni, attivando nuove
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Con il progetto “People” ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria
AZIENDA
ASL Roma 1
ESIGENZA
L’esigenza primaria alla base del progetto
era quella di mettere a disposizione delle
persone strumenti che permettessero loro
di usufruire di alcune attività HR in ottica
“self-service”, velocizzando, efficientando e
rendendo più trasparenti i processi. Inoltre,
la forte necessità di introdurre un nuovo
sistema di verifica degli accessi alle strut-
ture dell’Ente e di controllo del Green Pass
dei collaboratori.
PROGETTO
ASL Roma 1 ha dato il via al progetto
“People” e all’introduzione di un ecosiste-
ma digitale e multicanale a supporto di
diverse attività raggruppabili in tre grandi
macro-aree: i processi amministrativi,
i processi di sorveglianza sanitaria e di
comunicazione interna. Per fare ciò, ha
introdotto una piattaforma digitale e un
app mobile accessibili da tutti i propri
collaboratori.
RISULTATI
• l’efficientamento dei processi, traccian-
done il flusso dei dati, automatizzando
le attività più routinarie e riducendo il
rischio di errore umano;
• l’emersione del potenziale “nascosto”
delle persone prima coinvolte nelle atti-
vità a poco valore aggiunto;
• coinvolgimento diretto delle persone nei
processi, con l’aumento del loro ingag-
gio e della loro responsabilizzazione.
modalità di interazione e di comunicazione tra la struttura organizzativa e tutte le figure
aziendali: amministrative e sanitarie. L’esigenza primaria era quella di mettere a disposi-
zione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attività HR
in ottica “self-service”, velocizzando, efficientando e rendendo più trasparenti i processi.
Precedentemente all’avvio del progetto, infatti, in ASL Roma 1 l’unico servizio a disposi-
zione del personale consisteva esclusivamente in un portale intranet, accessibile solo
in presenza, dagli uffici dell’Ente, difficilmente utilizzabile in tempo di pandemia e con
il diffondersi di nuove modalità di lavoro da remoto. Accanto a queste esigenze, anche
la forte necessità di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strutture
dell’Ente e di controllo del Green Pass dei collaboratori.
IL PROGETTO
In risposta a tutte queste esigenze, ASL Roma 1 ha dato il via al progetto “People” e all’in-
troduzione ad ottobre 2021 di un ecosistema digitale e multicanale a supporto di diver-
se attività raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di
sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ciò, ASL Roma 1 ha introdotto,
grazie alla collaborazione con I-Tel, una piattaforma digitale e un'app mobile accessibili
da tutti i propri collaboratori. In merito alle attività amministrative, la nuova piattaforma dà
la possibilità di espletare in autonomia una serie di procedure, sia più tradizionali che con
riferimento alle nuove modalità di lavoro dettate dalla pandemia. Tra le funzionalità che
rientrano in quest’area, la timbratura virtuale delle presenze, la possibilità di comunica-
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ASL Roma 1
ESIGENZA
L’esigenza primaria alla base del progetto
era quella di mettere a disposizione delle
persone strumenti che permettessero loro
di usufruire di alcune attività HR in ottica
“self-service”, velocizzando, efficientando e
rendendo più trasparenti i processi. Inoltre,
la forte necessità di introdurre un nuovo
sistema di verifica degli accessi alle strut-
ture dell’Ente e di controllo del Green Pass
dei collaboratori.
PROGETTO
ASL Roma 1 ha dato il via al progetto
“People” e all’introduzione di un ecosiste-
ma digitale e multicanale a supporto di
diverse attività raggruppabili in tre grandi
macro-aree: i processi amministrativi,
i processi di sorveglianza sanitaria e di
comunicazione interna. Per fare ciò, ha
introdotto una piattaforma digitale e un
app mobile accessibili da tutti i propri
collaboratori.
RISULTATI
• l’efficientamento dei processi, traccian-
done il flusso dei dati, automatizzando
le attività più routinarie e riducendo il
rischio di errore umano;
• l’emersione del potenziale “nascosto”
delle persone prima coinvolte nelle atti-
vità a poco valore aggiunto;
• coinvolgimento diretto delle persone nei
processi, con l’aumento del loro ingag-
gio e della loro responsabilizzazione.
re direttamente dalla piattaforma le assenze non pianificate, richiedere ferie e permessi,
definire i cambi turno direttamente con i propri colleghi, rendicontare le attività sul terri-
torio (per gli infermieri, gli ispettori e i veterinari) e, infine, gestire le richieste di lavoro da
remoto. La seconda grande area di intervento del progetto “People” ha riguardato l’ambito
della sorveglianza sanitaria interna. La struttura si è dotata di un sistema di controllo degli
accessi alle proprie strutture, che permettessero di verificare in maniera veloce e conte-
stuale il possesso delle certificazioni richieste da parte di tutti i collaboratori. Grazie al
modulo di gestione accessi, il dipendente può ora attestare, in maniera facile e complian-
ce alle normative vigenti, il possesso del Super Green Pass in corso di validità. L’azienda
procede quindi all’autorizzazione dell’accesso alle strutture, permettendo la timbratura
del badge aziendale. Oltre alle attività puramente di sorveglianza, ASL Roma 1 ha inserito
sulla piattaforma la possibilità per i collaboratori di prenotare in autonomia una serie di
servizi, come i tamponi rapidi antigenici, i test molecolari e le vaccinazione anti-Covid.
