Donderdag 13 februari organiseerde Octopus in samenwerking met GetLean, Yacht, De Leeuw Bestuursrecht en de Gemeente Eindhoven de Juridische Inspiratiemiddag. Een inspirerende middag in het teken van Lean. Hier vindt u de presentatie van de Gemeente Eindhoven

1. Juridische inspiratiemiddag
“Slimmer werken”
Bezwaar & Beroep
Jan van Creij/Paul vos
Gemeente Eindhoven
Juridische Inspiratiemiddag – 13 februari 2014
BOVAG-huis Bunnik

2. Juridische inspiratiemiddag
• Programma Slim Werken
• Uitgelicht: “slimmer werken” Bezwaar & Beroep
Inhoud

3. Juridische inspiratiemiddag
Programma
Slim Werken

4. Juridische inspiratiemiddag
Sparen met Lean door Innovatie en Medewerkers
“Slim Werken is een programma dat zich richt op de
succesvolle en duurzame verbetering van werkprocessen.
Daarbij streven we naar een hogere kwaliteit tegen
lagere kosten. De insteek is om met “lean management”
ons werk écht anders (beter, sneller) en goedkoper
te organiseren. En daardoor vaak ook prettiger en leuker.
http://youtu.be/s3DGfSl-shQ

5. Juridische inspiratiemiddag
•
Pilot belasting ketens
•
Pilot langdurigheidstoeslag/bijzondere bijstand
•
Parkeren
•
Bezwaar & beroep
•
Meldingen Openbare Ruimte
•
Kanaalsturing
•
Vergunningen
•
Toezicht & handhaving*
•
Bestelproces
•
Formatie & bezetting
•
ICT processen
•
Vermindering baliecontacten
Tussenresultaat financieel rendement € 3.289.705,--
Resultaten (1)

6. Juridische inspiratiemiddag
•
Lean Studio
• Lean-game (50 games en 575 deelnemers)
• Lean-opleiding (4 halve dagen, verzorgd aan sector Control)
• Lean-praktijk
• Lean-café
•
Helpen realiseren van een verbeterklimaat (‘lean-cultuur’)
•
Uitwisseling met andere gemeenten/organisaties
• Almere, Nijmegen, Tilburg, Oss
• NMKG
• Dela, Belastingdienst, SNS
•
Communicatie
Resultaten (2)

7. Juridische inspiratiemiddag
Lessen en kritische factoren
•
Verwachtingenmanagement over rolinvulling
•
Zorgvuldig omgaan met aannames (objectief !)
•
Verwerking van opbrengsten in de begroting (besluitvormingsfase)
•
Vlottere omschakeling naar de uitvoering van business-cases !
•
“Go Gemba” (observatie werkvloer)
•
Waken voor “scopedrift”
•
Borgen van procesverbeteringen
•
Voorzichtigheid geboden met innovatieve technologie
•
Voorbeeldgedrag leidinggevenden
•
Kennis- en competentie-ontwikkeling (“M-factor”)

8. Juridische inspiratiemiddag
Uitgelicht:
“slimmer werken”
bezwaar & beroep

9. Juridische inspiratiemiddag
Bezwaar & Beroep
• Zit aan het einde van de keten
• Afhankelijkheid van primair proces en vakafdelingen
• Kwaliteit besluiten
• Aantallen bezwaren
• Communicatie burger
• Inspanning afhankelijk van kwaliteit dossiers
• Geeft leereffect voor betere kwaliteit
• Genezen is goed maar voorkomen is beter

10. Juridische inspiratiemiddag
•
•
•
•
•
Doorlichten proces bezwaarafhandeling
Terugdringing kosten behandeling
Invoering ‘andere aanpak’ primair proces
Capaciteits ’problemen’ voeren verweer
Reorganisatie Sector (samenvoeging afdelingen)
Meerdere werkprocessen, meerdere systemen

11. Juridische inspiratiemiddag
•
Werkwijze doorgelicht (o.m. middels werkgroepen)
•
Resultaten afgelopen jaren
•
Totale kosten afhandeling berekend
Wat is gedaan?

