Microsoft project 2013 tieng viet by kienking

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com
Thuật ngữ

Thuật ngữ
Sau đây là các thuật ngữ mà có thể bạn sẽ gặp khi sử dụng phần mềm MS Project 2013:
24 Hours Calender-Lịch làm việc 24 giờ trong ngày
Actual cost- Chi phí thực tế
Actual-Thực tế diễn ra
Assigned Resource- Tài nguyên được phân công
Auto Scheduled-Chế độ tiến độ tự động
Available-có sẵn, sẵn sàng để làm việc
Bar chart-Biểu đồ thanh bar.
Base Calenlar-Lịch cơ sở
Baseline cost- Chi phí cơ sở
Baseline work-Thời gian làm việc lưu trong đường cơ sở để so sánh
Baseline-Đường cơ sở để so sánh
Budget-Ngân sách
Constraint date-Ngày bị ràng buộc của nhiệm bụ
Constraint- Ràng buộc
Constraint type-Loại ràng buộc của nhiệm vụ
Cost Resource-Tài nguyên chi phí
Cost Table-Bảng về chi phí
Cost/Use hoặc Cost per use-Chi phí mỗi lần sử dụng
Cost-Chi phí
Critical Path- Lộ trình then chốt
Critical Task-Nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt
Cumulative cost-Chi phí tích lũy
Current cost- Chi phí hiện tại
Current date-Ngày hiện tại
Current date-Ngày hiện tại
Data map-Ánh xạ dữ liệu.
Date Range-Phạm vi các ngày từ ngày này… đến ngày này…
Deadline date-Ngày hạn chót
Delay times- Thời gian trì hoãn
Drill down-khoan xuống
Driven Successor Task- Nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động
Driving constrain- Ràng buộc phát động
Driving Predecessor Task- Nhiệm vụ tiền nhiệm phát động
Duration-Thời hạn thực hiện
Effort driven-Nỗ lực định hướng tiến độ.

Thuật ngữ
Entry Table-Bảng nhập dữ liệu đầu vào
Exception-Ngoại lệ
Expand/collapse-Bung ra/thu lại.
Extenal task- Nhiệm vụ bên ngoài (không thuộc cùng kế hoạch)
Filter-Lọc dữ liệu
Finish-Ngày kết thúc
Fixed Cost Accrual –Cách tính chi phí tích lũy của chi phí cố định
Fixed Duration-Thời hạn thực hiện được cố định
Fixed Units-Lượng phân công được cố định
Fixed Work-Thời gian làm việc được cố định
Format-Định dạng
Free slack- Thời gian chùng tự do
Fulltime-Làm đủ giờ (ví dụ ngày 8 tiếng)
Gantt Chart view-Khung nhìn Gantt Chart.
Gantt chart views-Các khung nhìn biểu đồ Gantt.
Global Template: -Mẫu toàn cục
Group-Phân nhóm
Gird timephased- Lưới pha thời gian
Highlight-Làm nổi bật
ID-Identity- Số thứ tự định dạng cá nhân
Inactivate-Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ
Incompleted Task-Nhiệm vụ chưa hoàn thành
Incomplete-Đang dở dang, chưa hoàn thành
Indicator-Chỉ thị
Interim plan-Kế hoạch tạm thời.
Interval-Khoảng giá trị là tất cả các giá trị nằm giữa hai giá trị cụ thể nào đó.
Lag days –Số ngày trễ
Lag time: -Thời gian trễ
Late Task- Nhiệm vụ bị chậm
Lead time: -Thời gian sớm
Level Resource- Cân đối tài nguyên
Link-Liên kết giữa các nhiệm vụ
Manually Scheduled-Chế độ tiến độ thủ công
Material Resource-Tài nguyên nguyên vật liệu
Max Units-Công suất làm việc tối đa
Milestonre Task-Nhiệm vụ cột mốc

Thuật ngữ
N/A: -Not applicable, không áp dụng
Night Shift Calender-Lịch làm việc theo ca
NonWorking-Không làm việc
Outline-Trình bày theo dạng đề cương
Overallocated- Phân bổ vượt mức
Overtime Pay rate-Mức lương làm thêm giờ
Overtime-Thêm giờ
Ovt.Rate-Overtime Rate, mức lương làm thêm giờ
Pane-Bảng điều khiển
Panel-bảng điều khiển
Pay rate-Mức lương
Peak Units-Lượng phân công theo hình chóp
Pie chart-Biểu đồ tròn.
Plan- Kế hoạch để thực hiện dự án hoặc viết tắt là kế hoạch dự án, kế hoạch
Plan-Kế hoạch, dự kiến
Predecessor Task-Nhiệm vụ tiền nhiệm
Progress bar-Thanh bar tiến triển
Progress –Tiến triển của nhiệm vụ, thể hiện sự thực hiện ngoài thực tế của nhiệm vụ đã
đến đâu.
Project Calendar-Lịch của dự án
Project Summary task-Nhiệm vụ tổng quát của dự án
Prorated-Tính chi phí tích lũy của các chi phí cố định theo tỉ lệ phần trăm hoàn thành của
nhiệm vụ
Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh
Recurring Task-Nhiệm vụ định kỳ
Relationship Type- Loại quan hệ phụ thuộc
Remaining duration-Thời gian thực hiện còn lại
Remaining work-Thời gian làm việc còn lại
Remaining-Còn lại, chưa hoàn thành
Report-Báo cáo
Resource Calendar-Lịch của tài nguyên
Resource Leveling: -Cân đối tài nguyên
Resource pool-Quỹ tài nguyên
Resource Range-Phạm vi thứ tự từ tài nguyên có số ID này… đến số này…
Resource Unit Cost-Chi phí cho một đơn vị tài nguyên
Resource-Tài nguyên
Roll-down: -Cuộn xuống

Thuật ngữ
Roll-up: -Sát nhập, cuộn lên
Schedule Table-Bảng về tiến độ
Schedule Calendar-Lịch dự án
Schedule - Tiến độ hoặc lịch trình thực hiện dự án
Share Plan/Project/File-Kế hoạch/dự án/tập tin chia sẻ
Share Resource-Tài nguyên chia sẻ
Sharer plan-Kế hoạch chi sẻ
Slack-Thời gian chùng
Slippage- Sự trượt tiến độ
Slipping Task- Nhiệm vụ bị trượt tiến độ
Soft-Phân loại dữ liệu
Split-Chia tách nhiệm vụ
Standard Calendar-Lịch tiêu chuẩn (8 tiếng một ngày, từ thứ hai đến thứ 6)
Standard Pay rate-Mức lương trung bình
Start-Ngày bắt đầu
Status date-Ngày trạng thái
Std.Rate-Standard Rate, mức lương trung bình
Subproject-Dự án con
SubTask-Nhiệm vụ con
Successor Task-Nhiệm vụ kế nhiệm
Summary Table-Bảng về các giá trị tổng
Summary task-Nhiệm vụ khái quát
Table-Bảng
Task Calendar-Lịch của nhiệm vụ
Task Mode-Chế độ tiến độ của nhiệm vụ
Task Path-Lộ trình hay đường đi của nhiệm vụ
Task Range-Phạm vi thứ tự từ nhiệm vụ có số ID này… đến số này…
Task Relationship-Mối quan hệ về nhiệm vụ
Task type-Loại của nhiệm vụ
Task-Nhiệm vụ
Timescale- Thời gian biểu
Total Slack-Thời gian chùng toàn bộ
Type trong khung nhìn về tài nguyên-Loại của tài nguyên: Tài nguyên làm việc (Work); tài
nguyên chi phí (Cost) và tài nguyên nguyên vật liệu (Material).
Tracking Table-Bảng theo dõi sự thực hiện
Tracking-Theo dõi

Thuật ngữ
Unit-Lượng phân công
Units-Lượng phân công
Usage Table-Bảng thông dụng
Variance Table-Bảng về sự không ăn khớp
Variance-Sự không ăn khớp (sai lệch)
View-Khung nhìn
Work Contour-Đường biên thời gian làm việc
Work- Công việc
Work Resource-Tài nguyên làm việc
Work Table-Bảng về thời gian làm việc
Work- Thời gian làm việc
Working time-Lịch trình thời gian làm việc trong ngày
Working-Làm việc

Mục lục
MỤC LỤC
STT Nội dung Trang
I. Chương I: Giới thiệu về Microsoft Project 2013 1
1.1 Giao diện làm việc 2
1.2 Khung nhìn Backstage 4
1.3 Tab và Ribbon 7
1.4 Khung nhìn 12
1.5 Báo cáo 16
II. Chương II: Bắt đầu một kế hoạch dự án mới 20
2.1 Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó 21
2.2 Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án 23
2.3 Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch 26
III. Chương III: Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ 28
3.1 Nhập tên của nhiệm vụ 29
3.2 Nhập thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 31
3.3 Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng 35
3.4 Tạo ra các nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch 36
3.5 Tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ bằng các liên kết 39
3.6 Chuyển chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ thủ công sang tự động 44
3.7 Kiểm tra thời hạn thực hiện và ngày kết thúc của kế hoạch 46
3.8 Chú thích cho nhiệm vụ với ghi chú và siêu liên kết 48
IV. Chương IV: Thiết lập các tài nguyên 51
4.1 Nhập tên của tài nguyên làm việc 52
4.2 Nhập khả năng làm việc tối đa của tài nguyên 54
4.3 Nhập các mức lương của tài nguyên 55
4.4 Điều chỉnh thời gian làm việc trong lịch tài nguyên 58
4.5 Thiết lập tài nguyên chi phí 61
4.6 Chú thích cho tài nguyên bằng ghi chú 62

Mục lục
V. Chương V: Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ 65
5.1 Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ 66
5.2 Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài nguyên 72
5.3 Phân công tài nguyên chi phí tới các nhiệm vụ 76
5.4 Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch 77
VI. Chương VI: Định dạng và chia sẻ kế hoạch 81
6.1 Tùy biến một khung nhìn biểu đồ Gantt 82
6.2 Tùy biến một khung nhìn Timeline 88
6.3 Tùy biến các báo cáo 90
6.4 Sao chép các khung nhìn và báo cáo 92
6.5 In các khung nhìn và báo cáo 96
VII. Chương VII: Theo dõi sự thực hiện của kế hoạch 101
7.1 Lưu một đường cơ sở cho kế hoạch của bạn 102
7.2 Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể 105
7.3 Nhập giá trị phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ 106
7.4 Nhập các giá trị thực tế cho nhiệm vụ 109
VIII. Chương VIII: Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ 113
8.1 Xem mối quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng Task Path 114
8.2 Điều chỉnh mối quan hệ liên kết các nhiệm vụ 117
8.3 Thiết lập các ràng buộc của nhiệm vụ 121
8.4 Gián đoạn sự làm việc trong nhiệm vụ 126
8.5 Điều chỉnh thời gian làm việc của các nhiệm vụ riêng lẻ 128
8.6 Kiểm soát việc lên tiến độ của nhiệm vụ bằng loại của nhiệm vụ 130
IX. Chương IX: Tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ 136
9.1 Nhập ngày hạn chót 137
9.2 Nhập chi phí cố định 139
9.3 Thiết lập nhiệm vụ định kỳ 140
9.4 Quan sát lộ trình then chốt của dự án 143

