Formulir isian online telah disiapkan untuk memfasilitasi komunikasi antar tim secara online dalam kegiatan legalisasi aset. Data dapat diakses dan diperbaharui secara real-time oleh seluruh tim, menghilangkan kebutuhan berkas fisik dan mengurangi waktu tunggu. Grupbox memungkinkan sinkronisasi data yang efisien dengan kesalahan minimal dibandingkan penyedia cloud storage lain.

1. Telah dipublikasikan pada HANTARU 2015 di GBK
Tanggal 6 s/d 8 November 2015
Team SulawesiTengah
GRUP-BOX

2.  Nama Grup-Box mengadopsi nama dari
Aplikasi DROPBOX.
 Di sebut Grup-Box karena Dropbox tidak
dipakai untuk kalangan sendiri tetapi dibuat
untuk Pemakaiannya secara bersama-sama
dalam satu tim kerja
 Satu tim kerja yaitu seluruh pegawai pada satu
Kantor Pertanahan

3.  Orang yang memakai DROPBOX tidak ada bedanya dengan
orang yg tidak memakai dropbox dalam mengoperasikan
seperangkat komputernya.
 Bedanya, bagi Pengguna Dropbox :
- File-filenya selain dapat disimpan pada komputer pribadinya,
juga dapat dibuka pada komputer lain secara online
- Selain pada komputer, file-filenya dapat diakses pula pada
Smartphone Android
- Tidak perlu membawa laptop pribadinya karena seluruh filenya
dapat diakses dimana saja, kapan saja karena internet bukan
lagi hal yang baru.

4.  Dropbox jika hanya digunakan sendiri, maka besar
penyimpanan file “Cloud Storage” yang diberikan secara
Gratis hanya 2,5gigabyte
 Tetapi GRUP-BOX, selain mendapatkan secara Free
2,5gb juga penambahan 250mb setiap 1 pegawai gabung
dalam grup-box,
 Dengan kapasitas yang diberikan, maka dapat
diasumsikan bahwa GRUP-BOX dapat digunakan selama
4 (empat) tahun untuk membuat penuh kapasitas
penyimpanan tersebut.

5.  Jika ruang penyimpanan Dropbox penuh, maka file-file lama
atau file-fila yang sifatnya pasif dipindahkan ke MEGA
CLOUD.
 Mega Cloud menyediakan ruang penyimpanan sebanyak
50Gb secara Gratis yang dapat diakses dimana saja seperti
halnya Dropbox
 Apa bedanya MEGA CLOUD dengan GRUP-BOX. Yaitu jika
grupbox dapat digunakan baik secara Offline maupun Online,
maka mega cloud hanya dapat digunakan secara Online dan
tidak ada fasilitas Singkronisasi Data

6.  Secara khusus digunakan untuk komunikasi data pada
Kegiatan Legalisasi Aset, dimana dibuat beberapa tim
secara terpadu antara Tim Yuridis, Tim Teknis, Tim
Monitoring dan Tim Pelayanan
 Satu tim telah dibuatkan formulir online yang diisi sesuai
dengan data yang valid.
 Grup-Box melakukan singkronisasi data tersebut ke
seluruh tim. Komunikasi antar tim dilakukan secara
online tanpa perlu copy file, tatap muka dan
menghilangkan waktu tunggu

7. 1. Formulir Isian Online telah disiapkan pada Komputer Tim Yuridis. Berdasarkan hasil pemeriksaan
berkas dan validasi oleh Tim Yuridis, isian formulir itu dilengkapi lalu di SAVE.
2. Isian formulir yang lengkap, terkirim saat itu itu juga ke Tim Pelayanan. Tim Pelayanan lalu
mendaftarkan permohonan tersebut di KKP. Tim Pelayanan kembali harus menginputkan data pada
Formulir Isian Online berupa Nomor Berkas, DI. 401.
3. File formulir isian online tersebut kemudian terkirim ke Tim Yuridis untuk dibuatkan Evidence, dan
juga ke Tim Teknis untuk pengukuran lapangan.
4. Tim Teknis kemudian melengkapi kembali Formulir Isian Online dapat berupa Nomor SU, luas
lapangan, NIB, dll, lalu file tersebut terkirim ke Tim Yuridis.
5. Tim Yuridis kemudian mengolah data tersebut hingga berkas dinyatakan selesai.
6. Formulir Isian Online terakhir diakses oleh Tim Pelayanan, didalamnya terdapat Nomor Seri Blanko
masing-masing nomor berkas
7. Tim Monitoring yang terdiri dari Kepala Kantor Pertanahan dan seluruh Kepala Seksi dapat memantau
perkembangan Program Legalisasi Aset dari Laporan Online.
Disini diperlukan keahlian untuk memformulasi Aplikasi Microsoft Excel agar
informasi dapat diketahui sesuai dengan kebutuhan masing-masing Tim

8.  Dapat dibayangkan bahwa seluruh data kegiatan Program Legalisasi
Aset tersimpan secara ONLINE. Dapat diakses dimana saja, kapan
saja, menghilangkan rasa takut kehilangan data.
 GRUPBOX membuatnya merasa mudah. Tidak lagi menunggu Tim
Yuridis membawa seluruh berkas ke Loket Pelayanan untuk di Entry,
tapi cukup mengisi FIO secara lengkap.
 Ketika Tim Yuridis klik SAVE, maka secara otomatis Tim Pelayanan
menerima notifikasi : “Update FIO-Desa….. diperbaharui”
 Ketika Tim Yuridis kembali ke Kantor setelah melakukan
Pemeriksaan berkas di Desa A, maka Tim Pelayanan telah
mendaftarkannya di KKP

9.  Hanya DROPBOX yang dapat
melakukan singkronisasi data
dengan sedikit kesalahan.
 Bandingkan dengan Penyedia Cloud
Storage lainnya seperti :
- Google Drive dari Google, dan
- One Drive dari Microsoft
keduanya sangat lamban dalam
singkronisasi file, bahkan
membutuhkan koneksi internet yang
baik TETAPI Dropbox tidak.
 Satu lagi Penyedia Cloud Storage
yang belum diuji coba yaitu BOX