SISTEM MANAJEMEN SURAT

PENERAPAN CI (CODEIGNITER) DALAM PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN SURAT DAN PENGARSIPAN
(Studi Kasus: PT SEMEN PADANG)
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar
Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh :
Radenal Andika
106091002886
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2011 M/ 1432 H

iv
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI ADALAH
HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI
SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU
LEMBAGA MANAPUN
Jakarta, November 2011
Radenal Andika
106091002886

v
ABSTRAK
Radenal Andika, Penerapan CI (Codeigniter) Dalam Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Surat dan Pengarsipan (Studi Kasus: PT Semen
Padang) dibawah bimbingan Khodijah Hulliyah, M.Si dan Hendra Bayu
Suseno, M.Kom.
Salah satu alat komunikasi tertulis dalam perkantoran adalah surat. Seiring waktu,
jumlah surat yang ada dalam sebuah perusahaan makin banyak, sehingga timbul
permasalahan dalam mengelolanya baik itu ketika pencatatan surat maupun proses
disposisi, serta pencarian arsip surat. Pada kantor PT Semen Padang, surat-surat
yang ada masih disimpan dalam file-file yang masih bersifat manual, sehingga
memungkinkan surat tersebut tercecer, dan memerlukan waktu yang lama dalam
pencarian dan pemrosesannya. Dengan memanfaatkan teknologi komputer,
penulis mencoba merancang dan membangun suatu sistem manajemen surat dan
pengarsipan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut di atas. Dunia
pemograman saat ini, baik itu desktop maupun web based, semakin marak
pengerjaannya dengan menggunakan framework dan salah satu framework
berbasis PHP yang banyak digunakan yaitu Codeigniter (CI). Framework CI
memang dikembangkan untuk memudahkan dalam developing aplikasi dengan
struktur file source code-nya menggunakan pendekatan Models-Views-Controller
(MVC) dan pemrograman berorientasi objek. Oleh sebab itu, penulis
menggunakan CI dalam developing aplikasi ini dengan metode Object-Oriented
Analysis and Design sebagai metode pengembangan sistem. Aplikasi sistem
manajemen surat dan pengarsipan ini dapat diakses dalam internal perusahaan
web, sehingga memudahkan karyawan untuk mengaksesnya. Aplikasi ini juga
memberikan kemudahan dalam proses pencatatan surat yang ada, disposisi, dan
proses pencariannya. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki performa yang handal
serta mudah untuk di-maintance dan dikembangkan lebih lanjut seiring
perkembangan kebutuhan penggunanya.
Kata Kunci: Framework, Codeigniter, Object-Oriented, surat.

vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Alhamdulillah hirabbil a’lamin, kata yang dapat penulis ucapkan kepada
Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayah yang telah dilimpahkan-Nya, sehingga
penulis bisa menyelesaikan laporan skripsi ini. Shalawat serta salam senantiasa
tercurah kepada Rasulullah SAW, insan yang dapat membawa dunia ini kepada
kehidupan yang lebih baik.
Dengan rasa syukur yang mendalam penulis dapat menyelesaikan laporan
skripsi dengan judul : ”Penerapan CI (CodeIgniter) dalam Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Surat dan Pengarsipan (Studi Kasus: PT Semen Padang)”.
Sehubungan dengan selesainya laporan ini, penulis juga mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis, juga atas dorongan dan
bimbingannya sehingga laporan ini bisa selesai tanpa ada hambatan yang berarti.
Semoga Allah SWT membalas semua amal baik mereka. Terima kasih penulis
ucapkan kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Komarudin Hidayat sebagai rektor Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta,
2. Bapak Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku Dekan Fakultas Sains dan
Teknologi,
3. Bapak Yusuf Durachman, M.Sc selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika,
4. Ibu Khodijah Hulliyah, M.Si, selaku dosen pembimbing pertama,
5. Bapak Hendra Bayu Suseno, M.Kom, selaku dosen pembimbing kedua,
6. Dosen-dosen jurusan Teknik Informatika yang telah memberikan ilmu,
pengetahuan, kemampuan dan skill manajemen beserta pemupukan moral dan
mental yang baik,

vii
7. Kedua orang tuaku yang aku cintai (papa Azwar As, BE. & mama Mainidar S.,
S.Pd), yang selalu memberikan doanya dengan ikhlas, allâhummaghfirlîî wa
liwâlidayya warhamhummâ kamâ rabbayânî shighîrâ, memberikan motivasi,
semangat, moril maupun materil, dan kasih sayang, serta mengajarkan arti hidup
dan senantiasa mencurahkan dukungannya demi kesuksesan penulis dalam proses
kuliah dan kehidupan ini,
8. My lovely brothers, kakanda Doni Maizwar, ST., kakanda Afrison Asmaroni,
S.Kom beserta istri Elsi Rahmadonal Jamel, S.Psi., adinda Oka Yulanda, dan
adinda Hariadi, yang selalu mendoakan, memberikan motivasi dan dukungan
moril maupun materil hingga skripsi ini selesai. Teristimewa untuk kakanda Alm.
Beni Novaliano, ST., yang menjadi teladan dan panutan penulis dalam hidup, I
always pray for you, see you again in heaven,
9. Sahabat dan teman hati, Rira Wahdani Martaliza, SKM., yang selalu mendoakan,
memberikan dukungan penuh, semangat, motivasi, menjadi teman cerita, serta
hiburan selama pembuatan skripsi ini. Thank God I found you
10. Serta Mama Saflidar dan keluarga, yang selalu memotivasi dan mengingatkan
bahwa Allah selalu ada untuk kita dalam setiap langkah hidup jika kita selalu
ingat dan meminta pada-Nya,
11. Teman-teman PSCom, Fadly Fadhilah, M. Yunan ”Bothel” Nasution, ’Ayo
nyusul!!’, Ferly Permana, Edo Prasetyo, Idham Kusumo W, dan ibu negara
Icheberlyanti, serta teristimewa habib Achmad Fauzi yang menjadi guru spiritual
kami, wish we’ll together forever,
12. Teman-teman seperjuangan, mahasiswa TI angkatan 2006. Sukses untuk kita
semua,
13. Seluruh pihak yang telah membantu dan namanya tidak dapat disebutkan satu per
satu. Terima kasih atas dukungan dan motivasinya,
Semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal atas segala bantuan
dan kebaikan yang telah mereka berikan kepada penulis, Amin. Demikianlah,

viii
Semoga apa yang tertulis dalam laporan skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak. Dalam hal ini, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi
menambah kesempurnaan laporan skripsi ini.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Jakarta, November 2011
(Radenal Andika)

ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i
PERSETUJUAN PEMBIMBING ......................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................. iv
ABSTRAK ............................................................................................................. v
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vi
DAFTAR ISI ........................................................................................................ ix
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xiv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xix
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xxi
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ............................................................................. 3
1.2.1. Identifikasi Masalah ................................................................ 3
1.2.2. Rumusan Masalah ................................................................... 3
1.3. Batasan Masalah .................................................................................. 4
1.4. Tujuan Penelitian ................................................................................. 5
1.5. Manfaat Penelitian ............................................................................... 6
1.5.1. Bagi Perusahaan ...................................................................... 6

x
1.5.2. Bagi Penulis ............................................................................. 6
1.6. Metodologi Penelitian ......................................................................... 7
1.6.1. Pengumpulan Data .................................................................. 7
1.6.2. Metodologi Pengembangan Sistem ......................................... 8
1.7. Sistematika Penulisan .......................................................................... 8
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Penerapan ......................................................................................... 10
2.2. Framework ....................................................................................... 10
2.2.1. Zend Framework .................................................................. 11
2.2.2. CakePHP .............................................................................. 12
2.2.3. Symfony Framework ............................................................. 13
2.2.4. CodeIgniter Framework ....................................................... 13
2.3. Model View Controller (MVC) ......................................................... 16
2.3.1. Model .................................................................................... 17
2.3.2. View ...................................................................................... 17
2.3.3. Controller ............................................................................. 18
2.4. Sistem Informasi .............................................................................. 18
2.5. Sistem Informasi Manajemen ........................................................... 20
2.6. Surat ................................................................................................. 21
2.7. Arsip ................................................................................................. 25
2.8. Arsip dan Administrasi ..................................................................... 27
2.9. Record Management (Manajemen Arsip Dinamis) ......................... 29

xi
2.10. Object Oriented Analysis and Design (OOAD) ............................... 32
2.11. Flowchart .......................................................................................... 32
2.12. Unified Modelling Language (UML) ................................................ 36
2.13. PHP ................................................................................................... 43
2.13.1. Definisi PHP ......................................................................... 43
2.13.2. Kelebihan PHP ..................................................................... 44
2.13.3. Kekurangan PHP .................................................................. 45
2.14. MySQL ............................................................................................. 45
2.15. XAMPP Server ................................................................................. 45
2.16. Pengujian Perangkat Lunak .............................................................. 46
2.16.1. White-box testing .................................................................. 47
2.16.2. Black-box testing .................................................................. 47
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................... 49
3.2. Metode Pengumpulan Data ............................................................... 49
3.2.1. Observasi ............................................................................... 49
3.2.2. Wawancara ............................................................................ 50
3.2.3. Studi Pustaka ......................................................................... 50
3.2.4. Studi Sejenis .......................................................................... 50
3.3. Metode Pengembangan Sistem ......................................................... 53
3.3.1. Pemilihan Metode Object Oriented Analysis and Design ..... 53

xii
3.3.2. Kelebihan dan Kekurangan Object Oriented Analysis and
Design (OOAD) .................................................................... 54
3.4. Pemilihan CodeIgniter Framework ................................................... 57
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Profil PT Semen Padang ................................................................... 60
4.1.1. Sejarah PT Semen Padang ..................................................... 60
4.1.2. Visi dan Misi PT Semen Padang ........................................... 62
4.1.3. Struktur Organisasi PT Semen Padang ................................. 62
4.2. Object-Oriented Analysis .................................................................. 66
4.2.1. Identifikasi Kebutuhan (User Need Assessment) .................. 66
4.2.2. Analisis Sistem Berjalan ....................................................... 67
4.2.3. Identifikasi Masalah .............................................................. 69
4.2.4. Alternatif Pemecahan Masalah .............................................. 70
4.2.5. Perancangan Use Case Diagram ........................................... 71
4.3. Object Oriented Design ..................................................................... 88
4.3.1. Perancangan Activity Diagram .............................................. 88
4.3.2. Perancangan Sequence Diagram ......................................... 118
4.3.3. Perancangan Class Diagram ............................................... 131
4.3.4. Perancangan Basis Data ...................................................... 134
4.3.5. Kamus Data (Data Dictionary) ........................................... 139
4.3.6. Perancangan User Interface ................................................ 140
4.4. Implementasi ................................................................................... 158

xiii
4.4.1. Bahasa Pemrograman dan Komponen ................................ 158
4.4.2. Struktur File ......................................................................... 158
4.4.3. Alur Kerja CodeIgniter Framework .................................... 159
4.5. Pengujian ......................................................................................... 172
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ...................................................................................... 182
5.2. Saran ................................................................................................ 184
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 185
LAMPIRAN

xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Application Flow Chart CodeIgniter Framework ........................ 15
Gambar 2.2. Model-View-Controller ................................................................ 16
Gambar 2.3. Life cycle of the records ............................................................... 30
Gambar 2.4. Contoh Use-case Diagram ........................................................... 39
Gambar 2.5. Contoh Class Diagram ................................................................. 40
Gambar 2.6. Contoh Activity Diagram .............................................................. 41
Gambar 4.1. Struktur organisasi PT Semen Padang ......................................... 66
Gambar 4.2. Flowchart sistem berjalan surat masuk ........................................ 69
Gambar 4.3. Simulasi Struktur Organisasi ........................................................ 73
Gambar 4.4. Use case diagram untuk pengelolaan user ................................... 74
Gambar 4.5. Use case diagram untuk pengelolaan surat masuk eksternal ....... 75
Gambar 4.6. Use case diagram untuk pengelolaan surat eksternal ................... 75
Gambar 4.7. Use case diagram untuk pengelolaan surat keluar ....................... 76
Gambar 4.8. Use case diagram untuk pengelolaan laporan .............................. 76
Gambar 4.9. Use case diagram untuk history ................................................... 76
Gambar 4.10. Activity diagram untuk input registrasi user account ................... 89
Gambar 4.11. Activity diagram untuk perubahan data user account .................. 90
Gambar 4.12. Activity diagram untuk hapus data user account .......................... 91
Gambar 4.13. Activity diagram untuk ubah profil user ....................................... 92
Gambar 4.14. Activity diagram untuk ubah password login .............................. 93

xv
Gambar 4.15. Activity diagram untuk menginput dan mendisposisikan surat
eksternal ........................................................................................ 94
Gambar 4.16. Activity diagram untuk membaca surat eksternal yang
didisposisikan dari admin ............................................................. 95
Gambar 4.17. Activity diagram untuk menerima surat eksternal yang
didisposisikan dari admin ............................................................. 96
Gambar 4.18. Activity diagram untuk mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari admin .......................................................... 98
Gambar 4.19. Activity diagram untuk menerima surat eksternal disposisi masuk
dari user lain ................................................................................. 99
Gambar 4.20. Activity diagram untuk mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari user lain ..................................................... 101
Gambar 4.21. Activity diagram untuk input dan mendisposisikan surat
internal……..................................................................................102
Gambar 4.22. Activity diagram untuk membaca surat internal yang didisposisikan
dari entry ..................................................................................... 104
Gambar 4.23. Activity diagram untuk menerima surat internal yang didisposisikan
dari entry ..................................................................................... 105
Gambar 4.24. Activity diagram untuk mendisposisikan kembali surat internal
disposisi masuk dari entry .......................................................... 107
Gambar 4.25. Activity diagram untuk menerima surat internal disposisi masuk
dari user lain ............................................................................... 108

xvi
Gambar 4.26. Activity diagram untuk mendisposisikan kembali surat internal
Gambar 4.27. Activity diagram untuk input data surat keluar ........................... 111
Gambar 4.28. Activity diagram untuk perubahan data user account ................ 112
Gambar 4.29. Activity diagram untuk hapus data surat keluar ......................... 113
Gambar 4.30. Activity diagram untuk cetak laporan semua surat ..................... 114
Gambar 4.31. Activity diagram untuk cetak laporan surat eksternal ................. 115
Gambar 4.32. Activity diagram untuk cetak laporan surat internal ................... 116
Gambar 4.33. Activity diagram untuk histori .................................................... 117
Gambar 4.34. Sequence diagram manajemen user account ............................. 118
Gambar 4.35. Sequence diagram ubah profil dan ubah password .................... 119
Gambar 4.36. Sequence diagram input dan disposisi surat eksternal ............... 120
Gambar 4.37. Sequence diagram baca surat eksternal disposisi masuk dari
admin........................................................................................... 121
Gambar 4.38. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat ekternal
disposisi masuk dari admin ........................................................ 122
Gambar 4.39. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat eksternal
Gambar 4.40. Sequence diagram input dan disposisi surat internal ................. 124
Gambar 4.41. Sequence diagram baca surat internal disposisi masuk dari entry….
..................................................................................................... 125
Gambar 4.42. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat internal
disposisi masuk dari entry .......................................................... 126

xvii
Gambar 4.43. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat internal
Gambar 4.44. Sequence diagram input dan edit surat keluar ............................ 128
Gambar 4.45. Sequence diagram hapus surat keluar ........................................ 129
Gambar 4.46. Sequence diagram laporan ......................................................... 130
Gambar 4.47. Sequence diagram histori ........................................................... 131
Gambar 4.48. Class diagram models ................................................................ 132
Gambar 4.49. Class diagram views ................................................................... 133
Gambar 4.50. Class diagram controllers .......................................................... 133
Gambar 4.51. Rancangan relasional tabel basis data ........................................ 134
Gambar 4.52. Perancangan Halaman Login ...................................................... 140
Gambar 4.53. Perancangan Halaman Homepage Admin .................................. 140
Gambar 4.54. Perancangan Halaman Manajemen User .................................... 141
Gambar 4.55. Perancangan halaman manajemen bagian .................................. 141
Gambar 4.56. Perancangan halaman manajemen jabatan ................................. 142
Gambar 4.57. Perancangan Halaman Root Jabatan .......................................... 142
Gambar 4.58. Perancangan halaman tambah user ............................................. 143
Gambar 4.59. Perancangan halaman ubah user ................................................. 144
Gambar 4.60. Perancangan halaman tambah dan edit bagian ........................... 145
Gambar 4.61. Perancangan halaman Tambah dan edit jabatan ......................... 145
Gambar 4.62. Perancangan halaman tambah root jabatan ................................ 146
Gambar 4.63. Perancangan halaman edit root jabatan ...................................... 146

xviii
Gambar 4.64. Perancangan halaman utama list data surat eksternal, internal dan
keluar .......................................................................................... 147
Gambar 4.65. Perancangan halaman tambah surat eksternal ............................ 148
Gambar 4.66. Perancangan halaman ubah surat eksternal ................................ 149
Gambar 4.67. Perancangan halaman tambah surat internal .............................. 150
Gambar 4.68. Perancangan Halaman ubah surat internal ................................. 151
Gambar 4.69. Perancangan halaman tambah dan ubah surat keluar ................. 152
Gambar 4.70. Perancangan halaman utama menu disposisi ............................. 153
Gambar 4.71. Perancangan halaman utama menu histori ................................. 153
Gambar 4.72. Perancangan halaman utaman menu laporan ............................. 154
Gambar 4.73. Perancangan halaman utama (homepage) user ........................... 154
Gambar 4.74. Perancangan halaman profil ....................................................... 155
Gambar 4.75. Perancangan halaman ubah profil .............................................. 155
Gambar 4.76. Perancangan halaman ubah password ........................................ 156
Gambar 4.77. Perancangan halaman menu notifikasi surat eksternal dan
internal…......................................................................................156
Gambar 4.78. Perancangan halaman inbox notifikasi surat eksternal dan
internal…......................................................................................157
Gambar 4.79. Perancangan halaman disposisi notifikasi surat eksternal dan
internal ........................................................................................ 157
Gambar 4.80. Alur kerja framework Codeigniter ............................................. 159

xix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1. Simbol Penghubung ...................................................................... 33
Tabel 2.2. Simbol Proses Flowchart .............................................................. 34
Tabel 2.3. Simbol input output flowchart ...................................................... 35
Tabel 2.4. Notasi UML .................................................................................. 37
Tabel 3.1. Perbandingan Studi Sejenis .......................................................... 50
Tabel 4.1. Narasi dari use case registrasi data user account ......................... 77
Tabel 4.2. Narasi dari use case edit data user account .................................. 77
Tabel 4.3. Narasi dari use case hapus data user account .............................. 77
Tabel 4.4. Narasi dari use case lihat data user account ................................. 78
Tabel 4.5. Narasi dari use case ubah data profil user .................................... 78
Tabel 4.6. Narasi dari use case ubah password untuk login .......................... 78
Tabel 4.7. Narasi dari use case Input data surat masuk eksternal ................. 79
Tabel 4.8. Narasi dari use case membaca surat eksternal disposisi masuk dari
Admin ............................................................................................ 79
Tabel 4.9. Narasi dari menerima surat eksternal disposisi masuk dari Admin 80
Tabel 4.10. Narasi dari user case mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari Admin .......................................................... 80
Tabel 4.11. Narasi dari use case menerima surat eksternal disposisi masuk dari
User lain ....................................................................................... 81

xx
Tabel 4.12. Narasi dari use case mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari User lain ...................................................... 81
Tabel 4.13. Narasi dari use case Input data surat masuk internal ................... 82
Tabel 4.14. Narasi dari use case membaca surat internal disposisi masuk dari
entry .............................................................................................. 82
Tabel 4.15. Narasi dari menerima surat internal disposisi masuk dari entry ... 83
Tabel 4.16. Narasi dari user case mendisposisikan kembali surat internal
disposisi masuk dari entry ............................................................ 83
Tabel 4.17. Narasi dari use case menerima surat internal disposisi masuk dari
User lain ....................................................................................... 84
Tabel 4.18. Narasi dari use case untuk input data surat keluar ....................... 84
Tabel 4.19. Narasi dari use case mendisposisikan kembali surat internal
disposisi masuk dari User lain ...................................................... 85
Tabel 4.20. Narasi dari use case untuk edit data surat keluar .......................... 85
Tabel 4.21. Narasi dari use case untuk hapus data surat keluar ...................... 86
Tabel 4.22. Narasi dari use case untuk cetak laporan semua surat ................. 86
Tabel 4.23. Narasi dari use case cetak laporan semua surat eksternal ............ 86
Tabel 4.24. Narasi dari use case cetak laporan semua surat internal .............. 87
Tabel 4.25. Narasi dari use case cetak laporan semua surat keluar ................. 87
Tabel 4.26. Narasi Use case history ................................................................ 88
Tabel 4.27. Kamus data ................................................................................. 139
Tabel 4.28. Struktur file ................................................................................. 158
Tabel 4.29. List hasil pengujian dengan pendekatan black-box .................... 172

xxi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 (Surat Keterangan Penunjukkan Dosen Pembimbing)
Lampiran 2 (Surat Permohonan Penelitian/Permohonan Data)
Lampiran 3 (Surat Penelitian/Riset dari Tempat Studi Kasus)
Lampiran 4 (Form Wawancara)
Lampiran 5 (Hasil Observasi)
Lampiran 6 (Tampilan Aplikasi)
Lampiran 7 (Source Code)

1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dunia pemrograman saat ini, baik pemrograman desktop maupun web
based, sudah semakin marak pengerjaannya dengan menggunakan framework.
Framework memang dikembangkan untuk mempermudah dalam developing suatu
aplikasi. Selain itu, dengan framework, waktu yang dihabiskan untuk membangun
sebuah aplikasi dapat dikurangi secara signifikan. (Upton : 2007)
Salah satu framework yang populer untuk pemrograman web based adalah
Codeigniter. CI (CodeIgniter) Framework merupakan sebuah framework berbasis
PHP yang mengorganisasi file menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu model yang
merupakan kelompok file yang mengatur konfigurasi database, view yang
merupakan kelompok file yang mengatur tampilan, dan controller yang
merupakan kelompok file yang menghubungkan file-file model dengan file-file
view. (Myer : 2008)
Dengan metode Model-View-Controller (MVC) ini, pengorganisasian file
dalam membangun suatu aplikasi akan menjadi lebih tertata rapi, sehingga
meningkatkan stabilitas dan efisiensi dalam proses pemeliharaan dan
pengembangan aplikasi demi memenuhi perkembangan kebutuhan dalam mencari
solusi masalah yang ditemui di kemudian hari. Misalnya ketika diperlukannya
pengembangan dari segi tampilan, seorang programmer cukup mengubah file