Mục lục
9.5 Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát bằng thủ công 145
X. Chương X: Tinh chỉnh tài nguyên và các chi tiết về sự phân công 148
10.1 Thiết lập sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên để áp dụng cho các thời điểm
khác nhau
149
10.2 Nhập nhiều mức lương cho một tài nguyên 151
10.3 Thiết lập các mức lương khác nhau của tài nguyên để áp dụng tại các thời
điểm khác nhau.
152
10.4 Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu 154
10.5 Trì hoãn sự bắt đầu của sự phân công 155
10.6 Áp dụng đường biên cho sự phân công 156
10.7 Áp dụng các mức lương khác nhau tới các sự phân công 160
10.8 Phân công các tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ 161
10.9 Xem khả năng làm việc của tài nguyên 163
10.10 Điều chỉnh sự phân công trong khung nhìn Team Planner 165
XI. Chương XI: Tinh chỉnh kế hoạch của dự án 170
11.1 Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian 171
11.2 Giải quyết sự phân bổ vượt mức của tài nguyên bằng thủ công 175
11.3 Cấn đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức 178
11.4 Kiểm tra chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch 184
11.5 Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ 186
XII. Chương XII: Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch 189
12.1 Sắp xếp các chi tiết của kế hoạch 190
12.2 Phân nhóm các chi tiết của kế hoạch 193
12.3 Lọc các chi tiết của kế hoạch 196
12.4 Tạo ra các bảng mới 200
12.5 Tạo ra các khung nhìn mới 203
XIII. Chương XIII: Theo dõi tiến triển của nhiệm vụ và sự phân công 207
13.1 Cập nhật đường cơ sở 208

Mục lục
13.2 Theo dõi các giá trị thực tế và các giá trị còn lại của các nhiệm vụ hoặc các
sự phân công
212
13.3 Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian của các nhiệm vụ hoặc
sự phân công.
216
13.4 Lên lại tiến độ cho các công việc dở dang 220
XIV. Chương XIV: Xem và báo cáo tình trạng của dự án 223
14.1 Xác định các nhiệm vụ bị trượt tiến độ 224
14.2 Kiểm tra các chi phí của nhiệm vụ 229
14.3 Kiểm tra các chi phí của tài nguyên 231
14.4 Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn Stoplight 233
XV. Chương XV: Đưa dự án theo dõi trở lại 237
15.1 Khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ 238
15.2 Khắc phục các vấn đề về chi phí và tài nguyên 244
15.3 Khắc phục các vấn đề về phạm vi của công việc 247
XVI. Chương XVI: Áp dụng định dạng và in ấn cao cấp 250
16.1 Định dạng khung nhìn biểu đồ Gantt 251
16.2 Định dạng khung nhìn Timeline 256
16.3 Định dạng khung nhìn Network Diagram 258
16.4 Định dạng khung nhìn Calendar 262
16.5 Khung nhìn in ấn và xuất 264
XVII. Chương XVII: Định dạng báo cáo cao cấp 269
17.1 Định dạng các bảng trong báo cáo 270
17.2 Định dạng các biểu đồ trong báo cáo 277
17.3 Tạo ra một báo cáo tùy chỉnh 282
XVIII. Chương XVIII: Tùy chỉnh MS Project 289
18.1 Chia sẻ các thành phần tùy chỉnh giữa các kế hoạch 290
18.2 Ghi lại các Macro 294
18.3 Chỉnh sửa Macro 298
18.4 Tùy chỉnh giao diện ribbon và công cụ Quick Access Toolbar 301

Mục lục
XIX. Chương XIX: Chia sẻ thông tin với các phần mềm, ứng dụng khác 307
19.1 Sao chép dữ liệu Project tới các chương trình khác 308
19.2 Mở các định dạng tập tin khác trong Project 312
19.3 Lưu sang một định dạng tập tin khác trong Project 316
19.4 Tạo ra các báo cáo trực quan với Excel và Viso 319
XX. Chương XX: Hợp nhất các dự án và tài nguyên 323
20.1 Tạo ra một quỹ tài nguyên 324
20.2 Xem các thông tin chi tiết về sự phân công trong quỹ tài nguyên 328
20.3 Cập nhật sự phân công trong kế hoạch chia sẻ 330
20.4 Cập nhật các thông tin về một tài nguyên trong quỹ tài nguyên 332
20.5 Cập nhật thời gian làm việc của tất cả các kế hoạch trong một quỹ tài nguyên 334
20.6 Liên kết các kế hoạch mới tới một quỹ tài nguyên 336
20.7 Thay đổi các sự phân công trong kế hoạch chia sẻ và cập nhập tới một quỹ tài
nguyên
339
20.8 Hợp nhất các kế hoạch 343
20.9 Tạo ra sự phụ thuộc giữa các kế hoạch 346
XXI. Phụ lục A: Một khóa học ngắn về quản lý dự án 351
A.1 Hiểu định nghĩa một dự án 352
A.2 Tam giác dự án: Xem xét dự án về mặt thời gian, chi phí và phạm vi 353
A.3 Quản lý các ràng buộc của dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi 354
A.4 Quản lý dự án của bạn bằng MS Project 356
XXII. Phụ lục B: Phát triển các kỹ năng quản lý dự án của bạn 358
B.1 Tham dự một cộng đồng tìm hiểu về Project 359
B.2 Tham dự một cộng đồng tìm hiểu về quản lý dự án 360
XXIII. Phụ lục C: Cộng tác giữa Project, SharePoint và PWA 361
C.1 Giới thiệu về việc chia sẻ dự án của bạn với SharePoint 362
C.2 Giới thiệu về sự cộng tác nhóm với Project Web App 365
C.3 Giới thiệu về giải pháp quản lý dự án của doanh nghiệp EPM 368

Chương I 1
Giới thiệu về Microsoft Project 2013

Chương I 2
1.1. Giao diện làm việc
Bạn có thể bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start ( trong Windows 7 ) hoặc
màn hình Start ( trong Windows 8), hoặc bằng cách mở trực tiếp một tập tin có đuôi mở rộng là
*.mpp. Trong chương này, chúng ta sẽ bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start và sau
đó tìm hiểu qua các phần chính bên trong giao diện của Microsoft Project 2013.
Bước 1: Kích vào nút Start  All Programs  Microsoft Office 2013  Project 2013.
Màn hình khởi động của Project xuất hiện. Ở đây bạn có thể nhanh chóng mở các tập tin
project nào đó mà gần đây nhất đã được mở ra, hoặc tạo ra một dự án -project mới hoặc tạo ra một
project mới dựa trên một mẫu sẵn có.
Lưu ý: Nếu màn hình khởi đông như trên không xuất hiện khi bạn bắt đầu Project thì hãy
làm như sau. Trên tab File  kích Options. Trong hộp thoại Project Options  nhấn vào General
bên dưới mục Start up options tích chọn hộp kiểm có nhãn Show the Start screen when this
application starts.
Bước 2: Trên màn hình khởi động của Project bấm vào Blank Project. Khi đó cửa sổ làm
việc của phần mềm Project sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
Cửa sổ Project mà bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính của bạn có thể có chút khác biệt
so với hình ảnh minh họa trong cuốn sách này. Điều này có thể phụ thuộc vào độ phân giải màn
hình máy tính của bạn hoặc có thể do có bất kỳ sự tùy chỉnh giao diện phần mềm Project nào đó
đã được thực hiện trước đó trên máy tính của bạn.
Hãy xem qua các thành phần chính có trên giao diện cửa sổ làm việc của Project:
* Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh: đây là một khu vực tùy chọn của
giao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh mà bạn yêu thích hoặc thường xuyên sử dụng. Sẽ
nói chi tiết ở phần sau.
* Tab và Ribbon: Dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh
công cụ truyền thống mà bạn đã làm quen với chúng ở các phiên bản trước ( Từ MS Project 2003

Chương I 3
Quick access toolbar Nhóm lệnh Lệnh Trợ giúp
Tab
Ribbon
trở về trước). Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project. Ribbon (dải) là
khu vực đựng chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi các hành động trong Project.
* Nhóm lệnh: Là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau. Mỗi Tab sẽ được chia thành nhiều
nhóm lệnh.
* Lệnh: Là các tính năng ( hoặc công cụ) cụ thể mà bạn sử dụng để thực thi hành động trong
Project. Mỗi tab chứa đựng một số lệnh. Một số lệnh, chẳng hạn như Cut trên tab Task sẽ thực
thi một hành động ngay lập tức. Một số lệnh khác, chẳng hạn như lệnh Change Working Time
trên tab Project thì sẽ hiển thị một hộp thoại hoặc gợi ý bạn để có thể thêm hành động theo các
cách khác nhau. Hầu hết các lệnh đều có mô tả về nó và bạn có thể xem mô tả một lệnh nào đó
bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới lệnh cần tìm hiểu.
* View: Là khung nhìn xuất hiện trong cửa sổ làm việc Project. Project có thể hiển thị
một khung nhìn đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làm việc.
* Tên khung nhìn View: Xuất hiện dọc theo cạnh ngoài cùng phía bên trái của khung nhìn
View. Project bao gồm nhiều loại khung nhìn khác nhau, vì vậy đây chính là một lời nhắc nhở
hữu ích cho bạn về loại của khung nhìn mà bạn đang mở.
* Phím tắt View: Cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung nhìn thường
xuyên được sử dụng trong Project.
* Thanh trượt Zoom: Dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn.
View và tên Thanh trạng thái Phím tắt View Thanh trượt Zoom

Chương I 4
* Thanh trạng thái: Sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiến độ
của nhiệm vụ mới ( là thủ công hay tự động) và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung
nhìn hiện tại.
* Shortcut menu và Mini toolbar: có thể truy cập thông qua việc kích chuột phải bất kỳ
một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong một khung nhìn.
Lưu ý: Một khi bạn bạn băn khoăn không biết những hành động nào mà bạn có thể thực thi
cho một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung nhìn của Project, hãy nhấp chuột phải
vào mục đó và những lệnh có sẵn trên Shortcut menu chính là nhữn hành động mà bạn có thể yêu
cầu nó thực thi.
1.2. Khung nhìn Backstage-Quản lý các tập tin và các tùy chọn thiết lập
Khung nhìn Backstage là một phần thuộc giao diện làm việc của Project, và bạn sẽ thấy
đây là một khung nhìn Backstage tương tự như trong hầu hết các ứng dụng khác của MS Office
2013. Khung nhìn Backstage chứa đựng các lựa chọn về tùy chỉnh và chia sẻ, cũng như các lệnh
cần thiết để quản lý tập tin như Open, New và Save.
Bước 1: Kích vào tab File. Project sẽ hiển thị khung nhìn Backstage.
Bước 2: Nếu máy tính của bạn không hiển thị như hình dưới đây, hãy kích vào mục tab
Open nằm ở phía bên trái của khung nhìn Backstage.
Khi đó khung nhìn Backstage sẽ hiển thị tùy chọn mở các tập tin (Open) cũng như danh
sách các tập tin vừa mở.
Mini toolbarsShortcut menu

