1

1. АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТЙН ТУХАЙ ҮНДСЭН ОЙЛГОЛТ
Байгууллагын үйл ажиллагааг бичгээр тэмдэглэж, албан ёсны болгож, баримтжуулж байгаа процессыг албан хэрэг хөтлөлт гэнэ. Өөрөөр хэлбэр байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт гэдэг нь байгууллагын удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулж байгаа систем юм.
Монголчууд нь баримт бичгийг зохион үйлдэх, албан хэрэг бүрдүүлэх, хадгалах хамгаалах талаар эртний уламжлалтай улс. Чингис хаан 1206 онд нэгдсэн Монгол улс байгуулж, монгол бичгийг төрийн бичиг болгосны зэрэгцээ”Төрийн хэргийг цагаан цаасан дээр, хөх бэхээр бичин, дэвтэрлэж, ургийн урагт хүртэл хэн ч бүү өөрчилсүгэй” хэмээн зарлиг буулгасан бөгөөд энэ үеэс эхлэн албан бичгийг баримтжуулж ирсэн ба улмаар архив үүссэн түүхтэй. Тухайлбал мөр тэтгэх буюу өргөх, бичвэрийг цаасан дээр байрлуулж бичих, мөр хоорондыг зайг нарийн тохируулах, тамга тэмдэг дарах зэрэг журам нь энэ үед тогтсон байсан ба XX зууны эхэн үе хүртэл уламжлагдан иржээ.
Баримт бичиг гэсэн үг нь латины documentum буюу үлгэр, загвар, гэрчилгээ, нотолгоо, баталгаа гэсэн грек үгнээс гаралтай.
Удирдлагын үйл ажиллагаа гэдэг нь ерөнхий утгаараа мэдээлэлтэй ажиллах, өөрөөр хэлбэр мэдээллийг боловсруулах, дүн шинжилгээ хийх, энэ дээр үндэслэн удирдлагын оновчтой шийдвэр гаргах үйл явц юм. Удирдлагын шийдвэр баримт бичгээр дамжин хэрэгждэг.