2
yang ada dalam kelompok file view, tanpa perlu mengubah file pada model
ataupun controller. Begitu pula ketika mengubah file pada controller atau model.
Komunikasi merupakan suatu faktor penting dalam kehidupan sehari-hari,
termasuk dalam kegiatan berorganisasi dan perkantoran. Dalam dunia
perkantoran, komunikasi tertulis dilakukan melalui surat-menyurat. Seiring waktu,
surat-surat yang masuk jumlahnya makin banyak, ruang arsip yang biasa
digunakan untuk penyimpananpun punya kapasitas yang terbatas. Selain itu,
dengan banyaknya jumlah surat, semakin muncul masalah efektivitas dan efisiensi
dalam pengelolaan lalu lintas surat beserta pengarsipannya.
Maka dari itu diperlukan suatu sistem pendukung yang mampu membantu
dalam pengelolaan lalu lintas arsip surat-surat yang ada sehingga dapat tersusun
dengan rapi dan teratur. Oleh karena itu, penulis ingin mencoba membangun
aplikasi yang dapat membantu dalam pengelolaan lalu lintas surat dengan
menggunakan CI (CodeIgniter) framework karena dengan CI (CodeIgniter)
framework, pengembangan aplikasi ini berjalan lebih cepat. Selain itu aplikasi
akan menjadi lebih stabil serta efisien dalam mengorganisasi data yang banyak
dan tampilan sesuai keinginan kita karena aplikasi ini berbasis web.
Pada kantor PT Semen Padang, surat-surat yang masuk masih disimpan
dalam file-file yang masih bersifat manual. Sehingga memungkinkan surat-surat
tersebut tercecer, dan ketika akan mencari surat yang diinginkan harus dicari
secara satu-persatu, sehingga membutuhkan waktu lama dalam pencariannya dan
pemrosesannya.

3
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik melakukan penelitian
“Penerapan CI (CodeIgniter) dalam Pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Surat dan Pengarsipan” dengan studi kasus pada lingkungan Kantor
Sekretariat PT Semen Padang. Nantinya, sistem ini diharapkan dapat
memudahkan user dalam pengelolaan lalu lintas dan pengarsipan surat, dan
pencarian arsip surat yang ada.
1.2. Perumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan penjabaran pada latar belakang di atas, penulis
mengidentifikasikan masalah yang saat ini dihadapi adalah:
1. Pekerjaan penangganan lalu lintas dan disposisi surat masuk masih
dilakukan secara manual.
2. Munculnya kemungkinan surat yang masuk akan tercecer dan hilang
pada saat proses disposisi dan agenda, sehingga menyulitkan dalam
pengarsipan.
3. Proses disposisi surat kepada pihak-pihak yang bersangkutan akan
membutuhkan penggunaan kertas dan waktu yang lama.
4. Munculnya kesulitan pencarian dan monitoring data surat apabila data
yang terkumpul sudah banyak.
1.2.2. Rumusan Masalah
Dengan identifikasi masalah di atas penulis merumuskan bahwa
permasalahan yang akan diselesaikan dengan penelitian ini adalah:

4
1. Bagaimana merancang dan membangun sistem yang membuat data-data
surat masuk, baik eksternal maupun internal, dan surat keluar menjadi
terkomputerisasi dengan pemanfaatan CI (CodeIgniter) Framework dan
teknologi tepat guna yang ekonomis dan sudah memasyarakat untuk
kemudahan penyampaian informasi?
2. Bagaimana membangun sistem yang user friendly sehingga mudah
dipahami oleh pengguna?
3. Bagaimana membangun sebuah sistem dengan pemanfaatan framework
Codeigniter yang struktur organisasi data sourcecode-nya menggunakan
metode MVC yang mampu membantu programmer dalam penulisan
sourcecode yang lebih efisien dan efektif sehingga sistem menjadi lebih
mudah untuk dikembangkan lebih lanjut seiring perkembangan
kebutuhan atas penyelesaian masalah yang muncul nanti?
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan yang telah dipaparkan, maka penulis membuat
batasan-batasan permasalahannya sebagai berikut:
1. Aplikasi ini hanya untuk intern Kantor PT Semen Padang dan bukan
untuk umum.
2. Analisis dan perancangan aplikasi berbasis web yang dapat mengakses
informasi dari basis data tersebut kepada user.
3. Obsevasi data yang dilakukan pada prosedur, formulir-formulir,
dokumen, dan laporan yang ada hubungannya dengan manajemen surat
dan pengarsipan.

5
4. Dalam melakukan perancangan aplikasi, penulis menggunakan Unified
Modelling Language (UML) sebagai tools.
5. Dalam proses developing, penulis menggunakan CI framework sebagai
framework, database yang digunakan adalah MySQL.
6. Dokumen surat yang akan diproses dalam aplikasi yang akan dirancang
akan dibagi menjadi tiga tipe yaitu, surat eksternal, surat internal, dan
surat keluar.
7. Batasan proses pada rancangan aplikasi adalah pencatatan data dan
pengarsipan elekronik pada surat eksternal, surat internal dan surat
keluar, disposisi berlevel pada user terhadap surat eksternal dan internal,
monitoring histori surat yang didisposisikan, dan pencetakan laporan
data-data surat yang ada berdasarkan rentang waktu tertentu.
8. Merancang document workflow pada sistem infomasi manajemen surat
dan pengarsipan dan membangunnya sampai pada tahap pengujian saja
tidak sampai pada implementasi, sehingga sistem yang dihasilkan hanya
berbentuk prototype yang bisa dikembangkan lagi.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian adalah:
1. Membuat sebuah analisis dan perancangan sistem informasi manajemen
surat dan pengarsipan.
2. Merancang aplikasi sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan
sehingga pemasukan dan pengelolaan data dapat dilakukan secara
komputerisasi ke dalam database melalui media web.

6
3. Penyampaian disposisi berlevel melalui web sehingga tercapai suatu
keefisiensian dalam penggunaan kertas (less-paper).
4. Merancang aplikasi sistem informasi manajemen surat yang dapat
mempermudah pencarian serta pengorganisasian data.
5. Merancang aplikasi sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan
yang memanfaatkan framework Codeigniter, sehingga aplikasi lebih
stabil dan mudah untuk dikembangkan.
1.5. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang didapat dari penulisan skripsi ini adalah sebagai
berikut:
1.5.1. Bagi perusahaan
1. Mempermudah proses pengelolaan lalu lintas surat, pengarsipan,
dan laporan surat agar ketika dibutuhkan dengan cepat
didapatkan.
2. Mempermudah dalam melakukan pencarian surat.
3. Meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktivitas kerja.
1.5.2. Bagi Penulis:
1. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dalam
menyelesaikan jenjang pendidikan strata satu pada Fakultas
Sains dan Teknologi Program Studi Teknik Informatika.
2. Menambah wawasan penulis dalam penerapan Codeigniter
framework dalam membangun sistem.

7
3. Menambah wawasan penulis di dalam pengembangan suatu
sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan.
1.6. Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari langkah-langkah
berikut:
1.6.1. Pengumpulan Data
1. Observasi
Observasi lapangan dengan melakukan pengamatan langsung
terhadap sistem yang sedang berjalan sesuai alur data dan
prosedur di lingkungan perusahaan PT Semen Padang.
2. Wawancara
Wawancara yaitu pencarian data melalui wawancara langsung
dengan orang-orang yang terlibat langsung maupun tidak dengan
bagian manajemen surat pada lingkungan perusahaan PT Semen
Padang.
3. Studi Pustaka
Melakukan Studi kepustakaan dengan mengumpulkan data dan
informasi mengenai prosedur sistem yang telah ada, analisa
perancangan sistem berorientasi objek dan bahasa pemograman
yang dapat dijadikan acuan pembahasan dalam masalah ini.
4. Studi Sejenis
Dalam penelitian ini, diperlukan sebuah perbandingan studi
literatur sejenis yang erat hubungannya dengan tema penulisan

8
skripsi ini. Perbandingan studi sejenis ini diperlukan agar
nantinya penelitian ini dapat bermanfaat dan menjadi pelengkap
dan penyempurna dari studi-studi literatur yang telah
dilaksanakan sebelumnya.
1.6.2. Metodologi Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem informasi manajemen surat dan
pengarsipan ini menggunakan OOAD (Object Oriented Analysis and
Design) yang terdiri dari metode analisis dan metode perancangan.
(Nugroho : 2005). Alat bantu pemodelan sistem yang digunakan adalah
Unified Modelling Language (UML).
1.7. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah mengikuti penelitian dan format penulisan skripsi ini,
maka penulis membagi tahap demi tahap kegiatan sesuai dengan ruang lingkup
yang dijelaskan sebelumnya secara garis besar, yang dibagi menjadi beberapa bab
yang secara ringkas dapat dijabarkan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang, permasalahan, ruang lingkup penelitian, tujuan,
manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan tentang teori-teori yang digunakan dalam
menyelesaikan permasalahan.

9
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini dijelaskan bagaimana langkah-langkah yang
dilaksanakan dalam memecahkan permasalahan dalam penelitian ini.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini membahas tentang visi dan misi, sejarah berdirinya
perusahaan, perancangan sistem, yaitu rancangan basis data, rancangan
proses, rancangan keluaran, masukan, rancangan layar dan rancangan
konfigurasi komputer. Serta pengujian sistem yang dibangun dengan
menggunakan PHP dan MySQL sebagai basis datanya dengan mengacu
pada metodologi berorientasi objek dan UML sebagai alat bantu.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan mengenai hasil akhir dari
keseluruhan proses yang telah dijalani dan saran untuk pengembangan
sistem.

10
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam membangun sistem informasi ini terdapat teori-teori ilmu terkait
yang digunakan untuk membantu penelitian serta menyelesaikan permasalahan
yang ada berkaitan dengan sistem yang akan dibuat. Tujuannya adalah agar sistem
informasi ini mempunyai pijakan pustaka yang dapat dipertanggungjawabkan.
2.1. Penerapan
Berdasarkan definisi yang diberikan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI), penerapan, yang berasal dari kata dasar terap, berarti proses, cara,
perbuatan menerapkan. (Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional : 2008)
Jadi, penerapan adalah sebuah cara untuk melakukan sesuatu berdasarkan
aturan atau metode tertentu. Dalam konteks ini, aturan yang menjadi acuan adalah
CodeIgniter Framework. Mengenai CodeIgniter Framework, akan dijelaskan
pada bagian berikutnya.
2.2. Framework
Framework dalam sistem berorientasi objek, merupakan kumpulan class
yang melambangkan bentuk abstrak untuk pemecahan sejumlah masalah yang
berhubungan. (Howe : 1995)
Framework adalah kumpulan perintah atau fungsi dasar yang membentuk
aturan-aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain sehingga dalam
pembuatan aplikasi web kita harus mengikuti aturan dari framework tersebut.