Chương I 5
Dưới đây là liệt kê vắn tắt các các tab có trong khung nhìn Backstage. Bạn có thể nhấp vào
các tab để xem thêm các tùy chọn riêng của chúng:
* Info: Cung cấp cho bạn sự truy cập tới Organizer, một tính năng được sử dụng để chia sẻ
các yếu tố đã được tùy biến giống như các khung nhìn giữa các kế hoạch; Organizer sẽ được mô
tả trong Chương 18. Info cũng cho bạn thấy các thông tin về kế hoạch đang được mở ra trong
Project, chẳng hạn như ngày bắt đầu và kết thúc, các số liệu thống kê và các thuộc tính cấp cao-
Advanced Properties. Bạn sẽ tìm hiểu về Advanced Properties trong Chương 2. Nếu bạn đang sử
dụng phiển bản Project Professional cùng với Project Web App thì bạn cũng có thể truy cập tới
các chi tiết của tài khoản của bạn .
* New: Hiển thị các tùy chọn để tạo ra một kế hoạch dự án mới từ đầu hoặc dựa trên một
mẫu có sẵn. Bạn sẽ tìm hiểu sử dụng việc sử dụng các lệnh trong chương tiếp theo.
* Open, Save , Save As và Close: là các lệnh quản lý tập tin tiêu chuẩn.
* Print: Bao gồm các tùy chọn để in ra một kế hoạch dự án, bạn cũng có thể như xem trước
khi in. Sẽ tìm hiểu các tuy chọn trong tab Print trong chương 6 và chương 16.
* Share: Bao gồm tùy chọn để đồng bộ hóa với SharePoint hoặc đính kèm một kế hoạch
tới một bức thư điện tử-email.
* Export: Bao gồm các tùy chọn để tạo ra một tập tin định dạng Portable Document Format
(PDF) hoặc XML Paper Specification (XPS) và các tùy chọn cho việc xuất nội dung chứa đựng
bên trong. Bạn sẽ tìm hiểu về chúng trong chương 19.
* Account: Hiển thị các dịch vụ kết nối cũng như các thông tin về phần mềm MS Project
chẳng hạn như thông tin về phiên bản Project mà bạn đang sử dụng. Với một tài khoản Microsoft,
bạn có thể sử dụng các dịch vụ như các ứng dụng khác của Office, chẳng hạn như lưu trữ tập tin
trực tuyến đám mây SkyDrive, và thiết lập chuyển vùng cá nhân. Khi bạn đã đăng nhập, thông tin
người dùng là bạn sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc của Project.
* Options: Hiển thị hộp thoại Project Options. Chính bản thân hộp thoại này cũng chứa
đựng nhiều tab và thông qua các tab đó bạn có thể điều chỉnh một loạt các hành vi của Project,
chẳng hạn như bạn có muốn hiển thị màn hình khởi động khi bắt đầu Project như đã nói ở phần
đầu hay không.
Lưu ý: Để thoát khỏi khung nhìn Backstage, nhấn nút Back ở góc phía trên bên trái của
khung nhìn Backstage. Hoặc bạn cũng có thể bấm phím Escape.
Tiếp theo, bạn sẽ mở tập tin thực hành trong thư mục được đính kèm với cuốn sách này.

Chương I 6
Bước 3: Nếu giao diện màn hình Open không thực sự được nhìn thấy trong khung nhìn
Backstage, kích Open.
Bước 4: Kích vào Computer, kích vào Browse, và sau đó dẫn đến thư mục
Practises/Chapter 1.
Bước 5: Chọn tập tin Guided Tour_Start.mpp trong thư mục và sau đó bấm nút Open.
Tập tin thực hành được mở ra.
Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ lưu tập tin ví dụ này dưới một cái tên khác.
Bước 6: Trên tab File, kích Save As.
Bước 7: Kích vào Computer, kích vào Browse sau đó dẫn dẫn đến thư mục
Practises/Chapter 1.
Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Filename, gõ Guided Tour và sau đó bấm nút Save.
* Các biểu mẫu-Templates:
Thay vì tạo ra một kế hoạch dự án bắt đầu từ đầu, bạn có thể có thể sử dụng một biểu mẫu
dự án mà chứa đựng hầu các thông tin ban đầu mà bạn cần, chẳng hạn như tên và các mối quan hệ
ràng buộc của các nhiệm vụ. Nguồn cung cấp biểu mẫu bao gồm:
- Các biểu mẫu được cài đặt cùng với Project. Chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào các tùy
chọn cài đặt mà đã được bạn lựa chọn khi cài đặt Proejct lên máy tính của bạn.
- Các biểu mẫu từ Office Online tại trang web www.office.com. Microsoft tạo ra một số
lượng lớn các mẫu dự án có sẵn để tải miễn phí thông qua web này.
- Các biểu mẫu trong cơ quan tổ chức của bạn. Bạn có thể có đang ở trong một tổ chức mà
có một thư viện biểu mẫu dự án. Thông thường, các mẫu này chứa các định nghĩa chi tiết về nhiệm
vụ, các sự phân công tài nguyên chi tiết và các chi tiết đặc biệt khác trong cho cơ quan tổ chức của
bạn.
Để xem các biểu mẫu có sẵn, kích vào tab File và chọn New. Các biểu mẫu cũng xuất hiện
trên màn hình khởi động của Project.
Ngoài ra, Project có thể tạo ra một tập tin mới dựa trên các tập tin hiện có của Project hoặc
từ các ứng dụng khác (Trên tab File, chọn New, sau đó kích New from existing project hoặc New
from Excel workbook hoặc New from SharePoint tasks list).

Chương I 7
Bạn cũng có thể tạo ra các biểu mẫu từ các kế hoạch dự án của bạn để sử dụng sau này hoặc
để chia sẻ. Một mối lo ngại chung về các kế hoạch được chia sẻ là chúng có thể chứa thông tin
nhạy cảm như các mức lương của tài nguyên. Nhưng bạn có thể lưu một kế hoạch dự án là một
biểu mẫu và xoá các thông tin như vậy, cũng như các thông tin về tiến độ.
Bước 1: Trên tab File, kích Save As.
Bước 2: Dẫn đến thư mục mà bạn muốn tạo ra một biểu mẫu mới dựa trên kế hoạch dự án
của bạn.
Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn Project Template.
Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn File name, nhập tên cho tập tin biểu mẫu mà bạn muốn và
sau đó bấm nút Save.
Bước 5: Khi hộp thoại Save As Template xuất hiện, chọn loại thông tin, chẳng hạn như các
mức lương của tài nguyên, mà bạn muốn gỡ bỏ nó khỏi biểu mẫu.
Kế hoạch dự án gốc không bị ảnh hưởng.
1.3. Tab và Ribbon
Tương tự như các ứng dụng khác của Office 2013, Project 2013 sử dụng giao diện linh hoạt
mà thường được gọi là ribbon. Các bộ phận nổi bật nhất của giao diện này là các tab và ribbon
được kéo dài ở phía trên của cửa sổ Project. Trong phần này, bạn sẽ làm việc với các tab để xem
làm chúng được tổ chức như thế nào.
Các tab này nhóm hợp lý các lệnh có liên quan đến nhau:
* Tab Task và Resoure liên quan đến các dữ liệu mà bạn thường xuyên làm việc với chúng
trong Project.
* Tab Report chứa đựng các lệnh mà bạn có thể sử dụng để xem các báo cáo và so sánh hai
kế hoạch dự án.
* Tab Project chứa đựng các lệnh mà chúng thường được áp dụng cho toàn bộ kế hoạch,
chẳng hạn như thiết lập thời gian làm việc của kế hoạch.
* Tab View giúp bạn kiểm soát những gì bạn nhìn thấy trong cửa sổ Project và cách thức
thông tin xuất hiện.
* Các Tab ngữ cảnh, chẳng hạn như tab Format (các tab theo ngữ cảnh khác mà bạn có
thể bắt gặp bao gồm tab Design và Layout) sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại thông tin được hiển
thị trong khung nhìn đang được mở ra hoặc tùy thuộc vào kiểu loại của mục dữ liệu đang được
chọn tại thời điểm đó. Ví dụ, khi một khung nhìn về nhiệm vụ như khung nhìn Gantt Chart được
hiển thị, thì những lệnh trên tab ngữ cảnh Format dùng để áp dụng cho các nhiệm vụ và các yếu
tố của biểu đồ Gantt Chart chẳng hạn như các thanh bar Gantt. Ngữ cảnh hiện tại của tab Format
xuát hiện bên trên nhãn của tab này, ví dụ Gantt Chart Tools.
Ví dụ: Tab Format của khung nhìn Gantt Chart:
Tab Format của khung nhìn Task Usage:

Chương I 8
Lưu ý: Bạn có thể kích đúp vào tên của một tab để thu gọn (ẩn đi) hoặc mở ra ribbon của
tab đó. Bạn cũng có thể xem ribbon bị thu gọn của một tab nào đó bằng cách kích chuột vào tên
của tab, khi đó ribbon của tab sẽ xuất hiện tạm thời và bạn có thể chọn lệnh mà bạn muốn.
Tìm hiểu kỹ hơn về các tab:
Cũng giống như tất cả các tab khác, tab Task chứa đựng một lượng lớn các lệnh và các
lệnh này được tổ chức thành các nhóm lệnh. Tab Task bao gồm các nhóm lệnh như View,
Clipboard, Font và những nhóm lệnh khác .
Nếu màn hình máy tính của bạn hỗ trợ cảm ứng thì hãy kích hoạt cảm ứng chạm-Touch (
Trên Quick Access Toolbar ở góc trên bên trái của cửa sổ Project, kích vào Touch/Mouse mode)
thì các lệnh trên ribbon xuất hiện lớn hơn.
Một số lệnh sẽ thực thi một hành động ngay lập tức, trong khi đó có một số lệnh khác sẽ
dẫn bạn đến nhiều lựa chọn khác hơn. Tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu về các tab khác và các kiểu lệnh.
Bước 1: kích vào tab Resource.
Ribbon của Tab Resource xuất hiện thay thế cho ribbon của tab Task.
Bước 2: Trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources.
Lệnh này ngay lập tức có hiệu lực và nó sẽ hiển thị hộp thoại Assign Resource.

Chương I 9
Bạn có thể thực hiện các hành động khác trong cửa sổ làm việc của Project mà không cần
tắt hộp thoại Assign Resources vẫn hiển thị trên màn hình.
Còn bây giờ chúng sẽ tắt nó.
Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close.
Bước 4: Kích vào tab View.
Ribbon của Tab này là một mớ hỗn hợp các loại lệnh. Như bạn có thể thấy, một số lệnh,
chẳng hạn như lệnh New Window, chỉ là một cái nhãn và biểu tượng.
Trong hầu hết các trường hợp thì loại lệnh kiểu này sẽ thực thi ngay lập tức một hành động
sau khi kích chuột vào nó. Một số lệnh khác, như Sort thì bao gồm một biểu tượng, một cái nhãn
và một hình tam giác đen nhỏ.
Khi kích vào lệnh kiểu này thì nó sẽ hiển thị ra nhiều lựa chọn khác nhau.
Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data kích vào lệnh Soft.
Lệnh này sẽ hiển thị một danh sách các lựa chọn về việc sắp xếp.
Một loại lệnh khác được gọi là nút bấm phân tách-Split button, qua nó bạn có thể thực hiện ngay
lập tức một hành động hoặc đưa ra cho bạn nhiều lựa chọn hơn nữa. Bây giờ hãy xem xét một ví
dụ là nút bấm Gantt Chart.
- Kích vào phần biểu tượng của lệnh này thì ngay lập tức khung nhìn hiện đang mở chuyển
sang khung nhìn Gantt Chart.
- Kích vào phần nhãn của lệnh này ( hoặc chỉ vào hình tam giác nhỏ màu đen khi nhãn
không hiển thị) thì nó sẽ cho bạn thấy thêm các thiết lập có sẵn cho lệnh đó.
Bước 6: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào nhãn của lệnh Gantt Chart.
Biểu tượng
Nhãn

Chương I 10
Bước 7: Trong danh sách các khung nhìn xuất hiện, kích vào Calendar.
Project ngay lập tức sẽ chuyển sang khung nhìn Calendar.
Khung nhìn Calendar giống như một cuốn lịch để bàn truyền thống và trên đó hiển thị các
nhiệm vụ là các dải mầu kéo qua các ngày sẽ thực hiện các nhiệm vụ đó.
Tiếp theo chúng ta sẽ quay lại khung nhìn Gantt Chart.

