1. Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Documentazione di progetto della soluzione: Atti digitali comune di Calolzicorte
INDICE
1. Descrizione progetto;
Il progetto consiste nel produrre digitalmente gli atti del comune come determine, delibere,
ordinanze e decreti dell'ente.
Per ogni tipologia di atto e stato definito un workflow con rispettivi ruoli, per gestire l'intero
flusso informatico, dalla proposta, all'approvazione del funzionario, alla regolarita contabile,
alla pubblicazione dell'atto all'albo, alla pubblicazione dei dati in trasparenza e l'invio in
conservazione.
Per permettere il collegamento diretto tra gli atti e gli obblighi della trasparenza in particolare
le determine sono state suddivise in altre quattro categorie ovvero art15 e 37, art. 26-27, art.
37 della trasparenza, senza impegno di spesa; Questa suddivisione permette all'istruttore di
pubblicare direttamente nella trasparenza i dati richiesti relativi ai provvedimenti dirigenti e
dell'organo politico sia in formato pdf, che p7m che in OpenData con licenza IOL che la
pubblicazione dei contenuti richiesti dagli articoli 15, 37, 26-27 della trasparenza in OpenData
con licenza IOL
I workflow definiti permettono una visione complessiva dallo stato dell'arte dello stesso atto,
indicando quindi in che punto del processo e fermo e chi dovrebbe evaderlo, le modifiche
effettuate. Inoltre creando gli atti con workflow e possibile una volta pubblicati all'albo,
inoltrarli direttamente al sistema di conservazione con i rispettivi metadati.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
Il responsabile del CED del Comune di Calolziocorte ha coordinato un gruppo di lavoro
composto da uno/due referenti per ogni settore dell'ente; il gruppo di lavoro ha ideato i vari
workflow per digitalizzare gli atti dell'ente che successivamente e stato configurato prima in
un ambiente di test e poi in uno di produzione dal Responsabile del CED.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
I bisogni che si intendono soddisfare sono i seguenti:
dematerializzazione
2. conservazione digitale a norma
riduzione dei costi e dei tempi
collegamento diretto con alcune sezioni della trasparenza collegate direttamente agli
atti.
4. Descrizione dei destinatari della misura;
I destinatari del progetto sono sia i cittadini che l'ente: infatti questa soluzione assolve gli
obblighi della trasparenza per l'ente nei confronti del cittadino.
5. Descrizione della tecnologia adottata;
La soluzione e stata configurata tramite un software web messo a disposizione dalla societa
PaDigitale Spa. Tale soluzione puo essere applicata a qualsiasi tipo di atto in quanto e
personalizzabile sia nei contenuti che nei workflow.
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari);
Il software permette di digitalizzare qualsiasi tipologia di atto digitale, eliminando quindi il
costo della carta ed aumentando la trasparenza tra l'ente ed il cittadino.
Bisogna ovviamente tenere in considerazione i costi di manutenzione del software e della
conservazione digitale a norma di legge.
7. Tempi di progetto.
Gennaio 2016 – Marzo 2016 : riunioni con gruppo di lavoro per formalizzare i
workflow per i rispettivi atti da informatizzare
Luglio 2016 : formazione per i dipendenti dell'ente e operativita del sistema