11
Dengan framework (dalam hal ini framework PHP), kita tidak perlu memikirkan
kode perintah/fungsi dasar dari aplikasi website kita. (Wardana : 2010)
Pada pemrograman web, framework telah dikembangkan untuk bahasa
pemrograman antara lain PHP dan Java. Untuk PHP, framework yang banyak
digunakan misalnya Zend framework yang dikembangkan oleh Zend
Technologies, CodeIgniter yang dikembangkan oleh Ellislab, Inc., dan Symfony
Framework yang dikembangkan oleh SensioLabs.
Sebuah framework selain menyediakan lingkungan pengembangan sendiri
juga menyediakan berbagai macam fungsi siap pakai yang bisa kita gunakan
dalam pembuatan sebuah aplikasi berbasis web.
2.2.1. Zend Framework
Berdasarkan situs resminya (http://framework.zend.com/), Zend
Framework adalah sebuah framework yang berbasis open source untuk
mengembangkan aplikasi web, dan layanan dengan PHP 5 berdasarkan
kesederhanaan, praktik terbaik berorientasi objek, lisensi yang corporate-
friendly, dan basis kode agile yang teruji secara ketat. (Vaswani : 2010)
Framework ini menyediakan satu set alat yang komprehensif untuk
membangun aplikasi web yang berbasis PHP, dengan menggunakan
built-in APIs untuk fungsi-fungsi umum seperti keamanan, validasi input,
data caching, operasi database dan XML, dan internasionalisasi.
Tidak seperti framework lainnya, Zend Framework menggunakan
arsitektur Loosely Coupled. Secara sederhana, maksudnya adalah
meskipun framework sendiri terdiri dari banyak komponen, komponen

12
ini sebagian besar independen dan memiliki hubungan minimal untuk
satu sama lain. Arsitektur Loosely Coupled ini membantu dalam
membangun aplikasi ringan, karena pengembang dapat memilij untuk
hanya menggunakan komponen spesifik yang mereka butuhkan saja.
Jadi, misalnya, pengembang ingin menambahkan otentikasi atau caching
untuk aplikasi mereka bisa langsung memanfaatkan Zend_Auth atau
komponen Zend_Cache, tanpa perlu komponen lainnya.
2.2.2. CakePHP
Berdasarkan situs resmi CakePHP (http://cakephp.org), CakePHP
adalah framework pengembangan cepat untuk PHP yang menggunakan
pola desain umum yang terkenal seperti Active Record, Assosiciation
Data Mapping, Front Controller, dan MVC. Tujuan utamanya adalah
untuk menyediakan framework yang terstruktur yang memungkinkan
pengguna PHP di semua tingkat untuk mengembangkan aplikasi web
yang handal secara cepat, tanpa kehilangan fleksibilitasnya. (Bari : 2008)
CakePHP membuang proses monoton dalam pengembangan
aplikasi web. CakePHP menyediakan sebuah alat bantu yang diperlukan
untuk memulai tugas coding yang perlu diselesaikan, yaitu logika
aplikasi. Daripada membuat sesuatu yang baru setiap memulai proyek
baru, kita bisa meninjau unduhan CakePHP dan mulai fokus kepada logik
aplikasi yang hendak dibangun.

13
2.2.3. Symfony Framework
Symfoni adalah framework lengkap yang dirancang untuk
mengoptimalkan pengembangan aplikasi web dengan beberapa fitur
utama. Bagi pemula, Symfoni memisahkan aturan bisnis aplikasi web,
logika server, dan tampilan presentasi. Symfoni framework ini terdiri dari
berbagai alat dan class yang bertujuan memperpendek waktu
pengembangan sebuah aplikasi web yang kompleks. Selain itu,
melakukan otomatisasi pada beberapa tugas-tugas umum dalam
pemrogramam web, sehingga pengembangan dapat memfokuskan
sepenuhnya pada spesifik aplikasi. Tujuannya adalah kita tidak perlu
memulai dari awal lagi setiap kali sebuah aplikasi web baru dibangun.
(Zaninotto : 2010)
Symfony sepenuhnya ditulis dalam PHP dan telah diuji secara
menyeluruh diberbagai proyek didunia, dan sebenarnya digunakan untuk
high-demand e-business websites (situs web e-bisnis dengan tingkat
permintaan tinggi). Framework ini juga kompatibel dengan sebagian
besar mesin database yang tersedia, termasuk MySQL, PostgreSQL,
Oracle, dan Microsoft SQL Server. Selain itu, framework ini mampu
berjalan pada platform *nix dan Windows.
2.2.4. CodeIgniter Framework
CodeIgniter adalah framework aplikasi web yang open source
untuk bahasa pemrograman PHP. CodeIgniter memiliki banyak fitur
yang membuatnya berbeda dengan framework lainnya. Tidak seperti

14
beberapa framework PHP lainnya, dokumentasi untuk framework ini
sangat lengkap, yang mencakup seluruh aspek dalam framework.
CodeIgniter juga mampu berjalan pada lingkungan shared hosting karena
memiliki ukuran yang sangat kecil, namun memiliki kinerja yang sangat
luar biasa. (Griffiths : 2010)
Dari sisi pemrograman, CodeIgniter kompatibel dengan PHP4 dan
PHP5, sehingga akan berjalan dengan baik pada web host yang banyak
dipakai pada saat ini. CodeIgniter menggunakan pola desain Model-
View-Controller (MVC), yang merupakan cara untuk mengatur aplikasi
web ke dalam tiga bagian yang berbeda, yaitu Model –lapisan abstraksi
database, Views –file-file template tampilan depan, dan Controller –
logika bisnis dari aplikasi. Pada intinya, CodeIgniter juga membuat
penggunakan ekstensif dari pola desain Singleton. Maksudnya adalah
cara untuk me-load class sehingga jika class itu dipanggil dalam
beberapa kali, kejadian yang sama pada class tersebut akan digunakan
kembali. Hal ini sangat berguna dalam koneksi database, karena kita
hanya ingin menggunakan satu koneksi setiap kali class itu digunakan.
(Griffiths : 2010)
CodeIgniter dikembangkan oleh Rick Ellis, dengan versi awal yang
dirilis pada tanggal 28 Februari 2006. Dari tahun itulah hingga sekarang,
telah muncul banyak versi CodeIgniter yang terus berkembang dengan
penambahan fitur baru dari versi sebelumnya. Untuk versi terbaru dari
code igniter adalah versi 2.0.3.

15
Bagaimana suatu proses data mengalir pada sistem yang
menggunakan CodeIgniter Framework dapat diilustrasikan pada gambar
berikut: (Basuki : 2010)
Gambar 2.1. Application Flow Chart CodeIgniter Framework
Keterangan:
1. index.php berfungsi sebagai front controller, menginisialisasi
base resource untuk menjalankan CodeIgniter.
2. Router memerikas HTTP request untuk menentukan apa yang
harus dilakukan dengannya.
3. Jika Cache aktif, maka hasilnya akan langsung dikirimkan ke
browser dengan mengabaikan aliran data normal.
4. Security. Sebelum controller dimuat, HTTP request dan data
yang dikirimkan user akan difilter untuk keamanan.
5. Controller memuat model, core libraries, plugins, helpers, dan
semua resource yang diperlukan untuk memproses request.
6. Akhirnya View yang dihasilkan akan dikirim ke browser. Jika
cache aktif, maka view akan disimpan sebagai cache dahulu,
sehingga pada request berikutnya langsung ditampilkan.

16
2.3. Model View Controller (MVC)
Model-View-Controller (MVC) pertama kali diperkenalkan peneliti Xerox
PARC yang bekerja pada bahasa pemrograman Smalltalk di akhir tahun 1970-an
dan awal 1980-an. Smalltalk adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek,
bertipe dinamis, dan reflektif. Smalltalk pertama kali digunakan dalam
pembelajaran edukasi, dan hal ini berbeda dari data mainframe dan struktur
kontrol dalam program Smalltalk yang terlibat pada Windowed User Interfaces,
konsep pemrograman berorientasi objek, pengantar pesan antara komponen-
komponen objek, dan kemampuan untuk memonitor dan memodifikasi struktur
dan perilakunya sendiri. (Myer : 2008)
Singkatnya, Model-View-Controller (MVC), adalah pola desain
pengembangan perangkat lunak. MVC adalah sebuah pendekatan untuk
memisahkan aplikasi menjadi tiga segmen, yaitu Models, Views, dan Controller.
MVC menstrukturisasi aplikasi dengan cara tersebut untuk mempromosikan
penggunaan kembali dari kode program. (Griffiths : 2010)
Gambar 2.2. Model-View-Controller

17
Berdasarkan gambar diatas dapat kita ketahui bahwa ketika datang sebuah
permintaan dari user, maka permintaan tersebut akan ditangani oleh Controller,
kemudian Controller akan memanggil Model jika memang diperlukan operasi
database. Hasil query oleh Model kemudian akan dikembalikan ke Controller.
Selanjutnya Controller akan memanggil View yang tepat dan
mengkombinasikannya dengan hasil query Model. Hasil akhir dari operasi ini
akan ditampilkan ke browser yang selanjutnya bisa dilihat oleh user.
2.3.1. Model
Model merupakan jenis data yang dapat digunakan oleh aplikasi.
Beberapa contoh data yang biasa digunakan adalah database, RSS Feed,
API calls, dan setiap tindakan lainnya yang melibatkan pengambilan
(retrieving), pengembalian (returning), memperbarui (updating),
menghapus (removing) data. (Griffiths : 2010)
2.3.2. View
File-file yang ditempatkan pada bagian ini bertanggung jawab
untuk menunjukan data kami pada para pengunjung situs kita, atau
pengguna dari aplikasi kita. Tidak ada logika pemrograman, tidak ada
query insert atau update yang harus dijalankan disini, meskipun akses
data bisa terjadi pada file-file ini. File-file disini hanya untuk
menunjukkan hasil dari dua bagian lainnya. Jadi kita mengambil data
dalam model, dan menampilkan dalam view. (Blanco : 2009)

18
2.3.3. Controller
Controller adalah logika bisnis dari aplikasi. File-file yang ada di
sini akan melayani sebagai perantara antara Model dan Views. Controller
akan merespon permintaan HTTP dan menghasilkan halaman web.
Controller adalah inti dari aplikasi karena bagian menentukan bagaimana
permintaan HTTP harus ditangani. (Griffiths : 2010)
2.4. Sistem Infomasi
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. (Jogiyanto : 2005)
Menurut Jerry Fitzchald, Ardra F. FitzGerald, dan Warren D. Stallings, Jr.,
suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (Jogiyanto : 2005)
Informasi adalah data yang diolah menjadi benttuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data
merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadi-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (events) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data
merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. (Jogiyanto : 2005)
Informasi juga dapat menggambarkan kejadian nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data yang berbentuk huruf,
simbol, alfabet, dan sebagainya.

