Dokumen tersebut membahas tentang administrasi OSIS khususnya mengenai kesekretariatan dan perbendaharaan. Dibahas mengenai tugas sekretaris OSIS yang meliputi pengelolaan surat menyurat, pengarsipan, dan administrasi organisasi. Juga ditinjau tugas bendahara OSIS seperti mengelola keuangan, membuat laporan, serta mengkoordinir kegiatan keuangan OSIS.

1. ADMINISTRASI OSIS
(Surat Menyurat dan Keuangan)
Karawang, Sabtu 21 September 2013
Disampaikan oleh: Dini Dewanti
FB: Din Ide Wanti
LDKS OSIS 2013

2. ADMINISTRASI OSIS
LDKS OSIS 2013
1. KESEKRETARIATAN
(Surat Menyurat)
2. PERBENDAHARAAN
(Keuangan)

3. “…. Dan hendaklah seorang penulis di antara
kamu menuliskannya dengan benar. Dan
janganlah penulis enggan menuliskannya
sebagaimana Allah telah Mengajarkannya,
maka hendaklah dia menuliskan…”
(QS. Al-Baqarah: 282)
LDKS OSIS 2013

4. KESEKRETARIATAN
LDKS OSIS 2013
SEKRETARIS

5.  Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan administrasi (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
(pengarsipan) dalam rangka menunjang
kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
LDKS OSIS 2013

6. Adapun kesekretariatan,
mencakup:
 Merencanakan (Planning)
 Menyusun (Arranging)
 Menghimpun (Collecting)
 Mencatat (Recording)
 Mengolah (Processing)
 Mengendalikan (Controlling)
 Mengirim (Transfering)
 Menyimpan (Filing)
LDKS OSIS 2013

7. TUJUAN
 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi
manajemen.
LDKS OSIS 2013

8. FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah
sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
LDKS OSIS 2013

9. URGENSI
 Kesekretariatan merupakan salah satu
elemen yang sangat penting dalam
menyokong organisasi. Bagaimana sistem
pengelolaan administrasi, sistem
manajemen pengarsipan data dan
informasi, sampai bagaimana kerapian
sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus
menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.
LDKS OSIS 2013

10. Elemen Kesekretariatan :
Sumber daya manusia /
pengurus
Sekretariat
Perlengkapan dan peralatan
kesekretariatan
Identitas organisasi
LDKS OSIS 2013

11. Fungsi umum kesekretariatan
A. Pengelolaan sistem administrasi
organisasi
B. Pengelolaan fisik sekretariat
LDKS OSIS 2013

12. A. Pengelolaan sistem
administrasi organisasi
1. pengelolaan surat (baik surat masuk dan
keluar, meliputi; Standarisasi pembuatan Surat
masuk dan keluar, Pencatatan dan
pendokumentasian surat, dan Penyimpanan
surat)
2. pengelolaan sarana komunikasi internal
pengurus organisasi (seperti papan informasi/
pengumuman, papan komunikasi, dan buku
komunikasi)
3. manajemen pengarsipan data dan informasi.
LDKS OSIS 2013

13. Data-data/ dokumen yang
diarsipkan
 Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur
organisasi, job desc, dll.)
 Sistem dan mekanisme standar organisasi.
 Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode
kepengurusan.
 Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/
kepanitiaan.
 Database pengurus/SDM.
 Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).
 Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan
informasi/mading, catatan harian, dll.).
LDKS OSIS 2013

14. Bentuk Pengarsipan
 Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy),
minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau
dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati.
 Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup
CD (lebih tahan lama) & portable harddisk
(harddisk yang dapat dibawa-bawa kecil).
Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu
dikontrol oleh bagian kesekretariatan
periodik/ berkala.
LDKS OSIS 2013

15. B. Pengelolaan Fisik
Sekretariat
 Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi
pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan
silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya.
Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat
menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat
yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja
organisasi.
 Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi,
sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan
sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh
bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan.
Di dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya
fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang
sekretaris, sedangkan fungsi yang kedua dijalankan
oleh divisi/biro rumah tangga. LDKS OSIS 2013

16. Hal yang pada umumnya dilakukan
untuk pengelolaan fisik secretariat
antara lain:
 Membuat jadwal piket bersih-bersih,
membereskan sekretariat untuk setiap pengurus
per hari (reguler). Dan juga sebaiknya ada satu
waktu untuk membersihkan sekretariat secara
total yang dilakukan secara berjama’ah, misal
BPH + pengurus (insidental).
 Pembuatan aturan dalam penggunaan
sekretariat dan barang-barang yang ada di
dalamnya.
LDKS OSIS 2013

17. Contoh nomor surat
Nomor : Nomor surat/DD/ORGANISASI/LEMBAGA/BB/TT
Nomor : 001/MOS/OSIS/SMPITALISKA/IX/2013
KETERANGAN :
Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluarkan
DD= divisi atau bidang atau kegiatan yang mengeluarkan surat
ORGANISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi
lainnya)
LEMBAGA=Lembaga diatas naungan organisasi, misal sekolah
atau yayasan
BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
TT= tahun penerbitan
LDKS OSIS 2013

18. Pengarsipan Surat Masuk
No Tgl masuk Pengirim dan
Alamat
Tgl & nomor
surat
Pihak
yang
dituju
Perihal lampiran Ket
1 27 sept 2013 OSIS SMPN 1 25 sept 2013.
09/OSIS SMPN
2/IX/2013
OSIS
SMPIT
Al Irsyad
Undangan Pamflet
30 sept 2013 OSIS SMK
Bhineka
Karawang
25 sept 2010.
09/OSIS
INFOR/X/2010
Bid.Olahraga
OSIS
Undangan Pamflet
Karawang
SMPIT
Al Irsyad
2
LDKS OSIS 2013

