office management

1. කාර්යාල
කළමනාකරණය හා
කාර්යාල ක්රම
OFFICE SYSTEMS AND
OFFICE MANAGEMENT
DHARANEE WEERASEKARA
LL.M (W. LONDON), LL.B (HONS) , ATTORNEY AT
LAW, M.A
Assistant Chief Secretatry (Training)

2. . වැඩසටහනේ/නෙෙ සැසිනේ
අනේක්ෂිත ේරතිඵල
1. කාර්යාල කළෙනාකරණනේ/ කාර්යාල ක්ෂරෙ භාවිතනේ
වැදගත්කෙ
2. කාර්යාල කළෙනාකරණනේ/ කාර්යාල ක්ෂරෙ මූලික
සිද්ධාේතෙය අවන ෝධය හා ේරනයෝගික භාවිතය
3. ආයතනික අරමුණු වටහාගත් නිර්ොණශීලී, ඵලදායී
වයඹ පළාත් සභා රාජ්ය නේවකනයකු නලසිේ නේවය
ඇරඹීෙට අවශ්ය ොනසික අභිේනර්රණය ල ාදීෙ හා
ආත්ෙ විශ්වාසය තහවුරු කිරීෙ

3. කාර්යාලයක් යනු
 සරලෙ පැහැදිලි කිරීෙ නලස කාර්යාලය
https://youtu.be/HHKwnUa3txo
නිශ්චිත අරමුණක් හහෝ අරමුණු සාක්ෂාත්
කර ගැනීම සඳහා පිහිටුවා ඇති
නනතික ආයතනයක් නලස
හඳුනාගත හැකිය.
 නෙහි ආයතනය යනු මූලික වශනයේෙ
 නභෞතික පැවැත්ෙක්ෂ දැකිය හැකි,
 විද්යාත්ෙකව ඳවා ගේනා කාර්යය ෙණ්ඩලයක්ෂ
සහිත,
 නිශ්ිත සංවිධාන ධූරාවලියක්ෂ සහිත,
 සොජයට නහෝ ඉලක්ෂක කණ්ඩායෙකට නිශ්ිත
නේවාවක්ෂ නහෝ අනේක්ෂිත අරමුනක්ෂ සඳහා ඍජු නහෝ
වක්ෂර පහසුකම් සපයනු ල න, නිශ්ිත

5. කාර්යාලයක කාර්යභාරය
 කළෙනාකරණ කාර්යයේ.
 උදා : පරිසරය, උපකරණ, කාර්යාල ක්ෂරෙ සංවිධානය
 අධීක්ෂෂණ කාර්යයේ.
 උදා : නේවක පුහුණුව, දදනික කටයුතු නසායා ැලීෙ.
 ක්ෂරියාත්ෙක කිරීනම් කාර්ය.
 උදා : ලිපි නගානු පවත්වානගන යාෙ, වාර්තාකරණය
 තීරණ ගැනීෙ සඳහා නතාරතුරු සැපයීෙ.
 උදා : ඉදිරිනේදී නකාපෙණ ඳවා ගනීද?
 නතාරතුරු රැේකර ත ා ගැනීෙ.
 වත්කම් ආරක්ෂෂා කිරීෙ.
 මූල්ය ේථාවර ව හා මූල්ය පාලනය.
 සේනිනේදන කාර්ය.
 නතාරතුරු යාවත්කාලීන කිරීෙ.
 පරිපාලන කාර්ය.
 අනනකුත් කාර්ය

6. රජහේ කාර්යාලයක් යනු
 එනයිේ ගත්කළ රජනේ කාර්යාලයක්ෂ යනු
 රාජ්ය ේරතිපත්ති අනුව ේථාපිත කරන ලද්දා වූත්,
 රජනේ නේවාවේ පවත්වානගන යාෙ
 රාජ්ය ේරතිපත්ති සඳහා අවශ්ය නතාරතුරු ඒකරාශී
කිරීෙ
 රජය නවනුනවේ ආදායම් ඉපයීෙ
 නහෝ එවැනි අරමුණු ගනනාවක්ෂ සපුරා ගැනීෙ උනදසා
 ක්ෂරියාකරන ආයතනයකි.