19
Menurut Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Sistem informasi adalah suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan. (Jogiyanto : 2005)
Sistem informasi mempunyai elemen utama, yaitu data yang menyediakan
informasi, prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana mengoperasikan
sistem informasi, menyelesaikan masalah, membuat keputusan dan menggunakan
sistem informasi tersebut. Orang-orang dalam sistem informasi akan membuat
prosedur untuk mengolah data dan memanipulasi data tersebut sehingga
menghasilkan informasi dan menyebarkan informasi tersebut ke lingkungannya.
Model dasar dari sebuah sistem adalah masukan, pengolahan dan
pengeluaran. Fungsi pengolan informasi sering membutuhkan data yang telah
dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode sebelumnya. Oleh karena itu, dalam
model sistem informasi ditambahkan pula media penyimpanan data. Maka fungsi
pengolahan informasi bukan lagi mengubah data menjadi informasi semata, tetapi
juga menympan data untuk penggunaan lanjutan.
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk
penjelasan yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan
keputusan saat ini maupun di masa yang akan datang.
Kualitas dari sistem informasi bergantung pada dua hal, yaitu:
1. Informasi harus akurat, dimana informasi tersebut harus bebas dari kesalahan.

20
2. Informasi tersebut harus relevan, supaya informasi tersebut dapat
memberikan masukan bagi penerimanya.
2.5. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Raymond McLoed Jr., sistem informasi manajemen (SIM)
didefinisikan sebagai sebuah sistem yang berbasi komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. (McLeod :
2004)
SIM akan menyediakan informasi dengan menggunakan dua jenis subsistem
pengolah data yang ada di database menjadi sebuah informasi yang berarti, yaitu
perangkat lunak penulis laporan dan model matematika. Perangkat lunak penulis
laporan akan menyediakan laporan dalam bentuk laporan periodik dan laporan
khusus.
Model matematika menyediakan informasi dalam bentuk hasil simulasi.
Model ini mensimulasikan suatu entitas dan dapat bersifat statis atau dinamis,
probalistik atau deteministik, dan omtimalisasi atau suboptimisasi. Model
dirancang sehingga manajer dapat menentukan skenarionya dan menetapkan nilai-
nilai pada variabel keputusan.
SIM menggambarkan sikap para eksekutif yang menginginkan agar
komputer, tersedia untuk pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada
tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer
dan pemakai lain yang ada di dalam dan di luar perusahaan dan organisasi untuk
mengidentifikasi dan memahami permasalahan.

21
2.6. Surat
Surat merupakan salah satu sara komunikasi secara tertulis yang berbentuk
lembaran kertas yang memuart suatu informasi yang hendak disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan, laporan, peringatan, dan sebagainya.
Selain sebagai alat komunikasi, surat juga dapat berfingsi sebagai:
1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat keputusan, dan
sebagainya.
2. Alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan.
3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan
kembali untuk penyelidikan mengenai masa lalu.
4. Pedoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas, surat edaran,
dan sebagainya.
5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
6. Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan
mentalitas, jiwa, dan kondisi intern dari organisasi yang
mengeluarkannya. Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor sring
merupakan satu-satunya hubungan kantor yang satu dengan kantor yang
lain. Karena itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian
rupa sehingga menciptakan kesan baik dan berwibawa.
Penataan surat adalah kegiatan menata surat yang dimulai dari penerimaan
surat masuk, pengolahan, atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.

22
Untuk surat keluar, dimulai dari perintah membuat surat sapai surat tersebut
dikirim dan tindasannya disimpan.
Dalam prakteknya, ada bermacam-macam jenis surat, yang dapat dibedakan
sebagai berikut:
1. Jenis surat berdasarkan wujudnya
Berdasarkan wujud fisiknya, surat dapat berupa:
a. Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam
amplop.
b. Kartu pos, yakni surat yang berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm
× 10 cm, sifatnya terbuka dan tidak formal, kadang-kadang dihiasi
gambar dan potret.
c. Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus
berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk
korespondensi antar negeri karena ringan dan menghemat biaya pos.
d. Memorandum (dari bahasa latin, berarti ‘untuk diingat’) atau biasa
disingkat memo, yakni surat pendek berisi petunjuk, perintah,
laporan, atau pertanyaan, umumnya digunakan untuk keperluan
intern suatu organisasi.
e. Telegram, yakni surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin
telegraf.
2. Jenis surat berdasarkan cara pengirimannya
Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos, surat berupa:
a. Surat kilat.

23
b. Surat tercatat.
c. Surat elektronik.
3. Jenis surat berdasarkan tujuan penulisan
Berdasarkan tujuan penulisannya, surat berupa surat pemberitahuan,
surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat
pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran,
dan sebagainya.
4. Jenis surat berdasarkan sifat isi surat
Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai:
a. Surat dinas, yaitu surat yang berisi persoalan dinas dan dibuat oleh
instansi pemerintah dan swasta.
b. Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau
pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan
pribadi dengan dinas.
c. Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh
perusahaan.
5. Jenis surat berdasarkan jumlah penerima surat
Ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan
menjadi:
a. Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang atau
suatu organisasi tertentu.
b. Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa pejabat atau
beberapa orang tertentu.

24
c. Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah
orang atau pejabat sekaligus.
6. Jenis surat berdasarkan segi keamanannya
Ditinjau dari segi keamanan isinya, surat dapat diklasifikasikan
sebagai berikut:
a. Surat rahasia/konfidensial (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni
surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain
selain yang jelas dituju orah surat itu. Pengiriman surat rahasia
dilakukan dengan mempergunakan dua amplop. Adapun surat
konfidensial ialah surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat
yang bersangkutan, tetapi rahasia.
b. Surat sangat rahasia (biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”), yakni
surat yang tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang
berhubungan erat dengan keamanan negara. Pengiriman surat sangat
rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop
pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem.
Kemudian amplop ini dimasukkan dalam amplop kedua yang diberi
tanda “sangat rahasia” dan dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini
dimasukkan pada amplop ketiga, yang merupakan amplop biasa
(tidak diberi tanda).
c. Surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang
lain tidak akan menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk bagi
pihak-pihak yang terkait.

25
7. Jenis surat berdasarkan kemendesakannya
Berdasarkan kemendesakan atau urgensinya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi
atau diselesaikan atau diketahui oleh penerima. Oleh karena itu,
pengirimannya pun harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-
singkatnya.
b. Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau
diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu
dalam waktu yang sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat
“sangat segera”.
c. Surat biasa, yakni surat yang isinya memerlukan tanggapan atau
penyelesaiannya secara cepat. Pengurusannya dilakukan menurut
urutan datangnya surat.
2.7. Arsip
Arsip (records) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan
sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
(Barthos : 2007)

26
Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk pada pengertian arsip
tersebut adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga,
kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu Archeon,
Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga
berarti bangunan kantor. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara
maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang
tertulis diatas kertas. Bentuk arsip yang bermedia kertas ini juga lazim
disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

27
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang
dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang-dengar dapat dirinci kembali
dalam 3 kategori:
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di
dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya
maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.
1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image), contohnya video, film, dan
sebagainya.
3. Arsip rekaman suara (sound recording), contohnya kaset.
2.8. Arsip dan Administrasi
Hubungan arsip dengan administrasi merupaka suatu hubungan dua sisi
sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip
sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu
berjalan.
1. Proses
Arsip tercipta sebagai endapan informasi yang terekam dari
pelaksanaan kegiaatan administrasi suatu instansi/korporasi. Arsip
merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap
pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
a. Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk
kepentingan operasional instansi korporasi secara fungsional.

28
b. Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit
informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat
informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam
waktu yang secepat mungkin.
2. Fungsi Arsip
Menurut UU No. 7 Tahun 1971, fungsi arsip membedakan: (Barthos :
2007)
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya dan dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi
manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan
penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna yang
berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadui dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip
dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.

29
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
2.9. Records Management (Manajemen Arsip Dinamis)
Arsip sebagai sumber informasi (baik itu untuk kepentingan pengambilan
keputusan, pembuktian fiskal, layanan publik, dll) merupakan informasi yang
mengendap pada suatu media baik kertas maupun non-kertas yang belum atau
tidak dipublikasikan (unpublished recorded information) dan sekaligus records
management.
Pengelolaan kearsipan dinamis yang baik selalu ditandai dengan pengaturan
informasinya yang dapat digunakan secara langsung untuk penyelesaian
administrasi (proses pengambilan keputusan merupakan bagian dari penyelesaian
administrasi).
Manajemen Records adalah kontrol sistematis terhadap semua catatan dari p
enciptaan atau penerimaan, melalui pengolahan,
distribusi, organisasi, penyimpanan, dan pengambilan, untuk disposisi akhirnya.
(Read : 2010)
Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup
keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup
arsip meliputi penciptaan (creation and receipt), pengurusan (ditribution),
penggunaan ( use), pemeliharaan (maintenance), dan penentuan nasib akhir atau
penyusutan (disposition) (Ricks : 1992). Masing-masing tahapan tersebut
merupakan sub-sistem tersendiri yang saling berkaitan secara fungsional. Apabila

30
salah satu sub-sistem tersebut tidak berjalan maka akan menganggu keseluruhan
proses sistem manajemen kearsipan.
Setidak-tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa manajemen
kearsipan sangat diperlukan, pertama pusat ingatan kolektif instansi (corporate
memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan
keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan
(litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki :1999). Dalam
sistem manajemen kearsipan harus mengandung tida komponen pokok yakni
inputs, processes, dan outputs. Komponen input dalam sistem manajemen
kearsipan merupakan faktor yang sangat penting dalam menggerakkan proses
untuk mencapai tujuan oraganisasi. Komponen input dapat terdiri dari informasi
(yang terekam dalam media kertas, elektronik, atau audio-visual), sarana dan
prasarana (termasuk alat-alat kearsipan dan petunjuk manual untuk sistem
kearsipan yang diterapkan), dana, dan sumber daya manusia.

