Informatiemanagers hebben methodologie nodig om te kunnen verbinden. Pendelen tussen ontwerpen en ontwikkelen.

1. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
“Beter verbinden met een
methodologie
methodologie”
Beelden van de verbinder
Rollen en competenties
van een verbinder
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 1

2. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Rollen van een verbinder
Procesmanager: verkokerd denken, lopende processen
koppelen en ondersteunen;
Interface: strategisch samenwerken; zaken (laten) uitvoeren
in de organisatie;
“Teleurstellingsmanager” beter “verwachtingsmanager”:
g g g g
zowel slechte boodschap brengen als slechte boodschap
incasseren; moet aan veel verwachtingen voldoen;
Bruggenbouwer: meer ‘verbindingsofficier’; schippert tussen
vele prioriteiten; omvat vele taken; vraagt telkens andere rol.
Vertaler: verbinden door gesprekken, ‘ieders taal spreken’ en
aan elkaar begrijpelijk maken.
Oliemannetje: dagelijkse gang van zaken gesmeerd laten
verlopen; ‘alwetend’ moeten zijn.
Regisseur: d regie h d
R i de i houden bij h t uitvoeren van processen
het it
Katalysator: klantperspectief staat centraal; is meer een
ondernemer.
Initiator/ondernemer: initiatieven nemen, nieuwe plannen
ontwikkelen en motiveren van omgeving
Resultaten forumdiscussie Werkconferentie “Verbinden in bedrijfsvoering”:
Voorzitter pSG-beraad, pSG BZK, DG Management Openbare Sector, DG Rijksbegroting, DG Programma Andere Overheid
Competenties: de duizendpoot
Creëren en Activeren en
Meerder ‘talen’
vasthouden verbinden keten-
spreken
‘Sense of urgency’ partners
Onderhandelen,
overleggen, Creëren van
overtuigen vertrouwen
Gezamenlijke
Verbinden van
prestaties op
arena’s
agenda houden
Schaken op Maken van en
meerdere borden toezien
Bron: Com-U graphic op afspraken
Wederzijdse
Schakelen tussen
Doelvervlechting afhankelijkheden
besturingsniveaus
zichtbaar maken
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 2

3. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
De essentie van het verbinden
Concurrerend
waardenmodel Quinn
Verschillende waarheden lopen door
elkaar en zijn sterk contextgebonden…
j g
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 3

4. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
MENSGERICHT Flexibiliteit
OMGEVINGSGERICHT
MENTOR INNOVATOR
R.E. Quinn:
Het concurrerende
waardenmodel
STIMULATOR BEMIDDELAAR
Intern Extern
CONTROLEUR PRODUCENT
COÖRDINATOR BESTUURDER
Beheersing
ORGANISATIEGERICHT RESULTAATGERICHT
Flexibiliteit
MENSGERICHT: OMGEVINGSGERICHT:
• Gedeelde betekenissen • Leven met verandering
• Participatief leiderschap • Management van
• Effectief communiceren veranderingen
• Persoonlijke ontwikkeling • Creativiteit stimuleren
• Teambuilding en • Onderhandelen
conflicthantering g • Presenteren
Intern Extern
ORGANISATIEGERICHT: RESULTAATGERICHT:
• Kernprocessen beheren •Persoonlijke productiviteit
• Projectmanagement •Anderen motiveren
• Taken ontwerpen •Initiatief nemen
• Informatie beheersbaar maken •Doelen stellen
•Delegeren
Beheersing
R.E. Quinn: Het concurrerende waardenmodel
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 4

5. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Verbindersrollen (1)
Flexibiliteit
Samenbinder Netwerker
• Bruggenbouwer • Ambitieus
• Toegankelijk • Creatief
• Begrijpend • Sociabel
• Behulpzaam • Open
• Betrokken • Zelfvertrouwen
Intern Extern
Procesregisseur Aanjager
• Nauwgezet
g • Duidelijkheid
j
• Analytisch • Overzicht
• Ordelijk • Wilskracht
• Betrouwbaar • Taakgericht
• Verantwoordelijk • Voortvarend
Beheersing
Verbindersrollen (2)
De samenbinder hecht belang aan en stuurt door het stimuleren van
samenwerking en gezamenlijkheid en creëert daarbinnen ruimte voor
ambities van mensen.
De netwerker hecht belang aan en stuurt door het crëeren van nieuwe
mogelijkheden en kansen, fungeert waar nodig zelf als boegbeeld of biedt
anderen de kans dat te zijn.
De procesregisseur hecht belang aan en stuurt door middel van procedures
en processen, heeft de regie, zorgt voor planning en structuur en ziet erop
toe dat iedereen zich houdt aan de regels van het spel.
De aanjager hecht belang aan en stuurt door het organiseren van visie en
richting, het aangeven van duidelijke kaders en het aanspreken van mensen
op realisatie van afspraken.
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 5

6. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Deze rollen zijn nog niet zo
makkelijk in praktijk te brengen…
De rol van verbinder is kwetsbaar
“De burgemeester verantwoordelijk maken voor de bestrijding van
alle ellende verhoudt zich moeilijk tot de zo gewaardeerde rol van
verbinder in de lokale samenleving en in het lokaal bestuur”
12
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 6

7. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Afvoerputje…..?
“Volgens de ondernemingsraad is sprake van
een structurele onderbezetting en zijn
computersystemen niet op orde”.
“De ondernemingsraad wijt de chaos aan
‘een tekortschietend management en
een
afwezigheid van juist toezichthouderschap”
Flexibiliteit
Professionals Burger / Klant
Intern Extern
Hoe verbinden ???
Staf / Top
Bedrijfsvoering
Beheersing
R.E. Quinn: Het concurrerende waardenmodel
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 7

8. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Essentieel bij het verbinden
De kunst van het verbinden is het kunnen omgaan met
polariteiten en paradoxen.
Bij een paradox wordt het probleem niet gezien als de
definitieve, maar als een schijnbare tegenstrijdigheid.
Het streven is een EN-EN ofwel een WIN-WIN oplossing. Dit
doet een beroep op slimheid en creativiteit. Ambiguïteit en
creativiteit
tegenstrijdigheid bestaan dan slechts bij oppervlakkige
waarneming. Bij dieper graven blijken synergie en creatieve
tussenoplossingen mogelijk.
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 8

9. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Een methodologie:
Biedt handvatten om met paradoxen om te gaan
g
Helpt om achteraf verantwoording af te kunnen
leggen over het handelen
Biedt keuzes en dwingt tot bewuster kiezen
Helpt om transparanter te handelen
Wat is een methodologie 18
Methodologie is “de weg waarlangs” een verbinder werkt.
Het is de wijze waarop hij – gelet op de aard van de vraag –
kiest voor een bepaalde wijze van omgaan met die vraag
(wat derhalve kan resulteren in een probleemstelling), kiest
voor de manier waarop hij omgaat met de (mensen in de)
organisatie waar de vraag uit afkomstig is en kiest voor zijn
eigen voorkeuren en dergelijke.
Methodologie
M th d l i iis een vorm van h d li
handelingsleer.
l
Handelingsleer betekent; een leer (= set van aannames,
overwegingen en praktische aanwijzingen) volgens welke
men handelt teneinde zijn gedrag/handelen te kunnen
verantwoorden en/of transparant te maken.
Bron: Jonker en Pennink
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 9

10. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Twee basale grondhoudingen 19
Onderzoek doen “aan” de organisatie
› Kennen door de ogen van de verbinder
g
› Kennen vooraf, conceptualiseren en toetsen
› Expertbenadering
(positivisme)
Onderzoek doen “met” de organisatie
Paradigma
› Kennen door de ogen van de ander
› Kennen door construeren, ontdekken Methodologie
› Gezamenlijke betekenisgeving
Methoden
› Procesadvisering
(constructivisme) Technieken
Bron: Jonker en Pennink
De uitdaging…
Van Nistelrooij en de Wilde: Voorbij verandermanagement, Whole Scale Change
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 10

11. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Ieder zijn eigen methodologie 21
IMAC methodologie(n) 22
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 11

12. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Gedragingen bij vertrouwen
1. Rechtdoorzee zijn;
2. Respect tonen;
3. Transparantie creëren;
4. Fouten rechtzetten;
5. Loyaliteit tonen;
6. Resultaten boeken;
7. Jezelf verbeteren;
8. De realiteit onder ogen zien;
9. Duidelijkheid sc eppe o e verwachtingen;
u de j e d scheppen over e ac ge ;
10. Verantwoording afleggen;
11. Eerst luisteren;
12. Toezeggingen nakomen;
13. Vertrouwen uitdragen.
Bron: S.M.R. Covey
Matrix van Vertrouwen
1 Goedgelovigheid Beoordelingsvermogen 2
Veel
Blind vertrouwen Slim vertrouwen
Mate van
gemeen-
schappelijke
betekenis Geen vertrouwen Wantrouwen
Weinig
3 Besluiteloosheid Achterdocht 4
Weinig Veel
Analyse
Afgeleid van S.M.R. Covey
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 12

13. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
25
Werken aan taaie
vraagstukken
“Vertrouwen komt te voet en
“V t k tt t
gaat te paard”
Ontwerpen volstaat niet
Het klassieke command & control volstaat niet
wanneer vraagstukken ongestructureerd zijn, er vele
kk d ij l
meningen over bestaan en oorzaken slecht te duiden
zijn.
Voor deze wicked problems is een andere aanpak
nodig….
Een ontwikkelgerichte aanpak:
‘nemen van besluiten in overleg met partijen uit de
omgeving van de organisatie’
Vind de balans tussen ontwerpen en ontwikkelen
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 13

14. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Het spel spelen!
Sociaal constructivisme 28
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 14

15. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
De spelers
In het speelveld laten partijen vaak niet het achterste
van h tong zien maar er zijn well een aantall
hun t i ij t
kenmerken waar te nemen:
1. De machtspositie van een speler. Een partij die over
geld of kennis beschikt heeft productiemacht. Een
partij die niet iets kan creëren maar wel iets kan
tegenhouden is een blokkademacht.
2. Elke speler stelt zichzelf de vraag: ‘what’s in it for me?’
3. Spelers vertonen strategisch gedrag. Dit betekent dat
ze niet alleen een inhoudelijk standpunt hebben
maar ook het spel van de besluitvorming spelen
Het speelveld
Elk veranderingsproces kent vele stakeholders
(politieke besluitvormers, ketenpartners,
leveranciers, afnemers, brancheorganisaties, etc).
leveranciers afnemers brancheorganisaties etc)
Inschatting van de machtverhoudingen vergt
inzicht in de op handen zijnde machtsmiddelen:
1. Formele machtsmiddelen: bevoegdheden en
positie van de partijen (denk aan de Top)
2. Financiële machtsmiddelen. Wie beschikt over de
middelen en stelt budget beschikbaar
3. Reputatie- of referentiemacht. Sommige partijen
hebben meer invloed op basis van een verworven
reputatie
4. Expertisemacht. Kennis als macht (denk aan
Informatiemanagers)
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 15

16. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Eisen aan de spelleider
Een verandermanager moet leren om het spel te
spelen. P
l Procesmanagement vraagt daarbij om hele
t td bij h l
andere competenties dan projectmanagement.
Om tot verandering te komen creëren
projectleiders scherpe en precisie analyses, en
zorgen voor afgebakende en gefocuste doelen
binnen zo helder mogelijke randvoorwaarden.
Verandering doorzetten met een procesmatig
karakter vergt vooral begrip van de inrichting van
de interactie tussen de spelers in het veld.
Projectbenadering vs
procesbenadering
Probleem; helder, nauw en scherp vs ruim met
elementen voor alle stakeholders
l t ll t k h ld
Doel; SMART vs Multi-issue met aandacht voor
‘naming’en ‘framing’
Informatie; Need-to-know vs nice-to-know
Besluitvorming; besluitvorming belangrijk op één
moment (go/no-go) vs besluitvorming als proces en
slechts op enkele momenten formeel ‘aftikken’
Evaluatie; doelrationeel (effectiviteit en efficiëntie)
vs toetsing op tevredenheid met oplossing en
proces en toetsing op relationele aspecten
(duurzaamheid) en het leerproces.
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 16

17. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Het spel spelen:
integreer benaderingen
Vanuit een procesbenadering projecten initiëren
› Zorgen dat er concrete resultaten worden geboekt
Een projectbenadering starten om tot een goede
procesaanpak te komen
› De ‘knuppel in het hoenderhok’. Het kan effectief zijn om eerst
knuppel hoenderhok
een kant-en-klaar plan neer te leggen om (door verzet) alle
juiste spelers aan tafel te krijgen. Dit is een strategische afweging.
Dus… verbinden van
waarheden en paradoxen
Flexibiliteit
Samenbinder Netwerker
• Bruggenbouwer • Ambitieus
• Toegankelijk • Creatief
• Begrijpend • Sociabel
• Behulpzaam • Open
• Betrokken • Zelfvertrouwen
Intern Extern
Procesregisseur
g Aanjager
j g
• Nauwgezet • Duidelijkheid
• Analytisch • Overzicht
• Ordelijk • Wilskracht
• Betrouwbaar • Taakgericht
• Verantwoordelijk • Voortvarend
Beheersing
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 17

18. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
DE ORGANISATIE
• missie en doel
DE VERBINDER
• zelf – “IKKE”
• rol/positie
Inhoud
cultuur Relatie
Proces “sensemaking”
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 18

19. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
www.jaapboonstra.nl
Meaning
g g
gaat voor mij over de betekenis die ik wil hebben voor
j
anderen en waar ik professioneel en maatschappelijk
aan wil bijdragen. Vanzelfsprekend gaat het dan ook over wat
me raakt en beweegt. Met mijn kennis en ervaring lever ik
vooral bijdragen aan…………………… zodanig dat klanten,
burgers en medewerkers daar positieve effecten van merken.
Being gaat over de ‘zijnsvraag’: Wat fascineert me, wat zijn
inspiratiebronnen, wat en wie ben ik.
De zijnsvraag is voor mij relevant omdat het de manier kleurt
waarop ik naar de werkelijkheid kijk. Wat ik waarneem en
vervolgens voor waar aanneem. Het geeft richting aan mijn
handelen.
Engaging gaat over mijn betrokkenheid bij …………..maatschappelijke
en culturele problemen.
Mijn kijk op organisaties 38
De kudde buffels De vlucht ganzen
Loyaal aan en afhankelijk van de
leider;
Doe precies wat je gezegd wordt,
stel geen vragen;
Wacht op instructies, doe niets
totdat je gezegd is wat je moet
doen.
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 19

20. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
De vlucht 39
Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor zichzelf en bepaalt wat te doen
tijdens de vlucht Iedere deelnemer weet waar de vlucht heen gaat Door
vlucht. gaat.
die eensgezinde richtingsbepaling kan het leiderschap makkelijker aanvaard
worden.
Een ieder wil het leiderschap op zich nemen als dat voor de groep nodig is;
als de voorste gans moe wordt, komt er een frisse achter uit de vlucht naar
voren om het leiderschap over te nemen. Dit systeem garandeert een hoog
tempo.
De volgelingen achter in de vlucht moedigen de leider aan, ook dit
garandeert een hoog tempo.
Deelnemers zorgen voor elkaar. Z blijft iedereen gecommitteerd aan het
D l lk Zo i d itt d h t
gemeenschappelijke doel. Als een gewonde gans moet neerdalen, gaan er
twee gezonde mee om hem te verzorgen en voeden totdat de zieke weer
verder kan of sterft. Zij voegen zich dan bij de oorspronkelijke vlucht of bij een
volgende.
Als de aard van de activiteit verandert, dan reorganiseren de leden van de
groep zich moeiteloos. Vliegen doen ganzen in een V-vorm, landen in
golven en foerageren in viertallen.
TELL ME AND I WILL FORGET
SHOW ME AND I WILL REMEMBER
INVOLVE ME AND I WILL UNDERSTAND
(Confucius)
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 20

21. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
41
Mensen met belang in een
bepaald vraagstuk.
ARE-IN
• A = authority
• R = resources
• E = expertise
• I = informatie
• N = need
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 21

22. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Alles is met elkaar
verbonden
Éen onderwerp
onderzoeken in isolement
levert weinig op
Iedere deelnemer kan zijn
ij
visie inbrengen
Ontdekken van het
gemeenschappelijke;
Verkennen van
brandende vragen;
Genereren van input,
kennis delen;
Mogelijke acties
ij i
verkennen;
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 22

23. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Appreciative inquiry 45
Waar is nu behoefte aan?
Verkennen TOEKOMST Ambiëren
WAT WIE
Analyseren HEDEN/VERLEDEN Doorleven
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 23

24. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Alterna- toekomst Aspiraties
tieven
Verkennen Ambiëren
WAT zakelijk persoonlijk WIE
Analyseren Doorleven
Inzicht Bewust-
heden zijn
Visie
Betekenis
Verkennen Ambiëren
bepalen
Keuze Intenties Bewe-
Plan
bepalen bepalen ging
Analyseren Positie Doorleven
bepalen
Beeld
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 24

25. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
De lerende organisatie 49
Contact maken
Loslaten & afscheid
nemen
Heldere afspraken
maken
METHODOLOGIE
Tijdelijk Werkbare Ondernemende Vraag scherp
Overeen-komsten en alpartijdige maken en waar-
proces-advisering nemen
Betekenis geven aan
de opdracht
Actie-gericht
betekenis & zingeven
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 25

26. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
Wat willen
we
bereiken?
Hoe gaan
we de
doelen
bereiken?
Wat
Waar zijn
vraagt de
we goed
omgeving
in?
van ons?
51
respect onbevooroordeeld
onbevangen
vertrouwen
oprecht
veiligheid
Jij Ik
open minded
verlangens
Wij
onvoorwaardelijk
versterking
verbondenheid
verandervermogen
Advanced organizer Jacques Smeets
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 26

27. IMAC module 6: 14-4-2010
Methodologie van een verbinder
53
VRAGEN
Ir. Jacques Smeets MCM CMC 27