7. කළමනාකරණය යනු :
 ආයතනික කාර්යය සාධනය සහතික කරනු පිණිස
කාර්යක්ෂම හා ඵලදායී හලස කාර්යාල කටයුතු
පවත්වාහගන යාම, වැඩි දියුණු කිරීම, සැලසුම් කිරීම,
ක්රියාත්මක කිරීම, ඇගයීම්, නඩත්තු කිරීම සම්බන්ධ
වෘත්තිමය ක්රියාවලියයි.
ඒ අනුව ගත්ිට, කාර්යාල කළමනාකරණය සමස්ත
ආයතනහේ පරිපාලනහේ හකාටසකි. තවද එය කලාහේ හා
ිද්යාහේ එකතුවක් හලසට ද ිග්රහ කිරීමට හැකිය.
‘පිලියම් ඉෆ්, හලෆින්හේල් හා එඩ්වින් එම්.හරාට්, - William IF
Leffingwell and Edwin M.Rot ට අනුව කාර්යාල
කළමනාකරණය යනු, උපරිම ප්රතිඵල ලබා ගැනීම
සඳහා මිනිසුන්, ක්රම, ද්රේය, යන්ත්ර හැසිරවීම හා පාලනයයි.
‘මිල්ස් හා ස්ටැන්ඩින්ෆන්ඩ්ව’ – Mills and Standinhford, ට අනුව
කාර්යාල කළමනාකරණය යනු නිශ්චිත අරමුණු සාක්ෂාත්
කර ගැනීම සඳහා පරිසරයට උිත මාධ්ය භාිතහයන්
කාර්යාලහේ කාර්ය මණ්ඩලයට මඟ හපන්වීමයි.

8. ආයතනය කාර්යයසාධනය හලස
ඔබ අදහස් කරන්හන් කුමක්ද ?
එහි මූලිකාාංග හමානවද ?

9. කාර්යාල කළමනාකරණහේ
වැදගත්කම / අවශ්චයතාව :
 නිශ්ිත ඉලක්ෂක, අරමුණු සාක්ෂෂාත් කර ගැනීෙ
සඳහා නේවකයේ නයාමු කර ගැනීෙට.
 ආයතනයක්ෂ සතු සම්පත් ේරශේත නලස
භාවිතා කිරීෙට.
 අවෙ පිරිවැයක්ෂ ෙත කාර්යාල කටයුතු සදහා
ෙග නපේීෙට.
 නිසි නලස කාර්ය ේරවාහයක්ෂ ඇති කර ලැනීෙට
හා සුෙට කාර්ය ේරවාහයක්ෂ සහතික කර
ගැනීෙට.
 කාර්යාල කටයුතු කාර්යක්ෂෂෙ හා ඵලදායි කර
ගැනීෙට.
 පැවැත්ෙ හා වර්ධනය කළෙනාකරණය කර
ගැනීෙට.
 නේයතා සම්පාදනය කර ගැනීෙට.
 කාර්යාල කාර්ය ෙණ්ඩලනේ කුසලතා රඳවා
ත ා ගැනීෙට.

10. කාර්යාල කළමනාකරණහේ
මූලිකාාංග
1. නහාඳ නේවාවක්ෂ ල ා දීෙ සඳහා නගාඩනැගිලි සැලසුම් කිරීෙ,
පිහිටුීෙ, නඩත්තු කිරීෙ, පාලනය,
ආනලෝකකරණය, වර්ණ ගැලපීෙ, වාතාශ්රය ල ා දීෙ යනාදිය ඉටු
කිරිෙ.
2. සංවිධාන සටහන පිළිනයල කිරීෙ, නදපාර්තනම්ේතුකරණටය,
සුපරීක්ෂෂණය කිරීෙ.
3. ලිපි නගානු සංවිධානය කිරීෙ, පණිවුඩ හුවොරුව නිසි නලස
පවත්වානගන යාෙ.
4. නගානුගතකරණය, අංකකරණය, වාර්තා නඩත්තුකරණය,
ග ඩාකරණය, ආරක්ෂෂා කිරිෙ, ඉවත් කිරීෙ.
5. ලී ඩු, උපකරණ, යේත්ර ලිපි ද්රේය නවනත් දෑ මිලට ගැනීෙ,
ග ඩා කිරීෙ. න දාහැරීෙ.
6. එන - යන තැපෑල සංවිධානය කිරීෙ හා සුපරීක්ෂෂණය.
7. කාර්යාල ක්ෂරියා නවනේ කිරීෙ, නව ක්ෂරෙ හඳුේවා දීෙ, වැඩ සරල
කිරීෙ, ේරමිතිකරණය.