31
Gambar 2.3. Life cycle of the records
Adapun proses mencakup pengelolaan informasi yang terkandung dalam
arsip mulai dari penciptaan, pengurusan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penyusutan. Dari sebuah proses manajemen kearsipan akhirnya akan tercipta
komponen output yakni informasi yang siap digunakan untuk fungsi primer
(penunjang aktivitas instansi). Informasi sebagai input dapat berupa arsip kertas
dan non-kertas. Equipment dan supplies dapat berupa perangkat keras dan
perangkat lunak sedangkan money sebagi sumber pendanaan yang diperlukan
untuk perencaan, pelaksanaan, dan operasional, serta kontrol. Sementara itu
people adalah SDM yang dibutuhkan untuk mendukung sistem manajemen
kearsipan adalah bentul-betul profesional. Komponen-komponen tersebut
merupakan kesatuan subsistem sebagai komponen dasar dalam sistem manajemen
kearsipan. Apabila salah satu komponen dalam sub-sistem tersebut tidak berjalan
maka akan mengacaukan sub-sistem yang lain atau dalam konteks ini proses
manajemen kearsipan akan mengalami hambatan-hambatan. Komponen proses
adalah keseluruhan total dari fungsi-fungsi sistem manajemen kearsipan yakni
records creation/receipt, distribution, use, maintenance, dan disposition. Records
management merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari
daur hidup arsio (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi creation and
receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer
input/output), distribution (internal and external), use (decision making,
documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file,

32
retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy). (Ricks
: 1992)
Pengertian lembar disposisi adalah suatu formulir yang disertakan pada
surat masuk sebagai sarana untuk mencatumkan disposisi/ pengarahan/ catatan
dari pejabat yang berwenang atau yang memperolah delegasi wewenang untuk
menyelesaikan atau menangani substansi surat serta sebagi sarana pengendalian
yang berisi informasi perkembangan penanganan surat atau berkas.
2.10. Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
OOAD adalah metode analisis yang memeriksa requirements dari sudut
pandang kelas-kelas dan objek yang ditemui dalam ruang lingkup permasalahan
yang mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek-
objek sistem atau subsistem. OOAD merupakan cara baru dalam memikirkan
suatu masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar
dunia nyata. Dasar pembuatan adalah objek, yang merupakan kombinasi antara
struktur data dan perilaku dalam satu entintas.
OOAD mencakup analisis dan desain sebuah sistem dengan pendekatan
objek, yaitu analisis berorientasi objek (OOA) dan desain berorientasi objek
(OOD). OOA adalah metode analisis yang memeriksa requirement
(syarat/keperluan yang harus dipenuhi sebuah sistem) dari sudut padang kelas-
kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup perusahan. Sedangkan
OOD adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada
manipulasi objek-objek sistem atau subsistem.
2.11. Flowchart

33
Flowchart adalah bagan – bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah – langkah suatu masalah. Flowchart merupakan cara
penyajian dari suatu algoritma (Ladjamuddin : 2005). Flowchart menggambarkan
logika – logika yang berjalan pada proses di dalam aplikasi. Ada 2 macam
flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer:
1. Sistem flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan
menunjukkan alat media input, output, serta jenis media penyimpanan
dalam proses pengolahan data.
2. Program flowchart
Bagan yang memperlihatkan instruksi yang digambarkan dengan
simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.
(Ladjamuddin : 2005)
Dengan menggunakan flowchart maka kerja dari suatu proses
dapat dipantau untuk pengembangan atau perbaikan.
Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat
bantu menggambarkan proses di dalam program. Simbol-simbol yang
digunakan dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu :
1. Flow Direction Symbols (Simbol Penghubung atau Alur)
Tabel 2.1 Simbol Penghubung (Ladjamudin : 2005)
No Symbol Nama dan Keterangan
1. Symbol arus /flow
Untuk menyatakan jalannya arus suatu
proses

34
2. Simbol communication link
Untuk menyatakan bahwa ada suatu
transisi suatu data / informasi dari satu
lokasi kelokasi lainnya
3. Simbol connector
Untuk menyatakan sambungan dari satu
proses ke proses lainnya dalam halaman /
lembar yang sama
4. Simbol offline connector
proses ke proses lainnya dalam halaman /
lembar yang berbeda
2. Processing Symbols (Simbol Proses)
Simbol yang menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam
suatu proses / prosedur, simbol-simbol tersebut adalah :
Tabel 2.2 Simbol Proses Flowchart (Ladjamudin: 2005).
1.
Simbol Offline Connector
proses ke proses lainnya kedalam
halaman/lembar yang berbeda
2. Simbol Manual
Untuk menyatakan suatu tindakan (proses)
yang tidak dilakukan oleh
komputer(manual)
3. Simbol Decision/logika
Untuk menunjukkan suatu kondisi tertentu
yang akan menghasilkan dua kemungkinan
jawaban, ya/tidak
4. Simbol Predefined Proses
Untuk menyatakan penyediaan tempat
penyimpanan suatu pengolahan untuk
memberi harga awal

35
5. Simbol Terminal
Untuk menyatakan permulaan atau akhir
suatu program
6. Simbol Keying Operation
Untuk menyatakan segala jenis operasi
yang diproses dengan menggunakan suatu
mesin yang mempunyai keyboard
7. Simbol off-line storage
Untuk menunjukkan bahwa data dalam
symbol ini akan disimpan ke suatu media
tertentu
8. Simbol Manual Input
Untuk memasukkan data secara manual
dengan menggunakan online keyboard
3. Input-output Symbols
Simbol yang menunjukkan jenis peralatan yang digunakan
sebagai media input atau output, simbol-simbol tersebut adalah :
Tabel 2.3 Simbol input output flowchart (Ladjamudin : 2005).
1. Simbol Input-output
Untuk menyatakan proses input dan output
tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
2. Simbol Punched Card
Untuk menyatakan input berasal dari kartu
atau output ditulis ke kartu
3. Simbol Magnetic-tape unit
Untuk menyatakan input berasal dari pita
magnetik atau output disimpan ke pita

36
4. Simbol Disk Storage
Untuk menyatakan input berasal dari disk
atau output disimpan ke disk
5. Simbol document
Untuk mencetak laporan ke printer
6. Simbol display
Untuk menyatakan peralatan output yang
digunakan berupa layar (video, komputer)
2.12. Unified Modelling Language (UML)
UML didefinisikan sebagai solusi notasi diagram untuk mengambarkan
artefak pada Object-Oriented Analysis and Design (OOAD). Dengan UML kita
bisa memvisualisasikan, menetapkan, membuat dan mendokumentasikan aplikasi
sofware kita. Saat sistem software menjadi lebih besar dan lebih kompleks, kita
perlu untuk mengatur kekompleksan tersebut dan dalam arti menyederhanakannya
sehingga kita bisa lebih mengertinya. (Dharwiyanti : 2003)
Dengan menggunakan diagram-diagram UML, developer dapat melakukan
pemrograman kode yang biasa dikenal dengan sebutan forward engineering, yaitu
kode dari model-model UML.
Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan
syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk
menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna
tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut
dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah

37
ada sebelum: Grady Booch OOD (Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT
(Object Modelling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented
Software Engineering). (Dharwiyanti : 2003)
Tabel 2.4. Notasi UML
No Notasi Keterangan
1 Class Diagram, digunakan untuk
mengambarkan kelas-kelas program. Terdiri
atas nama kelas, atribute yaitu properties yang
dimiliki oleh kelas, dan operation yaitu
aktifitas yang dapat dilakukan oleh kelas
tersebut
2. Relationship merupakan hubungan antar class.
Dapat berupa one to one, one to many, maupun
many to one
3. Aktor merupakan pelaku-pelaku yang terlibat
di dalam sistem
4. Use case merupakan penjelasan kegiatan-
kegiatan yang ada di dalam sistem
5. Initial node digunakan sebagai notasi awal dari
proses yang dijalankan.
6. Action merupakan notasi yang
menggambarkan aksi yang terjadi di dalam
suatu proses
7. Activity Final Node merupakan notasi yang
melambangkan akhir dari sebuah proses
8. Activity merupakan aktifitas yang ada di dalam
sistem. Biasa digunakan pada proses yang
melibatkan proses lainnya.

38
9. Activity dengan parameter biasa digunakan
pada proses yang melibatkan proses lainnya
serta mengambil parameter dari proses
tersebut.
10. Lifeline merupakan state dari sebuah proses
yang ada di dalam sistem. Nantinya, setiap
bagian dari proses akan berhenti pada lifeline
yang sesuai.
Diagram-diagram yang terdapat di dalam pemodelan UML adalah sebagai
berikut:
1. Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan
dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem,
dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah
interaksi antara aktor dengan sistem.

39
Gambar 2.4. Contoh Use-case Diagram
2. Class Diagram
Class diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan
menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan
desain berorientasi objek. Class diagram menggambarkan keadaan
(atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk
memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram
menggambarkan struktur dari deskripsi class, package, dan objek beserta
hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-
lain.
Class diagram memiliki tiga area pokok:
1. Nama (dan stereotype)
2. Atribut
3. Metoda

40
Gambar 2.5. Contoh Class Diagram
3. Statechart Diagram
Statechart Diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan
(dari satu state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari
stimuli yang diterima. Pada umumnya statechart diagram menggambarkan
class tertentu (satu class dapat memiliki lebih dari satu statechart diagram).
4. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam
sistem yang sedang dirancang, bagaiumana masing-masing alur berawal,
decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity
diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi
pada beberapa eksekusi.

41
Gambar 2.6. Contoh Activity Diagram
Activity Diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian
besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh
selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu, activity
diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan
interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-
proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum.
5. Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam
dan di sekitar sistem (termasul pengguna, display, dan sebagainya) berupa

42
message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas
dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario
atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respon dari sebuah
event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang menjadi
trigger aktifitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara
internal dan output apa yang dihasilkan.
6. Collaboration Diagram
Collaboration diagram juga menggambarkan interaksi antar objek
seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-
masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message.
Setiap message memiliki sequence number, dimana message dari level
tertinggi memiliki nomor 1. Messages dari level yang sama memiliki profiks
yang sama.
7. Component Diagram
Componen diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar
komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di
antaranya. Komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi
source code maupun binary code, baik library maupun executable, baik
yang muncul pada compile time, link time, maupun runtime. Umumnya
komponen terbentuk dari beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga
dari komponen-komponen yang lebih kecil.

43
8. Deployment Diagram
Deployment/physical diagram menggambarkan detail bagaimana
komponen di-deploy dalam infrastruktur sistem, dimana komponen akan
terletak (pada mesin, server atau piranti keras apa), bagaimana kemampuan
jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi, server, dan hal-hal lain yang
bersifat fisik. Sebuah node adalah server, workstation, atau piranti keras lain
yang digunakan untuk men-deploy komponen dalam lingkungan
sebenarnya. Hubungan antar node (misal TCP/IP) dan requirement dapat
juga didefinisikan dalam diagram ini. (Dharwiyanti : 2003)
2.13. PHP
2.13.1. Definisi PHP
PHP adalah sebuah bahasa pemrograman yang didesain agar dapat
disisipkan dengan mudah ke halaman HTML. PHP memberikan solusi
sangat murah (karena gratis digunakan) dan dapat berjalan diberbagai jenis
platform. Pada awalnya memang PHP berjalan di sistem UNIX dan
variannya, namun kini dapat berjalan dengan lancar di lingkungan sistem
operasi Windows. Suatu nilai tambah yang luar biasa karena proses
pengembangan program berbasis web dapat dilakukan lintas sistem operasi.
Dengan luasnya cakupan sistem operasi yang mampu menjalankan
PHP dan ditambah begitu lengkapnya function yang dimilikinya (tersedia
lebih dari 400 function di PHP yang sangat berguna) tidak heran jika PHP
semakin menjadi tren di kalangan programmer web.