Chương I 11
Bước 8: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào biểu tượng của nút lệnh Gantt
Chart.
Lưu ý: Xuyên suốt cuốn sách này, khi bạn nhìn thấy một đề nghị kích vào một lệnh là nút
bấm phân tách-Split button ( có một biểu tượng và một nhãn + hình tam giác nhỏ màu đen để hiển
thị thêm nhiều lựa chọn) thì có nghĩa là là chúng tôi muốn bạn kích vào biểu tượng (trừ khi có ghi
chú khác).
Tiếp theo, chúng sẽ tìm hiểu về các loại nút bấm khác.
Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Grantt Chart Style, kích vào nút More để hiển
thị thêm nữa các phong cách-style được thiết lập sẵn.
Một bộ sưu tập các lựa chọn phong cách thể hiện thanh bar trong biểu đồ Gantt được định
dạng sẵn xuất hiện.
Chúng ta sẽ tìm hiểu các lựa chọn phong cách này ở chương 6.
Bước 10: Nhấn phím Esc hoặc kích vào đâu đó trên cửa sổ làm việc Project để đóng bộ
sưu tập này.
Để xem chi tiết tùy chọn về định dạng thanh bar trong biểu đồ Gantt, chúng ta sẽ sử dụng
một loại nút bấm khác.
Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút bấm Format
Bar Styles nút ở góc dưới cùng bên phải của nhóm lệnh.
Hộp thoại Bar Styles sẽ xuất hiện:
Nút More
Nút Format Bar Styles

Chương I 12
Nút bấm Format Bar Styles là một ví dụ về hộp thoại Dialog Box Launcher. Không giống
như hộp thoại Assign Resources bạn đã thấy ở trên, bạn phải đóng hộp thoại Format Bar Styles
trước khi bạn có thể thực hiện các hành động khác bên ngoài của hộp thoại này.
Bước 12: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Bar Styles.
Có nhiều cách khác nhau để truy cập vào các lệnh trong Project, nhưng những gì bạn đã
được tìm hiểu ở trên gần như bao gồm hết các lệnh có trên giao diện làm cửa sổ làm việc của
Project.
Lưu ý: Các phím tắt được cung cấp khắp nơi trong Project. Để xem các phím tắt có sẵn
cho các lệnh hãy nhấn phím Alt. Một số phím tắt dùng trong một số ngữ cảnh cụ thể và một số
phím tắt khác có thể dùng trong suốt quá trình làm việc của Project chẳng hạn như Undo (Ctrl+Z).
1.4. Khung nhìn
Khung nhìn-View chính là không gian làm việc trong Project. Project bao gồm rất nhiều
loại khung nhìn. Các khung nhìn có thể bao gồm: bảng biểu với đồ họa, bảng biểu với thời gian
biểu, chỉ có bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ và hình thái-form. Với một số khung nhìn thì bạn có thể lọc,
sắp xếp, hoặc phân nhóm dữ liệu, cũng như tùy chỉnh những loại dữ liệu nào được hiển thị. Bạn
cũng có thể sử dụng và tùy chỉnh các khung nhìn được cung cấp bởi Project hoặc do bạn tự tạo.
Project có thể chứa đựng rất nhiều các khung nhìn, nhưng bạn thường chỉ làm việc với
một ( hoặc đôi khi hai ) khung nhìn tại một thời điểm. Bạn sử dụng khung nhìn để nhập, chỉnh sửa,
phân tích và hiển thị thông tin về kế hoạch của bạn. Khung nhìn mặc định mà bạn nhìn thấy khi
bạn tạo ra một kế hoạc dự án mới chính là khung nhìn Gantt Chart cùng với khung nhìn Timeline.
Nhìn chung, các khung nhìn tập trung vào nhiệm vụ, tài nguyên hoặc các chi tiết về sự
phân công. Ví dụ khung nhìn Gantt Chart, liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ trong một bảng đặt ở
phía bên trái của khung nhìn và hình ảnh đồ họa đại diện cho mỗi nhiệm vụ là một thanh bar Gantt
trong phần biểu đồ đặt ở phía bên phải của khung nhìn. Khung nhìn Gantt Chart là một cách thức
phổ biến dùng để thể hiện tiến độ của dự án. Loại khung nhìn này cũng rất hữu ích cho việc nhập
và tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ và cho cả việc phân tích dự án của bạn.
Trong phần này, chúng ta sẽ bắt đầu với khung nhìn Gantt Chart và sau đó sẽ chuyển sang
các khung nhìn khác để tập trung vào các khía cạnh khác của kế hoạch.
Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hình tam giác nhỏ màu đen
của hộp chọn có nhãn Timescale và chọn Days.

Chương I 13
Project sẽ điều chỉnh để thời gian biểu-Timescale hiển thị từng ngày riêng rẽ. Những ngày
không làm việc-Nonworking, chẳng hạn như ngày cuối tuần được mặc định sẵn là màu xám nhạt.
Bạn có thể điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong khung nhìn Gantt Chart theo nhiều
cách. Ở đây, bạn sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale trên tab View. Hoặc bạn cũng có thể sử
dụng thanh trượt Zoom ở góc dưới cùng phía bên phải của thanh trạng thái.
Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm Timeline.
Project sẽ hiển thị khung nhìn Timeline ở khung vực phía trên khung nhìn Gantt Chart.
Khung nhìn Timeline này đã được gắn thêm một chi tiết từ kế hoạch này. Bạn sẽ tìm hiểu cách tạo
ra một khung nhìn Timeline tùy chỉnh trong Chương 6.
Timescale
Khu vực đồ họaKhu vực bảng biểu

Chương I 14
Bước 3: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline.
Lưu ý: rằng cái nhãn phía trên tab Format sẽ thay đổi thành Timeline Tools. Các lệnh hiển
thị trong ribbon của tab Format bây giờ là các lệnh cụ thể dùng để áp dụng cho khung nhìn
Timeline. Lưu ý rằng khi bạn đang trong một khung nhìn nào đấy thì cái nhãn phía trên tab
Format và các lệnh trong tab Format sẽ thay đổi cho phù hợp với khung nhìn đó.
Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ tích chọn khỏi hộp kểm Timeline.
Project sẽ ẩn khung nhìn Timeline. (Thông tin trong khung nhìn không bị mất đi mà lúc
này nó chỉ bị ẩn đi).
Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet.
Khung nhìn Resource Sheet sẽ thay thế khung nhìn Gantt Chart.

Chương I 15
Khung nhìn Resource Sheet hiển thị các chi tiết về các tài nguyên trong một cấu trúc dữ
liệu gồm có hàng và cột ( được gọi là bảng), và mỗi tài nguyên sẽ được đặt trong một hàng. Khung
nhìn này được gọi là sheet view ( khung nhìn bảng). Một loại khung nhìn bảng khác được gọi là
Task Sheet view (khung nhìn bảng của nhiệm vụ) liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ. Ngoài ra, lưu ý
rằng nhãn của tab ngữ cảnh đã thay đổi thành Resource Sheet Tools dựa trên khung nhìn đang
được mở ra.
Lưu ý rằng khung nhìn Resource Sheet không nói cho bạn bất cứ điều gì về các nhiệm vụ
mà các tài nguyên sẽ được phân công tới. Để thấy được loại thông tin này, bạn cần chuyển sang
một khung nhìn khác.
Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage.
Khung nhìn Resource Usage sẽ thay thế Resource Views. Khung nhìn Usage này nhóm
các nhiệm vụ thành các nhóm theo từng tài nguyên được phân công đến và cho bạn thấy các các
sự phân công về thời gian làm việc đối với mỗi tài nguyên trong một biểu thời gian, chẳng hạn
như hàng ngày hoặc hàng tuần.
Trong lưới pha thời gian nằm ở phía bên phải của khung nhìn Resource Usage, bạn có thể
thấy một số sự phân công về thời gian làm việc của Carole Poland trong kế hoạch. Hiện tại, thời
gian biểu của khung nhìn Resource Usage này hiển thị thời gian làm việc được phân công theo
từng ngày. Cũng như thời gian biểu -timescale của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể điều chỉnh
biểu thời gian này bằng cách sử dụng lệnh Timescale có trên tab View hoặc điều khiển thanh trượt
Zoom ở phía dưới cùng bên phải thanh trạng thái ở góc dưới bên phải trong cửa sổ Project.
Một loại khung nhìn Usage khác, đó là khung nhìn Task Usage, hiển thị tất cả các tài
nguyên đã được phân công trong từng nhiệm vụ. Bạn sẽ làm việc nhiều hơn với các khung nhìn
Uasage ở trong Chương 8.
Bước 7: Trên tab View, trong lệnh Task Views, kích Gantt Chart.
Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện.
Bước 8: Nếu thấy cần thiết thì di chuyển thanh cuộn đứng-Scroll của khung nhìn Gantt
Chart để nhiệm vụ thứ 12-Set pages lên trên cùng giáp với thanh ribbon.
Bước 9: Trong cột có nhãn là Task name kích chuột vào nhiệm vụ thứ 12-Set pages.
Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích vào hộp kiểm có nhãn Details.
Khung nhìn Task Form xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart.

Chương I 16
Trong cái kiểu chia khung nhìn như thế này thì Gantt Chart là khung nhìn cấp cao và Task
Form là khung nhìn thứ cấp. Các chi tiết về nhiệm vụ đang được chọn trong khung nhìn Gantt
Chart sẽ xuất hiện trong khung nhìn Task Form. Bạn cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị
trong khung nhìn Form Task. Bạn sẽ làm việc với khung nhìn Task Form trong chương 5 và làm
việc với khung nhìn tương tự là Resource Form trong chương 4.
Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ kích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn
Details.
Khung nhìn Task Form bị ẩn đi.
Có rất nhiều loại khung nhìn khác nhau trong Project. Bạn có thể nhìn thấy chúng bằng
cách kích vào lệnh Other Views rồi sau đó chọn More Views, trong nhóm lệnh Task Views hoặc
Resource Views trên tab View. Hãy nhớ rằng, trong tất cả các khung nhìn này cũng như tất cả các
khung nhìn khác trong Project, bạn đang xem xét các khía cạnh khác nhau của tập hợp các chi tiết
giống nhau về một kế hoạch. Ngay cả một kế hoạch dự án đơn giản cũng có thể chứa đựng quá
nhiều dữ liệu để hiển thị cùng một lúc. Sử dụng các khung nhìn để giúp bạn tập trung vào các chi
tiết cụ thể mà bạn muốn.
1.5. Báo cáo
Các phiên bản trước đó của Project cung cấp các bản báo cáo dạng bảng biểu được thiết
kế chủ yếu cho việc in ấn. Trong Project 2013, bản báo cáo đã được tăng cường rất nhiều, cho
phép bạn truyền tải dữ liệu của kế hoạch của bạn trong các định dạng mới hấp dẫn hơn. Các bản
báo cáo bây giờ gồm có các yếu tố như biểu đồ-chart, bảng biểu và các hình ảnh để truyền đạt tình
trạng của kế hoạch của bạn, và chúng được tùy biến cao. Bạn có thể in hoặc xem các bản báo cáo
trực tiếp trong cửa sổ Project giống như bất kỳ một khung nhìn nào đó. Bạn cũng có thể sao chép
và dán các bản báo cáo vào các ứng dụng khác, chẳng hạn như Microsoft PowerPoint.
Trong ví dụ này, bạn sẽ khám phá một bản báo cáo.
Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh Views Report, kích vào Resource rồi kích vào
Resource Overview.
Báo cáo dạng Resource Overview xuất hiện.

Chương I 17
Bước 2: Di chuyển thanh cuộn dọc để xem tất cả các nội dung của báo cáo.
Như bạn có thể thấy, báo cáo này bao gồm hai biểu đồ và một bảng biểu.
Bước 3: Kíc vào biểu đồ có nhãn là Resource Starts.
Bạn nhìn thấy hai điều xảy ra khi bạn làm việc này.
- Đầu tiên, bảng điều khiển Field List xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ. Bạn sử dụng
bảng điều khiển này để quyết định những loại dữ liệu nào sẽ có trong biểu đồ. Bạn sẽ tùy biến các
bảng báo cáo trong Chương 6 và Chương 17.
- Điều thứ hai mà đã xảy ra là nhãn Report Tools, Chart Tools và các tab ngữ cảnh liên
quan tới chúng sẽ xuất hiện trên giao diện làm việc của Project.
Bước 4: Kích vào bảng có nhãn là Resource Status.