11. කාර්යාල සැලසුම්කරණ උපහදස්
කිහිපයක්
ඵලදායී හා කාර්යක්ෂෂෙ, ේරසේන කාර්යාල අවකාශයක්ෂ නිර්ොනය
කර ගැනීෙ සඳහා වැදගත් වන ෙඟ නපේීම් කිහිපයක්ෂ පහත පරිදි ය.
නම්වා කාර්යාල සැලසුම්කරණ අරමුණු ද නේ. එනම්,
 නෙනහයුම් පිරිවැය අවෙ කර ගැනීෙට.
 නේවක අේතර් ක්ෂරියාකාරීත්වය දිරිෙත් කිරීෙට.
 ඵලදායිතාවය වැඩි දියුණු කර ගැනීෙට.
 ආයතනික සංේකෘතිය නවනේ කර ගැනීෙට.
 පාරිසරික ලපෑෙ අවෙ කර ගැනීෙට.නේවක යහපැවැත්ෙ
ේරවර්ධනයට.
 කාර්ය ෙණ්ඩල ආකර්ෂණය ත ා ගැනීෙට.
 ආයතනනේ වර්ධනයට සහාය කර ගැකීෙට.
 නිර්ොණශිලීත්වය උත්නත්ජනය කිරීෙට.

12. ස්ථානගත කිරීම / හභෞතික
පිහිටුවීම.
කාර්යාලයක්ෂ ේථානගත කිරීනම්දී අවධානය නයාමු කළ යුතු කරුණු රාශියකි.
1. ළඟාීනම් පහසුව.
කාර්යාලයකිේ ේරනයෝජන ගනු ල න නේවාදායකයිේ ට, නේවක
නේවිකාවේට, නවනත් පාර්ශව වලට කාර්යාලය නවත ළඟාීෙ පහසුවිය යුතුය.
2. නගාඩනැගිල්නල් ේයූහය.
තනි ෙහලක්ෂද, නදෙහල්ද , ෙහල් කිහිපයක්ෂද, ඒ සඳහා ළඟාවේනේ
නකනේද, විදුලි නසෝපාන තිනේද, ආ ාධිත හා ෙහලු අයට යා හැකිද, යන කරුණු
නෙහිදී සලකා ැලිය යුතුය. වර්තොනනේ නෙය දනතික අවශ්යතාවයක්ෂද නේ.
3. කාර්ය ෙණ්ඩලය සපයා ගැනීනම් පහසුව.
කාර්යාලයකට අවශ්ය නේවක - නේවිකානවෝ, කළෙනාකරුනවෝ සපයා
ගැනීනම් හැකියාව නසායා ැලීෙ.
4. කාර්යාල වියදම් / පිරිවැය නසායා ැලීෙ.
කාර්යාල නගාඩනැගිල්ල කුලියට ගේනවාද, නගාඩනගනවාද හා
අනනකුත් පිරිවැය සලකා ැලීෙ.