44
Penemu bahasa pemrograman ini adalah Rasmus Lerdorf, yang
bermula dari keinginan sederhana Lerdorf untuk mempunyai alat bantu
dalam memonitor pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Inilah
sebabnya pada awal pengembangannya, PHP merupakan singkatannya dari
Personal Home Page tools, sebelum akhirnya menjadi Hypertect
Preprocessor.
2.13.2. Kelebihan PHP
Diantara maraknya pemrograman server web saat ini, adalah ASP
yang berkembang ASP .NET, JSP, CFML, dan PHP. Jika dibandingkan di
antara 3 terbesar pemrograman server web diatas. Terdapat kelebihan dari
PHP itu sendiri, yaitu:
1. PHP merupakan sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah
kompilasi dalam penggunaannya. Tidak seperti halnya bahasa
pemrograman aplikasi seperti Visual Basic dan sebagainya.
2. PHP dapat berjalan pada web server yang dirilis oleh Microsoft, sperti
IIS atau PWS juga pada Apache yang bersifat open source.
3. Karena sifatnya yang open source, maka perubahan dan perkembangan
interpreter pada PHP lebih cepat dan mudah, karena banyak milis-milis
dan developer yang siap membantu pengembangannya.
4. Jika dilihat dari segi pemahaman, PHP memiliki referensi yang begitu
banyak sehingga sangat mudah untuk dipahami.
5. PHP dapat berjalan pada 3 operating system, yaitu Linux, Unix, dan
Windows, dan juga dapat berjalan secara runtime pada saat console.

45
2.13.3. Kekurangan PHP
Seperti pemrograman aplikasi atau web lainnya, PHP pun memiliki
beberapa kelemahan, di antaranya:
1. Tidak ideal untuk pengembangan skala besar.
2. Tidak memiliki sistem pemrograman berorientasi objek yang
sesungguhnya (sampai versi 4 ini). Namun pada versi PHP 5 sudah
dilengkapi pemrograman berorientasi objek yang sesungguhnya.
2.14. MySQL
MySQL adalah sistem manajemen database yang bersifat open source.
MySQL adalah pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh
MySQL AB yang berada di Swedia.
MySQL merupakan sistem manajemen database yang bersifat relasional.
Artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakan pada beberapa
table yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat.
MySQL dapat digunakan untuk mengelola database mulai dari yang kecil
sampai dengan yang sangat besar. MySQL juga dapat menjalankan perintah-
perintah Structured Query Language (SQL) untuk mengelola database-database
relasional yang ada di dalamnya.
2.15. XAMPP Server
XAMPP Server adalah perangkat lunak gratis, yang mendukung banyak
sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program untuk menjalankan
fungsinya sebagai server yang berdiri sendiri, yang terdiri atas program Apache

46
HTTP Server, MySQL database, dan penterjemah bahasa yang ditulis dengan
PHP dan Perl. XAMPP adalah nam yang merupakan singkatan dari X berbagai
sistem operasi (Linux, Mac, Windows), Apache, MySQL, PHP, PERL. Program
ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server
yang mudah digunakan yang mampu melayani halaman dinamis.
2.16. Pengujian Perangkat Lunak
Pengujian perangkat lunak adalah proses pemeriksaan atau evaluasi sistem
atau komponen sistem secara manual atau otomatis untuk memverifikasi apakah
sistem memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dispesifikasikan atau
mengidentifikasi perbedaan-perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil
yang terjadi (Hariyanto: 2004).
Sasaran pengujian adalah penemuan semaksimum mungkin kesalahan
dengan usaha yang dapat dikelola pada rentang waktu realistik. Pengujian
perangkat lunak merupakan tahap kritis dalam penjaminan kualitas perangkat
lunak dan merupakan review menyeluruh terhadap spesifikasi perancangan dan
pengkodean (Hariyanto: 2004).
Glen Myers menyatakan tiga sasaran pengujian, yaitu (Hariyanto, 2004):
1. Pengujian adalah proses mengeksekusi program dengan hasrat
menemukan kesalahan.
2. Kasus uji yang bagus adalah mempunyai peluang tinggi menemukan
kesalahan yang sebelumnya belum ditemukan.
3. Pengujian yang berhasil adalah pengujian yang menyingkap kesalahan
yang sebelumnya belum ditemukan.

47
Manfaat pengujian (Hariyanto: 2004):
1. Pengujian akan menyingkap kesalahan di perangkat lunak.
2. Pengujian mendemonstrasikan fungsi-fungsi perangkat lunak bekerja
sesuai spesifikasi, kebutuhan serta terpenuhi perilaku dan sejenisnya.
Terdapat dua teknik pengujian berdasarkan ketersediaan logik sistem, yaitu
black box testing dan white box testing (Hariyanto: 2004).
2.16.1. White-box testing
Pengujian white-box adalah sebuah pengujian yang dilakuan lebih
dekat lagi untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Lintasan lojik yang
dilalui oleh setiap bagian prosedur yang diuji dengan memberikan kondisi/
loop spesifik. Proses yang terjadi pada pengujian white-box yaitu:
1. Menjamin pengujian terhadap semua lintasan yang tidak bergantungan
minimal satu kali.
2. Mencoba semua keputusan lojik dari sisi ‘true’ dan ‘false’.
3. Eksekusi semua loop dalam batasan kondisi dan batasan operasionalnya
4. Pengujian validasi struktur data internal.
2.16.2. Black-box testing
Konsep black box testing digunakan untuk merepresentasikan sistem
yang cara kerja di dalamnya tidak tersedia untuk diinspeksi. Di dalam kotak
hitam, item-item yang diuji dianggap “gelap” karena logiknya tidak
diketahui, yang diketahui hanya apa yang masuk dan apa yang keluar. Pada
black box testing, kasus-kasus pengujian berdasarkan pada spesifikasi
sistem. Pada black box testing, dicobakan beragam masukan dan memeriksa

48
keluaran yang dihasilkan. Teknik black box testing juga dapat digunakan
untuk pengujian berbasis skenario di mana isi dalam sistem mungkin tidak
tersedia untuk diinspeksi tapi masukan dan keluaran yang didefinisikan
dengan usecase dan informasi analisis yang lain (Hariyanto: 2004).
Black box testing berusaha menemukan kesalahan dalam kategori,
sebagai berikut (Pressman: 2002):
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang.
2. Kesalahan antarmuka.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database.
4. Kesalahan kinerja.
Pengujian black box testing merupakan pengujian yang dilakukan oleh
pengembang sistem. Karena pengguna akhir sistem memiliki pemahaman
tentang sistem informasi dengan tingkatan yang berbeda, maka seberapa
jauh pengguna akhir dapat memahami dan menerima sistem harus diuji.
Pengujian inilah yang dinamakan dengan user acceptance test. Pengujian ini
dilakukan untuk menjamin bahwa sistem telah melayani kebutuhan
organisasi.

49
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian yang penulis lakukan bertempat di Kantor Sekretariat PT. Semen
Padang mulai dari bulan Januari 2011 sampai bulan Maret 2011.
3.2. Metode Pengumpulan Data
Pada metode pengumpulan data ini penulis melakukan observasi,
wawancara, dan studi pustaka.
3.2.1. Observasi
Guna mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan sistem
(system requirements), penulis melakukan pengumpulan data dengan
cara observasi di tempat penelitian. Penulis terjun langsung ke lapangan
untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan saat ini. Hal ini perlu
dilakukan agar penulis dapat melakukan analisis terhadap sistem yang
telah berjalan serta menentukan rancangan sistem baru yang akan
dibangun agar tetap sinkron dengan sistem yang sudah ada.
Selain system requirements, pada langkah ini penulis juga
mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk pembangunan aplikasi
data yang dimaksud adalah sample data surat-surat masuk yang sudah
ada sebelumnya.

50
3.2.2. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan salah satu staf administrasi di Biro
Pelayanan Umum PT Semen Padang yaitu bapak Suwirman untuk
memperoleh data-data yang diperlukan dalam pembuatan sistem.
3.2.3. Studi Pustaka
Mengumpulkan data-data dengan cara membaca buku atau literatur
serta mencari artikel-artikel yang dapat dijadikan acuan dalam
pembahasan masalah di dalam penulisan tugas akhir.
3.2.4. Studi Sejenis
Berikut dipaparkan beberapa penelitian yang pernah ada yang
berkaitan dengan CodeIgniter Framework dan sistem informasi
manajemen surat dan pengarsipan yang penulis gunakan sebagai bahan
perbandingan.
Tabel 3.1. Perbandingan Studi Sejenis
Nama Penulis Judul Karya Tulis Kelebihan (+) Kekurangan (-)
Dhika Rizki
Anbiya
(UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2009)
Pengembangan
Aplikasi Social
Networking pada
Program Studi TI
UIN
Membangun aplikasi social
network seperti halnya
Facebook untuk kalangan
Program Studi TI UIN
menggunakan CI Framework
Aplikasi hanya sampai
pada tahap
pengembangan, dan
tidak sampai pada tahap
implementasi, sehingga
manfaatnya tidak dapat
dirasakan.
I Wayan Agus
Suryanegara
(Institut
Teknologi
TELKOM,
2009)
Analisis
Perbandingan
Penggunaan
Framework
CodeIgniter dan
CakePHP Untuk
Aplikasi Web
Melakukan analisis
perbandingan terhadap
framework CodeIgniter dan
CakePHP yang
diimplementasikan pada
pembangunan aplikasi web
CMS (Content Management
System) berdasarkan beberapa
parameter pengujian yang
menjadi fitur umu sebuah
Analisis perbandingan
hanya dilakukan ketika
membangun aplikasi
web CMS.

51
framework
Andi Mulya
Indrianto
(UIN Syarif
Hidayatullah,
2009)
Penerapan
Codeigniter
Framework Dalam
Pengembangan
Sistem Informasi
Sidang Keliling,
Studi Kasus: Badan
Peradilan Agama
Melakukan penerapan
CodeIgniter framework untuk
membantu memudahkan
pengadilan agama diberbagai
daerah dalam pelaporan
pelaksanaan sidang keliling
dan pencarian laporan sidang
keliling yang ada di Badan
Peradilan Agama
Sistem ini tidak sesuai
dengan judul penelitian,
karena sistem hanya
membantu dalam
pelaporan data sidang
keliling, tidak
mengembangkan segala
hal yang dapat
membantu dalam
urusan sidang keliling
itu sendiri.
Prastuti
Damariyanti
(UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2009)
Pengembangan
Sistem Informasi
Manajemen Surat
pada Bagian
Program dan
Penyusunan
Anggaran di Badan
Meteorologi,
Klimatologi, dan
Geofisika Pusat
Menyediakan interface yang
dapat mempermudah user
dalam pencatatan surat masuk
secara web.
Sistem dibuat dengan
teknik pemrograman
yang tradisional
(metode terstuktur)
sehingga tidak
memudahkan dalam
pengembangan sistem
apabila ditemukan
permasalahan dalam
pemakaian sistem
dikemudian hari.
Desi
Nurnaningsih
(UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2009)
Pengembangan
Sistem Informasi
Manajemen Surat
Akademik (Studi
Kasus Fakultas
Sains dan
Teknologi
Membangun aplikasi
manajemen surat akademik di
FST UIN Syarif Hidayatullah
berbasis web. Proses
pembuatan surat dan
pengajuan suratnya dilakukan
di dalam sistem.
Penulis membatasi
pengembangan sistem
hanya untuk pembuatan
dan proses surat keluar
di akademik FST UIN.
Sistem tidak dibuat
untuk mengelola surat
masuk. Selain itu,
proses membangun
sourcecode sistem
masih menggunakan
metode konvensional
tanpa menggunaka
framework.
Firlina
Fardhilah
(UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2010)
Aplikasi Surat
Menyurat dalam
Pelayanan
Pengadaan Barang
dan Jasa: Study
Kasus Divisi
Logistik PT.
TELKOM DFWN -
Flexy
Membuat aplikasi berbasis
web untuk proses surat
menyurat dalam pelayanan
pengadaan barang dan jasa di
TelkomFlexy. Aplikasi. Alur
pengiriman surat dibuat
seperti email.
Proses coding aplikasi
menggunakan metode
konvensional, yaitu
tanpa framework. User
tidak dapat melacak
proses surat yang telah
dikirimkan. Aplikasi
hanya mengelola lalu
lintas surat antara user