Chương I 18
Một lần nữa, bạn sẽ thấy bảng điều khiển Field List xuất hiện và các tab theo ngữ cảnh
được cập nhật để phản ánh rằng bây giờ bạn đang lựa chọn một bảng biểu trong bản báo cáo thay
vì một biểu đồ nào đó.
Tiếp theo bạn sẽ khám phá các tab ngữ cảnh
Bước 5: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Report Tools.
Ở đây, bạn có thể nhìn thấy các lệnh có liên quan đến toàn bộ việc thiết kế của báo cáo.
Bước 6: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Table Tools.
Bây giờ bạn sẽ thấy các lệnh dùng để áp dụng cho bảng đang được chọn trong báo cáo này.
Bước 7: Kích vào tab Layout nằm ở dưới nhãn Table Tools.
Bạn có thể sử dụng các lệnh này để kiểm soát toàn bộ việc bố trí của bảng đang được chọn.
Tiếp theo, chúng ta sẽ phân chia cửa sổ để hiển thị cả khung nhìn và báo cáo cùng một lúc.
Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích chọn vào hộp kiểm có nhãn là
Timeline.

Chương I 19
Khung nhìn được chia này bao gồm một bản tóm tắt cấp cao trong khung nhìn Timeline
và một cái nhìn khái quát về các tài nguyên của bạn trong báo cáo Resource Overview.
Lưu ý: Để thấy các thông tin thêm về việc sử dụng các bản báo cáo, trên tab Report, trong
nhóm lệnh View Reports , kích Getting Started và sau đó kích vào bất kỳ mục nào đó trong danh
sách thả xuống.

Chương II 20
Bắt đầu một kế hoạch dự án mới

Chương II 21
Tiến độ của một dự án hoặc kế hoạch về bản chất là một mô hình mà bạn xây dựng một số
khía cạnh mà bạn đang lường trước của một dự án - Đó là những gì mà bạn nghĩ rằng sẽ xảy ra,
hoặc là những gì mà bạn muốn xảy ra. Mô hình này tập trung vào một số khía cạnh, nhưng không
phải tất cả của một dự án-đó là các nhiệm vụ, tài nguyên và các khung thời gian và có thể là các
chi phí liên quan tới chúng.
2.1. Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó
Đúng như sự mong đợi của bạn Project tập trung chủ yếu vào thời gian. Trong thực tế, đôi
khi bạn có thể biết ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc được dự kiến của một dự án hoặc là cả hai.
Tuy nhiên, khi làm việc trong Project, bạn bắt buộc phải chỉ rõ một ngày duy nhất mà không được
chọn cả hai: Đó là ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của dự án. Tại sao vậy? Bởi vì sau khi bạn
nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc và các chi tiết khác của dự án thì Project sẽ tính toán ra
ngày còn lại cho bạn. Hãy nhớ rằng Project không chỉ đơn thuần là một chỗ chứa cố định của
thông tin về tiến độ của bạn hay là một công cụ dùng để vẽ biểu đồ Gantt -mà nó còn là một công
cụ lên kế hoạch hành động.
Hầu hết các kế hoạch nên được lập tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu, ngay cả khi bạn biết
rằng các dự án đó sẽ kết thúc trong một thời hạn nhất định. Lập tiến độ từ ngày bắt đầu dẫn đến
tất cả các nhiệm vụ bắt đầu càng sớm càng tốt và nó mang lại cho bạn sự linh hoạt tốt nhất về lập
tiến độ. Trong chương này và chương sau, bạn sẽ thấy sự linh hoạt này trong các hành động khi
bạn làm việc với một dự án được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu.
Nhiệm vụ: Trong suốt cuốn sách này, bạn sẽ đóng vai trò của một người quản lý dự án tại
nhà xuất bản Lucerne, nhà xuất bản sách chuyên về sách thiếu nhi. Lucerne sắp xuất bản một
cuốn sách mới quan trọng, và bạn được yêu cầu phát triển một kế hoạch cho ra mắt cuốn sách.
Trong chương này, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch mới, thiết lập ngày bắt đầu của nó và lưu nó.
Bước 1: Làm một trong hai việc sau đây:
- Trong Project, nếu bạn thấy tab File, kích vào nó và sau đó kích New.
- Nếu bạn thực sự nhìn thấy một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình khởi động
Start khi bắt đầu Project, chuyển tới bước tiếp theo.
Project hiển thị các tùy chọn cho việc tạo ra một kế hoạch dự án mới. Các tùy chọn
này bao việc sử dụng các các mẫu được cài đặt cùng với Project hoặc có sẵn trên web. Bạn
sẽ thấy có cùng một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình Start và trong màn hình New
trên tab File.

Chương II 22
Bước 2: Trong danh sách các mẫu có sẵn, kích vào Blank Project.
Project tạo ra một kế hoạch dự án mới. Bạn có thể thấy một thông báo trên thanh trạng
thái ở phía dưới cùng của cửa sổ làm việc Project nhắc nhở bạn rằng có các nhiệm vụ mới được
tạo ra với chế độ tiến độ là thủ công-Manually Scheduled.
Chú ý tới đường mỏng thẳng đứng màu xanh lá cây trong phần biểu đồ nằm phía bên phải
của khung nhìn Gantt Chart, nó cho thấy ngày hiện tại Current date trên máy tính của bạn. Khi
bạn tạo ra một kế hoạch dự án mới thì Project sẽ thiết lập ngày bắt đầu-start date của kế hoạch là
ngày hiện tại. Tiếp theo bạn sẽ thay đổi ngày bắt đầu của kế hoạch.
Bước 3: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information.
Hộp thoại Project Information xuất hiện.
Quan trọng: Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Pro chứ không phải là bản MS
Project Standard thì các hộp thoại Project Information và một số hộp thoại khác sẽ có chứa thêm
các tùy chọn bổ sung liên quan đến Project Server. Trong suốt cuốn sách này, chúng ta sẽ không
sử dụng đến Project Server, vì vậy bạn có thể bỏ qua các tùy chọn này. Để biết thêm thông tin về
Project Server, xem phụ lục C.
Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Start date gõ 05/1/2015 hoặc kích vào hình đầu mũi tên
màu đen để hiển thị bảng lịch và chọn ngày 05 tháng 01 năm 2015.
Lưu ý: Trong bảng lịch hiện ra, bạn có thể sử dụng các mũi tên bên trái hoặc bên phải để
di chuyển đến bất kỳ tháng nào và sau đó nhấp vào ngày bạn muốn hoặc kích vào Today để nhanh
chóng chọn ngày hiện tại trong máy tính của bạn. Việc nhập ngày tháng như thế nào phụ thuộc
vào thiết lập trong hộp thoại Region and language trong Control Panel trên hệ điều hành Window
của bạn.
Lưu ý trong hộp chọn có danh sách thả xuống có nhãn Schedule from đang chọn Project
Start Date. Như đã lưu ý trước đó, bởi vì kế hoạch này được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu,
nên khi bạn nhập ngày bắt đầu-start date, Project sẽ tính toán ngày kết thúc dựa trên các chi tiết
về tiến độ được chứa đựng trong kế hoạch.
Bước 5: Kích OK để chấp nhận ngày bắt đầu của dự án và đóng hộp thoại Project
Information.
Liên quan đến
Project
Server
Hiển thị bảng
lịch

Chương II 23
Project cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để cho thấy ngày bắt đầu của dự
án. Ngày bắt đầu của dự án được thể hiện là một đường mỏng thẳng đứng nét đứt.
Lưu ý: Bạn có thể thiết lập để Project tự động hiển thị hộp thoại Project Information mỗi
khi bạn tạo ra một kế hoạch dự án mới. Để thực hiện thay đổi này, trên tab File kích Options.
Trong hộp thoại Project Options kích vào tab Advanced và trong khu vực bên dưới nhãn General
tích chọn hộp kiểm có nhãn Prompt for project info new projects.
Bước 6: Trên tab File kích Save.
Bời vì kế hoạch này chưa từng được lưu trước đó nên màn hình Save As xuất hiện.
Bước 7: Bên dưới khu vực có nhãn Save and Sync kích Computer và sau đí kích vào nút
Browse ở khu vực phía bên phải.
Bước 8: Di chuyển tới thư mục Practices/Chapter 2 trong cùng thư mục chứa tập tin về
cuốn sách này trên máy tính của bạn.
Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn File name gõ Simple plan.
Bước 10: Bấm vào nút Save để lưu kế hoạch và đóng hộp thoại Save As.
Lưu ý: Bạn có thể chỉ thị cho Project tự động lưu kế hoạch dự án đang được mở ra trong
một khoảng thời gian được định trước, chẳng hạn như cứ sau 10 phút lưu một lần. Trên tab File,
kích Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào Save, tích chọn hộp kiểm có nhãn Auto
save every và sau đó xác định khoảng thời gian ( theo phút) mà bạn muốn lưu tự động trong hộp
nhập có nhãn minute.
2.2. Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án- Project calendar
Lịch là phương tiện chủ yếu mà bạn kiểm soát mỗi khi nhiệm vụ và tài nguyên có thể được
lên tiến độ để làm việc trong trong Project. Trong những chương sau, bạn sẽ làm việc với các loại
lịch khác, còn trong chương này bạn chỉ làm việc với lịch dự án.
“Lịch dự án”-Project calendar xác định những ngày làm việc, ngày không làm việc và thời
gian làm việc trong ngày chung cho các nhiệm vụ. Project bao gồm nhiều kiểu lịch, gọi là các lịch
cơ sở-base calendar, bất kỳ kiểu lịch nào một trong số đó có thể được dùng để làm lịch dự án cho
một kế hoạch. Bạn lựa chọn một kiểu lịch cơ sở để nó sẽ được sử dụng làm lịch dự án trong hộp
thoại Project Information. Hãy coi lịch dự án như là lịch làm việc bình thường của tổ chức hay
cơ quan của bạn. Ví dụ, làm việc có thể là từ thứ Hai đến thứ Sáu, mỗi ngày làm việc từ 8:00 tới
17:00 và dành 1 tiếng cho nghỉ trưa. Cơ quan của bạn hoặc các tài nguyên cụ thể có thể có những
ngoại lệ đối với lịch làm việc bình thường này, chẳng hạn như các ngày lễ hoặc ngày nghỉ. Bạn sẽ
giải quyết các ngày nghỉ của tài nguyên trong Chương 4.
Bạn quản lý các lịch này thông qua hộp thoại Change Woring Time (truy cập trên tab
Project). Sử dụng hộp thoại này để thiết lập thời gian làm việc bình thường và các ngoại lệ về thời
gian làm việc cho các tài nguyên riêng biệt hoặc cho toàn bộ kế hoạch mà bạn sẽ thực hiện sau
đây.
Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần kê khai một ngày sắp tới mà
trong ngày đó toàn bộ nhân viên của nhà xuất bản sẽ không sẵn sàng để làm việc trong dự án ra
mắt cuốn sách.
Trong ví dụ này, bạn sẽ xem xét các lịch cơ sở có sẵn và sau đó tạo ra ngoại lệ về thời gian
làm việc trong lịch dự án:
Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information.
Hộp thoại Project Information xuất hiện.
Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn Calendar kích vào đầu mũi tên màu đen.