L’esito dei test e dei tamponi viene poi segnalato al collaboratore tramite l’applicazione e
in caso di esito positivo viene automaticamente prenotato un test molecolare di controllo.
I servizi di prenotazione di tamponi e test sono aperti, tramite applicazione web, anche a
tutte quelle figure che pur non essendo dipendenti diretti dall’ASL, a vario titolo operano
all’interno delle sue strutture, come ad esempio gli addetti alle pulizie, i manutentori e i
barellieri. In merito alle funzionalità della piattaforma dedicate alla comunicazione interna,
ASL Roma 1 ha strutturato un processo a doppia interfaccia denominato “Contatta”. Da
un lato, un back-office amministrativo incaricato della gestione delle comunicazioni da
pubblicare sulla piattaforma con la possibilità di decidere se comunicare con la totalità
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ESIGENZA
L’esigenza primaria alla base del progetto
era quella di mettere a disposizione delle
persone strumenti che permettessero loro
di usufruire di alcune attività HR in ottica
“self-service”, velocizzando, efficientando e
rendendo più trasparenti i processi. Inoltre,
la forte necessità di introdurre un nuovo
sistema di verifica degli accessi alle strut-
ture dell’Ente e di controllo del Green Pass
dei collaboratori.
PROGETTO
ASL Roma 1 ha dato il via al progetto
“People” e all’introduzione di un ecosiste-
ma digitale e multicanale a supporto di
diverse attività raggruppabili in tre grandi
macro-aree: i processi amministrativi,
i processi di sorveglianza sanitaria e di
comunicazione interna. Per fare ciò, ha
introdotto una piattaforma digitale e un
app mobile accessibili da tutti i propri
collaboratori.
RISULTATI
• l’efficientamento dei processi, traccian-
done il flusso dei dati, automatizzando
le attività più routinarie e riducendo il
rischio di errore umano;
• l’emersione del potenziale “nascosto”
delle persone prima coinvolte nelle atti-
vità a poco valore aggiunto;
• coinvolgimento diretto delle persone nei
processi, con l’aumento del loro ingag-
gio e della loro responsabilizzazione.
dei collaboratori, oppure con uno specifico target di persone. Dall’altro lato, il front-end,
rappresentato da una sezione dedicata dell’app, da cui i collaboratori ricevono e fruiscono
le comunicazioni. Per il personale dipendente sono attive le notifiche push che segnalano
i nuovi messaggi, mentre l’amministratore dispone delle statistiche di lettura delle comu-
nicazioni, potendo controllare se la comunicazione sia stata aperta o meno dal collabora-
tore. Oltre al modulo “Contatta”, la comunicazione interna si è arricchita con la predispo-
sizione sulla piattaforma di una sezione dedicata alla segnalazione attiva di problemi e
anomalie rilevate in struttura o nei processi operativi o amministrativi da parte dei dipen-
denti.
I RISULTATI
Il progetto “People” ha permesso di ottenere innumerevoli benefici. In primis, l’efficienza
dei diversi processi, tracciandone il flusso dei dati, automatizzando le attività più routina-
rie e riducendo il rischio di errore umano. Tutti i processi descritti vengono ora gestiti al
100% in modalità digitale, abbattendo i tempi di esecuzione materiale e riducendo il nume-
ro di personale amministrativo coinvolto. Questo ha permesso di ottenere un altro bene-
ficio, ossia l’emersione di un potenziale “nascosto” delle persone prima coinvolte a pieno
nelle attività amministrative a poco valore aggiunto, le quali hanno beneficiato del tempo
liberato per dedicarsi ad attività più strategiche. In maniera speculare, il coinvolgimento
diretto delle persone nei processi a loro rivolti, ha aumentato il loro senso di responsabi-
lità e di ingaggio. Ciò ha rappresentato un vantaggio sia in termini di soddisfazione del
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ESIGENZA
L’esigenza primaria alla base del progetto
era quella di mettere a disposizione delle
persone strumenti che permettessero loro
di usufruire di alcune attività HR in ottica
“self-service”, velocizzando, efficientando e
rendendo più trasparenti i processi. Inoltre,
la forte necessità di introdurre un nuovo
sistema di verifica degli accessi alle strut-
ture dell’Ente e di controllo del Green Pass
dei collaboratori.
