Основные примы работы в Excel? повышающие вашу эффективность

1. Основы и Трюки
Excel
повышаем свою эффективность

2. Формула =ВПР()
Формула =ВПР( x ; таблица ; столбец ; точность )
ищет значение в первом столбце таблицы и возвращает
значение в той же строке из другого столбца таблицы.
Если значение не найдено, то
выдаст значение #Н/Д.
Но если результат поиска надо
использовать в дальнейших
вычислениях, то используем:
=ЕСЛИОШИБКА( x ; у )
где х – значение; y – значение если ошибка

3. Неточное соответствие в формуле ВПР()
Формула ВПР(x;y;z;ИСТИНА) с не точным соответствием
помогает решить проблему вычисления многоуровневых
условий, например: расчёт бонусов от выполнения плана
или вычисление накопительной скидки.
Точное соответствие Неточное соответствие
=ВПР(;;;ЛОЖЬ) =ВПР(;;;ИСТИНА)

4. Формулы СуммЕсли(), СчётЕсли()
Функция ВПР() нужна тогда, когда надо найти одно значение,
а если надо найти несколько значений и произвести с ними
вычисления, например суммировать, то используем:
СуммЕсли(), СуммЕслиМн(),
СчётЕсли(), СчётЕслиМн(),
СрЗначЕсли(), СрЗначЕслиМн()
=СУММЕСЛИ(Диапазон;Критерий;Диапазон_сумирования)

5. Если диапазонам присвоить имена. Формулы становятся понятнее.
Сравните:
=ЕСЛИ(G3>=C3;ЕСЛИ(G3>=E3;B3*F3;0);-B3*30%*F3)*H3
=ЕСЛИ(ФактПлан>=ПланМин;ЕСЛИ(ФактПлан>=ПланМакс;Бонус*Факт;0);-Бонус*30%*Факт)*Коэф
*формула для строчки Автомобили:
=ЕСЛИ(ФактПлан>=ПланМин;Факт*Бонус;0)*Коэф
Именование диапазонов

6. Более универсальная формула, но и чуть более сложная в использовании
– формула массива.
{=СУММ(ЕСЛИ($A2=Отдел;1;0)*ЕСЛИ(B$1=Продуктивность;1;0)*НачислЗП)}
Что делает формула:
значение каждой строки проверяется на
соответствие условию, при
положительном сравнении присваивает
значение 1, иначе 0. Далее все значения
перемножаются, пример: 1*0*20000 = 0;
1*1*12500 = 12500. Значение, рассчитанное для каждой строки запоминается
и затем суммируется: {=СУММ(0;12500;27180;0 …)}
С массивами можно использовать и другие вычисления, например:
МАКС(), МИН(), СрЗнач() и т.п.
* Кавычки вводятся одновременным нажатием клавиш Ctrl + Shift + Enter
Формулы массивов {=…}

7. Очень лёгкий в настройке отчёт в любых разрезах.
Закладка «Вставка»
На настройку отчёта уходит не более 5 минут!!!
Отчёт настраивается по принципу «Перенеси и брось».
Сводные таблицы

8. Для таблиц, с которой постоянно приходится работать
(сортировать, фильтровать, считать по ней что-то) и
содержимое которой периодически изменяется
(добавляется, удаляется, редактируется).
Плюсы, кроме приятного оформления:
1. Таблице присваивается Имя, которое можно использовать в формулах;
2. Автоматическое изменение размера при добавлении значений;
3. Автофильтр;
4. В новых сроках копируются формулы;
5. При вставке формулы, предложит скопировать на всю колонку;
6. При прокрутке названия столбцов появляются вместо имён колонок А, В, С… ;
7. Автоматическая строка итогов с вариантами вычислений;
8. Имена для отдельных частей «Умной» таблицы: =Таблица1[#Данные] ,
=Таблица1[#Итоги] , =Сумм(Таблица1[НДС]).
Динамические «Умные» таблицы

9. Многие регулярно повторяющиеся операции можно записать в макрос и
присвоить комбинацию «горячих» клавиш.
1. Нажать кнопку «Запись макроса»;
2. Настроить Имя макроса, Сочетание клавиш, Описание;
3. Выполнить действия, например: выделить именованный диапазон и
отсортировать его по нескольким условиям, в т.ч. по цвету ячеек;
4. Нажать кнопку «Остановить макрос».
Запись макросов

10. Специальная вставка позволяет не только вставлять значения, а не
формулы, но производить вычисления
Надо скопировать значение, на которое
надо умножить/разделить или сложить/вычесть;
Выделить диапазон ячеек, к которому применяем вычисления;
Выбираем операцию через специальную вставку.
Например, в ежемесячном отчёте по VIN, таким
образом можно прибавить стоимость
доукомплектации к себестоимости автомобиля, просто
выделить колонку со стоимостью докукомплектации,
скопировать и выполнить специальную вставку
операцией «сложить».
Ctrl + Alt +V
Вычисления без формул
1000 тыс.
-1 отрицат.
1,18 НДС
0,18 НДС
1,15 РК
0,87 НДФЛ
1,13 НДФЛ

11. Для сбора данных с разных источников едином формате,
можно ограничить выбор значений проверкой данных
Закладка
«Данные»
=Дилеры – имя диапазона
Форма выбора

12. 1. Выделить все ячейки;
2. Формат ячеек/Защита/Защищаемая ячейка
нужно снять галочку
3. Клавиша F5/кнопка «Выделить»/Формулы
выделяться все ячейки с формулами
4. Формат ячеек/Защита/Защищаемая ячейка
нужно поставить галочку
5. Защитить лист
Защита только формул

13. При вставке новых строк в
таблицу часто приходится
перенумеровывать список
1. =СТРОКА()
2. =СТРОКА()-4
3. =СТРОКА()-СТРОКА($A$4)
Последняя формула универсальна
Номер по порядку

14. Поиск повторяющихся значений
1. Выделяем диапазон с данными;
2. Применяем условное форматирование по
формуле: =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$6;A1)>1

15. Элементы управления
Файл / Параметры / Настройка ленты / Разработчик
Каждый элемент формы можно привязать к
значению определённой ячейки изменять его.
Например, «Полосой прокрутки» можно
менять значение бегунком для подбора
параметра в расчётах; «Счётчиком» - менять значение на ед.
вверх-вниз, а если значение привязать к номеру строки
таблицы с данными, то по этому номеру выбирать данные
строки в печатную форму; «Флажком» – переключать
значение «с НДС / Без НДС».

16. Спасибо за внимание!
Кириллов Евгений
Начальник финансового отдела
Тойота Центр Киров / ГК Агат
+7 912 827 75 04
Skype: CleverStyle
E-mail: 477504@gmail.com
Основы и Трюки Excel
http://excel-translator.de/ - перевод формул Excel