13. 5. ේරවාහන පහසුකම් සපයා ගත හැකි නලස කාර්යාල ේථානගත කළ යුතුය.
6. කාර්ය ෙණ්ඩලයට අවශ්ය ඉඩකඩ නෙේෙ නිලධාරීේ, ාහිර පාර්ශ්ව සම් ේධනයේ
පැවතිය යුතු ඉඩකඩ නකනරහි ද අවධානය නයාමු කළ යුතු ය.
7. ආරක්ෂිත ව/ ආරක්ෂිත විධීවිධාන නකනරහි අවධානය නයාමු කිරීෙ.
උදා: ආරක්ෂිත උපකරණ, හදිසි නදාරටු, හදිසියකදී ගනු ල න ක්ෂරියාොර්ග.
8. අවට පරිසරය වැඩ කළ හැකි පරිදි සැකසිය යුතුය. ඒ සඳහා නිසංසල වක්ෂ ඇති කිරීෙ,
සංගීතය අවශ්ය ේරොණනයේ නයාදා ගැනීෙ කළ හැකිය.

14. කාර්යාලයක අභ්යන්තර තත්ත්වය
1. ආනලෝකය
2. උෂ්ණත්වය
3. වර්ණ / වර්ණය
4. භාණ්ඩ හා උපකරණ
5. වාතාශ්රය
6. ශේදය
7. වැසිකිළි හා සනීපාරක්ෂෂක පහසුකම්
8. ආරක්ෂෂාව
9. ගෙේ ෙඟ
10. කාර්යාල අලංකාර කිරීෙ

15. කාර්යාල පිරිසැකැස්ම - LAYOUT
නගාඩනැගිල්ලක නහෝ එෙ ඉඩකඩිේ ඵලදායී නලස
ේරනයෝජන ගත හැකි වන පරිදි සැලසුම් කිරීෙ
කාර්යාල පිරිසැකැේෙ නම් නේ.
කළෙනාකාරීත්වය කාර්යාලයක්ෂ ේථාපිත කළ පසුව
කාර්යාලය සඳහා විවිධ නදපාර්තාම්ේතු හා උපකරණ
ක්ෂරොනුකූලව හා විද්යාත්ෙකව ඛණ්ඩනය කිරීෙ නම්
යටනත් සිදුනේ.

16. කාර්යාල පිරිසැකැස්ම සැලසුම්
කිරීහම් ක්රම.
I. සැ ැවිේෙ විවෘත අවකාශය -
The Really Open Space
II. පුද්ගලික කාෙර -
The Private Rooms
III. නවේ කළ කුඩා ආවරණ සහිත -
The Case for Cubicles
IV. නපාකුරු කණ්ඩායම් -
The Team Clusters

18. කාර්යාල ක්රම යන්හනහි සාමාන්ය
අර්ථ දැක්වීම .
1. කාර්යාල ක්ෂරෙයක්ෂ යනු කාර්යාලයක්ෂ විසිේ ඉලක්ෂක
කරන ලද අරමුනක්ෂ නහෝ අරමුණු කිහිපයක්ෂ ඉෂ්ඨ
කරගැනීෙ නවනුනවේ පූර්වනයේ සැලසුම් කරන
ලද්දාවූත් , එකිනනක ෙත ැඳි පවතින හා යැනපන
කාරයය අවේථා එකක්ෂ නහෝ කිහිපයකිේ සෙේවිත
ක්ෂරියා පද්ධතියකි.
Work Steps

19. කාර්යාල ක්රම තවදුරටත් ිග්රහ
කළහැකි ආකාරයන්
1. කාර්යාල ක්රම යනු කාර්යාලයක ක්ෂරියාකාරිත්වය
නෙනහයවන රීති නහෝ ේරතිපත්ති ොලාවකි. (සාර්ව
අර්ථනයේ ගත්විට ) එය කාර්යය පරිපාටි රාශියක්ෂ එකතුවක්ෂ
වන අතර කාර්ය පරිපාටි වල මූලික තැනුම් ඒකකය
වනුනේ වැඩ පියවර යේනයි.
2. කාර්යය පරිපාටි යනු සිදු කරන නදය සම් ේධනයේ
නියෙ කරන ලද නිශ්ිත ේරමිත ෙත පදනම් වූ
නෙනහයුම් සිදු කරන අනුපිළිනවල නලසද අර්ථ
දැක්ෂවිය හැක. (උදාහරණ - දදනික
තැපෑල කළෙනාකරණය කිරීෙ )
3. කාර්යය පරිපාටියක්ෂ සෙේවිත වේනේ වැඩ පියවර
වලිනි. එනම් සංවිධානය තුළ කරේනේ කුෙක්ෂද (What), එය
කරේනේ නකනේද (How), එය කරේනේ කවුද (Who), එය
කරේනේ කවදාද (When) සහ නකාතැනද (Where) - 4W1H
Method (උදාහරණ - ලැන න ලිපි (සාොේය ) පිළි ඳව
සටහේ තැබීෙ රහේය ලිපි න දාහැරීෙ හා විවෘත කිරීෙ
)