PROGETTO
ASL Roma 1 ha dato il via al progetto
“People” e all’introduzione di un ecosiste-
ma digitale e multicanale a supporto di
diverse attività raggruppabili in tre grandi
macro-aree: i processi amministrativi,
i processi di sorveglianza sanitaria e di
comunicazione interna. Per fare ciò, ha
introdotto una piattaforma digitale e un
app mobile accessibili da tutti i propri
collaboratori.
RISULTATI
• l’efficientamento dei processi, traccian-
done il flusso dei dati, automatizzando
le attività più routinarie e riducendo il
rischio di errore umano;
• l’emersione del potenziale “nascosto”
delle persone prima coinvolte nelle atti-
vità a poco valore aggiunto;
• coinvolgimento diretto delle persone nei
processi, con l’aumento del loro ingag-
gio e della loro responsabilizzazione.
dipendente, che di valorizzazione delle risorse umane per l’ASL. Attraverso il lavoro di
potenziamento dei canali comunicativi da e verso la struttura sanitaria, è stato poi costru-
ito un filo diretto con tutto il personale, per rendere immediatamente fruibili comunicazio-
ni, procedure, circolari, normative, eventi o corsi di formazione. Gestire in multicanalità gli
accessi dei dipendenti, le comunicazioni profilate e le campagne di prevenzione (vacci-
nale e diagnostica), ha permesso poi di agire sull’inclusione di tutte le persone, che ora
vengono raggiunte più facilmente dalla comunicazione e rese partecipi in prima persona
dei processi che le riguardano. Inoltre, aver messo a disposizione delle persone servizi per
la loro salute ha aumentato la percezione del senso di vicinanza dell’organizzazione nei
confronti dei propri collaboratori, in un momento di forte bisogno di sicurezza e di suppor-
to, con benefici in termini di engagement e fidelizzazione dei collaboratori. In particolare,
il modulo “Contatta” ha permesso di comunicare in modo tempestivo e personalizzato le
informazioni in base all’utente di riferimento, e questo in tempi di pandemia, isolamento e
distanziamento ha rappresentato un notevole vantaggio.
GLI SVILUPPI FUTURI
Il progetto “People” è ancora in corso e prevede un’importante serie di migliorie e di imple-
mentazioni future. Sulla parte amministrativa, risulta ora prioritario lavorare all’implemen-
tazione del modulo dedicato a gestire gli scambi di turno tra colleghi, in un più ampio
sistema in grado di controllare le mansioni e i riposi e le relative comunicazioni con i
responsabili. Un altro modulo in via di sviluppo è quello relativo alla “Pronta Disponibilità
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AZIENDA
ASL Roma 1
ESIGENZA
L’esigenza primaria alla base del progetto
era quella di mettere a disposizione delle
persone strumenti che permettessero loro
di usufruire di alcune attività HR in ottica
“self-service”, velocizzando, efficientando e
rendendo più trasparenti i processi. Inoltre,
la forte necessità di introdurre un nuovo
sistema di verifica degli accessi alle strut-
ture dell’Ente e di controllo del Green Pass
dei collaboratori.
PROGETTO
ASL Roma 1 ha dato il via al progetto
“People” e all’introduzione di un ecosiste-
ma digitale e multicanale a supporto di
diverse attività raggruppabili in tre grandi
macro-aree: i processi amministrativi,
i processi di sorveglianza sanitaria e di
comunicazione interna. Per fare ciò, ha
introdotto una piattaforma digitale e un
app mobile accessibili da tutti i propri
collaboratori.
RISULTATI
• l’efficientamento dei processi, traccian-
done il flusso dei dati, automatizzando
le attività più routinarie e riducendo il
rischio di errore umano;
• l’emersione del potenziale “nascosto”
delle persone prima coinvolte nelle atti-
vità a poco valore aggiunto;
• coinvolgimento diretto delle persone nei
processi, con l’aumento del loro ingag-
gio e della loro responsabilizzazione.
Ospedaliera”, ossia la procedura per chiamare il personale medico reperibile di notte o
nei festivi, che verrà gestita dalla piattaforma in automatico. Sul lato tecnico, l’obietti-
vo è adottare il riconoscimento semantico tramite Intelligenza Artificiale per arricchire e
sviluppare ulteriormente i canali chatbot e voicebot. Questi strumenti saranno collegati al
canale Telegram di ASL Roma 1 e permetteranno al collaboratore di segnalare eventuale
malattia o richiesta di ferie lasciando un semplice messaggio (vocale o scritto). In tutti gli
sviluppi futuri e le successive implementazioni, i principi guida del progetto resteranno
quelli di Prossimità, Inclusione e Accoglienza della persona. “People” rappresenta un inve-
stimento di lungo periodo che guarda anche al post pandemia: l’esigenza di semplificare
le interazioni tra struttura sanitaria e dipendenti, mediante soluzioni tecnologiche multica-
nale che ne ottimizzino i processi e ne garantiscano la sostenibilità, rimane, al di là delle
necessità dettate dall’emergenza pandemica.
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