Chương II 24
Danh sách hiện có ba kiểu lịch cơ sở đi kèm với Project:
* 24 Hours: 24 giờ, làm việc liên tục, không có khoảng thời gian không làm việc.
* Night Shift: Ca đêm, bắt đầu từ đêm thứ hai và kết thúc vào sáng thứ bảy, một ca làm
việc từ 11 đêm nay tới 8 giờ sáng hôm sau và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ giữa giờ.
* Standard: Tiêu chuẩn, là các ngày làm việc truyền thống từ thứ Hai đến thứ Sáu, một
ngày làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ trưa.
Chỉ có thể chọn một trong số các lịch cơ sở trên để dùng làm lịch dự án. Đối với kế hoạch
dự án ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch dự án, và theo mặc định thì nó
đang được chọn.
Bước 3: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Project Information mà không thực hiện
bất kỳ sự thay đổi nào trong đó.
Bạn đã biết toàn bộ nhân viên nhà xuất bản Lucerne sẽ có mặt tại một sự kiện đặc biệt vào
ngày 22 tháng 1, do đó không có sự làm việc nào được lên tiến độ vào ngày này. Bạn sẽ ghi lại
ngày này là một ngoại lệ trong lịch dự án.
Bước 4: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time.
Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện.
Lưu ý: Kiểu lịch cơ sở đã được chọn làm lịch dự án ở trong hộp thoại Project Information
sẽ xuất hiện trong hộp chọn có nhãn For Calendar và nó sẽ đính kèm thêm dòng chữ “Project
calendar” ở trong dấu ngoặc đơn để hiển thị nó được chọn làm lịch dự án.

Chương II 25
Bước 5: Trong ô nhập dữ liệu thuộc cột có nhãn Name trong tab Exceptions-“ngoại lệ” ở
phần bên dưới của hộp thoại, gõ Staff at morale event- và sau đó kích vào ô tương ứng ở bên cột
có nhãn Start.
Lưu ý: Bạn không cần thiết phải đặt tên cho các ngoại lệ về lịch làm việc, nhưng đây là
một thói quen tốt để cho bạn hay người khác biết được lý do của sự ngoại lệ.
Bước 6: Trong ô tương ứng thuộc cột có nhãn Start, gõ 22/1/15, và sau đó kích vào ô tương
ứng trong cột có nhãn Finish hoặc nhấn phím sang phải trên bàn phím.
Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong bảng lịch nằm ở phía trên của tab
Exceptions hoặc từ bảng lịch thả xuống trong trường dữ liệu Start.
Và ngày này được lên tiến độ là ngày không làm việc đối với dự án. Trong hộp thoại, dấu
hiệu để nhận biết một ngày là ngày ngoại lệ khi ngày đó có dấu gạch chân và được phủ mầu.
Bước 7: Kích OK để đóng hộp thoại Change Working Time.
Để kiểm tra sự thay đổi này tới lịch dự án, quan sát trong phần biểu đồ của khung nhìn
Gantt Chart, bạn sẽ thấy thứ 5 ngày 22 tháng 1 bây giờ được định dạng bởi màu xám để thể hiện
đó là ngày không làm việc ( giống như những ngày nghỉ cuối tuần là thứ bảy và chủ nhật).
Trong phần này, bạn mới chỉ tạo ra một ngày cụ thể là một ngày không làm việc trong toàn
bộ kế hoạch. Các ví dụ thông thường khác của việc điều chỉnh thời gian làm việc bao gồm:
* Các ngày nghỉ lễ định kỳ hoặc các thời gian nghỉ khác theo một chu kỳ, chẳng hạn như
hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Để thiết lập các thời gian không làm việc định kỳ hoặc theo
chu kỳ, kích nút Details trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time.
* Thay đổi thời gian làm việc theo từng tuần. Đây là vấn đề xảy ra khi muốn đưa sự thay
đổi của các mùa vào trong thời gian làm việc, ví dụ mùa đông sẽ bắt đầu làm việc muộn hơn mùa
hè. Để thiết lập các tuần làm việc tùy chỉnh theo ý bạn, trên tab Work Weeks trong hộp thoại
Change Working Time, nhập phạm vi ngày mà bạn muốn trong trường Start và Finish, kích vào
nút Details, rồi sau đó thiết lập các điều chỉnh về thời gian làm việc mà bạn muốn .
* Thời gian làm việc đặc biệt cho một tài nguyên. Bạn sẽ thực hiện các thiết lập như thế
trong Chương 4.

Chương II 26
2.3. Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch
Cũng giống như các ứng dụng khác của Microsoft Office, Project cũng theo dõi một số
thuộc tính của tập tin. Một số thuộc tính này là các số liệu thống kê, chẳng hạn như tập tin đã được
sửa đổi bao nhiêu lần. Các thuộc tính khác bao gồm các thông tin mà bạn có thể muốn ghi lại về
một kế hoạch dự án, chẳng hạn như tên dự án, tên người quản lý của dự án hoặc các từ khóa để hỗ
trợ việc tìm tập tin. Một số thuộc tính được sử dụng trong các khung nhìn, trong các báo cáo và
trong tiêu đề trang và chân trang giấy khi in (header và footer). Bạn có thể xem và ghi lại các thuộc
tính này trong hộp thoại Advanced Properties.
Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn ghi lại các thông tin cấp cao
về kế hoạch cho ra mắt cuốn sách mới. Những chi tiết này sẽ không ảnh hưởng tới tiến độ nhưng
liên quan đến thông tin quan trọng được bổ sung mà bạn muốn giữ lại trong kế hoạch.
Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập một số thuộc tính về kế hoạch mà sau này bạn sẽ sử dụng khi
in ấn hoặc cho các mục đích khác:
Bước 1: Kích vào tab File.
Khung nhìn Backstage xuất hiện. Tab Info được mặc định là đang được chọn. Ở bên phải
của màn hình, dưới khu vực có nhãn Project Information, lưu ý tới các số liệu thống kê chính,
chẳng hạn như ngày bắt đầu-start date, nằm ở phía bên phải của khung nhìn Backstage. Chú ý
rằng, rất nhiều trường dữ liệu mà bạn nhìn thấy ở đây là giống với các trường dữ liệu mà bạn nhìn
thấy trong hộp thoại Project Information. Bạn có thể chỉnh sửa các trường dữ liệu này ở đây hoặc
trong hộp thoại Project Information.
Bước 2: Kích vào nhãn Project Information. Trong menu xuất hiện, kích Advanced
Properties.
Hộp thoại Properties xuất hiện với tab có nhãn Summary đang được mở ra.
Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Subject gõ: New book launch Schedule
Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Manager gõ: Carole Poland
Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Company gõ: Lucerne Publishing
Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Comments gõ: New chilrent’s book for spring release

Chương II 27
Bước 7: kich OK để đóng hộp thoại.
Để kết thúc phần này, bạn sẽ lưu những thay đổi này cho tập tin Simple plan.
Bước 8: Trên tab File kích Save.
* Nghiệp vụ quản lý dự án: Project là một phần của bức tranh lớn hơn.
Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và các thông tin mà bạn có quyền truy cập, các kế hoạch
mà bạn phát triển trong Project có thể không giải quyết những khía cạnh quan trọng khác của các
dự án của bạn. Ví dụ, rất nhiều dự án lớn đang được đảm trách bởi các cơ quan tổ chức mà có một
quy trình quản lý sự thay đổi. Trước khi một sự thay đổi lớn tới phạm vi của một dự án được thông
qua, nó phải được đánh giá và chấp thuận bởi những người quản lý và thi hành dự án. Mặc dù đây
là một hoạt động quản lý dự án quan trọng nhưng nó không phải là một cái gì đó được thực hiện
trực tiếp trong Project.

Chương III 28
Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ

Chương III 29
Các nhiệm vụ-Task là các thành phần cơ bản nhất của bất kỳ kế hoạch dự án nào. Các nhiệm
vụ đại diện công việc phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu của kế hoạch. Các nhiệm vụ
miêu tả công việc về mặt phụ thuộc, thời hạn thực hiện và các yêu cầu về tài nguyên. Trong
Microsoft Project 2013 có một số loại của nhiệm vụ. Chúng bao gồm nhiệm vụ khái quát-
Summary task, nhiệm vụ con-Subtask và nhiệm vụ cột mốc-Milestone ( tất cả sẽ thảo luận trong
chương này). Nói rộng hơn, những gì được gọi là nhiệm vụ-Task trong Project đôi khi được gọi
một cách chung chung hơn là các hoạt động hoặc các gói công việc ( activities or work packages).
3.1. Nhập tên của nhiệm vụ
Như đã đề cập trước đó, các nhiệm vụ đại diện cho công việc phải được thực hiện để đạt
được các mục tiêu của các dự án.
Tên nhiệm vụ nên dễ được nhận biết và có ý nghĩa với những người sẽ thực thi và các bên
liên quan khác bởi vì họ là những người sẽ nhìn thấy tên của nhiệm vụ. Dưới đây là một số hướng
dẫn để tạo nên những cái tên nhiệm vụ thích hợp:
* Sử dụng các cụm động từ ngắn để mô tả về công việc sẽ được thực hiện, chẳng hạn như
"Đổ bê tông".
* Nếu các nhiệm vụ sẽ được tổ chức vào trong một cấu trúc dạng đề cương-Outline, đừng
lặp lại các chi tiết trong tên của nhiệm vụ khái quát vào tên của nhiệm vụ con trừ khi nó cần rõ
ràng hơn.
* Nếu các nhiệm vụ sẽ có các tài nguyên được phân công tới, đừng đưa tên của tài nguyên
vào trong tên của các nhiệm vụ.
Hãy luôn nhớ rằng, bạn luôn luôn có thể chỉnh sửa tên của các nhiệm vụ vào bất cứ lúc nào
nên không cần lo lắng về việc phải có được các cái tên nhiệm vụ chính xác trong khi bạn đang
bước đầu nhập chúng vào trong một kế hoạch. Đặt mục tiêu sử dụng các cụm từ ngắn gọn, đầy
tính miêu tả để truyền tải công việc được yêu cầu và những cụm từ có ý nghĩa với bạn và những
người khác, những người sẽ thực thi công việc hoặc xem xét lại dự án. Khi cần thiết, bạn cũng có
thể thêm các chi tiết trong các ghi chú của nhiệm vụ, sẽ được miêu tả sau trong chương này.
Lưu ý: Khi bạn nhập một cái tên của nhiệm vụ cũng là lúc bạn đang tạo ra một nhiệm vụ
mới. Mỗi nhiệm vụ trong Project đều nằm một trong hai chế độ tiến độ mà kiểm soát cách thức
lên tiến độ của nhiệm vụ đó: chế độ tiến độ thủ công (mặc định ) hoặc chế độ tiến độ tự động. Bạn
sẽ làm việc với chế độ tiến độ tự động ở phần 3.6 "Chuyển đổi chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ
thủ công sang tự động " trong chương này.
Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thu thập được các cái tên của các
nhiệm vụ ban đầu cho việc ra mắt cuốn sách mới.
Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập tên của các nhiệm vụ.
Bạn cần đến tập tin Simple Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter03 đi kèm với cuốn
sách này. Mở tập tin Simple Tasks_Start và lưu nó thành file mới (save as) là Simple Task.
Bước 1: Kích trực tiếp vào ô dữ liệu ngay bên dưới tiêu đề cột Task Name.
Bước 2: Gõ Assign launch team members và sau đó nhấn phím Enter.
Nhiệm vụ mà bạn vừa nhập được cấp cho một số ID (Identification-số thứ tự định dạng cá
nhân). Mỗi nhiệm vụ chỉ có một số ID duy nhất, nhưng nó không nhất thiết phải là sự thể hiện thứ
tự mà các nhiệm vụ xảy ra. Màn hình của bạn sẽ trông giống như hình dưới đây.
Bởi vì đây là một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công-Manual Scheduled ( mặc định và đã
được biểu thị trong cột có nhãn Task Mode) nên không có thời hạn thực hiện nhiệm vụ ( ô dữ
liệu tương ứng thuộc cột có nhãn Duration không có gì) hay thời điểm thực hiện nhiệm vụ ( ô dữ
liệu tương ứng thuộc cột có nhãn Start và Finish không có gì), và nhiệm vụ này vẫn chưa có một
thanh bar Gantt cho nó trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart. Trong phần tiếp theo bạn

