ניסוח הכותרת: נועדה לסקרן. כל אחד מזדהה עם העובדה שהשוק תחרותי.
נתונים, מידע וידע הם מונחים קרובים שנוטים לבלבל בינהם.
נתון הוא ערך כמותי, מספר כלשהו שמתאר במהלך הפעילות הרגילה של המלון נוצרת כמות גדולה מאד של נתונים. אם ניקח לדוגמה מרכיב אחד כמו הכנסה, נראה שאפשר לקבל כמות גדולה מאד של נתונים הקשורים למרכיב הזה כמו: הכנסה לפי יום, חודש, או שנה, הכנסה ממחלקה מסויימת, בחלוקה של יום חודש או שנה, הכנסה לפי סוגי חדרים ועוד..
במערכת הניהול של המלון הנתונים הללו מסודרים בדוחות טבלאיים או בגרפים, ונותנים עובדות מספריות על פעילות המלון.
מידע :כמות הנתונים הגדולה והמיגוון העצום שלהם דורש השקעה גדולה של זמן מהמנהל על מנת לשלוף אותם ממערכת הניהול ולהציג אותם באופן שמאפשר ניתוח והסקת מסקנות. או במילים אחרות להפוך את הנתונים למידע.
מערכת BI תוכנה כזו שולפת את הנתונים ממערכת הניהול של המלון, מעבדת אותם ומציגה אותם באופן שמאפשר הסקת מסקנות תפעוליות למלון. מעבר לזאת, התוכנה נותנת ערך מוסף שמערכת הניהול של המלון איננה נותנת כמו השוואה לשנים קודמות, קביעת מטרות ועמידה ביעדים, מיקוד במקורות הכנסה עיקריים והשוואה למלונות דומים אחרים
את כל השאלות הללו שואלים לא בגלל שזה מענין אלא בגלל שהן הבסיס לקבלת החלטות אופרטיביות!
בתוכנת הניהול נמצאים כל הנתונים שמופקים מתוכנת הניהול עבור המלון הספציפי
על מנת נתונים לפי חודשים רק עבור שנה אחת צריך לבצע 12 פעם את הסינון בתוכנה.
בגרף המידע המוצג כאן יש גם גרף שהוא יותר ברור ונותן תחושת יחסיות גם נתונים לפי שנה ולפי YTD ןגם תחזית וגם השוואה בין שנים.
זהו מידע. המידע הזה זמין כל הזמן ומתעדכן כל הזמן.
ברור שהפקת הנתונים והפיכתם למידע הוא תהליך שגוזל זמן. על מנת להגיע למידע צריך להשקיע הרבה זמן.
אם ניקח בחשבון שלייצר גרף כזה לוקח 10 דקות במקרה הטוב של מי שיודע, הרי שלייצר את כל הגרפים הדרושים מדברים על כמה שעות – וזה רק עבור יום אחד ופעם אחת. זה לא ריאלי.
המידע במערכת איסקדובי ישאב בעתיד ממקורות נוספים כמו מהאינטרנט – דבר שמערכת הניהול לא יכולה ולא נותנת. למשל להשוואה מה עושים המתחרים.
גורם הניחוש: רוב המנהלים מקבלים החלטות על סמך ניחוש או אינפורמציה לא בדוקה. ניקח למשל פרסום באתר מסוים. הפרסום עולה כסף. מי יודע באמת מה הכנסות מהאתר הזה? כל שנה הבעלים של האתר מנסה לשכנע שכדאי להשקיע בפרסום. זה האינטרס שלו. מי יודע כמה ההכנסה הממוצעת להזמנה מהאתר ביחס להכנסה מלקוח חוזר למשל או מאתר אחר או ממדינה מסויימת?
BI מאפשר למצוא שאלות חדשות. חשוב לשאול שאלות ולדעת לנסח שאלות. כאשר יש לך מידע (לא נתונים) שמוצגים בצורה מסוימת השאלות לפעמים צצות מאליהן. למשל: מידע שמראה שממקור מסויים אחוז הביטולים הוא גדול ביחס לממוצע, השאלה המתבקשת היא למה? ביחד עם מידע נוסף זה כול להביא להחלטות איך לטפל במקור ההזמנה הספציפי הזה.
היתרון של מערכת BI הוא שהיא מציגה מידע מעובד, עדכני וזמין מידית. עיבוד המידע לקח בחשבון את הצרכים של המלון ולכן התשובות מהירות ונכונות. שיפור זמן התגובה יכול לחסוך כסף רב. אם נחזור לדוגמה של אתר הפרסום, לוח הזמנים היום לקבלת החלטה הוא מידי שנה. התהליך של קבלת המידע מהמערכת – אם הוא מתבצע הוא חלקי וגוזל הרבה זמן. אם למשל המצב הוא טוב ורואים שהאתר מביא הרבה פרנסה, אולי כדאי להגביר את הפרסום? אם רואים בזמן שהמצב מתדרדר, אפשר לראות את זה בזמן ולהגיב בהתאם.
מערכת BI נותנת בין השאר תחזיות. אם רואים ירידה בתפוסה לעומת שנים שעברו בתקופות המקבילות אפשר לנסות ולחקור מה יכולות להיות הסיבות. המערכת "פותחת את העינים" ובזמן למיגוון של אירועים.
ניתוח העדפות לקוחות: מערכת ה BI פותחת חלון להעדפת לקוחות, אם זה חדרים או שירותים מסויימים, סוגי אירוח וכו. זה מאפשר לתמרן בהתאם ולהגדיל את הרווח.
שיפור התפעול של העסק: כל דבר שמאפשר קבלת מסקנות מהירות ובזמן תורם לשיפור התפעול. לדוגמה התמקדות במקורות הכנסה עיקריים, שינוי ביחס בין סוגי חדרים, השקעה בחדרים לפי העדפות לקוחות וכו'.
פרספקטיבה: מערכת BI מאפשרת במבט אחד לראות מה קורה עם העסק. לדוגמה לוח הבקרה. יוצג עם הצגת המערכת.
כלים למו"מ עם ספקים: ברור. זה גם יכול לחסוך כסף או להכניס עוד כסף.
שיפור השיווק: כאשר רואים תמונה מדוייקת, מיידית וברורה מה קורה, מה קרה ומה צפוי לקרות זה עוזר בקבלת החלטות שיווקיות
עזרה בקביעת מחירי אופטימום: מערכת BI יכולה לתת השוואה טובה על תפוסות והכנסות מול מחיר ממוצע של הזמנה לפי תקופות.