Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011/12/11

13,983 views

Published on

5 Bí quyết thành công trong tổ chức sự kiện
Thành công trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thành công
Thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại

Double Check

Rehearsal (Chạy thử chương trình)

Hãy tưởng tượng thật rõ nét

Quy tắc ngược

Bình tĩnh

Published in: Education

Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011/12/11

  1. 1. Tp. HCM 2011/12/11Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  2. 2. About me… • Project Manager – BMG International Education • Chủ nhiệm tổ chức VVO – Vietnamese Volunteer Organization • Phó chủ nhiệm CLB Marketer Việt Nam • Trưởng Ban Sự Kiện Diễn đàn BinhSon.net • Giám đốc Công ty SOTO Tech • Thành viên của một số nhóm, tổ chức khác…Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  3. 3. Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  4. 4. Mục tiêu của buổi huấn luyện • Hiểu rõ thế nào là tổ chức sự kiện • Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện • Có kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệpNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  5. 5. Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  6. 6. Event Soâi ñoäng khaép Vieät NamNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  7. 7. Sự kiện là gì? • Họp báo (cũng là một loại sự kiện) • Hội nghị, hội thảo • Giới thiệu sản phẩm • Lễ khai mạc, khai trương, động thổ, khánh thành... • Road-show • Music show • Hội chợ/Triển lãm/Lễ hội (Festival)... • Các chương trình xã hộiNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  8. 8. Tại sao phải tổ chức sự kiện? • Đối với Doanh nghiệp: Hoạt động Marketing - PR • Đối với Công tác Đoàn Hội 1. Công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho đoàn viên thanh niên: 2. Công tác hỗ trợ học tập cho đoàn viên thanh niên 3. Công tác tổ chức hoạt động phong trào cho đoàn viên thanh niênNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  9. 9. Chân dung ngƣời tổ chức sự kiện?Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  10. 10. Các bƣớc tổ chức sự kiệnNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  11. 11. Các bƣớc tổ chức sự kiện? Hiệu Độc quả Mục đáo đích Phù hợp Đánh Ý tưởng giá Kế Diễn ra hoạch Sản xuất Quảng báNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  12. 12. Các bƣớc tổ chức sự kiện? Mục đích Đánh Ý tưởngKIỂM SOÁT giáCheck List Kế Diễn ra hoạch Sản xuất Rủi ro Quảng báNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  13. 13. Các bƣớc tổ chức sự kiện? Hiệu Độc quả Mục đáo đích Phù hợp Kết thúc Ý tưởngKIỂM SOÁT Đánh giáCheck List Kế Diễn ra hoạch Sự cố Sản xuất Quảng Rủi ro báNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  14. 14. Các bƣớc tổ chức sự kiện 1. Mục đíchNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  15. 15. Mục đích tổ chức sự kiện?Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  16. 16. Các bƣớc tổ chức sự kiện 2. Ý tƣởngNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  17. 17. Ý tƣởngNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  18. 18. Các bƣớc tổ chức sự kiện 3. Lên kế hoạchNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  19. 19. 3. Lên Kế hoạch tổ chức sự kiện • Mục tiêu chương trình 5W+1H • Đối tượng tham gia WHAT • Nội dung chương trình – Cấu trúc sơ lược WHERE • Các thiết kế chính trong chương trình WHEN • Quảng bá chương trình • Ngân sách thực hiện WHO • Tiến độ thực hiện WHY • Vận động tài trợ HOW • Đo lường hiệu quả tổ chức chương trìnhNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  20. 20. Kịch bản chƣơng trình Có 3 loại kịch bản cơ bản: 1. Kịch bản ý tƣởng (Concept): thể hiện ý tƣởng chủ đạo, nội dung chính của event 2. Kịch bản đề cƣơng (Program Flow): • Hình thành cấu trúc & trình tự chương trình • Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự • Ước đoán thời gian/thời lượng của từng nội dung/tiết mục • Ước đoán thời gian/thời lượng của toàn bộ chương trình 3. Kịch bản thực hiện : • Bảng liệt kê theo trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện, • Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, lúc nào • Mô tả cụ thể diễn biến • Nêu đích danh người phụ trách từng diễn biến • Toàn bộ diễn biến trong sự kiện được tái hiện đầy đủ trên giấy • Đề cao trách nhiệm cá nhân & phối hợp tập thể. • Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hoàn hảoNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  21. 21. Kịch bản đề cƣơng (Program Flow) Thời gian Hoạt động 18.00pm Ca nhạc chào mừng Đón khách Trò chơi trúng thưởng 18.30 – 18.45  Chủ nhiệm chương trình phát biểu khai mạc Khai mạc  Tặng hoa khách mời 18.45-19.15 Diễn giả diễn thuyết Chương trình chính  Giao lưu hỏi đáp 19.15-19.30  Cảm ơn và tặng hoa diễn giả Bế mạc  Tuyên bố kết thúcNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  22. 