19. Pengarsipan Surat Keluar
No Tgl keluar Dari Tujuan Nomor Surat Perihal lampiran Ket
1 27 sept 2013 Bid.
SDM
OSIS
MAN 2
001/ROHIS
/OSIS/1/IX/2013
Undangan Pamflet
30 sept 2013 OSIS Sayuti
dot com
Mohon
kerjasama
Proposal
2 002/OSIS/
/1/IX/2013
LDKS OSIS 2013

20. 1. Membantu serta memberikan dukungan motivasi kepada ketua &
wakil dalam pelaksanaan tugasnya dengan cara memberikan
masukan ide, gagasan serta saran yang membantu jalannya tugas
tersebut, khususnya yang berhubungan dengan bidang kesekretarisan.
2. Mengumpulkan, menyimpan, menyusun, & mengetik program kerja
setiap seksi bidang, proposal kerja, laporan keuangan, & laporan
pertanggung jawaban OSIS di akhir tahun nanti.
3. Mengumpulkan, menyimpan, serta mengamankan arsip & data- data
OSIS yang ada dengan baik & benar.
4. Memiliki lemari arsip & seperangkat komputer agar dapat menjalankan
tugas kesekretarisan dengan baik & benar.
5. Bekerja sama dengan bendahara khususnya dan tiap seksi bidang
umumnya dalam penyusunan dan pengetikan setiap laporan yang harus
dibuat.
6. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja setiap akhir bulan yang
akan dikumpulkan pada akhir tahun.
7. Mendukung secara penuh setiap program kerja dan kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan oleh OSIS.
TUGAS SEKRETARIS :
LDKS OSIS 2013

21. Ketika sedang jalan-jalan, kamu
menemukan sebuah kunci yang
terjatuh di pinggir jalan.
Bagaimana arah kunci itu
terhadap mu?
a. Ujungnya mengarah padamu
b. Ujungnya berlawanan arah denganmu
c. Menyamping
d. Diagonal
LDKS OSIS 2013

22. Dari Test ini dapat dilihat
bagaimana kamu mengatur
keuanganmu
a. Ujungnya mengarah padamu
- Bisa Menyimpan Uang -
LDKS OSIS 2013

23.  b. Ujungnya berlawanan arah denganmu
- Sulit untuk mengelola Uang -
Dari Test ini dapat dilihat
bagaimana kamu mengatur
keuanganmu
LDKS OSIS 2013

24. Dari Test ini dapat dilihat
bagaimana kamu mengatur
keuanganmu
 c. Menyamping
- BOROS !!! -
LDKS OSIS 2013

25. Dari Test ini dapat dilihat
bagaimana kamu mengatur
keuanganmu
 d. Diagonal
- Suka menyia-nyiakan uang dengan berfoya-foya,
belanja dan bersenang-senang -
LDKS OSIS 2013

27. PERBENDAHARAAN
LDKS OSIS 2013
BENDAHARA

28. “…. Dan hendaklah seorang penulis di antara
kamu menuliskannya dengan benar. Dan
janganlah penulis enggan menuliskannya
sebagaimana Allah telah Mengajarkannya,
maka hendaklah dia menuliskan…”
(QS. Al-Baqarah: 282)
LDKS OSIS 2013

29. • Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan dan
pengeluaran biaya yang diperlukan.
• Menginvetarisir tanda bukti, kwitansi dalam setiap pemasukan
dan pengeluaran.
• Menyampaikan laporan keuangan sacara berkala.
• Mengarsipkan laporan keuangan dalam buku laporan keuangan.
• Memberikan masukan kepada ketua dalam kebijakan bidang
pembendaharaan.
• Merumuskan kebijakan mengenai pola keuangan bersama ketua
dan Pembina OSIS.
• Mengelola, menyimpan dan mengeluarkan keuangan OSIS.
• Melaksanakan administrasi keuangan.
• Mengkoordinir kas – kas setiap kelas dan setiap pengembangan
diri setiap satu bulan sekali.
• Mengkoordinir pembuatan jas pengurus OSIS.
TUGAS BENDAHARA :
LDKS OSIS 2013

30. No Tanggal
No
Kwitansi/Bon
(Reff)
Uraian Pemasukan Pengeluaran Saldo
1. 17/10/2013 KK.01 Iuran Kas Bulanan 120.000 120.000
2. 20/10/2013 KK.02 Foto Kopi Kegiatan 5.000 115.000
3 25/10/2013 KK.03 Pembelian Alat Kebersihan 50.000 65.000
Jumlah Kas Osis Bulan Oktober 2013 65.000
KAS KEUANGAN OSIS
Bulan Oktober 2013
SMPIT AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KARAWANG
LDKS OSIS 2013

31. No Jenis Kegiatan Pemasukan Pengeluaran Saldo
1. Bakti Sosial 116.000 116.000
2. Foto Kopi Kegiatan 9.500 106.500
3. Takziah 136.900 243.400
4. Transport Undangan 60.000 183.400
5. Laba Penjualan Sosro saat Event Lomba 730.000 913.400
6. Kegiatan Porkelas 100.000 813.400
7. Kegiatan MOPD Kelas VII 336.000 477.400
8. Saldo MOPD Kelas VII 12.500 489.900
9. Pengeluaran Baksos 20.000 469.900
10. Pembelian Alat Kebersihan 120.000 349.900
Jumlah 349.900
LAPORAN KEUANGAN OSIS
SMPIT AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KARAWANG
MASA BAKTI 2013 – 2014
LDKS OSIS 2013

32. HATUR THANK YOU !!!