12. Juridische inspiratiemiddag
Cijfers voorgaande jaren
Jaar
Aantal
Gegr.
Ong.
NO
Ingetr.
Herzien
2009
1780
16%
37%
8%
18%
21%
2010
1760
15%
37%
9%
17%
22%
2011
1970
12%
41%
10%
17%
20%
2012
2130
16%
38%
9%
15%
22%

13. Juridische inspiratiemiddag
Kosten afhandeling bezwaar en beroepschriften
2010
Aantal bezwaren
Aantal gerechtelijke procedures
Totaal
1.780
250
2.030
Berekende totale kosten
€ 2.325.000,-

14. Juridische inspiratiemiddag
Gericht op verbeteren werkproces en
beperking capaciteit
Betrekking op:
• Digitalisering
• Werkproces
• Vakafdelingen
• Beperking aantallen
Verbeterpunten

15. Juridische inspiratiemiddag
•
•
•
•
•
Digitalisering
Meer bezwaren digitaal indienen via speciaal format
Een centraal registratiesysteem, gekoppeld aan een
archiveringsysteem
Digitale verzending stukken
Digitale toegang tot procesdossier
Digitale planning hoorzittingen door burger

16. Juridische inspiratiemiddag
Werkproces
• Versnellen werkproces niet-ontvankelijke bezwaren en de kennelijk
ongegronde bezwaren
• Versnelling in toewijzing bezwaren aan juristen
• Meer standaardisatie teksten in brieven
• Mandatering beslissing op bezwaar
• Aanpassingen bij het horen

17. Juridische inspiratiemiddag
Aanpassingen horen
Maatregelen:
• Positieve antwoordkaart
• Telefonisch horen
• Horen door medewerkers (invoeren ambtelijke procedure)
• Opnemen van de hoorzitting (digitaal opslaan)

18. Juridische inspiratiemiddag
• Duidelijkheid taken vakafdeling:
• Aanleveren procesdossiers
• Voeren verweer bij commissie
• verbetering communicatie met burger
Op orde hebben dossiers
• Terugkoppeling leerpunten uit bezwaar en beroep
• Afspraken op aanlever en reactietermijnen
• Stellen targets per sector
•
Vakafdelingen

19. Juridische inspiratiemiddag
Beperking aantal bezwaren
• Stellen targets per sector (-35% t.o.v. 2010)
• Te behalen in 2015
• Bij overschrijding, doorbelasting kosten
• Te bereiken door:
• Verbetering communicatie met burger (bijv. door vooraf uitleg geven bij
negatieve beschikking, ook betere bereikbaarheid uitvoerende
medewerker voor informatie en uitleg;
• Gerichte advisering op verbetering primaire proces
• Inzicht vanuit sectoren op gevolgen wijziging beleid en regelgeving voor
bezwaar- en beroepsprocedures en financiering hiervan

20. Juridische inspiratiemiddag
Doelstelling
• Aantal bezwaarschriften terugdringen van 1800 naar 1200
• Doorvoering van de verbetermaatregelen
• Kostenreductie van € 300.000,--

21. Juridische inspiratiemiddag
• Werkproces versneld
• Door snellere afhandeling KNO KOG
• Standarisatie teksten
• Mandatering meeste beslissing op bezwaar
• Invoering ambtelijke afhandelingsprocedure
(beperkt gedeelte naar commissie)
• Aanpassingen horen doorgevoerd
• Verbeterde afspraken met vakafdelingen
Resultaten

22. Juridische inspiratiemiddag
• Verbeteringen m.b.t. digitalisering (overgangsfase)
• Behalen targets Sectoren
• 2013: 2070 bezwaarschriften ingekomen
Nog uit te voeren

23. Juridische inspiratiemiddag