52
sistem, tidak ada
pencatatan surat
terhadap pihak luar.
Sarika (UIN
Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2011)
Pengembangan
Sistem Informasi
Manajemen surat
Keputusan. Studi
Kasus: Subbagian
Administrasi
Kepegawaian Pusat
UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta
Membangun aplikasi untuk
membantu membuat surat
keputusan di lingkungan UIN
langsung dalam sistem
informasi yang berbasis web
Aplikasi yang dibuat
hanya membantu user
untuk membuat,
mengeluarkan dan
mengelola surat
keputusan saja. Sistem
di-coding dengan
metode konvensional,
belum menggunakan
framework sehingga
mengurangi efisiensi
dan efektifitas dalam
pengelolaan sourcecode
berikutnya.
Makhsus
Bilmajdi (UIN
Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2011)
Analisis dan
Perancangan
Emplus Syariah
untuk Membuat
dan Menyampaikan
Surat Secara
Elektroniks pada
PT Bank BNI
Syariah
Membangun aplikasi untuk
membuat dan menyampaikan
surat antar divisi atau dalam
satu divisi di PT Bank BNI
syariah. Aplikasi mampu
merekam dan melaporkan
jalan surat. Surat yang dibuat
secara otomatis membuat
nomor surat, dan pengarsipan
sudah sesuai jenis, tahun, dan
penyetuju surat.
Aplikasi hanya
membuat surat untuk
surat di intern
perusahaan. Jenis surat
belum dilihat dari surat
eksternal dari dan untuk
pihak luar seperti
nasabah, perusahaan
lain, dan lain lain.
Aplikasi dikembangan
dengan metode
konvensional, belum
menggunakan
framework.
Radenal
Andika
(UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta, 2011)
Penerapan CI
(CodeIgniter)
dalam
Pengembangan
Sistem Informasi
Manajemen Surat
dan Pengarsipan,
Studi Kasus: PT
Semen Padang
Pengembangan sistem
manajemen surat dan
pengarsipan yang dibangun
dengan pemanfaatan
framework CodeIgniter
sehingga sistem dibangun
lebih cepat dan proses
pengembangan selanjutnya
lebih mudah. Sistem ini juga
akan menerapkan disposisi
berlevel berbasis web
sehingga tercapai efisiensi
penggunaan kertas (paper-
less)
Penulis membatasi
pengembangan sistem
untuk lingkungan
tempat studi kasus
walaupun tidak tertutup
kemungkinan untuk
dikembangkan untuk
kalangan lainnya.
Surat belum bisa dibuat
di dalam sistem.

53
3.3. Metode Pengembangan Sistem
3.3.1. Pemilihan Metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Metode pengembanga sistem yang penulis gunakan dalam penelitian ini
adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD).
Pemilihan metode penelitian Object Oriented Analysis and Design
(OOAD) ini dilakukan karena beberapa alasan utama, yaitu: (Nugroho : 2005)
1. Model analisis pada analisis dengan metode terstruktur tidak cukup formal
untuk diimplementasikan secara langsung ke bahasa pemrograman.
2. Sistem nyata harus diadaptasi ke lingkungan dimana sistem kelak akan
diimplementasi. Dalam hal ini, perlu dilakukan modifikasi-modifikasi
model analisis ke beberapa faktor yang berbeda seperti kebutuhan kinerja,
perangkat keras, dan perangkat lunak sistem, DBMS (Database
Management System), dan bahasa pemrograman yang akan digunakan.
3. Hasil analisa dapat divalidasi menggunakan perancangan berorientasi
objek. Pada tahap ini, kita dapat memverifikasi apakah hasil dari analisis
sesuai untuk membangun sistem dan kemudian, jika tidak sesuai, kita
kembali secara iteratif ke tahap analisis, serta membuat perubahan yang
perlu pada model analisis.
Metode OOAD dapat dibagi menjadi dua tahapan utama yaitu:
a. Object-Oriented Analysis
Pada tahap ini dulakukan pengidentifikasian tujuan-tujuan dari
aplikasi atau sistem dan dilakukan pengidentifikasian syarat-syarat atau
kebutuhan informasi bagi sistem yang diperoleh dari pengidentifikasian

54
tujuan-tujuan tersebut. Menjelaskan masalah-masalah yang terjadi pada
Kantor Sekretariat PT Semen Padang khususnya dalam penanganan
manajemen surat dan pengarsipan, membuat flowchart sistem yang sedang
berjalan dan sistem yang akan diusulkan.
b. Object-Oriented Design
Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap proses-proses yang
akan terjadi di dalam sistem, meliputi:
• Perancangan aplikasi
Pada tahapan perancangan ini, penulis menggunakan Unified
Modelling Language (UML) sebagai alat bantu (tools).
• Perancangan database
Pada tahap perancangan ini, penulis menggunakan tabel relasi
berdasarkan objek yang telah dirancang dalam UML.
• Perancangan tampilan
Pada tahap ini, penulis melakukan perancangan user interface dari
aplikasi ini. Perancangan yang dilakukan meliputi halaman-
halaman yang ada di dalam sistem.
3.3.2. Kelebihan dan Kekurangan Object Oriented Analysis and Design
(OOAD)
a. Kelebihan
1. Dibandingkan dengan metode terstruktur, OOAD lebih mudah
digunakan dalam pembangunan sistem.

55
2. Dibandingkan dengan struktur, waktu pengembangan, level
organisasi, ketangguhan, dan penggunaan kembali (reuse) kode
program lebih tinggi dibandingkan dengan metode OOAD.
3. Tidak ada pemisahan antara fase desain dan analisis, sehingga
meningkatkan komunikasi antara user dan developer dari awal
hingga akhir pembangunan sistem.
4. Analisis dan programmer tidak dibatasi dengan batasan
implementasi sistem, jadi desain dapat diformulasikan yang dapat
dikonfirmasi dengan berbagai lingkungan eksekusi.
5. Relasi objek dengan entitas (thing) umumnya dapat dimapping
dengan baik seperti kondisi pada dunia nyata dan keterkaitan dalam
sistem. Hal ini memudahkan dalam memahami desain.
6. Memungkinkan adanya perubahan dan kepercayaan diri yang
tinggi terhadap kebenaran software yang membantu untuk
mengurangi resiko pada pembangunan sistem yang kompleks.
7. Encapsulation data dan method, memungkinkan penggunaan
kembali pada proyek lain, hal ini akan memperingan proses desain,
pemrograman dan reduksi harga.
8. OOAD memungkinkan adanya standarisasi obyek yang akan
memudahkan memahami desain dan mengurangi resiko
pelaksanaan proyek.
9. Dekomposisi obyek, memungkinkan seorang analis untuk
memecah masalah menjadi pecahan-pecahan masalah dan bagian-

56
bagian yang di-manage secara terpisah. Kode program dapat
dikerjakan bersama-sama. Metode ini memungkinkan
pembangunan software dengan cepat, sehingga dapat segera masuk
ke pasaran dan kompetitif. Sistem yang dihasilkan sangat fleksibel
dan mudah dalam memelihara.
b. Kekurangan
1. Pada awal desain OOAD mungkin akan sangat simple.
2. Pada OOAD lebih fokus pada coding dibandingkan metode
terstruktur.
3. Pada OOAD tidak menekankan pada kinerja tim seperti pada
metode terstruktur.
4. Pada OOAD tidak mudah untuk mendefinisikan class dan objek
yang dibutuhkan sistem.
5. Sering kali pemrogramam berorientasi objek digunakan untuk
melakukan analisis terhadap fungsional sistem, sementara metode
OOAD tidak berbasis pada fungsional sistem.
6. OOAD merupakan jenis manajemen proyek yang tergolong baru,
yang berbeda dengan metode analisis dengan metode terstruktur.
Konsekuensinya adalah, tim developer butuh waktu yang lebih
lama untuk berpindah ke OOAD, karena mereka sudah
menggunakan metode terstruktur dalam waktu yang lama.

57
7. Metodologi pengembangan sistem dengan OOAD menggunakan
konsep reuse. Reuse merupakan salah satu keuntungan utama yang
menjadi alasan digunakannya OOAD. Namun demikian, tanpa
prosedur yang emplisit terhadap reuse, akan sangat sulit untuk
menerapkan konsep ini pada skala besar. (Supriyanto : 2008)
3.4. Pemilihan CodeIgniter Framework
Framework yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah CodeIgniter
Framework versi 2.0.2.
Pemilihan CodeIgniter framework ini dilakukan setelah dari studi sejenis
yang telah dijelaskan pada bab 2 membuktikan bahwa CodeIgniter framework
lebih unggul dibanding framework lainnya.
Selain itu CodeIgniter framework juga memiliki beberapa kelebihan
dibandingkan dengan framework lainnya, yaitu:
1. Gratis
CodeIgniter dilisensikan dibawah lisensi Apache/BSD style open
source license, ini berarti kita dapat menggunakan sesuai keingginan
kita.
2. Ringan dan Cepat
Secara default CodeIgniter hanya berjalan dengan me-load beberapa
pustaka saja, dengan demikian hanya membutuhkan resource yang
sedikit sehingga ringan dan cepat dijalankan. Pustaka-pustaka lain yang
nantinya akan digunakan bisa di-load sesuai dengan kebutuhan.

58
3. Menggunakan MVC
CodeIgniter menggunakan lingkungan pengembangan dengan metode
Model View Controller (MVC) yang membedakan antara logika dan
presentasi/tampilan, sehingga tugas bisa lebih mudah dipecah-pecah.
4. URL yang sederhana
Secara default, URL yang dihasilkan CodeIgniter sangat bersih (clean)
dan Search Engine Friendly (SEF).
5. Memiliki Paket Library yang Lengkap
CodeIgniter memiliki paket Library yang lengkap untuk mengerjakan
operasi-operasi yang umum dibutuhkan oleh sebuah aplikasi berbasis
web, misalnya mengakses database, mengirim email, memvalidasi data
form, menangani sessions, memanipulasi gambar, bekerja degan data
XML-RPC, dan sebagainya.
6. Extensible
Sistem dapat dikembangkan dengan mudah dengan menggunakan
menggunakan library, helper, atau dengan menggunakan class
extensions atau system hooks.
7. Tidak Memerlukan Template Engine
Meskipun CodeIgniter dilengkapi dengan template parser sederhana
yang dapat kita gunakan, tetapi hal ini tidak mengharuskan kita untuk
menggunakannya. Penggunaan Template Engine dapat mengurangi
Performance dari sistem.

SISTEM MANAJEMEN SURAT

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to SISTEM MANAJEMEN SURAT

Similar to SISTEM MANAJEMEN SURAT (20)

More from Fajar Baskoro

More from Fajar Baskoro (20)

SISTEM MANAJEMEN SURAT