Chương III 30
sẽ làm việc với chế độ tiến độ tự thì luôn luôn có thời hạn thực hiện (Duration) và thời điểm thực
hiện (Start và Finish).
Hãy nghĩ rằng một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công là một sự giữ chỗ lúc ban đầu mà
bạn có thể tạo ra bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của việc lên tiến độ. Vào
lúc này bạn có thể không biết gì nhiều hơn ngoài cái tên của nhiệm vụ và điều đó không có vấn đề
gì cả. Khi bạn nhận ra hoặc quyết định cần phải chi tiết hơn về nhiệm vụ, chẳng hạn như khi nào
thì nó xảy ra, thì bạn có thể thêm những chi tiết đó cho kế hoạch
Bước 3: Nhập tên cho các nhiệm vụ sau, nhấn phím Enter sau mỗi lần nhập:
Design and order marketing material
Distribute advance copies
Coordinate magazine feature articles
Launch public web portal for book
Màn hình máy tính của bạn có lẽ nhìn cũng tương tự như thế này.
Trong khi xem lại các nhiệm vụ mà bạn đã nhập vào, bạn nhận ra rằng bạn đã bỏ quên một
nhiệm vụ. Bạn muốn nhập nhiệm vụ này vào giữa hai nhiệm vụ có ID là 2 và 3. Bạn sẽ chèn nhiệm
vụ đó ở bước tiếp theo.
Bước 4: Kích vào tên của nhiệm vụ có ID là 3, Distribute advance copies.
Bước5: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích vào Task .
Project sẽ chèn một hàng cho một nhiệm vụ mới và thay đổi lại số ID của các nhiệm vụ tiếp
theo phía dưới nó. Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là <New Task>.
Hiển thị trong cột này thể hiện là chế độ tiến độ của
nhiệm vụ là thủ công hay tự động

Chương III 31
Bước 6: Với tên của nhiệm vụ mới <New Task> đang được lựa chọn, gõ Public Launch
Phase và sau đó nhấn Enter.
Nhiệm vụ mới đã được thêm vào kế hoạch.
Lưu ý: Để xóa một nhiệm vụ đã được nhập, kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ đó và kích
Delete Task trên Shortcut menu xuất hiện.
* Nghiệp vụ quản lý dự án: Xác định đúng các nhiệm vụ cho việc chuyển giao của dự án
Mỗi dự án có một mục tiêu hoặc một ý định cuối cùng: đó lý do mà dự án đã bắt đầu. Điều
này được gọi là sự chuyển giao của dự án. Sự chuyển giao này có thể là một sản phẩm hữu hình,
chẳng hạn như một cuốn sách mới, hoặc một dịch vụ hoặc một sự kiện, chẳng hạn như một bữa
tiệc ra mắt sản phẩm. Xác định đúng các nhiệm vụ để tạo ra sự chuyển giao là một kỹ năng cần
thiết cho một người quản lý của dự án. Danh sách các nhiệm vụ mà bạn tạo ra trong Project cần
mô tả tất cả các công việc cần thiết, và chỉ là những công việc cần thiết mà thôi để hoàn thành dự
án thành công.
Khi phát triển danh sách các nhiệm vụ, bạn có thể thấy nó rất hữu ích để phân biệt phạm vi
của sản phẩm từ phạm vi của dự án. Phạm vi của sản phẩm mô tả chất lượng, tính năng và chức
năng của sự chuyển giao của dự án. Ví dụ, sự chuyển giao của dự án mà chúng ta đang thực hiện
nhiệm vụ là cuốn sách mới dành cho trẻ em và phạm vi sản phẩm đó có thể bao gồm số lượng các
trang và hình ảnh minh họa. Mặt khác, phạm vi dự án là miêu tả các công việc cần thiết để chuyển
giao một sản phẩm hoặc một dịch vụ nào đó. Trong nhiệm vụ của chương này, phạm vi của dự án
gồm có các nhiệm vụ chi tiết liên quan đến việc tạo ra sự quảng cáo và các ý kiến ban đầu về cuốn
sách.
Phạm vi là một thành phần (cùng với thời gian và chi phí) của công việc quản lý dự án, sẽ
được mô tả trong Phụ lục A.
3.2. Nhập thời hạn thực hiện nhiệm vụ
Thời hạn thực hiện-Duration của một nhiệm vụ đại diện số lượng thời gian bạn mong đợi
nó sẽ được dùng để hoàn thành nhiệm vụ đó. Project có thể làm việc với các thời hạn thực hiện
của nhiệm vụ mà phạm vi từ vài phút cho đến vài tháng. Tuỳ thuộc vào phạm vi của kế hoạch dự
án của bạn, bạn có thể sẽ muốn làm việc với các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ trên quy mô theo
giờ, ngày và tuần.
Hãy cùng khám phá các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ với một ví dụ. Giả sử rằng một kế
hoạch dự án có lịch dự án với thời gian làm việc được định rõ là từ 08:00 giờ sáng đến 5:00 giờ
chiều, trong đó đã bao gồm một tiếng dành cho việc nghỉ trưa, từ thứ hai cho đến thứ 6, thời gian
không làm việc là buổi tối ( sau 05:00 giờ chiều ) và những ngày cuối tuần ( thứ 7 và chủ nhật)
(Nếu bạn cần xem lại lịch dự án, xem trong chương 2). Nếu bạn ước tính rằng một nhiệm vụ nào
đó sẽ mất 16 tiếng làm việc để hoàn thành thì bạn có thể nhập thời hạn thực hiện của nó là "2d" để
lên tiến độ nhiệm vụ đó trong hai ngày, mỗi ngày làm việc 8 tiếng. Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ đó
vào lúc lúc 8 giờ sáng ngày thứ sáu thì nó sẽ được hoàn thành vào lúc 5 chiều ngày thứ hai của

Chương III 32
tuần kế tiếp, do những ngày cuối tuần không làm việc vì ngày thứ bảy và chủ nhật đã được chỉ
định là thời gian không làm việc- Nonworking time.
Bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau khi nhập các thời hạn thực hiện nhiệm vụ.
Nếu bạn nhập như thế này Nó sẽ hiện thị như sau Và nó có nghĩa là
30m 30 mins 30 phút
6h 6 hrs 6 giờ
4d 4 days 4 ngày
3w 3 wks 3 tuần
2mo 2 mons 2 tháng
Như đã lưu ý trước đó, Project xử lý việc lên tiến độ của các nhiệm vụ trong hai cách. Các
nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động-Automatic Schedule luôn luôn có một thời hạn thực hiện (
mặc định là 1 ngày). Tuy nhiên, các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công-Manual Schedule, ban
đầu không có bất kỳ giá trị thời hạn thực hiện nào. Thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ là thứ
cần thiết để Project lên tiến độ một nhiệm vụ, do đó nó tạo cảm giác rằng một nhiệm vụ có chế
độ tiến độ thủ công, không yêu cầu một giá trị thời hạn thực hiện, không được Project lên tiến độ.
Tuy nhiên là bạn có thể nhập các giá trị thời hạn thực hiện cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ
công và bạn sẽ làm điều đó trong phần này.
Với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn có thể nhập các giá trị thời hạn thực hiện
thông thường có sử dụng các chữ viết tắt trong bảng trên, ví dụ "3d" cho thời hạn ba ngày. Bạn
cũng còn có thể nhập các giá trị văn bản cho nó, chẳng hạn như " Check with Bob ". Những giá trị
văn bản này được thay thế bởi giá trị thời hạn thực hiện là 1-day (1ngày) mặc định khi bạn chuyển
đổi một nhiệm vụ từ chế độ tiến độ thủ công sang tự động.
Lưu ý: Project sẽ không cho phép bạn nhập một giá trị văn bản cho giá trị của thời hạn
thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc của nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.
Project sử dụng các thời lượng thời gian tiêu chuẩn tính theo giờ và phút cho thời hạn thực
hiện: 1 phút bằng 60 giây và 1 giờ bằng 60 phút. Đối các thời hạn thực hiện tính theo thời lượng
ngày, tuần và tháng thì bạn có thể sử dụng các mặc định của Project (ví dụ, mỗi tháng có 20 ngày),
hoặc thiết lập các giá trị của riêng bạn. Để làm được điều này, vào tab File, chọn Options, và trong
hộp thoại Project Options, kích Schedule, như được minh họa dưới đây.

Chương III 33
- Trong hộp nhập có nhãn Hours per day: Với việc thiết lập 8 giờ làm việc cho mỗi ngày,
thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là hai ngày (2d) cũng giống việc nhập là 16 giờ (16h).
- Trong hộp nhập có nhãn Hours per week: Với việc thiết lập 40 giờ làm việc cho mỗi
tuần, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là ba tuần (3w) cũng giống việc nhập là 120 giờ
(120h).
- Trong hộp nhập có nhãn Hours per month: Với việc thiết lập 20 ngày làm việc cho mỗi
tháng, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là 1 tháng (1mo) cũng giống việc nhập là 160
giờ ( 8 giờ mỗi ngày x 20 ngày trong tháng).
Các ví dụ trong chương này sử dụng các giá trị mặc định của Project: Mỗi ngày làm việc
8 giờ, mỗi tuần làm việc 40 giờ và mỗi tháng làm 20 ngày.
Lưu ý: Nếu cần, bạn có thể lên tiến độ để các nhiệm vụ xảy ra trong cả khoảng thời gian
không làm việc (Nonworking time) cũng như trong thời gian làm việc (Working time). Để làm điều
này, nhập một khoảng thời gian trôi qua (elapsed time) cho thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bạn
nhập khoảng thời gian trôi qua bằng cách đặt trước các chữ cái viết tắt đơn vị của thời hạn thực
hiện bằng chữ cái " e". Ví dụ, gõ "1ed " để chỉ ra rằng thời hạn thực hiện nhiệm vụ đó là 1 ngày
với 24 giờ làm việc, hoặc " 1ew " tương đương với 1 tuần có bảy ngày làm việc và mỗi ngày làm
24 giờ, hoặc "1emo" tương đương với 1 tháng có ba mươi ngày làm việc và mỗi ngày làm 24 giờ.
Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian trôi qua cho các nhiệm vụ mà diễn ra theo thời gian
thực tế ( 1 ngày có 24 tiếng) chứ không chỉ diễn ra theo thời gian làm việc bình thường ( số lượng
thời gian làm việc tùy thuộc vào việc thiết lập của bạn). Ví dụ, một dự án xây dựng có thể có nhiệm
vụ "Đổ bê tông móng" và nhiệm vụ "Dỡ bỏ ván khuôn móng". Nếu như vậy thì bạn cũng có thể
muốn có một nhiệm vụ nữa gọi là "Chờ cho bê tông đông kết" bởi vì bạn chỉ có thể tháo dỡ ván
khuôn khi bê tông đông kết đạt đến một giá trị cường độ nào đó. Nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông
kết" cần phải có một khoảng thời gian trôi qua vì bê tông sẽ đông kết trong một phạm vi bao gồm
các ngày liên tục liên tiếp cho dù đó là ngày làm việc hay ngày không làm việc. Nếu bê tông mất
48 giờ mới đạt cường độ cho phép tháo ván khuôn thì bạn có thể nhập thời hạn thực hiện cho
nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông kết" là "2ed". Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ đó lúc 9 giờ sáng thứ
sáu thì Project sẽ lên tiến độ hoàn thành nhiệm vụ đó vào lúc 9 sáng ngày chủ nhật. Tuy nhiên,
trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ làm việc với các thời hạn thực hiện không có khoảng thời
gian trôi qua trong Project.
Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã đưa ra danh sách liệt kê các nhiệm
vụ ban đầu tới những người sẽ thực hiện nhiệm vụ đó và các bên liên quan khác của dự án. Và họ
đã đưa cho bạn các thông tin phản hồi sơ bộ ( mặc dù chưa đầy đủ ) về một số thời hạn thực hiện
của nhiệm vụ mà bạn muốn ghi lại trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới.
Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập các giá trị khác nhau của thời hạn thực hiện nhiệm vụ, ngày
bắt đầu và kết thúc cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công mà bạn đã tạo ở bước trên.
Bước 1: Kích vào ô dữ liệu thuộc cột có nhãn Duration tương ứng với nhiệm vụ có ID là
1, Assign lauch team members.
Trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ có ID là 1 được chọn.
Bước 2: Gõ 1d và sau đó nhấn phím Enter.
Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào biểu tượng mũi tên lên hoặc xuống để nhập hoặc thay đổi
giá trị trong trường dữ liệu Duration.
Giá trị 1 day sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu Duration. Project vẽ một thanh bar Gantt
cho nhiệm vụ này, nó bắt đầu tại ngày bắt đầu của dự án mà bạn đã thiết lập trước đó trong Chương
2, đó là ngày 5 tháng 1 năm 2015.