22. Kịch bản thực hiện chƣơng trìnhMẫu 1 : Kịch bản chƣơng trình Tên công ty/đơn vị tổ chức :.................CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:.................................................... V ị tr í - Ghi chú:Stt Phần chƣơng trình Thời gian Thời lƣợng Nội dung Nhân vật Âm thanh Ánh sáng Hiệu ứng khác Ngƣời phụ trách 18h00 - Vàng Tiền sảnh 19h0 nh 1 Đón khách 0 60’ Đón khách PGs Nhạc nhẹ ẹ ......................... A ................ .................... ..................... ..................... ..... .. . Hoạt động 1 MC . . ...................... B ................ Sân khấu2 .................... ..................... ..................... ..... Mở màn .. . Hoạt động 2 Vũ đoàn . . ...................... C ................ .................... ..................... ..................... ..... .. . Hoạt động 3 ...................... . . ...................... A, B ................ Chƣơng trình .................... ..................... ..................... ..................... ..... 4 ca nhạc .. . . ...................... . . ...................... ...................... ................ .................... ..................... ..................... ..................... ..... 5 Két thúc .. . . ...................... . . ...................... ...................... ................ .................... ..................... ..................... ..................... ..... 6 Tiến khách .. . . ...................... . . ...................... ...................... Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  23. 23. Quảng bá cho sự kiệnNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  24. 24. Quảng bá cho sự kiện • Xác định rõ mục đích truyền thông là gì? • Thông điệp chính của chương trình là gì? • Chiến lược triển khai ra sao? Sử dụng các kênh, phương tiện nào? • Thời gian cụ thể triển khai • Khi thể hiện bằng bảng biểu, toàn bộ các phương tiện truyền thông tham gia quảng bá cho chương trình phải được liệt kê đầy đủ theo thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có thể dễ dàng theo dõi. • Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa điểm ...cụ thể đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện.Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  25. 25. Kế hoạch quảng bá truyền thôngMẫu 2 : Quảng bá chƣơng trình Tên công ty/ đơn vị tổ chức :................ CHƢƠNG TRÌNH:.......................................................................................................................... THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................Stt Phƣơng tiện truyền thông Cụ thể Qui cách Nội dung Số lƣợng Thời gian Địa điểm Giới thiệu chƣơng 1 tuần trƣớc sự Poster A3 trình 10.000 bản kiện Trung tâm VH Tờ rơi A5 ...................... .................... ...................... ......................1 Ấn phẩm Thƣ mời A4 ...................... .................... ...................... ...................... Banner 0.8m x 1.8m ...................... .................... ...................... ...................... Bandrole 1.2m x 1.8m ...................... ..................... ...................... ...................... Tuổi Trẻ Bài viết 1/2 trang ...................... ..................... ...................... ......................2 Báo chí Thanh Niên ...................... ...................... ..................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... ...................... ...................... VTV TVC ...................... ..................... ...................... ......................3 Truyền hình HTV TVC ...................... ..................... ...................... ......................4 Khác ...................... ...................... ...................... ..................... ...................... ...................... Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  26. 26. Xây dựng Check list Event • Là một bảng tổng hợp (Danh sách) các hoạt động cần thiết cùng các yêu cầu đặt ra để tiến hành một sự kiện hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra.Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  27. 27. Check list EventTên công ty/đơn vị tổ chức :................ CHƢƠNG TRÌNH:......................................................................... THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:.................................................... Công việc/ Đánh giá mức độ Hàng hóa cần hoàn thành côngStt Phân nhóm chuẩn bị Yêu cầu Deadline Phụ trách việc 1 Đón khách ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 2 Tiệc ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 3 Sân khấu ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ Âm thanh, ánh 4 sáng ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ Chƣơng trình 5 biểu diễn ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 6 Bảo vệ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 7 Chụp ảnh, video ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  28. 28. Các thành phần trong một checklist Giới thiệu sự kiện – Truyền thông • Chương trình • Brochures • E-mail • Hướng dẫn • Bảng ghi chú • Thư mời Dụng cụ • Bảng ghi nhớ • Thư mời Tài liệu đăng kí • Poster • Danh thiếp • Tờ rơi • Web site • Quan hệ cộng đồng • Catalogs • Thư mờiNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  29. 29. Các thành phần trong một checklist Đón khách • Trang trí đại sảnh • Đăng kí • Người hướng dẫn • Đón khách • Lễ tân, Bảo vệ • Nhân viên hỗ trợ • Tea-break • Người hướng dẫn • Người phiên dịch • Dịch vụ vận chuyển… • Biển hiệuNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  30. 30. Các thành phần trong một checklist Địa điểm tổ chức • Kết cấu tòa nhà • Bàn ghế • Điều hòa • Thiết bị nghe nhìn • Âm thanh • Rạp che • Bố trí sân khấu • Sắp xếp chỗ ngồi • Trang trí • Điều kiện vệ sinh • Ánh sáng – Sân khấu • An ninh, bảo vệ • Thời gian dàn dựng, thực hiện • Sự trang bị đồ đạc • Cho thuê dụng cụ • Lựa chọn vị trí • Xử lý rác thải…Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  31. 31. Các thành phần trong một checklist Tiệc • Các loại nước uống • Đặc sản • Bữa điểm tâm • Buffet • Bữa trưa • Đồ vật cho thuê • Bữa tối • Tháp băng tạo hình • Người phục vụ • Nhân viên phục vụ • Dụng cụ ăn • Nhà vệ sinh • Đồ vật khác có thể dùngNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  32. 32. Các thành phần trong một checklist Chương trình giải trí • Nghệ sĩ nhào lộn • Nghệ sĩ opera • Nghệ sĩ đu dây • Ca sĩ • Xiếc thú • Đội trống • Vũ công • Nghệ sĩ xiếc, hài • Người mẫu • Biểu diễn nấu ăn • DJ • Nghệ sĩ uốn dẻo • MC • Nghệ sĩ hóa trang • Dàn nhạc • Hoạt động thủ côngNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  33. 33. Các thành phần trong một checklist Chương trình giải trí • Trưng bày • Show Lazer/ánh sáng • Quay phim • Trình chiếu • Còi hiệu • Trò chơi trong ngày hội • Xe diễu hành • Mô phỏng lễ hội • Khu chụp ảnh • Nghi lễ • Biểu diễn pháo hoa • Hoạt cảnh • Diễu hành, đồng diễn • Cuộc thi đấu • Thể thao/Game • Du lịch • Các hoạt động khácNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  34. 34. Các thành phần trong một checklist Quà tặng • Album • Hoa • Tranh nghệ thuật • Vật có khắc dấu • Hàng thủ công • Logo trưng bày • Băng đĩa nhạc • Quần áo • Phần thưởng • Hình ảnh • Vật đeo trang trí • Túi xách • CD-ROM chương trình • Giấy viếtNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  35. 35. Dự trù ngân sáchNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  36. 36. Mẫu 3 : Dự trù chi phí Tên công ty tổ chức :................ CHƢƠNG TRÌNH:......................................................................... THỜI GIAN:......................................................ĐỊA ĐIỂM:....................................................Stt Khoản mục Mô tả chi tiết ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Giấy phép 2 Địa điểm, Địa điểm 3 Chi phí sản xuất Poster, … ..................... ................... .................... Thƣ mời ................... Bandrole ................... CỘNG ................... ..................... 4 Chi phí thuê ngoài Sân khấu ..................... ................... ..................... Âm thanh, ánh sáng .................... ................... ..................... CỘNG ................... 5 Chi phí biểu diễn MC ..................... ................... ..................... Ca sĩ ..................... ................... ..................... CỘNG ................... 6 Chi phí khác Thiết kế ..................... ................... ..................... .......................................... Vận chuyển, set up ..................... .................... ................... ..................... CỘNG ........................... ................... 7 Chi phí dự phòng ...................... ..................... ..................... ................... ..................... TỔNG CỘNG ................... Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  37. 37. Lập Tiến độ công việc – Timeline chi tiết • Là tổng thời gian cần thiết kể từ thời điểm lập kế họach tổ chức đến khi thực hiện và kết thúc chương trình. • Là tập hợp từng khoản thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc cụ thể. • Cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo đối phó sự cố nếu có xảy ra.Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  38. 38. Tiến độ công việc - Timeline Mẫu 4 : Tiến độ thực hiện (Time-frame) Tên công ty tổ chức :................ CHƢƠNG TRÌNH:......................................................................... THỜI GIAN:..................................................... ĐỊA ĐIỂM:.................................................... St t Khoản mục Chi tiết W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 W12 1 Proposal ............................ 2 Kế họach thực hiện ............................ 5 Giấy phép ............................ 6 Địa điểm, đặt tiệc ............................ 8 Thiết kế ............................ 12 Sản xuất ........................... 14 Thƣ mời ........................... 15 Làm việc nhà cung cấp ............................ 18 Dàn dựng ............................ Kiểm tra/Chạy thử chƣơng 19 trình ............................ 20 Chƣơng trình chính thức ............................ 21 Kết thúc ............................Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  39. 39. Tiến hành Sản xuất & truyền thôngNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  40. 40. Các bƣớc tổ chức sự kiện 4. Tiến hành Sản xuất & truyền thôngNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  41. 41. Tiến hành Sản xuất & truyền thông Planning Lập kế hoạch Monitoring Organizing Kiểm tra/Theo dõi Triển khai tổ chức MANAGEMENT Leading Staffing Chỉ đạo/Điều hành Tổ chức nhân lựcNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  42. 42. Tiến hành Sản xuất & truyền thông (tt) • Thực hiện đúng chức năng từng bộ phận. • Đảm bảo tiến độ thời gian (Time-frame) • Kiểm soát chi phí (Dự kiến chi phí) • Họp định kỳ cập nhật tình hình • Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên • Đặt biệt lƣu ý: CHẠY THỬNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  43. 43. Các bƣớc tổ chức sự kiện 5. Diễn ra sự kiệnNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  44. 44. Các công cụ cần thiết • Kịch bản chương trình: Kịch bản đề cương, kịch bản thực hiện (kịch bản MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản VDO, kịch bản chi tiết tổng hợp…) • Checklist thực hiện sự kiện của từng bộ phần phụ trách từng phần chương trình. • Danh sách liên lạc của BTC & các nhà thầu phụ • Bộ đàm liên lạc, Laptop… • Giấy viết ghi chú: ghi lại tất cả những điều cần lưu ý, truyền đạt thông điệp, nhắc nhớ…Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  45. 45. Thực hiện sự kiệnNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  46. 46. Xử lý sự cố • Các sự cố thƣờng gặp • Sự cố về điện • Sự cố nhân vật quan trọng đến trễ hoặc không thể đến • Sự cố thiết bị • Sự cố phối hợp không ăn ý • Sự cố bất khả kháng: mưa, nắng… • Cần • Tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có thể xảy ra • Nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu, xử lý hậu quả tức thời. • Không được chủ quan cho dù là những sự cố rất nhỏ. • Rút kinh nghiệmNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  47. 47. Các bƣớc tổ chức sự kiện 6. Kết thúc & đánh giáNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  48. 48. Kết thúc sự kiện • Dọn dẹp nơi tổ chức, bào quản vật dụng đã sử dụng • Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp • Tổng hợp các phiếu đánh giá của người dự (nếu có) • Họp rút kinh nghiệm • Tổng hợp báo cáoNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  49. 49. Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  50. 50. Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  51. 51. 5 Bí quyết thành công trong tổ chức sự kiện • Thành công trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thành công Thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại • Double Check • Rehearsal (Chạy thử chương trình) • Hãy tưởng tượng thật rõ nét • Quy tắc ngược • Bình tĩnhNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  52. 52. Nguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp
  53. 53. Connect to me… • Nguyen Huy Toan (Mr) Education Consultant Marketing Manager - BMG International Education • Email: toan.nguyen149@gmail.com Toan.nguyen@bmg.edu.vn • Mobile: (+84) 987 362 149 • Website: http://nguyenhuytoan.com • Facebook: http://facebook.com/nguyenhuytoanqn • Youtube: http://youtube.com/nguyenhuytoanqn • Slideshare: http://slideshare.net/nguyenhuytoanqn • Flickr: http://www.flickr.com/photos/nguyenhuytoan/ • Mediafire: http://mediafire.com/nguyenhuytoanNguyễn Huy Toàn – Project Manager Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp

×