20. .
පුද්ගලික ලිපිනගානුවක්ෂ වැනි දීර්ඝ කාලයක්ෂ පවතින
නගානුවක්ෂ නම් ඝන කවරයක්ෂ සහිත ශක්ෂතිෙත්
නගානුවක්ෂ නතෝරා ගතයුතුයි. / සම්ෙත ක්ෂරෙයට
ලිපිනගානුනේ නෙ සහ අංකය නයදිය යුතුයි.
ලිපිනගානුනේ වම්පසට අඟල් 1 ක්ෂ ැඳුම් වාසියක්ෂ තැබිය
යුතුයි. / ඒ අනුව ලිපි සකේකිරීනම්දී අඟල් 1.5 ක ැඳුම්
වාසියක්ෂ වම්පසට සිටින නලසට සැකසිය යුතුයි.
නගානු කිරීනම්දී සිදුරු 2 (නදක) නහෝ සිදුරු 4 (හතර)
වනනේ ගිද්රකය ආධාරනයේ සිදුරුකර ලිපිය නගානු කල
යුතුයි.
අනුදත් කාර්යාල ක්රම ප්රහයෝගිකව
භාිතාවන අවස්ථාවන් කිහිපයක්
සඳහා උදාහරණ

21. .
 විභාජිත නලස නහෝ ඒකා ද්ධ යන ක්ෂරෙ අතනරේ සුදුසු
ක්ෂරෙනේදයක්ෂ කාරණනයහි ේවභාවය අනුව නතෝරාගත
යුතුයි / සටහේ ලිීම් අනුදත් ක්ෂරෙයකට අනුව සිදුකල
යුතුයි.
 කාරණා නගානුවක්ෂ නම් සාොේය ධාරිතාවය ඉක්ෂෙවා
යන නහෝ ලිපි 100 ඉක්ෂෙවා යන විට නව නවළුෙක්ෂ
ආරම්භ කලයුතුයි/ නල්ඛන අපහරණය සඳහා වන නිසි
ොර්නගෝපනද්ශ අනුව පෙණක්ෂ භාවිතනයේ
ඉවත්කලයුතුයි.
 කාරණනයහි සානේක්ෂෂ සංනේදීතාවය හා
වැදගත්භාවය අනුව ග ඩා කලයුතු ේථානය,
පරිශීලකයේ කවුරුේද වන වග නිශ්චය කර අවසර
නනාෙැති පුද්ගලයිේට ේරනේශ විය නනාහැකිවන නලස
පවත්වාගත යුතුයි./ නගානුව ැහැරට යවන අවේථා

27.  "I do not know what I may appear to the world; but to
myself I seem to have been only like a boy playing on
the seashore, and diverting myself in now and then
finding a smoother pebble or a prettier shell than
ordinary, whilst the great ocean of Physics lay all
undiscovered before me.“
සරල සිාංහල අනුවාදය ;
[" නලෝකයට ො නපනනේනේ නකනේදැයි ෙෙ
නනාදනිමි; නමුත් ෙට ො නපනනේනේ නභෞතික
විද්යානේ නම් ෙහා සාගරය ඉදිරිනේ, මුහුදු නවරනේ
නසල්ලම් කරමිේ සිටින වඩා සිනිඳු ගල් කැටයක්ෂ
නහෝ ලේසන කටුවක්ෂ නසායා ගැනීෙට උත්සුක වන
කුඩා දරුනවක්ෂ පරිද්නදේ මිස ඊට වැඩිෙනත් කිසිනවකු
නලස නනානේ….“]
…ේතුතියි