Chương III 34
Trước khi các nhiệm vụ được liên kết với nhau (Link) hoặc ngày bắt đầu hoặc kết thúc cụ
thể được thiết lập, Project sẽ thiết lập tất cả các nhiệm vụ mới mà có một giá trị thời hạn thực hiện
bắt đầu vào ngày bắt đầu của dự án ( Start date trong hộp thoại Project Information). Điều này
đúng cả với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công lẫn tự động.
Bước 3: Nhập các thời hạn thực hiện hoặc cụm từ sau đây cho các nhiệm vụ sau đây:
ID Task Name Duration
2 Design and order
marketing material
Check with Marketing team
3 Public Launch Phase Nhấn phím Enter để bỏ qua
nhiệm vụ này
4 Distribute advance copies 2d
Đối với nhiệm vụ có ID là 5, Coordinate magazine feature articles, bạn sẽ nhập ngày bắt
đầu và ngày kết thúc và Project sẽ tính toán thời hạn thực hiện.
Bước 4: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Start tương ứng với nhiệm vụ có ID là 5,
gõ 19/1/15 rồi sau đó nhấn phím Tab.
Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn
Start. Kích vào đầu mũi tên mầu đen trong trường dữ liệu đang được chọn và bảng lịch xuất hiện,
trong bảng lịch đó di chuyển đến tháng mà bạn muốn. Rồi sau đó kích vào ngày bạn muốn.
Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Finish tương ứng với nhiệm vụ có ID là
5, gõ 27/1/15 rồi sau đó nhấn phím Enter.
Project tính toán thời hạn thực hiện nhiệm vụ là sáu ngày. Lưu ý đây là sáu ngày làm việc:
Từ thứ Hai đến thứ Tư, và ngày thứ Sáu của tuần đầu tiên, và sau đó là ngày thứ hai và thứ ba của
tuần kế tiếp. Project cũng vẽ thanh bar Gantt cho nhiệm vụ, kéo dài trên các ngày làm việc này
cộng với các ngày không làm việc (sự kiện tinh thần Thứ 5 ngày 22 tháng 1 mà bạn thiết lập trong
chương hai cộng với ngày nghỉ cuối tuần) nằm giữa chúng, được hiển thị như sau đây.
Bước 6: Đối với nhiệm vụ ID 6, Launch public web portal for the book, bạn không biết
thời hạn thực hiện lẫn ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt được những

Chương III 35
gì mà bạn biết.
Bước 7: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Start của nhiệm vụ 6, gõ About two weeks
before launch complete và sau đó nhấn Enter.
Cũng như giá trị thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn cũng
có thể nhập một chuỗi văn bản cho ngày bắt đầu hoặc kết thúc hoặc cho cả hai. Khi nhiệm vụ này
được chuyển đổi sang chế độ tiến độ tự động, chuỗi văn bản đó sẽ được thay thế bởi các ngày cụ
thể.
* Nghiệp vụ quản lý dự án: Làm thế nào mà bạn đến gần được thời hạn thực hiện chính
xác?
Bạn nên xem xét hai quy tắc chung sau khi ước lượng thời hạn thực hiện nhiệm vụ:
- Thời hạn thực hiện của toàn bộ dự án thường tương đương với thời hạn hiện của nhiệm
vụ; các dự án kéo dài thường có xu hướng có các nhiệm vụ có thời hạn thực hiện dài hơn so với
các nhiệm vụ trong các dự án ngắn.
- Nếu bạn theo dõi quá trình thực hiện của dự án so với kế hoạch của bạn (sẽ được mô tả
trong chương 7 và một số chương tiếp theo) bạn cần phải xem xét mức độ chi tiết mà bạn muốn
áp dụng cho các nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một dự án kéo dài nhiều năm,
có thể là không thiết thực hoặc thậm chí là không thể khi theo dõi các nhiệm vụ được đo theo phút
hoặc giờ. Nói chung, bạn nên đo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ ở mức độ chi tiết thấp nhất.
Đối với các dự án bạn làm việc trong cuốn sách này thì thời hạn thực hiện được cung cấp
cho bạn. Còn đối với các dự án của bạn thì bạn sẽ thường phải ước lượng thời hạn thực hiện của
các nhiệm vụ. Nguồn tư liệu tốt cho việc ước lượng thời hạn thực hiện gồm có:
- Thông tin lịch sử từ các dự án tương tự trước đó.
- Ước lượng từ những người mà sẽ hoàn thành nhiệm vụ của bạn.
- Sự phán đoán lão luyện của những người đã quản lý các dự án tương tự.
- Các mức trung bình của các cơ quan tổ chức chuyên nghiệp hoặc công nghiệp mà đã thực
hiện các dự án tương tự như dự án của bạn.
Một quy tắc đã qua kinh nghiệm được gọi là quy tắc 8/80. Quy tắc này đề xuất thời hạn
thực hiện nhiệm vụ từ 8 giờ (hoặc một ngày) đến 80 giờ (10 ngày làm việc, hoặc hai tuần) là thời
hạn chuẩn. Các nhiệm vụ mà thời hạn thực hiện ngắn hơn một ngày có thể là bị chia quá nhỏ và
nhiệm vụ có thời hạn thực hiện lâu hơn hai tuần có thể là quá dài để quản lý đúng. Có nhiều lý do
chính đáng để phá vỡ quy tắc này, nhưng đối với hầu hết các công việc trong các dự án của bạn
thì nó có đáng để xem xét.
Đối với sự phức tạp, các dự án có thời hạn thực hiện dài hoặc các dự án bao gồm một lượng
lớn các ẩn số, thì bạn có thể tạo các ước lượng về thời hạn thực hiện chi tiết chỉ của những nhiệm
vụ được bắt đầu sớm và được hoàn thành sớm (ví dụ, trong vòng 2-4 tuần). Sau đó bạn chỉ có thể
ước lượng thời hạn thực hiện rất chung chung cho các nhiệm vụ mà chúng sẽ bắt đầu sau đó (ví
dụ, sau 2-4 tuần). Bạn có thể duy trì một buổi họp định kỳ về việc ước lượng thời hạn thực hiện
của nhiệm vụ với các nhóm đều đặn theo thời gian.
Đối với các dự án phức tạp, có lẽ bạn sẽ kết hợp những điều này và các chiến lược khác để
ước lượng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bởi vì việc ước lượng thời hạn thực hiện của nhiệm
vụ không chính xác là một nguồn rủi ro chính trong bất kỳ dự án nào, nên việc tạo ra các ước lượng
tốt là kết quả của những nỗ lực đáng giá đã bỏ ra.
3.3. Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng
Ngoài việc nhập các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn cũng có thể muốn kê khai một sự kiện
quan trọng cho kế hoạch của dự án của bạn, chẳng hạn như ngày kết thúc một giai đoạn quan trọng
của dự án. Để làm được điều này, bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ cột mốc-Milestone Task.

Chương III 36
Các nhiệm vụ cột mốc là các sự kiện quan trọng mà hoặc là đạt được trong kế hoạch (
chẳng hạn như sự hoàn thành của một giai đoạn của công việc) hoặc là áp đặt lên kế hoạch ( chẳng
hạn như một thời hạn chót để chính thức xin tài trợ vốn). Bởi vì bản thân nhiệm vụ cột mốc thường
không bao gồm ất kỳ sự làm việc gì nên các nhiệm vụ cột mốc được đại diện bởi các nhiệm vụ có
thời hạn thực hiện bằng không.
Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn chỉ được biết ngày mà các hoạt động
lên kế hoạch của việc ra mắt cuốn sách mới cần phải được hoàn tất để việc ra mắt cuốn sách diễn
ra đúng thời gian. Và bạn muốn ngày này được hiển thị trong kế hoạch.
Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ cột mốc .
Bước 1: Kích vào tên của nhiệm vụ có ID là 3, Public Launch Phase.
Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích Milestone .
Project chèn một hàng cho nhiệm vụ mới và thay đổi lại số thứ tự (ID) của các nhiệm vụ
tiếp theo ở phía sau nó. Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là <New Milestone> và đưa cho nó một
thời hạn thực hiện 0 ngày. Cũng như các nhiệm vụ mới khác, nhiệm vụ cột mốc này ban đầu được
lên tiến độ vào ngày bắt đầu của dự án là ngày 05 tháng 1.
Bước 3: Với việc tên của nhiệm vụ cột mốc <New Milestone> đang được chọn, gõ
Planning complete! rồi sau đó nhấn phím Enter.
Nhiệm vụ cột mốc này đã được thêm vào kế hoạch của bạn.
Trong phần biểu đồ phía bên phải của khung nhìn Gantt Chart thì nhiệm vụ cột mốc xuất
hiện với biểu tượng của 1 viên kim cương ( hình thoi).
Lưu ý: Bạn có thể đánh dấu một nhiệm vụ có bất cứ thời hạn thực hiện nào là một nhiệm
vụ cột mốc. Kích đúp vào tên của nhiệm vụ để hiển thị hộp thoại Task Information, và sau đó
kíc vào tab Advanced và tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Mark task as milestone.
3.4. Tạo ra các nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch
Bạn sẽ thấy nó hữu ích sử dụng các nhiệm vụ khái quát-Summary Task để tổ chức xắp xếp
các nhóm của các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau trong một dạng đề cương (Outline).
Khi các nhiệm vụ khái quát được sắp xếp theo trình tự thời gian thì các nhiệm vụ khái quát cấp
cao nhất được gọi là các giai đoạn.
Khi xem xét một kế hoạch của dự án, việc nhìn thấy các nhiệm vụ được tổ chức trong một
cấu trúc dạng đề cương sẽ giúp bạn và các bên liên quan suy nghĩ về các đầu mục công việc chính.
Ví dụ, người ta thường phân chia các dự án xuất bản sách thành thành các giai đoạn là: biên tập,
thiết kế và sản xuất. Với một cấu trúc đề cương được áp dụng, sau đó bạn có thể bung ra hoặc thu

Microsoft project 2013 tieng viet by kienking

Microsoft project 2013 tieng viet by kienking

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (18)

Similar to Microsoft project 2013 tieng viet by kienking

Similar to Microsoft project 2013 tieng viet by kienking (20)

Microsoft project 2013 tieng viet by kienking